Arkivbeskrivning för Vård- och omsorgsnämnden

Transkript

1 Dokumentnamn: Arkivbeskrivning för Vård- och omsorgsnämnden Sida: 1 (7) Arkivbeskrivning för Vård- och omsorgsnämnden Enligt arkivlagen (6 p 2) och offentlighets- och sekretesslagen (4 kap 2 ) ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar, vilket i arkivlagen kallas för arkivbeskrivning. Även i Östersunds kommuns arkivreglemente framgår det att varje myndighet (nämnds/styrelse) inom kommunen ska upprätta en arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen ska vara kortfattad och innehålla uppgifter om: Myndighetens arbetsuppgifter och organisation (se rubrik 1 och 2) Myndighetens arkivansvarige och arkivredogörare (se rubrik 3) Myndighetens historia (se rubrik 4) De viktigaste ärende- och handlingstyperna hos myndigheten samt verksamhetssystem som används inom myndigheten (se rubrik 5, 6 och 7) Vilka uppgifter som regelbundet hämtas från, eller lämnas till, andra (se rubrik 8) Sökingångar/tekniska hjälpmedel för att ta del av allmänna handlingar (se rubrik 9) Gallringsbeslut som tillämpas (se rubrik 10) Vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar (se rubrik 11) Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter (se rubrik 12) Syftet med arkivbeskrivningen är att ge allmänheten information om myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar. 1. Vård- och omsorgsnämndens arbetsuppgifter Vård- och omsorgsnämnden ansvarar för insatser och avgifter inom socialtjänsten när det gäller vård och omsorg till äldre och funktionshindrade. Nämnden ansvarar även för insatser och avgifter med stöd av lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, förutom korttidstillsyn avseende elever i den obligatoriska skolan. Dessutom ansvarar nämnden för insatser och avgifter inom den kommunala hälso- och sjukvården. Inom nämndens ansvarsområde finns också insatser, avgifter och upphandling enligt lagen om kommunal befogenhet att tillhandahålla servicetjänster åt äldre inom nämndens ansvarsområde, samt upphandling enligt lagen om valfrihetssystem inom nämndens ansvarsområde. Vård- och omsorgsnämnden ansvarar även för utveckling av e-förvaltning och e-tjänster samt medelsförvaltning inom nämndens ansvarsområde. 2. Nämndens och förvaltningens organisation Vård- och omsorgsnämnden svarar för den politiska ledningen och styrningen. Nämnden har 11 ledamöter och 11 ersättare. Vård- och omsorgsnämndens ärenden bereds av Vård- och omsorgsförvaltningen som även verkställer de politiska besluten.

2 Dokumentnamn: Arkivbeskrivning för Vård- och omsorgsnämnden Sida: 2 (7) Inom förvaltningen finns huvudverksamheterna hemtjänst och hemsjukvård samt olika former av stöd och boenden för äldre och personer med funktionsnedsättning. Därutöver finns det funktioner som stöttar huvudverksamheterna: en stab med bl.a. IT- och systemstöd, ekonomer, miljö- och säkerhetsansvarig samt en uppdragsenheten som uppdrar och beställer verksamhet, en biståndsenhet som beslutar om insatser till enskilda, en nattorganisation som ansvarar för insatser inom hemtjänsten nattetid, en hälsofrämjande enhet som ansvarar för hälso- och sjukvård samt rehabilitering, en förvaltningsövergripande sektor som på olika sätt stöttar såväl personal som enskilda personer som får någon form av stöd från Vård- och omsorgsnämnden. Omkring 25 procent av vård- och omsorgsarbetet utförs på kommunal entreprenad av externa utförare enligt lagen om valfrihetssystem (LOV). Valfrihetssystemet gäller för servicetjänster, personlig omvårdand inklusive hemsjukvård samt portionsmat. Vård- och omsorgsnämnden Stab egen regi (stödfunktion till egen regi) Förvaltningsövergripande sektor Ekonomer, IT-stöd, miljö- och säkerhetsansvarig Sektor LSS Förvaltningschef Chefssekreterare Nämndsekreterare Verksamhetsutvecklare Nattorganisation Två enhetschefer Biståndsenheten Biståndshandläggare Uppdragsenheten En medicinskt ansvarig för rehabilitering Två medicinskt ansvariga sjuksköterskor Handläggare inom LSS och SoL Sektor Säbo Sektor hemtjänst inklusive boendestöd Hälsofrämjande enhet

3 Dokumentnamn: Arkivbeskrivning för Vård- och omsorgsnämnden Sida: 3 (7) 3. Arkivansvarig och arkivredogörare Vård- och omsorgsnämnden har det övergripande ansvaret för arkivfrågorna och för att fördela arbetsuppgifterna. Nämnden har gett förvaltningschefen i uppdrag att fördela arbetsuppgifter kring arkivfrågor inom nämndens verksamhetsområde. Förvaltningschefen har utsett sig själv till arkivansvarig och nämndsekreteraren till arkivredogörare. Den som är arkivansvarig ansvarar i huvudsak för att gällande lagar och föreskrifter följs inom hela förvaltningen, samt informerar personal och nämnd i arkivfrågor. Arkivredogöraren ansvarar för att en god dokumenthantering upprätthålls inom den egna förvaltningen enligt de anvisningar som finns och är en länk mellan verksamhet och arkivansvarig/kommunarkivet. Instruktioner för arkivansvarig och arkivredogörare finns i dokumentet Arkivansvariga och arkivredogörare inom Östersunds kommun. 4. Vård- och omsorgsnämndens historia Östersunds kommun bildades år 1971 i samband med kommunreformen År 1993 delades Socialnämndens verksamhet upp på tre olika nämnder och då bildades bland annat Omsorgsnämnden. Omsorgsnämnden var en så kallas beställarnämnd som (precis som de andra nämnderna) beställde verksamhet av Verksamhetsstyrelsen. Vid årsskiftet 2002/2003 genomfördes en omorganisation och Verksamhetsstyrelsen togs bort. Omsorgsnämnden bytte då namn till Vård- och omsorgsnämnden och blev både en beställar- och en utförarnämnd, vilket den är än idag. 5. De viktigaste ärendetyperna Vård- och omsorgsnämnden hanterar en mängd olika ärenden varje år. De viktigaste ärendetyperna är: Avvikelsehantering Bistånd och insatser enligt socialtjänstlagen (SoL), hälso- och sjukvårdslagen (HSL), lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt lagen om assistansersättning (LASS) Ekonomi Förslag- och synpunktshantering IT Kvalitetsuppföljningar Ledning och styrning Personal Projekt Remisser Tillsyner och granskningar genomförda av Inspektionen för vård och omsorg Upphandlingar Ärenden enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) Överklaganden

4 Dokumentnamn: Arkivbeskrivning för Vård- och omsorgsnämnden Sida: 4 (7) 6. De viktigaste handlingstyperna De viktigaste handlingstyperna hos Vård- och omsorgsnämnden listas i tabellen nedan. Anställningsbevis Avtal och kontrakt Avvikelserapporter Beslut och meddelanden från Inspektionen för vård och omsorg Biståndsbeslut Bokslut Budgetar och flerårsplaner Delegationsbeslut Domar från högre instanser E-förslag Fakturor Förfrågningsunderlag Genomförandeplaner Insatsplaner Internkontrollplaner Investeringsbeslut IT-planer Kallelser Kvalitetsgranskningar Lex Maria-anmälningar Lex Sarah-anmälningar Måldokument Månadsuppföljningar Patientjournaler Personakter Prognoser (ekonomiska) Projektplaner och projektrapporter Protokoll Rapporteringar av ej verkställda beslut Rapporteringar av missförhållanden Remisser och remissvar Riktlinjer och rutiner Sociala journaler Synpunkter Verksamhetsberättelser/bokslut/ årsredovisningar Verksamhetsplaner Yttranden till domstolar och Inspektionen för vård och omsorg Överklaganden 7. Verksamhetssystem inom förvaltningen Inom används en mängd olika verksamhetssystem som alla har systemansvariga. De systemansvariga ansvarar för att upprätta en dokumenthanteringsplan för respektive verksamhetssystem. Östersunds kommuns ärendehanteringssystem heter KommunOffice och består av flera olika moduler. använder sig av systemets diarium, föredragningslista- och protokollsystem samt postlista. Det är förvaltningens nämndsekreterare och registratorer som registrerar i dessa moduler. I verksamhetssystemet Procapita förs dokumentation enligt socialtjänstlagen (SoL), lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), lagen om assistansersättning (LASS) och hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Sådan dokumentation förs också på papper ute på enheterna i verksamheten. Till Procapita hör också Laps Care som är ett ruttoptimeringssystem för hemtjänsten. Gemensam dokumentation mellan regionen och kommunen görs i Meddix där regionen är systemägare.

5 Dokumentnamn: Arkivbeskrivning för Vård- och omsorgsnämnden Sida: 5 (7) Övriga administrativa verksamhetssystem är: Adato (rehabiliteringsärenden) Aditro Window (fakturahantering) Economa RoR (ekonomihantering, redovisning och reskontror) First Class (e-post och konferenshantering) Flexite (kontaktcenter och kundtjänst) Freetime (administration av vikarier) Heroma (personal- och lönehantering) Jourlisa (hantera jourscheman) Nationell patientöversikt (direktåtkomst till journalhandlingar) Palliativa registret (kvalitetsregister) Pascal (sammanhållna läkemedelsinformation kring patienter) Phoniro (digitalt nyckelhanteringssystem inom hemtjänsten) Riskprio (systematiskt säkerhetsarbete) Senior alert (nationellt kvalitetsregister) Troman (förtroendevaldaregister) 8. Uppgifter som regelbundet hämtas från, eller lämnas till, andra Inkomstuppgifter för personer som beviljats insatser från Vård- och omsorgsnämnden hämtas månadsvis från Skatteverket och Försäkringskassan. Dessa uppgifter utgör underlag för avgiftsberäkning. Vård- och omsorgsnämnden lämnar regelbundet ut uppgifter till andra myndigheter, organisationer och privatpersoner: Nämnden skickar ofta uppgifter till tillsynsmyndigheten Inspektionen för vård och omsorg i samband med lex Sarah- och lex Maria-anmälningar, verksamhetstillsyner och rapporteringar av ej verkställda beslut. Vård- och omsorgsnämnden lämnar regelbundet uppgifter för statistiska sammanställningar till Statistiska centralbyrån (SCB) och Socialstyrelsen. I samband med överklagningar av nämndens beslut skickas yttranden tillsammans med överklagan och bilagor till Förvaltningsrätten eller Kammarrätten. Vård- och omsorgsnämndens diarium och protokoll publiceras på Östersunds kommuns hemsida, vilket gör det möjligt för allmänheten att när som helst ta del av dessa handlingar. Vård- och omsorgsnämnden lämnar på begäran ut allmänna handlingar, vilket sker regelbundet. Innan handlingar lämnas ut görs alltid en sekretessprövning. Ekonomihandlingar såsom årsredovisningar, månadsuppföljningar, delårsbokslut, budgetar, flerårsplaner och prognoser lämnas regelbundet över till Kommunstyrelsen i Östersunds kommun. Detta eftersom Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Vård- och omsorgsnämnden lämnar årligen över arkiverade handlingar till arkivmyndigheten (Kommunarkivet). Arkivmyndigheten tar då över det fulla ansvaret för handlingarna.

6 Dokumentnamn: Arkivbeskrivning för Vård- och omsorgsnämnden Sida: 6 (7) 9. Sökingångar/tekniska hjälpmedel för att ta del av allmänna handlingar Det går att söka i Vård- och omsorgsnämndens diarium via Östersunds kommuns hemsida: Via hemsidan går det även att söka bland nämndens föredragningslistor/kallelser och protokoll. Dator finns att låna hos Kundcenter i Rådhusets reception. Allmänna handlingar som inte registerars i diariet eller postlistan, och som inte läggs i en personakt/journal, hålls ordnade i pärmar eller mappar på respektive enhet. I Vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan framgår vilka typer av handlingar som finns, var de förvaras, gallringsfrister samt leveranstider till Kommunarkivet. På förvaltningens stab finns ett närarkiv som sköts av arkivredogöraren tillsammans med registratorer. I närarkivet finns de ärenden som registrerats i diariet de senaste två åren. Där finns även de ärenden som registreras i postlistan de senaste två åren. Ute på enheterna finns det aktskåp för den dokumentation som görs nära verksamheten. s nämndsekreterare och stabsplacerade registratorer kan lämna upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter. Dessa nås via kommunens växel på tel eller via e-post: kundcenter@ostersund.se. 10. Gallringsbeslut som tillämpas Att gallra en handling är att förstöra den. För att få gallra/förstöra en typ av handling krävs ett beslut från ansvarig myndighet. I Östersunds kommuns arkivreglementet fastställs att varje nämnd utgör en egen myndighet och därmed ansvarar för sitt eget arkivet. Varje nämnd ska upprätta en dokumenthanteringsplan där det framgår vilka handlingar som kommer in och upprättas på myndigheten, samt hur dessa ska hanteras. Det är i dokumenthanteringsplanen som nämnden förtydligar vilka allmänna handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras. Om en typ av handling inte finns med i dokumenthanteringsplanen måste den bevaras. Nämndsekreteraren eller registrator vid staben får dock besluta att en typ av handling som inte finns med i dokumenthanteringsplanen får gallras, enligt Vård- och omsorgsnämndens delegationsbestämmelser. Delegationsbestämmelserna finns att läsa på Östersunds kommuns hemsida under: Politik/Inflytande Kommunorganisation Nämnder och styrelser Vård- och omsorgsnämnd. Arkivbildning och gallring inom kommuner styrs i första hand av arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446). För personal- och ekonomiadministrationen i kommunen styr flera olika lagar dokumenthanteringen och bevarandet av handlingar. Speciallagstiftning För Vård- och omsorgsnämnden har speciallagstiftningen en viss betydelse. I socialtjänstlagen (SoL, 2001:453) framgår det exempelvis att dokumentation och gallring ska ta hänsyn till den enskildes integritet men också till att garantera rättsäkerhet. Detsamma gäller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS, 1993:387). I patientdatalagen (2008:355) finns

7 Dokumentnamn: Arkivbeskrivning för Vård- och omsorgsnämnden Sida: 7 (7) bestämmelser kring dokumentation och gallring av handlingar rörande hälso- och sjukvårdsinsatser. Ett urval av journaler och personakter ska bevaras för framtida forskning. Dokumentation från personer som är födda den 5, den 15 och den 25 varje månad ska bevaras. Övriga personakter/journaler gallras efter 5 eller 10 år enligt dokumenthanteringsplanen. Detta gäller för all dokumentation enligt SoL, LSS, LASS och HSL. 11. Bestämmelser om sekretess som vanligen tillämpas på uppgifter i handlingar Sekretess till skydd för enskilds personliga och ekonomiska förhållanden är den vanligaste anledningen till begränsningar av de allmänna handlingarnas offentlighet inom Vård- och omsorgsnämnden. Det betyder att det är bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagens femte avdelning som tillämpas, i första hand 26 kap 1. Enligt patientdatalagen (4 kap 1 ) råder inre sekretess för den som arbetar hos en vårdgivare. Personal får ta del av dokumenterade uppgifter om en patient endast om han eller hon deltar i vården av patienten eller av annat skäl behöver uppgifterna för sitt arbete inom hälso- och sjukvården. Inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde sker offentliga upphandlingar av både varor och tjänster. I dessa sammanhang kan de allmänna handlingarnas offentlighet begränsas enligt 31 kap 16 offentlighets- och sekretesslagen. 12. Försäljning av personuppgifter Vård- och omsorgsnämnden har ingen rätt att sälja vidare personuppgifter.