Systematisk byggledning vid Sweco Management Nord grupp 6363 Jozefine Boman Samhällsbyggnad, högskoleexamen 2018 Luleå tekniska universitet Institutionen för samhällsbyggnad och naturresurser
Förord Under min utbildning på Luleå tekniska universitet ingick 15 poäng verksamhetsförlagd utbildning. Jag spenderade 10 veckor på Sweco management Nord grupp 6363 i Luleå. Under min praktik fick jag uppslaget av min handledare Patrik Callgren, att hjälpa honom att hitta och utforma ett verktyg som kunde systematisera och digitalisera den dokumentation som gruppen levererar till kund. Jag vill rikta ett stort tack till Patrik Callgren för att jag fick möjligheten att utföra detta examensarbete tillsammans med er. Sen vill jag även tacka hela gruppen för ert engagemang och att ni tagit er tiden att svara på alla de frågor och funderingar som dykt upp under resans gång. Luleå, 2018-02-27 Jozefine Boman i
Sammanfattning Sweco management nord 6363 är en grupp av nio bygg- och projektledare med inriktning mot infrastruktur. Patrik Callgren, gruppchef, har under en tid sett ett behov att skapa ett gemensamt och systematiskt arbetssätt i gruppen. Byggledarnas arbeten har dokumenterats på ett individuellt sätt där även leveranserna till kund skiljer sig åt. Målet med detta examensarbete har varit ett hitta och utveckla ett verktyg som ser till att gruppen arbetar enhetligt och digitalt. Arbetet har utförts i nära samarbete med gruppens byggledare där vi tillsammans har utformat och utvärderat verktyget. Resultatet av arbetet är en mall för byggledning där byggledarna dokumenterar sina projekt moment efter moment allt eftersom projektet framskrider. I mallen samlas både text och bilder som sedan automatiskt genereras till en PDF rapport som snabbt och enkelt kan skickas till kund. ii
Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 1.1 Bakgrund... 1 1.2 Syfte... 1 1.3 Mål... 1 1.4 Frågeställning... 1 1.5 Problemformulering... 2 1.6 Avgränsningar (definiera)... 2 2 Metod... 3 3 Resultat... 4 3.1 Målbild... 4 3.2 Utformning... 4 3.3 Pilotprojekt... 9 3.4 Implementering i gruppen... 9 4 Diskussion och slutsatser... 10 5 Referenser... 11 iii
1 Inledning 1.1 Bakgrund I kursen Y0009B, examensarbete för högskoleexamen inom utbildningen Samhällsbyggnad 120hp vid Luleå tekniska universitet, skall ett arbete planeras, genomföras och redovisas skriftligen i rapportform. Vald uppgift för detta arbete är att tillsammans med Sweco management grupp 6363 ta fram ett verktyg som ska underlätta dokumentering och leveranser i byggledningsuppdrag. Bakgrunden till denna uppgift är att Patrik Callgren, gruppchef, saknar ett gemensamt arbetssätt i den grupp han är chef för. 1.2 Syfte Syftet med detta examensarbete är att tillsammans med Sweco Management Nord grupp 6363 arbeta fram ett systematiskt arbetssätt som det kan tillämpa i sitt arbete för att säkerställa god kvalité, effektivisera och upprätta ett gemensamt arbetssätt som fungerar för alla anställda i gruppen. 1.3 Mål Sweco management Nord jobbar för att vara en managementgrupp i digital framkant och har som mål att uppmärksammas för det hos sina kunder. För att lyckas med det vill man hitta ett gemensamt arbetssätt, en enad front som kan stärka deras varumärke och som på lång sikt kan öka effektivitet, lönsamhet och arbetsglädje. 1.4 Frågeställning Vilken målbild har Sweco management med dokumentationen och leveransen av sitt arbete? Hur ska detta verktyg utformas så det fungerar att arbeta i för gruppen och vid leverans till kund? Hur ska vi implementera verktyget i den dagliga verksamheten? 1
1.5 Problemformulering Sweco management Luleås gruppchef saknar ett utarbetat arbetssätt för att säkerställa god kvalité och ett gemensamt arbetssätt bland sina anställda. 1.6 Avgränsningar Mitt uppdrag är att hitta en plattform som ska gå att utforma efter de behov som de anställda har och tillsammans med dem utforma och implementera verktyget så att det blir en självklar del i deras vardagliga arbete. 2
2 Metod Arbetet började med en period där jag tillsammans med gruppen sammanställde deras arbetssätt för att sedan komma fram till vilka funktioner de sökte i ett verktyg som skall fungera i deras vardagliga arbete. Arbetet genomfördes genom dialoger med de anställda samt genom en enkätundersökning. När vi hade identifierat nyckelfunktioner samt gruppens behov gick arbetet in i ett andra skede där jag började inventera marknaden efter verktyg som skulle kunna anpassas och sedan användas av bygg- och projektledarna. Detta arbete skedde främst genom sökningar på internet och test av olika verktyg som fanns på marknaden. Genom att testa de olika verktygen och utgå ifrån det behov vi identifierat att gruppen hade kunde jag snabbt avgöra om de olika verktygen var anpassningsbara mot deras verksamhet och dagliga arbete. Totalt testades 8 verktyg under inventeringsperioden men arbetet gick vidare med ett verktyg som tack vare en flexibelt utformad plattform lämnade mycket fri anpassning åt användaren. Här gick projektet in i sin tredje fas som var utformning och tillämpning i det dagliga arbetet. I detta skede var byggledarna i gruppen ett stort stöd som avsatte tid för att hjälpa mig i mitt arbete. Med stöd av en erfaren byggledare vid namn Tomas Boman fick projektet bra information om vad en byggledare kontrollerar och tänker ute på en entreprenad. Arbetet fortgick därefter med en pilotperiod där vi testade verktyget i skarpa projekt för att kunna identifiera brister samt göra justeringar och ändringar. 3
3 Resultat 3.1 Målbild Sweco management bedriver dagligen arbeten i form av bygg och projektledning. Varje konsult har personligen utformat sitt arbetssätt och har själv ansvarat för att leveransen till kund. Detta projekt har gått ut på att tillsammans med gruppen hitta ett gemensamt sätt att dokumentera det dagliga arbetet men även att hitta en gemensam struktur för leveranser till kund. För att tillsammans komma fram till en målbild genomfördes en workshop där alla i gruppen var med. Workshopen ledde till intressanta diskussioner om mervärden gentemot kunden och mycket fokus lades även på vikten av ett användarvänligt verktyg. För att skapa mervärden hos gruppens kunder kom vi fram till dessa gemensamma krav på verktyget: Tydlighet verktyget måste generera en dokumentation som är enkel och tydlig för kunden att läsa. Det ska vara tydligt för kunden att följa sitt projekt. Spårbarhet - En optimal lösning vore att verktyget samlar text och bilder direkt i ett dokument. Det minimerar risken att text med tillhörande bilder separeras vilket ökar spårbarheten i projektet. Användarvänlig För att få användare till verktyget krävs det att den är användarvänlig. Den behöver vara flexibel på samma sätt som bygg och projektledarna behöver vara flexibla i sin vardag. 3.2 Utformning För att skapa kännedom om verktyget vi valt att använda krävdes det att jag lärde mig programvaran och vilka möjligheter men även begränsningar den hade. När jag hade testat verktyget och kände mig trygg med dess tjänster var det dags att börja anpassa den för sitt ändamål. För att utforma verktyget efter en bygg och projektledares arbete krävs erfarenhet av branschen och den vardag som det innebär. För att lyckas med detta fick jag hjälp av Tomas Boman en senior byggledare med lång erfarenhet från entreprenadbranschen. 4
Utöver Tomas Bomans kompetens har även Mall Genomgång inför slutbesiktning (Trafikverket, 2008) använts och ligger till grund för delar av mallen som togs fram. I verktyget vi valde att använda finns olika block för att bygga checklistor. Grundidén med verktyget är att ge användaren det de behöver för att själv anpassa sina checklistor efter sina behov. Verktyget utformades så att den passar en byggledare i de flesta projekt. Idén var att göra en mall som innehöll de moment som kan dyka upp i ett projekt. Vi valde att kalla det vi gjorde för en multilista. En del av de totalt 35 moment som denna multilista innehöll framgår av Figur 1 nedan. Figur 1 Skärmklipp över moment i checklista. 5
Vi valde att göra specifika frågeställningar under varje moment för att ge utrymme för så mycket specifik information som möjligt då de saker som en byggledare kontrollerar avseende trafikanordningar skiljer sig mycket från de saker byggledaren kontrollerar vid schaktarbeten. Vid kontroll av schakter på en vägentreprenad är byggledarens arbete att kontrollera så att schaktarbetet sker på korrekt sätt. Denna kontroll valde vi att exemplifiera genom frågeställningarna i Figur 2. Figur 2 Skärmklipp över frågeställningar under moment Schakt 6
Spårbarhet är en viktig del i dokumentationen som sker på en byggarbetsplats både för entreprenören men även för beställarorganisationen. Vi har genom att implementera plats/sektion samt datum säkerställt att det inte kan bli några oklarheter gällande när och var schakten är utförd samt genom att fotografera och säkerställa att schakten utförs enligt normalsektion, svarat på frågan hur den är utförd samt om det finns några avvikelser. För att göra dokumentationen mer överskådlig för kunden har vi även förstärkt svaren genom att tydliggöra ett korrekt utförande med grön färg se Figur 3 samt med färgen röd när någonting avviker eller utförs felaktigt se Figur 4. Figur 3 Exempel på färgförstärkt svar i grönt. 7
Figur 4 Exempel på färgförstärkt svar i rött. Samtliga moment i innehållsförteckningen är uppbyggd på liknande sätt. Vi har utgått från vad en byggledare kontrollerar vid varje moment och sedan lagt in frågor baserat på det. När projektet är över och det är dags att överlämna dokumentationen till kunden kan verktyget själv generera en rapport i PDF samt Word-format baserat på den data man fyllt i under projektet. Text samt bilder samlas i ett textdokument som byggledarna kan skicka till kunden via mail direkt i verktyget. Detta innebär att byggledarna inte behöver lägga tid på administrativt arbete i form av renskrivning och sammanställning. 8
För att kvalitetssäkra mallen som jag och Tomas Boman arbetat fram fick även de övriga byggledarna i gruppen möjlighet att granska och komma med synpunkter. Detta för att kvalitetssäkra mallen men även för att se att den var utarbetad på ett tydligt sätt så att alla förstod. 3.3 Pilotprojekt När mallen för byggledning var bearbetad och hade genomgått granskningar beslutade vi att provköra mallen i ett projekt. Då Tomas Boman varit med och utvecklat mallen som skulle användas i pilotprojektet bestämdes det gemensamt i gruppen att det var i hans projekt den skulle testas. Detta gav en möjlighet att upptäcka brister som inte upptäcksammas under granskning samt en möjlighet att få en känsla för hur kunderna ställde sig till leveranserna. Under pilotprojektet blev rollen som samordnare viktig. För att byggledarna skulle välja att arbeta i verktyget så ställdes det höga krav på mig i den samordnande och supportande rollen. Många gånger skedde supporten över telefon då byggledaren stött på någonting eller behövde vägledning i vissa moment. Men vi träffades även regelbundet för att se till så att användarupplevelsen blev så bra som möjligt. Precis som under granskningen uppkom en del justeringar främst i form av moment som saknades i multilistan. När dessa åtgärdades och byggledaren som utförde pilotprojektet började känna sig trygg och mer självständig med verktyget flöt arbetet på och behovet att support minskade. 3.4 Implementering i gruppen Vid pilotprojektet blev det tydligt att god kännedom kring verktyget var en viktig faktor tillsammans med tydlig problemavhjälpning vid support. För att ge samtliga byggledare en bra grund att stå på innan de började arbeta i verktyget och den mall vi tagit fram genomfördes gemensamma utbildningar där de fick lära genom att testa mallen och ställa frågor. För dem som ville ha eller behövde extra utbildning genomfördes det enskilt med individen. För att säkerställa att verktyget användes i projekten infördes en stående punkt för uppföljning på varje gruppmöte. Under den punkten på mötena tar man upp vilka projekt verktyget används i, om några brister uppdagats samt respons från kunder. 9
4 Diskussion och slutsatser Slutsatsen jag kan dra av det här arbetet är att implementeringen av ett nytt verktyg i en organisation kräver mycket arbete och en mycket god kommunikation. I detta projekt är implementeringen begränsad till en grupp på 9 personer och inte till en hel verksamhet men trots det har det emellanåt varit svårt att få delar av gruppen att öppna upp sig för att testa ett nytt verktyg på en digital plattform. En av anledningarna till ovannämnda svårigheter tror jag beror på en osäkerhet kring digitalisering och det nya sättet det innebär att arbeta. För att göra dessa individer säkrare i användandet av verktyget har de fått extra genomgångar vilket har resulterat i en större trygghet. Detta var till viss del problematiskt då arbetet med examensarbetet var under en begränsad tid. Detta arbete har varit väldigt givande både för mig som individ då jag lärt mig mycket om arbetssätt från de mer seniora byggledarna men jag kan nu efter avslutat arbete inse att detta arbete är för stort för hinna med inom ramen för ett examensarbete och att arbetet hade kunnat avgränsas till att enbart omfatta framtagandet och utformningen av verktyget. Projektet har varit väldigt lyckat. Den målsättning som sattes upp i början av projektet har uppnåtts och Patrik Callgren har fått ett verktyg som enar byggledarna i sitt arbete och i sina leveranser till kund. Responsen från kunderna har varit mycket bra och bara positiv. Arbetet med verktyget kommer att fortsätta på Sweco. Under arbetets gång har andra användningsområdet uppenbarats för verktyget bland annat till besiktningar och fältprotokoll vid provtagning. Förhoppningen är att inom en snar framtid kunna sälja in verktyget till andra Sweco managementgrupper utanför region nord men även att visa verktyget för systerbolagen. I och med det arbetet kommer fler användningsområden att identifieras och förhoppningsvis blir verktyget implementerat inom Swecos organisation. 10
5 Referenser Trafikverket. (den 2 September 2008). Mall - Genomgång inför slutbesiktning. Intervjuer: Grupp 6363 11