Handlingar Habilitering & Hälsa

Transkript

1 Handlingar Habilitering & Hälsa 24 november 2016

2 Föredragningslista 1 (2) Sammanträde med Styrelsen för Habilitering & Hälsa den 24 november 2016 Plats: Regionens Hus i Skövde, lokal Björken Tid: Kl (Fika fr kl 09.30, gruppmöten kl 12.30) Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Beslutsärenden 1. Detaljbudget 2017 Diarienummer H&H Verksamhetsplan 2017 Diarienummer H&H Tillämpning av gallringsbeslut Arkivnämndens gallringsbeslut för e- postloggar i Outlook i Microsoft Exchange Diarienummer H&H Tillämpning av gallringsbeslut Arkivnämndens gallringsbeslut om ekonomioch räkenskapsinformation Diarienummer H&H Tillämpning av gallringsbeslut Arkivnämndens gallringsbeslut om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Diarienummer H&H Tillämpning av gallringsbeslut Arkivnämndens gallringsbeslut om gallring av pappershandlingar efter skanning för myndigheter inom Västra Götalandsregionen Diarienummer H&H Postadress: Regionens hus Mariestad Besöksadress: Drottninggatan 1 Mariestad Telefon: Webbplats: E-post: habiliteringochhalsa@vgregion.se

3 Föredragningslista från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, (2) 7. Klassificeringsstrukturen för Habilitering & Hälsa Diarienummer H&H Internkontrollplan Diarienummer H&H Teman och mötesplatser 2017 Diarienummer H&H Delegeringsärenden Diarienummer H&H Anmälningsärenden Diarienummer H&H Kurser och konferenser Information 12. Syncentralen i Vänersborg 13. Utvärdering av RMR NP barn 14. Uppdrag om översyn av konsumtion i Norra nämnden 15. Habilitering & Hälsas linje vid möten kring närvård 16. Rapporter - Möte med politiska revisionen 17. Förvaltningschefens muntliga berättelse 18. Övriga frågor Patric Cerny Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (

4 Ärende 1

5 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer H&H Förvaltningskansliet Handläggare: Urban Dalström Telefon: E-post: Till styrelsen för Habilitering & Hälsa Budget 2017 Förslag till beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa föreslås besluta: 1. Budget 2017 för Habilitering och Hälsa fastställs och överlämnas till regionstyrelsen Sammanfattning av ärendet Ekonomichefen presenterar budgeten för 2017 utifrån regionfullmäktiges prioriterade mål och fokusområden. Habilitering och Hälsas verksamhetsplan är inarbetad i budgeten. Beredning Överläggning har skett med den fackliga samverkansgruppen den 14 november Habilitering & Hälsa Mikael Forslund Förvaltningschef Urban Dalström Ekonomichef Postadress: Besöksadress: Telefon: E-post:

6 Datum (2) Diarienummer H&H Bilaga 1. Förslag till budget 2017 för Habilitering & Hälsa 2. Verksamhetsplan Statistik och utfallsmått jämlik vård Beslutet skickas till regionstyrelsen@vgregion.se

7 Sida 1(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa Detaljbudget Habilitering och Hälsa Sammanfattning Habilitering & Hälsa har tagit fram en verksamhetsplan för , se bilaga 1. Planen utgår från Västra Götalandsregionens prioriterade mål, fokusområden, förändringsagenda samt vårdöverenskommelserna. Fokus ligger på patienten som medaktör, särskilt med tanke på den nya patient lagen som trädde i kraft den 1 januari Förvaltningens har tre fokusområden med långsiktiga mål som skall nås genom tre övergripande strategier. Fokusområdena, målen och strategierna är följande: Strategiskt mål : Skapa värde för patienten. Mål : Varje patient är medaktör och får säker och jämlik vård efter behov och inom vårdgarantin. Vi erbjuder förebyggande och hälsofrämjande insatser Strategi: Att se patienten som medaktör, samverka med andra vårdgivare och brukarorganisationer, ha en tydlig prioriteringsordning. Vi utför ett systematiskt kvalitetsäkerhetsarbete och har en god patientsäkerhetskultur. Strategiskt mål: Tillgänglighet och ett gott bemötande, Mål: En stark gemensam kultur där vi arbetar med servicelöften och tydligt definierade vårdprocesser. Patienten är nöjd och får vård i rätt tid. Vi ger information som patienten förstår. Strategi: Vi arbetar med vår gemensamma värdegrund och uppfyller våra servicelöften. Ett kontinuerligt förbättringsarbete leder till ökad tillgänglighet för patienten. Det är viktigt att tydliggöra oklara vårdprocesser och systematiskt våga prova nya arbetssätt. Strategiskt mål: Fokusera på framtidsfrågor Mål: Vi har rätt kompetens, bedriver forskning och utveckling i samverkan med lärosätena. Verksamheten är ekonomiskt hållbar och är jämförbar med andra aktörer Strategi: Vi bedriver kunskaps- och teknikbaserad vård och provar systematiskt nya arbetssätt för att ge patienten bästa möjliga vård. Verksamheten får därmed konkurrenskraft.

8 Sida 2(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa Knutna till de långsiktiga målen och strategierna finns en aktivitetsplan med mål för 2017 och De aktiviteter och de och mål som mäts utifrån i verksamhetsplanen redovisas under respektive rubrik av de av RF prioriterade målen. Den regiongemensamma riktlinjerna (RMR) för den neuropsykiatriska vården för barn och unga som trädde i kraft 1 januari 2015 har under 2016 följts upp av en regional arbetsgrupp. Arbetet kommer bland annat att ligga till grund för en permanentning av riktlinjerna. En slutrapport är framtagen avseende uppdraget att utarbeta regionala medicinska riktlinjer för ansvarsfördelning för medicinskt omhändertagande av vuxna personer med funktionsnedsättning. Förslagen i utredning kommer att påverka habiliteringsverksamheten under Tolkutredningen kring landstingets ansvar för tolktjänst på distans pågår och kommer att redovisas i februari I överenskommelserna för 2017 finns en skrivning om att bevaka kostnaden för de nationella besluten om utökning av glasögonbidrag till ungdomar upp till 19 år. Kompetensförsörjningen inom vissa yrkesgrupper är mycket problematisk. Orsaken är både en brist på tillgång inom vissa geografiska områden men även en lönefråga där Habilitering & Hälsa inte alltid kan konkurrera med andra aktörer. Sjukfrånvaron har ökat för både kvinnor och män de senaste åren. Majoriteten av sjukskrivningarna bottnar i psykisk ohälsa. Resultatet av medarbetarenkäten 2015 är vägledande i det arbete som pågår för arbetet med hälsofrämjande och hälsoåterskapande åtgärder. Detaljbudgeten kommer att vara fortsatt stram och ger inte utrymme för några extra kostnadsökningar. Den ökande patienttillströmningen till hörapparatutprovning som varit under de senaste åren ser ut att ha stabiliserat sig på en hög nivå. I överenskommelsen 2017 har ersättningen från Norra nämnden minskat med 1,5 mnkr gentemot Habiliteringen. Gällande Östra nämnden har ett vakansavdrag på 2 mnkr minskat ersättningen för Habiliteringen. Ersättningen från Västra nämnden har ökat med 1 mnkr till Hörselverksamheten. Under året kommer en avstämning att ske gällande kostnaderna för Västra nämndens konsumtion gentemot ersättningen i vårdöverenskommelsen. Om kostnader överstiger ersättningen har H&H rätt att debitera Västra nämnden ytterligare 0,5 mnkr vilket då också kommer permanentas i VÖK 2018.

9 Sida 3(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa 2.4 Klimatutsläppen från fossilbränsle i Västra Götaland samt verksamhetens direkta miljöpåverkan ska minska Bättre möjligheter till livsmedels- och energiproduktion samt stimulera ökad användning av biogas Utsläpp av fossilt CO2 Habilitering & Hälsa har inga egna fordon. Byte/nybeställning av leasingfordon sker via Regionens fordon, som tillhandahåller miljöfordon, gasbilar eller laddhybridbilar. Dispens från reglerna om miljöbil söks i enstaka fall på grund av exempelvis långa avstånd till gastankställen. Fordon som drivs med enbart fossila bränslen har under de senaste åren successivt bytts ut mot miljöfordon, och andelen biogasbilar var i december procent Dessutom har utbyten som skett därefter inneburit att andel gasfordon ökat ytterligare. Habilitering & Hälsa kommer med all sannolikhet att uppnå VGR:s mål för 2017 med god marginal. Förvaltningen arbetar utifrån en miljöplan och med miljödiplomering. Dessa aktiviteter mäter vi: AKTIVITET MÅL 2017 FREKVENS Utbyte av fordon till gasfordon Öka andelen gasfordon. Årsredovisning Arbeta för färre resor med egen bil i tjänsten Minska antalet körda mil i tjänsten med egen bil. Årsredovisning

10 Sida 4(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa 3 En sammanhållen och tillgänglig hälso- och sjukvård som ges med högsta kvalitet och patientsäkerhet samt som alltid utgår från den enskilda personens behov och erfarenheter 3.2 Patientens ställning inom hälso- och sjukvården ska stärkas Habiliteringens utbud av behandlingsmetoder är ojämlikt. En prioriteringsordning används och utvecklas för att på skapa en mer jämlik vård. De flesta patienter är nöjda med vården och känner tillräcklig delaktighet, men får inte alltid vård i rätt tid. Ibland upplevs hinder mellan organisatoriska enheter i vårdkedjan. Fler ärenden registreras i Medcontrol men måste även analyseras för ökat lärande och eventuella åtgärder. Under 2016 har en serviceguide tagits fram och under 2017 skall denna göras känd för alla medarbetare. Mina vårdkontakter ska vara infört och användas i alla enheter enligt regionens krav och informationen skall vara lättillgänglig och patienter och medarbetare skall känna delaktighet. Redovisning av att alla enheter infört och använder Mina vårdkontakter skall ske i samband med årsbokslutet. Alla patienter som får åtgärder inom Habiliteringen skall registreras med KVÅ koder vid varje besök och KVÅ koderna skall föras över till VEGA, nivå 1. Redovisning av detta skall ske till Hälso-och sjukvårdsnämnderna vid delårsbokslutet per augusti. Arbetet med att förbättrad situationen för barn och anhöriga skall fortsätta och redovisning av arbetet med VGR:s riktlinjer för barn som anhöriga skall ske till Hälso- och sjukvårdsnämnderna i samband med årsbokslutet.

11 Sida 5(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa Dessa aktiviteter mäter vi: AKTIVITET NULÄGE 2016 MÅL 2017 MÅL 2018 Frekvens Mät delaktighet i patientenkät. Genomför handlingsplaner utifrån patientenkät. Förbättrat resultat i ny mätning. Genomför handlingsplaner. Ny enkät vartannat år Serviceguide införs Serviceguiden tas fram Göra serviceguiden känd för alla medarbetare. Arbeta utifrån serviceguidens löften. Guiden ses som ett stöd. Varje år Uppfylla vårdgarantin Vårdgarantin uppfylls inte på alla områden. De interna köerna inom Habiliteringen är identifierade. Produktionsmål finns framtagna Kartläggning skall ske av patientströmmarna utifrån valfriheten i Patient lagen. Redovisning skall ske till Hälso- och sjukvårdsnämnderna i samband med årsbokslutet. Under 2017 fokuserar H&H på följande aktiviteter: Följa volymförändringar i dialog med HSNK Följa upp interna köer inom Habiliteringen Produktionsplanering t.ex. se över lokalutnyttjandet. Dessa aktiviteter mäter vi: AKTIVITET NULÄGE 2016 MÅLVÄRDE 2017 MÅL 2018 FREKVENS Nationella vårdgarantin 90 95% 100 % 100 % Månadsvis dagar Synverksamheten 98% Hörselverksamheten 90% Barnhabiliteringen 92% Vuxenhabiliteringen Förstärkt vårdgaranti, 68 % 80 % 80 % Månadsvis faktiskt väntande i hörselverksamheten (mindre än 60 dagar) Särskild satsning för barn 97% 80 % 80 % Månadsvis och ungdomar med psykisk ohälsa. Faktiskt väntande i Habiliteringsverksamheten (mindre än 30 dagar) Utförda tolkuppdrag (ingår ej i vårdgarantin) 96 % =>92 % =>92 % Månadsvis

12 Sida 6(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa Utveckla ett personcentrerat arbetssätt i hälso- och sjukvården Arbetet med redovisning av arbetet med fysisk aktivitet för riskgrupper inom Habiliteringen skall fortsätta. Redovisning av antalet FAR på recept skall ske till Hälso- och sjukvårdsnämnderna skall ske i samband med delårsbokslutet per augusti. Arbetet med att ge likvärdig vård inom de olika verksamhetsområdena skall fortsätta och H&H kommer fokusera på följande aktiviteter: Arbetet med FAR på recept. Erbjuda gemensamma specifika behandlingsmetoder för likvärdig och tillgänglig vård. Ökat stöd för flyktingar. Dessa aktiviteter mäter vi: AKTIVITET NULÄGE 2016 MÅL 2017 MÅL 2018 Frekvens Andel patienter/tolkanvändare Handlingsplaner utifrån enkäten Förbättrat resultat i ny mätning. Genomför handlingsplaner. Ny enkät vartannat år som är nöjda med bemötandet, enligt nationell patientenkät Patienter som upplever att hörselrehabiliteringen ökat livsglädjen en hel del eller väldigt mycket (IOI- HA) Basvärde 2015: 3,8 Bibehålla/öka Bibehålla/öka Varje år Öka tillgängligheten till specifika behandlingsmetoder Planera organisation för att kunna öka tillgängligheten till specifik behandling Delvis genomförd organisation för ökad tillgängligheten till specifik behandling Genomförd organisation för ökad tillgänglighet till specifik behandling Årsredovisning

13 Sida 7(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa 3.3 Den medicinska kvaliteten ska öka och den organisatoriska effektiviteten förbättras Minska antalet vård skador och antalet vårdrelaterade infektioner H&H kommer fortsätta att utveckla arbetet med patientsäkerhet genom att: Rapportera och sammanställ alla avvikelser i en analys. Metodiskt arbete i Patientsäkerhetsgruppen Följsamhet till VGR:s läkemedelsrekommendationer och redovisning till Hälso- och sjukvårdsnämnderna via läkemedelsplan årsvis. Förekomsten av vårdrelaterade infektioner ska minimeras och redovisning av antalet vårdrelaterade infektioner skall redovisas till Hälso- och sjukvårdsnämnderna årsvis. Dessa aktiviteter mäter vi: AKTIVITET NULÄGE 2016 MÅL 2017 MÅL 2018 Frekvens Förbättra Minskat antal Årsredovisning patientsäkerhetskulturen vård skador Arbete sker i verksamheten och patientsäkerhetsgruppen Analysera vård skador och de vård skador som kunnat inträffa samt starta förbättringsarbeten Samtliga verksamheter inom hälso-och sjukvården ska prestera bättre än genomsnittet i nationella kvalitetsregister och jämförelser H&H medverkar och har en framträdande roll i arbetet med flera nationella kvalitetsregister och kommer eventuellt att under 2017 ingå i ytterligare ett kvalitetsregister. Habiliteringens utbud av behandlingsmetoder är ojämlikt. En prioriteringsordning används och utvecklas allt mer. De flesta patienter är nöjda med vården och känner tillräcklig delaktighet, men får inte alltid vård i rätt tid. Under 2017 fokuserar H&H på följande aktiviteter: Öka användningen av prioriteringsordningen

14 Sida 8(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa Genomför handlingsplaner utifrån god vård Dessa aktiviteter mäter vi: AKTIVITET NULÄGE 2016 MÅL 2017 MÅL 2018 FREKVENS Medverka till utveckling av nationella kvalitetsregister och vårdprocesser Fyra kvalitetsregister: CPUP, Gravt hörselskadade, HabQ, SKRS Ev ytterligare en modul i HabQ och MMCUP. Anmäla SKRS och CPUPvuxna till koncernkontoret. Ingå i relevanta kvalitetsregister som finns i regionens förteckning. Årsredovisning Mäta måluppfyllelsen i vårdplanerna. Habilitering: mätning görs i liten grad Hörsel och Syn mäter inte Utvärdera 50 % av måluppfyllelsen av alla mål i vårdplanerna. Utvärdera 100 % av måluppfyllelsen av alla mål i vårdplanerna Årsredovisning Skapa ett sammanhållet vårdsystem och förstärka den nära vården Arbetet med att utveckla de medicinska riktlinjerna för NP- barn och vuxna personer med funktionsnedsättning fortsätter och följs upp. Under 2017 fokuserar H&H på att : Följa de regionala medicinska riktlinjerna som gäller för H&H målgrupper. Dessa aktiviteter mäter vi: AKTIVITET NULÄGE 2016 MÅL 2017 MÅL 2018 FREKVENS Utveckla regionala Årsredovisning medicinska riktlinjer Utvärdera RMR om NP-barn. Utredningen kring vuxna personer med funktionsnedsättning klar och på remiss. Följa beslut för RMR, NP-barn efter utvärderingen. Följa beslut om riktlinjer för vuxna personer med funktionsnedsättningar Förtydligade vårdprocesser och ansvarsgränser

15 Sida 9(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa 4. Västra Götalandsregionen ska kunna rekrytera rätt kompetens och erbjuda en god arbetsmiljö för medarbetarna 4.1 Möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling ska förbättras. Förvaltningen har svårt att kompetensförsörja flertalet yrken. En arbetsgrupp identifierade under hösten 2016 ett antal åtgärder som ledningsgruppen ställde sig bakom. Åtgärderna innebär bl a ett mer offensivt arbete med att marknadsföra och göra förvaltningen känd på utbildningarna och på sociala medier, att vässa rekryteringsannonserna och att se över prioriteringar i lönerevisionen. Under 2017 kommer dessa frågor att arbetas vidare med och genomföras. En förvaltningsövergripande kompetensförsörjningsplan med aktiviteter och uppföljning av tidigare års aktiviteter ska tas fram och fastslås. Skapa struktur för kompetensutveckling. Samtliga medarbetare ska under 2017 ha minst ett utvecklingssamtal med sin chef och en individuell kompetensutvecklingsplan upprättad Öka förvaltningens engagemang i forskningsaktiviteter kring funktionshinderområdet. Dessa aktiviteter mäter vi: AKTIVITET NULÄGE 2016 MÅL 2017 MÅL 2018 FREKVENS Ta fram en plan för kompetensförsörjning med aktiviteter Genomför och följ upp planen Genomför och följ upp planen Genomför och följ upp planen Årsredovisning Mäta antal vetenskapliga publikationer, antal projekt som H&H är delaktiga i. Mäta FoU omslutning. Identifiera faktorer som kan attrahera medarbetare i bristyrken. Antal vetenskapliga publikationer 5 Antal projekt som H&H är delaktiga i 2016: 9 (HST 4 Habilitering 5) FoU omslutning 2016: 3,9mkr (oktober2016) Arbetsterapeuter 83,45 Läkare 13,7 Psykolog 64,8 Synpedagog 22,2 Specialpedagoger 54,44 Fysioterapeuter 61,48 Kuratorer 74,35 (aug 2016) Öka Öka Årsredovisning Öka antalet nettoårsarbetare i dessa bristyrken Öka antalet nettoårsarbetare i dessa bristyrken Årsredovisning

16 Sida 10(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa Satsa på ledarskap Anordna chefsdagar vid två tillfällen per år för att höja kompetensen inom vissa områden, ge möjlighet till erfarenhetsutbyte, skapa nätverk och få en inblick och uppdatering av vad som är på gång i Västra Götalandsregionen och vår omvärld. Arbeta vidare med och genomföra det chefsförsörjningsprogram som under hösten 2016 togs fram och beslutades i ledningsgruppen. Aktiviteterna handlar om att öka antalet nomineringar till assessment och ta tillvara de som genomgått assessment och chefkandidatprogrammet och ge dem möjligheter till att förbereda sig för framtida chefsuppdrag. Slutföra normtalet med högst 35 underställda medarbetare för chefer. Utökning med en heltidstjänst som HR-specialist för att i större omfattning kunna möta upp chefernas ökade efterfrågan av HR-stöd Stimulera uppgiftsväxling och nya arbetssätt I den förvaltningsövergripande organisationsförändring som trädde i kraft 1 januari 2014 ingick att se över hur administration kan avlastas chefer och behandlande personal. Under 2015 utarbetade habiliteringsverksamheten en modell med avsikt att första linjens chefer ska bli avlastade administrationsarbetsuppgifter som kan utföras av kringpersonal. Arbetssättet prövas under en tvåårsperiod Utveckla modellen för lönekarriär och kompetensutveckling Yrkesgruppen psykologer är ett av de yrken där obalans i tillgång och efterfrågan råder och där personalomsättningen är hög. Västra Götalandsregionens arbete runt psykologer kommer att påverka Habilitering & Hälsas åtgärder för att möta upp kompetensförsörjningsmöjligheterna, där en del är att se över psykologernas möjligheter till specialisering. Under året kommer ledningen att fördjupa sig i frågeställningar runt förvaltningens behov av specialisering/specialisttjänster.

17 Sida 11(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa 4.2 Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron minska. Arbetsmiljöåtgärder ska fortgå utifrån det sedvanliga systematiska arbetsmiljöarbetet men också utifrån den medarbetarenkät som genomfördes Under 2017 kommer en ny medarbetarenkät att genomföras. Dessa aktiviteter mäter vi: AKTIVITET NULÄGE 2016 MÅL 2017 MÅL 2018 FREKVENS Medarbetarenkäten Genomför handlingsplanerna utifrån medarbetarenkäten. Genomföra ny medarbetarenkät och nå minst regionens snittvärde. Genomför handlingsplanerna utifrån medarbetarenkäten Rapport Ta fram arbetsmiljömål på varje arbetsplats samt på förvaltningsövergripande nivå Sjuktal = 8,4% (aug 2016) M Minska sjukfrånvaron till 7,4 % (augusti 2016) Minska sjukfrånvaron till 7,4 % (augusti 2016) Systematisera arbetsmiljöarbetet, bredd införa goda exempel och pröva arbetstidsmodeller Årsredovisning De guider som Hälsan och Arbetslivet tagit fram runt arbetsmiljöarbete kommer att fortsätta implementeras i förvaltningen. Hösten 2016 genomförs en utbildning för alla chefer i Organisatorisk och social arbetsmiljö. Under 2017 kommer dessa frågor att vara ett fokus både på arbetsplatser och på ledningsnivå Ta fram och genomföra arbetsmiljömål Utveckla ett målmedvetet, strukturerat och hälsofrämjande arbete för minskad sjukfrånvaro. Under 2016 vidtogs många åtgärder för en förbättrad arbetsmiljö vilket innebar ett tätare samarbete med Hälsan och Arbetslivet. Detta samarbete planeras att fortsätta även under Analys och åtgärdsförslag runt logopeder och psykologers långvarigt höga sjukfrånvaro ska slutföras. Friskvårdsbidraget höjs till 1300 kr per anställd fr.o.m

18 Sida 12(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa Genom att slutföra normtalet för chefer och den administrativa avlastning inom habiliteringsverksamheten kommer cheferna att få större möjligheter till ett närvarande ledarskap, vilket kan ge bättre hälsoeffekter i verksamheten. Fördjupad sjukfrånvarokartläggning med analys ska genomföras två gånger per år. 5. Ekonomiska förutsättningar I överenskommelserna för 2017 finns en skrivning om att bevaka de nationella besluten om utökning av glasögonbidrag till ungdomar upp till 19 år. Detaljbudgeten kommer att vara fortsatt stram och ger inte utrymme för några extra kostnadsökningar. Den ökande patienttillströmningen till hörapparatutprovning som varit under de senaste åren ser ut att ha stabiliserat sig på en hög nivå. I överenskommelsen 2017 har ersättningen från Norra nämnden minskat med 1,5 mnkr gentemot Habiliteringen. Gällande Östra nämnden har ett vakansavdrag på 2 mnkr minskat ersättningen för Habiliteringen. Ersättningen från Västra nämnden har ökat med 1 mnkr till Hörselverksamheten. Under året kommer en avstämning att ske gällande kostnaderna för Västra nämndens konsumtion gentemot ersättningen i vårdöverenskommelsen. Om kostnader överstiger ersättningen har H&H rätt att debitera Västra nämnden ytterligare 0,5 mnkr vilket då också kommer permanentas i VÖK 2018.

19 Sida 13(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa 5.1 Ekonomiskt resultat Budget helår 2016 Prognos helår 2016 Budget helår 2017 Intäkt/kostnad Patientintäkter Övriga intäkter Intäkter Kostnad för personal Övriga personalkostnader Hjälpmedel Hyror Läkemedel,särnär Övriga kostnader Avskrivningar Finansiella kostn/int Tolktjänster Bemanningsftg Lämnade bidrag Kostnader Nettoresultat Investeringar Regionstyrelsen beslutar årligen om investeringsramarna för respektive verksamhet avseende fastigheter respektive utrustning. Investeringsramarna för 2017 uppgår till tkr gällande fastigheter och tkr gällande utrustning. Ramarna beräknas nyttjas under året. En ombyggnation för Hörselverksamheten med samlokalisering inom Vänerparkområdet, externa lokaler planeras med genomförande under våren Ett säkerhetsprogram för våra lokaler är under framtagande.

20 Sida 14(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa Tidigare beslutade men ännu inte realiserade fastighetsinvesteringar är säkerhetslösningar vid ombyggnation av Vuxenhabiliteringen inom Vänerpark (2016) och säkerhetslösningar för nya externa lokaler, Barnhabiliteringen i Uddevalla.(2016) Investeringar ej kopplade till verksamhetsflyttar kommer främst ske i instrument och mätutrustning inom hörsel och synverksamheten. 6. Hälso- och sjukvårdens produktion H&H kommer att under 2017 fortsätta att förbättra uppföljningen av produktionsutfall i verksamheten och med fokusera på att öka produktionen. Förvaltningen har inför 2017 tagit fram ett antal utfallsmått för att uppnå jämlik vård i VGR (bilaga 2). Denna aktiviteter mäter vi: AKTIVITET NULÄGE 2016 MÅL 2017 MÅL 2018 FREKVENS Mätning av Produktionsmål Produktionsmål mäts Uppföljning och Månadsvis produktion. framtagna. ev. revidering. Använd utfallsmått för jämlik vård Införs Mätning Utfallet visar på mer jämlik vård Månadsvis Produktionsbudget 2017 Produktionsbudget totalt Budget 2017 Antal övriga besök Antal Läkarbesök Digitala besök Möten om patient Vårdtillfällen 185 Vårddagar 850 Habilitering och Hälsa rapporterar prestationer i form av besök till VEGA avseende, habilitering, hörsel och synverksamheten. Gällande synverksamheten är 2016 det första hela året då registrering av besök överförs till VEGA från Auditbase. Antalet besök förväntas öka något i jämförelse med prognos 2016 avseende habiliteringsverksamheten medan för hörsel- och synverksamheten beräknas antalet besök

21 Sida 15(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa vara i nivå med prognosen för En annan definition av besök om patient till att vissa av dessa skall redovisas som övriga besök utifrån rekommendationer är inräknat i siffrorna. Antalet vårdtillfällen och vårddagar hänförs till Knoppaliden i Skövde beräknas vara i nivå med prognosen för Intern kontroll Styrelsen för Habilitering och Hälsa har under oktober månadgenomfört en riskanalys avseende vårdöverenskommelsen för Denna har sedan beslutats i styrelsen och kommer följas upp i samband med delårsrapporterna samt årsbokslutet för Bilaga 1 Verksamhetsplan 2017 Bilaga 2 Statistik samt utfallsmått jämlik vård Mikael Forslund Förvaltningschef Urban Dalström Ekonomichef

22 Sida 16(16) Datum xx Diarienummer H&H Habilitering & Hälsa

23 Habilitering & Hälsas verksamhetsplan följer Västra Götalandsregionens övergripande verksamhetsplan (förändringsagenda) för hälso- och sjukvård. VERKSAMHETSPLAN TILLGÄNGLIGHET OCH ETT GOTT BEMÖTANDE FOKUSERA PÅ FRAMTIDS- FRÅGOR SKAPA VÄRDE FÖR PATIENTEN VERKSAMHETSPLAN Våra fem servicelöften Det är lätt att få kontakt med oss. Vår information är korrekt och lätt att förstå. 2. Våra väntrum erbjuder möjlighet till personlig kontakt, trygghet, möjlighet till avskildhet och plats för aktivitet. 3. Som besökare ska du känna dig välkommen och få ett bemötande som kännetecknas av omtanke, inlevelse och respekt. 4. Vi anpassar mötet efter dina förutsättningar och ditt kommunikationssätt. 5. Vi vill gärna ha dina synpunkter! Dessa hjälper oss att utveckla vår verksamhet.

24 SKAPA VÄRDE FÖR PATIENTEN STRATEGI Att se patienten som medaktör, samverka med andra vårdgivare och brukarorganisationer, ha en tydlig prioriteringsordning. Vi utför ett systematiskt kvalitetssäkerhetsarbete och har en god patientsäkerhetskultur. NULÄGE Habiliteringens utbud av behandlingsmetoder är ojämlikt. En prioriteringsordning används och utvecklas. De flesta patienter är nöjda med vården och känner tillräcklig delaktighet, men får inte alltid vård i rätt tid. Ibland upplevs hinder mellan organisatoriska enheter i vårdkedjan. Fler ärenden registreras i Medcontrol. Ärendena behöver även analyseras för ökat lärande och eventuella åtgärder. MÅL Varje patient är medaktör och får säker och jämlik vård efter behov och inom vårdgarantin. Vi erbjuder förebyggande och hälsofrämjande insatser. FOKUS 2017 Prioriteringsarbete Jämlik vård Tydlig vårdprocess Effektiv vård och målutvärdering Utveckla patientsäkerhetsarbetet Likvärdig vård i de olika verksamhetsområdena AKTIVITETER 2017 Öka användandet av prioriteringsordningen Genomför handlingsplaner utifrån god vård Följ de regionala medicinska riktlinjerna som gäller för Habilitering & Hälsas målgrupper Förbättra uppföljningen av produktionsutfall i förvaltningen Rapportera och sammanställ alla avvikelser i en analys. Metodiskt arbete i Patientsäkerhetsgruppen. Erbjud gemensamma specifika behandlingsmetoder för likvärdig och tillgänglig vård AKTIVITET NULÄGE 2016 MÅL 2017 MÅL 2018 FREKVENS Mät delaktighet i patientenkät Genomför handlingsplaner utifrån patientenkäten Förbättrat resultat i ny mätning Genomför handlingsplaner Ny enkät vartannat år Mät måluppfyllelsen i vårdplanerna Habiliteringen mäter i liten grad. Hörsel- och Synverksamheten mäter inte Utvärdera 50% av måluppfyllelsen i alla vårdplaner Utvärdera 100% av måluppfyllelsen i alla vårdplaner Årsredovisning Förbättra patientsäkerhetskulturen Arbete i verksamheten och patientsäkerhetsgruppen Analysera vårdskador och vårdskador som kunnat inträffa. Starta förbättringsarbeten Minskat antal vårdskador Årsredovisning Öka tillgängligheten till specifika behandlingsmetoder Planera organisation för att öka tillgängligheten till specifik behandling Delvis genomförd organisation för ökad tillgänglighet till specifik behandling Genomförd organisation för ökad tillgänglighet till specifik behandling Årsredovisning Medverka till utveckling av nationella kvalitetsregister och vårdprocesser Fyra kvalitetsregister: CPUP, Gravt hörselskadade, HabQ och SKRS Ev ytterligare en modul i HabQ och MMCUP. Anmäl SKRS och CPUP-vuxna till koncernkontoret. Ingå i relevanta kvalitetsregister som finns i Västra Götalandsregionen Årsredovisning Utveckla regionala medicinska riktlinjer Använd utfallsmått för jämlik vård Utvärdera RMR om NPbarn. Utredning kring vuxna personer med funktionsnedsättningar klar och på remiss. Följa beslut för RMR, NPbarn efter utvärderingen. Följa beslut om riktlinjer för vuxna personer med funktionsnedsättningar Förtydligade vårdprocesser och ansvarsgränser Införs Mätning Utfallet visar på mer jämlik vård Årsredovisning Månadsvis

25 TILLGÄNGLIGHET OCH ETT GOTT BEMÖTANDE STRATEGI Vi arbetar med vår gemensamma värdegrund och uppfyller våra servicelöften. Ett kontinuerligt förbättringsarbete leder till ökad tillgänglighet för patienten. Det är viktigt att tydliggöra oklara vårdprocesser och att systematiskt våga prova nya arbetssätt. NULÄGE Vårdgarantin uppfylls inte på alla områden Habiliteringens interna köer är identifierade En serviceguide är framtagen Alla har infört 1177 Vårdguidens e-tjänster Det finns lokalproblem Produktionsmål finns framtagna MÅL En stark gemensam kultur där vi arbetar med servicelöften och tydligt definierade vårdprocesser. Patienten är nöjd och får vård i rätt tid. Vi ger information som patienten förstår. FOKUS 2017 Klara vårdgarantierna Anpassa Habiliteringens verksamhet efter interna köer Utnyttja tillgängliga resurser på bästa sätt Nöjda patienter och tolkanvändare Förbättrad kommunikation med intressenter, patienter och tolkanvändare Välinformerade patienter Följa förvaltningsledningens produktionsmål AKTIVITETER 2017 Följ volymökningarna i dialog med HSNK Följ upp interna köer inom Habiliteringen Produktionsplanering, till exempel se över lokalutnyttjandet Genomför handlingsplan för god vård Utveckla arbetet i utdatagruppen Inför serviceguiden Fortsätt införa 1177 Vårdguidens e-tjänster AKTIVITET NULÄGE 2016 MÅL 2017 MÅL 2018 FREKVENS Nationell vårdgaranti 90 dagar Förstärkt vårdgaranti, faktiskt väntande i Hörselverksamheten (<60 dagar) 95% Synverksamheten 98% Hörselverksamheten 90% Habiliteringen, barn 92% Habiliteringen, vuxen 100% 100% Månadsvis 68% 80% 80% Månadsvis Särskild satsning för barn och ungdomar med psykisk ohälsa. Faktiskt väntande i Habiliteringen (<30 dagar) 97% 80% 80% Månadsvis Utförda tolkuppdrag 96% 92% 92% Delår, årsredovisning Andel patienter och tolkanvändare som är nöjda med bemötandet, enligt nationell patientenkät Handlingsplaner utifrån enkäten Förbättrat resultat i ny mätning Handlingsplaner utifrån enkäten Ny enkät vartannat år Patienter som upplever att hörselrehabiliteringen ökat livsglädjen en hel del eller väldigt mycket (IOI-HA) Basvärde 2015: 3,8 Bibehålla/öka Bibehålla/öka Varje år Serviceguiden införs Serviceguiden tas fram Göra serviceguiden känd för alla medarbetare Mätning av produktion Produktionsmål framtagna Produktionsmål mäts Arbeta utifrån serviceguidens löften. Guiden ses som ett stöd. Uppföljning och ev revidering av produktionsmål Varje år Månadsvis

26 FOKUSERA PÅ FRAMTIDS- FRÅGOR STRATEGI Vi bedriver kunskaps- och teknikbaserad vård och provar systematiskt nya arbetssätt för att ge patienten bästa möjliga vård. Verksamheten får därmed konkurrenskraft. NULÄGE Vårt resultat ligger vid genomsnittet jämfört med andra landsting och regioner. Vi behöver bli bättre på att använda forskning, ny kunskap och teknik samt ta tillvara på befintlig kunskap. Behov av att utveckla utdatafunktionerna i Vårdinformationssystemet AsynjaVisph Personalbrist inom vissa kompetensområden Inom förvaltningen finns en hög ohälsa MÅL Vi har rätt kompetens, bedriver forskning och utveckling i samverkan med lärosätena. Verksamheten är ekonomiskt hållbar och är jämförbar med andra aktörer. FOKUS 2017 Hälsofrämjande arbetsplatser Öka den direkta produktionen med bibehållna resurser Genomslag för ny forskningsstruktur i förvaltningen Kompetensförsörjning Fortsätt utveckla vårdinformationssystem och använd ny teknik Attraktiva arbetsplatser AKTIVITETER 2017 Ta fram och genomför arbetsmiljömål Effektivisera ledningsarbetet och administrativa rutiner Förbättra rapportering av produktionsresultat genom att utveckla utdatafunktionerna Arbeta aktivt med kompetensförsörjning Skapa struktur för kompetensutveckling Öka förvaltningens engagemang i forskningsaktiviteter kring funktionshinderområdet. Medverka i programmet 3R och Framtidens vårdinformationsmiljö (3RFvm) Genomför handlingsplaner och ny medarbetarenkät AKTIVITET NULÄGE 2016 MÅL 2017 MÅL 2018 FREKVENS Ta fram en plan för kompetensförsörjning med aktiviteter Genomför och följ upp planen Genomför och följ upp planen Genomför och följ upp planen Årsredovisning Mät antal vetenskapliga publikationer, projekt där H&H är delaktiga och FoU-omslutning. 5 vetenskapliga publikationer, H&H är delaktiga i 9 projekt (Habiliteringen 5, HST 4) FoU-omslutning: 3,9 mkr (oktober 2016) Öka Öka Årsredovisning Identifiera faktorer som kan attrahera medarbetare i bristyrken Arbetsterapeuter 83,45 Fysioterapeuter 61,48 Kuratorer 74,35 Läkare 13,7 Psykologer 64,8 Specialpedagoger 54,44 Synpedagoger 22,2 Öka antalet nettoårsarbetare Arbetsterapeuter Fysioterapeuter Kuratorer Läkare Psykologer Specialpedagoger Synpedagoger Öka antalet nettoårsarbetare Arbetsterapeuter Fysioterapeuter Kuratorer Läkare Psykologer Specialpedagoger Synpedagoger Årsredovisning Medarbetarenkäten Genomför handlingsplanerna utifrån medarbetarenkäten 2015 Genomför ny medarbetarenkät och nå minst VGRs snittvärde Genomför handlingsplanerna utifrån medarbetarenkäten 2017 Rapport Ta fram arbetsmiljömål på varje arbetsplats samt på förvaltningsövergripande nivå Sjuktal = 8,4% (augusti 2016) Minska sjukfrånvaron till 7,4% (augusti 2017) Minska sjukfrånvaron till 6,4% (augusti 2018) Årsredovisning

27 Bilaga 2 Statistik och utfallsmått jämlik vård. Statistik Indikator/aktivitet Ansvarig Redovisning till HSNK Måltal uppnått/ aktivitet genomförd Habiliteringsverksamheten Antal mottagna remisser. H&H Helår Synverksamheten Antal mottagna remisser. H&H Helår Hörselverksamheten Antal mottagna remisser. H&H Helår Tolkverksamheten Antal tolkanvändare. H&H Helår Antal beställda uppdrag. H&H Helår Antal ej utförda uppdrag p.g.a. tolk inte fanns. H&H Helår Antal uppdragstimmar totalt (tolktid och restid) per uppdrag. Andel utförda uppdrag inom Taltjänst. H&H H&H Helår Helår Område Utfallsmått Definition

28 Habilitering Förstärkta vårdgarantin, behandling och utredning (enl nuvarande rutin) Faktisk väntetid till utvalda patientgrupper (enl bil) % per produktionsområde som understiger 30 dagar Habilitering Habilitering Habilitering Habilitering Habilitering Habilitering Nationella vårdgarantin (enl nuvarande rutin) Väntetid per yrkeskategori arbetsterapeuter för barn-och vuxenverksamhet Väntetid per yrkeskategori psykologer för barn-och vuxenverksamhet Väntetid per yrkeskategori sjuksköterskor inom barnverksamhet Samverkan i vårdkontakter per nämnd (arbetas med för att få fram under året.) Vårdtillfällen på Knoppaliden fördelat per nämnd Faktisk väntetid från skriven remiss till erbjuden tid % per produktionsområde som understiger 90 dagar Faktisk intern väntetid från väntelistan per område <90 dagar Faktisk intern väntetid från väntelistan per område <90 dagar Faktisk intern väntetid från väntelistan per område <90 dagar Antal KVÅ-kodade GB004 besök/totalt vårdkontakter per nämnd Antal vårdtillfällen på Knoppaliden per nämnd Habilitering Utvecklingen av ABI-team Specifika insatser för ABI-personer Habilitering Hjälpmedel för kommunikationsamtalsapparater Antal hjälpmedel per produktionsområde jfr riktmärke utifrån invånarantal Habilitering Habilitering Hjälpmedel för tyngdtäcken Nationell Patientenkät per geografiskt produktionsområde. Nöjdhet, delaktighet, PUK värdet Antal hjälpmedel per produktionsområde jfr riktmärke utifrån invånarantal Habilitering Hörsel Andelen barn under 6 år som remitterats till Habiliteringen Faktiska väntetider hörselrehabilitering Andel barn under 6 år som remitterats till Habiliteringen/ totalt barn under 6 år per nämnd. Faktiska väntetider <60 dagar per produktionsområde för hörselrehabilitering.

29 Hörsel Hörapparatskostnad /patient per produktionsområde nämnd Hörapparatskostnad förskrivna hörapparaterer i Auditbase/patient per produktionsområde.

30 Ärende 2

31 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer H&H Västra Götalandsregionen Habilitering & Hälsa Handläggare: Birgitta Arnling Telefon: E-post: Till styrelsen för Habilitering & Hälsa Verksamhetsplan Förslag till beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa föreslås besluta: - Fastställa verksamhetsplanen för Sammanfattning av ärendet Habilitering & Hälsa har tagit fram en verksamhetsplan för Planen följer regionens budget, överenskommelserna med hälso- och sjukvårdsnämnderna samt Västra Götalandsregionens förändringsagenda för hälso- och sjukvård. De tre långsiktiga målen är: Skapa värde för patienten, Tillgänglighet och ett gott bemötande samt Fokusera på framtidsfrågor. I planen finns strategier och aktiviteter för att nå målen. Aktiviteterna är kopplade till mätetal för att kunna se att verksamheten rör sig i rätt riktning. Överläggning har skett med den fackliga samverkansgruppen den 14 november. Habilitering & Hälsa Mikael Forslund Förvaltningschef Birgitta Arnling Administrativ chef Postadress: Besöksadress: Telefon: E-post:

32 2 (2) Bilaga 1. Verksamhetsplanen Beslutet skickas till Ledningsgruppen för Habilitering & Hälsa Postadress: Besöksadress: Telefon: E-post:

33 Habilitering & Hälsas verksamhetsplan följer Västra Götalandsregionens övergripande verksamhetsplan (förändringsagenda) för hälso- och sjukvård. VERKSAMHETSPLAN TILLGÄNGLIGHET OCH ETT GOTT BEMÖTANDE FOKUSERA PÅ FRAMTIDS- FRÅGOR SKAPA VÄRDE FÖR PATIENTEN VERKSAMHETSPLAN Våra fem servicelöften Det är lätt att få kontakt med oss. Vår information är korrekt och lätt att förstå. 2. Våra väntrum erbjuder möjlighet till personlig kontakt, trygghet, möjlighet till avskildhet och plats för aktivitet. 3. Som besökare ska du känna dig välkommen och få ett bemötande som kännetecknas av omtanke, inlevelse och respekt. 4. Vi anpassar mötet efter dina förutsättningar och ditt kommunikationssätt. 5. Vi vill gärna ha dina synpunkter! Dessa hjälper oss att utveckla vår verksamhet.

34 SKAPA VÄRDE FÖR PATIENTEN STRATEGI Att se patienten som medaktör, samverka med andra vårdgivare och brukarorganisationer, ha en tydlig prioriteringsordning. Vi utför ett systematiskt kvalitetssäkerhetsarbete och har en god patientsäkerhetskultur. NULÄGE Habiliteringens utbud av behandlingsmetoder är ojämlikt. En prioriteringsordning används och utvecklas. De flesta patienter är nöjda med vården och känner tillräcklig delaktighet, men får inte alltid vård i rätt tid. Ibland upplevs hinder mellan organisatoriska enheter i vårdkedjan. Fler ärenden registreras i Medcontrol. Ärendena behöver även analyseras för ökat lärande och eventuella åtgärder. MÅL Varje patient är medaktör och får säker och jämlik vård efter behov och inom vårdgarantin. Vi erbjuder förebyggande och hälsofrämjande insatser. FOKUS 2017 Prioriteringsarbete Jämlik vård Tydlig vårdprocess Effektiv vård och målutvärdering Utveckla patientsäkerhetsarbetet Likvärdig vård i de olika verksamhetsområdena AKTIVITETER 2017 Öka användandet av prioriteringsordningen Genomför handlingsplaner utifrån god vård Följ de regionala medicinska riktlinjerna som gäller för Habilitering & Hälsas målgrupper Förbättra uppföljningen av produktionsutfall i förvaltningen Rapportera och sammanställ alla avvikelser i en analys. Metodiskt arbete i Patientsäkerhetsgruppen. Erbjud gemensamma specifika behandlingsmetoder för likvärdig och tillgänglig vård AKTIVITET NULÄGE 2016 MÅL 2017 MÅL 2018 FREKVENS Mät delaktighet i patientenkät Genomför handlingsplaner utifrån patientenkäten Förbättrat resultat i ny mätning Genomför handlingsplaner Ny enkät vartannat år Mät måluppfyllelsen i vårdplanerna Habiliteringen mäter i liten grad. Hörsel- och Synverksamheten mäter inte Utvärdera 50% av måluppfyllelsen i alla vårdplaner Utvärdera 100% av måluppfyllelsen i alla vårdplaner Årsredovisning Förbättra patientsäkerhetskulturen Arbete i verksamheten och patientsäkerhetsgruppen Analysera vårdskador och vårdskador som kunnat inträffa. Starta förbättringsarbeten Minskat antal vårdskador Årsredovisning Öka tillgängligheten till specifika behandlingsmetoder Planera organisation för att öka tillgängligheten till specifik behandling Delvis genomförd organisation för ökad tillgänglighet till specifik behandling Genomförd organisation för ökad tillgänglighet till specifik behandling Årsredovisning Medverka till utveckling av nationella kvalitetsregister och vårdprocesser Fyra kvalitetsregister: CPUP, Gravt hörselskadade, HabQ och SKRS Ev ytterligare en modul i HabQ och MMCUP. Anmäl SKRS och CPUP-vuxna till koncernkontoret. Ingå i relevanta kvalitetsregister som finns i Västra Götalandsregionen Årsredovisning Utveckla regionala medicinska riktlinjer Använd utfallsmått för jämlik vård Utvärdera RMR om NPbarn. Utredning kring vuxna personer med funktionsnedsättningar klar och på remiss. Följa beslut för RMR, NPbarn efter utvärderingen. Följa beslut om riktlinjer för vuxna personer med funktionsnedsättningar Förtydligade vårdprocesser och ansvarsgränser Införs Mätning Utfallet visar på mer jämlik vård Årsredovisning Månadsvis

35 TILLGÄNGLIGHET OCH ETT GOTT BEMÖTANDE STRATEGI Vi arbetar med vår gemensamma värdegrund och uppfyller våra servicelöften. Ett kontinuerligt förbättringsarbete leder till ökad tillgänglighet för patienten. Det är viktigt att tydliggöra oklara vårdprocesser och att systematiskt våga prova nya arbetssätt. NULÄGE Vårdgarantin uppfylls inte på alla områden Habiliteringens interna köer är identifierade En serviceguide är framtagen Alla har infört 1177 Vårdguidens e-tjänster Det finns lokalproblem Produktionsmål finns framtagna MÅL En stark gemensam kultur där vi arbetar med servicelöften och tydligt definierade vårdprocesser. Patienten är nöjd och får vård i rätt tid. Vi ger information som patienten förstår. FOKUS 2017 Klara vårdgarantierna Anpassa Habiliteringens verksamhet efter interna köer Utnyttja tillgängliga resurser på bästa sätt Nöjda patienter och tolkanvändare Förbättrad kommunikation med intressenter, patienter och tolkanvändare Välinformerade patienter Följa förvaltningsledningens produktionsmål AKTIVITETER 2017 Följ volymökningarna i dialog med HSNK Följ upp interna köer inom Habiliteringen Produktionsplanering, till exempel se över lokalutnyttjandet Genomför handlingsplan för god vård Utveckla arbetet i utdatagruppen Inför serviceguiden Fortsätt införa 1177 Vårdguidens e-tjänster AKTIVITET NULÄGE 2016 MÅL 2017 MÅL 2018 FREKVENS Nationell vårdgaranti 90 dagar Förstärkt vårdgaranti, faktiskt väntande i Hörselverksamheten (<60 dagar) 95% Synverksamheten 98% Hörselverksamheten 90% Habiliteringen, barn 92% Habiliteringen, vuxen 100% 100% Månadsvis 68% 80% 80% Månadsvis Särskild satsning för barn och ungdomar med psykisk ohälsa. Faktiskt väntande i Habiliteringen (<30 dagar) 97% 80% 80% Månadsvis Utförda tolkuppdrag 96% 92% 92% Delår, årsredovisning Andel patienter och tolkanvändare som är nöjda med bemötandet, enligt nationell patientenkät Handlingsplaner utifrån enkäten Förbättrat resultat i ny mätning Handlingsplaner utifrån enkäten Ny enkät vartannat år Patienter som upplever att hörselrehabiliteringen ökat livsglädjen en hel del eller väldigt mycket (IOI-HA) Basvärde 2015: 3,8 Bibehålla/öka Bibehålla/öka Varje år Serviceguiden införs Serviceguiden tas fram Göra serviceguiden känd för alla medarbetare Mätning av produktion Produktionsmål framtagna Produktionsmål mäts Arbeta utifrån serviceguidens löften. Guiden ses som ett stöd. Uppföljning och ev revidering av produktionsmål Varje år Månadsvis

36 FOKUSERA PÅ FRAMTIDS- FRÅGOR STRATEGI Vi bedriver kunskaps- och teknikbaserad vård och provar systematiskt nya arbetssätt för att ge patienten bästa möjliga vård. Verksamheten får därmed konkurrenskraft. NULÄGE Vårt resultat ligger vid genomsnittet jämfört med andra landsting och regioner. Vi behöver bli bättre på att använda forskning, ny kunskap och teknik samt ta tillvara på befintlig kunskap. Behov av att utveckla utdatafunktionerna i Vårdinformationssystemet AsynjaVisph Personalbrist inom vissa kompetensområden Inom förvaltningen finns en hög ohälsa MÅL Vi har rätt kompetens, bedriver forskning och utveckling i samverkan med lärosätena. Verksamheten är ekonomiskt hållbar och är jämförbar med andra aktörer. FOKUS 2017 Hälsofrämjande arbetsplatser Öka den direkta produktionen med bibehållna resurser Genomslag för ny forskningsstruktur i förvaltningen Kompetensförsörjning Fortsätt utveckla vårdinformationssystem och använd ny teknik Attraktiva arbetsplatser AKTIVITETER 2017 Ta fram och genomför arbetsmiljömål Effektivisera ledningsarbetet och administrativa rutiner Förbättra rapportering av produktionsresultat genom att utveckla utdatafunktionerna Arbeta aktivt med kompetensförsörjning Skapa struktur för kompetensutveckling Öka förvaltningens engagemang i forskningsaktiviteter kring funktionshinderområdet. Medverka i programmet 3R och Framtidens vårdinformationsmiljö (3RFvm) Genomför handlingsplaner och ny medarbetarenkät AKTIVITET NULÄGE 2016 MÅL 2017 MÅL 2018 FREKVENS Ta fram en plan för kompetensförsörjning med aktiviteter Genomför och följ upp planen Genomför och följ upp planen Genomför och följ upp planen Årsredovisning Mät antal vetenskapliga publikationer, projekt där H&H är delaktiga och FoU-omslutning. 5 vetenskapliga publikationer, H&H är delaktiga i 9 projekt (Habiliteringen 5, HST 4) FoU-omslutning: 3,9 mkr (oktober 2016) Öka Öka Årsredovisning Identifiera faktorer som kan attrahera medarbetare i bristyrken Arbetsterapeuter 83,45 Fysioterapeuter 61,48 Kuratorer 74,35 Läkare 13,7 Psykologer 64,8 Specialpedagoger 54,44 Synpedagoger 22,2 Öka antalet nettoårsarbetare Arbetsterapeuter Fysioterapeuter Kuratorer Läkare Psykologer Specialpedagoger Synpedagoger Öka antalet nettoårsarbetare Arbetsterapeuter Fysioterapeuter Kuratorer Läkare Psykologer Specialpedagoger Synpedagoger Årsredovisning Medarbetarenkäten Genomför handlingsplanerna utifrån medarbetarenkäten 2015 Genomför ny medarbetarenkät och nå minst VGRs snittvärde Genomför handlingsplanerna utifrån medarbetarenkäten 2017 Rapport Ta fram arbetsmiljömål på varje arbetsplats samt på förvaltningsövergripande nivå Sjuktal = 8,4% (augusti 2016) Minska sjukfrånvaron till 7,4% (augusti 2017) Minska sjukfrånvaron till 6,4% (augusti 2018) Årsredovisning

37 Ärende 3

38 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer H&H Västra Götalandsregionen Habilitering & Hälsa Handläggare: Anna-Carin Holm Telefon: E-post: Till styrelsen för Habilitering & Hälsa Tillämpning av Arkivnämndens gallringsbeslut för e-postloggar i Outlook i Microsoft Exchange Förslag till beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa föreslås besluta: 1. Tillämpa arkivnämndens beslut AN-1035/16 20 om gallring av e- postloggar i Outlook i Microsoft Exchange för myndigheter inom Västra Götaland. 2. Ge VGR IT/Koncernkontoret i uppdrag att verkställa beslutad gallring av Habilitering & Hälsas e-postloggar i Outlook. Sammanfattning av ärendet Med stöd av Arkivnämndens gallringsbeslut ska Habilitering & Hälsas e- postloggar i e-postsystemet Outlook gallras efter trettio (30) dagar. VGR IT/Koncernkontoret, som administrerar systemet, bör ges i uppdrag att verkställa gallringsbeslutet. E-postsystemet Outlook i Microsoft Exchange används av flera myndigheter inom Västra Götalandsregionen. Regionstyrelsen, med VGR IT inom förvaltningen Koncernkontoret, är den myndighet inom Västra Götalandsregionen som har i uppdrag att tillhandahålla, driva och i övrigt förvalta e-postsystemet Outlook i Microsoft Exchange till myndigheter inom Västra Götalandsregionen. I princip alla typer av filer som fortlöpande dokumenterar vad som sker i ett ITsystem hos en myndighet är att betrakta som allmänna handlingar. En e-postlogg är en logg där händelser registreras löpande, och syftet är primärt att man ska kunna analysera händelser i systemet i efterhand. En förteckning över e-postloggar i Outlook är att anses som förvarad hos Habilitering & Hälsa så som krävs i 2 kap. 3 första stycket Postadress: Besöksadress: Telefon: E-post:

39 Datum (2) Diarienummer H&H tryckfrihetsförordningen, inte hos VGR IT som administrerar systemet. VGR IT kan endast verkställa gallringen av en annan myndighets e-postloggar i Outlook om berörd myndighet (informationsägaren) fattat beslut om gallringen. Eftersom de flesta myndigheter inom Västra Götalandsregionen använder e- postprogrammet Outlook har Arkivnämnden, i ett generellt gallringsbeslut, angett en gallringsfrist på 30 dagar för e-postloggarna. Enligt Arkivnämndens generella gallringbeslut ska Habilitering & Hälsa dokumentera den praktiska tillämpningen av beslutet. Enligt Regionarkivets riktlinjer till arkivreglementet ska regionens myndigheter i en myndighetsspecifik dokumenthanteringsplan (DHP) dokumentera hur arkivnämndens gallringsbeslut ska tillämpas. Arbete pågår med att ta fram en DHP för Habilitering & Hälsa. Innan denna DHP är färdig måste Habilitering & Hälsa istället fatta enskilda tillämpningsbeslut. Habilitering & Hälsa Mikael Forslund Förvaltningschef Anna-Carin Holm Nämndesekreterare/handläggare Bilaga 1. Arkivnämndens beslut AN-1035/16 Generellt gallringsbeslut för e- postloggar i Outlook i Microsoft Exchange för myndigheter inom Västra Götalandsregionen Skickas till -

40 E C('' ARKTvNÄvrnonN ftir Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad PROTOKOLL (nr 2) Sammanträdesdatum $20 Dnr AN-1035/16 Generellt gallringsbeslut fïir e-postloggar i Outlook i Microsoft Exchange fär myndigheter inom Västra Götalandsregionen HANDLING 1jänsteutlåtande daterat l I. INFORMATION Arkivarie Bodil Fredriksson lämnar kompletterande information i åirendet. BESLUT Arkivntimnden beslutar enligt 8 $ arkivreglemente ftir Göteborgs Stad att a E-postloggar i e-postsystemet Outlook i Microsoft Exchange gallras efter trettio (30) dagar. S inds till Samtliga myndigheter inom Västra Götalandsregionen

41 Ärende 4

42 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer H&H Västra Götalandsregionen Habilitering & Hälsa Handläggare: Anna-Carin Holm Telefon: E-post: Till styrelsen för Habilitering & Hälsa Tillämpning av Arkivnämndens gallringsbeslut om gallring av ekonomi- och räkenskapsinformation Förslag till beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa föreslås besluta: 1. Tillämpa arkivnämndens beslut, AN- 2332/16, om gallring av ekonomioch räkenskapsinformation. Sammanfattning av ärendet I lagen om kommunal redovisning (1997:614) föreskrivs att räkenskapsinformation ska bevaras i ursprunglig form under tio år (fram till och med det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades). Skatteverket får dock tillåta att gallring sker tidigare. För att gå gallra exempelvis leverantörsfakturor i pappersform efter skanning måste myndigheten alltså inneha sådant tillstånd från Skatteverket. För kommunala bolags del finns motsvarande bestämmelser i bokföringslagen (1999:1078); här är dock tidsperioden sju år. Såvida inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, krävs gallringsbeslut för att få gallra handlingar. För myndigheter i Västra Götalandsregionen är beslutanderätten genom arkivreglementet delegerad till Regionarkivet. Gallring får enligt 3 arkivlagen (1990:782) endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättsskipning, förvaltning och forskning. Gallring ska ske vid den tidpunkt eller efter den frist som fastställs av myndigheten. Postadress: Besöksadress: Telefon: E-post:

43 Datum (3) Diarienummer H&H Vid fastställande av tidpunkt/tidsfrist ska uppmärksammas att handlingarna inte gallras innan: - Föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts, - Tidsfrist för revision, taxering eller preskription har gått ut och - Betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört. Beslutets omfattning Följande ekonomi- och räkenskapsinformation omfattas av detta beslut: Ref Handlingstyp Bevara/ Anmärkning 001 Grund- och huvudbokföring Bevaras 002 Systemdokumentation - de delar som är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvudoch sidoordnad bokföring 003 Systemdokumentation - de delar som inte är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvudoch sidoordnad bokföring 004 Behandlingshistorik- de delar som är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring 005 Behandlingshistorik- de delar som inte är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring 006 De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror 007 Verifikationer och handlingar som hänvisar till verifikationer 008 Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden 009 Ekonomihandling som inte behövs för att förstå verifikation Bevaras 10 år* Bevaras 10 år* Bevaras 10 år* Bevaras 2 år*

44 Datum (3) Diarienummer H&H Underlag till deklaration och skattekontroll avseende investeringsvaror 011 Handling som utgör underlag för skatterevision 012 Övriga handlingar rörande skatteredovisning 013 Avstämningsdokument mellan bokföringsled 17 år* 10 år* 10 år* 10 år* Ref Handlingstyp Bevara/ Anmä 014 Avstämningsdokument av rutinmässig karaktär och tillfällig betydelse 2 år* 015 Ekonomisk rapport/redovisning/sammanställning som utgör räkenskapsinformation och är av särskild betydelse Bevaras 016 Ekonomisk rapport/ redovisning/sammanställning 017 Ekonomisk rapport/redovisning/sammanställning som inte utgörräkenskapsinformation 10 år* 2 år* *Efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades Reglerna i detta beslut gäller inte om det finns avvikande bestämmelser om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i förskrifter som grundar sig på lag t.ex. ekonomi- och räkenskapsinformation som tillkommer i EUprojekt. Habilitering & Hälsa Mikael Forslund Anna-Carin Holm Förvaltningschef Nämndesekreterare/handläggare Bilaga Arkivnämndens beslut 2332/16 Generellt gallringsbeslut för ekonomi- och räkenskapsinformation myndigheter i Västra Götalandsregionen. Skickas till -

45 ARKTvNÄnnNonN IOr Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad PROTOKOLL (nr 2) Sammanträdesdatum s22 Dnr AN Generellt gallringsbeslut fär ekonomi- och räkenskapsinformation für myndigheter i Västra Götalandsregionen HANDLING Tjänsteutlåtande daterat I I. INFORMATION Arkivarie Bodil Fredriksson lämnar kompletterande information i ärendet. BESLUT Arkivnämnden beslutar enligt 8 $ arkivreglemente für Västra Götalandsregionen att fastställa gallringsfrister fiir ekonomi- och räkenskapsinformation som anges i detta tjåinsteutlåtande. Sänds till Samtliga myndigheter inom Västra Götalandsregionen 9s CPu'

46 Ärende 5

47 1 (4) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer H&H Västra Götalandsregionen Habilitering & Hälsa Handläggare: Anna-Carin Holm Telefon: E-post: Till styrelsen för Habilitering & Hälsa Tillämpning av Arkivnämndens gallringsbeslut om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad har fattat beslut om långtgående riktlinjer för arkivvården vid regionens myndigheter/förvaltningar. För att vissa beslut som berör arkivvården ska bli giltiga ska de fattas av respektive styrelse eller nämnd. Förslag till beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa föreslås besluta: 1. Tillämpa arkivnämndens beslut 394/ om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Sammanfattning av ärendet Arkivnämnden har i beslut fastställt att handlingar av ringa eller tillfällig betydelse får gallras. I underlaget till arkivnämndens beslut ges exempel på vad som kan anses vara handlingar av ringa eller tillfällig betydelse. Såvida inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, krävs gallringsbeslut för att få gallra allmänna handlingar. För myndigheter inom Västra Götalandsregionen är beslutanderätten genom arkivreglemente delegerad till arkivnämnden. Gallring får ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Gallring av handlingar efter överföring till nya databärare får ske under förutsättning att överföringen skett utan, eller med ringa, förlust av Postadress: Besöksadress: Telefon: E-post:

48 Datum (4) Diarienummer H&H betydelsebärande uppgifter, sammanställnings- och sökmöjligheter eller möjlighet att fastställa informationens autenticitet. Handlingar som får gallras: A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet, under förutsättning att gallringen inte medför att allmänhetens rätt till insyn åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättsskipning, förvaltning eller forskning: 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. Gallringen får inte leda till att informationsvärdet hos akter minskar. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Reklam och inkomna kurs- eller konferensinbjudningar. 5. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 6. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar samt utskrifter av ringa betydelse från databaser som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att förstå ett ärendes beredning och beslut, att återsöka handlingar eller att upprätta samband inom arkivet. 7. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. 8. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. 9. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 10. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. 11. Cookie- och tempfiler samt webbläsarnas historikfiler. B. Handlingar som är av tillfällig betydelse efter att de ersatts av nya handlingar i samband med överföring av information till nya databärare, under förutsättning att överföringen skett utan eller med endast ringa förlust avseende betydelsebärande uppgifter/data, sammanställnings- och sökmöjligheter, samt möjligheter att fastställa informationens autenticitet: 1. Handlingar som inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, t.ex. e-post, om handlingarna överförts till annat format eller annan databärare, t.ex. genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att

49 Datum (4) Diarienummer H&H handlingarna inte är autentiserade genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får heller inte vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. Handlingar som upprättas och sprids i elektroniskt i informationssyfte under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, t.ex. genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse (t.ex. adresser, telefonnummer, öppettider). 3. Handlingar som inkommit till myndigheten i icke autentiserad form, t.ex. fax eller e-post, om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt, t.ex. i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden löpt ut. 4. Handling som inkommit till myndigheten i form av SMS, MMS, meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i upptagningar för automatiserad behandling av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett. 6. Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium under, förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, t.ex. arkivexemplar av upptagningar för automatiserad behandling och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt upptagningar för automatiserad behandling som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar. Beredning 2015 beslutade arkivnämnden att upphäva samtliga befintliga gallringsbeslut och dokumenthanteringsplaner från och med Tidigare gallringsbeslut och dokumenthanteringsplaner kan dock fortfarande tillämpas på handlingar som inkommit eller upprättats till och med För handlingar tillkomna från och med måste dock arkivnämnden ta nya gallringsbeslut fattade därför arkivnämnden ett nytt gallringsbeslut avseende handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.

50 Datum (4) Diarienummer H&H Enligt Regionarkivets riktlinjer till arkivreglementet ska regionens myndigheter i en myndighetsspecifik dokumenthanteringsplan (DHP) dokumentera hur arkivnämndens gallringsbeslut ska tillämpas. Arbete pågår med att ta fram en DHP för Habilitering & Hälsa. Innan denna DHP är färdig måste Habilitering & Hälsa istället fatta enskilda tillämpningsbeslut. Habilitering & Hälsa Mikael Forslund Förvaltningschef Anna-Carin Holm Nämndesekreterare/handläggare Bilaga 1. Arkivnämndens beslut 394/15 73 Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för myndigheter inom Västra Götalandsregionen. Skickas till -

51