Sammanträdesdahim

Transkript

1 Sammanträdesdahim 1 Plats och tid Kommunhuset, Röda rummet, Töreboda, måndagen den 13 februari 2017, klockan Beslutande Johan Abrahamsson (M), ordförande, Mariestads kommun Bengt Sjöberg (M), vice ordförande, Töreboda kommun Carina Gullberg (S), Gullspångs kommun Övriga närvarande Ida Ekeroth (S), ersättare, Mariestads kommun Johan Jakobsson (S), ersättare, Töreboda kommun Björn Thodenius (M), ersättare, Gullspångs kommun Christofer Olsson, IT-chef MTG Mariana Frankfö, kommunsekreterare, Töreboda kommun Justerare Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Bengt Sjöberg (M) KommunhusetiTöreboda (5 ( I..,L- l-k! ö % Marika F! Paragrafer 1-12 Ordförande.....?{... ;..Y Johan A?+rahamsson j?...,?.--'l Justerare Bengt Sjöberg e ', -/',,-7 ffi ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift KomHunledningskontoret, Töreboda!.J?'?" Agnetha Andersson?Justerare

2 Förteckning över s protokoll 2017 ITN !5 1 Justering 'j 2 Budgetuppföljning och årsbokslut 2016 b 3 Revisionsrapport - s ekonomiska styrning G 4 Uppfö5ning av 2016 års plan för internkontroll g 5 Plan för internkontroll 2017 G 6 Budget 2017 g 7 Budgetuppföljning 2017 b 8 Information från g 9 Övriga ärenden 10 Ändrad dag och tid för s nästa sammanträde 11 Anmälan av delegationsbeslut 12 Meddelanden / )4c

3 2 ITN 1 Justprin7 s beslut Till att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Bengt Sjöberg (M).?Justerare!, J C

4 GUIISPÅNGS KOMMUNER [T-nämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLI ITN 2 Dnr IT 2016/0006 Budgetuppföljning och årsbokslut 2016 s beslut godkänner nämndens årsbokslut Sammanfattning av ärendet beslutade den 15 februari 2016 att godkänna upprättat förslag till budget för nämnden har upprättat Årsbokslut 2016 för. Årsbokslutet visar ett ekonomiskt utfall på kronor och en budget i balans. När det gäller styrmåtten har uppfyllt målen, Medarbetarna känner att de har förtroende (Minst 80 % nöjda), Medarbetarna upplever sitt arbete meningsfullt (minst 80 % nöjda) och Budget i balans för. beslutade den 16 mars 2016 att ställa sig bakom de av föreslagna rutinerna för budgetuppföljning beslutade den 26 april 2016 att uppdra åt att fortsätta hålla verksamheten inom budget. lämnar en redogörelse i ärendet. Beslutsunderlag s protokoll den 15 januari 2016, 11 s förslag till rutiner för budgetuppfö5ning 2016 s protokoll den 16 mars 2016, 21, Prognosrapport mars 2016, den 20 april 2016 s protokoll den 26 april 2016, 23 s e-postmeddelande, Prognosrapport april 2016 den 16 maj 2016, Prognosrapport april 2016 Töreboda kommun, den 16 maj 2016 s protokoll den 30 maj 2016, 28 Jusltei e l<

5 -öreboda, MARIESTADS OCH 6ULLSPÅNGS KOMMUNER it-nämnden 4 forts. ITN 2, Prognosrapport maj 2016 Töreboda kommun, den 14 juni 2016, Prognosrapport juli 2016, den 16 augusti 2016, Delårsrapport Töreboda kommun,, Prognosrapport september 2016, s, Årsbokslut 2016 Töreboda, Kommunstyrelsen Ekonomichefen rb <

6 IT - n ä m n d e n 5 ITN 3 Dnr IT 2016/0007 Revisionsrapport - s ekonomiska styrning s beslut lägger informationen till handlingarna. Sammanfattning av ärendet PwC har, på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Mariestads, Töreboda och Gullspångs kommuner genomfört en granskning av s ekonomiska styrning inom MTG-kommunerna. Granskningen har sammanfattats i revisionsrapporten "s ekonomiska styrning". Revisorernas samlade bedömning är att s ekonomiska styrning inte har fungerat på ett effektivt och ändamålsenligt sätt under Den samlade bedömningen utgår från följande brister: Det finns bristeri de ekonomiska underlagen som redovisas till nämnden, vilket medfört en otillräcklig styrning. Otillräcklig kontroll av intäktsflöden, vilka intäkter som är kopplade till avtalet och vad som är tilläggsavtal, samt bristande rutiner för debitering av tilläggstjänster. Både under 2014 och 2015 har prognoserna för helårsresultatet försämrats under senare delen av året. Detta indikerar att rutinerna för uppföljning inte har fungerat tillfredställande. Budgetprocessen har inte fungerat tillfredställande för att kunna styra verksamheten och ekonomin. Utifrån den genomförda granskningen rekommenderar revisorerna främst följande åtgärder: Revisorerna rekommenderar att s budgetprocess ses över för att bättre överensstämma med MTG kommunernas budgetprocess. Revisorerna rekommenderar att nämnden tar fram en internkontrollplan utifrån risk och väsentlighetsbedömning. "'?Ji"x =

7 TOREBODA, MARIESTADS OCH Sammanträdesdahim forts. ITN 3 Revisorerna rekommenderar en översyn av samverkansavtalet för att minska oklarheten i vilka tjänster och i vilken omfattning som ingår. Revisorerna rekommenderar att roller och ansvar i budget- och uppfö5- ningsprocessen tydliggörs. Nämnden har under året initierat arbete med att ta fram en tjänstekatalog och även en ny debiteringsmodell, vilket revisorerna anser är positivt. Revisorerna rekommenderar att denna process prioriteras. Revisorerna förväntade sig ett svar från med kommentarer till de förslag till åtgärder som redovisades i rapporten senast den 29 april ITchefen hade upprättat ett förslag till yttrande till revisorerna till s sammanträde den 16 mars beslutade den 16 mars 2016 att uppdra åt att göra de vid sammanträdet diskuterade ändringarna i förslaget till yttrande till revisorerna. beslutade vidare att uppdra åt ordföranden att därefter underteckna yttrandet och översända det till revisorerna. redogör i skrivelse den 1 februari 2017 för de åtgärder som ITnämnden vidtagit utifrån de av PwC påpekade bristerna och rekommendationerna. anger sammanfattningsvis att har på samtliga rekommendationer från revisorerna svarat upp och genomfört förbättringar under 2016 vilket också resulterat i en budgeti balans. Därmed anses revisionens rekommendationer besvarade och genomförda. Förbättringsarbete med rutiner och uppföljning kommer att fortsätta under s ledning. Beslutsunderlag s förslag till yttrande på revisionsrapporten den 15 mars 2016 s protokoll den 16 mars 2016, 20 s skrivelse Uppföljning av revisionsrapport granskning av ITnämndens ekonomiska styrning den 1 februari 2017 '?"':'!i:";<='

8 7 ITN 4 Dnr IT 2017/0002 Ijppfölinin7 av 2016 års plan för internkontroll s beslut lägger redovisningen till handlingarna. Sammanfattning av ärendet sammanfattar i skrivelse den 1 februari 2017 resultatet av internkontrollerna 2016; månatlig uppfö5ning, intäktsflöden bensinkort och körjournaler Månatlig uppföljning Resultat av genomförd kontroll: Månatlig budgetuppfö5ning med resultat- och prognosrapportering till ITnämnden har skett enligt kontrollplan. Åtgärd efter genomförd kontroll: Kontrollmomentet har lett till en bättre kontroll och styrning av s ekonomi samt en budget i balans s önskemål är att få motsvarande redovisning för 2017 även om budget för 2016 slutade i balans. Intäktsflöden Resultat av genomförd kontroll: Kontinuerlig uppföljning av intäktsflöden och kontroll mot externa kostnader. Kontrollen visar på ett flertal icke fakturerade tjänster och bristande rutiner sedan tidigare år. Dessa har förtecknats och fakturerats mot verksamhet. Åtgärd efter genomförd kontroll: Motsvarande kontroll rekommenderas att fortsätta under 2017 och så småningom överföras till kommande tjänstekatalog och finansieringsmodell. Bensinkort och körjournaler Resultat av genomförd kontroll: Uppföljning av fakturor för bensinkort har genomförts löpande under maj-december Inga fel eller avvikelser mot rutin med körjournal och betalningar med bensinkort har hittats. '?Juste,rare {v===?rt? A('

9 8 forts. ITN 4 Åtgärd efter genomförd kontroll: Inga åtgärder nödvändiga. Eftersom detta kommer att vara ett prioriterat internkontrollområde för Töreboda kommun rekommenderas motsyarande internkontroll även för Beslutsunderlag s skrivelse, s internkontrollplan 2016 den 31 mars 2016 s skrivelse, Sammanfattning av internkontrollplan den 1 februari 2017?Jusfierare S ls<

10 9 ITN 5 IT Dnr 2017/0001 Plan för internkontroll 2017 s beslut godkänner upprättat förslag till plan för internkontroll 2017 efter att ett fjärde kontrollområde tillagts internkontrollplanen, representation, kurser och konferenser. Sammanfattning av ärendet föreslår följande internkontrollplan för 2017; Kontrollområde 1: a. Kontrollmoment: Översyn av s budgetuppföljning och b. C. d. e. f månatlig resultat- och prognosrapportering till Ansvarig person: IT-chef Christofer Olsson Tider n?ärkontroller sker: Månatligen under 2017 Kontrollmetod: Rapport i Stratsys med aktuellt resultat från ekonomisystemet Tidpunkt för rapport: Riskbedömning Sannolikhet: Medel Konsekvens: Hög Summa:6 Bristande ekonomiska underlag och uppfö5ning ger otillräcklig styrning och risk för budgetöverskridande. / revisonens granskning av s ekonomiska slrning 2015 påpekas brister i det ekonomiska underlaget till, vilket medfört otillräcklig sffrning. Vidare påpekas att prognoserna för helårsresultatet försämrats under senare delen av året, vilket indikerar att rutinerna inte fungerat tillfredsställande. Kontrollområde 2: a. Kontrollmoment: Kontroll av intäktsflöden b. Ansvarig person: IT-chef Christofer Olsson c. Tide-r?närkontrollersker:ianuari-december20l7 d. Kontrollmetod: Förteckning och uppfö5ning av tilläggskostnader mot verksamheter. Avstämning av externa fakturor så i aktuella fall har motsvarande intäkt från verksamhet. e. Tidpunkt för rapport: ?:.JO,,/)S

11 -öreboda, MARIESTADS OCH 6ULLSPÅNGS KOMMUNER ]T-nämnden 10 forts. ITN 5 f. Riskbedömning Sannolikhet: Hög Konsekvens: Måttlig Summa 8 Bristande kontroll av intäktsflöden och utfakturering ger otillräcklig styrning och risk för budgetöverskridande. / revisonens granskning av s ekonomiska sffrning 2015 påpekas brister i kontroll av intäktsflmen samt bristande rutiner för debitering av tilläggsqänster. Kontrollområde 3: a. Kontrollmoment: Kontrollera hantering av bensinkort och körjournaler b. Ansvarig person: Evelina Hagström, IT-avdelningen C. Tider när kontroller sker: januari-december 2017 d. Kontrollmetod: Avstämning av faktura mot körjournal och kontroll med personal vid avvikande mönster, till exempel tankning på annan ort. Notering direkt i anteckningar på fakturan. e. Tidpunkt för rapport: Avstämning mot varje faktura (notering) och sammanställning f. Riskbedömning Sannolikhet: Hög Konsekvens: Måttlig Summa: 8 Otillbörligt nyttjande av bensinkort. Beslutsunderlag s skrivelse, s internkontrollplan 2017 den 31 januari 2017 Förslag till beslut på sammanträdet Johan Abrahamsson (M): Ett fjärde kontrollområde tilläggs internkontrollplanen, representation, kurser och konferenser. Kommunchefen Ekonomichefen It-tekniker E. Hagström?Justerare?rAtl

12 TOREBODA, MARIESTADS OCH 11 ITN 6 Dnr IT 2016/0008 Budget 2017 s beslut antar upprättat förslag till budget för 2017, bilaga. Sammanfattning av ärendet har upprättat förslag till budget för I budgetförslaget har intäkter genom kommunbidrag och försäljning om sammanlagt miljoner kronor upptagits. Kostnader för personal och öwiga kostnader uppgår till samma belopp. Beloppet för kapitalkostnader kunde inte redovisas vid dagens sammanträde. Beslutsunderlag s förslag till budget 2017 för Bilaga ITN 6/17 Ekonomiavdelningen '?Justerare j!)a':

13 Bilaga till I'?N «6/17 Text Intäk}er Cen}ral in}äki Maries(ad Cenffal in(äk} T6reboda Cen{ral in(åk( Gullspång Försåljning verksamhe( Maries}ad Försåljning verksamhet Teiteboda F6rsåljning verksamhe} Gullspång F6rsåljning annan veiksamhe( Summa intäkter Budge} helår iig uttall helår I Budget helår 20IB gt t8 562 Uffall helår S4IO Budge( I Kosknader Petsonalkos(nader Övriga kos}nader Kapi}alkosföader Summa kostnador I i iisos o Nföokosföadet o o o o o TOREBODA KOMMUN Dnr-? ['iy ] =,'

14 12 ITN 7 IT Dnr 2017/0003 mss«b Q M I l jl Wl Wlllllll l@l Il ---y - l- l' J ng 2017 s beslut lägger informationen till handlingarna. Sammanfattning av ärendet beslutade vid dagens sammanträde att anta upprättat förslag till budget för beslutade den 22 augusti 2016 att anhålla om utökning av budgeten 2017 med ytterligare kronor till verksamhetsutvecklare av digitalisering enligt behovsbild från verksamheterna. uppdrog åt ITchefen att upprätta en tjänsteskrivelse i ärendet, där behovet av budgetutökningen förklarades. Skrivelsen bilades beslutet. beslutade den 18 oktober 2016 att anhålla hos kommunfullmäktige i MTG-kommunerna om utökning av s budget 2017 med ytterligare kronor ( kronor, kronor respektive kronor) till verksamhetsutvecklare av digitalisering enligt behovsbild från verksamheterna. beslutade också att anhålla om svar från respektive MTG-kommun om kommunen är beredd att tillskjuta pengar till digitalisering, totalt kronor (enligt ovanstående kostnadsfördelning). lämnar en redogörelse i ärendet. Beslutsunderlag s protokoll den 18 oktober 2016, 42 s protokoll den 22 augusti 2016, 36 s protokoll den 26 april 2016, 24 s protokoll den 13 februari 2017, 6 Ekonomiavdelningen '?J!ISterare t, ;l,<

15 -öreboda, MARIESTADS OCH 6ULLSPÅNGS KOMMUNER ff-nämnden 13 ITN 8 IT Dnr 2016/0020 Information från Sammanfattning av ärendet informerar nämnden i aktuella frågor inom IT-avdelningen. '?Justerare l,< (;=

16 röreboda, MARIESTADS OCH SULLSPANGS KOMMUNER ft-nämnden 14 ITN 9 IT Dnr 2015/0001 Övriga ärenden Sammanfattning av ärendet informerar att Mariestads kommun, men inte Gullspångs och Töreboda kommuner, har skrivit på avtal med VänerEnergi AB (eller en av bolaget godkänd underleverantör) om stadsnät, vilket bolaget skickat över. '?'ipsterare,=«

17 ITN 10 Dnr IT 2016/0019 ÄnrlrqddagochtidförlT-riämii:lii:nästasamm täde s beslut s sammanträde måndagen den 10 april flyttas till torsdagen den 6 april kl Sammanfattning av ärendet beslutade den 5 december 2016 om s sammanträdesdagar och tider beslutade bland annat att sammanträda den 10 april kl Beslutsunderlag s protokoll den 5 december 2016, 49 Förslag till beslut på sammanträdet Bengt Sjöberg (M): s sammanträde måndagen den 10 april flyttas till torsdagen den 6 april kl s ledamöter och ersättare Sekreteraren

18 TOREBODA, MARIESTADS OCH ITN 11 IT Dnr 2015/0004 Anmälan av delegationsbeslut s beslut Följande beslut med stöd av delegation anmäls och läggs till handlingarna; s beslut den december (fem ärenden) och den 19 januari 2017 (ett ärende).?jilsterare 'ffi""2 (,'

19 GUILSPÅNGS KOMMUNER IT - n ä m n d e n 17 ITN 12 Meddelanden Meddelas och läggs till handlingarna: Dnr ITN 2016/0008 Kommunfullmäktiges i Mariestads kommun sammanträdesprotokoll den 30 januari 2017, 9 om utökning av s budget för år 'l"'i?";la' e