Beslutsmenyn i Personec

Beslutsmenyn i Personec 2013-05-01 1 av 37

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Arbeta i självservice - Beslut... 3 Introduktion... 3 Prenumeration... 4 Meddelandehantering... 5 De meddelanden du får upp ser ut så här... 5 Meddelande är en påminnelse om... 6 Samtliga... 7 Meddelande mellan chef o medarbetare... 8 Frånvaro... 9 Frånvaro Ej tillstyrkta... 9 Förklaring till fält i frånvarobilden... 10 Frånvaro Ej beviljade... 12 Öppen frånvaro... 13 Exempel på hur frånvaro rapporteras... 14 Partiell ledighet (ledighet med omfattning)... 14 Frånvaro hel dag... 14 Frånvaro del av dag... 16 Sjukledighet som förändras... 17 Återinsjuknande inom fem kalenderdagar... 18 Sjukdom under semestern... 19 Semester under sjukdom... 19 Semestertimmar... 19 Sjuk särskilt högriskskydd... 19 Placering... 20 Hur du gör en placering... 20 Placering via Bemanning översikt... 21 Placering via Beslut Placering... 21 Fördela kostnaden... 23 Bemanningstyper förklaringar... 23 Förklaring till rutor i Placeringsbilden... 24 Placering vid förskjuten arbetstid... 24 Turbyte... 25 Avvikande tjänstgöring... 27 Undantagen då du inte kan använda extratid... 29 Tillägg/avdrag... 30 Resor... 32 Delegation... 34 Tänk på att använda hjälpfunktionen i menyn... 36 För sent beviljade, eller för sent rapporterade poster.... 36 Sida 2 av 37

Arbeta i självservice - Beslut Introduktion 1 Under rubriken Beslut tillstyrker och beviljar du de poster gällande frånvaro, övertid, turbyten, tillägg/avdrag och resor som din medarbetare har rapporterat i självservice. De medarbetare som finns knutna till vald organisation visas och viktigt är att du i det dagliga arbetet, väljer att se dagens datum under inställningar för att endast aktuella anställningar skall visas. Du kan prenumerera på dina medarbetares oattesterade poster och även under inställningar bocka för att e-post skickas till dig. Innan du beviljar kontrollerar och vid behov justerar du posternat. Du kan även skriva till och ta emot meddelande från medarbetaren via de poster som ligger inne. Via infoknapp på samtliga poster kan du se vem som senast sparat posten. Chef kan alltid ändra och ta bort en beviljad post innan lönen har blivit verkställd. När det gäller attestering i Personec är det viktigt att detta görs i rätt tid. Dels för att medarbetaren ska få en korrekt lön men också för att andra beräkningar i systemet ska bli så korrekta som möjligt. Exempel på det är Arbetsgivarintyg, Mer- och övertidsjournaler, uppföljning av ekonomi mm. Att attestera i rätt tid innebär att du till löneberäkningsmånad ska ha attesterat föregående månads rapportering samt Turbyte/Frånvaro/Placering som är känd för innevarande månad. Posterna ska först tillstyrkas (Tst) och därefter beviljas (Bev). Placering denna kan inte medarbetaren rapportera och finns endast att bevilja. Om chefsstöd/rapportstöd skall förändra exempelvis förlänga en beviljad post måste den beviljas på nytt av dig som chef. Om du i organisationsträdet är chef för en gren med underliggande grenar/enheter och valt din huvudgren är det viktigt att du under inställningar i menyn bockar i: Sökning på underliggande enheter. Sida 3 av 37

Prenumeration Du kan prenumerera på alla oattesterade poster som finns under din enhet. Välj Organisation Välj Beslut och därefter Samtliga du får upp rutan: Sök oattesterade poster Välj Period Alla perioder. Klicka på Sök. Klicka på länken: Prenumerera på denna sökning När du har klickat på länken får du upp ovanstående bild där du anger namnet på den enhet som du ska prenumerera på (max 25 tecken). Detta namn anges som meddelande i Personec. Du har möjlighet att göra flera olika prenumerationer genom att göra olika sökningar i organisationsträdet. När denna prenumeration är gjord och bearbetats visas den när du loggar in. Man kan inte ha två prenumerationer med samma namn. Om du vill ta bort din prenumeration klickar du på länken till prenumerationen, i ovanstående exempel Vit gren I ny bild klicka på Sida 4 av 37

För att du som chef ska kunna få e-post till dig med oattesterade poster när du har gjort en prenumeration så måste du fylla i följande ruta under Inställningar i menyn samt ha en e- post registrerad på din egen personuppgiftspost i Personec. Meddelandehantering 2 Du får upp information kring de medarbetare under den organisation där du har skrivbehörighet (behörigheten till meddelande får du av behörighetsansvarig för Neptune på resp förvaltning/bolag). Alla meddelanden är markerade med färg som indikerar vilken nivå (hur brådskande) det är; Gul markering Orange markering Röd markering = låg nivå = mellan nivå = hög nivå De meddelanden du får upp ser ut så här Sida 5 av 37

Meddelande är en påminnelse om Pågående sjukfrånvaro med tom-datum där sjukfrånvaron varar mer än 30 dagar signaleras beroende på långt det är kvar till sjukfrånvarons tom- datum med: gul orange röd 10 dagar innan 5 dagar innan 2 dagar innan Pågående övrig frånvaro med tom-datum där ledigheten varar mer än 30 dagar signaleras beroende på hur långt det är kvar till frånvarons tom-datum med: gul orange röd 30 dagar innan 15 dagar innan 10 dagar innan Om ingen aktiv åtgärd görs signaleras frånvaron efter att tom-datumet passerat i ytterligare 30 dagar. Skall frånvaroposten posten inte förlängas, markera i rutan Ej medd, då kommer posten inte att visas mer under meddelande. Sida 6 av 37

Okompsaldo som är minus Okompsaldo som är över 100 timmar Mertid/Övertid börjar signalera när man är över 100 timmar Ej beviljad Anställning Lönetillägg som upphör börjar signalera 60 dagar innan det skall avslutas/förlängas Tidbegränsade anställningar börjar signalera 60 dagar innan de skall avslutas/förlängas Frånvaro Läkarintyg som skall bevakas - signaleras 7 dagar innan det skall förlängas eller frånvaron friskanmälas. Du får också meddelande här om en medarbetare har beställt Arbetsgivarintyg/Anställningsavtal eller Tjänstgöringsintyg. Åtgärdade meddelanden blir markerade med kryss och försvinner efter nattkörning. Meddelandehanteringen körs en gång/natt. Samtliga Under Samtliga i menyn får du upp alla oattesterade poster. Välj aktuell period och klicka på Sök och du får upp de poster som ska tillstyrkas och/eller beviljas. Gör gärna en vidare sökning för att titta på tidigare perioder om dina medarbetare lagt in poster från föregående månader. Tänk på att en gammal post, äldre än föregående månad kräver rättelse till Intraservice. Sida 7 av 37

All frånvaro som ska tillstyrkas och beviljas hanteras i två steg. Klickar du på namnet Andersson Sonja ser du posten i detalj och kan då tillstyrka/bevija, ändra eller avslå. Innan du tillstyrker eller beviljar, kontrollera att rapporteringen är riktigt utförd, se under respektive avsnitt. Meddelande mellan chef o medarbetare I beslutslistan längst till höger finns möjlighet att klicka för att få upp en meddelanderuta. Här kan du själv skriva meddelanden till varje medarbetare och även ta emot meddelanden. När du för muspekaren över punkterna kan du läsa meddelandetexten från meddelanderutan. Sida 8 av 37

Frånvaro 3 Under valet Frånvaro ser du all frånvaro. Du kan söka frånvaropostser, välj Ej tillstyrkta, Ej Beviljade, Avslagna eller Alla. Det är viktigt att välja rätt Period. OBS! En frånvaropost kan vara max 2 år. Är ledighet längre, måste ny post registreras Frånvaro Ej tillstyrkta Frånvaro attesteras i två steg. All frånvaro ska först tillstyrkas. Under valet Ej tillstrykta hanterar du frånvaro som ska tillstyrkas. Det är viktigt att du kontrollerar att det inte finns dubbelrapporterad frånvaro, frånvaro som rödmarkerad samt att rapporteringen är rätt gjord, innan du tillstyrker posten. Attestering ska göras i rätt tid och det innebär att du till löneberäkningsmånad ska ha attesterat föregående månads rappotering samt det som är känt för innevarande månad. Välj Ny post. När du kommer in i frånvarobilden har du ett antal fält du behöver ta ställning till. Detta gäller både när du rapporterar ny frånvaro via Bemanning översikt och via Beslut, frånvaro. Sida 9 av 37

Förklaring till fält i frånvarobilden Frånvaroorsak Klicka på pilen och välj Frånvaroorsak. Alternativt den anställde själv har rapporterat och du ska komplettera och attestera. Alla frånvaroorsaker finns inte valbara hos medarbetaren, därför måste chef/stöd ändra/lägga in rätt frånvaroorsak, exempelvis Föräldrapenning d 1-270. Vissa orsaker finns ej valbara hos chef/stöd, i de fallen måste underlag skickas till IS Lön Datum from Anger när frånvaron gäller från. Datum t o m Ange det datum som frånvaron gäller t o m. Måste fyllas i för all frånvaro förutom sjukdom och tillf fp/annan föräldradgr (vård av sjukt barn) då rutan kan lämnas tom. Då gäller frånvaron tillsvidare och är en så kallad öppen frånvaro till dess att ett tom datum anges. För att undvika att frånvaron bryts vid lönekörning bocka i rutan Ber mån ut. Kl from och Kl tom Används endast vid frånvaro del av dag. Om personen går hem tidigare och inte kommer tillbaka skall enbart kl from ange, kl tom läses av från personens schema. Samma gäller om personen är frånvarande i början av arbetspasset då lämnas kl from blank och man fyller i Kl tom den tid man kommer till arbetet. Undantag: -vid uttag av semestertimmar måste både Kl from och Kl tom anges. Nattpersonal som arbetar extra natten efter frånvaro måste ange Kl tom anges på frånvaron. Tim/dag Tim/mån Används enbart på ferie- och uppehållsanställningar Omfattn (omfattning) Registrera omfattningen vid en partiell frånvaro, ex 0.200 (20 %). Om personen får ytterligare en partiell frånvaro måste man ange omfattning även på denna. Om personen blir helt frånvarande från sin tjänst under samma tidsperiod lämnas rutan Omfattn blank. När posten blir beviljad fyller Personec automatiskt upp med resterande omfattning upp till 1.000. Sida 10 av 37

OBS! Tänk på att göra ett tillfälligt schema som du kopplar via Placering på de personer som har en partiell frånvaro. Detta tillfälliga schema används för att veta hur arbetet är förlagt under den period som den partiella frånvaron löper. Schemat styr allting förutom grundlönen som fortfarande kommer från grundschemat på anställningen. Sem fakt Kal fakt Används ej av Göteborgs stad Läkarintyg t o m Här fyller du i det tom datum som står på läkarintyget. Uppgiften kan sedan sökas fram via Rapporter. Nytt konto Ska kontosträngen avvika klickar du på Nytt konto och söker fram den gren som frånvaron ska belasta. Kvot från anst Rutan ska markeras på alla partiella ledigheter. Om personen får ytterligare frånvaro på den kvarvarande arbetstiden ex semester, sjukdom ska rutan inte markeras. Fyll heller inte i någon omfattning i dessa fall. Observera! Detta är viktigt för att arbetsgivarintyget ska bli rätt. Ber mån ut Markeras om en öppen frånvaro ska beräknas månaden ut. Ej tid avslut Rutan syns bara för de som har flex kopplat till anställningen. Rutan ska alltid bockas i vid frånvaro. Detta betyder att frånvaron ej ska brytas vid stämpling. Denna ruta måste vara markerad för att posten ska kunna beviljas. Tillstyrka Markeras av den som har behörighet att tillstyrka frånvaro. Tillstyrkta frånvaroposter påverkar inte lönen. Posterna måste efter tillstyrkan även beviljas av behörig person. Posten blir rödmarkerad om medarbetaren ansökt om för mycket semester, kommer även upp en ruta som säger hur många dagar man hamnat minus. Detta måste korrigeras innan den tillstyrks. Bevilja Sida 11 av 37

Markeras av den som har attestbehörighet. Så länge posten inte har varit med i verkställd lön kan denna ändras/tas bort av chef. Bevilja kan endast bockas i av dig som är chef. Om posten inte är tillstyrkt när du klickar i beviljad blir den även tillstyrkt. Avslagen Markeras av den som har attestbehörighet. En avslagen post finns inte med i några beräkningar. För att du ska kunna markera avslagen så ska både Tillstyrkt och Beviljat vara omarkerade. Frånvaro Ej beviljade I bilden Ej beviljade beviljar du frånvaro. Valet Ej Beviljade finns enbart för dig som har behörighet som chef. Klicka på knappen Sök för att få fram ev. poster att bevilja. Klicka på namnet på den medarbetaren du ska bevilja frånvaro för och du kommer in i frånvarobilden, här kan du som chef klicka i Beviljad och den blir då även Tillstyrkt. Sida 12 av 37

Finns en dubbelrapportering från medarbetaren t ex två frånvaroposter på samma datum kan du inte bevilja alla utan får då signal om kolliderade frånvaroposter. All frånvaro som ska gå med i lönekörningen måste både Tillstyrkas och Beviljas. Attestering ska göras i rätt tid och det innebär att du till löneberäkningsmånad ska ha attesterat föregående månads rapportering samt det som är känt för innevarande månad. Vid kortare sjukfrånvaro ska du inte tillstyrka posten innan medarbetaren själv har friskskrivit sig. Öppen frånvaro Öppen frånvaro, datum tom = TV Ber mån ut måste bockas i. Frånvaron blir dragen månaden ut och avslutas först när datum sätts i Datum tom. Sida 13 av 37

Exempel på hur frånvaro rapporteras Partiell ledighet (ledighet med omfattning) Kvot från anställning ska bockas i och omfattning ska anges när medarbetaren har en partiell frånvaro (detta gäller alla partiella ledigheter). Om personen får ytterligare frånvaro på den kvarvarande arbetstiden ex semester, sjukdom ska rutan inte markeras. Fyll heller inte i någon omfattning i dessa fall. Har medarbetaren flexanställning måste även Ej Tid-avslut bockas i. När den anställde har en partiell frånvaro så ska man även koppla på ett tillfälligt schema under placering för motsvarande period. Kvot från anställning redovisar frånvarotimmar till arbetsgivarintyget. De timmar som ligger i Placeringen kommer att redovisas som arbetade timmar. Sätts ingen bock i Kvot från anställning på frånvaron kommer ledigheten att redovisas två gånger i kolumnen frånvaro detta gör att du får helt fel värden på Arbetsgivarintyget, både i kolumnen för Arbetade timmar och kolumnen Frånvaro. Vid all föräldraledighet t ex Delledighet utan fp <8år måste barn vara registrerat under Personuppgifter. Frånvaro hel dag Fyll endast i Datum From och Datum tom. Övriga fält lämnas tomma då systemet hämtar uppgifterna från personens schema. Sida 14 av 37

Sida 15 av 37

Frånvaro del av dag Medarbetaren blir sjuk och går hem klockan 14.00. Fyll i datum samt Kl from. Medarbetaren är kompledig till kl. 11.00. Fyll i datum samt Kl tom. Medarbetaren är kompledig från kl 14.00 och resten av dagen. Fyll i datum samt Kl from. Sida 16 av 37

Medarbetaren är kompledig mellan kl 11.00 och 14.00. Fyll i datum samt Kl from och Kl tom. Sjukledighet som förändras När en medarbetare som har en pågående sjukledighet och ändrar omfattning ska Försäkringskassan inte ha en ny avisering. Detta gäller även om en medarbetare som har en partiell sjukledighet och under en period blir ytterligare sjuk. Därför är det viktigt att på den nya sjukfrånvaron klicka på knappen Visa Förskasseuppg Bocka ur Avisering FK och ange 1:a sjukdag för det sjukfall som redan är aviserats. Sida 17 av 37

OBS! Innan du tar bort bocken Avisering FK är det viktigt att kontrollera att den verkligen har aviserats. Är posten inte aviserad (fältet utskrift FK är tomt) fyll då även i 1:a sjukd FK (dag 15) och Anmdat FK på den nya posten. Anmdat FK skall vara två dagar efter 1:a sjukdag FK. Återinsjuknande inom fem kalenderdagar När en medarbetare har avslutat en sjukperiod men blir sjuk igen inom fem kalenderdagar räknas detta som ett återinsjuknande. Detta innebär att man inte börjar räkna en ny sjuklöneperiod och medarbetaren får inte heller en ny karensdag, utan fortsätter på den tidigare sjuklöneperioden. Därför är det viktigt att man på den nya sjukfrånvaron klickar på knappen Visa Förskasseuppg. Lägg in 1:a sjukdag dvs det datum som avser den första sjukperioden. Har den första sjukperioden varat mindre än 14 kalenderdagar så är det viktigt att fylla i 1:a sjukdag FK (den dagen då FK ska börja betala sjuklön). Fyll också i Anmdat FK, ange två dagar efter 1:a sjukdag FK. Exempel Medarbetaren är sjuk 1-5/6 och blir sjuk igen 8/6. Sida 18 av 37

Sjukdom under semestern När en medarbetare blir sjuk under pågående semester (tidigast from semesterperiodens andra dag tom sista dag) ska orsaken Sjukdom under semester användas för att rätt ersättning ska betalas ut. Semestern ska ligga kvar. Orsaken sjukdom under semester finns inte i medarbetar- eller chefsroll. Skicka en rättelse till IS Lön. Semester under sjukdom En medarbetare som har varit sjuk mer än 14 dagar har möjlighet att ta semester. Orsaken Semester under sjukled skall användas (omfattning ska inte rapporteras) för att rätt ersättning ska betalas ut. Den inrapporterade sjukledigheten ska ligga kvar. Om man rapporterar i rätt månad (när sjukfrånvaron inte har varit med i verkställd lön) sköts detta maskinellt men blir det rapporterat senare måste ett ärende skickas till IS Lön som återbetalar sjukavdrag för perioden. Semestertimmar Orsaken Semester tim, över 25 dgr En medarbetare som har rätt till betald semesterdag som överstiger vad som följer enligt lag (25 dagar) dvs. de medarbetare som har fler än 25 dagar betald semester per år, får omvandla sådan dag till timmar. Sparade semesterdagar som överstiger 25 får också omvandlas till semestertimmar. Innan medarbetaren kan ta ut semestertimmar måste omvandling av semesterdag ha begärts. Detta skickas in som underlag till IS Lön, som omvandlar semesterdagen/dagarna till timmar. Vid omvandlingstillfället betalas även semesterersättningen ut. Semestertimmar kan endast tas ut del av arbetspass. Sjuk särskilt högriskskydd Beslut från Försäkringskassan på medarbetare med omfattande sjukfrånvaro ska skickas till IS Lön som gör en markering om detta i Personec. Frånvaroorsaken sjuk särsk högriskskydd skall alltid användas då medarbetaren har sjukfrånvaro. Frånvaroorsaken finns enbart för administratör/chef att lägga in så här behöver medarbetare och chef ha en dialog. Sida 19 av 37

Placering 4 Placering används när du har ett grundschema/arbetstidsvillkor i anställningen och arbetstiden tillfälligt ändras. T ex vid partiella ledigheter som föräldraledighet, tjänstledighet, studieledighet eller sjukdom, då en partiell frånvaro finns registrerad. Du får då skapa ett nytt schema under tidsperioden för den partiella frånvaron som du sedan knyter i en placering. Placering används också om du arbetar på sk önskeschema (TimeCare). Placeringen påverkar inte månadslönen men eventuell OB-ersättning utvärderas ifrån placeringsschemat likaså arbetstiden, semesterfaktor och kalenderdagsfaktor. Om du har en person med en anställning men som arbetar på flera avdelningar kan du göra placeringar med Bemanningstypen Passning eget. Om personen ska bekostas av olika konton, en s.k. fördelning av lönen, så gör du detta på anställningsposten via Konto/Proc. Förskjuten arbetstid gör du via placering. I de lägen som du inte exakt vet hur all arbetstid ska ligga kan du använda dig av placeringen för att lägga ut ett schema på den tiden som är planerad. För de resterande timmarna lägger medarbetaren in ordinarie arbetstid via avvikande tjänstgöring när den tiden fullgörs. Observera att vid frånvaro erhålls ingen ersättning/avdrag för den tid som finns i den avvikande tjänstgöringen. Timavlönade kan också kopplas till schema via placering och rätt ersättning betalas. En placering är alltid tidsbegränsad som längst tolv månader i taget, därefter måste en ny placering göras. Liksom frånvaro så ska placering vara attesterad i rätt tid. Om du ändå skulle missa detta lägger du ändå in placeringen och skickar sedan en rättelse till IS Lön. Hur du gör en placering Placering gör du antingen under Menyn Beslut Placering eller Bemanning översikt. Sida 20 av 37

Placering via Bemanning översikt Klicka på Bemanning Översikt i menyn och välj Visa Blad. Tänk på att datum på urvalet måste omfatta fromdatumet som ska gälla för placeringen. Klicka på namnet på den medarbetaren som du ska göra en placering för och klicka på Ny Placering. Placering via Beslut Placering Välj rätt period, markera medarbetaren i rullisten, välj alla och tryck Sök. Tryck Ny post. Därefter gör du enligt nedan oavsett från var du har valt att göra den nya posten. I placeringsbilden klickar du på Sök schema. Välj Organisation. Vet du namnet på schemat kan du ange det i fältet Schema-ID. Klicka på Visa Schemarader. Sida 21 av 37

För att få med dig schemat så klickar du på organisation intill det schema som du vill välja. Du är nu tillbaka i placeringsbilden. Om placeringen beror på en partiell ledighet och medarbetaren är anställd 100 % ska det vara en bock i Tid utvärderas från placering. Sida 22 av 37

Fördela kostnaden Ska placeringen vara på en annan arbetsplats eller ska kostnaden för tjänsten bokföras på annat konto? Klicka i så fall på Nytt konto, Välj org och markera arbetsplats/gren i organisationsträdet. Kontrollera att rätt uppgifter är inlagda Bemanningstyper förklaringar Ersätter eget Placeringen ersätter det schema som ligger i anställningen. Används t ex vid partiella ledigheter, för TimeCare användare och kan även användas för timavlönade eftersom de saknar schema på grundanställningen. Om du har markerat att nytt konto/kodsträng ska användas vid bemanningstypen ersätta eget hamnar kostnaden för grundlön, ob, övertid, jour/beredskap enligt placeringens konto. Om frånvaron (avdrag och ev. frånvarolön) också ska hamna enligt placeringens konto måste det registreras i samband med frånvarorapporteringen. Frånvaroavdraget belastar annars grundanställningens konto. Får inte kombineras med Konto/procentfördelning. Passning eget Används i kombination med Ersätter eget om man har en medarbetare som på samma anställning arbetar på två olika arbetsplatser och arbetstiden ska visas på respektive bemanningsblad. Alla arbetstiderna skall först läggas i schemat med Ersätter eget och de tider som skall visas på nästa ställe får göras i ett schema med bemanningstyp Passning eget. Kostnaden för ob, övertid, jour/beredskap hamnar på vald gren/kodsträng för respektive placering men grundlönen fördelas inte. Vill man ha alla kostnaderna enligt placeringen måste detta ske med Konto/procentfördelning vilket då ger en schablonmässig fördelning och inte exakt enligt schemat. Ny arbetstid Används om medarbetare har en placering med Ersätter eget och t ex blir tillfälligt utlånad, där bytet ska återgå till grundschemat vid frånvaro. Bemanningstypen Ny arbetstid används även vi rapportering av förskjuten arbetstid om medarbetaren har en placering. Sida 23 av 37

Förklaring till rutor i Placeringsbilden Används inte i Göteborgs Stad Markeras om aktuell placering ska gälla för utvärdering av närvarotid. Det kan t ex handla om en partiell ledighet där medarbetaren vid utvärdering av mertid ska betraktas som deltidsanställd och inte heltidsanställd. T ex om du har en medarbetare som i grunden har en 100 % anställning och tar 25 % ledigt. Om du sätter en bock här så kommer det att utvärderas fyllnadslön upp till heltid. Sätter du ingen bock så får medarbetaren felaktigt övertidsersättning direkt. Skall endast bockas i om placeringen beror på partiell ledighet och medarbetaren är anställd 100 %. Placeringar för personer som har schema från TimeCare kan läggas för ett år. Markering i detta fält innebär att du inte får den tvingande signalen Schemat ej giltigt under angiven tid! Denna signal tillåter normal inte placeringar med längre t o m datum än det datum som finns på schemat du placerar på. Scheman måste kontinuerligt importeras från TimeCare till Personec P. Fältet är markerat när en beviljad placering ändras av någon som inte har behörighet att bevilja. Placering vid förskjuten arbetstid Sida 24 av 37

Placering använder du även vid förskjuten arbetstid. Du skriver in Varseldatum den dag medarbetaren blev tillsagd att arbeta den nya tiden och i listval Bemanningstyp väljer du Ersätter eget. Om medarbetaren tidigare har en placering registreras förskjuten arbetstid på samma sätt men i Bemanningstyp väljer du Ny arbetstid. Under Sök schema hämtar du upp aktuellt schema eller ev. gör du ett nytt schema för den nya arbetstiden. Turbyte 5 Du kan registrera nya Turbyten, välj då Nytt turbyte via Bemanning Översikt eller via menyn Beslut. Du kan också söka och ta bort registrerat Turbyte, via Lista Turbyten. Ett turbyte utvärderas endast en månad tillbaka i tiden Om detta skulle missas skickar du en rättelse till IS Lön. Sida 25 av 37

Vid Turbyte hämtas aktuella arbetstider från befintligt schema. Ny tid registreras, ingen extra ersättning betalas ut utom endast OB-ersättning om det nya passet ligger på en sådan tid att medarbetaren har rätt till OBersättning. OBS! Har du medarbetare som normalt arbetar lördagar (ex simhallar/bibliotek) men inte röda dagar (EJ Helg i schemat) måste dessa göra ett turbyte då helgdag inträffar på en för medarbetare schemalagd lördag. Detta kontrollerar du via Bemanningsöversikten. I Turbytet skriver man ledig under kolumnen Nytt. Sida 26 av 37

Avvikande tjänstgöring 5 Avvikande tjänstgöring används när medarbetaren har arbetat utöver ordinarie schema eller om du som chef vill kostnadsfördela de timmar som ligger i schemat till ett annat kostnadsställe. Kan även användas om man har en placering där man inte har lagt ut hela sin arbetstid och vill lägga in resterande timmar som ordinarie arbetstid, se avsnitt om placering En avvikande tjänstgöring utvärderas endast en månad tillbaka i tiden och ska vara attesterade i rätt tid. Vid de fall som du missar detta så lägger du in den avvikande tjänstgöringen, beviljar och skickar in en rättelse till IS Lön. Söker du med blankt i listval Anställd får du upp alla registreringarna på din enhet. Du kan välja att se Ej tillstrykta, Ej beviljade eller Alla. Avvikande tjänstgöring kan också skapas som en ny post via Bemanning Översikt. Avvikande tjänstgöring rapporteras med klockslag och orsak. Vid Med kan du skriva meddelande till din medarbetare eller läsa meddelande du har fått från dina medarbetare. Ers.proc används Ej av Göteborgs Stad. Här ser du en medarbetares registrering. Sida 27 av 37

Vid registrering av timavlönad vikarie rapporteras timmarna som Ordinarie Arbetstid. Detta genererar timlön, ob-ersättning och ev semesterersättning. Vid månadsanställning används orsak Ordinarie arbetstid när medarbetaren inte har all arbetstid utlagd i schema och ska rapportera in t ex planeringstid. Nytt konto: Här kan du välja avvikande kostnadsställe via knappen Välj org. Sök Konto används inte av Göteborgs Stad. Orsak: Extra tid i pengar eller ledighet används i de flesta fall vid rapportering av mertid/övertid. Det finns några undantag när du måste rapportera manuellt med specifik orsak (se nedan). När en medarbetare är deltidsanställd och går in och arbetar extra för en frånvarande kollega ska medarbetaren använda Extra tid ej ATL. (eller specifik orsak med ej ATL enl undantagen) Väljer man extra tid ej ATL (arbetar på en annan tjänst än sin egen) kommer dessa timmar inte med på mer- och övertidsjournalen. Sida 28 av 37

Undantagen då du inte kan använda extratid Vid ersättning för studier, konferenser osv där ersättning ska utgå timma för timma. Använd istället orsaken Kurs/utb/läger pengar eller ledighet och där ersättningen blir timma för timma. Vid ersättning som ska utgå för tid innan kl 05.00. Här ska alltid kvalificerad övertidsersättning utgå, detta hanteras inte av systemet utan du måste själv välja orsaken för kvalificerad övertid i ledighet/pengar. När beräkningen inte ska göras utifrån normaltiden för medarbetarens schema utan istället ifrån den personen man går in och vikarierar för. Till exempel nattpersonal som arbetar ett extra dagpass. I det läget ska ersättning för mertid utgå efter 8 timmar och inte 10 timmar (nattpass). Här måste man själv gå in och dela upp passet i två delar. Du kan välja orsaken extratid på de första åtta timmarna men sedan måste du registrera en ny rad för tiden efter de åtta timmarna och ange orsaken enkel/kval övertid beroende på hur många timmar det rör sig om i det enskilda fallet. Har du en deltidsanställd medarbetare som arbetar extra ett ordinarie pass som är mer än 8 timmar måste du välja orsaken fyllnad, på grund av att Personec utvärderar dag för dag. Har du en deltidsanställd medarbetare som arbetar mer än heltid för schemats begränsningsperiod måste även detta bevakas manuellt. Du kan göra detta genom att välja upp aktuell period i Tidutvärderingen och kontrollera summan av betalda timmar. Har du en timavlönad medarbetare som arbetar mer än anställningens heltidsmått ex. 40 timmar/vecka så måste du bevaka det här manuellt då systemet inte känner av att det ska utgå övertidsersättning. Du kan göra detta genom att välja upp aktuell period i Tidutvärderingen och kontrollera summan av betalda timmar. Sida 29 av 37

Tillägg/avdrag 6 Under ersättningstypen Diverse tillägg registrerar du t ex friskvårdsersättning och diverse utlägg med moms. Saknas momssats på underlaget skickas detta till IS Lön. Under ersättningstypen resor/traktamente registrerar du t ex ersättning trängselskatt samt lägerersättning. Tänk på att rapportera kontinuerligt och i rätt period. Vill du ändra i detaljerna eller ta bort klickar du på medarbetarens namn för att komma till denna bild. Här kan du ändra, byta konto eller Ta bort. Sida 30 av 37

Även avdrag för ästtrafikkort läggs in under Tillägg/Avdrag. När man lägger in dessa avdrag måste man även lägga ett avvikande konto (obligatoriskt). Det finns möjlighet att rapportera in kostavdrag för de verksamheter som använder sig utav detta. Sida 31 av 37

Resor 7 Observera att endast Inrikes resor ska registreras i Personec. Utlandsreseräkning skickas via en blankett in till IS Lön som registrerar dem. Resor skall rapporteras av medarbetaren kontinuerligt månad för månad i Personec. För sent rapporterad resa måste skickas till IS lön via blankett för registrering. Om du vill ändra/komplettera eller se detaljer i medarbetarens resa markerar du Alla, klicka på Sök och därefter medarbetarens namn. Du får upp den aktuella posten. Nu kan du komplettera. OBS! Komplettering kan endast göras då posten är obeviljad. Om du ändrar konto på första bilden så ändras kontot för hela resan. Ska du enbart ändra konto för t ex tillägg så måste du gå till just tillägg och ändra kontot där. Du kommer till de olika delarna genom att klicka på knapparna. Sida 32 av 37

Via Tillägg väljs Ersättningstyp Bilersättning och antal kilometer skrivs in. Via Tillägg kan man också registrera parkeringsavgift. Välj Ersättningstyp Utlägg samt Parkering och skriv in summan under belopp. Via Tillägg kan man också registrera trängselskatt. Välj Ersättningstyp Trängselskatt samt ErsTrängsskatt Tjresa och skriv in summan under belopp. Man kan även registrera Trängselskatten via tillägg/avdrag då man erhållit sin faktura från Trafikverket Sida 33 av 37

Innan du beviljar en resa ska du simulera för att se vilka ersättningar som kommer att betalas ut. Tänk på att en beviljad resa inte syns i detalj på medarbetarens lönespecifikation, men du kan alltid gå tillbaka till denna funktion och simulera resan för att se detaljerna. Under resor registreras också endagsförrättningar och flerdygnsförrättningar. Delegation 8 Som chef kan du delegera rätten att attestera poster på din organisatoriska behörighet. Den du delegerar till måste ha attestbehörighet. Delegering används under en kortare tid, t ex vid semester. Du söker efter den du ska delegera till, markerar den du har valt. Användaren syns i rutan Delegation för användare OBS! Du behöver göra en ny delegation för varje funktion du delegerar. Sida 34 av 37

När du har fått en delegation från en annan chef får du upp Samtliga under Beslut. Klicka på Delegerad. när du väljer När man arbetar i menyn Beslut och har fått en organisation delegerad till sig så ska man inte byta organisation utan stå kvar på sin egen. Här ser du vilka funktioner som du har blivit delegerad för, klicka på Välj org. och markera den aktuella grenen. Du kommer nu till Sök oattesterade poster, klicka på Sök och du får upp de oattesterade poster som du ska tillstyrka/bevilja. Genom att klicka på medarbetarens namn kommer du in i posten där du kan tillstyrka/bevilja efter att du har kontrollerat att posten är korrekt ifylld. För att uppdatera listan klickar du på Sök en gång till och får upp beslutslistan än en gång. När du är klar klicka på Avsluta delegerad. Sida 35 av 37

Tänk på att använda hjälpfunktionen i menyn 9 För sent beviljade, eller för sent rapporterade poster. Om du har poster som skall attesteras/beviljas som är äldre än föregående månad skall dessa attesteras MEN de kräver också en rättelseblankett till Intraservice Support. Sida 36 av 37

För att söka fram gamla poster använd dig av fältet period. Detta kan man göra på varje beslut för sig. T.ex. du vill se oattesterade poster för 2010 Välj Översikt 2010 T.ex. du vill se oattesterade poster för 2011 Välj Översikt 2011 T.ex. du vill se oattesterade poster för 2012 Välj Översikt 2012 Det du ska göra om du hittar poster här är att ta ställning till om de skall beviljas. Om de inte ska beviljas (dvs. felaktig rapportering) skall de tas bort. Om de inte ska beviljas pga avslag ska de tas bort samt läggas upp en Anteckning Frånvaro AVSLAG. Eller använd dig av funktionen avslag. Sida 37 av 37