Se deltagarlista på nästa sida. Se deltagarlista på nästa sida. Se deltagarlista på nästa sida. Nils Gunnar Westerberg (M)

Transkript

1 1/8 Plats och tid Gustav Vasa, Kommunhuset Strängnäs kl. 16:30-16:55 Paragrafer ande Se deltagarlista på nästa sida. Närvarande ersättare Övriga deltagande Se deltagarlista på nästa sida. Se deltagarlista på nästa sida. Utses att justera Nils Gunnar Westerberg (M) Justeringens plats och tid Kommunhuset Strängnäs kl. 14:00 Underskrifter Organ Sekreterare Ordförande Justerande... Lisa Ahlqvist... Eva Strömberg (S)... Nils Gunnar Westerberg (M) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat, justeringen har tillkännagivits genom anslag Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Stabsavdelningen Underskrift... Lisa Ahlqvist

2 2/8 Deltagarlista ande Eva Strömberg (S) Nils Gunnar Westerberg (M) Jarl Jergmar (M) Hans Fäldt (S) Bo Johansson (S) Ingemar Jonsson (C) Lennart Schweitz (FP) Björn Siljeström (MP) David Aronsson (V) Tjänstgörande ersättare Per Stenström (SP) Gunilla Frithiof (S) Notering ordförande 2:a vice ordförande ersätter vakant plats (M) ersätter Krister Olsson (MFP) Ersättare Ingrid Fäldt (S) Bo Tiderman (S) Bengt Eriksson (C) Tage Berglund (FP) Övriga Lisa Ahlqvist, nämndsekreterare Ulf Broström, chefsjurist Josefin Winnfors, tf stabschef/ kommunjurist Karl-Arne Ahlqvist, valsamordnare Kristofer Pettersson, ekonom

3 3/8 VN 90 Fastställande av föredragningslista beslutar att 1. fastställa föredragningslistan med nedanstående ändringar: a) den nyinkomna punkten Rapporter hamnar som ärende nummer fem, där två sent inkomna rapporter kommer att behandlas, b) ordförande Eva Strömberg (S) önskar säga ett par ord då sammanträdet är valnämndens sista för mandatperioden. VN 91 Information, Ny mandatperiod Ulf Broström informerade kort om innebörden av den nya mandatperioden med fokus på kommunfullmäktige och nämnderna.

4 VN 92 4/8 VN/2014: Delårsrapport 2014:2 beslutar att 1. godkänna Delårsrapport 2014:2. sgång Ordföranden finner att det enbart finns ett förslag och att det blir valnämndens beslut. Bakgrund 2014 hålls både EU-val och allmänna val och med anledning av detta upprättar valnämnden ett mål- och budgetdokument. Delårsrapport 2 är den andra uppföljningen av mål och budget och omfattar perioden januari till september Beredning Mål och budget för 2014 innehåller sex mål. Tre av målen är; valdeltagande jämfört med föregående val, att alla röstberättigade ska ha goda möjligheter att rösta i valen och att inga formella fel ska finnas vid granskning av valadministrationen. Ytterligare mål rör; mer jämn könsfördelning samt ålderstruktur, nöjdhetsgrad på internt stöd och service samt budget i balans. Valdeltagandet vid EU-valet uppgick till 50,27 procent med en målsättning på 50 procent. Valdeltagandet i kommunfullmäktigevalet ökade till 84,49 procent vilket är en ökning med 1,79 procentenheter mot Målet om 84,7 procent nåddes inte. För att nå målet skulle ytterligare 55 röstande krävts. Tillgängligheten till förtidsröstning har ökat jämfört med förra valen och antal förtidsröster har ökat med 1231 stycken vid EU-valet och cirka 2000 stycken vid de allmänna valen. Länsstyrelsen har inte framfört att några formella fel har funnits vid granskning av Strängnäs kommuns valadministration och därför är det målet uppfyllt. För de allmänna valen genomfördes en liknande enkätundersökning som efter EUvalet. Respondenterna bestod av distriktens ordförande, ansvariga för förtidsröstningen samt även de som hade rollen som vice ordförande. Svarsfrekvensen var hög, 97,6 procent, 40 av 41 svarade. Enkäten bestod av samma 18 påståenden som i EU-valets enkät och i 14 av dessa var alla nöjda. Endast 4 påståenden fick en litet antal mindre positiva svar och dessa har valteamet tagit till sig och kommer förbättra inför nästkommande val Hela undersökningen redovisas i bilaga 1. Målet är delvis uppfyllt.

5 5/8 Målet budget i balans är uppfyllt då den ekonomiska prognosen pekar på ett överskott om 0,9 miljoner kronor. s budget uppgår till 2,3 miljoner kronor. redovisar per sista september en positiv avvikelse om 0,9 miljoner kronor som främst förklaras av större statsbidrag än budgeterat samt att medel för riktade insatser inte förbrukats. EU-valet redovisar ett överskott om 0,3 miljoner kronor som främst kan härledas till de ökat statsbidrag. Allmänna valen redovisar ett beräknat överskott om 0,3 miljoner kronor som beror på ökat stadsbidrag samt lägre arvodeskostnader än budgeterat. Riktade insatser har utförts med kommunal personal vilket inte inneburit några merkostnader och prognosen är ett överskott på 0,3 miljoner kronor. Årsprognosen uppgår till positiva 0,9 miljoner. sunderlag Tjänsteutlåtande, Delårsrapport 2014:2, Bilaga 1. Internt stöd och service RKL-val 2014, standardrapport et skickas till Revisionen

6 VN 93 6/8 VN/2014: s dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning beslutar att 1. godkänna upprättat förslag till dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för valnämnden. Yrkanden Ordförande Eva Strömberg (S) yrkar bifall till liggande förslag och lägger ett ändringsyrkande i sista meningen i sista stycket i underlaget Arkivbeskrivning, , att arkivansvarig bör vara kommunens huvudregistrator. sgång Ordföranden ställer liggande förslag mot sitt eget ändringsyrkande och finner att valnämnden beslutar enligt ändringsyrkandet. Bakgrund Alla nämnder ska ha en dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning som visar vilka handlingar som finns inom respektive nämnds verksamhetsområde och hur de ska hanteras. Beredning Förvaltningen har upprättat ett reviderat förslag till dokumenthanteringsplan samt en ny arkivbeskrivning för valnämnden där även kommunarkivet har varit delaktig. sunderlag Tjänsteutlåtande, Inledning s dokumenthanteringsplan, Dokumenthanteringsplan Strängnäs kommun Arkivbeskrivning, et skickas till Arkivansvarig

7 VN 94 7/8 VN/2014: Upphävande av beslut beslutar att 1. upphäva beslut , s preliminära rösträkning (onsdagsräkning) för val till riksdagen, landstingsfullmäktige samt kommunfullmäktige 2014, då samma beslut har tagits två gånger. Yrkanden Ordförande Eva Strömberg (S) yrkar bifall till liggande förslag och lägger ett ändringsyrkande i datumet i att-satsen i Tjänsteutlåtande, , från till sgång Ordföranden ställer liggande förslag mot sitt eget ändringsyrkande och finner att valnämnden beslutar enligt ändringsyrkandet. Bakgrund behövde vid sammanträdet den 17 juni ta beslut om den kommande preliminära rösträkningen (onsdagsräkningen) för val till riksdagen, landstingsfullmäktige samt kommunfullmäktige efter valets genomförande den 14 september Beredning Det aktuella beslutet togs på sammanträdet den 17 juni samt även på sammanträdet den 26 augusti. Det senare beslutet behöver då upphävas. sunderlag Tjänsteutlåtande, VN 71, , s preliminära rösträkning (onsdagsräkning) för val till riksdagen, landstingsfullmäktige samt kommunfullmäktige 2014 VN 82, , s preliminära rösträkning (onsdagsräkning) för val till riksdagen, landstingsfullmäktige samt kommunfullmäktige 2014 et skickas till -

8 8/8 VN 95 Rapporter beslutar att 1. lägga följande rapporter till handlingarna: a) Delårsrapport 2014:2 för Strängnäs kommun KS/2014: , b) Regler för avyttring av lös egendom KS/2014: VN 96 Övriga frågor Ordförande Eva Strömberg (S) tackar alla för denna mandatperiod, både ledamöter, ersättare och tjänstemän. VN 97 Nästa möte kommer att ha en ny sammansättning som tjänstgör under den nya mandatperioden. När en ny ordförande är utsedd kommer denne att kalla till ett första sammanträde, förslagsvis i början av mars. Då kommer bland annat beslut att tas gällande 2015 års sammanträdesdagar.