TöREBODA OCH S, ESPROTOKOLL GUT?,LSPÅNGS KO?R Sammanträdesdatum Sida Nämnden för ekonomiadministration 20?7-02-13 1 Pats och tid Töreboda kornmurföus i Röda rummet, måndag den 13 februari 2017, kockan 09.00-09.45 B esutande Bengt Sjöberg (M), ordförande Carina Guberg (S) Övriga närvarande Justerare Björn Thordenius (M), icke tjänstgörande ersättare Kenneth Carsson, (S), icke tjänstgörande ersättare Anders Benföa, ekonomichef Peter A?ndersson, kornrnunsekreterare Carina Guberg (S) Justeringens pats och tid Underskrifter S ekreterare Ordförande Justerare Komrnurföuset i Töreboda å-?.. d?;?i=?? Peter,%dersso; B?"e'n?ob-t-':nobei?:??=?.--?.b...-... Paragrafer -8 ANSLAG/BEVIS Protokoet är justerat. Justeringen har tikännagivits genom ansag. Organ Sarnmanträdesdatum Nämnden för ekonomiadministration 2017-02-13 Datum då ansaget sätts upp 201 7-02-28 Datum då ansagettasned 2017-03-22 Förvaringspats :för protokoet Underskrift Kom?rnunedningskontoret, Töreboda 6@,,iz-. Peter Andersson?Justerare Utdragsbestyrkande
TöREBODA OCH GULLSPÅNGS KO?R Nämnden för ekonomiadministration S,?ESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-02-13 Sida 2 EKN 1 Justering Nämndens besut Ti att jämte ordföranden justera dagens protoko utses Carina Guberg (S).?Justerare Utdragsbestyrkande
TöREBODA OCH GULLSPÅNGS KOMMUNER Nämnden för ekonomiadministration Expediering.' S, ESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-02-13 Sida 3 EKN 2 Föredragningsistan Nämndens besut Föredragningsistan ti dagens sarnrnanträde godkänns.?justerare Utdragsbestyrkande
TöREBODA OCH GULLSPÅNGS KOMMUNER Nämnden f?5r ekonomiadministration S.,;föESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-02-13 4 Sida Expediering.' EKN 3 Dru' EKN 2015/0004 Personaärenden Nämndens besut Nämnden för ekonomiadrninistration tar emot informationen och ägger den ti handingarna. Sammanfattning av ärendet Ekonomichef Anders Bernha inforrnerar om aktuea personaärenden. Rekrytering av controer pågår.?justerare Utdragsbestyrkande
TöREBODA OCH GULLSPÅNGS KOMMUNER Nämnden för ekonomiadministration Expediering.' S. ÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-02-13 Sida 5 EKN 4 Dnr EKN 201 7/0001 Arbetsmijöundersökning Nämndens besut Nämnden för ekonomiadministration rnottar inforrnationen och ägger den ti handingarna. Sammanfattning av ärendet Under december 2016 har en arbetsrnij öundersökning genomförts i Töreboda kornmun. Frågestäningama i enkäten har band amiat berört fysisk arbetsmijö, psykisk arbetsmijö, arbetsuppgifter, edarskap, kompetensutvecking och medarbetarengagemang. Svarsfrekvenser vid ekonomietföeten uppgick ti 88%. Betygsskaan i enkäten har varit -5 där 1 ger ägsta betyg och 5 ger högsta betyg. Enkäten visar över ag bra betyg för ekonomierföeten. Lägst betygsvärde visar 5udnivå och ventiation samt att arbetstiden inte atid räcker ti för att utföra arbetsuppgifterna. En riskbedömning och handingspan har tagits fram vid ekonomien?heten. Biaga '?Justerare ] Utdragsbestyrkande
? r-= '! S Arbetsmijöenkät Töreboda kommun december 2016 Betygsskaa 1-5 där 1 är ägst betyg och 5 är högsta betyg. Områden vid ekonomienheten som fått 3,0 eer ägre i betyg kommenteras nedan. Skriftiga kommentarer ekonomienheten"ordmon " Frågestäning Mede ekonomi Mede kommunhus Mede Kommunen Hur är ditt sammanfattade omdöme om Töreboda kommun som arbetsgivare? 4,29 4,02 3,83 Om den fysiska arbetsmijön på Töreboda kommun. Lågt betyg avseende judnivå (2, 71 ) 3,88 3,62 3,64 Lågt betyg avseende ventiation (2,80) Försa tiåt ärder: Förbmtrad ventiation/värme. Framförs ti kommunens edningsgrupp. Förbättrad Ijudisoering i rummen. Framförs ti kommunens edningsgrupp. Jag tycker att den fysiska arbetsmijön på Töreboda kommun är mycket bra totat sett. 3,71 3,42 3,57 Om servicefunktionerna på Töreboda kommun. 4,17 3,91 3,78 Jag tycker att servicefunktionerna på Töreboda kommun är mycket bra totat sett. 3,86 3,73 3,69 Om den psykiska arbetsmijön och medarbetarreationer på enheten/avdeningen. 4,23 4,O 3i98 Jag tycker att den psykiska arbetsmijön på Töreboda kommun är mycket bra totat sett. 4,29 3,84 3,77 Om mina arbetsuppgifter på Töreboda kommun. Lågt betyg avseende arbetstiden räcker för att utföm mitt ar-betet (3,0) 4,12 4,08 4,03 Försa tiåt ärder: Ekonomienheten kommer att förstärkas med 1,O tjänst under 201 7. Ta in extern hjäp vid arbetstoppar/hög arbetsbeastning. Frågestäning Mede ekonomi Mede kommunhus Mede Kommunen H-?Q () e (.0') 4>
?i?,,/) IJag är mycket nöjd med mina nuvarande arbetsuppgifter totat sett. 4,00 4,16 4,11 d Om edarskapet på Töreboda kommun. 4,67 3,92 3,94 Jag tycker att edarskapet på Töreboda kommun är mycket bra totat sett. 4,50 4,00 3,99 Om kompetensutveckingen i Töreboda kommun. 4,43 3,97 3,95 Jag tycker att kompetensutveckingen på Töreboda kommun är mycket bra totat sett. 4,00 3,67 3,53 Om informationsfödet inom Töreboda kommun. 4,42 4,O 4,O Jag tycker att informationsfödet inom Töreboda kommun är mycket bra totat sett. 3,86 3,57 3,68 Hur vä uppfyer Töreboda kommun som arbetsgivare dina förväntningar? 4,43 3,92 3,84 Hur vä överensstämmer Töreboda kommun med din bid av en idea arbetsgivare? 4,21 3,56 3,60 Jag tror att vi som organisation kommer att växa över de kommande 12 månaderna. 3,83 3,93 3,72 jag känner att vi som organisation har en positiv utvecking framför oss. 4,17 3i98 3,78 När hade du senast ett medarbetarsamta För mindre än tre månader sedan 100% 39% 47% Adrig haft medarbetarsamta 0% 5% Medarbetarengagemang 4,42 4,46 4,48 Medarbetarengagemang arbetspats 4,19 4,00 4,16
k, (/- Skriftiga kommentarer ekonomienheten "ordmon": Ä Fysisk arbetsmijö: Servicefunktioner: Information: Framtid: Förbättrad ventiation samt värme. Mer Ijudisoering. Hög Ijudnivå i unchrum, efteryser mer avsappnande mijö i fika/unchrum. Intranätet inte användarvänigt. Intranätet är inte bra - svårt att hitta information. Erbjud bättre arbetsmijö där ventih:»tion, temperatur och Ijudvoym ses över. Förtydiga och förenka information, må osv. Positiv och trygg på arbetspatsen, positiv känsa när jag kommer hit på morgonen. Högst betyg: Ekonomienheten Kommunhuset Kommunen Ledarskap (4,67) Medarbetarengagemang (4,46) Medarbetarengagemang (4,48) Kompetensutvecking (4,43) Arbetsuppgifter (4,16) Arbetsuppgifter (4,11) Lägst betyg: Fysisk arbetsmijö (3,71) 1 Fysisk arbetsmijö (3,42) Fysisk arbetsmijö (3,57) 1
TöREBODA OCH GULLSPÅNGS KOMMUNER Nämnden för ekonomiadministration Expediering: S?ESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-02-13 Sida 6 EKN 5 Dm EKN 201 5/0003 Årsredovisning 2016 - ekonominämnd Nämndens besut Nämnden för ekonomiadministration godkänner årsredovisning för 2016 och ägger inforrnationen ti handingarna. Sammanfattning av ärendet Ekonominämndens uppdrag är att eda och styra de'gemensamma ekonomiprocesserna årsbudget och ferårspan, ta fram årsredovisning, deårsrapport, tertiarapport, amt öpande ekonomiadministration. Nämndens uppdrag är vidare att ansvara för utbidning och vara ett konsutativt stöd ti ekonorniansvariga chefer och handäggare. Nämnden för ekonomiadministration redovisar en positiv avvikese, före resutatjustering, uppgående ti +5 78 tkr. Resutatet har återförts ti Töreboda kornmun med 3 64 tkr och ti Guspångs komrnun med 214 tkr. Biaga?JusCerare Utdragsbestyrkande
Biaga EKN 5 m?? } ö roreaodå GuLLSPÅNG Ä'ummiwr i sa»iitzybctc Årsredovisning 2016 Ekonominämnd Å» i1 W!, A : 1 4 t )i r.? %»!k W } 1 I * 1» y,b.=:aj w:s.* ij? [ ] I m te Cr=
Innehåsförteckni ng Verksamhetsberättese.3 Gemensamma nämnder 3 Ekonominämndens uppdrag 3 Viktiga händeser under året 3 Uppföjning må 3 Uppföjning ekonomi 5 Framtiden 5 Årsredovisning 2016 - Ekonominämnd Töreboda och Guspångs kommun ']?'>(r 2(5)
Verksamhetsberättese Gemensamma nämnder Ekonominämndens uppdrag Töreboda och Guspångs kommuner har sedan 2008 en gemensam ekonominämnd med ett gemensamt ekonomikontor. Ekonominämndens uppdrag är att * * * * Leda och styra de oika ekonomiprocesserna årsbudget och ferårspan. Ta fram årsredovisning, deårsrapport, tertiarapport samt öpande ekonomiadministration. Utbida och vara ett konsutativt stöd ti ekonomiansvariga chefer och handäggare i de båda kommunerna. Ständigt fö5a utveckingen inom sitt verksamhetsområde, i syfte att utvecka och effektivisera ekonomiprocesserna. Viktiga händeser under året Arbetet med att utvecka den gemensarnma budgetprocessen inom rarnen för MTGsamarbetet har fortsatt och besutade gemensarnma budgetrutiner har börjat tiämpas under hösten. Ekonominämnden har fattat besut om reviderade everansåtaganden som nu är de samma i såvä Töreboda som Guspångs kornrnun. En upphanding av banktjänster har genomförts. Nya områden för intern kontro har tagits fram. Under hösten uppgraderades ekonomisystemet ti en ny version. Ekonominämnden har fattat besut om förändrad organisation, i syfte att tydiggöra ansvarsfördeningen. Vidare har band annat utbidningsinsatser inom Stratsys (ett system f8r verksamhetsstyrning, panering och uppföjning) genomförts. Mågrupp har varit samtiga enhetschefer och verksarnhetschefer i komrnunema. Uppföjning må Åtagande: Ekonomikontoret verkar för att kommuninvånarna bir uppysta om kommunens verksamhetsresutat Ekonominämnd Tre av tre möjiga kriterier ska uppfyas enigt KK?K"s mätning (kommuners kvaitet i korthet) av kommunens webbinformation. Dessa tre kriterier utgörs av pubicering av budgetdokument, deårsrapport samt årsredovisning. Deårsrapport och årsredovisning har pubicerats på hemsidan. Arbetet med att ta fram ett budgetdokument för pubicering har genornf?5rts inför 2017 års budget. Motsvarande budgetdokument saknas dock under innevarande år varför mået enbart devis är uppnått. 4 8 Tre av tre kriterier enigt KKKas mätning av kommunens webbinformation ska uppfyas (budgetdokument, deårsrapport och årsredovisning). Utfa ee Måvärde qoo 1 X(? Årsredovisning 2016 - Ekonominämnd Töreboda och Guspångs kommun ((, 3(5)
Åtagande: Samtiga chefer och ekonomiadministratörer som vänder sig ti ekonomikontoret uppever ett gott bemötande. Ekonominämnd Enkätundersökning har inte genomförts under 2016. Senast genomförda undersökning visade dock att måvärdet 85 % hade uppnåtts, avseende att samtiga chefer och ekonomiadministratörer som vänder sig ti ekonomikontoret känner sig vä bemötta. Styrmått Utfa Måvärde at Nöjdamedarbetare 85 m!nsf85 Åtagande: Samtiga chefer får utbidning inom ekonomiområdet. Ekonominämnd Samtiga chefer och ekonomiadministratörer ska ges minst två utbidningstiföen per år. Utbidning har erbjudits och genomförts avseende "skrivstugor" i Stratsys vid ett ferta tiföen. Vidare har utbidning kring fakturahantering, upphanding mm genornförts. Mået är uppnått. Styrmått Utfa Måvärde i.;,, 'Cheferoch 6 minst2 ekonomiadministratörer ges minst två utbidningstifäen per år. Åtagande: Kommun verkar för att budget fördeas ti rätt nivå och att budgetansvariga vi och kan redovisa ett resutat som är bättre än budget Ekonominämnd Genom kontinueriga möten och avstämningar med verksarrföeternas enhetschefer och verksamhetschefer, frarntagande av inforrnation, utbidningsinsatser, utvecking av system och rutiner säkerstäs att budgetansvariga får ett fuvärdigt underag för att styra och hantera sin ekonomi. Då nya chefer kontinuerigt kommer in i verksamheten kornmer det atid finnas ett behov av bistå budgetansvariga så att de vi och kan redovisa ett resutat som är bättre än budget. Styrmått Utfa Måvärde ' Ekonominämnden ska o o/o säkerstäa att verksamheterna Tår ett fuvärdigt underag för att hantera och styra sin ekonomi. Årsredovisning 2016 - Ekonominämnd Töreboda och Guspångs kommun ]<' r,= 4(5)
Uppföjning ekonomi Resutatsammanstäning Boksut 2015 Budget 2016 Boksut206 Awikese 2016 Intäkt -5 656 -e 204-5 735-469 Personakostnader 4601 4 868 4 568 299 Övriga kostnader 1 054 1 336 1167 169 Summa Kostnader 5 655 6 204 5 735 469 Nettokostnad Kommentar ti resutat Nämnden för ekonomiadministration redovisar en positiv budgetavvikese, före resutatjustering, uppgående ti +5 78 tkr. Resutatet har återf?5rts ti Töreboda kommun med 364 tkr och ti Guspång kommun med 214 tkr. Orsakerna ti avvikeserna finns på såvä intäkts som kostnadssidan. Intäkterna redovisade ett överskott på 109 tkr beroende på att ekonomierföetens åtagande gentemot kommunaa boag har utökats med Skagerns Energi AB samt att avgifterna för Törebodabostäder AB och Guspångsbostäder AB, efter att ha varit o:förändrade under ett ferta år, har anpassats utifrån de faktiska insatser som ekonomierföeten idag utför åt boagen. Kapitakostnaderna redovisade ett överskott gentemot budget uppgående ti 176 tkr beroende på att anäggningstigångar är sutavskrivna. Även personakostnaderna redovisade ett överskott uppgående ti 299 tkr. Orsaken ti överskottet beror på att det har varit vakanser vid ekonomierföeten under året. Investeringar Det finns inte några budgeterade investeringsansag innevarande år inom ramen för Nämnden för ekonomiadministrations verksamhet. Framtiden Ekonomienheten står inför stora utmaningar och åtaganden avseende införande av komponentavskrivningar, ny finansieringsmode avseende IT-kostnader inom ramen för MTG-samarbetet, fortsatt utvecking av rutiner kring budget och prognos, intern kontro mm. Rekvirering av statsbidrag avseende schabonbidrag, ensamkommande fyktingbarn mm från Migrationsverket stäer också högre krav på redovisning, uppfö5ning och kontro. Årsredovisning 2016 - Ekonominämnd Töreboda och Guspångs kommun ]< (< 5(5)
TöREBODA OCH GULLSPÅNGS KO?R Nämnden för ekonomiadministration Expediering: S.?ESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-02-13 5ida 7 EKN 6 Dnr EKN 201 6/0002 Internkontropan 2017 Nämndens besut Närm'iden för ekonomiadministration faststäer internkontropan för Töreboda och Guspångs kornrnun :för år 2017 enigt försag samt utökar internkontropanen med granskningsområdet kontro av födesrapport fesr ekonomisystem. Sammanfattning av ärendet Ekonominämndens har genornfört en risk- och konsekvensanays inför framtagande av internkontropan 2017 för nämnden för ekonomiadministration. Föresagna granskningsområden är översyn av hantering av bensinkort, kontro av First Card samt kontro av investeringsredovisning. Ordföranden föresår att internkontropanen utökas med granskningsornrådet: kontro av uppdatering av födesrapport för ekonomisystem. Biaga?Justerare Utdragsbestyrkande
Biaga EKN 6 m Faststäd av nämnden för ekonomiadministration 2017-02-13 * 6 TÖREBODA GUtLSPANG Kmmiuozcr i stnnttrbtar«' Risk och konsekvensanays, internkontropan 2017 Kontroområde 1: Översyn av rutiner för hantering av bensinkort Sannoikhet Hög Mede Låg Poäng - 13i Lag rxåttig Hög Konsekvens Kontromoment: Ansvarig person för kontroen: Tid när kontroen sker: Kontrometod: Tidpunkt för rapport: Riskbedömning: Hantering av bensinkort, avstämning, körjournaer etc. Töreboda: Mats Carström, Guspång: Sandra Äberg,. apri - maj 2017 Kontroera att besutad rutinbeskrivning efterföjs. Intervjuer. 2017-05-31 ti Anders Bernha Nr8 Otibörigt nyttjande av bensinkort. Ekonomisk "skada" för kommunen. Kontroområde 2: Kontro av kontantuttag via First Card Sannoikhet Hög Mede Låg Poäng 5 Låg Måttig Hög Konsekvens Ii Kontromoment: Ansvarig person för kontroen: Tid när kontroen sker: Kontrometod: Tidpunkt för rapport: Riskbedömning: (r Kontroera att rutiner kring kontantuttag via First Card efterföjs. Töreboda: Gunne Gottfridsson Guspång: Sandra Åberg. apri - maj 2017 Avstämning av genomförda kontantuttag avseende samtiga First Card kort. 2017-05-31 ti Anders Bernha Nr5 Risk att återredovisning av kvitton inte genomförs. Ekonomisk "skada" för kommunen.
Kontroområde 3: Kontro av investeringsredovisning Sannoikhet Hög Mede Låg 4 Poäng Låg Måttig Hög Konsekvens Kontromoment: Ansvarig person för kontroen: Tid när kontroen sker: Kontrometod: Tidpunkt för rapport: Riskbedömning: Att tiämpiga redovisningsprinciper tiämpas. Töreboda: Charotte Eriksson, Guspång: Charotte Eriksson augusti - september 2017 Statistiskt urva av 25 fakturori respektive kommun. 2017-09-30 ti Anders Bernha Nr4 Feaktig värdering av kommunens anäggningstigångar. Feaktigt redovisade kapitakostnader. Kontroområde 4: Uppdatera födesrapport för ekonomisystem Sannoikhet Hög Mede Poäng i Låg 2 Låg Måttig Hög Konsekvens Kontromoment: Ansvarig person för kontroen: Tid när kontroen sker: Kontrometod: Tidpunkt för rapport: Riskbedömning: Uppdatera födesrapport ekonomisystem. Töreboda: Charotte Eriksson, Sophie Ryander Guspång: Charotte Eriksson, Sophie Ryander augusti - september 2017 Tisammans med IT-enheten se över föden i ekonomisystemet. Säkerstäa kommunikation vid inäsning och överföring av information/fier mean oika system. 2017-09-30 ti Anders Bernha Nr2 Ä-<CC,
TöREBODA OCH GULLSPÅNGS KOMMUNER Nämnden för ekonomiadministration Expediering: S, ESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-02-13 Sida 8 EKIN 7 Övriga frågor Inga övriga frågor behandas.?justerai'e 4 Utdragsbestyrkande
TöREBODA OCH eur?,lspangs KOMMUNER Nämnden för ekonomiadministration Expediering.' S. ESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-02-13 Sida 9 EKN 8 Dnr EKN 201 5/0005 Nästa sammanträde Nämndens besut Nämnden för ekonomiadministration sarnmanträder den 29 maj kockan 10.00 i Röda rurnrnet. Justerare ) Utdragsbestyrkande