SAMSA IT-tjänst för Samordnad vård- och omsorgsplanering Lathund för Kommun 06-x-x SAMSA - AU Dokumentation Lena Arvidsson, Kjell Klint, Helena Nilsson, Marie Steffenburg Wennberg Version Arbetskopia för pilot
Innehåll sid Bakgrund och beskrivning Systemöversikt 4 Funktioner i högermeny 5 Färgkodning 6 Ärendeöversikt 7 Sök ärende i Inkorg 8 Inkorg 9 Ta bort meddelande i Inkorg 0 Felsänt meddelande Kvittera meddelande Administrativt meddelande Internt administrativt meddelande 4 Lägg till part som ska medverka i processen 5 Lägg till ny part och ta bort tidigare part 6 Byt part 7 sid Meddelande till vård och omsorg Inskrivningsmeddelande 4 Kallelse och underlag till vårdplanering 5 Samordnad plan vid utskrivning () 6 - Markera Färdig () 7 - Justera () 8 Utskrivningsmeddelande 9 Information vid utskrivning 0 Avbrott i processen när patienten inte varit Utskrivningsklar Avbrott i processen när patienten varit Utskrivningsklar Avsluta ärendet Registrera nytt ärende 8 Förberedd vårdbegäran Samtycke () 9 Förberedd vårdbegäran () 0 Vårdbegäran () Vårdbegäran () Betalning 4 Sändlista Historik 5 Reservrutin, Reservnummer, 6 Skyddad identitet Arbetskopia för pilot
Bakgrund och beskrivning SAMSA är en IT-tjänst för att på elektronisk väg kunna hantera den regiongemensamma rutinen för samordnad vård- och omsorgsplaneringplanering. Verksamhetsansvarig beslutar om vem som ska vara behörig och vilka dokument man då får hantera i systemet. Viktigt att värdera och reflektera över dokumenten ur ett patientperspektiv. Meddelandena i SAMSA är en journalhandling som patienten kan ta del av. De meddelanden som ingår i ett ärende är: Förberedd Vårdbegäran Utkast Vårdbegäran SparaSänd Meddelande till Vård och omsorg Kvittera Inskrivningsmeddelande Kvittera Kallelse och underlag till vårdplan Kvittera Samordnad plan vid utskrivning Mötesflik - Redigera SparaSänd Markera Färdig Justera, när alla markerat färdig Utskrivningsmeddelande Kvittera Avbrott i processen Notifikation i Inkorg Information vid utskrivning Kvittera Avsluta ärende Hänvisning i dokumentet Hänvisning med utföraråtgärd Arbetskopia för pilot
Systemöversikt 4 5. Översikter Inkorg, Meddelanden, Ärendeöversikt, Patient admin, Betalning, Rapporter, Loggar och Förberedd vårdbegäran. Ärendet med processteg - Ärende, Vårdbegäran, Inskrivning, Kallelse, Samordnad plan, Utskrivningsklar, Info vid utskr., Avbrott, Medd Vård/omsorg och Admin medd. Meddelanden som går att välja är i fetstil, övriga grå. Meddelandeval i processen - Avbryt, Redigera, Utkast, SparaSänd, Omsänd, Färdig, Justera, Kvittera, Vidaresänd, Felsänt, Forcera, Anv. spår, Utskrift och Makulera. De val som kan göras är i fetstil, övriga grå 4. På höger sida vy över Ärendehistorik, Sändlista, Kontakter, Möte, Inkorg och Hjälp 5. Logga ut ur SAMSA Arbetskopia för pilot 4
Funktioner i högermeny 4 På höger sida finns en vy som öppnas då man är inne i ett ärende. Fokus för denna vy styrs oftast av det aktuella meddelandet.. Höger sidan kan maximeras/minimeras när muspekaren ändras till pilutseende, håll vänster musknapp intryckt och dra. Klicka på den lilla blå pilen så minimeras hela höger sidan. Klicka på pilen i högerkanten för att återställa den högra vyn 4. Använd piltangenterna för att bläddra Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg Version 00--6 Arbetskopia för pilot 50
Röd ska Kvitteras av egen part Färgkodning Gul ej kvitterat av annan part Grön - Samtliga parter kvitterat Grå Ärendet är avslutat eller då Meddelande är makulerat Samordnad plan vid utskrivning Färgkodning i Ärendeöversikt Röd klicka Färdig av egen part Gul annan part ej klickat Färdig Röd med röd ram samtliga parter Färdig och klar för Justera av egen part Gul med röd ram annan part ej justerat Grön samtliga parter justerat Arbetskopia för pilot 6
Ärendeöversikt Denna vy används som en översikt över enhetens Aktuella ärenden och/eller Avslutade ärenden 5 4. Klicka på Ärendeöversikt. Klicka på för att få upp enhetens ärenden. Medverkande parter visas då muspekaren hålls över ett meddelande 4. Klicka på ett meddelande för att komma direkt in i meddelandet Färgen på meddelandena visar dess status, se bild 6. 5. Det går att söka på: - Ärendenummer - Personnummer - Avslutade, Aktuella, Båda - Enhet - Från datum, Till datum - Sorteringsordning Arbetskopia för pilot 7
Sök ärende i Inkorg. Klicka på den blå listen eller. Snabbval till de tio senaste ärendena visas. Klicka på för att söka på personnummer eller efternamn, tryck enter Det går också att söka ärende via Ärendeöversikten, se sidan 7. Arbetskopia för pilot 8
Inkorg 4 7 5 6. Meddelandetyp kan väljas. Enhet. Användare och Arbetsplats 4. Arbetsplats kan bytas om behörighet finns på fler enheter 5. Klicka på person för att öppna ärendet 6. Muspekaren över personens namn visar folkbokförings- och vistelseadress 7. Klicka på för att ta bort meddelandet från Inkorg ex. notifiering som redigerad mötestid Du tar bort meddelandet i Inkorgen, inte ärendet. Arbetskopia för pilot 9
Ta bort ett meddelande i Inkorg. Klicka på för att ta bort meddelandet från Inkorg. Klicka OK Du tar bort meddelandet i Inkorgen, inte ärendet Arbetskopia för pilot 0
Felsänt meddelande 7 5 4 6 Om meddelandet kommit till fel kommun/stadsdels Inkorg. Håll muspekaren över personens namn, då vissas folkbokförings- och vistelseadress. Klicka på om meddelandet är felsänt. Fyll i Kommentar i Felsänt 4. Klicka på Avvisa 5. Felsänt kan användas även i ett öppnat ärende 6. Fyll i Kommentar i Felsänt, om det är känt i vilken kommun/stadsdel personen är folkbokförd anges detta 7. Klicka på Inkorg för att komma tillbaka till inkorgen Arbetskopia för pilot
Kvittera meddelande 4. Kvittera betyder att informationen mottagits. Kontakter visas på höger sidan av ärendet. Klicka på meddelandet för att uppdatera i realtid 4. Klicka på Inkorg för att komma tillbaka till inkorgen När meddelandet är kvitterat försvinner det automatiskt från Inkorg Arbetskopia för pilot
Administrativt meddelande Meddelandet kan skapas av samtliga parter som deltar i ärendet; sjukhus, primärvård och kommun Meddelandet kan sändas när som helst under ärendeprocessen och även flera gånger i samma ärende. Klicka på Admin medd. Välj Vanligt administrativt meddelande. Fyll i information. Klicka på SparaSänd Klicka på Omsänd om behov finns att samma meddelande ska sändas igen Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information Meddelande påverkar inte ärendeprocessen Arbetskopia för pilot
Internt administrativt meddelande 5 4 Administrativt meddelande kan även sändas internt inom den egna organisationen Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information. Klicka på Admin medd. Välj Internt administrativt meddelande. Klicka på. Valbara enheter visas, välj vilken enhet som ska medverka i aktiviteten 4. Fyll i information 5. SparaSänd Meddelandet kan läsas av samtliga parter. Tillagd part är aktivt deltagande enbart för detta meddelande och påverkar inte ärendeprocessen. Arbetskopia för pilot 4
Lägg till part som ska medverka i processen. Klicka på för att lägga till medverkande part. Välj enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med. Vald part läggs under ansvarig part Den part som lagts till medverkar nu i ärendet och tidigare sända meddelanden kommer till enhetens Inkorg. Arbetskopia för pilot 5
Lägg till ny part och ta bort tidigare part 4 5 6. Klicka på inom den organisation där part ska bytas - sjukhus, primärvård eller kommun. Välj ny enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Klicka på. Valda part läggs under ansvarig part 4. Klicka på för att den nya enheten ska bli ansvarig part 5. Klicka på för att ta bort tidigare part som fortfarande kan vara kopplad till ärendet om parten är kopplad till annan aktivitet 6. Klicka på OK Den enhet som lagts till ersätter tidigare part i ärendet Arbetskopia för pilot 6
Byt part 4. Klicka på Ärendenummer. Klicka på för att välja en part som ersätter nuvarande part i hela ärendet. Välj enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med 4. Vald enhet blir nu sjukhusets part i ärendet Den part som lagts till medverkar i ärendet och om meddelandet sänts sedan tidigare kommer det i enhetens inkorg Arbetskopia för pilot 7
Registrera nytt ärende 7 6 4 5. Klicka på Patient admin. Skriv in fullständigt personnummer ( siffror i en följd). Klicka på Västfolket. Uppgifter om namn och adress hämtas från befolkningsregistret (uppdatering av adressändring görs då automatiskt) 4. Klicka på Spara. Personnummer och namn visas längst upp i bild 5. Möjlighet att fylla i namn på närstående och telefonnummer kan nu göras 6. Klicka på för att spara 7. Klicka på Meddelanden för att påbörja ärendet Arbetskopia för pilot 8
Förberedd vårdbegäran Samtycke Bild () En förberedd vårdbegäran skapas i förväg för att personuppgifter skall finnas tillgängliga när en Vårdbegäran ska skapas. Förberedd vårdbegäran ligger utanför ärendet och kan inte läsas av sjukhus eller primärvård. För att påbörja en förberedd vårdbegäran krävs att ny person registreras i Patient admin, se sid 8. 4. Klicka på Förberedd vårdbegäran.. På höger sida öppnas ruta med Samtycke till förberedd vårdbegäran. Klicka på Registrera nytt samtycke 4. Klicka på för att spara Arbetskopia för pilot 9
Förberedd vårdbegäran Bild () 5 6 9 7 8 5. Klicka på Förberedd vårdbegäran efter att samtycke är registrerat 6. Klicka på Redigera 7. Fyll i om personen har hemsjukvård, boendeform, omsorgsinsats, varaktigt hälsotillstånd. Här anges även övriga insatser exempel hemtjänst, larm eller liknande som är viktigt om meddelandet uppgraderas till en Vårdbegäran 8. Fyll i Aktivitet och funktion samt datum när bedömningen gjordes 9. Klicka på Spara Kan vid behov redigeras och sparas på nytt och det är viktigt att ändra datum vid uppdatering Arbetskopia för pilot 05
Vårdbegäran Bild () 5 7 6 8 4 Vårdbegäran sänds från kommun eller primärvård till sjukhusets akutmottagning. Vårdbegäran kan även sändas från kommun till primärvård. Klicka på Meddelanden och ställ muspekaren på Vårdbegäran. Finns en förberedd vårdbegäran kan valet Använd förberedd vårdbegäran göras.. Klicka annars på Ny vårdbegäran 4. Registrera Samtycke och klicka på Ny vårdbegäran igen 5. Lägg till medverkande sjukhuspart och primärvårdspart genom att använda, se sidan 5 6. Klicka på Kontakter 7. Skriv in patientansvarig eller tjänstgörande sjuksköterska med tillgängligt telefon-/faxnummer, även jourtid. Flera kontakter kan anges genom att trycka på 8. Klicka på för att spara Arbetskopia för pilot
Vårdbegäran Bild () 9 0 I Vårdbegäran beskrivs aktivitet och funktioner, samt annan betydelsefull information avseende personen före ankomst till sjukhuset. I rutan Åtgärd innan ankomst anges t ex om läkarkontakt tagits. 9. Fyll i Vårdinitiativ, om personen har hemsjukvård, Boendeform och Orsak till vårdbegäran. Här kan även anges vilka insatser personen har, ex. hemtjänst, larm 0. Fyll i Aktivitet och funktion samt datum när bedömningen gjordes. Klicka på SparaSänd Arbetskopia för pilot
Meddelande till vård och omsorg Föregås i regel av en vårdbegäran från kommun eller primärvård men kan även sändas med patientens samtycke av sjukhuset utan föregående meddelande. Meddelandet kan även aviseras från Primärvård/VC/Jourmottagning till kommunen. Bedöms patienten inte vara behov av slutenvård aviseras Meddelande till vård och omsorg av akutmottagningen till kommun och primärvård.. Kvittera Om patienten sedan tidigare har kommunala insatser måste sjukhuset meddela kommunen via en telefonkontakt att patienten skickas hem. Kommunen avslutar därefter ärendet, se sid. Arbetskopia för pilot
Inskrivningsmeddelande 5 4 6 Aviseras från sjukhus då patienten läggs in på avdelning. Fyll i Kontakter (kommer upp automatiskt på höger sida när ärendet öppnas med denna vy). Klicka på. Fyll i ansvariga i kommunen med tillgängliga telefon-/faxnummer och eventuellt även jourtelefon. Flera kontakter kan anges 4. Klicka på för att spara 5. Kvittera 6. Klicka på meddelandet för att uppdatera bilden. Färgen ändras med status i processen, se bild 6 Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg Version 4 0-05-0 Arbetskopia för pilot 4 8
Kallelse och underlag till vårdplanering 5 4. Klicka på ärendet i Inkorg för att få upp meddelandet Kallelse och underlag till samordnad vård- och omsorgsplanering. Förslag på Mötesform har angivits: direktmöte, telemöte eller videomöte. Kvittera 4. Om mötesformen i samband med bokning blir videomöte uppdaterar sjukhuset Kallelsen med en länk som i redigerad version finns tillgänglig här 5. Kallelsen kan redigeras och SparaSänd flera gånger vilket syns i Aktuell version Eventuellt tillägg/förfrågan inför samordnad vård- och omsorgsplaneringen kan göras genom att ringa avdelningen eller skicka ett Administrativt meddelande Arbetskopia för pilot 5
Samordnad plan vid utskrivning Bild () 6 5 4. Komplettera/redigera personer som deltog på mötet, detta måste göras först i Mötesfliken för att namnen ska dokumenteras under Mötesdeltagare i Samordnad plan vid utskrivning. Klicka på Redigera. Fyll i tidpunkt för mötet om detta inte är gjort 4. Ange val för inskrivning i hemsjukvård samt komplettera vid behov Målsättning med insatserna samt uppföljning och eventuell övrig information 5. Fyll i det kommunen ansvarar för efter utskrivning som gäller planerad hälso- och sjukvårdsaktivitet, rehabiliteringsinsats, förskrivning av hjälpmedel samt omvårdnadsinsats 6. Klicka på SparaSänd Samordnad plan vid utskrivning kan sändas upprepade gånger och för varje gång skapas en ny version Arbetskopia för pilot 6
Samordnad plan vid utskrivning Markera färdig Bild (). Klicka Färdig - syns som en Om kommun är sista part som ska markera Färdig syns vid sjukhus och primärvård Arbetskopia för pilot 7
Samordnad plan vid utskrivning Justera Bild () Samordnad plan vid utskrivning där samtliga markerat färdig kommer som notifiering i inkorgen hos samtliga parter.. Därefter är den samordnade planen färdig för justering. Klicka på Justera - snarast, helst omgående efter genomläsning, när alla samverkansparter markerat Färdig. När samtliga parter har justerat den samordnade planen blir den Upprättad med datum, klockslag och Arbetskopia för pilot 8
Utskrivningsmeddelande Ansvarig sjukhusläkare beslutar när patienten är utskrivningsklar Utskrivningsmeddelandet kan sändas med samma datum som utskrivningsklar, men senast dagen före planerad utskrivning. Kvittera Arbetskopia för pilot 9
Information vid utskrivning Information om vårdtillfället dokumenteras av sjukhuset under rubriken Vårdsammanfattning så att överlämnande av ansvar för patienten enligt upprättad Samordnad plan vid utskrivning kan genomföras. Om informationen finns i Kallelse och underlag för vårdplanering samt i Samordnad plan vid utskrivning hänvisas till dessa meddelanden. Förändringar som skett efter samordnad vård- och omsorgsplanering och som inte påverkar behovet av vård- och omsorgsinsatser står i Vårdsammanfattningen. Här dokumenteras också om patienten skrivs ut till sin bostad, korttidsplats eller annan vistelseadress.. Kvittera För att avsluta ärendet, se bild Arbetskopia för pilot 0
Avbrott i processen när patienten inte varit Utskrivningsklar Om Information vid utskrivning är sänt eller lagt som utkast kan inte Avbrott i processen göras. Har inte patienten varit Utskrivningsklar innan Avbrott i processen så gäller den redan befintliga Samordnad plan vid utskrivning om patientens tillstånd/behov är oförändrat.. Om meddelande Utskrivningsklar inte sänts innan Avbrott i processen kommer en notifiering i Inkorg när Avbrott i processen avslutas Kommunen avslutar ärendet i de fall patienten har avlidit eller då patienten själv väljer att inte fortsätta processen, se bild. Arbetskopia för pilot
Avbrott i processen när patienten varit Utskrivningsklar Avbrott i processen används om vård- och omsorgsplaneringsprocessen fördröjs eller avbryts av någon anledning t.ex. förändrat tillstånd, avliden, patienten vill inte fortsätta processen, smitta på enheten eller annat.. Nytt planerat utskrivningsklardatum kan anges. I och med detta meddelande görs en paus i beräkning av karensdagar/betaldagar. Om patienten åter blir utskrivningsklar inom 7 kalenderdagar efter det att Avbrott i processen har sänts gäller aktuell Samordnad plan vid utskrivning, om patientens tillstånd/behov är oförändrat. Om mer än 7 kalenderdagar har förflutit sedan Avbrott i processen sänts, makuleras Kallelse och underlag till samordnad vård- och omsorgsplanering automatiskt. Ny Kallelse sänds samt en ny Samordnad plan vid utskrivning kan genomföras. Utskrivningsmeddelande makuleras alltid direkt vid Avbrott i processen.. Kvittera Kommunen avslutar ärendet i de fall patienten har avlidit eller då patienten själv väljer att inte fortsätta Processen, se bild. Arbetskopia för pilot
Avsluta ärendet Ärendet ska avslutas när Meddelande till vård och omsorg inkommit och kvitterats, Information vid utskrivning inkommit och kvitterats, vid Avbrott i processen i de fall patienten avlidit, inte har några behov av insatser efter hemgång eller att patienten vill inte fortsätta processen. När ett ärende avslutas låses alla ingående meddelanden. Det är då inte möjligt att exempelvis redigera, kvittera eller justera.. Håll muspekaren över Ärende. Klicka på Avsluta ärendet. Ärendet kan avslutas när som helst i processen. När ärendet är låst är processtegen gråmarkerade och det står att Ärendet är låst. Det går att Aktivera ärendet igen Arbetskopia för pilot
Betalning 4. Här ser man Betalningsgrundande datum. Kommentarer. Betalningsperioder 4. Betal Information Arbetskopia för pilot 4 4
Sändlista - Historik. I varje ärende är högerfliken aktiv. I denna finns bl. a funktionen Sändlista. Det är sändlistan för det aktuella meddelandet som visas. Är meddelandet sänt mer än en gång finns det fler versioner och eventuella skillnader i Sändlista Arbetskopia för pilot 5
Reservrutin Lathund samt blanketter, som kan fyllas i, finns på www.vgregion.se/svpl under Reservrutin SAMSA. Blanketterna skrivs ut och faxas till berörda parter. Reservnummer Ärende där patient har reservnummer enligt BefReg (Befolkningsregistret) kan användas i SAMSA. Skyddad identitet Ärende där patient har skyddad identitet handläggs inte enligt rutinen för Samordnad vård- och omsorgsplaneringplanering. Se lokala rutiner inom verksamheten. Arbetskopia för pilot 6