Arkivbeskrivning omsorgsnämnden 2019

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Evelina Juel ON 2019/0003 Nämndsekreterare Omsorgsnämnden Arkivbeskrivning omsorgsnämnden 2019 Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner den reviderade arkivbeskrivningen. Bakgrund Omsorgsnämnden ska upprätta en arkivbeskrivning, där ansvariga för arkivfrågor och en beskrivning av verksamhetens arkiv fastställs. Arkivbeskrivningen har reviderats och biläggs tjänsteskrivelsen. Evelina Juel Nämndsekreterare Mattias Ask Förvaltningschef Bilagor Arkivbeskrivning Omsorgsnämndens organisationsträd Lista över IT-system Omsorgsförvaltningen Adress Box 848, Kalmar Besök Torsgatan 1 B Tel vx Fax evelina.juel@kalmar.se

2 ALLMÄNNA HANDLINGAR - ARKIVBESKRIVNING Datum Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar - arkivbeskrivning - blankett Myndighetens organisation Myndighetens namn Omsorgsnämnden Myndighetens tillkomstår och ev. föregångare Januari 1992 bildades äldreomsorgsförvaltningen. Innan 1992 tillhörde omsorgsförvaltningen socialnämnden bytte förvaltningen namn till omsorgsförvaltningen då LSS och socialpsykiatrin tillkom som verksamhetsområde. 1 januari 2008 tog omsorgsnämnden över ansvaret för hemsjukvården från Landstinget. Ansvaret för socialpsykiatrin och LSS togs över av socialnämnden 1 januari Bifoga organisationsskiss eller länka till organisationsskiss Se bilaga Myndighetens uppdrag Beskriv verksamhet och uppdrag Nämndens ansvarsområde är socialtjänst och hälso- och sjukvård avseende: Vilka viktigaste författningar, lagbestämmelser och regler etc. styr verksamheten? socialtjänstens insatser i form av hemtjänst och vård- och omsorgsboende enligt gränsdragning med Södermöre kommundelsnämnd. övriga insatser för att äldre människor får möjlighet att leva och bo självständigt ansvar för myndighetsutövning inom nämndens verksamhetsområde uppföljning och tillsyn av nämndens beslutade insatser om vård och omsorg oavsett utförare hälso- och sjukvård i hela kommunen i enlighet med kommunens ansvar i hälso- och sjukvårdslagen och i överensstämmelse med det avtal som är upprättat med landstinget samt enligt skriftlig ansvarsfördelning med socialnämnden. Kommunallagen (2017:725), förvaltningslagen (1986:223), socialtjänstlagen (2001:453), hälso- och sjukvårdslagen, offentlighets- och sekretesslagen, Dataskyddsförordningen, omsorgsnämndens reglemente, delegationsordning. Myndighetens arkiv och handlingar Vilka förteckningar, register eller andra sökmedel finns för myndighetens allmänna handlingar? Allmänt diarium, dokumenthanteringsplan Vilka IT-stöd använder myndigheten? Se bilaga Vilka tekniska hjälpmedel finns att tillgå för enskilda för att ta del av Förvarar myndigheten arkiv från/åt någon annan myndighet? Om KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Fastställt av Dokumentansvarig Kommundirektör Annette Andersson Kommunarkivarie Magdalena Salomonsson 1 (2) Utgåvedatum Tillhör dokument Anvisningar till blanketten Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar arkivbeskrivning

3 myndighetens allmänna handlingar? Dator ja, åt vem Nej Inskränkningar i tillgänglighet genom sekretess Vilka sekretessbestämmelser förekommer vanligast hos myndigheten? 26 kap 1 Offentlighet och sekretesslagen Vilka handlingsslag kan beröras av dessa sekretessbestämmelser? Alla handlingar som rör handläggning av ärenden gällande enskilda inom kommunal socialtjänst. Kontaktpersoner Vem kan ge upplysningar om myndighetens allmänna handlingar? Nämndsekreteraren Vem/vilka är arkivansvariga? Förvaltningschef Vem/vilka är arkivredogörare? Nämndsekreterare, enhetschef SoL/HSL Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra När hämtas/lämnas dessa? Vid behov beroende på ärendets karaktär Hur sker hämtning/lämning? Digitalt, via papper och muntligt. Vilken/vilka uppgifter? Lämnar: Socialstyrelsen Individstatistik. Inspektionen för vård och omsorg (vid tillsynsärenden, Lex Sarah och ej verkställda beslut). Socialnämnden (vid gemensam ärendehandläggning). Hälso och sjukvård Landstinget i Kalmar län (vid gemensam patienthantering). Hämtar: Bostadstillägg, förändring av inkomst från försäkringskassan och pensionsmyndigheten. Aviseringshämtning från folkbokföringsregister. Socialnämnden (vid gemensam ärendehandläggning). Hälso och sjukvård Landstinget i Kalmar län (vid gemensam patienthantering). När hämtas/lämnas dessa? Hur sker hämtning/lämning? Vid behov beroende på ärendets karaktär Digitalt, via papper och muntligt Försäljning av personuppgifter Har myndigheten rätt att sälja personuppgifter? Om ja, beskriv vilka och till vem. Nej 2 (2)

4 Om sorgsförval tn i n gen s organ i sati on sstru ktu r Förvaltningschef Nämnd, administration, kvalitet och miljö, projektledare ekonomi myndighet Administrativ chef Verksamhetschef hälso-och sjukvård Medicinskt ansvarig sjuksköterska, controller HSL Hälso - och sjukvård Rehabilitering Supportchef erna drift, boendesamordnare kommunal hjälpmedelssamverkan (KHS) Resurs Team 1 6 enheter Lindsdal Lindsdal VoB Rinkabyholm Rockneby Smedby 4 st. Verksamhetschefer SoL Hemtjänst, vård och omsorgsboende, träffpunkter och dagverksamheter Team 2 5 enheter Norrliden Skogsrået Vänskapens Väg Daglig verksamhet Team 3 10 enheter Berga Backe Djurängen Funkabo Kungsgården Nattenheten Nattpatrull Team 4 7 enheter Bryggaren Gullregnet Kaggen Kajalen Kastanjen Stensberg Ingelstorpsvägen Jungmansgården Närståendeanställda Varvet Oxhagshemmet Björketorp Linden

5 Förteckning över IT system (verksamhetssystem) För kontakt med systemansvarig kontakta Kalmar kommuns växel Adato rehabilitering av personal BPSD Cosmic Link sammanhållen hälso- och sjukvård, informationsöverföringssystem kommun/landsting Doro Care Draft IT HSA: hälso och sjukvårdens adressregister Hypergene ekonomisk redovisning Laps Care planering av hemtjänstinsatser Lifecare mobilt stöd i hemtjänsten verktyg för utförd tid Multi Access Styra Offentliga jobb rekryteringsverktyg OneMed förskrivning av inkontinenshjälpmedel och beställning av sjukvårdsmateriel Outlook Palliativregistret Pascal beställning och förskrivning, apoteket Personec, självservice lönesystem Personec Affärslösningar fakturahantering Phoniro PhoniroCare digital nyckelhantering Procapita SoL/Lifecare verksamhetssystem Procapita HSL - verksamhetssystem Public 360 dokumenthantering Senior alert kvalitetsregister Sesam 2 hjälpmedelshantering Streamflow avvikelsehantering Svevac registrering av vaccinationer Time Care Planering schemaläggning Time Care Pool bemanning, vikariehantering Verktyg för hemhandling av dagligvaror till omsorgstagare Via Competence WinLas