2018-02-20 PROJEKTBESTÄLLNING Implementering av medicinpedagogisk enhet, Undervisning och Lärande (UoL) Beställare: Rektor, KI Projektledare: Tillsätts internt Mottagare: Rektor, KI Dnr: 1-1089/2017 nr: Innehållsförteckning 1 Syfte och mål... 1 2 Bakgrundsbeskrivning... 1 3 Projektstrategi... 2 3.1 Delprojekt: rekrytering av chef... 2 3.2 Delprojekt: personalplanering... 2 3.3 Delprojekt: lokalplanering... 3 3.4 Delprojekt: verksamhetsplan och budget... 3 3.5 Delprojekt: intern organisation... 3 3.6 Delprojekt: logistikfrågor VIL... 3 4 Förväntat resultat... 4 4.1 Resultat av förstudie... 4 4.2 Förväntat effektresultat av projekt... 4 4.3 Avgränsningar... 4 5 Kopplingar/beroenden till andra projekt... 4 6 Tidsram för projektet... 5 7 Kostnads- och resursram för projektets genomförande... 5 8 Finansiering... 6 9 Resurs- och kompetensbehov... 6 10 Krav på projektets prioritering... 6 11 Projektorganisation... 6 12 Mottagare av resultaten... 7 13 Rapporteringsrutiner... 7 14 Kommunikation och förankring... 7 15 Utvärdering och kvalitetssäkring... 7
16 Referenser... 8 Kontaktpersoner... 8 Dokument... 8 17 Signering... 8
Projektbeställning: Projektnamn 1 1 Syfte och mål Genom rektorsbeslut (dnr:1-1089/2017) uppdrogs åt Styrelsen för utbildning att ta fram en projektbeställning gällande implementering av en ny medicinskpedagogisk enhet vid KI. Projektet ska resultera i att den pedagogiska verksamhet som i nuläget bedrivs vid KI, exempelvis inom CLK, CKU och KIB, slås samman i en enhet med samlad högskolepedagogisk kompetens. Enheten kan benämnas Utbildning och Lärande (UoL) och målsättningen är att den finns på plats den 1 januari 2019. Det övergripande syftet med föreliggande projektbeställning är att förbereda och implementera denna enhet i enlighet med de förslag som presenterades i Uppföljning av den genomförda utvärderingen av Centrum för Lärande och Kunskap (CLK) vid (1-583/2016). 2 Bakgrundsbeskrivning För att i enlighet med Strategi 2018 sträva mot höjd kvalitet i alla delar av verksamheten samt att implementera nya rön från pedagogisk forskning och utveckling inom våra utbildningsprogram behövs en relevant och välorganiserad pedagogisk stödoch utvecklingsverksamhet. Utifrån de slutsatser som presenterades i ovan nämnda Uppföljning av den genomförda utvärderingen av Centrum för Lärande och Kunskap (CLK) vid (1-583/2016) bör en sådan verksamhet organiseras på ett sådant sätt att den: är väl förankrad på institutioner och inom all utbildningsverksamhet präglas av tydlighet, hållbarhet och långsiktighet, är en samlad och kvalitetsdrivande del av KI:s kärnverksamhet, är kostnadseffektiv, dynamisk, transparent och därmed enkel att utvärdera, har en kritisk massa av medarbetare som kan utgöra forum för idéutbyte, diskussion, granskning och återkoppling på olika aktiviteter inom och utom verksamheten, och leds av professor med pedagogisk erfarenhet från KI eller annat lärosäte med liknande verksamhetsområde Enheten som detta projekt avser att implementera, UoL, ska vidare kunna erbjuda KI:s utbildningar: ett forskningsförankrat stöd för pedagogisk utveckling av utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå vid KI, att nya rön från pedagogisk forskning och utveckling är tillgängliga och genomsyrar utbildningsverksamheten, en verksamhetsnära organisatorisk enhet för kontakt och samverkan med och mellan enskilda lärare, lärarlag och utbildningsföreträdare på institutions- och programnivå,
Projektbeställning: Projektnamn 2 ett integrerat stöd som omfattar både campus- och verksamhetsförlagd pedagogisk utbildning, ett stöd och resurs för högskole- och medicinsk-pedagogiska forskningsprojekt vid KI. 3 Projektstrategi Projektet ska ledas av en projektledare med mycket god kännedom om KI:s organisation och verksamhet. Projektledare har till stöd en projektgrupp och en referensgrupp. Arbetet leds av en styrgrupp. Projektorganisationen tillsätts i enlighet med avsnitt 11 (Projektorganisation). Projektarbetet drivs i nära samverkan mellan projektledare och chef (när sådan rekryterats, se delprojekt nedan). Lokaliseringen av UoL i KI:s övergripande organisationsstruktur är av betydelse för dess funktion och genomslagskraft. Projektarbetet kommer därför att drivas i nära samverkan med den omorganisation som genomförs under 2018. Denna samverkan tillförsäkras inom styrgruppen. Som framgår nedan omfattar projektarbetet flera delprojekt. Projektledaren ska samordna delprojekten och göra avstämningar med styrgruppen som beslutar vid varje projektfas (grind). Det kan även finnas behov att bilda ytterligare delprojektgrupper/arbetsgrupper där personer med speciella kompetenser ingår. Projektgruppens arbete utförs och dokumenteras i KI-Share. För planering, uppföljning och rapportering används även projektverktyget Microsoft Office Project. 3.1 Delprojekt: rekrytering av chef Aktivitet: Ta fram plan och underlag för öppen rekrytering av chef inför beslut av ansvarig instans under VT 18. Beskrivning: Delprojektet ska genomföras i enlighet med föregående utredning. Chefen ska därmed ha följande kvalifikationer och personliga egenskaper: ledaregenskaper och erfarenhet av arbetsledning kommunikativ och organisatorisk förmåga akademisk kompetens (professorskompetens) erfarenhet av pedagogisk utveckling och forskning förståelse för IKT-pedagogisk verksamhet. Genomförande: Delprojektet genomförs av projektorganisationen i samverkan med HR och rekryteringsutskottet (RU) som sedan genomför rekrytering. 3.2 Delprojekt: personalplanering Aktivitet: Ta fram plan och underlag för att tillgodose kompetens och personalbehov inför beslut av ansvarig instans under HT 18.
Projektbeställning: Projektnamn 3 Beskrivning: Delprojektet ska se över kompetensbehov samt anställnings- och uppdragsformer för personal vid UoL. Personalplaneringen ska inbegripa befintlig den pedagogisk/administrativa personal som idag är verksamma inom CLK, CKU och KIB. Genomförande: Delprojektet genomförs av projektorganisationen i samråd med samordnare vid CLK, CKU och KIB, fack, HR samt prefekter/avdelningschefer vid berörda institutioner och chefen för UoL när denna är rekryterad. Vid eventuell nyrekrytering ska delprojektet också ta fram underlag och förbereda inför sådan. 3.3 Delprojekt: lokalplanering Aktivitet: Ta fram plan för att tillgodose lokalbehov inför beslut av ansvarig instans under HT 18. Beskrivning: Delprojektet ska se över och planera lokalbehovet vid UoL. Planen ska inbegripa hyra av lokaler såväl som hantering (eventuellt uppsägning) av befintliga lokaler på Campus Solna och Campus Flemingsberg. Genomförande: Delprojektet genomförs av projektorganisationen i samverkan med Fastighetsavdelningen, prefekter/avdelningschefer vid berörda institutioner och chefen för UoL när denna är rekryterad. 3.4 Delprojekt: verksamhetsplan och budget Aktivitet: Ta fram verksamhetsplan och budget för 2019 inför beslut av ansvarig instans under HT 18. Beskrivning: För att UoL ska kunna vara operativt under 2019 ska förslag till verksamhetsplan och budget tas fram och beslutas. Genomförande: Delprojektet genomförs av projektorganisationen i samverkan med rekryterad chef och universitetsledningen. 3.5 Delprojekt: intern organisation Aktivitet: Ta fram plan för intern organisation av UoL inför beslut av ansvarig instans under HT 18. Beskrivning: I enlighet med tidigare utredning (1-583/2016) ska den interna organisationen tas fram i samverkan med UoL:s chef och styrgrupp. Genomförande: Delprojektet genomförs av projektorganisationen i samverkan med rekryterad chef för UoL. 3.6 Delprojekt: logistikfrågor VIL Aktivitet: Ta fram en plan för hur logistikfrågorna inom VIL ska organiseras inför beslut av ansvarig instans HT 18. Beskrivning: Det är av största betydelse att tillförsäkra den verksamhetsförlagda delen av utbildningen goda förutsättningar även efter 2018. Logistikfrågor kring VIL hanteras idag av CKU-KI men bör enligt utredningsförslag överföras till annan beslutsfattare.
Projektbeställning: Projektnamn 4 Genomförande: Delprojektet genomförs av projektorganisationen i samverkan med CKU-KI och Universitetsledningen. 4 Förväntat resultat Efter projektets avslut ska den nya medicinpedagogiska enheten vara på plats från och med januari 2019 för att kunna påbörja arbetet med att stödja och utveckla den pedagogiska verksamheten vid KI. 4.1 Resultat av förstudie Den tidigare utredningen Uppföljning av den genomförda utvärderingen av Centrum för Lärande och Kunskap (CLK) vid (1-583/2016) kan ses som förstudie till föreliggande projekt. Denna sammanfattas ovan under rubrik 2 Bakgrund. 4.2 Förväntat effektresultat av projekt Delprojekt Förväntat effektresultat/leverans Rekrytering av chef En chef ska vara rekryterad under HT 18 Personalplanering Kompetent personal ska finnas rekryterad VT 19 Lokalplanering Lämpliga lokaler ska finnas inhyrda till VT 19 Verksamhetsplan/budget Intern organisation Logistikfrågor VIL 4.3 Avgränsningar Verksamhetsplan/budget för UoL ska vara beslutad under HT 18 Förslag till intern organisation för UoL ska finnas framtagen under HT 18 En plan ska finnas framtagen för hantering av logistikfrågor VIL till VT 19 Projektet omfattar inte tillsättandet av pedagogiska professurer som föreslagits i den föregående CLK utredningen (1-583/2016). Projektet inbegriper dock planering för dessa tjänster/förordnanden i arbetet med verksamhetsplan och budget UoL för 2019. 5 Kopplingar/beroenden till andra projekt Projektarbetet kommer att bedrivas parallellt med en omorganisation av KI som tar sin början under 2018. Projektarbetet är därmed starkt beroende av att samordnas med, och ta hänsyn till, övergripande organisationsförändringar. I enlighet med förslag i föregående CLK utredning (1-583/2016) ska UoL ha det strategiska ansvaret samt ägarskap gällande IKT-pedagogiska system. Det innebär att UoL projektet även har kopplingar till implementering av Canvas, digital examinationsplattform och mooc-verksamheten samt den översyn av KIB som påbörjats och avslutas under VT 2018.
Projektbeställning: Projektnamn 5 6 Tidsram för projektet Projektet är organiserat kring grindar (G) där beslut av styrgrupp behövs för fortsatt verksamhet. Milstolpar (M) avser hållpunkter för de olika ingående aktiviteter som inte behöver beslut i styrgrupp. Både G och M kan inbegripa beslut av annan instans vid KI. Inga datum är satta för de ingående delprojekten. Dessa kan vara beroende av andra KI interna processer och drivs därför parallellt. Den inbördes ordning som delprojekten fått nedan speglar ändå i viss mån tidsaspekter av den övergripande planeringen. Exempelvis så bör en enhetschef ha rekryterats innan arbetet med verksamhetsplan och budget tar vid. Grind Beskrivning Datum G1 Projektstart, beslut av rektor 2018-02-20 G2 Starta genomförandefas/beslut av styrgrupp 2018-03-01 M Avstämning, US och FUS YY-MM-DD M Avstämning, referensgrupp YY-MM-DD M Avstämningspunkt delprojekt, rekrytering av chef YY-MM-DD M Avstämningspunkt delprojekt, personalplanering YY-MM-DD M Avstämningspunkt delprojekt, lokalplanering YY-MM-DD M Avstämningspunkt delprojekt, VP och budget 2019 YY-MM-DD M Avstämningspunkt delprojekt, intern organisation YY-MM-DD M Avstämningspunkt delprojekt, logistikfrågor VIL YY-MM-DD M Avstämning referensgrupp YY-MM-DD M Avstämning, US och FUS YY-MM-DD G3 Godkännande av projektets resultat/beslut av styrgrupp YY-MM-DD G4 Avslutat projekt, beslut av rektor att avsluta projekt i enlighet med projektplan 7 Kostnads- och resursram för projektets genomförande Kostnadsslag Personalkostnader Konsultkostnader (ev. ersättning) Övriga kostnader (omkostnader för projektgruppen) Investeringar (ev. kostnad) Kostnadsram Fastställs i projektplan Fastställs i projektplan Fastställs i projektplan Fastställs i projektplan 2018-12-31 Total kostnader (400 finns avsatt i US budget 2018) Fastställs i projektplan
Projektbeställning: Projektnamn 6 8 Finansiering Projektets genomförande finansieras av Styrelsen för utbildning respektive Styrelsen för forskarutbildning. Finansiering av den framtida verksamheten vid UoL hanteras i förslag till budget och verksamhetsplan, se 3.4. 9 Resurs- och kompetensbehov Utöver de kompetenser som finns i projektgruppen kommer implementeringen av UoL att behöva engagera ett antal personer med särskild kompetens inom HR, ekonomi, förvaltning och fastighet. 10 Krav på projektets prioritering Projektet har hög prioritet av flera skäl. Som tidigare utredningar visat är KI i starkt behov av samordning inom det högskolepedagogiska området. Det är betydelsefullt att denna verksamhet är förankrad i den nya framväxande universitetsorganisationen vilket är skäl till att dessa organisationsförändringar sker synkront. 11 Projektorganisation Styrgrupp (Utses av ordförande i styrgruppen) Dekan för utbildning (ordförande) Representant för Styrelsen för forskarutbildning, FUS Representant för Universitetsförvaltningen, UF Studentrepresentant Projektledare, adjungerad föredragare Projektgrupp (beslutades av US 2017-12-13. Projektledare utses av styrgruppen) Projektledare (ordförande) Styrelserepresentant US, Rune Brautaset Styrelserepresentant FUS, Lennart Nilsson Representant för Universitetsförvaltningen, Marie-Louice Isacson Lärarrepresentant, Ann Langius-Eklöf Lärarrepresentant, Lars-Arne Haldosen Lärarrepresentant, Malin Nygren-Bonnier Studentrepresentant, Kim Vestö Handläggare (utses vid behov)
Projektbeställning: Projektnamn 7 Referensgrupp (Beslutas av projektledare i samråd med projektgrupp och styrgrupp) Representant KIB Representant LIME Representant CLINTEC Representant CLK Representant CKU Representant Pedagogiska Akademin Extern pedagogisk utvecklare Facklig representant Studentrepresentant Handläggare (utses vid behov) 12 Mottagare av resultaten Rektor, Ole Petter Ottersen. 13 Rapporteringsrutiner Rapportering från projektledare till styrgruppen ska ske i samband med beslut (grindar-g) men också vid milstolpar (M) eller när särskilt behov uppstår. Rapportering kan ske vid såväl fysiska möten som via email. Projektdokumentation tillgängliggörs i KI Share för projektets styrgrupp och projektgrupp. I KI Share ska finnas projektbeställning, projektplan, mötesprotokoll och slutrapport. Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. En dokumentöversikt anger aktuella utgåvor av produktdokumenten. De original som ska diarieföras ska även finnas i särskild aktmapp som hanteras av handläggare. Pågående arbete ska även avrapporteras till US och FUS (se avsnitt 6 ovan). 14 Kommunikation och förankring Programdirektorer, grundutbildningsansvariga, koordinatorer för forskarutbildningsprogram och forskarskolor samt befintlig personal vid CKU, CLK och KIB ska hållas informerade i samband med PN/GUA och andra relevanta möten. 15 Utvärdering och kvalitetssäkring Projektgruppen ansvarar för att genomföra utvärdering och kvalitetssäkring. Utvärdering av projektets resultat kan förslagsvis genomföras under 2020.
Projektbeställning: Projektnamn 8 16 Referenser Kontaktpersoner Ordförande styrgrupp: Annika Östman Wernerson Dokument - Uppföljning av den genomförda utvärderingen av Centrum för Lärande och Kunskap (CLK) vid (1-583/2016) - Utvärdering av Centrum för lärande och kunskap (CLK). 2016. Håkan Hult et al. - Strategi 2018.. - Möjligheternas KI: Utredning om utbildningens kvalitet och forskningsanknytning (UKF). 2014.. - Nulägesanalys och förslag till uppdrag för Centrum för klinisk utbildning (CKU). 2014. Stefan Lindgren, et. al. - KI:s åtgärdsplan med anledning av de granskningar som gjorts av KI med anledning av Macchiarini-skandalen. 2016. Rektors PM - Att styra KI - organisation och kultur. 2009. Göran Bexell, et al. - Bedömning av kvalitetsarbetet vid 2011. Bengt-Ove Boström, et. al. - Uppdrag för och organisation av enheter för pedagogisk utveckling vid svenska universitet. 2014. Martin Stigmar och Gudrun Edgren. 17 Signering Stockholm 2018-02-20 Mottagare: Rektor, Ole Petter Ottersen Styrgruppens ordförande: Annika Östman Wernerson