FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG UPPHANDLING AV FÖRENKLAD SAMVERKANSENTREPRENAD UTBYGGNAD KAPRIFOLENS FÖRSKOLA Öckerö Fastighets AB Hans Andreasson 2017-10-05 1
Innehåll 1 Allmän orientering... 4 1.1 Upphandlande myndighet... 4 1.2 Upphandlingsform... 4 1.3 Sammanfattande beskrivning av objektet och upphandlingen... 4 2 Upphandlingsföreskrifter... 4 2.1 Beställare/upphandlande myndighet... 4 2.2 Beställarens kontaktperson under upphandlingen... 4 2.3 Verksamhetsföreträdare... 4 2.4 Anbudsansökan... 5 2.5 Anbudets giltighetstid... 5 2.6 Ersättning för upprättande av anbud... 5 2.7 Tider för upphandlingens genomförande... 5 3 Bakgrund... 5 3.1 Allmänt om beställaren... 5 3.2 Grundläggande förutsättningar... 5 3.3 Samverkansentreprenad/partnering... 6 3.4 Ändring av riktpris... 7 3.5 Bedömt kompetensbehov... 7 3.6 Bedömt kontraktsvärde... 7 3.7 Tidplan... 7 4 Krav på anbudslämnare... 8 4.1 Grundläggande krav på anbudslämnare... 8 4.2 Miljöarbete... 8 4.3 Ekonomisk och finansiell ställning... 8 4.4 Referensprojekt... 8 4.5 Språk... 8 4.6 Uteslutningsgrunder... 9 4.7 Övrig information som skall biläggas anbudet... 9 5 Prövning och utvärdering... 9 5.1 Prövningsförfarande... 9 5.2 Utvärdering och tilldelningskriterier... 9 5.3 Förkastning av alla anbud... 10 6 Avtalsvillkor... 10 6.1 Entreprenörsarvode... 10 2
6.2 Transparent redovisning... 11 6.3 Ersättning för nedlagt arbete vid avbrutet projekt... 11 6.4 Incitament... 11 6.5 Styrgruppsmodell... 11 7 Sekretess... 12 8 Bilagor... 12 3
1 Allmän orientering 1.1 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Öckerö Fastighets AB, organisationsnummer 556495-9665. 1.2 Upphandlingsform Upphandlingen sker som ett förenklat förfarande enligt Lag (2017:1091) om offentlig upphandling. 1.3 Sammanfattande beskrivning av objektet och upphandlingen Öckerö Fastighets AB söker en entreprenör att arbeta i en förenklad variant av samverkansentreprenad för att genomföra en utbyggnad av förskolan Kaprifolen på Hönö, Öckerö kommun. 2 Upphandlingsföreskrifter 2.1 Beställare/upphandlande myndighet Öckerö Fastighets AB Organisationsnummer 556495-9665 Box 1046 475 22 Öckerö Kommun 2.2 Beställarens kontaktperson under upphandlingen Hans Andreasson Adress enligt punkt 2.1 Tel: 031-764 56 17 E-post: hans.andreasson@ockero.se 2.3 Verksamhetsföreträdare Torben Ferm, lokalstrateg Öckerö kommun 475 80 Öckerö Besöksadress: Sockenvägen 13 Tel: 031-97 62 00. Fax: 031-96 91 87 E-post: torben.ferm@ockero.se 4
2.4 Anbudsansökan Denna upphandling har publicerats på allmän tillgänglig databas (TendSign). 2.5 Anbudets giltighetstid Antal dagar anbudsgivare är bunden av sitt anbud efter anbudstidens utgång: 60 dagar 2.6 Ersättning för upprättande av anbud Ingen ersättning utgår för upprättande av anbud 2.7 Tider för upphandlingens genomförande Sista dag att inkomma med anbud är 2017-10-20. Sista dag för frågeställningar är 2017-10- 16. Alla frågor ställs och besvaras i TendSign. Avtal tecknas tidigast 10 dagar efter att tilldelningsbeslut skickats i TendSign. 3 Bakgrund 3.1 Allmänt om beställaren Koncernen Öckerö Fastighets AB med dotterbolaget Öckerö Bostads AB och affärsområdet Öckerö Nät ägs helt av Öckerö kommun. Koncernen bygger och förvaltar bostäder, lokaler, servicehus, skolor, idrottsanläggningar och en digital IT-infrastruktur. Koncernen förvaltar 386 bostadslägenheter motsvarande ca 26 000 kvm och 55 000 kvm lokaler. 3.2 Grundläggande förutsättningar Kaprifolen är en befintlig förskola på Hönö i Öckerö kommun. Kommunen bedömer att det saknas förskoleplatser varför en behovsutredning genomförts. Efter beslut i Kommunstyrelsen förordas en permanent utbyggnad med en ytterligare avdelning av den befintliga förskolan Kaprifolen på Munkevägen 8, Hönö. Dagens lokalyta är 488 kvm och bedömt behov är mellan 200 och 250 kvm. 1 1 Kartvy och ortofoto från SpatialMap 5
Då tiden bedöms knapp avser Öckerö Fastighets AB att upphandla en entreprenör som i samråd med beställaren och verksamhetsföreträdare genomför en förenklad samverkansentreprenad från bygglov till färdigställd tillbyggnad. Entreprenaden delas därför upp i tre delsteg. Behovet beskrivs i en behovsbeskrivning som finns bifogat detta förfrågningsunderlag. Steg 1 Bygglov Beställaren i samråd med entreprenör och verksamhetsföreträdare arbetar fram ett förslag till utbyggnad med hjälp av arkitektkompetens som entreprenören tillhandahåller vilket prövas som nytt bygglov. En första investeringskalkyl upprättas för att pröva ekonomiska och verksamhetsmässiga förutsättningar. Beslut tas därefter av beställaren om huruvida projektet ska fortsätta. Steg 2 Projektering Entreprenören genomför projektering med framtagande av projekteringshandlingar och tekniska ramverk. En riktkostnadskalkyl som är grund för hyreskalkyl arbetas fram i samarbete. Hyresgästen ges därefter möjlighet att teckna tilläggshyreskontrakt. Steg 3 Entreprenad Baserat på upprättad riktkostnadskalkyl genomförs byggentreprenaden. 3.3 Samverkansentreprenad/partnering Öckerö Fastighets AB avser att bedriva projektet som en samverkansentreprenad med en funktionsentreprenad som grund enligt ABT06. Byggherrarna beskriver samverkansentreprenad/partnering som: Partnering är en strukturerad samarbetsform i byggbranschen, där byggherren, konsulterna, entreprenörerna och andra nyckelaktörer gemensamt löser en bygguppgift. Det 6
hela baseras på ett förtroendefullt samarbete, där alla spelar med öppna kort och där allas yrkeskunskaper kompletterar varandra genom alla skeden av byggprocessen. Grundidén är att byggherren tidigt samlar all den kompetens som behövs för att realisera projektet att bilda laget. Vi undviker det traditionella stafettloppet där olika aktörer är inne i processen under en begränsad tid. I partnering tas allas kompetens tillvara och alla arbetar tillsammans i projektet från ax till limpa 2 Projektet skall alltid vara i fokus och skall ge en kostnadseffektiv produkt med större möjligheter för parterna att bidra med innovativa lösningar och ständigt utveckla produkten till det bättre. Samarbetet måste därför bygga på öppenhet, ärlighet, förtroende och tillit. 3.4 Ändring av riktpris Gemensamt beslutat riktpris skall justeras enligt följande: Myndighetsbeslut Miljöåtgärder (asbestsanering, förorenade schaktmassor etc.) Förändrade funktioner som initieras av beställaren Ökad/minskad bruttoarea eller volym. Standardförändringar Förändrade mängder av väsentlig art. Förändrad tid (då entreprenören är berättigad tidsförlängning enligt ABT 06) Index enligt administrativa föreskrifter. 3.5 Bedömt kompetensbehov Förutom genomförande av själva byggentreprenaden bedöms erfarenhet behövas för: erfarenhet av LCC-arbete (life cycle costs) att anlägga en funktionsduglig utemiljö 3.6 Bedömt kontraktsvärde Det totala kontraktsvärdet bedöms uppgå till mellan 5-10 mnkr. 3.7 Tidplan Projektet kommer påbörjas snarast efter att avtal enligt Lagen om offentlig upphandling kan tecknas. Ambitionen från verksamheten är att ha tillbyggnaden klar snarast möjligt och om möjligt till terminsstart HT 2018. 2 http://www.byggherre.se/avtal-och-juridik/samverkan-partnering-vaegledning-och-mallar/ 7
4 Krav på anbudslämnare 4.1 Grundläggande krav på anbudslämnare Av anbudets skall framgå anbudslämnares namn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, e-post samt eventuell webbadress. Kommunikation med anbudslämnare kan komma att ske via e-post. Anbudslämnares kontaktperson skall framgå. Anbudslämnare skall intyga att inga förutsättningar enligt punkt 4.6 nedan föreligger. Anbudslämnare skall bekräfta anbudets giltighetstid. Anbudslämnare skall innehålla underskrift av företrädare för anbudssökanden. Anbudslämnare skall till anbudet bifoga: o Dokumentation rörande miljö- och kvalitetsarbetet som bedrivs inom företaget. o Öckerö Fastighets AB kommer att inhämta uppgifter från Skatteverket avseende bland annat betalda skatter av de anbudssökandena som lämnar in anbudsansökan. Då blanketten endast är tillämpbar för svenska anbudssökanden ska utländska anbudssökanden själv lämna motsvarande uppgifter. 4.2 Miljöarbete Anbudsgivaren skall ha ett strukturerat miljöledningsarbete som omfattar minst en implementerad miljöpolicy, diplomering eller annan certifiering. 4.3 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudssökanden skall ha en stabil ekonomisk bas. Beställaren kommer att genomföra en kreditkontroll via Credit Safe där minst betyg kreditvärd uppvisas (poäng minst 40). I de fall efterfrågad rating inte kan visas, skall anbudssökanden ändå anses uppfylla detta krav om anbudssökanden i sin ansökan lämnat sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudssökanden innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. 4.4 Referensprojekt Anbudslämnare skall uppge minst ett referensprojekt för ny-, om- eller tillbyggnad av skollokal. Kontaktuppgifter via mail och telefonnummer skall uppges. 4.5 Språk Anbud skall avlämnas på svenska 8
4.6 Uteslutningsgrunder En anbudssökande kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om denne; a) är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, b) är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, c) genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, d) har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, e) inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller f) inte uppfyller skallkrav enligt punkterna 4.1-4.5. 4.7 Övrig information som skall biläggas anbudet I anbudet skall följande information framgå: Beskrivning av företaget Beskrivning av vald organisation för att genomföra projektet Beskrivning av redovisningssystem som säkerställer en transparent redovisning till beställaren 5 Prövning och utvärdering 5.1 Prövningsförfarande Öckerö Fastighets AB kommer att pröva huruvida de anbudssökande som lämnat in anbudsansökan uppfyller de krav som uppställts i denna inbjudan. De anbudslämnare som uppfyller samtliga krav kommer att utvärderas enligt modell presenterad nedan. 5.2 Utvärdering och tilldelningskriterier Öckerö Fastighets AB kommer tilldela kontrakt till den anbudslämnare som bedömts lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Offererat entreprenörsarvode skall uppges i procent med en decimal. Offererat entreprenörsarvode skall ligga i spannet mellan 2,0-10,0 %. Entreprenörsarvodet multipliceras med 10 och produkten inkluderas i utvärderingsmallen. Lämnad referens ska uppge betyg på tre nedanstående frågor: 1) Upplever du att entreprenören levererade en produkt av den kvalitet som efterfrågades? 2) Upplever du att entreprenören genomförde projektet kostnadseffektivt? 3) Färdigställde entreprenören projektet enligt upprättad tidplan? 9
För varje ovanstående fråga ska referensen ge ett betyg i skalan 1-5 (beskrivning framgår nedan) där varje betyg värderas enligt nedan: Betyg 5: Entreprenören har presterat mycket bra, klart över förväntningar. Betyg 4: Entreprenören har presterat bra, över förväntan. Betyg 3: Entreprenören har presterat ett godkänt resultat enligt förväntningar. Betyg 2: Entreprenören har presterat mindre bra, under förväntan. Betyg 1: Entreprenören har uppenbara kvalitetsbrister och kommer troligen ej anlitas igen. Betyg för varje frågeställning innebär följande värdering: Betyg 5: -10 Betyg 4: -5 Betyg 3: 0 Betyg 2: 5 Betyg 1: 10 Nedan presenteras utvärderingsmallen som kommer användas: Anbudslämnare 1 Anbudslämnare 2 Anbudslämnare 3 Arvode Värde Arvode Värde Arvode Värde Entreprenörsarvode 7,8% 78 4,5% 45 9,5% 95 Referens Betyg Värde Betyg Värde Betyg Värde Upplever du att entreprenören levererade en produkt av den kvalitet som efterfrågades? 4-5 2 5 5-10 Upplever du att entreprenören genomförde projektet kostnadseffektivt? 3 0 1 10 5-10 Färdigställde entreprenören projektet enligt upprättad tidplan? 5-10 3 0 5-10 Utvärderingssumma 63 60 65 5.3 Förkastning av alla anbud Beställaren förbehåller sig rätten att förkasta alla anbud. 6 Avtalsvillkor 6.1 Entreprenörsarvode Ersättning utgår till entreprenör som arvode på verifierade självkostnader. Som verifierad självkostnad räknas faktiska kostnader gentemot underentreprenör efter avdragna rabatter och kickbacks. För egna kostnader såsom för personal skall allmänt vedertagna påslag för indirekta lönekostnader (sociala avgifter, särskild löneskatt etc) användas. 10
6.2 Transparent redovisning All redovisning av ekonomiskt utfall skall ske öppet och transparent mellan parterna. Beställaren skall vid varje givet tillfälle beredas möjlighet till direkt insyn i entreprenörens utgifter. Utgifter ska kunna verifieras mot externa verifikat såsom lönespecifikationer, tidrapporter eller fakturor. 6.3 Ersättning för nedlagt arbete vid avbrutet projekt Beställaren förbehåller sig rätten att: Avbryta projektet under byggslovs- och/eller projekteringsfasen om planerings- och projekteringsarbetet indikerar att beställarens kvalitetsmässiga, tidsmässiga och ekonomiska mål inte kan realiseras Avbryta samarbetet med vald entreprenör efter genomförd projektering om parterna inte kan komma överens om fortsättningen och i så fall även ha rätt att använda framtagna handlingar som förfrågningsunderlag i ny upphandling Vid avbrott enligt ovan ersätter beställaren entreprenören för nedlagda och verifierade självkostnader samt överenskommet arvode. Entreprenören är inte berättigat till någon särskild ersättning för utebliven vinst eller annan gottskrivning för de arbeten som inte kommer till utförande. 6.4 Incitament För att uppnå effektiviseringsvinster under arbetets gång kommer entreprenadavtal tecknas med incitament som faller ut på avvikelse mot gemensamt beslutad riktkostnadskalkyl. Avvikelse, oavsett den är positiv eller negativ, delas lika mellan parterna. 6.5 Styrgruppsmodell Efter uppstartsmöte bedöms om det inom ramen för samverkansentreprenaden är behov av att skapa en styrgrupp med ansvar för strategiska frågeställningar och övergripande beslut. I en sådan styrgrupp bör minst beställarens och entreprenörens ombud ingå. 11
7 Sekretess Fram till att tilldelningsbeslut meddelats gäller absolut sekretess. I de fall anbudslämnare anser att uppgift i anbudsansökan skall sekretessbeläggas även efter tilldelningsbeslut skall det anges vilken del eller vilka delar av anbudsansökan som skall omfattas av sekretess. Anbudssökanden skall också ange vilken skada som företaget kan lida om uppgiften röjs. Önskemål om sekretess kommer att prövas i sak vid varje enskilt tillfälle och någon garanti om att sekretess kommer att erhållas lämnas inte av Öckerö Fastighets AB. 8 Bilagor Entreprenörsarvode - Fördelning av kostnader AF Allmänna föreskrifter Behovsbeskrivning från verksamheten Fastighetsrapport från SpatialMap Detaljplan 12