Att ha kontoret i mobiltelefonen En undersökning om gränslöshet och mobiltelefonanvändning i arbetslivet

Transkript

1 Att ha kontoret i mobiltelefonen En undersökning om gränslöshet och mobiltelefonanvändning i arbetslivet 1

2 Inledning Unionen har i tidigare studier sett att arbetslivet har förändrats för tjänstemännen. Tjänstemannaarbetet har traditionellt karaktäriserats av tydliga ramar för var arbetet utfördes, hur arbetsuppgifterna utfördes och när man behövde vara tillgänglig. Det har funnits tydliga regleringar av arbetet i tid, rum, organisation och arbetsvillkor. Många arbetar fortfarande på bestämda tider och platser, med en befattningsbeskrivning och ett tydligt anställningskontrakt. Men allt fler har arbetsförhållanden där detta luckras upp och arbetet präglas av gränslöshet och flexibilitet. Målet med undersökningen är att fånga upp trender i det moderna arbetslivet och se vad dessa får för inverkan på tjänstemännens dagliga arbetssituation. Rapporten är sammanställd och skriven av Åsa Johansson på Unionens enhet för politik, opinion och påverkan

3 Det moderna arbetslivet I det moderna arbetslivet är jobben mer gränslösa. Ofta är det upp till enskilda medarbetare att sätta gränserna för var, hur och när man jobbar. Teknikutvecklingen har bidragit till detta. Många tjänstemän har idag möjlighet att sköta många arbetsuppgifter via mobiltelefonen och att kunna ta emot e-post i sin mobiltelefon blir allt vanligare. Det gör det möjligt att jobba på andra platser och på arbetstider då vi normalt inte jobbar, det vill säga även på vår fritid. När tiden mellan arbetsliv och privatliv luckras upp kan tjänstemännen överskrida rumsliga och tidsmässiga ramar för att hinna med arbetet. Det kan i ett första steg handla om att öka arbetsinsatsen, dra in på pauser och tid för reflektion, dra in på hoppa över lunchen. Är inte det tillräckligt kan det hända att man arbetar mer än den formellt utsatta tiden. Det vill säga man använder sin fritid till arbete. Därmed finns det inga tydliga gränser för var arbetet slutar. Det kan gå så långt att man börjar jobba på helger och under semestrar, samt när man är sjuk. Syftet med undersökningen är att undersöka i vilken utsträckning tjänstemännen upplever en gränslös arbetssituation. Vi vill borra djupare i vissa frågor kring mobilanvändande i tjänsten samtidigt som vi gör en jämförelse med tidigare studier. Vi har även gjort jämförelser mellan kvinnor och män, samt mellan chefer och de som inte har en ledande befattning där skillnader har upptäckts. Om det inte är några skillnader har vi valt att inte kommentera det. Nedbrytningar gjordes också i olika åldersgrupper, där kunde vi inte se några skillnader. Undersökningen Undersökningen genomfördes av IPSOS och skickades ut under februari/mars Frågeformuläret skickades ut till 8000 av Unionens medlemmar. Totalt var det 2350 tjänstemän som svarade på enkäten vilket ger en svarsfrekvens på 29 procent. Av de svarande var 44 procent kvinnor och 55 procent män. 23 procent har en chefsbefattning. 3

4 Alltid på jobbet Arbetet kan ske var som helst och när som helst. Arbetsgivarna ger de anställda möjlighet att jobba både utanför normal arbetstid och utanför arbetsplatsen. Detta ger frihet men får till följd att individen i hög grad behöver göra viktiga avgränsningar och prioriteringar på egen hand. Det blir upp till den enskilde att reglera sin arbetstid. Flextid, mobiltelefon och bärbar dator möjliggör en gränslös arbetssituation En hög andel av tjänstemännen har flextid. Ungefär tre fjärdedelar av de tillfrågade styr själva över den tid då de börjar och slutar arbeta om dagarna. När vi kan arbeta i princip när och var som helst ökar också förväntningarna på vad vi ska hinna med att göra. Att arbeta övertid är inte något nytt utan det är snarare sättet vi gör det på som har förändrats. Tekniken har gett oss möjlighet att vara ständigt tillgängliga och tjänstemännen anpassar sig omedvetet medvetet till den nya tekniken. Ibland finns det ett outtalat krav på att vara ständigt uppkopplad. Och när vi inte kan vara uppkopplade kan det leda till att vi känner att vi inte hänger med missar något viktigt. Möjligheten att själv kunna påverka och styra det egna arbetet är ofta positivt ur hälsosynpunkt. Gränslösheten ger frihet men också en ökad risk för stress. När gränsen mellan arbete och fritid suddas ut försvinner ofta viktiga återhämtningsperioder. Stor tillänglighet Unionen har i flera studier undersökt om man upplever sig vara tillgänglig efter ordinarie arbetstid. 22 procent i denna undersökning instämmer helt delvis i påståendet och siffran har inte förändrats särskilt mycket i de senaste studierna vi har gjort. Jag upplever ofta att jag måste vara tillgänglig efter ordinarie arbetstid Det är fler män än kvinnor som upplever att de måste vara tillgängliga efter ordinarie arbetstid. Av männen är det 26 procent som instämmer helt i påståendet jämfört med 18 procent av kvinnorna. Inte så förvånande upplever även chefer att de måste vara tillgängliga efter arbetstid i högre utsträckning än de tillfrågade utan en ledande befattning. Av cheferna är det 23 procent som instämmer helt i påståendet och 9 procent av medarbetarna. 4

5 Jobbet spiller över på fritiden På frågan om tjänstemännen upplever att jobbet spiller över på deras fritid är det en tredjedel som instämmer helt delvis i påståendet. Det är ungefär en fjärdedel som inte instämmer alls. Det är alltså några fler som instämmer i påståendet Jag upplever att mitt jobb spiller över på min fritid än de som instämmer i att Jag upplever ofta att jag måste vara tillgänglig efter ordinarie arbetstid. Jag upplever ofta att mitt jobb spiller över på min fritid Även här kan vi se att gruppen män upplever detta i större utsträckning än gruppen kvinnor. Skillnaderna är störst vad gäller de som är chefer och de som inte är det. Av cheferna instämmer 26 procent i att deras jobb spiller över på deras fritid jämfört med 13 procent av medarbetarna. Jobbmailen kollas ofta särskilt av cheferna Ett sätt att vara uppkopplad är att läsa sina mail efter ordinarie arbetstid. Det kan ske både via datorn mobiltelefonen. Det är förhållandevis många som ofta kollar sin jobbmail efter ordinarie arbetstid. 17 procent instämmer helt i påståendet Jag kollar ofta av min jobbmail efter ordinarie arbetstid, å andra sidan är det 45 procent som inte instämmer i påståendet. 5

6 Jag kollar ofta min jobbmail efter ordinarie arbetstid (mobilt och/ via datorn) Undersökningen tyder på att många tjänstemän är tillgängliga utanför ordinarie arbetstid. Av cheferna instämmer 30 procent i att de ofta kollar sin jobbmail efter ordinarie arbetstid jämfört med 15 procent av icke-cheferna. Detta är kanske inte så förvånande eftersom det underförstått finns krav i många chefsroller på att vara tillgänglig efter ordinarie arbetstid. Dessutom kan det vara så att chefer många gånger har en högre arbetsbelastning som gör att de inte hinner med sitt jobb under ordinarie arbetstid och därför måste svara på mail på fritiden. 6

7 Smartphones gör oss mer tillgängliga När tekniken blir snabbare anpassar tjänstemännen sina förväntningar och krav efter det. Det gäller inte minst krav på att vara tillgänglig och snabbt svara på inkommande samtal och mail. Att svara på ett samtal efter arbetstid, att svara på ett mail på mobilen bara kolla av mobilen då och då för att se om det har kommit något mail kanske inte ter sig så farligt. Men det kan störa den sammanhängande återhämtning som är viktig för att kunna koppla av och på sikt orka med jobbet. Att ständigt hålla koll på mobil och mail och hoppa mellan olika arbetsuppgifter kan innebära att vi presterar sämre. Om vi dessutom håller koll på mobilen och mailen när vi är lediga finns det en risk att vi aldrig kopplar bort jobbet. Mail i mobilen vanligt Undersökningen visar att 70 procent har en mobiltelefon i sitt arbete vilket är en liten ökning jämfört med tidigare studier Unionen har gjort. Det är mycket vanligare för män än för kvinnor att ha mobiltelefon i tjänsten. Av männen är det 80 procent som har det jämfört med 56 procent av kvinnorna. Av dem som har mobiltelefon i tjänsten är det 44 procent som kan ta emot jobbmail i mobiltelefonen. Mobilen ständigt påslagen Undersökningen visar att tjänstemännen i stor utsträckning är online och har mobilen ständigt påslagen. Fler än hälften av de tillfrågade instämmer helt delvis i påståendet att de ofta kollar sin jobbmail i mobilen utanför ordinarie arbetstid. Jag kollar ofta av mina jobbmail i mobilen utöver ordinarie arbetstid (bas: har jobbmobil och kan läsa mail i den) Upplever tjänstemännen smartphonestress? En positiv effekt av smartphones är att det går smidigt att snabbt svara på mail att kolla om du har fått mail. Men å andra sidan kan det också bli stressande, eftersom det förväntas att du ska hålla koll på mobilen. Kraven kan komma från olika håll. Arbetsgivare kanske kräver att medarbetare ständigt måste kolla sin mobil och kunder kan ställa krav på tillgänglighet. Ibland kommer inte kraven från någon annan utan från oss själva, vi vill hänga med och 7

8 kollar därför mail och telefon för att vi är rädda att missa något. På påståendet om tjänstemännen upplever det är stressande att kunna ta emot mail i mobiltelefonen svarar 16 procent att de helt delvis instämmer i påståendet. Det är dock många som inte upplever det som stressande: 44 procent instämmer inte alls i påståendet. Jag upplever det ofta som stressande att kunna ta emot mail i mobiltelefonen (bas: har jobbmobil och kan läsa mail i den) Tjänstemännen upplever inte krav från arbetsgivaren utan bestämmer själva när de kollar av mobilen På frågan om de tillfrågade upplever krav från sin arbetsgivare att ständigt kolla av mobilen är det inte så många som upplever det som ett krav, endast 13 procent instämmer helt delvis i påståendet. Över hälften upplever det inte som ett krav. 8

9 Jag upplever ofta krav från min arbetsgivare att ständigt kolla av mobilen (bas: har jobbmobil och kan läsa mail i den) Antal 10 : Av de svarande är det 60 procent som upplever att de själva väljer när de kollar av mailen i mobilen och 19 procent instämmer delvis. Trots det är det närmare en av tio som inte upplever detta (instämmer inte delvis inte) Jag upplever att jag själv väljer när jag kollar av mailen i mobilen (bas: har jobbmobil och kan läsa mail i den)

10 Stress och frustration över jobbet Slimmade organisationer där tjänstemännen utsätts för höga krav och ständiga förändringar är en återkommande bild av dagens arbetsliv. Det kan vara svårt att räcka till för allt och alla. Många upplever att tempot och kraven i tillvaron har ökat. Vanliga orsaker till stress i arbetslivet är bland annat höga effektivitetskrav, tidsbrist och krav som inte överensstämmer med tjänstemännens förmåga att hantera dem. Det är då ohälsa uppstår. Nästan 30 procent instämmer helt delvis i påståendet Jag känner mig ofta negativt stressad på grund av jobbet. Lite mer än 20 procent instämmer inte alls och cirka 30 procent delvis inte i påståendet. Men det är många tjänstemän som känner sig negativt stressade av jobbet. I tidigare studier har vi ställt frågan lite annorlunda: Jag känner mig sällan negativt stressad frustrerad av jobbet. Hela 30 procent instämmer inte alls delvis inte i att de sällan känner sig negativt stressade. Tjänstemännens upplevelser av stress har alltså inte förändrats. Jag känner mig ofta negativt stressad på grund av jobbet Ibland kan en del frustration över jobbet ligga bakom stress. Därför valde vi att ställa en separat fråga just om man ofta känner mig frustrerad av sitt jobb. Vi kan se att det är nästan lika många som känner sig frustrerade som negativt stressade av jobbet. 27 procent instämmer helt delvis i påståendet Jag känner mig frustrerad av mitt jobb. 10

11 Jag känner mig ofta frustrerad av mitt jobb

12 Slutsatser Många jobbar när de är lediga Tjänstemännen använder tid från sin fritid för jobb. Det är viktigt att hitta en balans mellan privatliv och arbetsliv så att inte det ena livet går ut över det andra. Framförallt är det ofta privatlivet som blir lidande. Mail när som helst och var som helst Många har mobiltelefon i arbetet och närmare hälften av dessa kan ta emot mail i mobilen. Tjänstemännen upplever att de själva styr när de kollar av mailen både i datorn mobiltelefonen efter ordinarie arbetstid. Många är uppkopplade mer mindre hela tiden. Stressen finns där Det är en stressig tillvaro för många tjänstemän. Dessutom upplever många att de blir frustrerade av jobbet, kanske en konsekvens av att allt fler upplever att de är tillgängliga i stor utsträckning. Männen arbetar mer gränslöst Män har i större utsträckning mobiltelefon i jobbet än kvinnor. Dessutom upplever de sig mer tillgängliga utöver ordinarie arbetstid. Det är ofta upp till den enskilde att sätta gränser mellan arbete, hem, fritid och familj. Av tradition tar kvinnor ett större ansvar för det obetalda hemarbetet. Att männen tar mer tid av sin fritid till att jobba beror förmodligen på att de i större utsträckning har den möjligheten. Chefer är tillgängliga Chefer är i stor utsträckning tillgängliga via mail och mobiltelefon. Det är inte så förvånande eftersom det i chefstjänsten ofta finns krav på tillgänglighet. Få skillnader jämfört med tidigare studier Det gränslösa arbetslivet tenderar att fortsätta. Mätningen visar att det är mycket små skillnader jämfört med tidigare undersökningar som Unionen har gjort. 12

13 Vi ska hålla hela arbetslivet Unionen kan se att arbetslivet förändras och därmed förändras arbetssituationen för många av Unionens medlemmar. Därför anser vi att: 1. En rimlig arbetsbelastning är arbetsgivarens ansvar Arbetsgivaren har ansvar för en god arbetsmiljö oavsett var arbetet sker. Vid hög belastning och höga krav bör tid och möjlighet finnas att få återhämtning under en period. Reflektion är nödvändigt för att kunna utvecklas och bli bättre på det man gör. Arbetsgivaren har ansvar för arbetstiden och ska se till att regler och lagar efterföljs. Arbetstiden regleras i arbetstidslagen och i kollektivavtal. Arbetstidslagen reglerar framför allt arbetstidens längd och hur arbetet är fördelat över dygnet samt vila, paus och rast. I kollektivavtal regleras vad som är ordinarie arbetstid och övertid i branschen, samt vilken ersättning som gäller för övertidsarbete, jour och beredskap liksom arbete på obekväm arbetstid. Arbete som tjänstemännen utför på tid utöver den ordinarie arbetstiden ska räknas som övertidsarbete. Sådant arbete ska vara beordrat i förväg godkännas i efterhand av arbetsgivaren. Det krävs särskilda skäl för övertidsarbete; något oförutsett ska ha inträffat som gör att det krävs extra insatser och övertidsarbete får inte schemaläggas. 2. Vi ska ta till vara det positiva Det gäller att ta till vara det positiva i det moderna arbetslivet. När organisation, ledarskap och teknik anpassas till nya förhållanden skapas hållbara och stimulerande arbeten. Ett ledarskap där det finns en tydlighet i mål, kvalitetskrav och tidsåtgång för arbetsuppgifterna. Alla måste ha en chans att göra ett bra jobb på sin ordinarie arbetstid. Dessutom måste tid avsättas till reflektion och lärande. Att ständigt känna sig otillräcklig och att jobbet är halvgjort påverkar negativt i hela organisationen och därmed företagets framtid. 3. Det måste finnas tid till återhämtning Tid till återhämtning i arbetet är viktigt. Efter krävande arbetsinsatser tidspressade projekt behövs det återhämtning. Att känna att krafterna och engagemanget kommer tillbaka är nödvändigt för att på längre sikt göra ett bra jobb. Återhämtning kräver att man sover gott och har möjlighet att ta igen sig under sin vakna tid. 13

14 Källor Allvin, Aronsson, Hagström, Johansson, Lundberg, Gränslöst arbete, 2005 Beskow och Zika-Viktorsson, På gott och ont en studie av tjänstemännens gränslösa arbetssituation, 2008 Beskow, Utveckla arbetsplatsen, Unionens checklista för organisation och ledarskap, 2008 Börnfelt, Arbetsorganisation i praktiken en kritisk introduktion till arbetsorganisationsteori, 2009 Johansson, Fem trender på arbetsplatsen, 2009 Johansson, Fria förvirrade En studie av tjänstemännens gränslösa arbetssituation, 2009 Johansson, Är gränsen nådd? En temperaturmätning av tjänstemännens gränslösa arbetssituation, teknikpanik 14