Dokumenthanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden gällande från 2017-01-01 Datum: 2016-11-08 Dnr: VON/2016:57-004 Handläggare: Lili Eriksson, Mona Kjellström, Mikael Hansson Beslutad av vård- och omsorgsnämnden 2016-12-08, 118 Beslutshistorik Antagen av vård- och omsorgsnämnden 2015-02-10, 10 Reviderad av vård- och omsorgsnämnden: 2006-06-15, 70, 2008-12-11, 160, 2010-12-09, 132, 2015-02-26, 35, 2016-12-08, 118 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2 (35) Innehållsförteckning Inledning... 2 Dokumenthanteringsplanens upplägg... 4 Vad är en allmän handling?... 4 Vad är ett arbetsmaterial?... 4 Gallring av allmänna handlingar... 4 Lagar som styr... 5 Externa utförare... 6 Innehållsförteckning... 2 Allmän administration (utifrån kommunövergripande anvisningsdokument - Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse)... 7 Ej diareförd korrespondens... 7 Allmän administration inom vård- och omsorgsförvaltningen... 8 Arbetsmiljö... 8 Avtal, kontrakt... 9 Ekonomiadministration... 9 Handlingar till diariet... 11 Nämndadministration, utskott, råd, samverkansgrupp m.m.... 12 Personaladministration (* finns reglerat i kommungemensamma riktlinjer)... 13 Projekt ledda av den egna förvaltningen... 16 PuL-administration... 16 Sociala medier... 17 HSL-dokument (handlingar som uppkommer i verksamhet enligt hälso- och sjukvårdslagen)... 18 Personakter enligt SoL inom äldreomsorg... 21 Handlingar i samband med handläggning av ärende... 21 Handlingar under genomförandet av insatser... 22 Allmän administration inom äldreomsorgen... 23 Hemtjänst i ordinärt boende... 23 Särskilda boendeformer... 24 Boendeadministration... 24 Handlingar rörande de boende... 24 Handlingar rörande verksamheten... 25 Dagverksamhet... 25 Personakter enligt LSS inom omsorgen om funktionshindrade... 26 Handlingar i samband med handläggning av ärende... 26 Handlingar under genomförandet av insatser... 27 Personakter enligt SoL inom omsorgen om funktionshindrade... 28 Handlingar i samband med handläggning av ärende... 28 Handlingar under genomförandet av insatser... 29 Allmän administration inom omsorgen om funktionshindrade... 30 Bostad med särskild service... 30 Familjehem/stödfamilj... 31 Kontaktperson... 31 Hemtjänst... 32
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 3 (35) Personlig assistans... 33 Färdtjänst/riksfärdtjänst... 34 Bostadsanpassning... 34 Referenser... 35 Kommunala styrdokument... 35 Lagar... 35 Övriga styrande dokument... 35
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 4 (35) Inledning Handlingar som förekommer hos kommuner (allmänna handlingar) är deras arkiv. Handlingar bevaras som en del av vårt nationella kulturarv och för att tillgodose rätten till insyn, förvaltningens behov av information och forskningens behov av källmaterial. För att en fri och öppen debatt ska kunna äga rum, måste allmänheten ha tillgång till de handlingar som finns hos myndigheter. Denna rätt för allmänheten att ha tillgång till allmänna handlingar kallas i dagligt tal för offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen har i princip gällt i Sverige ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle. Det är i offentlighets- och arkivlagstiftningens mening inte någon skillnad mellan pappersdokument och elektroniska dokument. Dokumenthanteringsplanen är därför teknikoberoende. Beslut om bevarande eller gallring gäller oavsett om handlingen finns på papper, som en digital fil eller t ex som ett fotografi. Om en allmän handling inte står med i dokumenthanteringsplanen ska den bevaras. Kontakta arkivredogörare så att dokumenthanteringsplanen kan revideras. Dokumenthanteringsplanens upplägg Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika avsnitt, utifrån hur vård- och omsorgsnämnden och vård- och omsorgsförvaltningen är organiserad. Samma typ av dokument kan finnas med på flera ställen, eftersom olika typer av verksamheter handskas med samma typ av dokument. Det finns också en del allmänna avsnitt, t.ex. kring administration, personal och ekonomi, som gäller för alla verksamheter. Vad är en allmän handling? Reglerna om offentlighet för allmänna handlingar finns i tryckfrihetsförordningen, som är en grundlag (TF, 1949:105). De gäller oavsett vilken teknisk form en handling har. Alla sorters informationsbärare kan alltså vara en allmän handling, till exempel pappersdokument, filmer, ljudband eller lagringsmedier för datorer (filer). En handling blir "allmän" antingen när någon lämnar eller skickar in den till myndigheten (inkommen handling), eller när en myndighet själv har framställt den (upprättad handling). Handlingen ska också finnas förvarad och tillgänglig hos myndigheten. Rätten att ta del av allmänna handlingar har undantag. Enskilda uppgifter i handlingarna kan vara belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Vad är ett arbetsmaterial? Arbetsmaterial är ännu inte färdigställda upprättade handlingar, minnesanteckningar, utkast eller koncept. Sådana handlingar är inte allmänna handlingar. Om arbetsmaterial arkiveras, justeras, på annat sätt färdigställs eller skickas till annan myndighet, blir det genast allmän handling. Den blir därmed också offentlig om den inte omfattas av någon sekretess. Gallring av allmänna handlingar Att gallra en handling är att förstöra den. För att få gallra/förstöra en typ av handling krävs ett beslut från ansvarig arkivmyndighet. I Katrineholms kommun är kommunstyrelsen arkivmyndighet och har fastställt ett arkivreglemente. I arkivreglementet fastställs att varje nämnd/styrelse utgör en egen myndighet och därmed ansvarar för det egna arkivet. Varje nämnd/styrelse ska upprätta en dokumenthanteringsplan där det framgår vilka handlingar som kommer in och upprättas samt hur dessa ska hanteras. Det är i dokumenthanteringsplanen nämnden förtydligar vilka allmänna handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras. Om en typ av handling inte finns med i dokumenthanteringsplanen betyder det att den inte får gallras, utan ska bevaras.
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 5 (35) Kontakta arkivredogörare så att dokumenthanteringsplanen kan kompletteras med denna typ av handling. betyder att handlingen får gallras när den inte längre behövs för arbetet. Om det står t.ex. 10 år betyder det att det ska gå 10 år från handlingens tillkomst/sista anteckning innan handlingen får gallras. Andra förekommande gallringsfrister är 2 år, 3 år och 5 år. Exempel: En handling har en gallringsfrist på 10 år. Den sista noteringen i handlingen görs under år 2010. Handlingen får inte gallras förrän 10 år har gått, alltså år 2021. betyder att handlingen ska finnas kvar för alltid. Endast handlingar som ska bevaras får levereras till et. Den tid som anges för leverans ska följas. Lagar som styr Arkivbildning och gallring inom kommuner och landsting/regioner styrs i första hand av arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446). För personal- och ekonomiadministrationen i kommunen styr flera olika lagar dokumentering och bevarande av handlingar. För vård- och omsorgsnämndens del har också speciallagstiftningen en viss betydelse. Socialtjänstlagen (SoL, 2001:453) bestämmer att dokumentation och gallring ska ta hänsyn till den enskilde brukarens integritet men också till att garantera rättssäkerhet. Detsamma gäller Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS, 1993:387). I Patientdatalagen (2008:355) finns bestämmelser kring dokumentation och gallring rörande hälso- och sjukvårdsinsatser. Rensning Varje enskild kommunanställd som ansvarar för någon form av dokumentation är också ansvarig för sina dokument. Det är ju den anställde som har bäst kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ett ärende. Den anställde ansvarar för att arbetsmaterial, kladdlappar, m.m. som inte har betydelse för ett ärende, rensas kontinuerligt. Rensning ska senast göras i samband med arkivering av handlingen/handlingar. Rensning är en åtgärd som görs utan gallringsregler, eftersom det inte är allmänna handlingar. Rensning innebär också att gem, häftklamrar, plastfickor och liknande tas bort. Personakter, social journal, patientjournal Det uppstår en mängd handlingar och dokumentation runt vård- och omsorgsnämndens brukare. Dels är det dokumentation i beslutsfasen (nämndens eller medborgarfunktionens myndighetsutövning) och dels är det dokumentation i verkställighetsfasen (enheternas dokumentation enligt både Socialtjänstlag, LSS och patientjournal enligt HSL). Det är dock hela tiden den enskilde, brukaren, som är upphovet till all dokumentation. Dokumentationen ska ses som en helhet även om dokumentationen är separerad från varandra Medborgarfunktionens personakter och sociala dokumentation förs separat från enheternas patientjournaler, och levereras separat till närarkivet. Biståndshandläggarna ansvarar för att skriva ut den sociala dokumentationen från enheterna och lägga i personakten. När en brukare byter verkställighet, t.ex. från hemtjänst till särskilt boende, ska dokumentationen följa med. Det ska inte finnas kvar någon dokumentation på den enhet som avslutat sina insatser. När en brukare flyttar från kommunen, avlider eller avsäger sig alla insatser ska den enhet som sist utfört insatser (och därmed ha hela den samlade verkställighetsdokumentationen) ansvara för rensning, utskrifter och gallring.
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 6 (35) Externa utförare Särskilda regler gäller om en brukare byter från kommunal utförare till extern utförare. I dessa fall avslutas insatserna hos kommunens utförare och dokumentationen hanteras som om personen flyttat eller avlidit. Den nya utföraren har rätt att ta del av kommunens dokumentation (för god och säker vård eller ett totalt överförande) först efter att brukaren har givit sitt skriftliga medgivande. Dokumentation i pappersform som är journalhandling skall gallras och bevaras utifrån dokumenthanteringsplanen. Verksamhetsansvarig ser till att upprätta rutiner för arkivering till vård- och omsorgsförvaltningens mellanarkiv enligt förvaltningens rutiner för arkivering. 1 Gallring och bevarande utifrån individurvalet födda 5, 15 och 25 Ett urval av brukarnas personakter med social dokumentation ska bevaras för framtida forskning enligt 12 Förordningen (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade och 7 kap. 2 Socialtjänstförordningen (2001:937). Detta innebär att dokumentationen från personer som är födda den 5:e, 15:e och den 25:e varje månad ska sparas för alltid. Övriga personakter med social dokumentation gallras enligt denna dokumenthanteringsplan. Detta gäller all dokumentation, både enligt Socialtjänstlagen och LSS. Ärenden som rör boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet får inte gallras. Samtliga LSS-ärenden som är avslutade före 2005-07-01 ska bevaras. 1 Enligt Förfrågningsunderlag Valfrihetssystem för brukare enligt lagen om valfrihet - hemtjänst
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 7 (35) Allmän administration ( markerad med ** grundas på KF:s Styrdokument - Övergripande anvisningsdokument - Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse) kommun- arkiv Ej diareförd korrespondens Cirkulär, reklam, broschyrer ** och inbjudningar Cookiefiler, loggfiler för e-post ** och filer som tillfälligt lagrats av webbläsaren. Enkäter, och andra handlingar ** som utgör underlag till rapport, eller annan sammanställning Handlingar som har utgjort underlag för kommunens interna planering och verksamhetsredovisning Handlingar vars informationsinnehåll har överförts till annan databärare. (T.ex. information som förs över från digitalt till analogt medium, såsom e-post och webbsidor som skrivs ut på papper; digital information som kopieras eller omvandlas till nytt filformat (konverteras); upptagningar på telefonens röstbrevlåda, som dokumenteras i en tjänsteanteckning. Informationsutskick från kommunens övriga nämnder/förvaltningar/organ Inkomna och upprättade handlingar som inte föranleder åtgärd, eller tillför sakuppgift till ärende. Register, liggare, listor och andra handlingar som används som verksamhetsstöd, men som saknar varaktig betydelse för verksamheten. ** ** ** ** ** Gallras när rapporten/sammanställningen är klar, såvida de inte innehåller information som är av värde för att förstå slutrapporten, eller är av annat värde för förvaltningen eller framtida forskning Gallras när redovisningen/sammanställningen är klar, under förutsättning att handlingarna saknar vidare värde när slutrapporten är klar. Gallras när informationsöverföringen är klar, såvida inte överföringen medför betydande informationsförlust. Observera att handlingar för vilka sekretess gäller, alltid måste diarieföras. Dessa kan gallras efter 6 månader, om anteckning om detta noteras i diariet.
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 8 (35) Allmän administration inom vård- och omsorgsförvaltningen närarkiv efter 2 år. kriminalitet i 10 år När sammanställning gjorts Arbetsgrupper, referensgrupp 5 år Pärm: utredare Avvikelser, ej brukarrelaterade (som inte registreras i verksamhetssystem) 10 år Resp. handläggare Brukarenkäter Förvaltningsbrev 5 år Communis Kodlåskort, kvittens 2 år efter Ekonomiassistent MAS-brev 5 år Pärm hos MAS Minnesanteckningar u alitet beslut registreras minnesanteckningarna Ny- och ombyggnationer särskilda boendeformer Närvårdsskolan administration kring 2 år efter inflyttning Pärm: Fastighetsansvarig G:/Verksamhetsutveckling Original finns hos fastighetsägare Efter projektets avslut Publiceringsgodkännande 10 år Pärm informatör eller hos respektive verksamhet Underlag/primärdata till slutrapport, ex.vis mötesprotokoll/anteckningar, korrespondens, delrapport eller gallras efter 5 år Publiceringsgodkännande till bilder/filmer som har längre livslängd sparas så länge de är aktuella. Diarieakt 5 år om de är av vikt för att förstå slutrapporten, eller om de innehåller annan information som är av värde för förvaltningen eller framtida forskning. Annars gallras efter 5 år. Arbetsmiljö Dokumentation från intern Hygienrond Skyddsrond Brandrond Dokumentation från externa fastighetsägare vid brandrond 5 år Respektive enhetschef 5 år Pärm: Registrator SBA tillbudsrapport 1 år Pärm säkerhetsansvarig Flyttas till närarkivet efter 2 år
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 9 (35) Avtal, kontrakt Avtal/kontrakt som direkt berör verksamheten Avtal och kontrakt rutinmässig karaktär, t.ex. hyresavtal, avtal städning och utrustningar Hyreskontakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som hyrs ut i andra hand Pärm i 2 år Pärm i 2 år Pärm i 10 år 10 år efter avslut Efter att kontraktet upphör att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning, inte kvarstår Ekonomiadministration Anhållan/beslut om ersättning för skadade eller försvunna ägodelar/tillhörigheter Ansvarsförbindelser handkassor 10 år Pärm: Samordnande ekonom Pärm: ekonom Ansökan och utbetalning varaktig vård Migrationsverket Assistansräkning, kopia 10 år Pärm: Adm. assistent pers ass Avstämningar under året 2 år Ekonomiassistent Bokföringsorder/internfakturor 10 år Pärm: senaste pärm i - ekonom Dokumentakt 5 år Registreras/diarieförs Originalet till försäkringskassan. Flyttas till närarkivet efter 2 år. Flyttas till närarkiv efter 2 år Bokslut/delårsrapport Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Budget Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Attest- och utanordningsbehörigheter - original Ingår i delegationsprotokoll. Pärm i 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Fakturor från kunder med följesedlar/fakturaunderlag Fakturor till externa kunder samt fakturaunderlag 5 år Pärm: senaste pärm i - reception 10 år Pärm: senaste pärm i - reception närarkiv 2 år Flyttas till närarkiv efter 2 år
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 10 (35) Underlag för debitering av avgifter (ex. matlistor, resor, larm, ledsagning) Verksamhetsplan med internbudget Kvitton, inköp 10 år Pärm: hos 5 år Aktvagnar Flyttas till närarkiv efter 2 år Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år respektive ass Momsredovisning 10 år Ekonomiassistent Objektsplan original 10 år Pärm: Redovisning av 1 år Pärm: Assistent avlastning/familjehem Underlag för debitering och utbetalning (ex.vis habiliteringsersättning) Utbetalningsbesked från Försäkringskassan (LASS) Verifikationer/utanordningar/ handkassor 10 år Pärm adm. Assistent pers ass. 10 år Pärm: senaste pärm i - reception Facklig samverkan, förhandling *Alla protokoll ska skrivas ut enkelsidigt på arkivbeständigt papper Begäran från facklig organisation om överläggning i personalärende Protokoll med bilagor från samverkan på förvaltningsnivå* Protokoll med bilagor från samverkan på verksamhetsområden (lokal samverkan)* Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL)* Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar MYS 10 år Pärm: Assistent funktionshinderområdet 2 år Pärm: arkivskåp Pärm i Pärm i Pärm i 2 år Hos respektive chef Flyttas till närarkiv efter 1 år Flyttas till närarkivet efter 2 år. Flyttas till närarkivet efter 2 år. Flyttas till närarkiv efter 2 år 5 år Flyttas till närarkivet efter 2 år 5 år Flyttas till närarkivet efter 2 år 5 år Flyttas till närarkivet efter 2 år
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 11 (35) Underrättelse om tilltänkta personalrättsliga åtgärder Överläggningsprotokoll med fackliga organisationer i personalärenden 2 år Pärm: Arkivskåp Pärm i Original till anställd, kopia personalakt på personalkontoret och facklig organisation tillfälle 5 år I Personalpärm om VOF skrivit på, annars original till PK Handlingar till diariet Broschyrer/information som framställts av förvaltningen samt illustrationer i original Delegation arbetsmiljöansvar lämpligt Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet 3 år efter avslut. 2 år efter Pärm Diarieförda ärenden med ärendeblad Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet 3 år efter avslut. Remissunderlag från andra kommunala förvaltningar inom Katrineholms kommun När ärendet avslutas Diarieakt Gallras när ärendet avslutas då originalhandlingen finns hos annan nämnd Diarielista/postlista årsvis Pärm: 5 år Flyttas till närarkivet efter 1 år registrator Dispensansökningar investeringar vid investeringsstopp 5 år Pärm i Dispensansökningar personalärenden vid anställningsstopp 5 år Pärm i Dokumenthanteringsplan Diarieakt 5 år Enkäter/statistik, svar på externa Pärm i Långsiktiga Kortsiktiga 2 år 5 år Inkommande och utgående skrivelser av tillfällig karaktär som ej tillhör diarieförda ärenden 5 år Pärm: Registrator Inkomna synpunkter 5 år Pärm i Instruktioner Kontrollrapport/ beslut/ kommunicering om livsmedelsanläggning o tobak Aktuell enhet samt vissa på Intranät 5 år Pärm: registrator Ex. IVO, SCB, SKL, Socialstyrelsen. Flyttas till närarkivet efter 2 år Flyttas till närarkivet efter 2 år Synpunkter registreras. Sammanställningar görs 2 gånger/år till nämnden. Dessa diarieförs. Hålls ordnade på annat sätt. Flyttas till närarkivet efter 2 år
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 12 (35) Lex Sarah Utredningar, tjänsteskrivelser, nämndbeslut (LSS 24 e-f, SoL 14 kap 6-7 ) Lex Sarah Underlag till utredningar (LSS 24 e, SoL 14 kap 6 ) Utredningar som ej leder till Lex Sarah-anmälan Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Lex Sarahärenden Plan för höjd beredskap/ krishanteringsplan Systematiskt brandskydds- Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år 5 år Dokumentskåp utredare 5 år Dokumentskåp utredare 2 år Pärm riktlinjer/ rutiner arbete SBA Polisanmälningar 3 år Pärm i Riktlinjer/rutiner i original som publiceras på intranät/webb 5 år Pärm i Protokoll och utvärdering bevaras. Registreras/diarieförs Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. anmälningar rörande personal skickas kopia till personalakt på personalkontoret Registreras ej då de hålls ordnade på annat sätt. Nämndadministration, utskott, råd, samverkansgrupp m.m. *Alla protokoll ska skrivas ut enkelsidigt på arkivbeständigt papper Ansökan om föreningsbidrag Diarieakt 5 år Ansökningar om grundbidrag handläggs/arkiveras av service- och teknikförvaltningen. Övriga ansökningar och beslut registreras/bevaras på vård- och omsorgsförvaltningen. Beslut om föreningsbidrag Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Delegationslistor anmälda delegationsbeslut (vid myndighetsutövning) 2 år Pärm i Anmäls per månad till nämnden. Finns i verksamhetssystem. Delegationsprotokoll* Pärm i 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Fonder: Ansökningar, ekonomikontorets uppgifter om utbetalningsbara medel, beslut om utdelning m.m. Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år. Förenklad delgivning Pärm i aktskåp
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 13 (35) Intyg för förlorad arbetsinkomst Justeringsanslag Kallelser med sammanträdeshandlingar, föredragningslistor och dagordning Minnesanteckningar medborgardialoger/hearings, brukarråd där kontaktpolitiker deltar samt vid samråd med brukarorganisationer Minnesanteckningar från nämndens beredning Protokoll, vård- och omsorgsnämnden, enskilt utskott, fondgruppen* / Gallras Pärm: nämndsekr. 2 år Hos nämndsekr Om tillkännagivandet av justeringen antecknats på protokollet kan anslaget gallras Diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 3 år Pärm nämndsekreterare Pärm i Bilagor finn i resp. diarieakt 5 år Flyttas till närarkivet efter 2 år Personaladministration (* finns reglerat i kommungemensamma riktlinjer) Anhörigpärm Pärm assistent Annonser lediga tjänster Diarieakt Anmälan om arbetsskada, Ergonom kopia * Anställningsavtal, kopia * Ansökningshandlingar från personer som anställts av kommunen * Ansökningshandlingar från personer som ej får tjänst i kommunen (tjänster som annonserats externt) Pärm: personalredog. 2 år Finns tillgängliga i verksamhetssys tem Varje arbetsställe förvarar pärm på arbetsplats hos personalredogörare/motsvarande Original till försäkringskassan. Kopia till personalkontoret och den anställdes huvudskyddsombud. Upprättas i två original, ett till den anställde och ett till personalakt på personalkontoret. Kopia till ansvarig chef samt facklig org. Ansökan, betyg och meritförteckning i original till personalakt på personalkontoret Sparas i 2 år för ev. överklagan.. Ansökningshandlingar från personer som sökt tjänster och ej får tjänst (tjänster som enbart annonserats internt) 2 år Respektive personalredogörare
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 14 (35) Arbetsgivarintyg, kopia Begäran om LAS-företräde * Beslut från Försäkringskassan: arbetsskada, förtidspension, graviditetsersättning, rehabiliteringsersättning, sjukbidrag * Beslut om disciplinpåföljd, kopia * Beslut om uppsägning * Betyg/intyg över tjänstgöring och utbildning, kopia * Erbjudande om arbete vid rehab och LAS * Fullmakt för postöppning Försäkran om tystnadsplikt och sekretess (sekretessförbindelse) anställda Försäkran om tystnadsplikt och sekretess (sekretessförbindelse) brukare Försäkran om tystnadsplikt och sekretess (sekretessförbindelse) praktikanter/icke anställda Försäkran om tystnadsplikt och sekretess (sekretessförbindelse) förtroendevalda Individuella mål för personal Intyg om arbetsförmåga * Korrespondens av tillfällig betydelse Ledighetsansökan, kopia * Pärm: personalredog. Resp omr.chef eller dennes assistent Pärm: personalredog. Pärm i postrummet 2020 (VOF:s försäkran/ sekr.bevis före 2015) 5 år/ Personakt (hos handläggare) Pärm: arkivskåp Nämndsekreterare Pärm: original hos resp enhet 2 år Pärm: personalredog Pärm: personalredog 5 år lämpligt tillfälle lämpligt tillfälle Kopia till personalakt på personalkontoret. Originalet till den anställde, kopia till personalakt på personalkontoret Original till personalakt på personalkontoret. Kopia anställd. Kopia till personalakt på personalkontoret. Originalet till den anställde Original till personalakt på personalkontoret. Kopia anställd. Gallras när personen slutar personalakt på personalkontoret. Försäkran/sekretessbevis före år 2015 bevaras av vård- och omsorgsförvaltningen. Original till personalakt på personalkontoret Ledigheter avseende barn-, studieoch tjänstledigheter över 6 månader till personalakt på personalkontoret
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 15 (35) Läkarintyg * Minnes- och journalanteckningar från personalsociala ärenden * Rehabutredning i personalsociala ärenden * Rehabiliteringsutredning Gallras efter uppvisande. Behålls av den anställde Blankett uppvisat läkarintyg Pärm: personalredog Hos resp. chef i avvaktan på avslut. Hos resp. chef i avvaktan på avslut. Pärm: Personalredog Läkarintyg i original till FK. Blankett Uppvisat läkarintyg till personalakt på personalkontoret. Själva läkarintyget sparas EJ. personalakt på personalkontoret när ärendet avslutas. Sekretesskyddas. Original till FK. Kopia till personalakt på personalkontoret när ärendet avslutas. Sekretesskyddas. Original FK. Kopia personalakt på personalkontoret. Sammanställning över sökanden till tjänst Sjukanmälan AFA * Skadeanmälan TFA * med undantag för betygshandlingar Diarieakt 5 år Original till personalkontoret f.v.b. till AFA. Kopia sparas på personalkontoret. Original till personalkontoret f.v.b. till TFA. Kopia sparas på personalkontoret. Original till personalkontoret. Skyddsombud, nyanmälan/byte av * bud (personal) original 2 år Pärm: ergonom Sammanställning redovisas årligen till nämnden. Registreras/diarieförs. Tjänstgöringsrapport m.m. Pärm: Original till löneenheten (kopior) * personalredog Utdrag ur polisregister, 2 år Pärm personalredogörare uppvisat av sökande till tjänster för barn * Original behålls av den anställde. Förvaltningen dokumenterar på särskild blankett att den anställde visat utdrag.
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 16 (35) Projekt ledda av den egna förvaltningen Dokument rörande projektets start, t.ex. direktiv, projektplan med organisation, slutrapport Underlag/primärdata till slutrapport, ex.vis. mötesprotokoll/anteckningar, korrespondens, delrapport Diarieakt 5 år Ansvarig projektledare ansvarar för arkivering. Mindre projekt kan bevaras i diarieakt, projekt med mer omfattande dokumentation kan hållas samman i en egen avdelning, och arkivläggas som t.ex. Projektets handlingar. eller gallras efter 5 år Diarieakt 5 år om de är av vikt för att förstå slutrapporten, eller om de innehåller annan information som är av värde för förvaltningen eller framtida forskning. Annars gallras efter 5 år. PuL-administration Baserat på Gallringsråd nr 1 Bevara eller gallra - Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Anmälan och entledigande av personuppgiftsombud till Datainspektionen Förordnande och inrättande av personuppgiftsombud Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen Nämndens instruktion för förvaltningen om behandling av personuppgifter Personuppgiftsbiträde, avtal med och instruktion för Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse t.ex. säkerhet Verksamhetssystem finns anmälda i kommungemensamt register Registerförteckningar Pärm PuLombud Har den personuppgiftsansvarige utsett och anmält ett personuppgiftsombud behöver behandlingen inte anmälas till Datainspektionen Övriga anmälda behandlingar finns hos personuppgiftsombud. Ett kommungemensamt register finns för verksamhetssystem. Ingår i protokoll och diarieförda handlingar Ingår i protokoll och diarieförda handlingar Registreras Personuppgiftsombudets förteckning över personregister
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 17 (35) Registerutdrag, begäran om samt svar 1 år Sociala medier Inlägg relevanta för verksamheten/myndighetsutövandet samt svar på dessa Kommentarer samt övriga inlägg av ringa betydelse för verksamheten Skrivs ut och förvaras i pärm hos registrator Inget raderas manuellt utan bevaras av respektive system så länge det tillåts av systemen 10 år Registreras Olämpliga inlägg skrivs ut och registreras och raderas sedan omedelbart på digitala medier. Dessa registreras och hanteras enligt inkommande/utgående skrivelser.
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 18 (35) HSL-dokument (handlingar som uppkommer i verksamhet enligt hälso- och sjukvårdslagen) Baserat på SKL:s Gallringsråd 6 - Bevara eller gallra? Råd om landstingens, regionernas och kommunernas patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation Anmälningar enligt bestämmelser om Lex Maria Underlag inför anmälningar enlig bestämmelser om Lex Maria Ansvarsövertagande, läkemedelshantering Avvikelserapporer enskilda Avvikelserapporter, enskilda patienter Avvikelserapporter från externa vårdgivare Avvikelserapporter, sammanställning/resultat av enskilda Beslut från Inspektionen för vård och omsorg som rör den egna vårdgivaren 10 år Dokumentskåp MAS Se kommentar Se kommentar närarkiv när avslutade Dokumentskåp MAS Dokumentskåp MAS Utredningsmaterial och anmälan enligt Lex Maria-bestämmelser registreras/diarieförs 10 år Ingår i patientjournal Dokumenteras i verksamhetssystem. Enskilda rapporterade händelser gallras efter 10 år om de granskats i en händelse eller riskanalys, där en sammanställning gjorts för rapportering och uppföljning av mål och resultat och som bevaras. Obs! att gallring av enskilda avvikelserapporter inte får ske om dessa behövs för vårdgivarens uppföljning, eller för ev. framtida utredningar i disciplin eller patientskadeärenden. Dokumenteras i verksamhetssystem. Avvikelserapporter över utebliven behandling, bristande informationsöverföring etc. som blir del av utredning eller annat ärende, eller som behövs för uppföljning bevaras. Övriga rapporter gallras efter 3 år om de genomgått händelseanalys där sammanställning har gjorts som bevaras, annars ska även dessa rapporter bevaras. Diarieakt 5 år Flyttas till närarkiv 3 år efter avslut Diarieakt 5 år Redovisas årligen till nämnden. Registreras/diarieförs. Diarieakt 5 år Beslut som rör den egna vårdgivaren bevaras. Beslut rörande andra vårdgivare som saknar betydelse för den egna vårdgivaren gallras vid. Registreras/diarieförs.
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 19 (35) Beslut om delegering av medicinska arbetsuppgifter Brev eller meddelande till, från eller avseende patient Checklista, övriga 10 år Ingår i verksamhetssystem. Avser även beslut om ändring i delegering och om återkallade delegeringsbeslut Se kommentar Brev eller meddelande av betydelse för vård och behandling bevaras i patientjournal. Brev som inte behövs för en god och säker vård av patienten diarieförs eller registreras på annat sätt. Brev eller meddelande av tillfällig eller ringa betydelse gallras vid Avser checklistor som t ex "Checklista vid patientens hemgång" o dyl. Dietjournal/kostlista 10 år närarkiv Ingår i patientjournal vid årets slut Dosrecept/läkemedelslistor 10 år närarkiv Ingår i patientjournal vid årets slut Epikris slutanteckningar närarkiv 10 år Ingår i patientjournal när avslutade Fallskaderapportering Görs numera i patientsäkerhetsregistret Senior Alert och dokumenteras och ingår i patientjournal. Fotografier 10 år Fotografier av betydelse för patientjournalens innehåll och syften ingår i patientjournal Förbrukningsjournal, narkotika (individuell) Förbrukningsjournal, narkotika (förrådsadministration, akutoch buffertförråd) närarkiv när avslutade 10 år närarkiv vid årets slut Individuella vårdplaner närarkiv när avslutade Infusions-/injektionslistor 10 år närarkiv vid årets slut Instruktioner för läkemedelshantering Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal 5 år Fastställda organisationsövergripande direktiv för läkemedelshanteringen registreras/diarieförs Laboratorielistor med svar närarkiv när avslutade Protokoll och utvärdering bevaras. Registreras/diarieförs Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. 10 år Ingår i patientjournal
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 20 (35) Ledningssystem/avvikelsehantering Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, diabetes, vätsketillförsel, temperatur etc., generellt Läkemedelsbiverkning, uppgifter om Nyckelförteckningar till läkemedelsförråd Omvårdnadsanamneser och omvårdnadsepikriser 10 år närarkiv vid årets slut närarkiv när avslutade 3 år Säkerhetssamordnare närarkiv när avslutade Omvårdnadsjournal närarkiv när avslutade Omvårdnadsmeddelanden närarkiv när avslutade Patientjournal närarkiv när avslutade Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Register över medicintekniska produkter Signaturförtydligandelistor (handstilsprov) Signeringslistor, administrerat 10 år närarkiv läkemedel vid årets slut Signeringslistor sjukgymnast/ 10 år närarkiv arbetsterapeut vid årets slut Sondmatningsschema 10 år närarkiv vid årets slut Träningsprogram närarkiv när avslutade Vårdplaner (individuella/ närarkiv patientrelaterade) när avslutade Överkänslighet, uppgift om närarkiv när avslutade Överrapportering från annan närarkiv vårdgivare när avslutade Handlingar som dokumenterar vårdgivarens ledningssystem dvs. mål, organisation, rutiner, metoder och vårdprocesser som säkerställer kvaliteten och patientsäkerheten. Registreras/diarieförs Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal. 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ska innehålla de uppgifter som behövs för en god och säker vård av patienten (patientdatalag 2008:355) Egna journalkopior gallras vid. Registreras/diarieförs Inventarium för registrering av uppgifter om medicinteknisk utrustning, benämning, placering, åtgärder över tid etc. Nya uppgifter får tillföras. Registreras/diarieförs Identifierar signatur och journalförare. Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal 10 år Ingår i patientjournal
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 21 (35) Personakter enligt SoL inom äldreomsorg Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Förklaring till gallringsfrist: 5 år/ innebär att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 SoL. Handlingar rörande personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad bevaras. I övriga fall gallras handlingarna efter fem (5) år. Handlingar i samband med handläggning av ärende Anmälan och beslut om ställföreträdare/ombud(god man/förvaltare) Ansökan om ekonomiskt bistånd pga. dubbla boendekostnader samt beslut Ansökningar från enskild om bistånd eller service (hemtjänst, plats i säbo m.m.) med ev. bilagor Avgiftsbeslut Förvaras hos avgiftshandläggaren till dess brukaren avliden/avslutas. Därefter till assistent medborgarfunktion för insortering Beslut/delgivning i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner och vårdplaner Fullmakter Inkomna/utgående/upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna/utgående/upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägning etc.) Meddelanden om utskrivning från slutenvård m.m. Registerkontroller som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Personakt Personakt Personakt Personakt Efter notering i personakt Ska tillföras akten i läsbar form Personakt
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 22 (35) Handlingar under genomförandet av insatser Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 SoL (Lex Sarah) Inkomstförfrågan och underlag för fastställande av avgift 1 år Pärm avgiftshandläggare Utredningar i enskilt ärende Ärendeblad, journalblad (social 5 år/ Personakt dokumentation) 5 år Överenskommelser Överklaganden med bilagor Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Arbetskort/servicekort Avtal om handhavande av annans medel Genomförandeplaner, individuella planer Handlingar som rör avvikelsehantering 5 år Personakt Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakt Inflyttningssamtal Dokumenteras normalt genom Inkomna/utgående/upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna/utgående/upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Uppdrag, journalblad (social dokumentation) Personakt journalanteckning Levnadsberättelser Dokumenteras normalt genom journalanteckning Löpande arbetsanteckningar Personakt När dokumentation sammanfattats i personakt Signeringslistor för hemtjänstinsats 5 år Personakt Överenskommelser om insatser i särskilt boende
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 23 (35) Allmän administration inom äldreomsorgen Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Hemtjänst i ordinärt boende Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 SoL (Lex Sarah) kopior Besiktningsprotokoll/-rapport gällande medicintekniska produkter Larmloggar 3 år Enhetschef Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. 2 år Larmrapporter med register 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Månadsredovisning utförda 2 år timmar Nyckelkvittenser till brukares 2 år Efter upphörd service boenden Nyckelkvittenser, personal, 2 år Efter återlämnande enhetens nycklar Nyckellistor, brukares nycklar, dagliga 2 år Planering av genomgörande av Personakt insatser Redovisning av privata medel 10 år Inlåst hos enhetschef Register över brukares nycklar Under ständig uppdatering Register över innehavare av När innehavet har upphört. trygghetstelefon/larm Servicekort/brukarkort. Sista versionen gallras/bevaras med personakt Vårdtyngdsmätningar, underlag Förs vid till resp. personakt och följer därefter de för dessa gällande regler om bevarande och gallring När sammanställning gjorts
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 24 (35) Särskilda boendeformer Boendeadministration Boenderegister Under ständig bearbetning Förteckningar över boende i de Under ständig bearbetning särskilda boendeformerna Larmloggar 2 år Larmrapporter med register 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Månadsuppföljning till 2 år Underlag för debitering hemkommun Nyckelkvittenser boendes 2 år Efter återlämnande nycklar Närvaro och frånvarorapporter 2 år Underlag för debitering Planering av genomförande av insatser Register över innehavare av När innehavet har upphört. trygghetstelefon/larm Servicekort/brukarkort. Sista versionen gallras. med personakt Vårddagsuppgifter 2 år Förs vid till respektive personakt och följer därefter de för dessa gällande regler om bevarande och gallring Handlingar rörande de boende Färdtjänsbeslut Kontaktmannaskap bekräftelse från anställd och information till boende Kvittens för kontanter/betalkort i samband med inköp och leverans till brukare Redovisning av privata medel (kassablad) hörighetslistor 1 år Hos resp. verksamhet 10 år Inlåsta hos enhetschef hör brukaren och är inte allmän handling. åter till brukare/dödsbo. Efter kvittens
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 25 (35) Handlingar rörande verksamheten Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 SoL (Lex Sarah) kopior Besiktningsprotokoll/-rapport gällande medicintekniska produkter Brukarenkäter, enkäter till närstående Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram (kopior) Planering av genomförande av insatser Vårdtyngdsmätningar, underlag Dagverksamhet 3 år Enhetschef Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. När sammanställning gjorts 2 år Original registreras När sammanställning gjorts Deltagarlistor Under ständig bearbetning Närvarorapporter 2 år Underlag för debitering
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 26 (35) Personakter enligt LSS inom omsorgen om funktionshindrade Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Förklaring till gallringsfrist: 5 år/ innebär att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 SoL. Handlingar rörande personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad bevaras. I övriga fall gallras handlingarna efter fem (5) år. Ärenden som rör boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet får inte gallras. Fram till 2005-07-01 ska samtliga LSS-ärenden sparas. Handlingar i samband med handläggning av ärende Anmälan och beslut om ställföreträdare (god man/förvaltare) Ansökningar om insatser med ev. bilagor Beslut/delgivning om insats Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, individuella planer Fullmakter Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet (t.ex. beslut FK m.m.) Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse/eller rutinmässig karaktär Kallelser till möte med LSShandläggare m.m. Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av handläggare) 2 år Meddelande om utskrivning Personakt Sammanställning över andra insatser Utredningar, utlåtanden Ärendeblad, journalblad (social dokumentation) Överklaganden med bilagor Efter notering i personakt
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 27 (35) Handlingar under genomförandet av insatser Aktivitetsschema Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 24 b LSS (Lex Sarah) Anteckningar från närståendesamtal Avtal om handhavande av annans medel Besiktningsprotokoll/-rapport gällande medicintekniska produkter Dokumentation om dagliga rutiner Fickpengsredovisning Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Endast vid samtal om brukaren 3 år Enhetschef Efter godkännande av brukare/närstående/ställföreträdare/ombud Genomförandeplan/individuella planer m.m. Inflyttningssamtal Dokumenteras normalt genom journalanteckning Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar, vanor m.m.) 5 år/ bevaras Personakt 5 år Intyg/utlåtande Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträ dare/ombud Om relevanta noteringar gjorts i personakt Levnadsberättelse Dokumenteras normalt genom journalanteckning Löpande arbetsanteckningar Personakt När dokumentation sammanfattats i personakt Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande Observationslistor Personakt När noteringar gjorts i personakt Redovisning av boendes privata medel 10 år Inlåsta hos enhetschef Uppdrag/journalblad (social dokumentation)
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 28 (35) Personakter enligt SoL inom omsorgen om funktionshindrade Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Handlingar i samband med handläggning av ärende Anmälningar Ansökningar från enskild om bistånd eller service, med ev. bilagor Ansökningar till institutioner om vård Avgiftsbeslut Förvaras hos avgiftshandläggaren till dess brukaren avliden/avslutas. Därefter till assistent medborgarfunktion för insortering Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner Fullmakter Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse/eller rutinmässig karaktär Inkomstförsäkran och underlag för fastställande av avgift Kallelser (till möte med handläggare m.m.) Kopior av hyreskontakt, besiktningsprotokoll etc. Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, hem för vård eller boende m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Meddelanden om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård eller liknande Registerkontroller som utgör underlag för beslut 1 år Pärm avgiftshandläggare 2 år Efter notering i personakt Ska tillföras akten i läsbar form
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 29 (35) Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare Utredningar i enskilt ärende Ärendeblad, journalblad Överklaganden med bilagor Handlingar under genomförandet av insatser Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 SoL (Lex Sarah) Avtal om handhavande av annans medel Fickpengsredovisning Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Efter godkännande av närstående/ställföreträdare Genomförandeplan/individuella planer m.m. Inflyttningssamtal Dokumenteras normalt genom journalanteckning Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse/eller rutinmässig karaktär Intyg/utlåtande Levnadsberättelse Dokumenteras normalt genom journalanteckning Löpande arbetsanteckningar Signeringslistor för hemtjänstinsats Uppdrag/journalblad (social dokumentation) 5 år Personakt 5 år När dokumentation sammanfattats i personakt
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 30 (35) Allmän administration inom omsorgen om funktionshindrade Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Bostad med särskild service Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 14 kap. 3 SoL (Lex Sarah) kopior Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 24 b LSS (Lex Sarah) kopior Besiktningsprotokoll/-rapport gällande medicintekniska produkter Boendeenkäter, enkäter till närstående Dagböcker, meddelandeböcker Egenkontroll livsmedelshygien, rapport och kyl, frys 2 år m.m. enligt egenkontrollprogram Förteckningar över boende i bostad med särskild service Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av kommunen Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare Kvittens för kontanter/betalkort i samband med inköp och leverans till brukare Larmloggar 3 år Enhetschef Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. Efter sammanställning Får inte innehålla uppgifter om enskilda Under ständig bearbetning 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår 1 år Hos resp. verksamhet När boende utgår ur verksamheten 2 år Larmrapporter med register 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Löneunderlag till familjehem, avlastningshem, kontaktperson 2 år Pärm assistent MYS Månadsuppföljning till 2 år Underlag för debitering hemkommun Nyckelkvittenser, boendes nycklar 2 år Efter återlämnande Närvaro- och frånvarorapporter 2 år Underlag för debitering Planering av genomförande av insatser
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 31 (35) Redovisning av boendes privata medel Register över innehavare av trygghetstelefon-/larm Servicekort Underlag och utbetalning av habiliteringsersättning Vårddagsuppgift Familjehem/stödfamilj Förteckningar över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem Förteckningar över familjehem/stödfamilj Utredning och avtal om åtagande som familjehem (LSS) Utredning och avtal om åtagande som stödfamilj (LSS) 10 år Inlåsta hos enhetschef. Sista versionen gallras/bevar as med personakt 2 år Pärm assistent Resurscenter 2 år 5 år/ Personakt 1 5 år/ 2 Personakt När innehavet har upphört Förs vid till respektive personakt och följer därefter för dessa gällande regler om bevarande och gallring När ny förteckning upprättats När ny förteckning upprättats 1 Samtliga personakter tillhörande barn under 18 år måste bevaras till dess de fyllt 18 år. 2 Efter att barnet fyllt 18 år gäller gallringsfristen 5 år/. Kontaktperson Uppdrag som kontaktperson 5 år/ Original till personakt hos handläggare 2 år Samordnare Samordnare har kopia som gallras vid. Redovisning av kontaktuppdrag Personuppgift kontaktperson 2 år Samordnare Original till personalkontoret.
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 32 (35) Hemtjänst Rapport om missförhållande/risk missförhållande enligt 24 b LSS (Lex Sarah) kopior Besiktningsprotokoll/-rapport gällande medicintekniska produkter Enkäter till hemtjänstmottagare eller närstående Förteckningar över hemtjänsttagare Kalendrar, dagböcker, planeringsböcker Kontakt och avtal av rutinmässig karaktär. T.ex. hyresavtal, avtal rörande städning och utrustningar Kvittens för kontanter/betalkort i samband med inköp och leverans till brukare Larmloggar 3 år Enhetschef 2 år Rapporteras som avvikelse i verksamhetssystemet. När sammanställning gjorts Under ständig bearbetning 2 år Efter att avtalet upphört att gälla 1 år Hos resp. verksamhet 2 år Larmrapporter med register 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Månadsredovisning utförda timmar Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar Nyckelkvittenser/kontaktbok till hemtjänstmottagares boenden Planering av genomförande av insatser Redovisning av hemtjänstmottagares privata medel Register över hemtjänstmottagares nycklar Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Servicekort/brukarkort 2 år 2 år Efter återlämnande 2 år Efter upphörd service 10 år Inlåsta hos enhetschef. Sista versionen gallras/ bevaras med personakt Under ständig uppdatering När innehavet har upphört Förs vid till resp. personakt och följer därefter de för dessa gällande regler om bevarande och gallring
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 33 (35) Personlig assistans Kopior på beslut från Försäkringskassan, avtal, räkningar Tidsredovisning LASS till Försäkringskassan Utbetalningsbesked från Försäkringskassan 2 år 2 år Debiteringsunderlag 2 år