Plats och tid: Skutan, Strömsvik Valdemarsvik, , 08:15:00 - ca 12:00 08:15. Jens Vesterlund 08:30

KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 1 (2) Plats och tid: Skutan, Strömsvik Valdemarsvik, 2017-12-04, 08:15:00 - ca 12:00 Upprop Val av protokollsjusterare Nr Ärende Föredragande och ca tid 1 Information a) Region Östergötland 08:15 b) Direktionen RTÖG c) Rapport från Integrationsrådet d) Rapport från de kommunala råden e) Rapport från förra företagsbesöket (inget besök förra KS) f) Utökat Pulsprojekt Jens Vesterlund 08:30 g) Ishallens uthyrning Martine Christensen Odenhall 08:45 h) Övrig information 2 Motion - Cykel- och motionsled Gusum-Ringarum 3 Motion - Gång och cykelbana Valdemarsvik, Gusum och Ringarum 4 Tillfällig förskolepaviljong Ringarums skola 5 Uppdelning av hemtjänsten Marie Schmid 09:30 6 Ekonomisk uppföljning 2017 Sven Stengard 09:45 7 Firmatecknare Stiftelser 8 Stöd till sockenföreningen i Gryt Monika Hallberg Martine Christensen Odenhall Martine Christensen Odenhall Martine Christensen Odenhall Handlingar utskickas senare 9 Bidrag till övriga föreningar Monika Hallberg 2018 10 Utvecklingsbidrag för Monika Hallberg ungdomsprojekt 2017 11 Revidering av Eva Köpberg dokumenthanteringsplanerna 12 Sammanträdestider för 2018 Eva Köpberg 13 Meddelanden 14 Delegationsbeslut 15 Frågor

KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 2 (2) Inget företagsbesök sker denna gång Erland Olauson (S) Ordförande Eva Köpberg Sekreterare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-12-04 (1) Nämnd.2017.2 Information a) Region Östergötland b) Direktionen RTÖG c) Rapport från Integrationsrådet d) Rapport från de kommunala råden e) Rapport från förra företagsbesöket (inget besök förra KS) f) Ishallens uthyrning g) Utöka Pulsprojektet h) Övrig information Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Justerare......

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-12-04 (1) Nämnd.2017.2 Beslutet skickas till Xxxxx Justerare......

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-12-04 (2) KS-SA.2017.15 101 Motion - Cykel- och motionsled Gusum-Ringarum Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare......

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-17 KS-SA.2017.15 101 1(2) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Sektor Samhällsbyggnad och Kultur KS Martine Christensen Odenhall 0123-193 49 070-601 35 60 Martine.Christensen-Odenhall@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsen Motion - Cykel- och motionsled Gusum-Ringarum Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar 1. Motionen bifalls. Ärendebeskrivning Moderaterna i Valdemarsvik har inkommit med en motion till kommunfullmäktige och föreslagit att banvallen mellan Gusum och Ringarum ska återställas och göras till en cykel- och motionsled, på samma sätt banvallssträckningen Valdemarsvik Gusum är idag. Förhoppningen på sikt är att resten av banvallen mellan Ringarum och Söderköping också ska kunna restaureras. Moderaterna i Valdemarsvik yrkar att KF ger KS i uppdrag att undersöka olika alternativ till EU-finansiering eller statliga medel för att kunna genomföra en restaurering av banvallen mellan i första hand Gusum och Ringarum. Förvaltningen har gjort vissa efterforskningar och konstaterat att projektet bör vara genomförbart. Kontakt har tagits med Söderköpings kommun som är positivt inställda till att arbeta vidare med frågan. I förvaltningens uppdrag bör ligga att i samarbete med Söderköpings kommun låta genomföra en förstudie som ska innefatta upprättande av - mall för markägaravtal - registrering av, och kontakt med berörda markägare - förhandling med Trafikverket angående två passager av E22 - bestämmande av sträckningen - kostnadsberäkning av projektet Valdemarsviks kommun ska då stå som huvudman för förstudien och 200 000 kr äskas från Region Östergötlands Natur- och fritidsråd för genomförandet av denna. Några avståndsuppgifter: Gusums station Ringarums station: 9 km Ringarums station kommungräns Söderköping: 4 km

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-17 KS-SA.2017.15 101 2(2) Skrivelse med beslutsförslag Kommungräns Valdemarsvik Söderköpings station: 11 km VALDEMARSVIKS KOMMUN Martine Christensen Odenhall Sektorchef

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-12-04 (3) KS-SA.2016.40 101 Motion - Gång och cykelbana Valdemarsvik, Gusum och Ringarum Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare......

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-17 KS-SA.2016.40 101 1(2) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Sektor Samhällsbyggnad och Kultur KS Martine Christensen Odenhall 0123-193 49 070-601 35 60 Martine.Christensen-Odenhall@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsen Motion - Gång och cykelbana Valdemarsvik, Gusum och Ringarum Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar 1. Motionen avslås. Ärendebeskrivning Nybyggarpartiet i Valdemarsvik har inkommit med en motion till kommunfullmäktige och föreslagit att förvaltningen, sektor Samhällsbyggnad och kultur, ges i uppdrag att utreda möjligheterna att skapa en sammanhängande GC-väg på banvallen mellan Valdemarsvik, Gusum och Ringarum. Moderaterna i Valdemarsvik har senare inkommit med en motion av i princip samma innebörd, men benämnt leden cykel- och motionsled. Enligt regelverken är en GC-väg något som omfattas av trafikregler. Där får man t ex inte rida, då häst i lagens mening är ett fordon. Dessutom ska en GC-väg helst vara asfalterad och vinterväghållning ska ske. En cykel- och motionsled är ett betydligt lösare begrepp. Ridning är t ex tillåten och inga krav finns på vinterväghållning. Ytan kan vara grus eller asfalt, det senare dock mindre önskvärt vid ridning. Moderaternas motion föreslås i annat ärende bifallas, KS-SA.2017.15. Nybyggarpartiets motion bör avslås. VALDEMARSVIKS KOMMUN Martine Christensen Odenhall Sektorchef

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-17 KS-SA.2016.40 101 2(2) Skrivelse med beslutsförslag

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-12-04 (4) KS-TEK.2017.161 290 RINGARUMS PRÄSTGÅRD 1:30 Tillfällig förskolepaviljong Ringarums skola Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare......

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-12-04 (5) KS-VO.2017.107 732 Uppdelning av hemtjänsten Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Kvalitets- och utvecklingsstrateg Stöd och Omsorg Akten Xxxxx Justerare......

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-11-14 KS-SOU 35 KS-VO.2017.107 732 Uppdelning av hemtjänsten Kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskotts beslut 1. En redovisning av fördelning mellan service och omvårdnad i hemtjänst sker på kommande sammanträde. Kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskotts förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelsen beslutar att inte dela upp hemtjänsten. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige biföll 2017-04-30 en motion gällande att utreda möjligheterna att dela upp hemtjänsten i omvårdnadsinsatser och serviceinsatser. Motionen hade inkommit från Carina Thuresson (M), Leif Jonsson (KD) och Helena von Schantz (L). Resultatet av utredningen visar att en uppdelning av hemtjänsten i omvårdnad och serviceinsatser skulle innebära nackdelar inom följande områden: Svårigheter att fördela arbetsuppgifter på ett sätt som också innebär rimliga scheman för medarbetarna. Begränsade möjligheter att arbeta utifrån ett rehabiliterande förhållningsätt. Sämre kontinuitet när det gäller den enskildes besök/insats från personal. Förslag och yttranden Per Hollertz (M) föreslår att en redovisning av fördelning utav service och omvårdnad sker till kommande sammanträde. Beslutsunderlag Skrivelse med beslutsförslag 2017-11-07 Resultat av utredning om uppdelning av hemtjänsten _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Stöd- och omsorgsutskottets beredning Justerare......

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-07 KS-VO.2017.107 732 1(1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Sektor Stöd och Omsorg KS-SO Anna-Lena Udenius 0123-193 56 anna-lena.udenius@valdemarsvik.se Mottagare Stöd- och omsorgsutskottet Uppdelning av hemtjänsten Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att inte dela upp hemtjänsten. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige biföll 2017-04-30 en motion gällande att utreda möjligheterna att dela upp hemtjänsten i omvårdnadsinsatser och serviceinsatser. Motionen hade inkommit från Carina Thuresson (M), Leif Jonsson (KD) och Helena von Schantz (L). Resultatet av utredningen visar att en uppdelning av hemtjänsten i omvårdnad och serviceinsatser skulle innebära nackdelar inom följande områden: Svårigheter att fördela arbetsuppgifter på ett sätt som också innebär rimliga scheman för medarbetarna. Begränsade möjligheter att arbeta utifrån ett rehabiliterande förhållningsätt. Sämre kontinuitet när det gäller den enskildes besök/insats från personal. Beslutsunderlag Resultat av utredning om uppdelning av hemtjänsten VALDEMARSVIKS KOMMUN Marie Schmid sektorchef Beslutet skickas till Sektorchef

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-07 KS-VO.2017.107 732 1(2) Ert datum Ert Dnr Tjänsteställe/Handläggare Sektor Stöd och Omsorg KS-SO Anna-Lena Udenius 0123-193 56 anna-lena.udenius@valdemarsvik.se Mottagare Anna-Lena Udenius Sektor Stöd och Omsorg KS-SO Uppdelning av hemtjänsten Resultat av utredning om uppdelning av hemtjänsten Bakgrund Hemtjänst är ett bistånd som kan beviljas enligt Socialtjänstlagen (2001:453) och består av insatser i form av service och personlig omvårdnad i den dagliga livsföringen. Hemtjänstinsatserna ges vid behov dygnet runt i det ordinarie boendet i form av personal som gör besök vid överenskomna tider. Hemtjänsten ska hjälpa den enskilde att kunna bo kvar hemma och ha kontakt med andra. Det är den enskildes behov som avgör vilken hjälp som behövs och hur ofta den ska utföras. Hemtjänst i Valdemarsviks kommun kan innebära serviceinsatser som städning, tvätt, handla varor, och få hem färdiglagad mat. Hemtjänst innebär också möjlighet till hjälp med personlig omvårdnad och kan innebära hygien, på och avklädning och förflyttningar. Insatserna, oavsett karaktär, utförs idag av personal från hemtjänsten. I utförandet av insatserna ska ett rehabiliterande förhållningssätt tillämpas och strävan efter kontinuitet är stor. Utredning och resultat Utredningen har gjorts av undertecknad i dialog med ansvariga för hemtjänsten och som en metod har en SWOT-analys gjorts. SWOT är en metod för att identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Utifrån detta underlag har förutsättningarna för förslaget analyserats. Planering och utförandet av omvårdnads- och serviceinsatser Majoriteten av omvårdnadsinsatserna som utförs i hemtjänsten sker under morgnar och kvällar och de mer serviceliknande insatserna görs främst under dagtid. Konsekvensen av en uppdelning av utförandet av omvårdnad och service skulle innebära svårigheter att skapa arbetstider/schema med rimliga förutsättningar för de medarbetare som skulle arbeta med enbart omvårdnadsinsatser. En konsekvens skulle som exempel bli korta arbetspass och delade turer. En frågeställning knutet till det har varit huruvida det är möjligt att göra en förskjutning av arbetsuppgifter från legitimerad personal vidare till omvårdnadspersonal, dvs utöka andelen delegerade arbetsuppgifter av hälso- och sjukvårdskaraktär. Detta för att i så fall kunna utöka omvårdnadspersonalens arbetsuppgifter och därmed deras arbetstid. HSL-enheten har tittat på detta och bedömt att det endast kan ske i begränsad omfattning och har därmed ingen påverkan på detta. Postadress Besöksadress Telefon E-post Organisationsnr Bankgiro 615 80 Valdemarsvik Storgatan 37 0123-191 00 kommun@valdemarsvik.se 212000-0431 563-5107 Valdemarsvik Telefax Webbadress 0123-191 04 valdemarsvik.se

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-07 KS-VO.2017.107 732 2(2) Ert datum Ert Dnr Rehabiliterande förhållningssätt I kommunen pågår sedan 1 januari 2017 ett projekt beslutat av Kommunstyrelsen som för syftar till en effektivare hemsjukvård och tryggare hemgång efter utskrivning från slutenvården. En konkret del i detta handlar om att medarbetare inom verksamheten ska utveckla och införa ett rehabiliterande förhållningssätt. Ett rehabiliterande förhållningssätt syftar till att skapa förutsättningar att bibehålla förmågor och upprätthålla hälsa hos dem som behöver eller kan komma att behöva insatser från sektorn. En stor del av detta arbete sker genom vardagsrehabilitering, dvs att uppmuntra den enskilde till att vara delaktig i vardagsbestyr i hemmet, vardagsbestyr som inom hemtjänsten faller inom ramen för serviceinsatser. Det kan t ex handla om att, utifrån den egna förmågan, göra den enskilde delaktig i den städning som hemtjänstpersonalen utför. Om dessa serviceinsatser skulle utföras av andra än personal med kompetens att vägleda den enskilde i detta skulle dessa möjligheter gå förlorade. Personalkontinuitet Personalkontinuitet är viktigt för den som behöver hjälp och stöd i sin vardag. När självständigheten minskar och beroendet av andra ökar är förtroende och tillit särskilt viktigt. För de flesta människor är det mer tryggt att få stöd och hjälp av personal som de känner igen och där man har byggt upp en ömsesidig relation. Detta innebär att hjälpen bör utföras av ett begränsat antal personer och i största möjliga mån av samma personal. En uppdelning av hemtjänsten där omvårdnads- och serviceinsatserna skulle utföras av olika medarbetare skulle innebära fler olika personer i den enskildes hem vilket talar emot behovet av kontinuitet. Enligt Socialstyrelsens mätning Öppna jämförelser möter personer med hemtjänst (nationellt) i genomsnitt 15 medarbetare under en period av 14 dagar. I Valdemarsviks kommun är motsvarande siffra knappt 12. Konklusion Utifrån ovanstående underlag är bedömningen att en uppdelning av hemtjänsten i omvårdnad och serviceinsatser skulle innebära nackdelar inom följande områden: - Svårigheter att fördela arbetsuppgifter på ett sätt som också innebär rimliga scheman för medarbetarna. - Begränsade möjligheter arbeta utifrån ett rehabiliterande förhållningssätt. - Sämre kontinuitet när det gäller den enskildes besök/insats från personal. Postadress Besöksadress Telefon E-post Organisationsnr Bankgiro 615 80 Valdemarsvik Storgatan 37 0123-191 00 kommun@valdemarsvik.se 212000-0431 563-5107 Valdemarsvik Telefax Webbadress 0123-191 04 valdemarsvik.se

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-12-04 (6) KS-SA.2017.8 042 Ekonomisk uppföljning 2017 Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Eva Köpberg Xxxxx Justerare......

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-22 KS-SA.2017.8 042 1(7) Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Sven Stengard 0123-191 24 sven.stengard@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsen Ekonomisk uppföljning 2017-10-31 Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner månadsuppföljning per 20171031. Sammanfattning Månadsuppföljningen per den sista Oktober 2017 pekar mot ett prognostiserat resultat på 3 906 tkr. Detta är 1 468 tkr bättre än budget och 1 123 tkr bättre än föregående uppföljning. På investeringssidan prognostiseras en positiv budgetavvikelse på 14 920 tkr. I budgeten ingår kommunfullmäktiges beslut om budget 2016-11-28, 114 och kommunfullmäktiges beslut om ombudgeteringar 2017-05-29, 54 samt kommunstyrelsens beslut om fördelning av lönekostnads- och kapitalkostnadspott, KS 2017-08-14, 89. Prognos driftbudget, tkr Tkr Budget Prognos Avvikelse Verksamheterna 448 922 451 054-2 132 Välfärdsmiljardern 1 900 0 +1 900 a Finansiering -453 260-454 960 +1 700 Summa (årets resultat) 2 438 3 906 + 1 468 Verksamheterna visar ett samlat underskott på -2,1 mnkr, ej fördelade medel från välfärdsmiljarderna förstärker resultatet med 1,9 mnkr och finansieringen beräknas ge ett överskott på 1,7 mnkr. Sammantaget innebär detta att kommunen klarar balanskravet men uppnår inte sina långsiktiga mål för god ekonomisk hushållning. Prognos investeringsbudget, tkr Tkr Budget Prognos Avvikelse Investeringar 54 944 40 024 14 920

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-22 KS-SA.2017.8 042 2(7)

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-22 KS-SA.2017.8 042 3(7) Ärendebeskrivning Driftbudgeten, verksamheterna Tkr netto Budget Utfall 31/10 Prognos avvikelse Service och 23 800 21 149-730 administration Kommunchef 14 474 12 355-300 med stab Stöd och omsorg 191 558 198 578-7 020 Barn, utbildning 182 935 146 698 5 632 och arbetsmarknad Samhällsbyggna 29 295 29 009 286 d och kultur Summa verksamheterna -2 132 Service och administration På grund av personalomställningar inom Personalenheten förlängs samarbetet med Söderköpings kommun året ut. Beträffande löneadministrationen har en diskussion inletts med Finspångs kommun gällande ett framtida samarbete. Belastningen på IT-verksamheten har ökat ytterligare. Under årets första månader har antalet mobila enheter utökats. Projektmedverkan från enheten krävs i allt fler projekt, t ex utveckling av e-hälsa, av e- tjänster och av utökning gällande nätverk inom kommunens fastigheter. En tjänst är vakant och inhyrd personal täcker både vakans och belastningsökningen. IT-enheten befarar ett överskridande med ca 700 tkr på grund av kostnader för inhyrd personal. Personalenheten beräknar ett överskridande med ca 130 tkr. Merparten av överskridandet baseras på de personalbehov som finns inom IT-enheten. Behovet är relaterat till vakans som uppstått under 2017 och till volymökningar som kräver högre bemanning än tidigare. Bemanningen på fyra personer är oförändrat sedan slutet av 1990-talet. Sammantaget beräknas ett överskridande för avdelningen på ca 730 tkr, vilket är något lägre jfr tidigare prognos p g a att kostverksamheten beräknar ett överskott med ca 100 tkr. Service och Administration består av fem enheter, varav fyra har budgetramar motsvarande ca 5,0 mkr för respektive enhet. En stor andel av budgetramarna består i fasta kostnader för verksamhetssystem, som personal-, ekonomi och ärendesystemen samt den IT-plattform som driftas av IT-enheten. Den rörliga kostnad

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-22 KS-SA.2017.8 042 4(7) som finns är personalkostnad. Att övriga enheter inom avdelningen (personal, ekonomi och kansli) ska reducera sina kostnader med motsvarande de som uppkommit på ITenheten under 2017 är inte rimlig. Kost- och lokalvårdsenheten är 0- budgeterad och ska bära sina egna kostnader genom intäkter. Förvaltningens förslag är att en översyn av IT-verksamhetens finansiering genomförs och parallellt med detta utreds möjligheter till samarbete med andra kommuner för att klara den framtida ITverksamheten. Inför kommande år kommer förslag till ny modell för finansiering av IT-verksamheten tas fram. Kommunchef med stab Räddningstjänsten beräknas överskrida budgetramen med ca 300 tkr. Det beror på att uppräkning av kostnaderna till RTÖG skett med 1.8 % för 2017 och endast delar av denna kostnadsökning ryms inom ram. Budgeten innehåller två delar, dels hyreskostnader för Gryts och Valdemarsviks Brandstationer och dels medlemsavgiften på ca 520 tkr per månad. Budgeten för de lokala brandstationerna visar nu ett överskott för 2017, vilket reducerar det befarade överskridandet till ca 300 tkr. För folkhälsoarbetet beräknas ett budgetöverskott med ca 200 tkr då budgetramen är baserad på helårskostnaden. P g a externa kostnader för utbildning av krisledningsstab och nämnd samt övningsledare vid övningen Bränsle beräknas ett överskridande med ca 200 tkr. Sammantaget redovisas ett överskridande för staben med ca 300 tkr. För att komma till rätta med stabens överskridande och klara en kostnadsökning gällande Räddningstjänsten, krävs en omställning av arbetet inom staben. Det innebär att rekrytering av kommunikatör leder till att externa kostnader kan reduceras. Diskussion förs också gällande möjligheter att öka intäkterna för vissa publikationer. Stöd och omsorg Sektor Stöd och Omsorg har under året haft en hög belastning inom äldreomsorgen. Hög belastning inom korttid, hemtjänst och särskilt boende. Dessutom hög sjukfrånvaro med behov av vikarier och ordinarie personal som arbetet övertid. Individ och familjeomsorgen har ökade placeringskostnader och inhyrd personal pga. vakanta tjänster. Intäktssidan för ensamkommande flyktingbarn är fortsatt svårprognostiserad. Negativa budgetavvikelser finns således inom äldreomsorgen på grund av ökade personalkostnader och inom Individ- och familjeomsorgen till följd av ökade placeringskostnader och ökade personalkostnader. Barn, Utbildning och Arbetsmarknad

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-22 KS-SA.2017.8 042 5(7) Budgeten för hela sektorn ger ett utfall på 80% för de tio månaderna. I övrigt finns inga avvikelser att rapportera Utifrån genomförda uppföljningar så är prognosen för sektorn ett positivt resultat för 2017. Sektorns grundbudget är under 2017 förstärkt med 9 miljoner i tilläggsanslag från de välfärdsmiljarderna och drygt 3,6 miljoner har ombudgeterats från 2016. De större negativa avvikelserna mellan prognos och budget avser: Förskola och grundskola och beror på att personalkostnaderna är högre än budgeterat. Bakgrunden till detta är att antalet barn och elever ökat i våra verksamheter. Gymnasieskolan är det fler studerande som påverkar utfallet för 2017. Ökade utbetalningar av statsbidrag inom vuxenutbildningen medför att ett positivt resultat prognostiseras för verksamheten. En fortsatt hög inflyttning av nyanlända till kommunen ger högre intäkter via den schablonersättning som betalas ut. Det är denna intäkt som ökat vilket i denna prognos ger sektorn ett positivt resultat för 2017. Samhällsbyggnad och kultur Årets första tio månader har präglats av en stor mängd planer och projekt, såväl privata som kommunala. Vid årsskiftet 2016-2017 var antalet pågående detaljplaner ett drygt 20-tal, och hade till oktober månads utgång ökat till ett drygt 30-tal. Byggärenden jan- okt i år överskrider föregående år med 36 st. I övrigt har det arbetats med ett flertal större investeringsprojekt, bl a Sparbankstorget i samarbete med Sparbanken, samt planerats för skol- och förskoleombyggnad till följd av uttjänta lokaler och ett ökat tryck, fr a på förskolesidan. Om man bortser från tilläggsbudgeten för föreningsbidrag avseende flyktingmottagning, pekar prognosen på ett resultat om 1.335 tkr sämre än budget. Över tid från maj månad har prognostiserad avvikelse från budget successivt avtagit. De större negativa avvikelserna mellan prognos och budget avser: Fastighets- och gatuverksamheten har drabbats av många oförutsedda kostnader såsom vattenskada Gryt, skadegörelse hamnen, åtgärdande av felbyggt frysrum Grännäs, havererat elskåp Ishallen, förstört golv Bäckadal efter extern förvaring, sanering av garagelänga till Sparbanken efter brand samt akut takbyte Grännäs sanitetshus. Sammantaget förväntas dessa ge ett budgetöverdrag på totalt 545 tkr vid årets slut. Kostnaderna för bostadsanpassningar, Plan och Bygg, kommer orsaka ett budgetöverdrag på 560 tkr. Kostnaderna för Ledning och Administration förväntas överskrida budget med 2 170 tkr. Orsaken är att 2016 års intäkter i samband med omfördelning av miljöprojekt finns medtagna i budget 2017,

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-22 KS-SA.2017.8 042 6(7) men inga sådana intäkter finns med i prognosen. Uteblivna besparingseffekter i 2016 års budget bedöms belasta även 2017 års budget med omkring 600 tkr. Kapitaltjänstkostnad, ca 750 tkr, för arbetet med översiktsplanen är inte kompenserad i 2017 års budget. Händelser som gett upphov till avvikelser av ekonomisk betydelse är, som nämnts ovan, bl a en plötslig översvämningssituation i Gryt i september, där inte minst skolan som är under försäljning drabbades. Även enskilda kan komma att framställa regressanspråk på sammanlagt omkring 200 000 kr. Vidare har granbarkborreangrepp konstaterats i slänten nedanför Berghemsvägen, vilket föranlett akut fällning av ett 20- tal större träd (uppskattningsvis 100-150 000 kr). Likaså kommer ett antal björkar som utdömts av arborist tas ner vid Vammarskolan (dessa måste sedan ersättas, eftersom raden av björkar utgör en allé). G/Cvägen Bruksgatan-Syntorp har fördyrats med ca 1 miljon för kommunens räkning jämfört med prognos pga högt anbud och tillkommande kostnader för bl a busshållplats. Sparbanksprojektet har likaså fördyrats med omkring en miljon till följd av upptäckt av nedgrävda tankar efter en bensinstation och ytterligare sanering. Skadegörelse, bl a i hamnområdet, har sammantaget renderat inte obetydliga belopp. Välfärdsmiljarderna Av välfärdsmiljarderna har 1 900 tkr inte fördelats utan täcker resultatet. Finansiering Skatteintäkterna beräknas bli 500 tkr högre än budgeterat. I övrigt inga förändringar. Någon omsättning av lån eller nyupplåning har inte verkställts till och med oktober. Till följd av framförallt den lägre investeringsvolymen i prognosen kan nyupplåningsbehovet sänkas från budgeterat 38 mnkr till 29 mnkr. Detta medför att finansnettot beräknas ge en positiv avvikelse på 1 200 tkr. Investeringsbudget Den största avvikelsen från budget avser verksamhetslokaler BUA, 13 686 tkr, till följd av förnyad planering för projektet i stort. I övrigt har, med något undantag, samtliga investeringsprojekt hanterats. Vissa oförutsedda investeringar har tillkommit (ugn/kyl Grännäs, varmvattenberedare Sörbyskolan, elstolpar Grännäs camping). Av den totala budgeten på 59,4 mnkr har 22,3 mnkr ianspråktagits fram till och med oktober månad. Sammanfattning och slutsatser Till följd av det mycket starka resultatet 2016 valde Valdemarsviks kommun att ianspråkta delar av detta genom att med avvikelse från

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-22 KS-SA.2017.8 042 7(7) målen om god ekonomisk hushållning budgetera ett svagare resultat för 2017. Underskottet i verksamheterna vägs upp av överskott inom finansieringen och att 1,9 mnkr av välfärdsmiljarderna inte fördelats. Detta innebär att kommunen klarar balanskravet men inte de egna målen om god ekonomisk hushållning. De verksamheter som haft svårast att hålla budget är verksamheterna inom sektor Stöd- och omsorg. Efter analys av kostnadsnivån inom verksamheterna har kommunstyrelsen i sitt budgetförslag för 2018 förstärkt sektorns resurser. På investeringsbudgeten har 37% av budgeten använts till och med Oktober månad. Prognosen pekar mot att 73% kommer att användas innan årsskiftet. Det är framförallt ny- och ombyggnad av skol- och förskolelokaler som lämnar överskott. VALDEMARSVIKS KOMMUN Sven Stengard Ekonomichef Beslutet skickas till <Här skrivs till vem beslutet ska skickas>

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-12-04 (7) KS-SA.2017.95 046 Firmatecknare Stiftelser Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare......

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-22 KS-SA.2017.95 046 1(2) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration David Gudjonsson Mottagare Kommunstyrelsen david.gudjonsson@valdemarsvik.se Firmatecknare Stiftelser förvaltade av Valdemarsviks kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar 1. Tidigare beslut om firmatecknare för samtliga förvaltade stiftelser exklusive Johanna och C J Lundbergs stiftelse upphävs. 2. Som firmatecknare för de av kommunen förvaltade stiftelserna utses kommunstyrelsens ordförande Erland Olauson (S), med vice ordförande Ted Starkås (S) som ersättare i första hand och andre vice ordförande Anna Nilsson (M) som ersättare i andra hand. 3. Kontrasignation ska ske av ekonomichef Sven Stengard med ekonom David Gudjonsson som ersättare. Ärendebeskrivning För flertalet myndigheter och organisationer krävs beslut som visar vilka personer som har rätt att underteckna nödvändiga handlingar. I Länsstyrelsens stiftelseregister registreras firmatecknarna. Det är firmatecknarna som undertecknar årsredovisningarna. Stiftelser förvaltade av Valdemarsviks Kommun Kommunens sexton stiftelser har egna årsredovisningar för år 2016. Johanna och C J Lundbergs stiftelse har en egen styrelse och därmed egna firmatecknare. Stiftelserna heter: 1. Valdemarsviks kommuns sociala samfond för allmänna behov, org.nr: 825003-2615 2. Valdemarsviks kommuns grundskolesamfond för premier och stipendier, org.nr: 825003-3159 3. Johanna och C J Lundbergs stiftelse, org.nr: 825000-7146 4. Stiftelsen C J Lundbergs donationsfond för ålderdomshemmet, org.nr: 825003-2375 5. Valdemarsviks samfond till förmån för elever från förutvarande

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-22 KS-SA.2017.95 046 2(2) Skrivelse med beslutsförslag Valdemarsviks köping 6. Odd-fellowlogen Österskärs premiefond 7. Odd-fellowlogen Österskärs skolfond 8. Adam Bäckmarks donationsfond 9. Stiftelsen Sofia Billstens donationsfond, org.nr: 825003-3035 10. Prosten Stenkulas donationsfond 11. Valdemarsviks kommuns samfond till förmån för välgörande ändamål inom förutvarande Ringarums församling 12. Samfonden för trivsel och trevnad för pensionärer vid ålderdomshemmet/servicehuset Åldersro i Valdemarsviks kommun 13. Gryts förskolas premiefond 14. Karlskogafonden 15. Landstormsfonden 16. Sörbyskolans bästa kamratfond. VALDEMARSVIKS KOMMUN David Gudjonsson Ekonom

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-12-04 (8) KS-KcS.2017.75 805 Stöd till sockenföreningen i Gryt Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare......

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-11-15 KSAU 86 KS-KcS.2017.75 805 Stöd till sockenföreningen i Gryt Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunstyrelsen beviljar Sockenföreningen i Gryt ett bidrag med 30 tkr för föreningens arbete med att etablera en containermack i Gryt. 2. Bidraget finansieras genom ianspråktagande av medel för kommunstyrelsens oförutsedda utgifter. Ärendebeskrivning En skrivelse har inkommit från Sockenföreningen i Gryt gällande anläggande av en containermack i Gryt. Föreningen har köpt en tomt för detta ändamål till en ringa summa, av en privat markägare. För att en station ska kunna etableras krävs ett gediget markarbete, som är kostnadsberäknat till ca 120 tkr. Föreningen begär ett stöd av kommunen med 45 tkr för att täcka delar av denna kostnad. I riktlinjerna för Föreningsbidrag i Valdemarsviks kommun anges följande: Bidrag till förfogande Bidraget är avsett att utbetalas i de fall kommunstyrelsen finner det angeläget att stödja verksamhet som faller utanför övriga föreningsbidrag som kommunen ger. Efter särskild prövning kan bidrag utbetalas till lokal organisation som inte är att betrakta som ungdomsorganisation. Förvaltningen bedömer att föreningens begäran bygger på att föreningen tar på sig ansvar och arbete för att privatpersoner och företagare ska ha tillgång till drivmedel i Grytsområdet. Detta bedöms underlätta både företagande och boende i området. Utan tankställe skapas egna depåer och risken för stölder och brand/säkerhet ökar. Det är rimligt att stödja föreningens arbete med en del av den totala kostnaden, förslagsvis 30 tkr. Stödet utbetalas när arbetet är slutfört och containermacken är på plats. Justerare......

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-11-15 KSAU 86 KS-KcS.2017.75 805 Beslutsunderlag Skrivelse från kommunchefen. _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, akten Justerare......

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-21 KS-KcS.2017.75 805 1(2) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Kommunchef och Stab Monika Hallberg 0123-192 93 monika.hallberg@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Stöd till Sockenföreningen i Gryt Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beviljar Sockenföreningen i Gryt ett bidrag med 30 tkr för föreningens arbete med att etablera en containermack i Gryt. 2. Bidraget finansieras genom ianspråktagande av medel för kommunstyrelsens oförutsedda utgifter. Ärendebeskrivning En skrivelse har inkommit från Sockenföreningen i Gryt gällande anläggande av en containermack i Gryt. Föreningen har köpt en tomt för detta ändamål till en ringa summa, av en privat markägare. För att en station ska kunna etableras krävs ett gediget markarbete, som är kostnadsberäknat till ca 120 tkr. Föreningen begär ett stöd av kommunen med 45 tkr för att täcka delar av denna kostnad. Föreningsbidrag I riktlinjerna för Föreningsbidrag i Valdemarsviks kommun anges följande: Bidrag till förfogande Bidraget är avsett att utbetalas i de fall kommunstyrelsen finner det angeläget att stödja verksamhet som faller utanför övriga föreningsbidrag som kommunen ger. Efter särskild prövning kan bidrag utbetalas till lokal organisation som inte är att betrakta som ungdomsorganisation. Förvaltningen bedömer att föreningens begäran bygger på att föreningen tar på sig ansvar och arbete för att privatpersoner och företagare ska ha tillgång till drivmedel i Grytsområdet.

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-11-21 KS-KcS.2017.75 805 2(2) Skrivelse med beslutsförslag Detta bedöms underlätta både företagande och boende i området. Utan tankställe skapas egna depåer och risken för stölder och brand/säkerhet ökar. Det är rimligt att stödja föreningens arbete med en del av den totala kostnaden, förslagsvis 30 tkr. Stödet utbetalas när arbetet är slutfört och containermacken är på plats. Monika Hallberg kommunchef Beslutet skickas till: Sockenföreningen i Gryt

Gryts Sockenförening 2017-10-17 Valdemarsviks kommun Containermack En bensinstation (containermack) planeras till Gryt (Lundbyvägen) på Kalerum 1:9 under våren 2018. Byggärende 2017:174 Bakgrund. När Qstar lade ner bensinstation i centrala Gryt lämnade sockenföreningen ett yttrande över att kommunen skulle ställa ett område till förfogande. En nedlagd mack gör att enskilda och företagare skapar egna depåer i form av farmartankar motsv. Detta gör att stöldriskerna ökar samt ur brand/miljösundpunkt ett sämre alternativ Eftersom Gryt blev av med sin bensinstation har vi inom Sockenföreningen försökt påverka kommunen att avsätta ett område för ny tankstation. Kommunen äger ingen mark som kan ges tillstånd för att etablera en tankstation i tätorten Gryt. Därför har vi nu sökt utanför tätorten och erbjudits ett område från Kalerum 1:9 med ett löfte om avstyckning av en fastighet som säljs för en symbolisk summa, tex 1 krona till Gryts sockenförening Utförande På en yta av ca 500m 2 ställs en containermack innehållande 2 x 10 m 3 inneslutna tankar (diesel o bensin). Bilaga 1 Trafikverket ställer krav på att vägen mot Lundby breddas till 6 meter på en strecka av 30 meter = infart till mackområde. Kostnader Beräknade kostnader för att iordningställa marken (mtrlkostnad), med fördyring av breddning in/utfartsväg till ca 120 000 kr. Se bilaga 2 Hemställer att kommunen stödjer sockenföreningen med 45 000 kr exkl moms för markberedning. Förslagsvis mot faktura direkt från det företag som kommunen har avtal med (Gållösa), för leverans av fyllnadsmtrl/begkross/ motsv. Gryt som ovan Sivert Sahlström Projledare

Bilaga 2 2017-10-16 Beräkning av mtrlbehov (fyllnadsmtrl, bergskross, ytlager exkl maskintimmar) 23 A 23mx17m= 390 m2 x 0,2 =180 m3 x 1,8 = 324 ton 17 A B 23mx6m = 138 m2x 0,8 = 110 m3 x 1,8 = 198 ton 6 B 30 30mx2,5m= 75 m2 x 0,8 = 60 m3 x1,8 = 108 ton 2,5 C Total beräknad mtrlbehov ca 600 ton Överslagsberäkning 200kr/ton exkl moms 120 000 kr

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-12-04 (9) KS-SA.2017.32 805 Bidrag till övriga föreningar 2018 Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare......

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-11-15 KSAU 84 KS-SA.2017.32 805 Bidrag till övriga föreningar 2018 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunstyrelsen beslutar enligt nedanstående förslag Ärendebeskrivning Nedanstående föreningar har inkommit med bidragsansökan för verksamhetsåret 2018. Bidraget används till ideella insatser för att möjliggöra tillhandahållande av öppna samlingslokaler för kommunens invånare samt bidrag till övriga utomstående föreningar där regelverket för föreningsbidrag inte är lämpligt. Förening Bidrag 2017 Sökt bidrag 2018 Förslag 2018 Gusums Folkets Hus 100 000 100 000 100 000 Östra Ed/Tryserum 40 000 40 000 40 000 Bygdegårdsförening BRIS Region Öst 5 000 14 040 5 000 Synskadades Riksförbund 5 000 10 000 5 000 Summa 150 000 164 040 150 000 Beslutsunderlag Skrivelse från Avdelning Service och Administration 2017-11-06. _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, akten Justerare......

Vårt datum Vårt Dnr 2017-11-06 KS-SA.2017.32 805 Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Ljungberg 0123-191 15 eva.ljungberg@valdemarsvik.se Kommunstyrelsen Bidrag till utomstående föreningar 2018 1. Kommunstyrelsen beslutar enligt nedanstående förslag Ärendebeskrivning Nedanstående föreningar har inkommit med bidragsansökan för verksamhetsåret 2018. Bidraget används till ideella insatser för att möjliggöra tillhandahållande av öppna samlingslokaler för kommunens invånare samt bidrag till övriga utomstående föreningar där regelverket för föreningsbidrag inte är lämpligt. Förening Bidrag 2017 Sökt bidrag 2018 Förslag 2018 Gusums Folkets Hus 100 000 100 000 100 000 Östra Ed/Tryserum 40 000 40 000 40 000 Bygdegårdsförening BRIS Region Öst 5 000 14 040 5 000 Synskadades Riksförbund 5 000 10 000 5 000 Summa 150 000 164 040 150 000 VALDEMARSVIKS KOMMUN Eva Ljungberg Adm handläggare Postadress Besöksadress Telefon E-post Organisationsnr Bankgiro 615 80 Valdemarsvik Storgatan 37 0123-191 00 kommun@valdemarsvik.se 212000-0431 563-5107 Valdemarsvik Telefax Webbadress 0123-191 04 valdemarsvik.se

Vårt datum Vårt Dnr 2017-11-06 KS-SA.2017.32 805 Postadress Besöksadress Telefon E-post Organisationsnr Bankgiro 615 80 Valdemarsvik Storgatan 37 0123-191 00 kommun@valdemarsvik.se 212000-0431 563-5107 Valdemarsvik Telefax Webbadress 0123-191 04 valdemarsvik.se

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-12-04 (10) KS-SA.2017.65 805 Utvecklingsbidrag för ungdomsprojekt 2017 Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare......

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-11-15 KSAU 83 KS-SA.2017.65 805 Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, akten Utvecklingsbidrag för ungdomsprojekt 2017 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunstyrelsen beviljar bidrag med 35 000 kronor till Hammarkinds Ryttarkamrater. Medlen tas från kommunstyrelsens reserv. 2. Föreningen ombeds lämna in en uppföljning av samma verksamhet som bedrevs för 2016. Ärendebeskrivning Hammarkinds Ryttarkamrater söker bidrag om 35 000 kronor för ridlärarledd "frita" i stallet under vår- och hösttermin 2018 från 7 år - lön till ridlärare samt kostnad för mellanmål. Det ska finnas utrymme för teori och pyssel med häst samt läxläsning. Mellanmål kommer att serveras. Aktiviteten planeras för 40 veckor/år - 1 gång per vecka samt 2 gånger per vecka under loven. Hammarkinds Ryttarkamrater har tidigare beviljats bidrag 2016 (27 000 kronor) för samma verksamhet. I reglerna för Föreningsbidrag framgår att föreningar kan söka rubricerat bidrag. Medlen för detta ryms inte i budgeten för föreningsbidrag. Tilläggas bör att ett mer jämlikt idrottande är ett prioriterat område. Förslag och yrkanden Erland Olauson (S) föreslår att ansökan beviljas, men att föreningen ska lämna in en uppföljning av samma verksamhet som bedrevs för 2016. Beslutsunderlag Skrivelse från Avdelning Service och Administration 2017-10-30. _ Justerare......

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-10-30 KS-SA.2017.65 805 1(1) Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Ljungberg 0123-191 15 eva.ljungberg@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Utvecklingsbidrag för ungdomsprojekt 2017 Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beviljar bidrag med 35 000:- till Hammarkinds Ryttarkamrater. Medlen tas från kommunstyrelsens reserv. Ärendebeskrivning Hammarkinds Ryttarkamrater söker bidrag om 35 000:- för ridlärarledd frita i stallet under vår- och hösttermin 2018 från 7 år. Lön till ridlärare samt kostnad för mellanmål. Det ska finnas utrymme för teori och pyssel med häst samt läxläsning. Mellanmål kommer att serveras. Planeras för 40 veckor/år: 1 gång i vecka samt 2 gånger i vecka under loven. Hammarkinds Ryttarkamrater har tidigare beviljats bidrag 2016 (27 000:- ) för samma verksamhet. I reglerna för Föreningsbidrag framgår att föreningar kan söka rubricerat bidrag (se bilaga). Medlen för detta ryms inte i budgeten för föreningsbidrag. VALDEMARSVIKS KOMMUN Eva Ljungberg Administrativ handläggare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-12-04 (11) KS-SA.2017.47 100 Revidering av dokumenthanteringsplanerna Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare......

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-11-15 KSAU 81 KS-SA.2017.47 100 Revidering av dokumenthanteringsplanerna Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunstyrelsen antar de reviderade dokumenthanteringsplanerna för Sektor Stöd och Omsorg, Sektor Samhällsbyggnad och Kultur, Sektor Barn Utbildning och Arbetsmarknad, Avdelning Service och Administration och den nya dokumenthanteringsplanen för Kommunchef och Stab. 2. Kommunfullmäktige antar den nya dokumenthanteringsplanen för Överförmyndaren. Ärendebeskrivning De nuvarande dokumenthanteringsplanerna för Valdemarsviks kommun gjordes under 2011 med några revideringar under 2013. De stämmer inte längre men kommunens organisation vilket även kommunens revisorer har påpekat. Mot bakgrund av detta har planerna reviderats så att de stämmer med kommunens organisation. Vissa förändringar har också gjorts av innehållet. Det har även tagits fram en kommun-gemensam dokumenthanteringsplan som tar upp de dokument som berör alla sektorer. Den finns inlagd i alla sektorers dokumenthanteringsplan. Det har även gjorts en ny dokumenthanteringsplan för Kommunchef och Stab och för Överförmyndaren. Beslutsunderlag Skrivelse från Avdelning Service och Administration 2017-05-05 med förslag till reviderade dokumenthanteringsplaner. _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, akten Justerare......

Vårt datum Vårt Dnr Sida 2017-05-05 KS-SA.2017.47 100 1(1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Cecilia Törnborg 0123-191 58 cecilia.tornborg@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsen Revidering av dokumenthanteringsplanerna Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen antar de reviderade dokumenthanteringsplanerna för Sektor Stöd och Omsorg, Sektor Samhällsbyggnad och Kultur, Sektor Barn Utbildning och Arbetsmarknad, Avdelning Service och Administration och den nya dokumenthanteringsplanen för Kommunchef och Stab. 2. Kommunfullmäktige antar den nya dokumenthanteringsplanen för Överförmyndaren. Ärendebeskrivning De nuvarande dokumenthanteringsplanerna för Valdemarsviks kommun gjordes under 2011 med några revideringar under 2013. De stämmer inte längre men kommunens organisation vilket även kommunens revisorer påpekade. Mot bakgrund av detta har vi nu reviderat planerna så de stämmer med kommunens organisation och gjort vissa förändringar i innehållet. Det har även tagits fram en kommungemensam dokumenthanteringsplan som tar upp de dokument som berör alla sektorer, den finns inlagd i alla sektorers dokumenthanteringsplan. Det har även gjorts en ny dokumenthanteringsplan för Kommunchef och Stab och för Överförmyndaren. Cecilia Törnborg Registrator Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

Dokumenthanteringsplan Sektor Stöd och Omsorg 2017-XX-XX Kommungemensam Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Systematisk förvaring Förvaringsplats Gallras/ bevaras Leverans centralarkiv Kommentar ev sekretess Anbud/anbudshandlingar Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år. OSL 3 kap 19. Diarieföres efter antagandebeslut. Ej vunna anbud gallras efter 4 år. Anmälan/underrättelse från polismyndigheten Papper Systematisk förvaring och postlista Tjänsterum Gallras 2 år Nej Annonsmanus Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Tjänsterum/ närarkiv Vid inakt. Nej/*3 år Arbetsmaterial Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej *Om manuset ingår i ett ärende följer det akten till c-arkiv Avtal (diariekod 901) Papper/digitaltSystematisk förvaring och diariet Närarkiv Bevaras Vid inakt. Avtal rutinmässiga (diariekod 901) Papper/digitaltSystematisk förvaring och diariet Närarkiv Gallras 2 år efter inakt. Nej Tex, kopiatorer, hyresavtal mm Beslut från externa myndigheter Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Registreras i ärende Brochyrer (egna)* Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej *Vissa broschyrer kan finnas i ärenden

Dokumenthanteringsplan Sektor Stöd och Omsorg 2017-XX-XX Cirkulär Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Delegationsbeslut Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Närarkiv/ tjänsterum Bevaras 4-5 år Diarieförda handlingar Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Tex. överklagade beslut, skrivelser, ansökningar mm. Dokumenthanteringsplan Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Finns som ärende i diariet. Enkäter upprättade hos kommune Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Ja*/nej Vid inakt. *Sammanställning av enkäter bevaras. Enkäter inkommande till kommunen Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej E-post (ingen eller ringa vikt) Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej E-post som kräver åtgärd Digitalt Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 6 mån Nej E-post av vikt Digitalt Diariet Närarkiv Bevaras 3 år Blir ärenden i diariet Granskningsrapporter Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Från tex. revisorerna Kallelser/dagordningar/föredrags-Papper/digitaltSystematislistor förvaring Närarkiv/server Bevaras 5 år till politiska organ

Dokumenthanteringsplan Sektor Stöd och Omsorg 2017-XX-XX Kurser/inbjudningar Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Körjournaler leasingbilar Papper (bok) Systematisk förvaring Bilen/ tjänsterum vid fulltecknad Mötes-minnesanteckningar/ protokoll från avd-/personal-/ informations/interna verksamhetsmöten Papper/digitaltSystematisk förvaring/ intranätet Tjänsterum/ server Gallras 5 år Gallras 5 år Nej Nej Gallras 5 år efter sista anteckning Offerter Organistationsplaner/schema (kommunövergripande) Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Närarkiv/ tjänsterum Bevaras/ gallras Nej/3 år Gallras vid inakt/ bevaras när de ingår i ärende Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Ingår i ärende Organisationsplaner/schema (sektorsorganistation) Policys/styrdokument/ reglementen/ delegationsordningar Protokoll från politiska organ Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Papper/digitaltSystematisk förvaring/ diariet Tjänsterum/ närarkiv Bevaras/ gallras Närarkiv Bevaras 3 år Närarkiv Bevaras 5 år Nej/3 år Gallras vid inakt/ bevaras när de ingår i ärende Reklam/trycksaker Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Vid inakt. Nej Rekvisition av bidrag från Arbetsförmedlingen Papper Systematisk förvaring Tjänsterum Gallras 2 år Nej

Dokumenthanteringsplan Sektor Stöd och Omsorg 2017-XX-XX Remisser Papper/digitaltDiariet Närarkiv Bevaras 3 år Röstbrevlådemeddelande av ringa/kortvarig betydelse Ljudupptagning Röstbrevlådemeddelande av vikt Ljudupptagning Telefonsystemet Efter avlyssnin g Telefonsystemet Efter utskrift till tjänst.an Skyddsrondsprotokoll Papper/digitaltSystematisk förvaring Tjänsterum Bevaras 5 år Nej 3 år Ljudmeddelandet skrivs som en tjänsteanteckning och blir ett ärende i diariet. Statistik till andra myndigheter Papper/digitaltSystematisk förvaring Närarkiv/ tjänsterum Vid inakt. Nej Tjänsteansökningar Papper/digitaltRekryteringssystem Server Gallras 2 år Nej Papperansökningar skannas in och bevaras digitalt.

Dokumenthanteringsplan Vård och Omsorg - Överförmyndare Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Anmälan om att barns egendom inte står under betryggande förvaltning samt dito i ärenden som inte föranleder åtgärd Anmälan om särskild överförmyndarkontroll, gåvobrev, testamente, förmånstagare Anmälan, Remisser och remissvar, Skrivelser, PM, Ansökan till tingsrätt, samtliga handlingar ovan i ärenden där ställföreträdarskap inte söks Ansökan jämte bilagor, PM och utredningsmaterial såsom remisser, yttranden osv., Delgivningskvitto/ mottagningsbevis, Handlingar som verifierar åtgärder enl. Överförmyndarens beslut Beslut om skärpande föreskrifter, beslut om fri förfoganderätt för bankmedel Förvaringsplats Systematisk förvaring Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Papper Kommunfullmäktige Överförmyndaren Hos överförm. I arkivskåp Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Diarium Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Förteckning över egendom Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Gallras/ bevaras Bevaras 1 år 3 år 3 år Bevaras Leverans centralarkiv 3 år 3 år Kommentar ev sekretess Bevaras 3 år Efter avslutad akt huvudman eller dödsbo efter ärendets slut Kopia åter till ställföreträd are efter granskning Kopia bevaras 2017-XX-XX 5

Dokumenthanteringsplan Vård och Omsorg - Överförmyndare Handlingstyp Beskriving Registrering digitalt/ Förvaringsplats Systematisk förvaring Förteckning över egendom Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Gransknings PM, Yttrande Beslut om anmärkning redogörelse angående huvudman Gåvobrev, bouppteckning, testamente, brev rörande arvsavstående, anmälan från försäkringsbolag, ansökan från förmyndare rörande förvärv av fast egendom, samtliga handlingar som inte föranleder åtgärd. Journalanteckningar för överförmyndarens löpande tjänsteanteckningar i ärendet Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Personärenden Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp PM, Bevis om spärr av till gångar Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp PM, Underlag för utredning, Utredningshandlingar enligt ovan när överförmyndaren beslutar lämna ärendet utan åtgärd Kommunfullmäktige Överförmyndaren Papper I akt Hos överförm. I arkivskåp Gallras/ bevaras huvudman eller dödsbo efter ärendets slut 3 år 3 år 1 år Bevaras 1 år 3 år, kastas Leverans centralarkiv Kopia åter till ställföreträdare efter granskning efter upphörande av ställföreträdarskap Kommentar ev sekretess 2017-XX-XX 6