Sida 1(31) Årsredovisning 2016 Habilitering & Hälsa 1. Sammanfattning av verksamhetsåret 2016 Hälsa är ett centralt begrepp inom Habilitering & Hälsa (H&H). Habilitering och rehabilitering innebär att bistå med att försöka förbättra livssituationen hos den enskilde så mycket som möjligt genom att förebygga och minska de svårigheter som funktionsnedsättningen kan medföra i det dagliga livet. Många av de insatser som ges syftar till ökad aktivitet och stöd med sociala kontakter, det vill säga att skapa förutsättningar för ett gott liv genom hälsofrämjande insatser. Verksamheterna ska sträva efter ett hälsofrämjande perspektiv i arbetet. Korta kommentarer: Tillgängligheten till verksamheterna är fortsatt hög trots stora problem med personalavgångar. Antalet hörselrehabiliteringar ligger kvar på en fortsatt hög nivå även om uppgången nu är bruten vilket visar att uppgången de senaste åren inte är tillfällig. Inflöde av patienter till verksamheterna som finansieras av Göteborgs- och Västra nämnden fortsätter att öka vilket ställer stora krav på personalen att klara patientinflödet samt svårigheter att klara ekonomin Synverksamheten redovisar sedan årsskiftet kvalitetssäkrad besöksstatistik i Vega. Kompetensförsörjningen inom vissa yrkesgrupper är problematisk och har börjat sprida sig både till fler yrkeskategorier och områden. Orsaken är framför allt en brist på tillgång till utbildad personal men är även en lönefråga. Det nyanställdes totalt 102 personer under 2017. För att Habilitering & Hälsa även fortsättningsvis ska kunna knyta rätt kompetens till sig är det av största vikt att förvaltningen uppfattas som en attraktiv arbetsgivare och att löneläget i förvaltningen följer marknaden. Sjukfrånvaron fortsätter att vara hög och över hälften av långtidssjukskrivningarna bottnar i en psykisk ohälsa. Olika åtgärder pågår för att förbättra arbetsmiljön och därmed även hälsan. En del i detta är översynen av normtalet för underställda medarbetare per chef som pågår och som kommer kunna slutföras under 2017. Alla arbetsplatser har utifrån resultatet på medarbetarenkäten tagit fram enhetsspecifika handlingsplaner och arbetat aktivt med åtgärderna. För att uppnå en hälsofrämjande arbetsplats har förvaltningen arbetat med normtalet för chefer och har precis uppnått det uppställda målet. Beslut fattades om att se över hur förvaltningen har klarat att nå upp till de mål som sattes inför omorganisationen 2014. Syftet är också att se om det finns brister i organisationen som påverkar ohälsan hos personalen och som bidragit till den ökade personalrörligheten. Genomlysningen ska vara klar under första halvåret 2017. Årets resultat visar ett överskott gentemot budget på 12 324 tkr. Jämfört med föregående år
Sida 2(31) har resultatet gentemot budget förbättrats med 3 811 tkr. Verksamheten har fortfarande vakanta tjänster vilket innebär att personalkostnaderna kraftigt understiger budgeterad nivå. Förvaltningen har fått 5 000 tkr i ersättning för merkostnader avseende flyktingsituationen. Dessa medel har bara till en del kunnat användas för att bemanna upp verksamheten. Övriga kostnader överstiger budget främst gällande bemanningstjänster, lokalkostnader samt ITkostnader. 2. En starkare region med fortsatt satsning på kollektivtrafiken 2.1 Prioriterade mål Skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska Verksamheterna arbetar med att kunna erbjuda likvärdig vård och gemensamma specifika behandlingsmetoder för alla patienter i Västra Götalandsregionen. Överenskommelser med fem hälso- och sjukvårdsnämnder påverkar dock förvaltningen utifrån att ersättningarna ser olika ut i nämndområdena och att ersättningen från respektive nämnd ska bekosta vården i sitt geografiska område. Förvaltningens nya organisation med två regionövergripande verksamhetsområden har nu varit drift i tre år. Ett av syftena var att skapa en mer jämlik vård för samtliga patienter i Västra Götalandsregionen oavsett var de är bosatta. Detta arbete fortgår enligt planerna. En utvärdering av om organisationsförändringen har uppnått målen planeras under 2017. Habilitering & Hälsa har tagit fram en handlings- och kommunikationsplan för Hälsofrämjande arbete som innebär följande: - Habilitering & Hälsa ska arbeta hälsofrämjande bland annat genom att erbjuda hälsosamtal. - Habiliteringen pilottestar FaR, fysisk aktivitet på recept och efter utvärdering införs FaR eventuellt inom hela habiliteringen. - Förvaltningen tar fram anpassat informationsmaterial för våra målgrupper. Mål enligt överenskommelse med HSN. AKTIVITET Mål 2016 MÅLUPPFYLLELSE 2016 Kartläggning av Ge åtgärder till barn Målet uppfyllt: 189 barn fick insatser på Knoppalidens regionala verksamhet från hela regionen Knoppaliden 2016. 20 (11%) barn kom från andra nämndområden än Öster
Sida 3(31) Likvärdig vård genom gemensamma specifika behandlingsmetoder i Habiliteringen Planerad Planerad organisation delvis genomförd för ökad organisation delvis tillgänglighet till specifika behandlingsmetoder och genomförd för ökad arbetet pågår, se nedan tillgänglighet till specifika behandlingsmetoder Knoppaliden, är en slutenvårdsenhet med dygnet runt-verksamhet och skiljer sig på så sätt ifrån övrig mottagningar. Från och med 2016 tar Knoppaliden emot patienter från hela regionen och är på så vis en del i En Habilitering. Ett flödesschema är framtaget från det att remiss inkommer till Knoppaliden till koncensus om bedömning/utvärdering efter avslutade insatser. För att få fler remisser och jämnare beläggning har information getts om verksamheten i teamen, i Skövde och Lidköping, på läkarnas, arbetsterapeuternas och logopedernas yrkesträff samt på regional ledningsgrupp. Antal barn som kommer till Knoppaliden från andra delar av Västra Götalandsregionen är fortfarande ganska få. Antal barn som fått insatser på Knoppaliden jan-december 2016 fördelade per nämnd: Alla habchefer, har under året arbetet med att kategorisera diagnoser och metoder i alltid, ofta och sällan förekommande. För små diagnosgrupper och de metoder som görs sällan behövs kompetens hos få behandlare. De kompetenser som få medarbetare ska ha, bör finnas på en eller två mottagningar men ska ändå komma alla patienter till del. Exempel på små diagnoser är; ABI (förvärvade hjärnskador), MMC (ryggmärgsbråck), neuromuskulära sjukdomar, Retts syndrom och Spielmeyer Vogt. Ett fortsatt arbete kring specialiserade mottagningar sker under 2017. BIG-projektet, behandling i grupp, innebär att patienter erbjuds ett regiongemensamt utbud av grupper (program).
Sida 4(31) Habiliteringen samverkar med ungdomsmottagningarna i hela VGR. 3. Ett kraftfullt miljöarbete 3.1 Prioriterade mål Klimatutsläppen från fossilbränsle i Västra Götaland samt verksamhetens direkta miljöpåverkan ska minska Utsläpp av fossilt CO2 Habilitering & Hälsa har inga egna fordon. Byte/nybeställning av leasingfordon sker via Regionens fordon, som tillhandahåller miljöfordon, (gasbilar, laddhybridbilar och rena elfordon). Dispens från reglerna om miljöbil söks i enstaka fall på grund av exempelvis långa avstånd till gastankställen. Fordon som drivs med enbart fossila bränslen har under de senaste åren successivt bytts ut mot miljöfordon. Andelen miljöfordon var 86 % i december 2016 och har ökat något gentemot föregående år. Antalet körda km i tjänsten har ökat med 2 % jämfört med 2015. Antal körda km i privat bil i tjänsten har ökat med 5,9 %, vilket utgör 19,5 % av det totala antalet resa km med bil. Antalet resta km med flyg i tjänsten har ökat med 165 % jämfört med 2015. Orsaken till ökningen är att flera i förvaltningen under året deltagit i en forskarkonferens i Australien. AKTIVITET MÅL 2016 Målu Utbyte av fordon till gasfordon Öka andelen gasfordon Ande till 8 Arbeta för färre resor med egen bil i tjänsten Minska antalet körda mil i tjänsten Ej up ökat 3.3 Verksamhetens miljöarbete Förvaltningens 24 miljöombud arbetar aktivt med att realisera regionens miljöprogram och förvaltningens egna mål inom miljöområdet. Miljö är en stående punkt på APT och VSG. Resfria möten, kemikaliesmarta rum, utrensning av miljöskadliga ämnen (leksaker med mera), källsortering, byte till LED-lampor, inköp av elcyklar, återanvändning av möbler är exempel på aktiviteter som initierats på arbetsplatserna under året. I syfte att följa och minimera förbrukningen av kopieringsark mäter vi från och med 2016 i antalet beställda ark från Marknadsplatsen. Under 2016 beställdes 1,7 miljoner ark. Åtgärder för att minska förbrukningen är bland annat säker utskrift och dubbelsidig utskrift som standard på kopieringsmaskinerna. 44 anställda genomförde under 2016 regionens webbbaserade miljöutbildning. Miljödiplomering Ett beslut togs under året om att införa miljödiplomering i alla verksamheter. Inom tolkverksamheten är diplomeringen genomförd förutom intern revision. Klimatväxling Regionfullmäktiges beslutade program för klimatväxling har gällt från 1 januari 2016, och
Sida 5(31) fram till brytdatum 31 oktober har förvaltningen betalat 51 250 kr i avgift för flygresor, och 68 016 kr i avgifter för tjänsteresor med privata bilar. 5. Framtidstro inom hälso- och sjukvården 5.1 Prioriterade mål Patientens ställning inom hälso- och sjukvården ska stärkas Mål i verksamhetsplanen: AKTIVITET Mål 2016 MÅLUPPFYLLELSE 2016 Använd patientenkät Handlingsplaner Målet uppfyllt Handlingsplaner genomförs, för mätning av delaktighet genomförs utifrån analysen av utifrån analysen 1177/Vårdguidens e- tjänster Patientenkäten 95% införda Målet uppfyllt: 100% av enheterna i Habilitering- Hörsel- och Synverksamheten. Länk till Tolkbokningssystemet är på gång En nationell patientenkät skickades under hösten 2015 ut i samtliga verksamhetsområden. Resultatet var bra men gav också besked om vilka områden som enheterna behövde arbeta vidare med. Under 2016 analyserades svaren och handlingsplaner upprättades. Habiliteringen har lyft följande områden i sina handlingsplaner: information, upplevd nytta, tillgänglighet samt samverkan med andra. Hörselområdet fokuserar på att bibehålla sina höga resultat via arbetet med serviceguiden. Synområdet arbetar med information till patient och Tolkverksamheten fokuserar på att önska tolk. Genomförandet av planerna pågår. Handlingsplanerna ska vara genomförda under 2016 och början på 2017. En ny mätning är beräknad till 2017. Under året har Habiliteringsverksamheten lämnat ut en nöjdhetsenkät till patienter som besökte verksamheten under november. Antal svar blev 697 (av 2082 besök) vilket motsvarar 33 procent. Syftet var att mäta nöjdhet och delaktighet i Habiliteringens insatser. Frågor och svar: Har du nytta av det vi gör? 93 % hade alltid eller ofta nytta av det som görs. Är du nöjd med hjälpen du får av oss? 91 % var alltid eller ofta nöjda med hjälpen. För du vara med och bestämma om hjälpen från Habiliteringen? 86 % ansåg att de alltid eller ofta fick vara med och bestämma. Det framkom ingen skillnad i svaren relaterat till kön och ålder eller mellan de olika
Sida 6(31) mottagningarna. Inom Hörselverksamheten används självskattningsinstrumentet IOI-HA (The International Outcome for Hearing Aids) för utvärdering av upplevd livskvalité och hörapparatsnytta. Utskick av dessa frågeformulär görs i september varje år från samtliga audionommottagningar i regionen och skickas till alla patienter som förskrivits hörapparat i februari och mars samma år. Samma personer får också svara på frågor gällande bemötande och delaktighet hörselrehabiliteringen. Utskicket gick till 2768 personer varav 1948 svarade vilket ger en svarsfrekvens på 70 procent. Resultaten visade på höga svarsvärden för både män och kvinnor (Se diagram nedan) Förvaltningens mål är att 95 procent av enheterna ska ingå i 1177 vårdguidens e-tjänster under 2016. Samtliga mottagningsenheter inom Habiliterings-, Hörsel- och Synverksamheten har infört e-tjänsten. Men det är fortfarande skillnad på vilka tjänster som används. Successivt kommer fler tjänster att anslutas. Inom Tolkområdet pågår ett arbete med att lägga in en länk till tolkbokningssystemet T9k på 1177. Samtliga verksamheter inom hälso- och sjukvården ska prestera bättre än genomsnittet i nationella kvalitetsregister och jämförelser AKTIVITET Mål 2016 MÅLUPPFYLLELSE
Sida 7(31) Medverka till utveckling av nationella kvalitetsregister och vårdprocesser Fyra kvalitetsregister. Två moduler i kvalitetsregistret HabQ har införts 2016 Målet fyra kvalitetsregister är uppfyllt: HabQ (modul Föräldrastöd) CPUP (Cerebral Pares Uppföljningsprogram) Gravt hörselskadade Medverka i NYSAM för Vara bättre än jämförelse mellan genomsnittet Habiliteringsverksamheter vid nästa i Sverige mätning SKRS (Svenskt Kvalitetsregister för Rehabilitering vid Synnedsättning) Mätning sker under februari och publiceras först i april Syftet med kvalitetsregistren är att göra en kartläggning och uppföljning av patientgrupperna i landet avseende demografiska data, rehabilitering/habilitering och livskvalitet. Genom öppna nationella jämförelser syftar registren till att säkra tillgången till jämlik vård och rehabilitering/habilitering i landet. Registren utgör också en bas för ett fortlöpande förbättringsarbete. När det gäller kvalitetsregistret SKRS (Svenskt kvalitetsregister för synrehabiliteringar) är Synverksamheten i Västra Götalandsregionen initiativtagare och registerhållare. Hörselverksamheten medverkar vid utveckling av kvalitetsregistret för gravt hörselskadade personer. Habiliteringen rapporterar till kvalitetsregistren CPUP och även till en modul i HabQ. Habiliteringsverksamheten medverkar i NYSAM för jämförelse i Sverige. Här finns många nyckeltal och Västra Götalandsregionen står sig väl i jämförelse med andra verksamheter i Sverige. Nyckeltalen för 2016 publiceras i april 2017. 5.2 Fokusområden Uppfylla vårdgarantin AKTIVITET Mål 2016 MÅLUPPFYLLELSE 2016 Nationella vårdgarantin 90 Hörsel 100% Hörsel 100% dagar Syn 100% Syn 99%
Sida 8(31) Förstärkt vårdgaranti, faktiskt väntande i hörselverksamheten (mindre än 60 dagar) Särskild satsning för barn och ungdomar med psykisk ohälsa. Faktiskt väntande i Habiliteringsverksamheten (mindre än 30 dagar) Utförda tolkuppdrag (ingår ej i vårdgarantin) Habiliteringen besök Habiliteringen, besök 93%, Barn 91%, 100% Vuxen 96% 80% 79 % Något under målvärdet 80% 96 % Överträffat målvärdet = >92% 95 % Överträffat målvärdet Tolkverksamheten har utfört 95 procent av beställda tolkuppdrag och taltjänst har uppfyllt 99 procent. Antal hörselrehabiliteringar ligger fortsatt på en hög nivå men har planat ut. Hörselverksamheten och Synverksamheten uppnår vårdgarantin i genomsnitt under året till 100 respektive 99 procent. Hörselverksamheten har också erbjudit de flesta patienter tid inom 60 dagar (den förstärkta vårdgarantin). Genomsnittet under året är 79 procent. Detta är en högre måluppfyllelse än 2015. Habiliteringen klarar den nationella vårdgarantin till första besök till 93 procent. (barnhabiliteringen till 91 procent, vuxenhabiliteringen till 96 procent). Inom Habiliteringen finns väntetid till behandling. T.ex. finns väntetider till intensivinlärning för små barn med autism. I flera år har Habiliteringsverksamheten försökt att mäta väntetider till behandling men det har varit svår att hitta metoder för detta. Nu pågår ett försök att mäta väntetiden till behandling men statistiken är fortfarande osäker. Under 2017 kommer mätningen av tiden från besök till behandling att följas och kvalitetssäkras. Inom Habiliteringen har det inkommit många nya remisser vilket gjort att det varit svårt att hålla vårdgarantin. Det har också varit en stor omsättning på personal som gjort att kontakterna har tagit längre tid. Under hösten har många nyrekryteringar gjorts vilket kan medföra kortare väntetid. När det gäller den särskilda satsningen för barn och ungdomar med psykisk ohälsa så klarar Habiliteringen den faktiska väntetiden till dessa behandlingar och utredningar till sammantaget 96% (99% av behandlingarna och i 85% av utredningarna). Utveckla ett personcentrerat arbetssätt i hälso- och sjukvården Habilitering, rehabilitering samt tillhandahållande av hjälpmedel planeras i samverkan med patienten och dokumenteras i en vårdplan/aktivitetsplaner. Varje mål utvärderas i dialog med patienten. Verksamheterna deltar i samordnad vårdplanering och i Samordnade individuella
Sida 9(31) planer (Sippar) vid behov. Förvaltningens verksamheter arbetar med ett helhetstänk kring patienten vilket är en viktig del i den personcentrerade vården. Graden av måluppfyllelse mäts i aktivitetsplanerna inom Habiliteringen. Resultatet av utvärdering av mål i aktivitetsplaner per mottagning är ett underlag som kan användas i utvecklingsarbetet. Verksamheterna samverkar regelbundet med brukarorganisationerna. En person i förvaltningen är utsedd till att ingå i den regionala projektgruppen kring personcentrerad vård. Förvaltningen arbetar med att underlätta för patienter att lämna synpunkter och klagomål via olika kanaler. En särskild patientsäkerhetsgrupp är tillsatt. Särskilda avvikelsesamordnare är tillsatta i varje verksamhetsområde. En arbetsgrupp inom förvaltningen har arbetat med att ta fram en serviceguide. Servicelöften har tagits fram inom områdena bemötande, kommunikation, trygghet, delaktighet och tillgänglighet. Arbetet har pågått under hela 2016 och servicelöftena har lyfts in i förvaltningens verksamhetsplan för 2017. AKTIVITET Mål 2016 MÅLUPPFYLLELSE 2016 Andel patienter/tolkanvändare som är nöjda med bemötandet enligt nationell patientenkät Handlingsplaner genomförs utifrån analysen Målet uppfyllt: arbete pågår enligt planerna Patienter som upplever att hörselrehabiliteringen ökat livsglädje en hel del eller väldigt mycket enligt (IOI-HA) Bibehålla öka en ny mätning kommer göras under hösten 2016 Målet uppfyllt: Basvärde 2016: 3.8 vid ny mätning 2016 Svaren i den nationella patientenkäten visade ett högt värde gällande bemötande. Genomförandet av handlingsplanerna pågår och åtgärder vidtas. Handlingsplanerna ska vara genomförda under 2016 och början på 2017. En ny mätning är beräknad till 2017. Självskattningsinstrumentet IOI-HA (The International Outcome for Hearing Aids) för utvärdering av upplevd livskvalité och hörapparatsnytta som används inom Hörselverksamheten visar bland annat om hörapparaterna har ökat patienternas livsglädje (Se nedanstående diagram).
Sida 10(31) Minska antalet vårdskador och antalet vårdrelaterade infektioner Förvaltningen har två avvikelsesamordnare som sammanställer och följer upp bl a vårdskador. Under året har patientsäkerhetsgruppen fokuserat på basal vårdhygien. AKTIVITET Mål 2016 MÅLUPPFYLLELSE 2016 Förbättra Minska antalet Målet uppfyllt antalet vårdskador minskade patientsäkerhetskulturen vårdskador från 20 st 2015 till 18 st 2016 Antalet inträffade vårdskador under året var 18 st (-2 st), och tillfällen då vårdskada kunnat inträffa var 189 (+104 st) enligt rapporter i MedControl. Skapa ett sammanhållet vårdsystem AKTIVITET Mål 2016 MÅLUPPFYLLELSE 2016 Utveckla regionala Utvärderingen klar och medicinska riktlinjer för barn RMR, NP barn permanentad med Utveckla regionala medicinska riktlinjer för vuxna Förslagen i utredningen kring vuxna personer genomförs Inte uppfyllt: Utvärderingen klar och en del förslag har framkommit som ska arbetas vidare Inte uppfyllt: Förslagen i utredningen kring vuxna personer på remiss och beslut kommer Uppföljningen av de regionala medicinska riktlinjerna för barn, NP är slutförd och presenterad för hälso- och sjukvårdsdirektören. Ytterligare fördjupning och analys kommer att genomföras och därefter sker eventuella åtgärder.
Sida 11(31) Ett stort arbete har pågått under ett par år för att få fram ett förslag till Regional Medicinsk Riktlinje (RMR) för att säkerställa en medicinskt säker och effektiv vård för vuxna med medfödd funktionsnedsättning och att tydliggöra ansvarsfördelning mellan primärvård och vuxenhabilitering och annan specialiserad vård. Habilitering & Hälsa har haft ett viktigt samordningsansvar. Föreslagna förändringarna medför ett förändrat och utökat ansvarsområde för vuxenhabiliteringen vilket kommer att kräva kompetenshöjningar kring olika arbetsmetoder och en ökad bemanning. Förslaget var ute på remiss under hösten och man har fått bra gehör för arbetet och avvaktar kommande beslut. En ansökan om ny regional medicinsk riktlinje (RMR) till kunskapsbaserad vård gällande principer och riktlinjer för tidig diagnos och habilitering för barn med medfödd hörselnedsättning har gjorts och fått godkänt. En arbetsgrupp ska utses från Öron Näsa Hals sektorsråd där Hörselverksamheten kommer att delta. Rådgivning och annat personligt stöd enligt LSS 9:1, 2016 Habilitering & Hälsa i Västra Götalandsregionen svarar för handläggning, utredning och beslut för samtliga ansökningar om råd och stöd enligt LSS 9:1 (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade). Beviljade råd- och stödinsatser ska ges inom den verksamhet som bäst tillgodoser behoven för den sökande. Det innebär att insatsen kan ges inom exempelvis primärvård, länssjukvård eller Habilitering & Hälsas verksamheter. Under 2016 har 8 ansökningar inkommit. Av dessa har 7 ansökningar avslagits (varav en inkom 2015) och 2 ansökningar bifallits. Totalt har 159 personer beviljats råd och stödinsatser enligt LSS. Summan inkluderar även de som efter omprövning har fått fortsatt rätt till habiliteringsinsatser med stöd av rådgivning och annat personligt stöd enligt LSS, se förklaring i stycket markerat med *. Sedan 2008-07-01 har kommuner och landsting skyldighet att rapportera inte verkställda beslut till Länsstyrelsen. Kvartalsvis rapporteras antal gynnande beslut och verkställighet. För inte verkställda beslut upprättas en individbaserad rapport. Rapporteringen sköts av förvaltningens kontaktperson för råd och stöd. Västra Götalandsregionen har verkställt alla beslut. *En rapportering av pågående råd- och stödbeslut har skett till Socialstyrelsen i oktober 2016. Den rapporteringen görs kommunvis och omfattar då 49 kommuner. Per 2016-10-01 fanns det 159 personer boende i Västra Götaland med gällande beslut om råd och stöd enligt LSS. Många av dem får habiliteringsinsatser med stöd av LSS. Det handlar till stor del (gäller främst Göteborg och Södra Bohuslän och Södra Älvsborg) om personer som sedan tidigare inte har tidsbegränsade beslut enligt LSS. Dessa beslut är juridiskt sett svåra att avsluta då personerna bedömts ha behov av den beviljade insatsen och behovet inte tillgodoses på annat sätt. VGR 2016 års statistik gällande rådgivning och annat personligt stöd enligt LSS
Sida 12(31) Personkretstillhörighet enligt LSS i ärenden där beslut meddelats samt ärenden där man efter omprövning beviljade fortsatt råd- och stödinsatser enligt LSS. Grupp 1:1-155 Grupp 1:2-0 Grupp 1:3-4 5.3 Produktion/Konsumtion För den öppna vården visas totalt i stort sett ett oförändrat antal besök, både jämfört med budget och föregående år. (Se tabell nedan) Andelen asylsökanden i öppenvården står för i genomsnitt ca 1% av besöken (föregående år 0,5%) och varav Habiliteringen står för den största andelen (1,5%). Habilitering Den största minskningen ligger inom Habiliteringen och förklaras av rådande vakansläge och hög personalomsättning inom flera personalkategorier. Även om tjänsterna till stor del återbesatts, blir effekten ett produktionsbortfall innan en full återhämtning kan ske. Ett måltal med veckovisa besök finns framtagna och ställs i relation till aktuell bemanning. Utöver de besök som redovisas som mottagningsbesök, utgör planeringsmöten om patient en stor del av Habiliteringens produktion. Patienten deltar inte själv men resurser i verksamheten tas i anspråk, dessa indirekta besök uppgår till 37 166 besök. From 2017 kommer dessa besök flyttas över från en indirekt kontakt till ett mottagningsbesök, under förutsättning att en anhörig eller företrädare för patienten deltar (öppenvårdsbesök med företrädare för patient). Digitala besök har också en ökande trend där telefonkontakter som ersätter besök, utgör en allt större andel av Habiliteringens totala produktion. Inom slutenvården är antal vårdtillfällen något fler i förhållande till föregående år medan vårddagarna är något färre. Vårdtiderna har minskat över tid och är nästan en dag kortare för
Sida 13(31) perioden. Orsaken är effektivare metoder och en anpassning av vårdtillfällets längd i dialog med de inneliggande familjerna. Andelen personer ej tillhörande Östra nämnden är fortfarande få. Verksamhetsstatistik redovisas i bilagorna 3a och 3b. Hörsel-, syn- och tolkverksamhet Hörselverksamhetens besök och antalet hörselrehabiliteringar ligger något under förra årets volym. Antal hörselrahabiliteringar är 17 209 st. Besök till audinom står för den största kategorin och produktionen ryms inom vårdgarantin. Fr.o.m. i år ingår även Synverksamhetens produktion i VEGA och blir därför inte jämförbar mellan åren. Tolkverksamhetens beställda uppdrag ligger något under föregående år men andelen utförda uppdrag av beställda har ökat. Verksamhetsstatistik redovisas i bilagorna 1a-2c. 6. En attraktivare arbetsgivare 6.1 Prioriterade mål Möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling ska förbättras Nuläge: Vi har personal brist inom vissa kompetensområden. AKTIVITET Mål 2016 MÅLUPPFYLLELSE 2016 Fortsatt KBT-utbildning Utbildningar inom TBA, KBT och kompetensutveckling inom genomförs och undersöker synrehabilitering har genomförts. TBA, utbildning i ekonomiska möjligheter Trippelkompetensutbildning för synrehabilitering och för kompetensförsörjning tolkar har inte genomförts trippelkompetensutbildning 2016 för tolkar Mäta antal medarbetare som är delaktiga i forskningsprojekt, antal vetenskapliga publikationer Öka antal medarbetare som är delaktiga i forskningsprojekt, vetenskapliga Målet är delvis uppnått
Sida 14(31) och antal projekt som drivs av H&H publikationer och antal projekt som drivs av H&H Andel av samtliga medarbetare som har haft utvecklingssamtal med sin chef Andel av samtliga månadsanställda för vilka individuella kompetensutvecklingsplaner har upprättats Mäta antalet nettoårsarbetare i bristyrken 90 % Målet är uppfyllt: Måluppfyllesle 94% 90 % Måltal är ej uppfyllt: Måluppfyllelse 89 % Öka antalet gentemot nedanstående antal nettoårsarbetare: Läkare 15,83 Psykolog 60,69 Audionom 146,84 Synpedagog 20,96 Målet att öka har uppnåtts för audionomer och synpedagoger Antal nettorårsarbetare Läkare 12,13 Psykolog 60,44 Audionom 150,48 Synpedagog 21,61 Uppnådda resultat och avvikelser utifrån mål 2016. Förvaltningen har kontinuerligt medarbetare som deltar i synrehabiliteringsutbildningen i Härnösand. Utöver detta ingår en enhetschef i styrgruppen för utbildningen. Förvaltningen tar också emot studenter från utbildningen. Utbildning till trippelkompetens för tolkar har inte genomförts då det i början av året inte bedömdes finnas ekonomiska resurser till detta. Läkarbristen är fortsatt stor och har till och med försämrats senaste året. För att lindra bristen på läkare har bemanningsläkare anlitats. Den regiongemensamma studierektorn för läkarspecialiteten barn- och ungdomsneurologi med habilitering arbetar med rekytering av ST-läkare men det är ett långsiktigt arbete och lång leveranstid på färdigutbildade samtidigt som medelåldern på befintliga läkare är hög. Psykologer har länge varit en svårrekryterad grupp som dessutom har en hög personalomsättning. Det är därför angeläget att se över åtgärder för gruppen för att öka
Sida 15(31) attraktionskraften. På regional nivå har ett arbete runt psykologers karriärmöjligheter just startat upp och förvaltningen kommer att arbeta utifrån den framtagna modellen. Åtgärder för att minska konsekvensen av svårrekryterad kompetens så som medicinska sekreterare i Göteborgsområdet har skett genom att medicinska sekreterare i hela Habiliteringen har hjälpts åt att skriva läkarnas vårddokumentation. Likaså har läkare hjälpts åt över mottagningsgränserna. Därutöver har även psykologer och specialpedagoger börjat att ta ett gemensamt anvar inom ett behandlingsområde. Inom FoU området har H&H från september 2016 en FoU-chef, på 80% som ingår i H&H ledningsgrupp vilket kan bidra till ökad fokus på FoU-frågor och FoU-perspektiv i ledningsgruppen. H&H utlyste doktorand- planerings- och meriteringsmedel för 2017, och har gett doktorandmedel tillsvarande 20% anställning till 3 nya doktorander. Totalt har H&H i 2016 10 pågående doktorandprojekt, något som utökas till 13 från januari 2017. Dessa projekt er fördelade på Habiliteringen (n=8), och HST (n=5). Inom HST är alla projekt tillhörande hörselverksamheten. H&H har 5 seniora forskare som har minst 20% FoU-tid inom sin arbetstid. Dessa är fördelade på Habiliteringen (n=3), och HST (n=2). Antalet medarbetare som är delaktiga i forskningsprojekt i 2016 var ca 30. Antalet internationella vetenskapeliga publikationer i 2016 var 12. Totalt antal projekt som var registrerade i databasen FoU i VGR i 2016 var 24, och antal projekt som drivs av H&H i 2016 var 9. FoU-avdelningen arrangerade Nobelkonferensen 9 december 2016. Här blev ett flertal av förvaltningens forskningsprojekt på senior-, doktor-, master/magisternivå presenterad för chefer, styrelsen, och andra centrala samarbetspartners. Dagen samlade 75 deltagare. Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska AKTIVITET Mål 2016 MÅLUPPFYLLELSE 2016 Medarbetarenkäten Snittvärde 64,0% (2015) 70 % Mäts 2017 HME 78,9 % (2015) 78,9 % Mäts 2017 Följa ohälsotal Minska Sjuktalet 7,6 % Ej uppnått sjuktalet har ökat. Måluppfyllelse: Sjuktal 8,2%
Sida 16(31) Andel chefer med 10-35 underställda medarbetare Högst två chefer har fler än 35 underställda medarbetare Måluppfyllelse: Ingen chef har fler än 35 underställda medarbetare Genomföra arbetstidskartläggning Ta fram handlingsplaner för analys Måltalet uppfyllt arbetstidkartäggning genomförd Uppnådda resultat och avvikelser utifrån mål 2016. Resultatet från medarbetarenkäten 2015 har varit vägledande för handlingsplaner och åtgärder både på den enskilda arbetsplatsen, verksamhetsområdet och det förvaltningsövergripande planet. För att stärka upp ett genuskompetent ledarskap ska chefer inom Habilitering & Hälsa genomföra en särskild webbaserad utbildning. 89 % av alla nuvarande chefer har genomgått utbildningen. Ett försök pågår med ny organisation för administrationen inom habiliteringsverksamheten. Projektet innebär att chefer ska avlastas administration så att de får rimliga förutsättningar att utöva sitt chefskap. Dessvärre har många arbetsplatser varit underbemannade på den administrativa sidan i början av året vilket medfört en utdragen övergång. Friskvårdsbidraget inom Habilitering & Hälsa höjdes till 1200 kr per anställd fro.m. 2016. En arbetsgrupp där Hälsan och arbetslivet deltar har påbörjat ett arbete som ska ske över orsak till ett par yrkesgruppers höga sjukfrånvaro. Chefstjänster där antal underställda medarbetare överstiger normtalet har setts över och organisationsförändringar har skett så att ingen chef längre har fler än 35 underställda medarbetare. Arbetstidskartläggningar genomfördes hösten 2015 inom Habiliteringen. Resultatet har presenterats och diskuterats på APT och utifrån detta har eventuella åtgärder införlivats i enheternas respektive aktivitetsplaner. Resultaten för första linjens chefer har hanterats tillsammans med resultat och handlingsplan för medarbetarenkäten och vissa åtgärder har vidtagits men arbetet fortlöper. 2016 har präglats av ökad personalomsättning. Ökningen har inneburit att nästan dubbelt så många medarbetare har rekryterats 2016 som 2015 vilket givetvis är resurskrävande. Både arbetet med rekrytering och introduktion tagit mycket tid från verksamheterna samtidigt som det innebär ett stort tapp av kompetens. Personalomsättningen som har jämförts har mätts utifrån antalet tillsvidareanställda som slutat och gått till annan förvaltning inom VGR eller till extern arbetsgivare. En jämförelse mellan innevarande år och fyra år bakåt visar att omsättningen ökat över tid:
Sida 17(31) Avgångsorsak 2012 2013 2014 2015 2016 Persoms % Persoms % Persoms % Persoms % Perso ms % Inom VGR 1,1% 0,8% 1,6% 3,2% 3,2% Extern (Egen begäran) 3,4% 4,6% 4,7% 4,3% 7,5% Summa 4,4% 5,4% 6,3% 7,5% 10,7% Även chefer har rört ovanligt mycket på sig under året. Sex för verksamheten helt nya chefer har rekryterats vilket kräver god planering och introduktion. Förutom dessa nya chefer så har även flera gamla chefer bytt arbetsplats inom förvaltningen. Även om rörligheten är eftersträvansvärd innebär det viss nyorientering både för chef och medarbetare som tar tid. Avgångsorsakerna beror både på ett ökat antal pensioneringar men också på att fler valt att säga upp sig och gå vidare inom eller utom VGR. Den regiongemensamma avgångsenkät som togs i bruk i slutet av augusti pekar på att det finns organisatioriska spörsmål att arbeta vidare med och att en hög andel som bara arbetat högst ett par år inom förvaltningen slutar. 6.2 Fokusområden Satsa på ledarskap Chefsutvecklingsdagar två gånger per år med syfte att byta erfarenheter, höja kompetensen inom olika områden, skapa nätverk och få en inblick i VGR. Under 2016 har temat bl a varit hälsofrämjande organisation och ledarskap. KLAR Förvaltningsegen utbildning (en dag) varje år runt ett aktuellt arbetsmiljötema. KLAR Vid nyrekrytering genomgång av den nya chefens kompetensutvecklingsbehov. PÅGÅR Har nästan alltid deltagare i VGRs chefsprogramsutbildningar. PÅGÅR Normtalet. KLAR Uppgiftsväxling där administration lyfts av chefer (inom habiliteringsverksamheten) och lagts på s k chefssekreterare. KLAR Stimulera uppgiftsväxling och nya arbetssätt I den förvaltningsövergripande organisationsförändring som trädde i kraft 1 januari 2014 ingick att se över hur chefer och behandlande persona kan avlastas administration. En modell har tagits fram med avsikt att första linjens chefer ska bli avlastade administrationsarbetsuppgifter som kan utföras av kringpersonal. Arbetssättet startade i habiliteringsverksamheten i början av 2016 och prövas under en tvåårsperiod. KLAR Bristen på läkare medför en kraftig prioritering av deras arbetsuppgifter. För att minska effekten av läkarbristen för patienterna har två sjuksköterskor anställts för att avlasta läkarna hanteringen av läkemedelsuppföljning. KLAR
Sida 18(31) Utveckla modellen för lönekarriär och kompetensutveckling Psykologer har länge varit en svårrekryterad grupp som dessutom har en hög personalomsättning. Det är därför angeläget att se över åtgärder för gruppen för att öka attraktionskraften. På regional nivå har ett arbete runt psykologers karriärmöjligheter just startat upp och förvaltningen kommer att arbeta utifrån den framtagna modellen. PLANERAD Systematisera arbetsmiljöarbetet, breddinföra goda exempel och pröva arbetstidsmodeller Alla chefer har under hösten genomgått utbildning i den nya AFS:en. Utbildningen var en partsgemensam insats för chefer och skyddsombud/fackliga representanter. De guider som Hälsan och Arbetslivet tagit fram runt arbetsmiljöarbete håller på att synkroniseras med förvaltningens behov av kompletterande rutiner och riktilinjer. KLAR Utveckla ett målmedvetet, strukturerat och hälsofrämjande arbete för minskad sjukfrånvaro Friskvårdsbidraget inom Habilitering & Hälsa höjdes till 1200 kr per anställd fr.o.m. 2016. KLAR Genom den administrativa avlastning inom habiliteringsverksamheten kommer cheferna att få större möjligheter till ett närvarande ledarskap, vilket kan ge bättre hälsoeffekter på sikt i verksamheten. KLAR Sjukfrånvaron har under flera år varit hög för yrkeskategorierna logopeder och psykologer. En arbetsgrupp med representanter från verksamheten, de fackliga organisationerna och HRavdelningen i samarbete med Hälsan och arbetslivet ser över orsaker och vilka åtgärder som kan vidtas för att förbättra situationen. PÅGÅR Svårigheter med att rekrytera medarbetare har ökat och omfattar allt fler yrkeskategorier. Samtidigt har personalomsättningen varit hög senaste åren. Detta medför att kvarvarande personal får en ökad belastning som är en riskfaktor för en hälsosam arbetsmiljö. En arbetsgrupp har därför sett över hur förvaltningen kan arbeta mer offensivt med personalförsörjning. Detta har bl a lett till att fler aktiviteter runt rekrytering och marknadsföring har identifierats. Under hösten har också VGRs avgångsenkät skickats ut till alla som slutar. Den första sammanställningen visar på att det finns finns organisatioriska spörsmål att se över. PÅGÅR En arbetsgrupp har haft i uppdrag att se över hur förvaltningen arbetar med chefsförsörjning och chefsstöd. Arbetet har mynnat ut i att förvaltningen ska arbeta mer aktivt med att nominera potentiella chefkandidater till VGRs identifieringsassessment och ett strukturerat omhändertagande av de som genomgått det och bedömts ha rätt kvalifikationer för ett chefsskap. Omhändertagandet av dessa chefsämnen är också dels en lösning på att minska de negativa konsekvenserna som kan uppstå i samband med att chef saknas på arbetsplatsen (exempelvis pga sjukdom eller glappet i återbesättning) och dels ett sätt att ge chefer stöd så att de ges förutsättningar att utföra sitt uppdrag på ett bra sätt. PÅGÅR
Sida 19(31) 6.4 Chefsförutsättningar Under året har organisatoriska förändringar vidtagits för att uppnå Västra Götalandsregionens mål om normtalet 10-35 underställda medarbetare per chef. Några enheter har delats upp och antalet chefstjänster har utökats något. Målet att ingen chef ska ha mer än 35 underställda medarbetare har uppnåtts i slutet av året. Eftersom förvaltningen har en liten övergripande kanslifunktion har stabscheferna färre än 10 medarbetare vardera. Det har inte bedömts vara aktuellt att slå ihop de olika funktionerna (ekonomi, kommunikation, HR, FoU och administration) utifrån behovet av att chefen på ett djupare plan är kunnig inom området. Med en större personalrörlighet och fördubblat antal rekryteringar som följd, i kombination med en hög sjukfrånvaro som medför bland annat ett resurskrävande rehabiliteringsarbete, har chefer idag ett mer omfattande behov av stöd. För att möta det ökade behovet har förvaltningschefen beslutat att inrätta ytterligare en HR-specialisttjänst som verkställs 1 januari 2017. 6.5 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron fortsätter att ligga på en hög nivå och har ytterligare ökat från 7,6 procent 2015 till 8,2 procent 2016. En ökning av sjukfrånvaron skedde de första månaderna på året och har från och maj månad närmat sig omfattningen från föregående års nivåer. Dessvärre ökade sjukfrånvaron åter igen de två avslutande månaderna. Sjukfrånvaron har ökat för både kvinnor och män. Några av de långtidssjukskrivna medarbetarna har varit sjuka under flera år och upplevelsen är att det ibland är svårt att komma till ett avslut. En av orsakerna kan vara att den psykiska ohälsan tycks generera lång konvalescens och en osäkerhet i bedömningen av framtidsutsikterna. Därför finns dessa kvar i en sjukskrivning längre än tidigare då man i större omfattning valde förtidspensionering. En chefsdag hölls i mars där verksamhetschefen för Institutet för stressmedicin delgav forskningsresultat runt hälsofrämjande organisation. Utifrån detta fördes gruppdiskussioner. Gruppdiskussionerna resulterade i att ledningsgruppen valde ut fyra områden att arbeta vidare med för att åstadkomma en mer hälsofrämjande och attraktiv arbetsplats. Resultaten från medarbetarenkäten presenterades på alla arbetsplatser i slutet av 2015 och början av 2016. De områden som enligt medarbetarenkäten behöver förbättras generellt inom Habilitering & Hälsa är målkvalitet, delaktighet och ledarskap. Alla arbetsplatser har tagit fram enhetsspecifika handlingsplaner med åtgärder. Utifrån medarbetarenkätens resultat och det höga sjukfrånvarotalet har en summa motsvarande en årsarbetare avsatts för att vidta olika åtgärder. Hittills har förvaltningen använt medlen till: - att genomlysa en arbetsplats med hög personalomsättning och försämrat resultat i medarbetarenkäten. - att genomföra en ny och mer förenklad enkät på en arbetsplats som inte känt igen sig i resultatet av den övergripande medarbetarenkäten. - att genomföra en utbildningsinsats i stresshantering och mindfulness.
Sida 20(31) - att genomföra en teamutvecklingsinsats som innebär att hitta och behålla arbetsglädje, gemensamma mål, jämn arbetsbelastning och vägar till ständiga förbättringar. Även viss enskild chefsutveckling har genomförts utifrån medarbetarenkäten. Dessutom har som ovan nämnts även ett arbete planerats med Hälsan och arbetslivet för att ta reda på orsaker och vad arbetsgivaren kan göra för att minska ohälsan för de två yrkesgrupperna som under flera år haft en högre sjukfrånvaro än andra yrkesgrupper. Friskvårdsbidraget höjdes till 1200 kr från och med den 1 januari 2016 som en friskvårdssatsning. I medarbetarenkäten 2015 har 51,7 procent angivit att de använt sig av friskvårdsbidraget vilket är avsevärt mycket högre än snittet för hela Västra Götalandsregionen. Förhoppningsvis kommer höjningen av bidraget att stimulerar ännu fler till friskvård på sikt. Svårigheter att rekrytera vissa yrkesgrupper medför ibland ofrivilliga vakanser vilket ökar arbetsbelastningen på befintlig personalstyrka. Likaså kan sjukfrånvaro innebära ett glapp mellan behov och bemanning. För att minska den ökade belastningen på medarbetarna sker överanställning lite oftare idag. 6.6 Personalvolym, personalstruktur och personalkostnadsanalys Analysera och kommentera utvecklingen av personalvolym och personalstruktur avseende nettoårsarbetare i förhållande till föregående år. Trots att antalet anställda är oförändrat har det totala antalet nettoårsarbetare minskat med sju. personer. Orsakerna till detta bedöms vara en ökad frånvaro framför allt när det gäller sjukdom och föräldraledighet. Vissa förskjutningar av nettoårsarbetare mellan yrkesgrupperna har skett: - Sjuksköterskegruppen har utökats med en handfull personer helt enligt plan för att minska effekten av läkarbristen. - Gruppen administratör vård har utökats med åtta nettoårsarbetare beroende på omkodningar och tidigare vakanser. - Tjänsterna som fritidspedagog och fritidskonsulent har avvecklats (totalt 5 årsarbetare) och upphörde helt fr.o.m 1 april 2016. Orsaken till avvecklingen hade att göra med att dessa tjänster och arbetsuppgifter, som fördes över vid regionbildningen, inte längre var en del av Habilitering & Hälsas uppdrag. - Rehabilitering och förebyggande har minskat med sju nettoårsarbetare. Minskningen är inte planerad och orsaken tros vara att tillsättningar helt enkelt inte har hunnits med. I den här gruppen finns också svårrekryterade yrken som kan påverka antalet anställda. - Inom gruppen Administration har totalt sett en minskning skett som beror på olika faktorer exempelvis omkodning av tjänster, generationsväxling med överanställning en kortare period tidigare samt tillfälliga sjukskrivningar vid mättillfället.
Sida 21(31) - Antalet nettoårsarbetare gällande läkare har ytterligare försämrats på grund av pensionering, sjukdom och återbesättnings svårigheter. Andelen män är i stort sett oförändrat 13,3% (13,4 % år 2015). Medelåldern i förvaltningen har för andra året i följd minskat något. Kvinnornas medelålder är oförändrad medan männens medelålder har minskat med ett par år, vilket hör ihop med det ökade antalet anställningar av audionomer som i regel rekryteras direkt från audionomutbildningen. För första gången är männens medelålder totalt sett i förvaltningen lägre än kvinnornas medelålder. Andelen tillfälligt anställda har minskat från 10,9 till 9,6 %. Minskningen består i färre månadsavlönade anställningar till förmån för fler tillsvidareanställningar. Eftersom rörligheten i förvaltningen har ökat har fler medarbetare fått en tillsvidareanställning för att öka stabiliteten i verksamheten. Det är kvinnorna som i större utsträckning har en tillsvidareanställning jämfört med föregående år. Kvinnors medellön i förhållande till männens har ökat från 92,5 % till 94,1 % det senaste året. Orsaken tros vara den långsiktiga satsningen som görs för att höja lönerna för de patientnära yrkena. I 2016 års lönerevision satsade förvaltningen på sjuksköterskelöner, specialpedagoger med särskild kompetens inom habilitering samt att öka lönespännvidden inom audionomgruppen. Beskriv ert arbete med uppgiftväxling och vad det gett för resultat utifrån patient, ekonomi- och tillgänglighetsperspektiv. För att ge chefer rätt förutsättningar för sitt uppdrag har ett utvecklingsarbete för att avlasta chefer administration, som kan utföras av annan administrativ personal, startat inom habiliteringsverksamheten i januari. Syftet är att skapa bättre styrning och kontroll samt att ge chefer och behandlare mer tid till patientrelaterade processer. Bristen på läkare medför en kraftig prioritering av deras arbetsuppgifter. För att minska effekten av läkarbristen för patienterna har två sjuksköterskor anställts för att avlasta läkarna hanteringen av läkemedelsuppföljning. Tillgängligheten till medicinska insatser har därigenom kunnat bibehållas. Några ekonomisk effekter har inte varit anledningen till uppgiftsväxlingen och har därför inte följts. Redovisa en personalkostnadsanalys av eventuell volymförändring utifrån förändringar av uppdrag, kompetensmix och personalomsättning. Jämförelse ska göras med budget och periodutfall föregående år. Volymen i antalet anställda är precis det samma som föregående år. Omräknat i nettoårsarbetare har en minskning med sju personer skett. Denna fluktuation är normal och
Sida 22(31) beror på olika faktorer så som exempelvis en ökad sjukfrånvaro och föräldraledighet som måste ersättas. Tjänsterna som fritidspedagog och fritidskonsulent har avvecklats enligt plan (totalt 5 årsarbetare) och upphörde helt från och med 1 april 2016. Regiondirektörens beslut om normtal för chefer och pågående rekryteringar har inneburit att antalet chefstjänster ökat med några få men detta kan ännu inte skönjas i antalet anställda chefer på grund av att några andra chefstjänster är vakanta och under rekrytering. Analysera utvecklingen av mertid och övertid samt OB-tillägg jämfört med motsvarande period föregående år. Antalet övertidstimmar har totalt sett inte ökat. Däremot har det skett en förskjutning till att fler enkel övertidstimmar och färre kvalificerade övertidstimmar utförts jämfört med föregående år. Kostnaden för övertid har ökat med 6,8 % vilket framför allt har att göra dels med höjda löner som övertidsersättningen baseras på men också beroende på yrkesgrupp och lönenivån för de som utfört mer- och övertiden. Grupper med högre lön har utfört fler meroch övertidstimmar under året vilket medfört en något högre kostnad. Föregående år inleddes med en klämdag som ersätts med helg-ob vilket innebar en ökad kostnad för OB-tillägg. I år har ingen sådan dag infallit och därför har också kostnaden för OB-tillägg minskat. Redovisa antal anställda med ofrivillig deltid fördelat på kvinnor och män. Totalt har två personer (kvinnor) anmält önskemål om höjd sysselsättningsgrad. Troligen finns ett mörkertal på grund av att medarbetare glömt att anmäla sitt önskemål. Analysera orsakerna till varför det finns ofrivilligt deltidsanställda. Förvaltningen har en rutin för anmälan om önskemål om utökad sysselsättningsgrad. Många vill i regel endast ha utökad tjänstgöringsgrad på den egna arbetsplatsen och faller då utanför ramen för VGRs definition av ofrivilligt deltidsanställd. Beskriv vilka insatser som gjorts för att minska antalet ofrivilligt deltidsanställda. Under året har flera medarbetare på en dygnet runt enhet fått heltid permanent efter att i flera år haft tidsbegränsad upphöjning av sysselsättningsgrad. 7. Goda förutsättningar för verksamheterna 7.4 Systematiskt förbättringsarbete Ett mål i förvaltningen är att fokusera på framtidsfrågor. Ny kunskap och evidensbaserade riktlinjer måste implementeras i verksamheterna och gamla metoder revideras eller avvecklas. Verksamheterna arbetar intensivt med att fortsätta utveckla innehållet i vården till patienterna
Sida 23(31) och att arbeta på ett mer effektivt sätt. Stora satsningar har gjorts både inom synverksamheten och habiliteringen för att ta fram likvärdiga prioriteringar och arbetssätt. Ett exempel på det arbete som har påbörjats är Behandling I Grupp( BIG) inom habiliteringen med syfte att ge andra möjligheter för patienterna att få insatser. För första gången genomfördes en nationell patientenkät 2015 där en jämförelse kunde ske med liknande verksamheter i andra landsting. Resultatet visade att verksamheterna klarar sig bra med en del toppar och dalar. Under 2016 har handlingsplaner upprättats. Dessa har skapat ett bra underlag för att utveckla förbättringsarbetet. Alla habchefer, har under året arbetet med att kategorisera diagnoser och metoder i alltid, ofta och sällan förekommande. För små diagnosgrupper och de metoder som görs sällan behövs kompetens hos få behandlare. De kompetenser som få medarbetare ska ha, bör finnas på en eller två mottagningar men ska ändå komma alla patienter till del. Projektet En administration i EN Habilitering pågick under hela året. Projektet innebär bl a att alla mottagningar är kopplade till en chefssekreterare och att arbetet leds av en administrativ chef. En arbetsgrupp inom förvaltningen har arbetat med att ta fram en serviceguide. Servicelöften har tagits fram inom områdena bemötande, kommunikation, trygghet, delaktighet och tillgänglighet. Arbetet har pågått under hela 2016 och servicelöftena har lyfts in i förvaltningens verksamhetsplan för 2017. Melior har införts i Synverksamheten under året. Arbetet med regiongemensamma termer och aktiviteter inom synverksamheterna har slutförts och nu har verksamheten samma termer och gemensamma aktiviteter i Melior. Detta underlättar för verksamheten vad gäller bl a att ta fram statistik. Synverksamheten var snabba med att praktiskt hantera statsbidraget för glasögonbidrag till barn. Under året har ett arbete slutförts för att få till ett IT-stöd för fakturahantering och kontroll. Habilitering & Hälsa har deltagit i olika regionala arbetsgrupper för att ta fram Regionala medicinska riktlinjer. Habilitering & Hälsa arbetar aktivt med att förbättra vården genom att delta i många rikstäckande arbeten. På förvaltningschefsnivå sker påverkan i nätverket för chefer inom funktionshinderområdet. Nätverket har ett nära samarbete med SKL och ger snabba remissvar i olika frågor såsom exempelvis en ny tolktjänstutredning och förändring av råd och stöd enligt LSS. Verksamhetscheferna har deltagit i arbetet kring NYSAM, den nationella arbetsgruppen kring intyg till patienter samt i samarbetet på riksnivå om innehållet i Syn- och Hörselverksamheterna. Habilitering & Hälsa är representerade i nationella samverkansgrupper såsom Talför och Habiliteringschefsföreningen. Ett samarbete bedrivs också för att utveckla kvalitetsregister inom Syn- och Habiliteringsområdet.
Sida 24(31) 8. Rättigheter och folkhälsa 8.1 Mänskliga rättigheter och jämlik vård FNs konvention för mänskliga rättigheter är en grund för förvaltningen. Särskilt beaktas konventionen för personer med funktionsnedsättning och barnkonventionen. Eftersom jämlikhet i flera olika dimensioner är viktigt för förvaltningen så finns mål kring detta med i verksamhetsplanen 2016-2017, budgeten 2016 och planen för jämställdhet och mångfald 2015-2017. Barnombudsmannens rapport Respekt som berör Habiliteringens målgrupp har uppmärksammats i verksamheten. I Habiliteringen finns det nio ombud för barns rättigheter, alla har gått Regionens utbildning. Barnrättsgruppen leds av en habiliteringschef som också är barnrättsombud i Habiliteringens ledningsgrupp. Flertalet av ombuden deltog i Nätverksmöte för barnombud som anordnades av utvecklingsenheten för Mänskliga rättigheter. Barnrättsombuden har under året tagit fram en reflektionsmodell som ska underlätta för behandlare och övrig personal i arbetet med att göra barnen/patienterna delaktiga i vården. Inom HST har det under året skett en samordning av barnrättsombuden och ombud för barns rättigheter tillsammans med avdelningen för mänskliga rättigheter. Målet är att ta fram gemensamma rutiner för att stärka barns rätt till delaktighet och inflytande och att arbeta utifrån barnets bästa. Synverksamheten har varit representerade på nationell konferens i ämnet Barn som anhöriga. Ex på aktiviteter under året gällande barnkonventionen och barn som anhörig: Habilitering: - Arbetsdag om barnrättsfrågor - Delade vårdplaner för de lite större barnen. - Bildstöd vid nybesök - Ökad kunskap kring anmälningsskyldigheten till Socialtjänsten - Behandlare frågar alltid vuxen om hen har minderåriga barn. - Syskon erbjuds diagnosinformation och samtal med kurator och psykolog Hörsel, Syn, Tolk
Sida 25(31) - Ta fram bättre kallelser - Samtalsverktyg för bättre delaktighet - Utvärdering av insatser - Bättre dokumentation ur ett barnperspektiv - Ta fram ett familjeformulär mer anpassat för vår målgrupp - Många har deltagit i webbutbildningen Våga fråga Samtliga medarbetare i Habilitering & Hälsa ska gå den webbaserade utbildningen om barnkonventionen som avdelningen för Mänskliga rättigheter tagit fram. Inom Habiliteringsverksamheten finns en ambition att på varje team ha en stående punkt med mångfaldsfrågor. På grund av ett stort inflöde av nyanlända personer från andra länder har Dövteamet hittat nya sätt att möta patienterna, både internt och externt. Habiliteringsverksamheten har tagit fram en rutin kring mottagandet av flyktingar. All statistik är könsuppdelad. I förvaltningen har fördjupningar gjorts kring olika områden och jämställdhet. Samverkan sker med ungdomsmottagningar runt om i regionen i syfte att unga personer med funktionshinder ska få samma tillgång till mottagningarna som övriga ungdomar. 8.2 Folkhälsa Ohälsosamma levnadsvanor orsakar ca. en femtedel av sjukdomsbördan i Sverige. Personer med funktionsnedsättningar har sämre hälsa och levnadsvanor jämfört med personer utan funktionsnedsättningar. Skillnaderna är större än de borde vara. De flesta är positiva till att samtala med vården om sina vanor, och att få hjälp att förändra dem. Habilitering & Hälsa strävar efter ett hälsofrämjande förhållningssätt i alla möten och i all vård. Arbetet inriktas på att lyfta fram individens resurser och möjligheter istället för att fokusera på svagheter. Verksamheterna medverkar till att regionens prioriterade mål avseende förebyggande och hälsofrämjande insatser uppfylls. I första hand gäller det målen kring fysisk aktivitet och hälsosamma matvanor, medan enklare råd och lotsning till annan vårdgivare kan erbjudas för tobak och alkohol. Förvaltningen ingår i Västra Götalandsregionens hälsofrämjande nätverk. Förvaltningen har
Sida 26(31) bildat en styrgrupp för det interna arbetet och tagit fram en handlings- och kommunikationsplan för Hälsofrämjande arbete som innebär följande: Habilitering & Hälsa ska arbeta hälsofrämjande bland annat genom att erbjuda hälsosamtal. Habiliteringen pilottestar fysisk aktivitet på recept (Far) och efter utvärdering införs FaR eventuellt inom hela habiliteringen. Förvaltningen tar fram anpassat informationsmaterial för våra målgrupper. Ett fåtal FaR har ännu skrivits ut och en utvärdering kommer att ske under 2017. Arbetet med att anpassa informationmaterial fortgår. Habiliteringen samverkar också med ungdomsmottagningarna i hela VGR. 9. En budget i balans 9.1 Ekonomiskt resultat Resultaträkning (kkr) Avvikelse Förändring Utfall Budget Utfall budget/ utfall/utfall 1612 1612 1512 utfall % Såld vård internt 0 0 0 0 Såld vård externt 0 0 0 0 Statsbidrag 2 002 2 061 2 179-59 -8,1% Patientavgifter 8 907 7 860 8 485 1 047 5,0% Övriga intäkter 846 983 824 188 809 318 22 795 4,7% Verksamhetens intäkter 857 892 834 109 819 982 23 783 4,6% Personalkostnader -501 466-521 350-487 101 19 884 2,9% Inhyrd personal, bemanningsföretag -5 520-1 000-2 641-4 520 109,0% Köpt vård -471-620 -605 149-22,1% Läkemedel -17 543-11 837-14 155-5 706 23,9% Lokalhyror -56 484-55 704-56 657-780 -0,3% Material, varor och tjänster m.m. -258 681-238 123-250 587-20 558 3,2% Avskrivningar -5 313-5 436-5 541 123-4,1% Verksamhetens kostnader -845 478-834 070-817 287-11 408 3,4% Regionbidrag 0 0 0 0 Finansiella intäkter/kostnader m.m. -90-39 -82-51 Resultat 12 324 0 2 613 12 324 Habilitering & Hälsas resultat för år 2016 blev ett överskott på 12 324 tkr mot budget gentemot föregående år har resultatet förbättrats med 3 811 tkr. Intäkter Årets intäkter är högre än budget vilket framförallt beror på intäkter som inte var kända vid fastställande av budget 2016. Det är ersättning för ökade kostnader för glasögonbidrag 13 800 tkr (se nedan under kostnader), statsbidrag för ökade flyktingströmmar 5 000 tkr, kompensation för fria läkemedel för unga 2 200 tkr samt projektintäkter 679 tkr.
Sida 27(31) Patientintäkterna är högre än budget och även i jämförelse med föregående år.totalt har intäkterna ökat med 4,6 procent gentemot 2015. Utöver tidigare nämnda intäkter är det indexuppräkning av driftbidraget som påverkar de ökade intäkterna gentemot 2015. Kostnader Kostnaderna för året är 11 408 tkr högre än budget och har totalt ökat med 3,4 % jämfört med år 2015. Personalkostnaderna: visar ett överskott mot budget på 19 884 tkr. Löner och sociala avgifter är 22 892 tkr lägre än budgeterat och övriga personalkostnader är 3 008 tkr högre än budget. Förvaltningen har vakanser och svårigheter att rekrytera vissa yrkesgrupper, främst läkare, psykologer, arbetsterapeuter och specialpedagoger. Flest vakanser finns det inom Habiliteringen. Till följd av vakansläget har kostnaderna för rekrytering varit 1 000 tkr högre än budgeterat, Totalt har personalkostnaderna ökat med 2,9 % jämfört med föregående år vilket också gäller lönekostnaden. Antalet nettoårsarbetare är sju färre i december 2016 jämfört med december 2015. Sociala avgifter påverkas av att reglerna ändrats så att de lägre avgifterna för yngre och äldre anställda har tagits bort vilket medför en kostnadsökning motsvarande 3,9 % jämfört med 2015. Övriga personalkostnader är drygt 800 tkr högre än föregående år vilket beror på ökade rekryteringskostnader beroende på vakanssituationen. Bemanningsföretag: Till följd av svårigheten att rekrytera läkare anlitas bemanningsföretag. Kostnaden på 5 486 tkr överstiger markant både budget och föregående års kostnad. Kostnaden ökade efter sommaren 2015 och den högre kostnaden har sedan fortsatt under 2016. Detta beror på den stora svårigheten att kunna anställa läkare. Läkemedel: Kostnaden för läkemedel har ökat både jämfört med föregående år och mot budget. Från 1 januari 2016 är läkemedel inom högkostnadsskyddet kostnadsfria för barn under 18 år. Eftersom flertalet av Habiliteringens patienter är barn, medför beslutet en ökad kostnad. Förvaltningen kompenseras av nämnderna med 2,2 miljoner kronor under 2016. Preparatet Melatodin står för den största kostnadsökningen jämfört med föregående år. Hjälpmedel: Kostnaden för synhjälpmedel är lägre än föregående år. Kostnaden varierar över tid beroende på enskilda patienters behov. Kostnaden för hörhjälpmedel är högre än föregående år. Ökningen påverkas framförallt av två olika faktorer. Kostnadsökningen orsakas av dels kostnaden för tidigarelagt utbyte av skolhjälpmedel samt retroaktiva licenskostnader för hjälpmedel. Det tidigarelagda utbytet av en radiofrekvens som används för hörapparater är beslutat är beslutat av Post- och telestyrelsen av att gälla från 2017-01-01. Jämfört med budget är kostnaderna lägre för synhjälpmedel och kostnaden för hörhjälpmedel högre än budget. Från 1 oktober 2015 finns ett nytt avtal för barnhjälpmedel vilket medfört lägre priser och därmed lägre kostnad jämfört med föregående år. Däremot är kostnaden högre än budgeterat eftersom volymen barnhjälpmedel ökat och hänsyn till prissänkningen redan tagits i budgeten. Glasögonbidrag: Kostnaden för glasögonbidrag är 13 800 tkr högre än föregående år och lika mycket högre än budget. Ökningen beror dels på ändrade regler från den 1 mars där åldersgränsen höjdes från 15 till 19 år. En anpassning av tidigare bidragsnivåer för mindre barn har också gjorts för att få enhetlig nivå på bidragen. Statsbidrag betalas ut till VGR. för att kompensera ökningen till följd av ändrade regler. Kostnadsökningen påverkas också av
Sida 28(31) ändrade momsregler gällande bidraget, som betalas ut till optiker via faktura, inte längre medför avdragsrätt för moms. Detta medför att hela bidragsbeloppet bokförs som kostnad från och med 2016. IT-kostnader: Kostnaden för IT-tjänster och IT-utrustning har ökat jämfört med 2015. Här ingår kostnad för utveckling av ett IT-system för administrativ hantering av glasögonbidrag med 1 299 tkr. När det gäller IT-utrustning avser kostnaden bland annat IP-telefoner och utbyten av mobiltelefoner. Övriga kostnader: Under året har verksamheter inom förvaltningen bytt lokaler i framförallt Uddevalla och Vänersborg. Det har påverkat resultatet i form av kostnader för flytt, återställande av lokaler och investeringar i utrustning och säkerhet. 9.4 Investeringar Årets investeringar för utrustning har uppgått till 4 674 tkr. (4 385 tkr 2015) Investeringar har till stor del berott på de två stora flyttar som genomförts inom Habiliteringen i Uddevalla och Vänersborg. Därtill har investeringar gjorts av ett antal medicinska instrument genomförts inom hörsel och synverksamheten. Investeringarna ryms inom låneramen för år 2016. 10. Bokslutsdokument och noter Bokslutsdokument RR KF BR, noter ver 1.docx 11. Tillkommande rapportering 11.1 Påverkan till följd av den rådande flyktingsituationen Flyktingsituationen har påverkat Habilitering & Hälsa verksamheter och förvaltningen har fått del av de statliga medlen för ökade kostnader. Inom barn- och ungdomshabiliteringen möter man ett ökat antal nyanlända barn, ofta med stora flerfunktionsnedsättningar. För ett flertal av barnen är insatserna eftersatta och de blir högprioriterade i verksamheten och därmed ökar väntetiden för mindre prioriterade barn. Här finns oftast en komplex problembild och åtgärderena tar därför mycket tid. Ett ökat stöd för dessa barn behövs från flera yrkesgrupper och verksamheten har försökt att överanställa personal men det har varit svårrekryterat. Flera familjer har också med bristande medicinska utredningsunderlag från sina hemländer. Dessa måste översättas och kompletteras för att få rätt information kring barnen. Habiliteringsverksamheten har tagit fram en rutin kring mottagandet av flyktingar. Flyktingsituationen har märks inom Hörselområdet. Dövteamet/Dövblindteamet har försökt att arbeta mer uppsökande för att kunna ge personer med dövhet/dövblindhet mer stöd. Även regionala Text- och bildtelefoniteamet har märkt av det ökade behovet från målgruppen. Insatserna har blivit mer omfattande i enskilda ärenden.
Sida 29(31) Eftersom det har varit fullt på Västanvik folkhögskola, som i samarbete med Migrationsverket erbjuder ett särskilt mottagande av döva och hörselskadade asylsökande, så behöver dessa personer ett särskilt stöd i VGR. Dövteamet har bland annat arbetat med gruppverksamhet för teckenspråkiga nyanlända och genomfört informationsinsatser på Mogårds folkhögskola, där anlända deltar i teckenspråksundervisning. Pedagogiska och psykosociala insatser har också erbjudits, både enskilt gentemot patienter, och även i syfte att möjliggöra kommunikation mellan patient och andra verksamheter. Tolkområdet har också märkt en ökning av insatser till flyktingar med hörselnedsättningar/dövhet. Verksamheten har försökt i samarbete med Västanvik folkhögskola att höja kompetensen för tolkar som möter nyanlända. Arbetet fortsätter under 2017. Habilitering & Hälsa har ökade kostnader för språktolkning. Antal besök från asylsökanden har ökat men utgör fortfarande ingen stor andel av antal besök.