EXAMENSARBETE. Effektivisering av daglig rapportering. Johan Larsson. Högskoleexamen Bygg och anläggning

Transkript

1 EXAMENSARBETE Johan Larsson Högskoleexamen Bygg och anläggning Luleå tekniska universitet Institutionen för samhällsbyggnad och naturresurser

2 Johan Larsson

3 Sammanfattning Under min verksamhetsförlagda utbildning (VFU) ingick det ett examensarbete, där jag skulle belysa ett problem i form av en rapport, det jag kom att ta upp var tidsåtgång och felkällor vid kvällsredovisningen av körda mängder på Cliffton Minings gruvverksamhet i Svappavaara. Rapporten visar hur vi genom att göra relativt enkla förändringar i redovisningsarbetet både sparade tid och förbättrade tillförlitligheten, dessa förbättringar fick stöd av arbetsledarna som vi intervjuade.. På väg upp från Gruvberget i i Svappavaara. 0

4 Innehållsförteckning Sammanfattning... 0 Innehållsförteckning... 1 Bakgrund/problem... 2 Bakgrund... 2 Problem... 3 Frågeställning... 4 Avgränsningar... 4 Mål... 4 Metod... 4 Genomförda åtgärder... 5 Kvällsredovisningsblad... 5 Wnexus strukturförändring... 5 Ändra koder i Wnexus... 5 Resultat... 6 Diskussion... 7 Kan man på ett enkelt sätt minska tidsåtgången för redovisningen som arbetsledarna utför kvällstid?... 7 Kan man på ett enkelt sätt minska felkällorna på redovisning som arbetsledarna utför kvällstid? 7 Kan man göra detta enklare utan att kvaliteten och kontrollen försämras?... 7 Hur kan man göra detta?... 7 Projektorganisation... 8 Källor... 8 Bilagor... 9 Bilaga Bilaga

5 Bakgrund/problem Bakgrund Cliffton är koncernen Swerocks varumärke för transport- och maskintjänster som i sin tur ingår i Peab koncernen, Cliffton har många olika maskinägare ansluta till sig och äger i huvudsak inte egna maskiner utan arbetena utförs av de anslutnas maskinpark, dock finns det flertalet undantag från detta. Ett undantag är gruvdriften i Svappavaara där Cliffton själva äger mycket av maskinerna och har ca 80-talet maskinförare anställda, men det finns även flera anslutna maskinägare i olika stor utsträckning beroende på olika skeenden och projekt i gruvdriften. Under min verksamhetsförlagda utbildning som arbetsledare på Cliffton Mining i Svappavaara upplevde jag att det var mycket extraarbete med redovisningar av körda ton och körda lass, jag reagerade på att papper och miniräknare använde alldeles för mycket bla i deras redovisning av körda ton/dygn och att det var för långa moment. Cliffton avvände Tamtrons vågar i sina maskiner och Tamtrons vågprogram Wnexus i sina datorer med vilket man ansluter till en server i Finland för att få ut lastade vikter från maskinerna. Varje lastning har en specifik kod som säger vars det är lastat, vad det är för material och vars det sedan är tippat, dessa koder är prissatta och används för att förenkla redovisning/fakturering av utförda arbeten då det mesta arbete Cliffton utför är tonpriser. Denna uppföljning görs varje kväll 365 dagar/år och läggs in i Clifftons faktureringssystem och i ett uppföljningsark som kallas Svappavaara underlag som skickas till berörda personer på LKAB och inom Clifftons organisation. Del av Svappavara underlaget. När jag lärdes upp på detta var det flera saker jag reagerade på och tänkte att det måste kunna förbättras ifråga om att minska antal moment med medföljande tidsåtgång och felkällor. 2

6 Problem För det första kändes det som att vi inte använde vågprogrammet fullt ut utan vi tog ut vikterna från varje maskin separat och räknade ihop på papper med miniräknare, då det rör sig om att 20tal lastmaskiner så tar det tid eftersom varje maskin kan ha gjort flera olika saker (koder), ju fler gånger man räknar och skriver om ökar risken att göra fler fel. För att minska detta dubbelräknas många siffror med mer tidsåtgång som följd. Ett annat problem som vi stötte på var felvägningar, alltså att maskinister råkade ha fel kod insatt i vågen, ex så har traktorn som blandar de olika malmsorterna innan det lastas in i anrikningsverket 3 olika material och alltså 3 olika koder. Detta kunde vi bara korrigera på de utskrivna vågsammanställningarna. Man fick då göra en notering och manuellt korrigera efterföljande dag. Detta gjorde att ifall man gjort en manuell korrigering kunde man inte söka i vågprogrammet på en speciell kod bakåt i tiden då denna fortfarande var felaktig. Clifftons arbetsledare jobbar skiftgång sk 7 dagars, alltså man jobbar 7 dagar å sen är man ledig 7 dagar, detta medförde att det är olika personer som utför kvällsredovisningarna vecka till vecka. Och olika personer medför lite olika arbetssätt och detta gör att ifall man behövde kontrollera något från föregående arbetsvecka så kunde det ta lite tid att göra detta. Cat 988 lastar material från Kiruna på en Cat 775 truck. 3

7 Frågeställning Kan man på ett enkelt sätt minska tidsåtgången för redovisningen som arbetsledarna utför kvällstid? Kan man på ett enkelt sätt minska felkällorna på redovisning som arbetsledarna utför kvällstid? Kan man göra detta enklare utan att kvaliteten och kontrollen försämras? Hur kan man göra detta? Avgränsningar Denna rapport avgränsas till den dagliga redovisningen av utförda arbeten på tonpriser, den avgränsas till de 3 förändringar som genomförts och hur arbetsledningen uppfattar dess effekter. Mål Som syfte för detta arbete var att Clifftons arbetsledare på kvällarna ska kunna lägga mer aktiv tid ute i produktionen istället för på kontoret och att det även ska vara mer tillförlitliga siffror i redovisningarna. Metod Detta projektarbete presenterar genomförda förändringar som grundar sig samtal med arbetsledningen, administrationen och andra berörda parter som vi stötte på under tiden vi fick inblick i arbetet. Kortare intervjuer med delar av arbetsledningen genomfördes för att se om dessa ansåg att åtgärderna gett någon vinning och isåfall vilken. 4

8 Genomförda åtgärder Kvällsredovisningsblad Eftersom det var olika arbetsledare som sammanställde redovisningarna olika veckor och på olika sätt. Vissa skrev sina sammanställningar i egna kollegieblock andra i sina egna block eller gjorde på annat sätt osv. Inget sätt sämre än det andra dock inte enhetligt. För att förändra detta gjordes ett kvällsredovisningsblad (bilaga 1) där all sammanställning av vågsiffrorna utfördes, detta blad arkiverades i pärmen för räknade lass etc. och kunde därför lätt kollas bakåt i tiden. På detta redovisningsblad som är en enkel förskriven tabell infördes de vanligaste koderna som dagligen används och även kryssrutor för att det är infört i faktureringsunderlaget och i Svappavarara underlaget. Fördelen med detta blad var att man lätt kunde upptäcka ifall någon av de vanligaste koderna saknades från vågarna och även att man såg att de koderna redovisades i underlag och fakturering. Wnexus strukturförändring Eftersom varje maskins dygnssammanställning fick sökas fram enskilt och sammanräknas manuellt fanns risk att man kunde göra ett enkelt fel i sammanställningen, då flera olika maskiner ofta gör samma jobb(kod) under dygnets olika timmar, ex 4 olika maskiner kan ha lastat in rågods (malm) till anrikningsverket och därför ska koden 1.30 sammanställas från dessa 4 maskiner för att få totala ton, ifall man råkar knappa in 156,45 istället för 1564,5 kommer det ju bli väldigt fel, därför räknar många arbetsledare siffrorna 2 gånger för att fel ska minimeras. Vi frågade oss därför varför man i vågprogrammet inte kunde söka på alla våra maskiner samtidigt och sen få ut en total på varje kod? Programmet sammanräknar ju varje kod under varje maskin så den funktionen var ju inte problemet. Efter kontakter med Vågab som Cliffton köper sina vågar och vågtjänster av förklarades att programmet lätt kan söka på alla maskiner ifall alla vågar är uppbyggda med samma struktur. De vågar med felaktig struktur var bl.a. vågar som låg kvar i programmet men inte fanns kvar i produktion och togs därför bort. Nu sammanställde man enkelt vågarna genom att söka på alla och sen exportera det till excel där man lätt och överskådligt fick totala mängderna kod för kod. Ändra koder i Wnexus Under kontakterna med Vågab undrade vi även ifall det på ett enkelt sätt gick att korrigera en vägning som var utförd under fel kod, gärna så att detta enkelt kunde genomföras direkt i datorn utan att behöva gå in i vågen i den specifika maskinen. Detta var inga problem alls utan vi fick helt enkelt en administratörsinloggning i programmet och kunde efter det direkt när maskinisten upptäckte felet korrigera felet. 5

9 Resultat Här är en sammanställning av de 2 intervjuer som genomförts, dessa 2 har arbetat med redovisningen ca 4-6 månader efter förändringarna genomfördes. Har enhetligheten i kvällsredovisningsbladet förenklat/förbättrat sammanställningen så som det var tänkt? Bägge arbetsledarna anser att kvällsredovisningsbladet har gjort det enklare när man ska föra in siffrorna lättare att se ifall man missat någon kod och även ifall man ska söka efter fel i redovisningen, de anser också att det går fortare. Gjorde det någon förändring att kunna söka på alla maskiner samtidigt i wnexus? Här svarar båda att en betydlig tidsvinst har gjorts och att man slipper räkna ihop siffrorna manuellt gör även resultatet mycket säkrare. Har möjligheten att ändra koder i wnexus förenklat arbetet på något sätt? Här svarar arbetsledare 1 att denne inte ändrar koder i Wnexus men arbetsledare 2 gör det, båda är dock överens om att ingen speciell tidsvinst finns att hämta däremot en klar fördel ifall man vill söka bakåt i tiden. Övrigt Bägge arbetsledarna anser att dessa förändringar sammantaget har förkortat arbetstiden för redovisningen med 1-2 timmar dagligen beroende på redovisningsmängd och även ökat tillförlitligheten. Arbetsledare 2 tror att fler sådana här förbättringar kan genomföras exempelvis ett Excelark för lassräkning från gruvberget, arbetsledare 1 berättar att arbetsledningen ska få mer utbildning i Excel under våren Cat 990 lastar en Cat 775 truck uppe på Gruvberget 6

10 Diskussion Kan man på ett enkelt sätt minska tidsåtgången för redovisningen som arbetsledarna utför kvällstid? Kvällsredovisningsbladet och framförallt möjligheten att söka på alla lastmaskiner samtidigt är 2 utmärkta exempel på att man med små medel kan spara mycket tid, Om vi använder oss av tidsuppskattningen som arbetsledarna gjorde så var det att de utförde redovisningen 1-2 timmar snabbare än innan förändringarna började användas så har arbetsledarna nu ca timmar årligen att lägga på annat som att t.ex. kunna vara ute i produktionen istället. Kan man på ett enkelt sätt minska felkällorna på redovisning som arbetsledarna utför kvällstid? Handräkningen har minskat eftersom vågprogrammet nu automatiskt räknar ihop totalsumman för varje kod så har det blivit betydligt säkrare med färre moment som kan bli fel. Kan man göra detta enklare utan att kvaliteten och kontrollen försämras? När man använder sig av datoriserade hjälpmedel är det viktigt att vara på sin vakt så att man håller koll på att alla maskiner finns med i sammanställningen, exempelvis med någon form av checklista eller liknande. Detsamma gäller att ingen kod har försvunnit, kvällsredovisningsbladet där de vanligaste koderna finns förtryckta borde vara en bra hjälp för att se att de är med. Hur kan man göra detta? Det gäller bara att hela tiden försöka förbättra alla moment och att aldrig vara helt nöjd utan försöka använda sig av alla idéer och eventuella nya tekniska hjälpmedel som finns till hands, den utbildning i Excel som arbetsledarna skulle gå är ett utmärkt steg i rätt riktning för att alla lätt och bekvämt skall kunna göra t.ex. ett uppföljningsark. 7

11 Projektorganisation Beställare: Martin Lindmark Projektledare: Johan Larsson Kund: Cliffton Mining Svappavaara Referensgrupp: Clifftons anställda på plats i Svappavaara Källor Egna och kollegors erfarenheter 8

12 Bilagor Bilaga 1 9

13 Bilaga 2 Intervjufrågor examensjobb Namn Befattning 1. Har enhetligheten i kvällredovisningsbladet förenklat/förbättrat sammanställningen så som det var tänkt? Tidsvinst? Kvalitet? felsökning? Annat? 2. Gjorde det någon förändring att kunna söka på alla maskiner samtidigt i wnexus? Tidsvinst? Kvalitet? Annat? 3. Har möjligheten att ändra koder i wnexus förenklat arbetet på något sätt? Tidsvinst? Kvalitet? felsökning? Annat? 4. Övrigt 10