Not. Process Ansvarig / funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Bevaras/ Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv efter 1. STYRA VERKSAMHETEN 1.1 Hantera uppdrag och extern styrning 1.2 Hantera intern styrning 1.2.1 Utforma och utveckla organisationen Regleringsbrev, Budgetunderlag, Underlag till budgetunderlag, Årsredovisning Ja Bevaras 2004:3 Diariet Organisationsplan Ja Bevaras Webb-plats Server 1.2.2 Hantera bemanning av beslutsorgan Röstlängder, Valberedningens beslut, Valresultat; Valnämndens protokoll 1.2.3 Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Högskolestyrelsens protokoll med bilagor i original Bevaras 2004:3 Intranät 1.2.3 Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Minnesanteckningar från rektorsledningsrådet Bevaras Intranät 1.2.3 Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten / KU-nämndens kallelser och protokoll Innefattar: -Kallelse med dagordning -Protokoll från KU-nämndens möten Bevaras 2004:3 Intranät Sida 1
1.2.3 Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Lärarförslagsnämndens protokoll Bevaras Intranät 1.2.3 Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten BI Protokoll från Nämnden för utbildning och forskning Bevaras Intranät 1.2.3 Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Bibliotek/ Minnesanteckningar från biblioteksnämndens möten Bevaras Intranät 1.2.3 Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Ämnesrådets protokoll Bevaras Direkt efter beslut 1.2.3 Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Förvaltningsbeslut (FUFA) Bevaras 2004:3 Intranät 1.2.3 Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Institu-tioner/ Prefektbeslut Bevaras 2004:3 Intranät 1.2.3 Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Rektorsbeslut Bevaras 2004:3 Intranät 1.2.3 Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Institutioner Minnesanteckningar från personalmöten Bevaras Intranät 1.2.3 Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Arbetsmiljökommitténs protokoll Bevaras Intranät Intranät 1.2.4 Planera och upprätta verksamhetsmål / Institution Måldokument Se dokumentet Översikt Ja Bevaras 2004:3 Diariet Beslut Sida 2
1.2.4 Planera och upprätta verksamhetsmål 1.2.5 Hantera interna styrdokument 1.2.5 Hantera interna styrdokument 1.3 Följa upp verksamheten 1.3.1 Följa upp och redovisa verksamheten 1.3.1 Följa upp och redovisa verksamheten 1.3.1 Följa upp och redovisa verksamheten Underlag för intern budget vid / Institution Regel- och policydokument Se dokumentet Översikt Konstfacks arbets- och beslutsordning Årsredovisning med bilagor, original Årsredovisning med bilagor, tryckt version Bilagor till årsredovisning -Underlag till balansräkning -Rapporter -Underlag till noter/ årsredovisning 1997:6 Ej till arkivet Ja Bevaras 2004:3 Diariet Beslut Bevaras Server Intranät Bevaras 2004:3 Ja Bevaras 2004:3 Diariet Tryckt version Tryckt version Bevaras 2004:3 1.3.1 Följa upp och redovisa verksamheten 1.3.1 Följa upp och redovisa verksamheten 1.3.2 Hantera extern tillsyn och rapportering Underlag till årsredovisning Bevaras USB USB Underlag till resultatredovisning vid 1997:6 Server Server Ej till arkivet Inspektionsärenden Ja Bevaras Diariet 1.3.2 Hantera extern tillsyn och rapportering 1.4 Hantera remisser och enkäter Rapportering till andra myndigheter såsom UKÄ, ESV och Riksrevisionen Ja Bevaras Diariet Remisskrivelser Ja Bevaras Diariet Sida 3
1.4 Hantera remisser och enkäter 1.4 Hantera remisser och enkäter Remissvar Ja Bevaras Diariet Enkäter vid -K272 1.4 Hantera remisser och enkäter Enkätsvar vid 2. GE VERKSAMHETS- STÖD 2.1 Anskaffa varor och tjänster 2.1.1 Hantera upphandling Anskaffningsbeslut/ investeringsbeslut/ inköpsanmodan 2.1.1 Hantera upphandling Underlag för beslut/ tjänsteutlåtande Ja Bevaras 2005:1 Pröva sektre-tess Diariet Ja Bevaras 2005:1 Pröva sektre-tess Diariet 2.1.1 Hantera upphandling Inbjudan att lämna anbud Ja Bevaras 2005:1 Diariet 2.1.1 Hantera upphandling Sändlistor Ja Bevaras Sekretess 2.1.1 Hantera upphandling Ansökan om att få lämna anbud, antagna 2.1.1 Hantera upphandling Sammanställning över ansökningar om att få lämna anbud Ja Bevaras 2005:1 Sekretess Ja Bevaras 2013:1 Sekretess Diariet Diariet Diariet Sida 4
2.1.1 Hantera upphandling Underlag från anbudsansökan Ja Bevaras 2013:1 Sekretess Diariet 2.1.1 Hantera upphandling Anbudsinbjudan Ja Bevaras 2013:1 Diariet 2.1.1 Hantera upphandling Branschvillkor/ -bestämmelser Ja Bevaras Diariet 2.1.1 Hantera upphandling Kravspecifikationer Ja Bevaras 2013:1 Diariet 2.1.1 Hantera upphandling Avtalsvillkor Ja Bevaras 2013:1 Diariet 2.1.1 Hantera upphandling Protokoll från MBL-förhandling Ja Bevaras 2013:1 Sekretess 2.1.1 Hantera upphandling Begäran om förlängd anbudstid Ja Bevaras 2013:1 Sekretess 2.1.1 Hantera upphandling Bekräftelse på förlängd Ja Bevaras 2013:1 Sekretess anbudstid 2.1.1 Hantera upphandling Broschyrer innehållande Ja Bevaras 2013:1 Sekretess sakuppgifter 2.1.1 Hantera upphandling Tävlingsbidrag Ja Bevaras 2013:1 Sekretess 2.1.1 Hantera upphandling Bekräftelse om deltagande inom ramen för kvalifikationssystem Ja Bevaras 2013:1 Sekretess 2.1.1 Hantera upphandling Öppningsprotokoll Ja Bevaras 2013:1 Sekretess 2.1.1 Hantera upphandling Dokumentation under anbudstiden, antagen anbudsgivare 2.1.1 Hantera upphandling Begäran om förtydligande eller kompletteringar Ja Bevaras 2013:1 Sekretess Ja Bevaras 2013:1 Sekretess Diariet Diariet Diariet Diariet Diariet Diariet Diariet Diariet Diariet Sida 5
2.1.1 Hantera upphandling Svar på begärda förtydligande eller kompletteringar 2.1.1 Hantera upphandling Förfrågningar från anbudsgivarna Ja Bevaras 2013:1 Sekretess Ja Bevaras 2013:1 Sekretess 2.1.1 Hantera upphandling Svar på förfrågningar Ja Bevaras 2013:1 Sekretess 2.1.1 Hantera upphandling Skatte- och registreringskontroll Ja Bevaras 2013:1 Sekretess av anbudsgivare enligt OSL 2.1.1 Hantera upphandling Leverantörsvärderingar/ Ja Bevaras 2013:1 Sekretess soliditetsupplysningar 2.1.1 Hantera upphandling Tjänsteanteckningar Ja Bevaras 2013:1 Sekretess 2.1.1 Hantera upphandling Utvärdering av anbud Ja Bevaras 2013:1 Sekretess 2.1.1 Hantera upphandling Dokumentation från muntlig presentation Ja Bevaras 2013:1 Sekretess 2.1.1 Hantera upphandling Provningsdokumentation Ja Bevaras 2013:1 Sekretess 2.1.1 Hantera upphandling Testdokumentation Ja Bevaras 2013:1 Sekretess 2.1.1 Hantera upphandling Förhandlings-dokumentation Ja Bevaras 2013:1 Sekretess 2.1.1 Hantera upphandling Minnesanteckningar från förhandlingar med anbudsgivare Ja Bevaras 2013:1 Sekretess 2.1.1 Hantera upphandling Protokoll från MBL-förhandling Ja Bevaras 2013:1 Sekretess Diariet Diariet Diariet Diariet Diariet Diariet Diariet Diariet Diariet Diariet Diariet Diariet Diariet Sida 6
2.1.1 Hantera upphandling Utvärdering av anbud Ja Bevaras 2013:1 Sekretess Diariet 2.1.1 Hantera upphandling Beslut om att avbryta Ja Bevaras 2013:1 Diariet upphandling 2.1.1 Hantera upphandling Tilldelningsbeslut Ja Bevaras 2013:1 Pröva sektre-tess Diariet 2.1.1 Hantera upphandling Upplysning om tilldelningsbeslut 2.1.1 Hantera upphandling Rapport om avslutad upphandling 2.1.1 Hantera upphandling Förtydliganden och kompletteringar av anbuden eller anbudsansökningarna. 2.1.1 Hantera upphandling Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören. Ja Bevaras 2013:1 Pröva sektre-tess Diariet Ja Bevaras 2013:1 Pröva sektre-tess Diariet Ja Bevaras 2013:1 Pröva sektre-tess Diariet Ja Bevaras 2013:1 Pröva sektre-tess Diariet 2.1.1 Hantera upphandling Bilagor Ja Bevaras 2013:1 Pröva sektre-tess Diariet Sida 7
2.1.1 Hantera upphandling Anbudshandlingar rörande ej antagna bud Ja 4 år eller lämnas tillbaka. 2013:1 Pröva sektre-tess Diariet 2.1.1 Hantera upphandling Anbudsansökningar som har avslagits, med tillhörande -Förtydlganden och kompplettringar -Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören -bilagor Ja 4 år eller lämnas tillbaka. 2013:1 Pröva sektre-tess Diariet 2.1.2 Hantera direktupphandling och avrop mot ramavtal 2.1.2. Hantera direktupphandling och avrop mot ramavtal Handlingar som uppkommer vid direktupphandling, eller vid avrop från ramavtal, om beloppets värde uppgår till högst 10 procent av den beloppsgräns för direktupphandling som gäller för den aktuella upphandlingen, det vill säga 50.500 kr. Ja Bevaras 2013:1 Pröva sekretess? Gästläraravtal 10 år 2013:1 Pröva sekretess 2.1.3 Hantera inköp Inköp Ja Bevaras/Ga llras 2013:1 Pröva sekretess 2.1.4 Förvalta och bevaka Ja avtal Supportavtal, driftavtal, leasingavtal, hyresavtal, försäkringsavtal Bevaras/ vid Diariet Diariet Paper 2004:3 Diariet W3D3 / 2.1.4 2.1.4 Förvalta och bevaka avtal Upphandlingsavtal Ja 7 år 2004:03:00 Diariet Diariet Sida 8
2.2 Hantera löpande ekonomiadministration 2.2.1 Hantera löpande ekonomi-redovisning Uppgifter om anläggningsregistret Exempel på uppgifter som bör bevaras: -Orgnr -Företag -Anläggningsnummer -Beskrivningstext -Datum -Avskrivningsmetod -Avskrivningsfrekvens -Avskrivningstid -Avskrivningssats -Avskrivning innevarande år -ackumulerade avskrivningar -Restvärde Bevaras 2004:3 Softwin/ Agresso Softwin/ Agresso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. 2.2.1 Hantera löpande ekonomi-redovisning Anläggningsregister, utskrift per år Ja Bevaras 2004:3 Agresso Agresso tills vidare 2.2.1 Hantera löpande ekonomi-redovisning Dagbok (grundbokföring) ur ekonomisystemet Exempel på uppgifter som bör bevaras: -Org.nr -Företag -Verifikationsnummer -Verifikationsrad -Verifikationstyp -Konto -Konteringsdimensionerna 1-7 -Verifikationstext -Belopp Bevaras 2004:3 Agresso Agresso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. Sida 9
2.2.1 Hantera löpande ekonomi-redovisning Huvudbok ur ekonomisystemet Exempel på uppgifter som bör bevaras: -Org.nr -Företag -Konto -Beskrivning -År -Årets ingående balanser -Årets utfall (aggregerat) -Årets utgående balanser Bevaras 2004:3 Agresso Agresso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. 2.2.1 Hantera löpande ekonomi-redovisning Sidoordnad bokföring ur ekonomisystemet Exempel på uppgifter som bör bevaras: Leverantörsreskontra -Org.nr -Företag -Leverantörsnr -Fakturanr -Fakturadatum -Förfallodatum -Verifikationsnummer -Verifikationsdatum -Belopp Bevaras 2004:3 Agresso Agresso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. Sida 10
2.2.1 Hantera löpande ekonomi-redovisning Uppgifter av betydelse för att förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen Exempel på uppgifter som bör bevaras: Leverantörslista -Org.nr -Företag -Verifikationsdatum -Verifikationsnummer -Verifikationsrad -Verifikationstyp -Konto Övriga konterings-dimensioner -Org.nr -Företag -Aktivitet -Prestation -Koder -Beskrivning -Till per, Från per Kontoplan -Org.nr -Företag -Konto -Beskrivning -Till per, Från per Bevaras 2004:3 Agresso Agresso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. 2.2.1 Hantera löpande ekonomi-redovisning 2.2.1 Hantera löpande ekonomi-redovisning Saldodata per begrepp/ budgetrapport, sista listan per år Anslagsredovisning, månatlig Bevaras 2004:3 2004:3 Agresso/ Agresso/ Ej till arkivet 2.2.1 Hantera löpande ekonomi-redovisning Bokförda betalningsuppdrag, post- och bankgiro 2004:3 Agresso/ 2.2.1 Hantera löpande ekonomi-redovisning Postgiro, svenska och utländska betalningar 2004:3 Sida 11
2.2.1 Hantera löpande ekonomi-redovisning Kontoutdrag, post- och bankgiro 2004:3 2.2.1 Hantera löpande ekonomi-redovisning Behandlingshistorik Bevaras 2004:3 System/ 2.2.1 Hantera löpande ekonomi-redovisning Verifikationer 2004:3 Agresso/ 2.2.2 Hantera löpande ekonomiredovisning 2.2.2 Hantera löpande ekonomiredovisning Borttagna fakturor (manuella) och 0 :- fakturor - - 2.2.2 Förvalta stiftelsetillgångar Stiftelsernas årsredovisningar med underlag Bevaras 2004:3 2.2.2 Förvalta stiftelsetillgångar 2.2.2 Förvalta stiftelsetillgångar 2.2.2 Förvalta stiftelsetillgångar 2.2.3 Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Handlingar rörande placering av stiftelsernas tillgångar Handlingar rörande den löpande redovisningen av stiftelsemedel -Listor/uttdrag ur Agresso m.m. Bevaras 2004:3 i kassaskåp hos Påminnelser efter (vid ) Stiftelsernas verifikationer 2004:3 Agresso/ 2004:3 Skriftlig rapport Bevaras 2007:1 Server intranät Sida 12
2.2.3 Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Stipendienämndens protokoll Bevaras 2.2.3 Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Underlag till stipendienämndens protokoll Bevaras 2.2.3 Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Korrespondens rörande stipendienämndens ärenden Bevaras 2.2.3 Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Sammanställning över ansökningar om stipendiemedel Ja Bevaras Diariet 2.2.3 Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Ansökningar om stipendier, avslagna Ja efter 2007:1 Diariet Ej till arkivet 2.2.3 Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Ansökningar om stipendier, beviljade Ja 2007:1 Diariet 2.2.3 Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Underlag till rektorsbeslut om rektorsstipendiet -Nomineringar -Handlingar rörande röstning om rektorsstipendiet m.m. Bevaras Sida 13
2.2.3 Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Rektorsbeslut om rektorsstipendiet Bevaras /Intra nätet /Digit alt 2.2.3 Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Underlag från institutionerna om övriga avgångsstipendier Bevaras 2.2.3 Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Rektors lokala beslut om löpande stipendiemedel 2004:3 2.2.3 Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Rektorsbeslut om fördelning av resestipendium Bevaras 2004:3 2.2.3 Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Externa förfrågningar 1997:6-2.2.4 Samverka med omgivande samhälle Föreslå stipendiater Ja Bevaras Diariet Diariet 2.2.4 Samverka med omgivande samhälle / Institutionern a/fastighet Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Anslås i urval. vid 1997:6 Anslagstavlor/Intranät, Digitalt - 2.2.4 Samverka med omgivande samhälle 2.3 Rekrytera personal Externa aktörer Externt producerat material (trycksaker) med Konstfacksanknytning Bevaras i urval Diverse media Sida 14
2.3.1 Rekrytera lektorer och professorer 2.3.1 Rekrytera lektorer och professorer 2.3.1 Rekrytera lektorer och professorer 2.3.1 Rekrytera lektorer och professorer 2.3.1 Rekrytera lektorer och professorer 2.3.1 Rekrytera lektorer och professorer 2.3.1 Rekrytera lektorer och professorer 2.3.1 Rekrytera lektorer och professorer 2.3.1 Rekrytera lektorer och professorer 2.3.1 Rekrytera lektorer och professorer 2.3.1 Rekrytera lektorer och professorer 2.3.1 Rekrytera lektorer och professorer Rektorsbeslut om att utlysa lektors-/professorstjänst KU-nämndens beslut om förslag på ämnesområde Lärarförslagnämndens protokoll Annons för lektors- eller professorstjänst Ansökningar med bilagor, ej anställda lektorer/professorer Ansökningar med bilagor, anställda lektorer/professorer Bevaras Bevaras Ja Bevaras 2004:1 Diariet ReachMee Anslagstavla Ja efter 2004:1 RA-MS 2005:31 Diariet ReachMee Anslagstavla Ja Bevaras 2004:1 Diariet ReachMee Anslagstavla akt Diariet/ ReachMee Ej till arkivet -akt När personalakt arkiveras Svarsmejl till lektors- /professors-kandidater Innehåller: -Bekräftelse på ansökan -Tidplan för rekrytering -Uppgifter om sakkunniga efter 2004:1 ReachMee ReachMee Ej till arkivet Sakkunnigutlåtanden Ja Bevaras 2004:1 Diariet Lärarförslagnämndens protokoll Bevaras 2004:3 /Intra nätet Svarsmejl till sökande 2004:1 Reach-Mee Reach-Mee Ej till arkivet Innehåller: efter sakkunnigs yttrande -Information om vilka som kallas till intervju KU-nämndens protokoll Bevaras 2004:1 / Rektorsbeslut Bevaras 2004:1 Sida 15
2.3.1 Rekrytera lektorer och professorer 2.3.1 Rekrytera lektorer och professorer 2.3.2 Rekrytera lärare och adjunkter Beslutsbrev med överklagandehänvisning rörande tjänstetillsättning av lektor/professor Handlingar rörande överklagande av tjänstetillsättning av lektor/professor Övriga lärarkategorier enligt anställningsordningen efter 2004:1 Reach-Mee ReachMee Ej till arkivet Ja Bevaras Diariet Ja Bevaras 2004:1 Reach-Mee ReachMee 2.3.2 Rekrytera lärare och adjunkter 2.3.2 Rekrytera lärare och adjunkter 2.3.2 Rekrytera lärare och adjunkter 2.3.2 Rekrytera lärare och adjunkter 2.3.2 Rekrytera lärare och adjunkter Annons för övriga lärarkategorier enligt anställningsordningen Ansökningar med bilagor, ej anställda övriga lärarkategorier enligt anställningsordningen Ansökningar med bilagor, anställda övriga lärarkategorier enligt anställningsordningen Svarsmejl till övriga lärarkategorier enligt anställningsordningen Innehåller: -Bekräftelse på ansökan -Tidplan för rekrytering Beslutsbrev med överklagandehänvisning rörande tjänstetillsättning övriga lärarkategorier enligt anställningsordningen Ja Bevaras 2004:1 Diariet ReachMee Anslagstavla Ja efter 2004:1 Diariet ReachMee Ja Bevaras 2004:1 Diariet ReachMee Anslagstavla akt efter efter Diariet ReachMee Ej till arkivet -akt När personalakt arkiveras 2004:1 Reach-Mee Reach-Mee Ej till arkivet 2004:1 Reach-Mee Reach-Mee Ej till arkivet Sida 16
2.3.2 Rekrytera lärare och adjunkter 2.3.3 Rekrytera teknisk och administrativ personal Handlingar rörande överklagande av tjänstetillsättning övriga lärarkategorier enligt anställningsordningen Ja Bevaras Diariet Annons för TA-personal Ja Bevaras 2004:1 Diariet ReachMee Webb-plats Anslagstavla 2.3.3 Rekrytera teknisk och administrativ personal 2.3.3 Rekrytera teknisk och administrativ personal Ansökningar med bilagor, ej anställda TA-personal Ansökningar med bilagor, anställda TA-personal Ja efter 2004:1 ReachMee ReachMee Ej till arkivet Ja Bevaras 2004:1 ReachMee -akt När personalakt arkiveras 2.3.3 Rekrytera teknisk och administrativ personal 2.3.3 Rekrytera teknisk och administrativ personal 2.3.3 Rekrytera teknisk och administrativ personal 2.3.3 Rekrytera teknisk och administrativ personal 2.4 Hantera personaladministration och löner Tack-för-din ansökan-brev efter Beslutsbrev med överklagandehänvisning rörande tjänstetillsättning av TA-personal Handlingar rörande överklagande av tjänstetillsättning av TApersonal Spontansökan eller intresseanmälan efter 2004:1 ReachMee ReachMee Ej till arkivet 2004:1 ReachMee ReachMee Ej till arkivet Ja Bevaras Diariet efter 1 år 2004:1 Digital mapp E-post Ej till arkivet. Sida 17
2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder akter - Ansökningshandlinar - Meritlista - Anställningsbekräftelse - Lönehistorik -Kursintyg - Uppsägningsbekräftelse Anställningshandlingar -Annons för tjänst -CV -Personligt brev -Betyg/intyg från tidigare arbetsplatser m.m. -Arbetsprover Sekretessbelagda handlingar diarieförs Underlag för nyanställningar vid Bevaras 2006:5 Pröva sekretess I låst hängmappsskåp Ja Bevaras 2004:1 Diariet akt 1997:6 E-postsystem/ Chefsavtal Bevaras akt Anställningsavtal/ uppdragsavtal Individuella personalbeslut, kopia Bevaras 2006:5 akt Bevaras 2006:5 akt Befattningsbeskrivningar Bevaras 2006:5 akt Sida 18 Diariet/ -akt E-postsystem/ Till arkiv i tioårsperioder Vid arkivering av personal-akt Ej till arkivet -akt Vid arkivering av personalakt -akt Vid arkivering av personal-akt -akt Vid arkivering av personal-akt -akt Vid arkivering av personal-akt
2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Längre ledigheter -Föräldraledighet, över 6 mån -Tjänstledighet, över 6 mån Handlingar från personalansvarsnämnden Exempel på handlingar som ingår: -anmälan. -Protokoll från personal-ansvarsnämnd -Handlingar rörande överklagan -Övriga handlingar rörande ärende hos personal-ansvarsnämnd m.m. Bevaras 2006:5 Palasso/ akt Bevaras 2006:5 Sekretess 39 2 / akt -akt Vid arkivering av personal-akt -akt Vid arkivering av personal-akt 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Bisyssla, blankett 10 år 1997:6 Ej till arkivet Bisyssla, sammanställning Bevaras Server Pers K Handlingar rörande befordran, kopia Bevaras 2006:5 akt Aviseringar om namnändringar Bevaras 2006:5 akt Excellfil -akt Vid arkivering av personal-akt -akt Vid arkivering av personal-akt Sida 19
2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder / / Handlingar rörande nomineringar till personalutmärkelser Bevaras akt Rektorsavtackningar Bevaras akt Handlingar rörande byte av tjänst/ förändrad anställningsform, med underlag Handlingar rörande avslut av anställning egen uppsägning -Arbetsbristuppsägning m.m. Bevaras akt Bevaras akt Utköp av personal Ja Bevaras 2006:5 Pröva sekretess Intyg om anställningsförhållanden Exempelvis till: -Försäkringskassan -Arbetsförmedlingen -A-kassan vid akt 1997:6 akt Anställningsbetyg Bevaras 2006:5 akt -akt Vid arkivering av personal-akt -akt Vid arkivering av personal-akt -akt Vid arkivering av personal-akt -akt Vid arkivering av personal-akt -akt Vid arkivering av personal-akt -akt Ej till arkivet -akt Vid arkivering av personal-akt Sida 20
2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.1 Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Matrikelutdrag över tjänstgöringstid från SPV vid Underlag till pensionsberäkning 1997:6 Ej till arkivet 2006:5 Pensionsbeslut, SPV-kopior Bevaras akt Institution/ Handlingar rörande praktik/ arbetspolitiska åtgärder Löneunderlag för timanställda -akt Vid arkivering av personal-akt Ja Bevaras Diariet 2006:5 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Löneunderlag per månad -Reseräkningar -Kvitton -Semesteransökningar -Tjänstledigheter, under 6 mån -Föräldraledigheter, under 6 mån -Ändrad kontering m.m. 2006:5 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Kontrollista per månad Exempelvis för: -Egenrapportering -Reseräkningar (logg) -Straffskatt m.m. Preliminär lönelista 2006:5 2006:5 Sida 21
2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Signallista/ kontrolllista 2006:5 Server 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Kontrollista mot kontering 2006:5 Server 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Retroaktivitetslista Löneartsfördelning per månad 2006:5 Server Även 3 mån i Palasso 2006:5 Server enligt RA-FS 2006:5 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Utbetalningsunderlag till lönebokföringen Exempelvis avgifter till: -Skatteverket -Bank -Trygghetsstiftelse -Kronofogden 2006:5, 2004:3 Server 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Kodlista över lönearter, digital Bevaras 2006:5 Palasso Palasso tills vidare Slutlig lönelista med avslutade anställningar vid Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. 1997:6 Server Server Ej till arkivet Sida 22
2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Slutlig lönelista utan avslutade anställningar Bevaras på papper till dess att en hållbar e- arkiv lösning finns att tillgå 2006:5 Server 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Lönesammanställningar/ lönespecifikationer/ lönelistor, digitala Bevaras 2006:5 Palasso Palasso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Lönekostnadsspecifikation (sammanslagen) per månad 2006:5 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Semesterlöneskuldslista per person respektive sammanställd Sammanställning över avgifter för de anställda per månad -SPV-underlag m.m. 2006:5 Bevaras 2006:5 Bevaras på papper till dess att en hållbar e- arkiv lösning finns att tillgå Sida 23
2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Utbetalningsunderlag, digitala För exempelvis: -Kåpan -Preliminärskatt -Lönerag -Utmätningar -Intresserag Skattedeklaration Bevaras 2006:5 Palasso Palasso tills vidare 2006:5 Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Indrivningsbeslut från Kronofogden 2006:5 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Sammanställning av kontrolluppgifter Bevaras 2006:5 Bevaras på papper till dess att en hållbar e- arkiv lösning finns att tillgå 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Årsjournaler/ tjänstgöringsjournaler per år, digitala Bevaras 2006:5 Palasso Palasso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Lista över uppgifter om nya skattetabeller vid 1997:6 Palasso Palasso Ej till arkivet Sida 24
2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Ledighetsansökningar/ Intyg om frånvaro -Läkarintyg -Vabintyg -Anmälan om sjukskrivning 2006:5 2.4.2 Administrera lön och andra ersättningar Ledighetsansökningar, digitala efter 2006:5 Palasso Palasso Ej till arkivet 2.4.3 Hantera kompetensutveckling Betyg/intyg från utbildning Bevaras 2006:6 akt -akt Vid arkivering av personal-akt 2.4.3 Hantera kompetensutveckling 2.4.3 Hantera kompetensutveckling 2.4.4 Hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden Utbildningsmaterial från interna utbildningar Utbildningsmaterial från externutbildningar Rehabiliteringsutredning -Rehabiliteringsplan -Korrespondens -Intyg m.m. Ja Bevaras 2006:6 Diariet 1997:6 Ej till arkivet vid Ja Bevaras 2006:5 Sekretess 39 2 Rehabiliteringsakt Rehabiliteringsakt Vid arkivering av rehabiliteringsakt 2.4.4 Hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden 2.4.4 Hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden Arbetsskadeutredning -Arbets-skadeanmälan/ arbetsskaderapport -Korrespondens exvis med Försäkringskassan och Arbetsmiljöverket -Intyg m.m. Medicinska undersökningar -Härdplatsundersökning -Hörselundersökning -Hälsokontroll Ja, Per år Bevaras 2006:6 Sekretess 39 3 Ja Bevaras 2006:6 Sekretess 39 3 Akt, medicinska underskningar Arbetsskadeakt Arbetsskadeakt Akt, medi-cinska underskningar Vid arkivering av arbetsskadeakt Vid arkivering av akt med medicinska undersökningar Sida 25
2.4.4 Hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden Handlingar rörande förebyggande hälsovård/ friskvårdssatsningar allmänt Bevaras 2006:5 Server Pers K Server Pers K 2.4.4 Hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på individnivå Ja Bevaras 2006:5 Sekretess 39 2 akt -akt Vid arkivering av personal-akt. 2.4.4 Hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå Ja Bevaras 2006:5 Sekretess 39 2 akt -akt 2.5 Hantera arbetsmiljö Arbetsmiljökommitténs protokoll Bevaras 2006:5 / Intranät/Se rver 2.5 Hantera arbetsmiljö Tillbudshandlingar Ja Bevaras 2006:5 Diariet/Ser ver 2.5 Hantera arbetsmiljö Analys av processvatten m.m. vid 1997:6 Server Server Ej till arkivet 2.6 Samverka med fackliga organisationer MBL-protokoll med underlag Bevaras 2006:5 Pröva sekretess vid individärenden E-postsystem/ 2.6 Samverka med fackliga organisationer 2.6 Samverka med fackliga organisationer 2.6 Samverka med fackliga organisationer Handlingar rörande lönebildning Bevaras Lokalt kollektivavtal Ja Bevaras W3D3/Pap per Tjänstgöringsplaner Bevaras 2006:5 Sida 26
2.7 Organisera och genomföra högtider Handlingar och publikationer från jubileum, professorsinstallationer, rektorsinstallationer, rektorsavtackningar och andra högtider. - Power Point-presentationer - Korrespondens -Pressinfo m.m. - Fotografier - Program -- Inbjudningar Bevaras Trycksak E-post Server, Digitalt 2.8 Förvalta gemensamma funktioner 2.8.1 Hantera och redovisa allmänna handlingar Klassificeringsstruktur med processbeskrivningar Bevaras Server 2.8.1 Hantera och redovisa allmänna handlingar Arkivförteckning Bevaras Server 2.8.1 Hantera och redovisa allmänna handlingar Dokumenthanteringsplan Bevaras Server 2.8.1 Hantera och redovisa allmänna handlingar Dossier- och Diarieplan Bevaras Server 2.8.1 Hantera och redovisa allmänna handlingar Gallringsbeslut Bevaras Server 2.8.2 Kommunicera högskolans verksamhet externt Webbmaster Webbplats, - Pressreleaser - - Rektors brev Bevaras 2 ggr per år December och Maj Webb-plats Extern hårddisk placerad i arkivet 2 ggr per år December och Maj Sida 27
2.8.2 Kommunciera högskolans verksahet externt Kommunicera högskolans verksamhet externt 2.8.2 Kommunicera högskolans verksamhet externt 2.8.2 Kommunicera högskolans verksamhet externt 2.8.2 Kommunicera högskolans verksamhet externt Alumniwebben Bevaras Extern hårddisk placerad i arkivet Trycksaker från alumni Foldrar Pins Webb-master Webbaserad katalog över anställda och studenter Alumniansvarig Alumniansvarig Informationsansv Informationsansv Bevaras Trycksak, pins, pins Bevaras Webb-plats Extern hårddisk placerad i arkivet Affischer Bevaras Trycksak Trycksak Konstfacks publikationer och trycksaker: -kurs och ansöknings-information till studenter -Utbildningskatalog -Information om Konstfackverksamhet -Trycksaker rörande utställningar i urval Bevaras Trycksak Trycksak Kommunicera högskolans verksamhet externt Informationsansv Publikationer och trycksaker i anslutning till vårutställningen - Affischer -Vernissagekort - Pressmaterial - Vårutställningssighten Bevaras Trycksak/ internet Trycksak/ webb 2.8.2 Kommunicera högskolans verksamhet externt Informationsansv Pressurklipp - Artiklar om konstfacks verksamhet - Artiklar om samarbeten med andra institutioner - Tjänster som lyses ut - Kursutbud Bevaras/ Sida 28
2.8.2 Kommunicera högskolans verksamhet externt Informationsansvarig m fl Filmer/ Ljudupptagningar om Konstfack Bevaras DVD/ Fil på server DVD/ Fil på server tills vidare Informationen ligger kvar i befintligt skick fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. 2.8.2 Kommunicera högskolans verksamhet externt Informationsansv m fl Fotografier från Konstfack Bevaras Server Server Informationen ligger kvar på server fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. Kopor som enbart finns på papper arkiveras efter. 2.8.3 Samverka med omgivande samhälle 2.8.4 Hantera intern kommunikation 2.8.4 Hantera intern kommunikation Informationsansvarig Studenttidningar/ studentskrifter Seminarie- och symposierapporter Bevaras Bevaras 3 år Sida 29
2.8.4 Hantera intern kommunikation Intranät, - Pressreleaser - Rektors brev - IT-policy (uppdateras i maj varje år) Bevaras Webb-plats Extern hårddisk placerad i arkivet 2 ggr per år December och Maj 2.8.4 Hantera intern kommunikation 2.8.5 Utveckla och förvalta informations- och kommunikationsteknologi 2.8.5 Utveckla och förvalta informations- och kommunikationsteknologi 2.8.5 Utveckla och förvalta informations- och kommunikationsteknologi 2.8.5 Utveckla och förvalta informations- och kommunikationsteknologi Handlingar från personalfester/kickoffer Bevaras IT Systemdokumentation Bevaras 2004:3 System Varje systemansvari g ansvarar för att behandlingshi storik tas fram inom deras system Behandlingshistorik Bevaras 2004:3 System System Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. IT Helpdeskärenden 1 år System System IT Karantänporten Sida 30
2.8.6 Hantera fastighet och lokaler Fastighet Projekthandlingar rörande lokalförsörjning/ ombyggnationer/ nybyggnation Exempel på projekthandlingar som ska bevaras: - Förstudiedirektiv/ förstudien - Projektorganisation/ kontaktinformation - Projekt- och tidsplan - Budget - Offerter/avtal - Mötesanteckningar från styr-, projektgrupps- och referensgruppsmöten - Förslag, skisser, idéer - Genomförande, projektdagbok - Marknadsföring - Externa förfrågningar - Uppföljning/ utvärdering - Inspirationsdokument - Projektrapport -Protokoll från styrgrupps- och projektgruppsmöten -Skissförslag -Slutredovisning m.m. Ja Bevaras Server Diariet 2.8.6 Hantera fastighet och lokaler 2.8.6 Hantera fastighet och lokaler 2.8.6 Hantera fastighet och lokaler Fastighet Lokalbokningssystem 1997:6 Kronox Kronox Ej till arkivet Fastighet Housing när depositionen återbetalats Fastighet Förteckning över nuvarande hyresgäster i studentbostäder vid I pärm hos receptionens arbetsledare I pärm hos receptionens arbetsledare Ej till arkivet Ej till arkivet 2.8.6 Hantera fastighet och lokaler Konst Allmänna regler för arbete i Konstfacks lokaler - blankett vid I pärm hos ansvarig Ej till arkivet Sida 31
2.8.6 Hantera fastighet och lokaler Fastighet Besktning av hissar Ja vid I pärm hos ansvarig Ej till arkivet 2.8.7 Hantera säkerhetsarbete Fastighet/IT Kombinerad ansvarsförsäkring vid I pärm hos ansvarig Ej till arkivet 2.8.7 Hantera säkerhetsarbete 2.8.7 Hantera säkerhetsarbete Fastighet/IT Kombinerad ansvarsförsäkring när behörighet upphört Fastighet Behörighetsblankett för åtkomst till nätverk när behörighet upphört 1997:6 Pröva sekretess 18 kap 8-9 Eduroam Eduroam Ej till arkivet 1997:6 Ej till arkivet 2.8.7 Hantera säkerhetsarbete Fastighet Inpasseringssystem Loggar: -Användare -Behörighet -Tider efter 3 månader i system och efter som textfil 1997:6 Pröva sekretess 18 kap 8-9 RCOM5 Mega RCOM5 Mega Ej till arkivet 2.8.7 Hantera säkerhetsarbete Fastighet Ärenden rörande polisanmälningar Exempelvis rörande: -Inbrott -Stöld -Skadegörelse -Olaga intrång m.m. Ja Bevaras Diariet 2.8.7 Hantera säkerhetsarbete 2.8.7 Hantera säkerhetsarbete 2.8.7 Hantera säkerhetsarbete Fastighet Överensstämmelse, hissar Bevaras Fastighet Besiktningsintyg, hissar efter 1997:6 Ej till arkivet. Fastighet Tillsynsrapport från Stockholms Ja Bevaras Diariet brandförsvar Sida 32
2.8.7 Hantera säkerhetsarbete 2.8.7 Hantera säkerhetsarbete 2.8.7 Hantera säkerhetsarbete Fastighet Protokoll från kontroll av utrymmningsplan Fastighet Protokoll från kontroll av brandsläckare Fastighet Besiktningsprotokoll, sprinkler vid upprättande av nytt protokoll 2004:3 1997:6 2004:3 1997:6 1997:6 Ej till arkivet 2.8.7 Hantera säkerhetsarbete 2.8.7 Hantera säkerhetsarbete 2.8.7 Hantera säkerhetsarbete Institutionern a Skyddsrondsprotokoll 3 år Institutionern Handlingsplan Bevaras a Ifylld blankett motiverad av Bevaras I pärm hos Ej till arkivet PUL, som beskriver behandling registrator av uppgifter i register 2.8.8 Hantera inventarier, teknisk utrustning och materielresurser Fastighet Konstdatabasen vid System System Ej till arkivet 2.8.8 Hantera inventarier, teknisk utrustning och materielresurser Fastighet Konstdatabasen - tjänsteanteckningar Bevaras Ej allmän handling System System Ej till arkivet 2.8.8 Hantera inventarier, teknisk utrustning och materielresurser 2.8.8 Hantera inventarier, teknisk utrustning och materielresurser 3. UTBILDA 3.1 Planera och administrera utbildning Fastighet Telefonabonnemang vid Fastighet Uthämtning av mobiltelefon vid Ej till arkivet Ej till arkivet Sida 33
3.1.1 Hantera examenstillstånd 3.1.2 Hantera utbildningsutbudet 3.1.2 Hantera utbildningsutbudet 3.1.2 Hantera utbildningsutbudet 3.1.2 Hantera utbildningsutbudet 3.1.3 Utvärdera kurser och program Överklaganden rörande examenstillstånd Ja Bevaras Diariet Diariet Utbildningsplaner Bevaras 2007:01:00 /syst em Betygslistor Bevaras Till arkiv Ladok efter Rättningsprotokoll Bevaras Ej till arkiv Kursplaner Bevaras 2007:1 Kursakt/syst em Direkt efter beslut Kursakt Bevaras 2007:1 Kursakt Efter läsårets Innehåller: slut Kursbeskrivningar, scheman och kursvärderingar 3.1.3 Utvärdera kurser och program 3.1.3 Utvärdera kurser och program Utbildningsutbud vid Kursvärdering, enkät efter att sammanställning upprättats 1997:6 Ladok Ladok Ej till arkivet 2007:1 3.1.3 Utvärdera kurser och program 3.2 Utbilda på grundnivå och Kursvärdering, sammanställning Bevaras 2007:1 Server Gova Kursakt Efter läsårets slut 3.2.1 Anta studenter till utbildning på 3.2.1 Anta studenter till utbildning på Protokoll över antagningsgruppdeltagare Ansökningar till utbildning efter beslut om antagning Ja Bevaras 2007:1 Diariet 2007:1 NyA NyA Ej till arkivet Sida 34
3.2.1 Anta studenter till utbildning på 3.2.1 Anta studenter till utbildning på Arbetsprover till utbildning (dokumentation) Tillgodoräknande av tidigare studier, nationella, positivt beslut -Ansökan med bilagor m.m. Ja 2 månader efter beslut om antagning Ja Bevaras Ladok 2007:1 Diariet Server Ej till arkivet Ladok Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. 3.2.1 Anta studenter till utbildning på Tillgodoräknande av tidigare studier, utländska, positivt beslut -Ansökan med bilagor m.m. Ja Bevaras Ladok Ladok Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. 3.2.1 Anta studenter till utbildning på 3.2.1 Anta studenter till utbildning på Tillgodoräknande av tidigare studier, nationella, negativt beslut -Ansökan med bilagor m.m. Överklaganden angående tillgodoräknanden av studier Ja efter 1 år Ladok Ladok Ja Bevaras Diariet Diariet Ej till arkivet Sida 35
3.2.1 Anta studenter till utbildning på 3.2.1 Anta studenter till utbildning på 3.2.1 Anta studenter till utbildning på 3.2.1 Anta studenter till utbildning på 3.2.1 Anta studenter till utbildning på 3.2.1 Anta studenter till utbildning på 3.2.1 Anta studenter till utbildning på Tillgodoräknanden av tidigare studier Lista över alla sökande (med komplett ansökan) Avvisningsbeslut från antagningsgrupp Överklagan av beslut om avvisning Förslag till antagna och reserver från antagningsgrupp Ja Bevaras Ladok Ladok Bevaras 2007:1 Ja Bevaras 2007:1 Diariet Ja Bevaras 2007:1 Diariet Ja Bevaras 2007:1 Diariet Antagningsbeslut Ja Bevaras 2007:1 Diariet Lista för kallelse av reserv vid Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. 1997:6 Ej till arkivet Sida 36
3.2.1 Anta studenter till utbildning på 3.2.2 Administrera studenter på 3.2.2 Administrera studenter på 3.2.2 Administrera studenter på 3.2.2 Administrera studenter på 3.2.2 Administrera studenter på 3.2.2 Administrera studenter på Slutlig antagningslista Bevaras 2007:1 Ladok Ladok tills vidare Handlingar rörande överklagande av antagning -Yttrande till överklagandenämnd -Ändring av beslut m.m Kursregistrering, borttagning Blankett för ansökan av pedagogiskt stöd Ja Bevaras 2007:1 Diariet vid Intyg från läkare vid Beslut om beviljande av pedagogiskt stöd Negativt beslut ifråga om beviljande av pedagogiskt stöd vid Ladok Ja Bevaras Diariet Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. Ej till arkivet Ej till arkivet Ej till arkivet Sida 37
3.2.2 Administrera studenter på 3.2.2 Administrera studenter på 3.2.2 Administrera studenter på 3.2.2 Genomföra utbildning på 3.2.2 Genomföra utbildning på Handlingar rörande begäran om anstånd -Begäran om anstånd -Beslut om anstånd Handlingar rörande studieavbrott Ja Bevaras 2007:1 Diariet Ja Bevaras tills vidare i Ladok Studieuppehåll, beviljat Ja efter 2007:1 Ladok Diariet Ladok tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. Diariet Ej till arkivet Studieuppehåll, avslag Ja Bevaras 2007:1 Diariet Byte av program Ja Diariet 3.2.3 Genomföra utbildning på / Institution Disciplinärende Exempel på handlingar som ingår: -Anmälan från institution -Protokoll från disciplinnämnd -Handlingar rörande överklagan -Övriga handlingar rörande disciplinärende m.m. Ja Bevaras Pröva sekretess Diariet Sida 38
3.2.3 Genomföra utbildning på Kursscheman, veckovis per läsår (Ingår i kursakt) Bevaras 2007:1 Kursakt Efter läsårets slut 3.2.3 Genomföra utbildning på Översiktsschema per termin vid 1997:6 Server/ E-postsystem Server/ E-postsystem Ej till arkivet 3.2.3 Genomföra utbildning på Egenproducerade läromedel, Kompendier (Ingår i kursakt) Bevaras (i urval) 2007:1 YouTube 3.2.3 Genomföra utbildning på 3.2.3 Genomföra utbildning på Övriga undervisningshandlingar (Ingår i kursakt) -Prov -Arbetsuppgifter m.m. Bevaras i urval Betyg på hel kurs Bevaras Ladok 1 år Ladok 3.2.3 Genomföra utbildning på Betygsändring/ borttag av betyg Bevaras Ladok Ladok tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. Sida 39
3.2.3 Genomföra utbildning på Betygsrapportering, underlag för examinator Bevaras Ladok Ladok tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. 3.2.3 Genomföra utbildning på Betygsrapportering, prov (Betyg på hel kurs) 5 + 1 år Ladok Ladok/ Ej till arkivet 3.2.3 Genomföra utbildning på Studentarbeten/ skriftliga redovisningar Bevaras i urval 1 år 3.2.3 Genomföra utbildning på 3.2.3 Genomföra utbildning på Handlingar rörande studenternas praktik; VFUrapporter efter avslutad utbildning Sekretessöverenskommelser efter 70 år 2007:1 Ej till arkivet 2007:1 3.2.3 Genomföra utbildning på Bevaras/Be varas i urval Vernissageutskick, studentutställningar E-postsystem 3.2.4 Utfärda examen på 3.2.4. Utfärda examen på Examensansökan 2007:1 system system Ej till arkivet Examensuppsatser/Individuellt arbete Bevaras 2007:1 Diva/ Sida 40
3.2.4 Utfärda examen på Dokumentation av examensarbetet/individuellt arbete -Fotodokumentation -DVD -CD Bevaras 2007:1 Diva/Fotodokumentation/DVD/ CD Diva tills vidare Informationen ligger kvar i verksamhetssystemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. 3.2.4 Utfärda examen på 3.2.4 Utfärda examen på 3.2.5 Samverka med omgivande samhälle 3.3 Utbilda på forskarnivå 3.3.1 Anta doktorander Konstfack antar inte doktorander, men samfinansierar doktorander tillsammans med högkolor som har examensrätt. Examensbevis (Diplom) Bevaras Ej avhämtade diplom arkiveras. Examensbevis (kopia) Bevaras - (Ansökningshandlingar) Endast en kopia av anställningsbevis diariförs på Konstfack Ja Bevaras 2007:1 Ladok/ W3D3/ Ladok/ W3D3/ 3.3.2 Administrera doktorander 3.3.3 Genomföra utbildning på forskarnivå Kontrakt, individuella studieplaner, scheman, examensansökan Avhandling, rapporter, intervjuer, enkäter, enkätsvar, 2007:1 Ladok/ Bevaras 2007:1 CD, DVD, USB, papper Ladok/ Ej till arkivet Pdf, Doc, Jpg, Gif, papper Sida 41
3.3.4 Utfärda examen på forskarnivå 3.3.5 Samverka med omgivande samhälle Examensbevis (kopia) Bevaras 2007:1 W3D3/Pap per W3D3/Papp er 3.4 Hantera internationella utbyten Linneaus-Palme Ansökan med motivering och projektbeskrivning, beviljade, kopia Exempelvis till: -Planeringsresa -Lärarutbyte -Studentutbyte Linneaus-Palme Ansökan med motivering och projektbeskrivning, ej beviljade, kopia Exempelvis till: -Planeringsresa -Lärarutbyte -Studentutbyte Linneaus-Palme Beslut om tilldelning av medel till planerings- och utbytesprojekt, beviljade Exempelvis till: -Planeringsresa -Lärarutbyte -Studentutbyte Linneaus-Palme Beslut om tilldelning av medel till planerings- och utbytesprojekt, ej beviljade Exempelvis till: -Planeringsresa -Lärarutbyte -Studentutbyte Ja Bevaras 2007:1 Diariet Ja Bevaras 2007:1 Diariet Ja Bevaras 2007:1 Diariet Ja Bevaras 2007:1 Diariet Sida 42
Internationell a Internationell a Internationell a Linneaus-Palme Projekthandlingar rörande internationellt utbyte -Projekt- och tidsplan -Projektbeskrivning Linneaus-Palme Löpande återrapporteringar per program Linneaus-Palme Rapport med ekonomisk redovisning rörande internationellt utbyte per år, kopia Ja Bevaras 2007:1 Diariet Ja Bevaras 2007:1 Diariet Ja Bevaras 2007:1 Diariet Linneaus-Palme Rapport från student/lärare rörande internationellt utbyte Ja Bevaras 2007:1 Diariet Minor Field Studies Ansökan med motivering och information om antal studenter (skolans) om stipendium, beviljade, kopia Ja Bevaras 2007:1 Diariet Minor Field Studies Ansökan med motivering och information om antal studenter (skolans) om stipendium, ej beviljade, kopia Ja Bevaras 2007:1 Diariet Minor Field Studies Beslut om stipendium, beviljade Ja Bevaras 2007:1 Diariet Sida 43
Minor Field Studies Beslut om stipendium, ej beviljade Ja Bevaras 2007:1 Diariet Minor Field Studies Ansökan från student, beviljade 2007:1 Ej till arkivet Minor Field Studies Ansökan från student, ej beviljade efter 5 år 2007:1 Ej till arkivet Minor Field Studies Informellt prefektbeslut vid 1997:6 E-postsystem/ E-postsystem/ Ej till arkivet Minor Field Studies Prefektbeslut Bevaras Minor Field Studies Rapport/uppsats Erasmus Ansökan med motivering (skolans) om stipendium, beviljade, kopia Bevaras 2007:1 UHR:s portal/ /Pär m Ja Bevaras 2007:1 Diariet Erasmus Ansökan med motivering (skolans) om stipendium, ej beviljade, kopia Ja Bevaras 2007:1 Diariet Sida 44
Erasmus Beslut om tilldelning, beviljade Ja Bevaras 2007:1 Diariet Erasmus Beslut om tilldelning, ej beviljade Ja Bevaras 2007:1 Diariet Erasmus Annonsering till studenter vid 1997:6 Anslagstavlor E-post Anslagstavlor/ Intranät/ E- post-system Ej till arkivet Erasmus Ansökan om utbyte (intern blankett), ej beviljade efter 2007:1 Ej till arkivet Erasmus Ansökan om utbyte (intern blankett), beviljade 2007:1 Erasmus Ansökningsförfarande till respektive partnerskola Kolla med Stina-Lena Erasmus Praktikavtal Ja Bevaras 2007:1 Diariet Erasmus Interimrapport Ja Bevaras 2007:1 Diariet Sida 45
Erasmus Slutrapport från utbytesstudent Ja Bevaras 2007:1 Diariet Nordplus Ansökan om utbyte med motivationsbrev, kopia vid 1997:6 Ej till arkivet 3.4.2 Administrera inresande studenter Nordplus Studentrapport Bevaras 2007:1 3.4.2 Administrera inresande studenter 3.4.2 Administrera inresande studenter 3.4.2 Administrera inresande studenter 3.4.2 Administrera inresande studenter 3.4.2 Administrera inresande studenter / / Ansökan om antagning av inresande student, beviljade Ansökan om antagning av inresande student, ej beviljade efter Besked om urval vid Antagningsbesked, beviljade Antagningsbesked, ej beviljade efter 2007:1 Server 2007:1 Server Server/ Ej till arkivet 1997:6 E-post E-post Ej till arkivet 2007:1 Server 2007:1 Server Server/ Ej till arkivet Sida 46
3.4.2 Administrera inresande studenter Register över utbytesstudenter Bevaras 2007:1 Ladok Ladok tills vidare Informationen ligger kvar i verksamhetssystemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. 3.5 Dela ut stipendier Rektorsbeslut om stipendie för studerande från utlandet. Bevaras 4. BEDRIVA FORSKNINGS- OCH UTVECKLINGS- PROJEKT 4.1 Bedriva forskningsprojekt 4.1.1 Planera och administrera forskning 4.1.1 Planera och administrera forskning 4.1.1 Planera och administrera forskning 4.1.2 Genomföra forskning och tillgängliggöra forskningsresultat Ansökan om medel till forskningsprojekt Forskningsinitiering - Planeringsbidrag och nätverksinitiering Beslut om tilldelning av forskningsmedel -Avslag -Beviljande Delredovisningar/ delrapporteringar Bevaras 1999:1 Bevaras 1991:1 Bevaras 1999:1 Ja Bevaras 1999:1 Diariet/Div a Sida 47
4.1.2 Genomföra forskning och tillgängliggöra forskningsresultat Handlingar rörande förändringar i forskningsprojektet -Ansökan om förlängning av dispositionstid -Ändringar rörande forskningsprojektet inriktning m.m. Ja Bevaras 1999:1 Diariet 4.1.2 Genomföra forskning och tillgängliggöra forskningsresultat 4.1.2 Genomföra forskning och tillgängliggöra forskningsresultat Projekt-ledare Forskningsmaterial av vikt -Omfattande och unikt primärmaterial som inte finns att tillgå någon annanstans -Primärmaterial av intresse som belyser: -en vetenskaplig diciplins historiska utveckling -den akademiska miljön ur ett kulturhistoriskt perspektiv -en bemärkt persons verksamhet -forskning som fått stor uppmärksamhet i den allmänna debatten m.m. Projekt-ledare Forskningsmaterial av mindre vikt -Ett mindre urval av primärmaterialet -Enkätundersökningar och dylikt som snabbt blir inaktuella och som inte kan återanvändas inom annat forskningsprojekt -Referensmaterial som finns att tillgå på bibliotek m.m. (exempelvis utdrag ur böcker/tidskrifter) Bevaras 1999:1 Se kommen-1999:tar Ej till arkivet 4.1.2 Genomföra forskning och tillgängliggöra forskningsresultat Slutrapportering Ja Bevaras 1999:1 Diariet Diva Sida 48