Beskrivning Diarienr: Ej tillämpligt 1(29) Dokument ID: 09-300447 Fastställandedatum: 2018-05-02 Giltigt t.o.m.: 2019-05-02 Upprättare: Ann-Katrin I Troeng Fastställare: Ann-Katrin Troeng Lifecare SIP - Användarhandledning Innehåll 1. Syfte och omfattning... 1 2. Allmänt... 1 3. Beskrivning... 1 4. Inloggning... 2 5. Användaruppgifter... 3 6. Startsida... 5 7. Personuppgifter... 8 8. Underlag... 11 9. Kallelse till SIP... 13 10. Kartläggning... 18 11. Skapa SIP... 19 12. Uppföljning... 22 13. Utvärdering... 23 14. Deltagare... 24 15. Avsluta planering... 24 16. Översikt aktuell SIP... 25 17. Utskrift... 25 18. SIP-översikt... 27 19. Hjälpfunktion och e-learning... 28 20. Dokumentinformation... 28 21. Referenser... 28 1. Syfte och omfattning I detta dokument beskrivs de olika delarna i Lifecare SIP (samordnad individuell plan). Dokumentet omfattar alla berörda verksamheter inom Region Gävleborg samt övriga parter som använder systemet. 2. Allmänt Lifecare SIP är Region Gävleborgs system för samordnad individuell plan. 3. Beskrivning För Lifecare SPU och SIP (samordnad individuell plan) finns ett processråd där samtliga parter finns representerade specialistvård, primärvård, psykiatri, öppenvård, kommun HSL och SOL. Önskemål om anpassningar i systemet beslutas i Lifecares processråd. Obligatoriska fält i systemet anges med en gul asterisk.
Beskrivning 2(29) 4. Inloggning Lifecare SPU är ett webbaserat system och inloggning sker via länken https://regiongavleborg.service.tieto.com Regionens personal som arbetar i Melior kan logga in via Externa program. Inloggning med SITHS-kort och den 6-ställiga PIN-koden. 4.1. Medarbetaruppdrag Användaren väljer aktuellt medarbetaruppdrag som är kopplat till aktuell organisation via HSA-katalogen. Klicka på Fortsätt.
Beskrivning 3(29) 4.2. Interna uppdrag Om användaren saknar medarbetaruppdrag sker inloggningen via ett internt uppdrag Logga in utan medarbetaruppdrag (längst ned i bilden). Klicka därefter på Fortsätt. 5. Användaruppgifter Längst upp till höger i bilden visas uppgifter om inloggad användare namn, profession (om detta angivits) och organisatorisk enhet. För att ändra uppgifter klicka på pilen till höger i bilden. Byt uppdrag Byte av uppdrag (medarbetar- eller internt uppdrag) för de användare som har behörighet till olika uppdrag. Ändra avdelning Verksamheten är uppbyggd utifrån organisation i HSA-katalogen och detta innebär att behörighet finns till enheter inom aktuellt medarbetaruppdrag (verksamhetsområde). För att se/ändra till annan enhet inom medarbetaruppdraget görs detta via Ändra avdelning. Ändra profession Om profession saknas eller behöver ändras görs detta under detta val.
Beskrivning 4(29) Mina uppgifter Här kan telefonnummer anges för inloggad användare för att visas i SIP-kallelsen under Kallande part. Namn, enhet och E-postadress hämtas från användarupplägget i Lifecare.
Beskrivning 5(29) 6. Startsida Från startsidan visas menyval till vänster (dessa ser olika ut beroende på behörighetstilldelning), meddelanden, inneliggande patienter SPU, pågående SIP, kalender, Att göra obligatoriska uppgifter som inte är ifyllda för aktuell enhet samt funktion för att söka patient. 6.1. Menyval Ikoner Antal ikoner ser olika ut för användarna beroende på användarnas behörigheter. För att se klartexten till ikonerna klicka på pilen ovanför ikonerna så vidgas bilden. Vid full behörighet i Lifecare så visas nedanstående menyval.
Beskrivning 6(29) 6.2. Inkorg Meddelanden Meddelanden visar om meddelanden skickats till aktuell enhet. Genom att trycka på Meddelanden nås meddelanden för att läsa, besvara eller kvittera. Okvitterade meddelanden visas i bilden registreringsdatum/avdelning, patient (namn och personnummer), adress, boende, hemsjukvård, typ av meddelande, skickat av (namn och datum) samt åtgärder. Genom att klicka på markerad rad visas det aktuella meddelandet som ska kvitteras. 6.2.1. Filtrering och sortering av inkorg meddelanden Filtrering kan göras på patient, meddelandetyp. Det går även att utöka sökningen för att se kvitterade meddelanden och meddelanden från avslutade vårdprocesser. Det går även att sortera listan genom att klicka på aktuell kolumn i rubrikraden. 6.3. Pågående SIP Här visas patienter med pågående SIP:ar för aktuell enhet. Det går att göra ytterligare urvalskriterier i denna bild. Se avsnitt SIP-översikt
6.4. Att göra Beskrivning 7(29) Att göra är inte aktuell för SIP-processen utan endast för SPU-processen. 6.5. Kalender I kalendern visas SIP-möten för aktuell enhet. Det går att filtrera på dag, månad eller vecka. Genom att klicka på idag så kommer man tillbaka till dagens datum om annan vecka har valts. Förklaring till färgkoder visas genom att klicka på knappen Färgkoder möten.
Beskrivning 8(29) 7. Personuppgifter För samtliga patienter som har eller har haft en process i systemet så finns det personuppgifter, uppgifter om närstående, fast kontakt samt tidigare processer och historik. 7.1. Sök patient Sökning av patienten görs antingen via sökfunktionen i rutan Sök patient eller ikonen Sök i menyraden för att leta fram aktuell patient. Sökningen görs antingen genom att fylla i personnumret i rutan för Sök patient alternativt gå via +-knappen. Det går att söka på de 6 första siffrorna i personnumret inklusive sekel. Även namnsökning fungerar. Om patienten inte finns registrerad sedan tidigare går sökningen vidare till befolkningsregistret. Återfinns personnumret där läggs patienten automatiskt till i systemet. De senaste 5 patienterna som användaren arbetat med oavsett medarbetaruppdrag visas under Senaste patienter på startsidan.
Beskrivning 9(29) 7.2. Komplettera personuppgifter I Personuppgifter går det att välja att registrera, komplettera och visa patientens kontaktinformation. För att komplettera uppgifter klicka på pennan till höger i bilden. OBS! Uppgifter som hämtas från befolkningsregistret är låsta och kan endast uppdateras från befolkningsregistret. Tilltalsnamn och telefonnummer kan läggas till. Även kompletterande uppgifter om boendetyp, boende, psykiatrisk öppenvårdsenhet, hemsjukvård, vistelseadress om annan än folkbokföringsadress samt språk kan läggas till i bilden. Vid bock i rutorna Tolkbehov och Hemsjukvårdspatient visas detta som en ikon i patienthuvudet. Valet fokuspatient är inte aktuellt för Gävleborg. För att spara aktuella uppgifter klicka på Spara längst ned i bilden.
Beskrivning 10(29) 7.3. Reservnummer Om patienten inte har ett fullständigt personnummer matas samtliga uppgifter in manuellt i bilden Registrera patient med ett reservnummer, antingen från kommunernas eller regionens reservnummersystem. Obligatoriska uppgifter fylls i. När uppgifterna sparas så ställs frågan Är du helt säker? Personnumret är ogiltigt. Vill du spara ändå? Svara Ja om uppgifterna ska sparas. 7.4. Befolkningsregister och frikortsregister För patienter som finns i befolkningsregistret hämtas hälsocentralen med automatik från listningssystemet på patienter som är listade i Region Gävleborg. För patienter från Älvkarleby kommun som inte är listade vid någon hälsocentral måste hälsocentral fyllas i manuellt Skutskärs vårdcentral. Uppslagen mot befolkningsregistret och listningssystemet kan ta lite tid eftersom det är externa system vi kommunicerar med.
Beskrivning 11(29) 8. Underlag 8.1. Skapa underlag Starta SIP genom att skapa ett underlag. Underlaget skapas via patientmenyn Skapa underlag (SIP). Aktuella uppgifter fylls i Startdatum och Plan initierad av är obligatoriska uppgifter. Legal företrädare, Accepterar upprättande av SIP och Samtycker till informationsöverföring anges Ja eller Nej. Den som är samordningsansvarig SIP visas med namn. För att spara uppgifterna i underlaget klicka på Spara.
Beskrivning 12(29) 8.2. Legal företrädare Om legal företrädare Ja så öppnas en ytterligare ruta att fylla i namn (obligatoriskt fält), relation, adress, telefonnummer samt om den legala företrädaren är kontaktad Ja eller Nej. Om företrädaren har samma adress som patienten bockas Bor tillsammans med patienten i.
Beskrivning 13(29) 9. Kallelse till SIP 9.1. Skapa första kallelse För att skapa en första kallelse i planen välj Skapa kallelse i patientmenyn. Aktuella uppgifter fylls i Mötesform, Mötet avser, Plats, Datum, Starttid och Sluttid är obligatoriska uppgifter att fylla i. Deltagare (mottagare) läggs till längst ned i bilden via Lägg till mottagare. Uppgifterna kan sparas utan att skickas iväg genom att klicka på Spara. När kallelsen ska skickas iväg klicka på Skicka. 9.2. Skapa ytterligare kallelse När ytterligare kallelse ska skapas klicka på Möten/Skapa kallelse i menyn. Klicka därefter på +-tecknet till höger i bilden, då öppnas kallelsebilden och en ytterligare kallelse kan skapas.
Beskrivning 14(29) 9.3. Mötesform Beroende på vilken mötesform som väljs visas olika fält för fritext (förutom I hemmet ). Det som fylls i här visas i kalendern på startsidan. 9.3.1. Videokonferens Vid valet Videokonferens öppnas det upp ytterligare ett fält Skypelänk eller motsvarande. Här anges aktuell Skype-länk som kan klistras in från bokningen i Outlook alternativt annan information. 9.3.2. Telefonmöte Vid valet Telefonmöte anges telefonnummer för mötet. 9.3.3. Annan plats Vid valet Annan plats anges plats med fritext.
Beskrivning 15(29) 9.3.4. På sjukhus Vid valet På sjukhus anges plats med fritext. 9.3.5. I hemmet Vid valet I hemmet visas patientens adress med automatik.
Beskrivning 16(29) 9.4. Mottagare av möteskallelse Ny kallelse som inte är omhändertagen finns under Meddelanden på startsidan. Klicka på aktuell kallelse för att Acceptera, Tacka nej eller Vidarebefordra den. Vid Tillbaka åter till föregående sida. Acceptera Nytt fönster visas, en kommentar kan fyllas i. Klicka därefter på Spara. Tacka nej Nytt fönster visas, en kommentar kan fyllas i. Klicka därefter på Spara. Vidarebefordra Kallelsen vidarebefordras. Ny meddelandemottagare läggs till. Klicka därefter på Vidarebefordra.
Beskrivning 17(29) 9.5. Genomför möte/planering Den samordningsansvarige är ansvarig att genomföra mötet. Klicka på Genomför möte. Fyll i mötesanteckning, bocka i rutan Deltagit för de som har deltagit i mötet. Namn fylls i rutan för namn till höger i bilden. 9.6. Kallelsevy I kallelsevyn visas de kallelser/möten som finns för patienten i pågående SIP med mötesdatum och tid, vad mötet avser, mötesform, plats samt status för mötet.
Beskrivning 18(29) 10. Kartläggning För att fylla i Kartläggning klicka på aktuell flik i SIP-underlag. Klicka på Lägg till rubrik. Det finns 3 kartläggningsrubriker att använda kroppsfunktion, aktivitet och delaktighet samt omgivningsfaktorer. Klicka på aktuella rubriker och därefter på Spara. Rubrikerna visas med sina underrubriker samt skrivbara textfält. Fyll i aktuell information i textfälten och klicka därefter på Spara. Uppgifterna sparas med namn, verksamhetsområde på den som fyllt i uppgifterna samt datum och klockslag.
11. Skapa SIP Skapa SIP - huvudmål, delmål och insatser 11.1. Huvudmål Beskrivning 19(29) Skapa huvudmål via patientmenyn Huvudmål. Fyll i huvudmålet målbeskrivning (fri text). Klicka därefter på Spara.
Beskrivning 20(29) 11.2. Delmål Delmålen läggs till via menyn Lägg till nytt delmål. Rubrik och beskrivning är obligatoriska uppgifter att fylla i. De delmålsrubriker som finns i Gävleborg är; Kroppsfunktion Aktivitet och Delaktighet Omgivningsfaktorer Om insatser ska läggas till på delmålet markeras rutan Jag vill även lägga till insatser på detta delmål. Fyll i aktuella uppgifter och klicka på Spara.
Beskrivning 21(29) 11.3. Insatser 11.4. Skapa insatser Fyll i beskrivning, ansvarig deltagare, namn och telefon är obligatoriska uppgifter att fylla i. För att spara uppgifter klicka på Spara eller Spara & dela ut. I menyn visas insatsen. Om den har sparats och delats ut visas den för samtliga parter. Om den endast har sparats visas den för den part som har skapat och sparat insatsen, inte för de övriga deltagarna i SIP. 11.5. Uppföljning av insats Uppföljning läggs per insats genom att klicka på Lägg till uppföljningskommentar som finns längst ner i bilden på insatsen. Fyll i beskrivning (fritext) och spara därefter uppgifterna Spara.
11.6. Avsluta insats Beskrivning 22(29) Avsluta pågående insats genom att klicka på Avsluta längst ned i bilden. I menyn visas insatsen som avslutad genom en bock framför insatsen. 12. Uppföljning Uppföljning av insatserna görs via Uppföljning i patientmenyn. Ange uppföljningsdatum. Påminnelsedatum för uppföljning blir som standard 1 månad före uppföljningsdatum. Delmålet och insatsen visas längst ned i bilden. Klicka därefter på Spara och uppföljningen sparas som genomförd uppföljning med aktuell enhet, insats och uppfölningskommentar (datum, klockslag) och namn.
13. Utvärdering Beskrivning 23(29) Utvärdering av huvudmål och delmål. Uppfyllnad av målen anges genom fastställda val för samtliga mål. Fyll i uppfyllt målet samt kommentar som fylls i som fritext. Därefter sparas uppgifterna via Spara.
Beskrivning 24(29) 14. Deltagare Deltagare som saknas i deltagarlistan läggs till under Deltagare i patientmenyn. Uppgifter om patienten och närstående hämtas från personuppgifter. Lägg till ytterligare deltagare genom att klicka på +-tecknet till höger i bilden. Välj typ av deltagare extern aktör, anhöriga/närstående, fast vårdkontakt eller verkställande enhet/vårdgivare. Fyll i aktuella uppgifter och klicka på Spara. För varje kallelse till möte kommer deltagarna från listan automatiskt att föreslås som mottagare av kallelsen. 15. Avsluta planering SIP avslutas när samtliga parterna i samråd med enskilde bedömer att målen med SIP är uppfyllda eller att den inte längre är aktuell. Välj Avsluta planering i menyn. Det är endast den samordningsansvarige som kan avsluta planeringen. Fyll i en kommentar och klicka därefter på Spara.
Beskrivning 25(29) 16. Översikt aktuell SIP I översikten visas hela planen med huvud- och delmål samt insatser. Längst ner i bilden visas deltagarna med typ av deltagare namn och kontakt (telefonnummer). 17. Utskrift Utskrift av den samordnade individuella planen görs via Översikt i menyn. Till höger i bilden finns ikonen för utskrift. Det finns två val för textstorleken på utskriften standard och stor. Välj aktuellt val och klicka därefter på Skriv ut. Planen visas på skärmen och kan nu skrivas ut med huvudmål, delmål, insatser, uppföljning. På sista sidan visas allmänna uppgifter.
Beskrivning 26(29)
Beskrivning 27(29) 18. SIP-översikt I menyn finns SIP-översikten. I den visas samtliga SIP:ar på aktuell enhet. De urvalskriterier som finns är samordningsansvarig, person, datum from tom, status samt hemsjukvård. Resultat visas på skärmen med följande rubriker; Personnummer Namn Start underlag - Datum Start SIP - Datum Mötesdatum - Datum Paus - Datum Hemsjukvård Ja/Nej Avslutat datum - Datum Senast ändrad - Datum Kallelse skickad Datum Åtgärder Kallelse (hamnar i SIP-kallelse) och Patient (SIP-underlag)
Beskrivning 28(29) 19. Hjälpfunktion och e-learning Det finns en hjälpfunktion i Lifecare samt en e-learning. Dessa finns som ikoner i menyn. 19.1. Hjälpfunktion Hjälpfunktionen är en inbyggd hjälpfunktion i systemet. Systemets olika bilder finns beskrivna i denna funktion. 19.2. e-learning e-learning öppnar sig i ett nytt fönster. Till samtliga filmer finns det en introduktion. De olika avsnitten visas antal minuter för respektive avsnitt visas i menyn. Förutom Introduktion och Visa mig finns även Låt mig försöka. 20. Dokumentinformation Systemförvaltningen, IT-avdelningen Region Gävleborg har skapat detta dokument i samråd med Lifecares processråd. 21. Referenser Dokumentnamn Plats Samordnad individuell plan Platina, 09-41567 Lifecare SPU Användarhandledning Platina, 09-300459
Beskrivning 29(29)