Inga Karlsson (V), Ludvika Vanja Larsson (V), Smedjebacken

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1(2) Plats och tid Lillkyrkan, Hällvägen 11, Ludvika kl. 14:00 15:30 ande ledamöter Mohammed Alkazhami (S), Ludvika Hag Lasse Persson (S), Ludvika Maria Hellstrand (MP), Ludvika Helena Andersson (S), Smedjebacken Boris Norrlén (M), Smedjebacken Bengt Åkman (BOP), Ludvika, tjänstgörande ersättare Lars-Ove Norling (S), Smedjebacken, tjänstgörande ersättare Ej beslutande ersättare Inga Karlsson (V), Ludvika Vanja Larsson (V), Smedjebacken Övriga närvarande Tjänstemän Övriga Johan Andersson, kulturskolechef, fr o m Christer Granqvist, dataskyddsombud, 28 del av 28 Barbro Forsberg Nystedt, förvaltningschef, fr o m del av 28 Rita Österholm, nämndsekreterare Underskrifter Sekreterare Paragrafer Rita Österholm Ordförande Mohammed Alkazhami Justerande Helena Andersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Paragrafer Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Datum då anslaget tas ned Protokollet förvaras på social- och utbildningsnämndens kansli, Ludvika Underskrift 1

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2(2) Ärendelista 28 Information om nya 3 dataskyddsförordningen, GDPR 29 Budgetuppföljning oktober / Verksamhetsplan för VKS / Elevuppföljning november / Frånvarostatistik elever 2018/ Uppföljning av plan för intern kontroll 2017/ , kommunövergripande och nämndspecifik 34 Verksamhetsinformation Redovisning av meddelanden Kulturskolans övergång till Västerbergslagens utbildningsförbund, VBU 12 2

3 28 Information om nya dataskyddsförordningen, GDPR noterar informationen. Nämndens dataskyddsombud informerar om den nya dataskyddsförordningen (GDPR) som trädde i kraft den 25 maj 2018 och ersatte personuppgiftslagen (PuL). Förordningen innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter och innebär en hel del förändringar vid behandling av personuppgifter och stärkta rättigheter för den enskilde när det gäller personlig integritet. Förordningen omfattar i princip all behandling av personuppgifter, det vill säga sådan behandling som sker inom myndigheter, i företag, i organisationer och i föreningar. 3

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(2) 29 Dnr 2018/7-04 Budgetuppföljning oktober 2018 godkänner redovisningen av budgetuppföljningen oktober Föreligger uppföljning januari oktober över förväntat ekonomiskt utfall för Utfallet visar ett underskott med ca 200 tkr. En årsprognos är beräknad till ett underskott med ca 460 tkr. Det beror främst på merkostnad för kulturskolechef -317 tkr och ökade lokalkostnader. Nya lönen för 2018 är klar och kommer att bokföras i nov vilket kan ge ett ytterligare underskott. Investeringsredovisningen beräknas ge ett överskott på 40 tkr av budget på 100 tkr. Årsbudget Periodbudget Utfall Resultat jan-okt jan-okt jan-okt 691 Kulturskolan Ers fr Smedjebacken Arvoden Övr kostn/intäkt Avskrivning, ränta Administration Lönekostnader Övr kostn/intäkt Undervisning Elevavg, instrumenthyra Övr intäkter Lönekostnader Övr kostnader SUMMA NETTO (exkl proj fr kulturrådet) 4

5 2(2) sunderlag 1. Tjänsteskrivelse från förvaltningen daterad den 15 november skickas till Ekonom (AJ), ekonomienheten Ludvika Ekonomienheten Smedjebacken, inkl tjänsteskrivelse, för kännedom Akten 5

6 30 Dnr 2018/20-61 Verksamhetsplan för Västerbergslagens kulturskola 2019 noterar informationen om verksamhetsplanen och skickar den vidare till Västerbergslagens utbildningsförbunds direktion för vidare hantering. Kulturskolan har till uppgift att ge Ludvika och Smedjebackens kommuninvånare, med prioritet på barn och unga, tillgång och förutsättningar till olika kulturuttryck. Vår vision är att alla barn och unga har likvärdiga möjligheter att utvecklas genom kulturutövande i en verksamhet av hög kvalitet och tillgänglighet. sunderlag 1. Tjänsteskrivelse från förvaltningen daterad den 14 november Verksamhetsplan 2019 Västerbergslagens kulturskola skickas till Västerbergslagens utbildningsförbunds direktion, inkl handlingar Kulturskolechef Akten 6

7 31 Dnr 2018/3-61 Elevuppföljning november 2018 godkänner redovisningen av elevuppföljningen. För närvarande har kulturskolan 883 elever och det är 243 elever i kö. Aktiva elever Kulturskolan har 883 elever inskrivna. Det är 640 elever från Ludvika och 243 från Smedjebackens kommun. Det är flest elever på dans med 193, därefter gitarr med 131 och piano med 94 elever. Totalt är ca 65% av eleverna tjejer och 35% är killar. Antalet unika elever är 724. Elever i kö Det är för närvarande 243 elever på kölistan. Det är flest elever i kö till piano med 62, och därefter kommer dans med 58 och sång med 29 elever i kö. sunderlag 1. Tjänsteskrivelse från förvaltningen daterad den 14 november Sammanställning aktiva elever. 3. Sammanställning elever på kö. skickas till Akten 7

8 32 Dnr 2018/4-61 Frånvarostatistik elever godkänner redovisningen av frånvarostatistiken. Frånvarostatistiken för eleverna visar på 27,5% frånvaro. Närvaron är alltså 72,5%. Beräkningen är gjord under september och oktober månad Lägst frånvaro har det varit på teater (6%) och träblås (9%). Högst frånvaro har ämnena dans (39%) samt sång (29%). Om man bortser från frånvaroorsaker där skolan och kulturskolan är inblandade, så är frånvaron endast 12,9%. sunderlag 1. Tjänsteskrivelse från förvaltningen daterad den 15 november skickas till Akten 8

9 33 Dnr 2017/7-61 Uppföljning av plan för intern kontroll 2018, kommunövergripande och nämndspecifik godkänner uppföljning av plan för intern kontroll 2018, enligt bilaga 1 och bilaga 2 daterade den 16 november Uppföljningen av både kommunövergripande och nämndspecifika internkontrollpunkter för 2018 har skett enligt plan. Uppföljningen visar att två av kontrollpunkterna för den kommunövergripande internkontrollen uppvisar anmärkningar. Gällande de två nämndspecifika kontrollpunkterna så har de inte föranlett någon anmärkning. sunderlag 1. Tjänsteskrivelse från förvaltningen daterad den 16 november Uppföljning kommungemensamma kontrollpunkter Uppföljning nämndspecifika kontrollpunkter skickas till Kommunstyrelsen Ludvika inkl handlingar Kommunstyrelsen Smedjebacken för kännedom, inkl handlingar Verksamhetscontroller kommunstyrelsens förvaltning Ludvika, inkl handlingar Kanslichef social- och utbildningsförvaltningen inkl handlingar Kommunrevisionen Ludvika inkl handlingar Kommunrevisionen Smedjebacken för kännedom, inkl handlingar Akten 9

10 34 Verksamhetsinformation noterar informationen. Kulturskolechefen informerar bland annat om kulturskolans länssamarbeten, besättning av danslärartjänster och skolans utåtriktade verksamhet resterande del av året. 10

11 35 Redovisning av meddelanden godkänner redovisningen av meddelanden. Kommunfullmäktige Ludvika a) --- Val av ersättare i, KF Ludvika b) --- Delårsrapport för perioden januari augusti KF Ludvika c) VKN 2017/8-61 Svar på motion Effektivare nyttjande av kommunägda lokaler. KF Ludvika Kommunstyrelsen Ludvika d) VKN 2018/19 61 Målvärden för år 2019 och 2020 för resultatmåtten i kommunfullmäktiges styrmodell. KS Ludvika e) VKN 2018/9 61 Fastställande av plan för kommunövergripande intern kontroll KS Ludvika skickas till Akten 11

12 36 Kulturskolans övergång till Västerbergslagens utbildningsförbund, VBU Behandling Den gemensamma nämnden för kulturskoleverksamheten i Ludvika och Smedjebackens kommuner upphör i och med utgången av 2018 och ansvaret för kulturskoleverksamheten i kommunerna överförs till Västerbergslagens utbildningsförbund, VBU från och med Ordförande tackar alla för tiden med. Kulturskolechefen med personal samt förvaltningschefen för social- och utbildningsförvaltningen tackar alla för ett gott samarbete, ett samarbete som kommer att fortsätta trots att kulturskolan och grundskolan ligger under olika huvudmän efter årsskiftet. 12