Institutionsstyreslens sammanträde Tid: Onsdagen den 12 juni 2013 kl 09.30-12.00 Sal: Seminarierum C645, Arrheniuslaboratoriet, plan 6 Närvarande: Michael Tjernström Ordförande prefekt Johan Nilsson Ställföreträdande prefekt Frida Bender Valkorp 1 (lärare, forskare) Kristofer Döös Valkorp 1 (lärare, forskare) Jonas Nycander Valkorp 1 (lärare, forskare) Agneta Öhrström Valkorp 2 (tekn-adm personal) Nils Walberg Suppleant valkorp 2 (tekn-adm personal) Joakim Kjellsson Valkorp 3 (studerande) Kristoffer Molarin Valkorp 3 (studerande) Cecilia Törnqvist Sekreterare Inga anmälda förhinder. 1 Ordföranden förklarade sammanträdet öppnat Agneta Öhrström valdes till protokolljusterare. 2 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes och lades till handlingarna. 3 Genomgång av protokoll 280 Protokoll 280 godkändes och lades till handlingarna. 4 Anmälningar 1. Tjänster För det biträdande lektoratet i atmosfärfysik har Lärarförslagsnämnden (LFN) beslutat att kalla Linda Megner och Bodil Karlsson till provföreläsning och intervju den 29/8. Till tjänsten som biträdande lektor i Klimatmodellering inom Bolincentrets klimatmodelleringsinitiativ har 11 sökande inkommit. Sakkunniga är i praktiken utsedda och en första LFN är planerad till 21/8. Tre postdok-anställningar i Klimatmodellering Bolincentrets klimatmodelleringsinitiativ) är nu erbjudna till sökande och det finns goda förutsättningar att tillsätta dessa innan sommaren.
En postdoc anställning i Cloud Scale modeling inom SeRC har erbjudits en sökande som tackat nej; tjänsten erbjuds nu nästa sökande. En postdok-anställning i Modelling extreme weather over the past millennium med stöd från VR (Caballero) har erbjudits en sökande och utfallet är inte klart ännu. En postdoc anställning i Arktisk meteorologi med stöd från VR & KAW (Tjernström) har erbjudits Joseph Sedlar som tackat ja och börjar 1/8 2013. Jonas handlägger. 6 doktorandtjänster utlystes med ansökningsdag 2/5. Tre av dessa har erbjudits en tjänst erbjöds och accepterat. En tjänst erbjöds sökande som avböjde och där finns ingen ytterligare kandidat. I övrigt är situationen inte färdig. MISU finansierar en halv doktorandtjänst i Analytisk kemi (Leck). 2. Prefektbeslut Kostnader för sjuklön och föräldraledigt för anställda på bidrag täcks från och med 1/7 2013 av MISU. Kostnad bakas in i OH som kan komma att behöva justeras. Centralverkstadens arvode för arbete för intern-externa kunder höjs från 1/7 2013 från 300 kr/timme till 450 kr/timme. 15 forskare (fast anställda + forskarassistenter motsv.) får ett tillfälligt stöd om 30 kkr att utnyttja före 31/12 2013. Stödet för doktoranders resor etc. har höjts från 15kkr till 25kkr. Beslutet fattades 7/2 2013. 3. Övrigt Fyllnadsval Valkorp 2 genomfördes 8/5 2013. Alber de Haan ersätter Birgitta Björling som gått i pension. Bilioteket: gallring och registrering samt flytt av böcker pågår. Ny föreläsningssal och konferensrum, M248 (KÖL) är färdigrenoverade och klara att utrustas. Möblering beräknas vara klar till höstterminens start. RFI har beviljat en ansökan om HPC-resurser (superdatorer) för klimatmodellering; medlen kanaliseras genom SNIC. Nya regler från fakulteten om "strategiska satsningar"; pengar betalas i fortsättningen ut i efterskott Fakulteten har tillsatt en arbetsgrupp för strategis planering av undervisningsutbudet. Saker som skall diskuteras är t.ex. andelen
översiktskurser och om det finns ett strategiskt ansvar för utbudet inom vår fakultet. Diskussionen föranleds av det begränsade takbeloppet. Principbeslut om enhetshyra har fattats och beräknas träda i kraft årsskiftet 2014/2015. En arbetsgrupp för hur det ska införas har inrättats. 5 Budgetuppföljning (bilaga 1) Albert de Haan gick igenom budgetuppföljningen, bilaga 1 till kallelsen. Budgetuppföljningen lades till handlingarna. 6 Gruppöversyn (bilaga 2) Ordföranden informerade styrelsen om bakgrund och syftet med gruppöversynen samt resultatet av den, bilaga 2 till kallelsen. Styrelsen diskuterade resultatet av gruppöversynen och det fortlöpande i grupperna. Mindre korrigering föreslogs i översikten, appendix 1, och i listan över arbetsgrupper, appendix 2 samt ändring i beslutsförslaget att arbetsgrupperna ska träffas minst 1 ggr/läsår. Styrelsen beslutade att godkänna ordförandes förslag om beslut med förändringen att arbetsgrupperna ska träffas minst 1 ggr/läsår, att Johan Nilsson som informationsansvarig för forskningsfrågor ersätter Jonas Nycander i Webbgruppen samt ändringar i appendix 2 enligt bilaga 2 till protokollet. 7 Lokalfrågor, NPQ-lokalerna (bilaga 3) Ordföranden informerade styrelsen om bakgrund till det underlag till inriktningsbeslut som institutionens verksamhetsområden fått i uppdrag att ta fram, bilaga 3 till kallelsen. Styrelsen diskuterade det underlag verksamhetsområdena tagit fram samt ordförandes sammanfattning av densamma. Styrelsen beslutar också godkänna ordförandes förslag om uttalande och beslut med ändringar enligt bilaga 3 till protokollet. 8 Kursplan Masterkurs Fjärranalys (bilaga 4) Ordförande informerade styrelsen om bakgrund och syfte med den nya kursplanen. Styrelsen diskuterade kursplanen. Styrelsen beslutade att godkänna kursplanen Masterkurs Fjärranalys med mindre språkändringar.
9 Nästa termins mötestider Onsdag 25 september kl. 09.30-12.00 Onsdag 13 november kl. 09.30-12.00 Onsdag 18 december kl. 09.30-12.00 Budget 2014 och bemanningsplanen 10 Övriga frågor Frida undrade om man kan behöva ha ett förberett förslag på vad man ska göra med pengar om man får överskott. Behov av en strategisk plan diskuterades. 11 Nästa sammanträde Nästa sammanträde äger rum onsdagen den 25 september kl. 09.30 Mötet avslutades kl 11.30 Vid protokollet Cecilia Törnqvist Michael Tjernström Agneta Öhrström
Gruppöversyn BILAGA 2: Appendix 2 (reviderad) Ansvars- och uppdragsfördelning på MISU Institutionsledning Prefekt: Michael Tjernström Stf prefekt: Johan Nilsson Administrativ chef: Cecilia Törnqvist Studierektor, grund- och avancerad utbildning: Jörg Gumbel Administrativ chef: Cecilia Törnqvist Personalhandläggare: Cecilia Törnqvist Ekonomi: Albert de Haan Institutionsstyrelse: Valkorp 1 (Lärare): Frida Bender, Kristofer Döös, Jonas Nycander, Valkorp 2 (TA-personal): Agnetha Öhrström Valkorp 3 (Studerande): Joakim Kjellsson, Kristoffer Molarin Sekreterare: Cecilia Törnqvist Suppleanter Valkorp 1: Rune Grand Graversen, Jörg Gumbel, Caroline Leck Suppleanter Valkorp 2: Nils Walberg, Albert de Haan Suppleanter Valkorp 3: Kristoffer Hultgren, Sara Broomé Grundutbildning: Studierektor: Jörg Gumbel Studievägledare: Anki Bergström (f.n. vikarie Monika Lakomiak) Studenthandläggare: Åsa Öman Forskarutbildning: Forskarämnesansvarig professor: Jonas Nycander Studierektor: Abdel Hannachi Arbetsmiljö: Arbetsmiljöhandläggare: Prefekten Kontaktpersoner AP- lab: Misha Khaplanov CM-lab: Caroline Leck Verkstad: Nils Walberg Skyddsombud: Agneta Öhrström, vice Nils Walberg (utses av pers.-org), Henrik Carlson (studerande) Föreståndare för brandfarliga varor: Agneta Öhrström, stf. Nils Walberg Brandskyddskontrollant: Nils Walberg Utrymningsledare: Åsa Öman, Agneta Öhrström, Jenny Hieronymus Ansvarig radioaktivt material: Agneta Öhrström, Nils Walberg Verksamhetsansvarig strålskydd: Agneta Öhrström, Nils Walberg
Övrigt: Arkivansvarig: IT-säkerhetsansvarig: Likabehandlingsansvarig: Miljöombud: Upphandlingsansvarig: Informationsansvarig Forskning Cecilia Törnqvist Kristoffer Döös Rune Grand Graversen, Agneta Öhrström, Filippa Fransner (studerande) P. Lundberg, Evelyne Hamacher-Barth Peggy Achtert, Abubakr Salih Abert de Haan Johan Nilsson Arbetsgrupper: Arbetsmiljögruppen: Cecilia Törnqvist, sammankallande Nils Walberg (stf skyddsombud) Evelyne Hamacher-Barth (studerandeskyddsombud & doktorand) Jörg Gubel (lärare, studierektor & laborativ verksamhet) Caroline Leck (lärare & laborativ verksamhet) Likabehandlingsgruppen: Rune Grand Graversen, sammankallande (lärare) Cecilia Törqvist (administrativ chef & personalhandläggare) Agneta Öhrström (TA-personal) Filippa Fransner, (Doktorand) Miljögruppen: FU-gruppen: GU-gruppen: Datorgruppen: Biblioteksgruppen: Web-gruppen: Peter Lundberg, sammankallande Abubakr Babiker Evelyne Hamacher Barth Peggy Achtert Susanne Ericson Jonas Nycander, sammankallande (FU-ansvarig) Abdel Hannachi (studierektor, lärare) Johan Nilsson (lärare) Friederike Höpner (Doktorand) Marie Kapsch (Doktorand) Jörg Gumbel, studierektor & sammankallande Monika Lakomiak (vik. studievägledare) 3 Studenter på grund och avancerad nivå Kristofer Döös, sammankallande Michael Burger (systemansvarig) Raza Ranjha (Doktorand) Åsa Öman (TA-personal) Caroline Leck sammankallande (kemisk meteorologi) Jacek Stegman (Atmosfärfysik) Kristoffer Döös (Oceanografi) Rodrigo Caballero (Dynamisk meteorologi) Cecilia Törnqvist (administrativ chef, ansvarig för biblioteksflytten) Åsa Öman, sammankallande (webbansvarig) Cecilia Törnqvist (Administrativ chef )
Seminariegruppen: Johan Nilsson (Informationsansvarig forskning) Monika Lakomiak (vik. studievägledare) Jonas Mortin Cecilia Wesslén Jenny Lindvall Jonas Nycander, sammankallande (lärare) Åsa Öman (seminarieansvarig sekreterare) Cecilia Wesslén (seminarieansvarig doktorand) Joakim Kjellson (doktorand) Farah Khosrawi (lärare) Internationella Meteorologiska Institutet (IMI): Föreståndare: Stf föreståndare: Styrelse: Utsedd av Rektor: Utsedd av KVA: Utsedd av SMHI: Utsedd av styrelsen: Sekreterare: Administrativt ansvarig: Jonas Nycander Rodrigo Caballero Anders Karlqvist (ordförande) Per Holmlund Anna Rutgersson Pontus Matstoms Erland Källén Caroline Leck Albert de Haan Albert de Haan MISU verksamhetsrepresentanter: Atmosfärfysik: Jörg Gumbel Dynamisk Meteorologi: Gunilla Svensson Kemisk meteorologi: Caroline Leck Oceanografi: Johan Nilsson Tellus: Chefredaktör Tellus A: Redaktörer: Chefredaktör Tellus B: Redaktörer: Peter Lundberg Johan Nilsson Abdel Hannachi Nils Gustavsson (frilans) Henning Rodhe Annica Ekman Kaarle Hämeri
NPQ-lokalerna BILAGA 3 (reviderad) Angående eventuell flytt av MISU till nya lokaler Bakgrund har under en lång tid i samtal med fakulteten och universitetsledningen framhållit att vi blivit trångbodda samt att dagens lokaler är mindre ändamålsenlig för delar av verksamheten. Efter de nyrekryteringar som sker i år har vi inget spelrum kvar, givet att senior personal (professorer, lektorer & administrativ chef) skall erbjudas eget rum och junior personal (biträdande lektorer, forskarassistenter, post-doc, forskare & doktorander) delar rum, i princip två per rum i den östra korridoren och tre i den västra. Vid rektors besök på MISU 18/3 framförde fakultetens dekanus att MISU skulle kunna flytta till nya lokaler i NPQbygget; i P-huset. Denna huskropp innehåller i princip enbart kontorslokaler/motsvarande och inga laboratorier. Sådana lokaler finns dock i angränsande huskroppar. Byggnationen har startat; inflyttning paneras till våren 2015. Sedan erbjudandet om nya lokaler i P-huset lämnats, har även andra förslag förts fram. En utredning av Miljökemi i bred mening syftar till att samorganisera kemiinstitutioner som har miljöinriktning; detta infattar delar av ITM och kan komma att påverka kemisk meteorologi. En sådan ny stor organisatorisk enhet skulle kräva omfattande lokaltillgång och påverka lokaltillgången i C-huset där MISU idag är inrymt. I detta sammanhang har även en tillbyggnad av Geohuset diskuterats men inte ännu utretts; en sådan skulle kunna leda till att MISU på längre sikt inryms i Geohuset, närmare samarbetspartners inom Bolincentret. Uppdraget beslöt att som ett första steg i denna komplicerade process genomföra en så kallad hästskoanalys av för- och nackdelar med de nya existerande lokalerna samt med en flytt till P-huset (protokoll 280 2013-04-10, 8). Svaren från de olika verksamhetsområdena inom MISU varierar i omfattning och karaktär. DM, OC, TA-personalen och doktoranderna har avgett svar i enlighet med uppdraget. CM har avstyrkt en flytt, forskarutbildningen har i samråd med prefekten avstått från svar och hänvisar till svar från doktoranderna och grundutbildningen har inte avgivit något separat svar; dock har flera av de andra svaren belyst utbildningsfrågorna. Efter nedanstående sammanfattning av gemensamma synpunkter presentetas varje verksamhetsområdes svar var för sig. Ett stort antal synpunkter har avlämnats; nedan rekapituleras de allra viktigaste och de som förefaller samlat stor enighet; notera att en del av dessa är inbördes motstridiga: Fördelar med nuvarande lokaler: Delar av de nuvarande lokalerna är väl anpassade efter MISUs verksamhet, t.ex. föreläsningssalen C609, laboratorielokaler, gemensamt pentry, receptionsarean, kontorslandskap för gästforskare och läsutrymmen i biblioteket Samlokalisering av all verksamhet i en gemensam korridor Tillgång till egna undervisningslokaler Stor potential för ytterligare anpassning Lokalisering på övervåningen ger gott inflöde av naturligt ljus Tillgång till taket för instrument Nackdelar med nuvarande lokaler: Korridoren väldigt lång med stora avstånd mellan olika delar av MISU Brist på lokaler för ändamålsenliga kontorsplatser åt medarbetare. Kontorsytorna är ofunktionella med alltför djupa moduler på båda sidor om korridoren, men särskilt på den västra, vilket leder till svårmöblerade kontorsrum och ett ineffektivt nyttjande av lokalytan De som arbetar i receptionen störs av studenter i bibliotekets läsrum Lokalisering på övervåningen ger ett för stort inflöde av solljus och höga temperaturer på sommaren Brist på lämpliga undervisningslokaler nödvändiggör användandet av de mindre konferensrummen för undervisning, vilket de inte är byggda för
Fördelar med nya lokaler i P-huset: Nya anpassade lokaler med snygg inredning och nya funktionella möbler. Fler och mer ändamålsenliga kontor; därför färre i varje rum och möjligheter att växa Möjlighet att redan från början påverka och anpassa reception, egna föreläsningssalar, pentry, studentutrymmen och kabeldragning & datorinstallationer samt att därigenom påverka hyreskostanden Möjlighet till en optimal mix av gemensamma och deciderade undervisningslokaler; lokaler med ingång både från trapphus & inifrån institutionen Uppdelningen på två våningsplan kortar korridorerna och intern trappa ökar sammanhållningen Närmare till kollegor i verkstaden och till Östersjöcentret Fler små mötesrum och tillgång till stort auditorium Nackdelar med nya lokaler i P-huset: En flytt tar alltid avsevärd tid och resurser i anspråk En uppdelning på två våningsplan minskar sammanhållning Laboratorielokal i annan lokal minskar sammanhållningen och försvårar arbetet för de som är berörda av labbarbete Delade undervisningslokaler ger svårare planering Längre avstånd till lunchställen och T-bana men också närhet till och utsikt mot fina grönområden. Längre avstånd till Bolincentret och seminarier i Geohuset Prefektens analys Det är tydligt att det största problemet med en flytt till P-huset är att tillgodose de laborativa inriktningarna med labblokaler i tillräcklig omfattning och närhet till den övriga institutionen. Från de flesta andra utgångspunkter förefaller en flytt till P-huset endera neutral eller positiv för MISU, självfallet givet att vi ges möjlighet att lösa frågor som receptionsarea, pentry och vissa egna föreläsningssalar och tillgång till ett seminarierum. Då det gäller de nuvarande lokalerna, har dessa avgörande brister då det gäller utnyttjandet för kontor och mindre mötesrum. Detta bidrar starkt till att vi idag är trångbodda, möjligen i samma utsträckning som bristen på yta i sig självt. Det finns också positiva aspekter, som tillgången till ett eget seminarierum, ett väl avvägt eget pentry, ett trevligt läsutrymme i det forna biblioteket och en trevlig reception/entré. Laboratorielokalerna är väl integrerade med institutionen och ändamålsenliga, men nyttjas av en mindre del av institutionen. Det finns också outnyttjad potential för ett bättre lokalutnyttjande på vissa platser, t.ex. i forna biblioteket och i delar av den västra korridoren, men vi kan komma att behöva professionell hjälp att realisera dessa. Då det gäller närheten till andra delar av universitetet, lunchställen och tunnelbanan bedömer jag det som att skillnaderna totalt sätt är små, och att detta är faktorer på marginalen. Närheten till Östersjöcentrum är en fördel, men endast för vissa, medan ett längre avstånd till övriga Bolincenterpartners är en nackdel för fler, men inte en stor sådan. Mindre avstånd till verkstaden är en verksamhetsmässig fördel. När det gäller dedicerade utrymmen för studenterna skulle en flytt antagligen att leda till en relativ försämring; samtidigt bör det understrykas både att det är ytterst ovanligt att studenter bereds sådana egna utrymmen som de har idag på MISU och att det är MISU som betalar lokalhyra för dessa lokaler. Slutligen är osäkerheten avseende de möjligheter som finns i och med initiativet till en miljökemiutredningen stor. En möjlighet att flytta hela verksamheten till nya lokaler i Geohuset skulle ge betydligt större synergivinster inom Bolincentret än en flytt till P-huset möjligen utan en del av dess nackdelar. Samtidigt ligger en sådan betydlig längre fram i tiden och även om detta alternativ skulle realiseras måste vi sannolikt ha hjälp att utnyttja lokalerna i C-huset bättre under mellantiden.
Förslag till beslut idag: Jag föreslår att MISUs styrelse beslutar uttala att: en flytt av institutionen till P-huset skulle i stora delar vara positiv och kunna avhjälpa avsevärda problem med lokalutnyttjandet men också leda till problem för den laborativa verksamheten förslaget om nya lokaler i Geohuset möjligen skulle kunna vara mer positiv för hela MISU, men att i denna del saknas nästan helt underlag och detta intryck är mer baserat på gissningar än på några kända fakta Styrelsen beslutar också att ge prefekten i uppdrag att: i kontakter med fakulteten och byggnadsavdelning framföra att en lokallösning för MISU måste tillgodose en lösning på problemet med adekvata laboratorielokaler i rimlig anslutning till institutionen, samt att MISU vill ha möjlighet att delta i utformandet vad avser kontor, reception, personalutrymmen, takplattform och förråd samt undervisnings-, seminarie- och möteslokaler i linje med vad som anförts ovan fortlöpande bevaka och informera styrelsen i dessa frågor alltefter de utvecklas och i övrigt vidta de åtgärder som kan bli lämpliga i enlighet med den analys som beskriv ovan Michael Tjernström, Prefekt