I Utdragsbestyrkande

Transkript

1 TöREBODA OCH S.?ESPROTOKOLL GULLSPÅNGS KO?ER Sammanträdesdatum Sida Näimiden för ekonomiadministration Plats och tid Töreboda kormnunhus i Blå rurnmet, måndag den 29 februari 2016, klockan Beslutande Bengt Sjöberg (M), ordförande Carina Gullberg (S) Övriga närvarande Justerare Björn Thodenius (M), icke tjänstgörande ersättare Anders Berrföall, ekonomichef Peter Andersson, kormnunsekreterare Viktor Gustafsson-Rydberg 3 Carina Gullberg (S) Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Kormnurföuset i Töreboda 'J/li r,6?l' Q- -'- Peter Ande)SSon?,. Andersson,. Paragrafer l-8 Ordförande...a..S z.-j' Bengt } SjQber; Slpberg." y..z G?'e-?' j??z-??. Justerare Carina Gull berg' ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkäru'iagivits genom anslag. Organ Nämnden för ekonomiadministration Samrnanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift Korrununledningskontoret, Töreboda ';4??(;,L{g Agnetha Andersson?Justerare I Utdragsbestyrkande

2 TöREBODA OCH GULLSPÅNGS KOMMUNER Nämnden för ekonomiadministration S. ESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 EKN 1 Justering Nämndens beslut Till att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Carina Gullberg (S). Åe. Justerare (/'i l Utdragsbestyrkande

3 l"öreboda OCH ';ut,tspånes KOMMUNER Nämnden för ekonomiadministration txpediering.' Sammanträdesdatum ESPROTOKOLL Sida 3 EKN 2 Föredragningslistan Nämndens beslut Föredragningslistan till dagens samrnanträde godkänns. :rare lutdragsbestyrkande

4 TöREBODA OCH GULLSPANGS xo?x Nämnden för ekonomiadministration Sammanträdesdatum ?ESPROTOKOLL Sida 4 Expediering: EKN 3 Dnr EKN 201 5/0006 Bankupphandling Nämndens beslut Nämnden för ekonomiadministration godkänner inforrnationen och lägger denna till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Controller Viktor Gustafsson-Rydberg inforrnerar om tilldelningsbeslut avseende upphandling av finansiella tjänster för Töreboda och Gullspångs kornrnun. Nordea har lämnat det mest fördelaktiga anbudet för såväl Töreboda som Gullspångs kornmun. Avtalsperioden uppgår till sju år. Nordea har lämnat de mest förrnånliga villkoren fratnför allt avseende räntevillkor/kontraktsränta. Genom upphandlingen förväntas Töreboda kommun göra en besparing på cirka 30 tkr/år under avtalsperioden. Motsvarande belopp för Gullspång kommun uppgår till cirka 15 tkr/år. }.Justerare r-, C [?A" I Utdragsbestyrkande

5 röreboda OCH '»tu,tspå'nes xo?x?9ämnden för ekonomiadministration S, ESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 5 Expediering: EKN 4 Dnr EKN 201 5/0004 Personalärenden/rekrytering Nämndens beslut Nämnden för ekonomiadministration godkänner inforrnationen och lägger denna till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Ekonomichef Anders Berrföall lämnar inforrnation avseende ayslutad rekrytering gäilande controllertjänst, till följd av komrnande :föräldraledighet. Utannonserat vikariat avser perioden Ol Ol-31. Anki Lind, för närvarande anställd som ekonom inom sektor utbildning i Skövde komrnun, har anställts under aviserad period..terare lutdragsbestyrkande

6 TöREBODA OCH GULLSPÅNGS KOMMUNER Nämnden för ekonomiadministration S. ESPROTOKOLL Saninianträdesdatum Sida 6 Expediering: EKN 5 Dnr EKN 201 5/000 1 Verksamhetsberättelse 2015 Nämndens beslut Närnnden för ekonomiadministration godkänner årsredovisning för 2015 och lägger inforrnationen till handlingama. Sammanfattning av ärendet Ekonomichef Anders Berrföall informerar om viktiga händelser från verksamhetsberättelsen år Nämnden för ekonomiadministration redovisar en positiv budgetavvikelse, före resultatjustering, uppgående till kronor. Resultatet har återförts till respektive kommun utifrån andelar enligt avtal. Bilaga.7 Justerare 6 i,- rl. lutdragsbestyrkande

7 Bilaga EKN 5..l? t- '-=.; N. ]' I i?-. j l IP j 1 l l röaeaona GuLtsPÅNG r.i i jl - Årsredovisnin Nämndens för ekonomiadministration 4Q,(r=

8 Innehållsförteckning Verksamhetsberättelse.3 Gemensamrna nämnder 3 Viktiga händelser och utveckling under året 3 Uppföljning av leveransåtagande/mål Gullspångs kormnun 3 Uppföljning av mål Töreboda kommun 4 Uppföljning ekonomi 5 Frarntiden 5 Ekonominämnden, Årsbokslut (6) Postadress Telefori Fax E-post Postg,iro Box Töreboda!prJi l/äxel komrriiiheri@toreboda.se 'o

9 Verksamhets:oerättelse Gemensamma nämnder Viktiga händelser och utveckling under året Under året har tre av ekonomierföetens medarbetare gått i pension. Rekrytering av redovisningsekonom, med tillträde under augusti månad, har genomförts. Ekonomierföeten är för närvarande bemannad med 8,O tjänst vilket är en lägre bemanning järnfört med tidigare vilket också påverkat årets ekonomiska utfall. Utifrån de utmaningar som ekonomierföeten nu ställs inför finns det behov av att utöka bemanningen. Under året har ekonomisystemet uppgraderats med en ny modul för budget och prognos. Arbetet med att koppla ihop ekonomisystemets prognosmodul med uppföljningsverktyget Stratsys har fortsatt. Ett flertal utbildningsinsatser inom rarnen för ekonomiadministration har genomförts, arbete med införandet av komponentavskrivningar har påbörjats, utveckling av styrsystemet Stratsys fortgår och arbetet med förändring av resursfördelning/budgetprocess in:för kommande års budgetprocesser har inletts. Uppföljning av leveransåtagande/mål Gullspångs kommun Leveransåtagande: Besökare på kommunens webbsida är nö»jda med den ekonomiska informationen. Enkätundersökning är inte genomförd. Uppgift saknas på gmnd av tekniska svårigheter med att genornföra enkätundersökningen. # Utfall Målvärde 1 Minst 85 procent av besökarna 0% minst 85% på hemsidan är nöjda med den ekonomiska informationen Leveransåtagande: Medarbetare som vänder sig till ekonomikontoret upplever sig väl bemötta. En ny enkätundersökning har inte genomförts under Den undersökning som genomfördes under 2014 visade dock stor nöjdhetsgrad med upplevt bemötande från ekonomierföetens personal. m IMinst 85 procent känner sig väl bemötta Utfall Målvärde 90% minst 85% I l Ekonominämnden, Årsbokslut (6) Postadress Telefon Fax E-post F'ostgiro Box Töreboda,," (r: Växel kommuiien@toreboda.se 12 og 00-6

10 Leveransåtagande: Samtliga chefer får utbildning i budget och uppföljning. Utbildningsinsatser har genomförts med bl. a "skrivarstugor" där chefer fätt utbildning i hur man följer upp och rapporterar mål och resultat i verksarnhetsstödet Stratsys. Styrmått Må!värde Utfall Chefer ges minst 2 minst 2 utbildningstillfällen per år. Leveransåtagande: Samtliga chefer och administratörer upplever att ekonomikontorets personal stödjer verksamheten i ekonomiska frågor. Enkätundersökning är inte genomförd under Den undersökning som genomfördes under 2014 visade dock stor nöjdhet med upplevt bemötande från ekonomienhetens personal. Styrmått Målvärde Utfall Minst 85 procent är nöjda med 91 % minst 85% stödet i ekonomiska frågor Uppföljning mål Töreboda kommun Åtagande: Ekonomikontoret verkar för att kommuninvånarna blir upplysta om kommunens verksamhetsresultat Ekonomikontoret har under året påbörjat arbetet med att ta frarn en modell för att upplysa kornrnuninvånarna om kormnunens verksarnhetsresultat. I samband med att kornrnunens årsredovisning presenteras ska även kormnuninvånarna bli upplysta om resultatet. Styrmått Utfall Målvärde Verksamhetsresuttot 0 minstl00 publiceras för medborgare. Åtagande: Samtliga chefer och administratörer upplever att ekonomikontorets personal stödjer verksamheten i ekonomiska frågor Enkätundersökning har inte genomförts under 2015 Ekonominämnden, Årsbokslut (6) Postaaress Telefon FaX E-post Postgiro Box Växel kommuhen@toreboda.se 12 og oo S2l 22 Töreboda /' t"rz

11 1 T I Nöjda medarbetare Utfa(I o Målvärde minst 85 l 1 r* Medarbetare känner sig väl bemötta o minst 85 Åtagande: Töreboda kommun verkar för att budget fördelas till rätt nivå och att budgetansvariga vill och kan redovisa ett resultat som är bättre än budget Ekonominämndens budget visar ett överskott år * Andel budgetansvariga med budget i balans är lägst 75% Utfall 100 Målvärde minst 75 1 Uppföljning ekonomi Kommentar till resultat Nämnden för ekonomiadministration redovisar en positiv budgetavvikelse, &e resultatjustering, uppgående till +536 tkr vilket har åter:förts till Töreboda och Gullspångs kommun. Den största förklaringen till resultatet, jämfört med tidigare år, är att tidigare års uppbokningar av övertid har eliminerats och därnned inte påverkar ekonomirfömndens resultat. Tillfölligtvis har ekonomienheten också haft en lägre bemanning (0,5 tjänst) järnfört med tidigare år vilket också har påverkat resultatet sarnt att vakant tjänst delvis har funnits under året. Vidare har ekonomietföeten, enligt beslut/uppdrag under året ifrån kommunstyrelsen, vidtagit mycket stor återhållsatnhet avseende främst planerade utbildningsinsatser, senareläggning av uppgradering av ekonomisystem samt uppgradering/inköp av datorer mm. Investeringar Ekonominämnden har inte genomfört några investeringar under året. / Framtiden Ekonomierföeten står inför stora utrnaningar och åtaganden avseende införande av komponentavskrivningar, utveckling av mtinerna kring budget och prognos, intern kontroll rnm. Rekvirering av statsbidrag avseende schablonbidrag, ensarnkommande flyktingbarn mm från Migrationsverket ställer också högre krav på redovisning, uppföljning och kontroll. En uppgradering av kornmunens ekonomisystem kommer att behöva genomföras senast Kommunfullrnäktige i Töreboda har fattat beslut om reviderade riktlinjer för inköp samt upphandlingspolicy. Ekonomienheten har det övergripande och sarnordnade ansvaret för inköp. Beslutet innebär en förändring av inköpsorganisationen där olika roller tydliggörs, bl. a Ekonominämnden, Årsbokslut (6) Postadress Telefon Fax E-pOSt Postgiro Box 83 7';,' 54') 22 Töreboda ri, 0506-i80 00 Växel kommur?eri@toreboda.se

12 med behöriga beställare. Denna förändring kornrner att innebära att betydligt mer tid och fokus kornrner att behöva ägnas upphandlingsfrågor. Det finns stora behov av utbildning, information kring ingångna avtal, uppföljning av köptrohet mot avtal mrn i såväl Töreboda och Gullspångs komrnun. Ekonominämnden, Årsbokslut (6) Postaaress Telefon Fax E-post Postgiro Box 83 Töreboda [i: Växel korrirriunen@toreboda.se 12 og 00-6

13 Bykslut 2015 Nämnden för ekonominämnden Ansvar 173, verksamhet 92200? l cnto/slag lan febr mars april mal junl lull aug sept okt nov dec Summa Bud@sti%förbrukn 36122FörsäljningGullspång O,0 0,0 0,0 504,2 0,0 504,2 0,0 336,2-336,1 0,0 0,0 856,9 1865, % 36181Försäljningkommunalabolag O,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 88,6 59,0-59,0 0,0 0,0 88,6 177, % 39100FörsäljningTöreboda 322,2 322,1 322,2 322,2 322,2 322,2 322,1 322,1 322,2 322,2 322,1 69,5 3613, % Simmaintäkter: 322,2 322,1 322,2 826,4 322,2 826,4 410,7 717,3-72,9 322,2 322,1 1015,0 5655, % Kmto/slag jan febr mars april mal unl Jull aug sept okt nov dec Summa Budget-%förb(ukn, 50210Månadslön 303,2 309,4 764,1 286,2 284,5 241,0-1,5 233,3 244,9 260,2 250,1 251,6 3427, % 50500Upplupnalöner O,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-698,6-698,6 0 51l00Semesterlön 17,5 54,7 33,8 9,3 27,1 61,5 326,9 32,3 10,4 9,1 0,0-275,1 307, % 55000Kostnaderserättning 1,3 0,7 0,9 0,6 1,7 1,9 0,1 0,1 1,S 2,6 6,6 1,8 19, % 56100Socialaavgifker 123,5 140,2 307,1 113,7 120,1 116,5 125,2 102,1 98,4 104,0 97,0 97,0 1544, % Summapersonalkostnader: 445,5 505,0 1105,9 409,8 433,4 420,9 450,7 367,8 355,2 375,9 353,7-623,3 4600, % 6ö00Tele-IT-kommunikation övrigt 15,2 19,9 34,5 0,0 12,0 18,1 0, ,0 1,9 5,3 15,9 135, % 67000lnternhyra 8,3 8,3 8,3 8,3 8, , ,3 8,3 8,3 99, % 72000Annonserreklaminformation O,0 0,0 2,2 6,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 8, % 74000Övrigafrämmandetjänster 56,4 35,2 23,9 30,3 23,3 73,5 11,7 61,2 3,7 19,4 26,1 154,4 519, % 76000Diversekostnader O,0 3,5 3,5 8,6 0,1 15, ,0 0,0 14,0 28A 18,8 115, % 79300Avskrivningar 16,3 16,3 16,3 16,3 16,3 16,3 16,3 16,3 16,3 16,3 5,6 5,6 174, % 79810lnternränta O,3 0,3 0,3 0,2 0,2 0,2 0,2 0,1 0,1 0,2 0,0 0,5 2,6 7 37% Summaövrigakostnader: 96,5 83,5 89,0 69,7 60,2 131,8 45,4 113,9 28,4 60,1 73,4 203,5 1055, % Summakostnader: 542,0 588,5 1194,9 479,S 493,6 552,7 496,1 481,7 383,6 436,0 427,1-419,8 5655,9 ' ,49G NÖ'@naj@'.;4're%gi2qm!mad,yi4iptya.;op... ',',',,,,,,,,,,,,,,,, Redovisadeintäkter: 5655,9 Redoviadekostnader 5655,9 'hettoawikelse:' ' " Ö,(l 'röre6;daior;rnun' '--'- '---- -'--' - - '-' ' Budgetrade kostnader för ekonomadministration Töreboda kommun år 2015: 3 956,0 Redivisade kostnader för ekonomiadministration Töreboda kommun 2015: ';ettoawikalse:' ' ' ' - ' ' 342,7 Gyjl;p4ngs'K:ffi;mun - ' ' ' Budgetrade kostnader för ekonomadministration Gullspångs kommun år 2015: 2 059,0 Redivisade kostnader för ekonomiadministration Gullspångs kommun 2015: 1865,4,Nettoawrkel@li 193,6

14 TöREBODA OCH GULLSPÅNGS KOMMUNER Nämnden för ekonomiadministration S. ESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 7 Expediering.' Töreboda kommun - ekonomiberedning Gullspångs kornrnun - ekonomiberedning EKN 6 Dnr EKN 201 6/000 l Omvärldsanalys budget 2017 Nämndens beslut Nämnden för ekonomiadministration godkänner omvärldsanalys för budget Nämnden beslutar att resurser motsvarande 500 tkr tillförs Nämnden f'ör ekonomiadministration i budget Töreboda kommuns andel uppgår till315 tkr och Gullspångs kornrnuns andel uppgår till 185 tkr. Respektive kommun ansvarar för att föreslagen förändring :förankras i pågående budgetprocess inför Sammanfattning av ärendet Ekonomichef Anders Bernhall informerar om redovisade volymförändringar i omvärldsanalys inför budget Av omvärldsanalysen framgår bland annat att ekonomienheten står inför stora utmaningar och åtaganden avseende främst upphandling/inköpsfunktion samt införande komponentavskrivningar. Vidare pågår processer kring bland annat utveckling av budget och prognos i styrsystemet Stratsys kopplat till ekonomisystemet, utveckling av överunderskottsmodell, utveckling av arbetet med internkontroll integrerat i styrsystemet Stratsys med mera som planeras genomföras i kommunerna under För att klara de aviserade utmaningarna behöver ekonomierföeten förstärkas med resurser motsvarande 500 tkr år Detta belopp inkluderar en återföring av reducerat budgetanslag i20l6 års budget uppgående till 160 tkr för senareläggning av uppgradering av ekonomisystem. Bilaga '?.Tusterare Åe (r:, Utdragsbestyrkande

15 Bilaga EKN G6 å? å,j [,,=" (? r f' TOäEJ,O:DÅ «xljlufång V.r i J. I%elå'(li7Å!<iulT i' S(!t.l)M:rr'(:h' 1 Omvärldsanalys budget 2017 Nämnden för ekonomiadministration ]< Q':,

16 Lagförändringar Det finns i dagsläget inte några kända lagförändringar som påverkar uppdraget för nämnden för ekonomiadministration. Postadress ':elefon Fax E-pOSf Postgiro Box Växel k0mmljllerl@koreboda.se Tö:reboda (A

17 ( Volymförändringar Utvecklingen i kormnunerna går mot att det ekonomiska ansvaret decentraliseras och förs längre ut i organisationen. Detta innebär att det blir fler chefer med budgetansvar som behöver stöd från ekonomierföeten med att budgetera, följa upp och analysera sin ekonomi. Personalrörlighet innebär också ett utökat behov från verksamheterna av att få stöd. Ekonomierföeten står inför stora utmaningar och åtaganden avseende införande av komponentavskrivning, utveckling av budget och prognos i styrsystemet Stratsys kopplat till ekonomisystemet, utveckling av över- underskottsmodell, utveckling av arbetet med intern kontroll integrerat i styrsystemet Stratsys som planeras genomföras i kommunerna under Rekvirering av statsbidrag avseende schablonbidrag, ensarnkornmande flyktingbarn rnm från Migrationsverket ställer också högre krav på redovisning, uppföljning och kontroll. En uppgradering av kornmunens ekonomisystem kommer att behöva genomföras senast I budget för år 2016 reducerades Eko'nominämndes rarn med 160 tkr med hänvisning till att uppgraderingen av ekonomisystemet flyttades frarn till Kommunfullmäktige i Töreboda har fattat beslut om reviderade riktlinjer för inköp samt upphandlingspolicy. Ekonomierföeten har det övergripande och samordnade ansvaret för inköp. Beslutet innebär en förändring av inköpsorganisationen där olika roller tydliggörs, bl a med behöriga beställare. Denna förändring kornrner att innebära att betydligt mer tid och fokus kornrner att behöva ägnas upphandlingsfrågor. Det finns stora behov av utbildning, information kring ingånga avtal, uppföljning av köptrohet mot avtal mrn i såväl Töreboda och Guilspångs komrnun. För att klara av de utmaningar som beskrivits ovan behöver ekonomienheten förstärkas med resurser motsvarande 500 tkr för ufökning av en tjänst motsvarande 100 %.?ostadress Telefon ;ax E-post ": ostgiro Box ,2 Ti 'öreboda 4 /" (?:: Växel om? 'toreboda.se

18 Nya/förändrade behov Se text under mbriken "Volymförändringar". Postadress Telefon hax E-post?astg,iro Box Ti Töreboda (;', Växel

19 Effektav«ser«ngar/mo3!iga :oeso, ac:ngar Genom utökad personalresurs, bland annat inom inköpsorganisationen, kornmer verksatnheterna att kunna sänka kostnaderna för inköp. Detta frigör resurser som kan användas inom kärnverksamheten. Postadress Telefon Fax E-post Postgiro Box Töreboda {?x,o 0506-i80 00 Växel og oo - 6

20 TöREBODA OCH GULLSPANGS xo?x Nämnden för ekonomiadministration Sammanträdesdatum ?ESPROTOKOLL Sida 8 Expedieririg: EKN 7 Dnr EKN 201 6/0002 Internkontrollplan Nämndens beslut Nämnden för ekonomiadministration fastställer internkontrollplan för Töreboda och Gullspångs komrnun år 2016 enligt förslag. Sammanfattning av ärendet Ekonomichef Anders Berrföall informerar om föreslagna granskningsområden avseende intern kontrollplan inom ekonomiområdet år 2016 i Töreboda och Gullspångs kommun. Bilaga, J?isterare,? l Utdragsbestyrkande

21 Bilaga EKN 7 ma m!m yögteooa autt.srasa Kommuner i samnrhete Risk och konsekvpnsanalys, internkontrollplan 2016 Kontrollområde 1: Säkerställa rätt kontering Sannolikhet Hög Medet 4 l Poäng l Låg Låg Måttlig Hög Konsekvens Kontrollmoment: Ansvarig person för kontrollen: Tid när kontrollen sker: Kontrollmetod: Tidpunkt för rapport: Riskbedömning: Kontrollera att fakturor bokförs korrekt. Töreboda: Emma Wiik, Gullspång: Monica Hällsås. april - maj 2016 Statistiskt urval av 40 fakturori respektive kommun till Anders Bernhall Nr4 Felaktig kontering ger felaktig ekonomisk information, underlag för upphandling, beslutsunderlag och nyckeltal/statistik. Kontrollområde 2: Förskottsutbetalningar återredovisning Sannolikhet Hög Medel Poäng mmi l Låg Låg Måttlig Hög 3 Konsekvens Kontrollmoment: Ansvarig person för kontrollen: Tid när kontrollen sker: Kontrollmetod: Tidpunkt för rapport: Riskbedömning: Kontrollera att återredovisning har genomförts. Töreboda: Gunnel Gottfridsson Gullspång: Monica Hällsås. augusti - september 2016 Genomgång av samtliga förskottsbetalningar år till Anders Bernhall Nr3 Risk att återredovisning av utbetalt förskott inte genomförs. Kontroll av tidpunkt för återredovisning.!< (/7,

22 Kontrollområde 3: Köptrohet mot ingångna avtal i Sannolikhet Hög Medel Låg Poäng 5 Låg Måttlig Hög Konsekvens Kontrollmoment: Ansvarig person för kontrollen: Tid när kontrollen sker: Kontrollmetod: Tidpunkt för rapport: Riskbedömning: Genomgång av inköp av möbler Töreboda: Viktor Gustafsson Rydberg, Gullpång: Charlotte Eriksson. april - maj 2016 Uppföljning och avstämning av leverantörsstatistik till Anders Bernhall Inköp sker hos fel leverantör till ett högre pris. Eventuellt avtalsbrott samt kontroll av att behörig beställare har genomfört inköp. Kontrollområde 4: Representation l Sannolikhet Hög Medel Låg 4 Poäng Låg Måttlig ' Hög Konsekvens Kontrollmoment: Ansvarig person för kontrollen: Tid när kontrollen sker: Kontrollmetod: Tidpunkt för rapport: Riskbedömning: Kontroll av att representaion följer gällande reglemente. Töreboda: Sophie Rylander, Gullspång: Sophie Rylander april - maj 2016 Statistiskt urval av 25 fakturori respektive kommun till Anders Bernhall Deltagare samt syfte ska anges, moms redovisas rätt. Xe cb

23 röreboda OCH 3ULLSPÅNGS KOMMUNER '4ämnden för ekonomiadministration S, ESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 9 Expediering: EKN 8 Övriga frågor Nämndens beslut Inga övriga frågor behandlas. IUtdragsbestyrkande