Upphandling - kortfattad handledning Upphandling Sida 1(9)
Inledning Inom Stockholms universitet upphandlas/avropas en mängd olika varor och konsulttjänster. Det kan vara enstaka behov som behöver tillgodoses eller behov för en längre tid. Det kan gälla expertkunskap inom exempelvis IT-stöd, information och strategisk rådgivning. Ofta sköts sådana upphandlingar/avrop av tjänstemän som vanligtvis inte arbetar med upphandlingsverksamhet. Det är också vanligt att upphandlingar av varor och tjänster genomförs som direktupphandlingar på grund av lågt värde samtidigt som beloppen är så pass höga att konkurrensen ska utnyttjas. Denna handledning vänder sig till dig som skall genomföra en upphandling/avrop enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Mer information hittar Du på Stockholms universitets hemsida, under rubriken anställd/upphandling eller i Regelboken, bok 3. Stockholm i oktober 2009 Upphandlingsfunktionen Sidan 2 av 9
Offentlig upphandling Syftet med upphandlingsreglerna är att upphandlande myndigheter på bästa sätt ska använda de offentliga medel som finansierar offentliga upphandlingar, genom att uppsöka och dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad. Vad är offentlig upphandling? Med offentlig upphandling avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet för att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader. Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer för att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Vilka omfattas av lagen? De som omfattas är statliga och kommunala myndigheter, såsom beslutande församlingar i kommuner och landsting, vissa offentligt styrda organ och sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ. Även t.ex. kommunala och statliga aktiebolag är upphandlande myndigheter. Med offentligt styrda organ avses t.ex. sådana bolag, föreningar och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse, under förutsättning att behovet inte är av industriell eller kommersiell karaktär och där staten, en kommun, ett landsting eller en annan upphandlande myndighet till största delen finansierar eller kontrollerar verksamheten. Upphandlingsprocessen En offentlig upphandling inleds med en identifiering av ett behov och en analys av hur behovet kan tillgodoses. Upphandlingen ska därefter planeras varvid bland annat en beräkning av kontraktets totala värde ska göras. Beräkningen av värdet syftar till att fastställa om kontraktets värde ligger över det s.k. tröskelvärdet som avgör vilka regler som ska tillämpas. Gällande tröskelvärde finns tillgängligt på upphandlingsfunktionens hemsida. Vid upphandling under tröskelvärdet finns tre olika upphandlingsförfaranden: förenklat förfarande, urvalsförfarande och direktupphandling. Man kan fritt välja mellan urvalsförfarande och förenklat förfarande. Direktupphandling får endast användas i särskilda undantagsfall. Det vanligaste är att man genomför ett förenklat förfarande. För en utförligare beskrivning av de olika förfarandena se; Upphandlingshandboken upphandlingsförfaranden. För upphandlingar över tröskelvärdet finns tre olika förfaranden: öppet förfarande, selektivt förfarande och förhandlat förfarande. Huvudregeln är att öppet förfarande används. Vid öppet förfarande bjuder den upphandlande myndigheten in leverantörer att lämna anbud genom annonsering. Alla intresserade leverantörer får begära ut förfrågningsunderlaget och lämna anbud. Efter att anbuden inkommit genomför den upphandlande myndigheten en kvalificering av leverantörerna och en utvärdering av anbuden. Vid öppet förfarande får den upphandlande myndigheten inte förhandla med anbudsgivarna. Sidan 3 av 9
För en utförligare beskrivning av förfarandena se; Upphandlingshandboken upphandlingsförfaranden. Gemensamt för all offentlig upphandling Förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget är det underlag för anbud som en upphandlande myndighet tillhandahåller en leverantör inför en upphandling. Till förfrågningsunderlaget hör även de handlingar som kompletterar det. Den väsentligaste uppgiften i förfrågningsunderlaget är att ange föremålet för upphandlingen, som ska anges preciserat och begripligt. Ett väl utarbetat förfrågningsunderlag med en tydlig struktur underlättar för leverantörerna i arbetet med att utarbeta anbud men också för myndigheten vid utvärderingen av anbuden och vid utformningen av avtalet med vald leverantör. Ett förfrågningsunderlag ska minst bestå av: 1. administrativa bestämmelser för upphandlingen (t.ex. upphandlingsförfaranden, sista anbudsdag och anbudets giltighetstid 2. krav på leverantören (avseende leverantörens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet) 3. kravspecifikation eller uppdragsbeskrivning 4. utvärderingsgrund lägsta pris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet (inklusive utvärderingskriterier, d.v.s. de omständigheter som används för att urskilja det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet) 5. kommersiella villkor som ska gälla under avtalsperioden (t.ex. betalnings- och leveransvillkor) En upphandlande myndighet får även ställa särskilda krav på hur kontraktet ska fullgöras. Sådana krav kan avse t.ex. sociala hänsyn och miljöhänsyn. För en utförligare beskrivning av förfrågningsunderlaget se; Upphandlingshandboken förfrågningsunderlag. Annonsering I lagen krävs att upphandlande myndighet behandlar leverantörer på ett likvärdigt och ickediskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. Detta innebär att leverantörer i alla medlemsländer ska ha lika chans att lämna anbud. Alla upphandlingar över tröskelvärdet ska annonseras i EU:s databas Tender Electronic Daily (TED). Upphandlingar under tröskelvärdet behöver dock endast annonseras i en nationell allmänt tillgänglig databas. Annonser ska utformas enligt förlagor och vara skrivna på ett officiellt EU-språk (dvs. svenska är tillåtet). För en utförligare beskrivning se; Upphandlingshandboken Annonsering. Anbudstid Vid förenklat förfarande finns inte några särskilt angivna tidsfrister för att inkomma med anbud utan det anges att leverantören ska ges skälig tid. Sätts en för kort anbudstid finns risk för att konkurrensen inte kan utnyttjas fullt ut. Sidan 4 av 9
Vid öppet förfarande är minsta tid för att lämna anbud 52 dagar. Tidsfristen får förkortas när upphandlingen har förhandsannonserats på föreskrivet sätt, om annonsen har skickats elektroniskt och om förfrågningsunderlaget och samtliga kompletterande handlingar har tillhandahållits elektroniskt. För mer info se; Upphandlingshandboken Tidsfrister. Prövning av anbud En ansökan eller ett anbud som inkommer för sent får inte tas upp till prövning, även om avsändaren inte har orsakat förseningen. Prövningsfasen omfattar olika moment: 1. vissa grunder kan leda till uteslutning av leverantör 2. kontroll av leverantörens lämplighet (kvalificering) 3. tilldelning av kontrakt (utvärdering av anbud) En utförlig beskrivning av prövningsfasen finns i Upphandlingshandboken anbudsprövning och anbudsutvärdering Uteslutning av leverantör En upphandlande myndighet ska utesluta en leverantör om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom gjort sig skyldig till viss ekonomisk brottslighet. Omständigheter som får medföra att en leverantör utesluts är t.ex. att leverantören är försatt i konkurs eller likvidation m.m. Kontroll av leverantörens lämplighet Anbudsgivarens lämplighet granskas utifrån de krav som ställts i förfrågningsunderlaget avseende leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet. En upphandlande myndighet får inte ställa vilka krav som helst på leverantörerna. Kraven måste ha ett naturligt samband med och vara rimliga i förhållande till det som ska upphandlas. Tilldelning av kontrakt Den upphandlande myndigheten tilldelar kontraktet enligt den utvärderingsgrund som har angivits; antingen det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga eller det anbud som har lägst pris. Vid förenklat förfarande ska myndigheten vid utvärderingsgrunden det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ange antingen hur de olika utvärderingskriterierna kommer att viktas eller ange dem i fallande prioritetsordning. Vid öppet förfarande ska utvärderingskriterierna som regel viktas inbördes. Viktningen får anges som ett intervall med en lämplig största tillåtna spridning. Om det enligt den upphandlande myndigheten inte är möjligt att ange viktningen av de olika kriterierna, ska dessa anges i fallande prioritetsordning. Information om tilldelningsbeslut En upphandlande myndighet ska snarast möjligt skriftligen underrätta anbudssökandena och anbudsgivarna om de beslut som fattats om att sluta ett ramavtal eller tilldela ett kontrakt och om skälen för besluten. Sida 5(9)
Syftet med bestämmelsen är att en leverantör bättre ska kunna ta tillvara sin rätt att ansöka om överprövning. Det är därför viktigt att den upphandlande myndigheten utformar informationen om tilldelningsbeslut på ett tydligt sätt så att det framgår vilka omständigheter som legat till grund för beslutet att anta ett visst anbud. Dokumentation och bevarande av handlingar En upphandlande myndighet ska dokumentera skälen för sina beslut och vad som i övrigt förekommit av betydelse vid upphandlingsförfarandet. Sidan 6 av 9
CHECKLISTA Förberedelser, före upphandling - Kontrollera om det redan finns avtal som kan användas. Kontrollera både avtal upphandlade av SU och statliga ramavtal. Om ert upphandlingsbehov är återkommande under längre tid, kontrollera det aktuella avtalets löptid inklusive alla förlängningar. - En marknadsundersökning kan vara en viktig del av förarbetet. Marknadsundersökningen ger en uppfattning om vad marknaden har att erbjuda. - Det kan vara bra att bilda en referensgrupp för arbetet med att ta fram underlag till en kravspecifikation. Referensgruppen kan t.ex. bestå av personer som är verksamhetsanvändare samt produkt-, tekniskt- och upphandlingskunniga. - Beräkna upphandlingens värde för att bestämma vilket upphandlingsförfarande som ska användas. Upphandlingsvärdet ska normalt beräknas för avtalets hela löptid. Även optioner och förlängningsklausuler ska räknas in som att de kommer att användas. Om upphandlingsvärdet ligger nära tröskelvärdet bör man, för att vara på den säkra sidan, räkna den som en upphandling över tröskelvärdet. Om det är en B-tjänst används alltid förenklat förfarande. - Se till att upphandlingen är godkänd av behörig person (delegationsbeslut) - Gör en tidplan för upphandlingen, planera de arbetsuppgifter som ska utföras under upphandlingsperioden och avtalsperioden. Bestäm vem som är ansvarig för upphandlingen, vem som ska göra kravspecifikationen, vem som ska svara på frågor under anbudstiden, vem som ska utvärdera anbuden, vem som ska skriva under avtalet, vem som ska vara leverantörens kontaktperson under kontraktstiden m.m. Förfrågningsunderlaget - Fundera igenom vilket innehåll förfrågningsunderlaget ska ha. Utgå från följande grundstruktur: Anbudsinbjudan som innehåller information som berör själva upphandlingen och hur anbudet ska lämnas. Förfrågningsunderlag som innehåller kraven d.v.s. 1. Krav på leverantören 2. Kravspecifikation 3. Kommersiella krav Avtalsvillkor Anbudsinbjudan och förfrågningsunderlaget kan göras i två separata dokument eller sammanföras i ett och samma dokument. Viktigt att tänka på! - Hur kraven ska beskrivas så att de blir tydliga (d.v.s. formulering av ska- och bör krav) - Hur vill vi att anbudsgivaren ska visa att kraven är uppfyllda? D.v.s. vilken information och vilka dokument ska anbudsgivaren bifoga sitt anbud. - Tänk igenom hur lång giltighetstid anbuden ska ha. Den måste vara tillräckligt lång för att täcka en eventuell överprövning. Sidan 7 av 9
- Kontrollera om krav på MBL-förhandling finns och genomför i så fall denna innan upphandling påbörjas. - Se till att behörig person fastställer förfrågningsunderlaget genom att underteckna det. Krav på leverantören - Formulera de krav på leverantör och eventuell underleverantör som ska uppfyllas av anbudsgivaren och på vilket sätt denne ska visa att kraven är uppfyllda. Kraven på leverantören kan omfatta att leverantören ska inneha för uppdraget erforderliga tekniska resurser, den kompetens och de erfarenheter som åtagandet kräver, en viss ekonomisk ställning för att garantera att leverantören kan fullgöra sitt åtagande, ska ha fullgjort sina lagenliga registreringsskyldigheter och inte ska ha skulder för betalning av skatter och sociala avgifter. Krav på varan/tjänsten - Formulera de krav på varan/tjänsten som ska uppfyllas av anbudsgivaren. Kraven kan vara av följande slag: - Funktionella och resultatinriktade krav (anger vilka resultat som ska uppnås men inte hur detta ska ske). - Tekniska krav - Krav på prestanda - Krav på tillämpning av tekniska standarder, t.ex. europastandarder - Krav på säkerhetsnivå - Krav på kvalitetsnivå - Krav på hur åtagandet ska genomföras, t.ex. när det gäller rapportering, avvikelsehantering, kontaktvägar m.m. - Krav på drift och underhåll Kommersiella krav/avtalsvillkor - Formulera de kommersiella krav avtalsvillkor som ska uppfyllas av anbudsgivaren. Dessa tas med i anbudsunderlaget och ska accepteras i anbudet. Anbudsutvärderingen - Ange vilken av de två principerna för anbudsutvärdering som kommer att tillämpas: det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet eller anbud med lägst pris. Om man väljer att tillämpa principen lägst pris innebär det att man endast anger ska-krav, inga kriterier för utvärdering. Om man väljer att tillämpa principen om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska de ingående faktorerna utvärderingskriterierna som ska ligga till grund för bedömningen redovisat i förfrågningsunderlaget. Sidan 8 av 9
Att tänka på - Om frågor ställs under anbudstiden, begär att få dem skriftlig per e-post, brev eller fax. Spara frågorna i upphandlingsakten. - Svara alltid skriftligt på frågor från presumtiva anbudsgivare per e-post, brev eller fax. Anbudsprövning Steg 1 Prövning av kraven på leverantören - Pröva vilka anbudsgivare som uppfyller kraven på leverantör - Dokumentera prövningen av leverantörskraven i upphandlingsrapporten Det är inte tillåtet att låta en anbudsgivare komplettera ett ofullständigt anbud hur som helst. Kompletteringar bör av likabehandlingsskäl normalt begränsas till frågeställningar som berör formella dokument, t.ex. registreringsbevis, F- skattesedel eller dylikt, d.v.s. sådana uppgifter som anbudsgivaren inte själv kan påverka innehållet i. Ett förtydligande avser begäran om klarläggande av uppgifter som redan lämnats i anbudet. En bra utgångspunkt att utgå ifrån är om en sådan åtgärd innebär att någon anbudsgivare blir annorlunda behandlad än de övriga. Om så är fallet bör anbudsgivaren inte ges möjlighet att komplettera sitt anbud. Steg 2 Prövning av kraven på varan/tjänsten - Gå igenom varje anbud och kontrollera att kraven uppfylls - Dokumentera i upphandlingsrapporten vilka anbud som uppfyller samtliga krav och vilka som inte uppfyller kraven. Dokumentera alltid på ett tydligt sätt orsaken till att en anbudsgivare inte uppfyller samtliga ställda ska-krav. Redovisa alltid vilket krav i förfrågningsunderlaget som inte är uppfyllt. Steg 3 Utvärdering av varan/tjänsten - Utvärdera endast de anbud som efter prövningarna i steg 1 och 2 visat sig uppfylla leverantörskraven och samtliga krav på varan/tjänsten. - Genomför utvärderingen enligt den modell som angetts i anbudsinbjudan lägsta pris alternativt det ekonomiskt mest fördelaktiga. - Dokumentera anbudsutvärderingen av samtliga kriterier. - Färdigställ upphandlingsrapporten med ett förslag till beslut. Tilldelningsbeslut - Beslut ska undertecknas av person som har rätt att fatta upphandlingsbeslut. Upphandlingsbeslutet kan ingå som en sista del i upphandlingsrapporten. - Skicka meddelande om tilldelningsbeslut skriftligt till samtliga anbudsgivare med information om vilket beslut som fattats. - Avtal får inte undertecknas förrän minst tio dagar gått från det att Stockholms universitet lämnat upplysning om beslutet till samtliga anbudsgivare (räknat från dagen efter det att beslutet har skickats). En leverantör kan begära överprövning av upphandlingsbeslutet hos länsrätten fram till dess att avtalet undertecknats. Sida 9(9)