OMSORGSFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK. Uthyrning av vård- och omsorgsboende process

Transkript

1 OMSORGSFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Förvaltningschef Thomas Tryggvesson Verksamhetschef Lars Axelsson (8) Uthyrning av vård- och omsorgsboende process Biståndshandläggare 1. Delger den enskilde beslut om bifall vård- o omsorgsboende 8. Lägger bevakning och faxar beställning samt meddelar berörda chefer Boendesamordnare 2. Erbjuder den enskilde ledig lägenhet 3. Informerar enhetschef och personal på aktuellt boende 6. Tar emot bekräftelse att den enskilde tackar ja till lägenheten 7. Meddelar uppgifter om ny hyresgäst 15. Tar emot uppsägning av hyreskontrakt 16. Bokar tid för lägenhetsbesiktning Verkställighet - aktuellt vård- o omsorgsboende 4. Bokar tid med den enskilde om visning av lägenhet 5. Visar lägenheten för den enskilde 9. Lämnar nycklar till den enskilde/ företrädare 10. Meddelar inflyttningsdatum 11. Skickar faktureringsunderlag 13. Meddelar när behovet av lägenheten upphör 18. Tar emot lägenhetsnycklar Ekonomiassistent 8. Skriver hyreskontrakt och fakturerar hyra 12. Fakturerar vård- o omsorgsavgift 14. Avslutar fakturering vård- o omsorgsavgift samt beslut om vård- och omsorgsboende 17. Bekräftar uppsägning av hyreskontrakt

2 2 (8) Uthyrning av vård- och omsorgsboende process Syfte Syftet med denna processbeskrivning är att klargöra omsorgsförvaltningens arbetssätt och ansvar vid uthyrning av lägenhet i vård- och omsorgsboende (5 kap. 5 Socialtjänstlagen), när vård- och omsorgsboende har beviljats enligt 4 kap. 1 Socialtjänstlagen (SoL). Uthyrning av lägenhet genomförs i överensstämmelse med gällande hyreslagstiftning (12 kap. Jordabalken). Processen ska vara ett stöd i arbetet för berörd personal för att säkra och utveckla kvaliteten i arbetssättet, från det att den enskilde har blivit beviljad insatsen vård- och omsorgsboende tills dess att hyreskontraktet upphört att gälla. Processen ska också vara ett stöd i arbetet om frågan uppstår/ansökan görs om parboende, i samband med uthyrning av bostad i vård- och omsorgsboende till den enskilde som beviljats bostad enligt SoL. Rätten till parboende för äldre gäller i alla former av särskilda boenden, det vill säga även boenden inriktade på personer med demenssjukdom eller andra speciella inriktningar (4 kap. 1 c SoL). Mätning Mätpunkter läggs in i processkartan när boportalen i Procapita är klar att användas, vilket beräknas till andra halvåret Koppling till huvudprocesskartan Processen uthyrning av vård- och omsorgsboende hör till Kalmar kommuns huvudprocess Ansvara för stöd, omsorg och vård till äldre och till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar. Dokumentation och rapportering När mätpunkterna är fastställda kommer det stå skrivet här hur mätningarna ska dokumenteras och rapporteras.

3 3 (8) Anvisningar till respektive aktivitet i processen Om och när parboende är aktuellt, använd också Vägledning för tillämpning av socialtjänst- och hyreslagstiftningen - Rätten att fortsätta bo tillsammans i ett äldreboende (Socialstyrelsen och Boverket) som stöddokument. 1. Delger den enskilde beslut om bifall vård- o omsorgsboende Ansvarig biståndshandläggare delger den enskilde skriftligt besked om bifall på beslut om vård- och omsorgsboende. Beslutsmeddelande i Procapita 2. Erbjuder den enskilde ledig lägenhet Boendesamordnaren erbjuder den enskilde ledig lägenhet, muntligt samt skriftligt med bifogad svarsblankett. Nedanstående stöddokument ska användas. Brevmallen Erbjudande vård- och omsorgsboende Blanketten Svar på erbjudande vård- och omsorgsboende. 3. Informerar enhetschef och personal på aktuellt boende Boendesamordnaren tar muntlig kontakt med boendepersonalen och informerar om vem som fått erbjudande om ledig lägenhet på aktuellt boende, samt att de ska förbereda sig för visning som ska kunna ges både vardag och helgdag. Boendesamordnaren informerar också om lägenheten får visas utan tidigare lägenhetsinnehavares/företrädares medverkan. Nuvarande lägenhetsinnehavare är skyldig, enligt hyreslagen, att tillåta visning av lägenheten. Boendesamordnaren ger samma information till ansvarig enhetschef via meddelarfunktionen i Procapita.

4 4 (8) 4. Bokar tid med den enskilde om visning av lägenhet Den enskilde eller dennes företrädare tar själv kontakt med boendepersonal/ enhetschef och bokar tid för visning av lägenheten. Lägenheten ska kunna visas alla veckans dagar, såväl vardag som helgdag. Det är viktigt att boendepersonal/enhetschef ordnar visningen så snabbt som möjligt, för om den enskilde tackar nej måste boendesamordnaren snabbt kunna erbjuda lägenheten till annan sökande. 5. Visar lägenheten för den enskilde Boendepersonal/enhetschef visar lägenheten för den enskilde och eventuell företrädare, såväl vardag som helgdag. I förekommande fall sker visning av lägenheten tillsammans med tidigare lägenhetsinnehavare och/eller dennes företrädare. 6. Tar emot bekräftelse att den enskilde tackar ja till lägenheten Boendesamordnaren tar emot bekräftelse från den enskilde eller dennes företrädare, inom angiven tid och på angivet sätt, att den enskilde tackat ja till lägenheten. Blanketten Svar på erbjudande vård- och omsorgsboende 7. Meddelar uppgifter om ny hyresgäst Boendesamordnaren meddelar 1. ansvarig biståndshandläggare att den enskilde tackat ja till lägenheten samt tillträdesdatum 2. ekonomiassistent uppgifter för hyreskontrakt 3. ansvarig enhetschef tillträdesdatum 4. hälso- o sjukvårdspersonal hyresgästens personuppgifter

5 5 (8) 8. Lägger bevakning och faxar beställning samt meddelar berörda chefer Ansvarig biståndshandläggare lägger en bevakning i Procapita om beslutet om vård- och omsorgsboende till enhetschefen för aktuellt boende. Ansvarig biståndshandläggare meddelar också, via Procapita, berörda chefer i hemtjänst, nattpatrull och dagverksamhet att och preliminärt när den enskilde ska flytta till vård- och omsorgsboende. Ansvarig biståndshandläggare faxar beställning Hjälp i hemmet till personalen på vård- och omsorgsboendet. Beställning Hjälp i hemmet i Procapita 8. Skriver hyreskontrakt och fakturerar hyra Ansvarig ekonomiassistent skriver hyreskontrakt samt undertecknar detta, på delegation från omsorgsnämnden och skickar det sedan till den enskilde. Nedanstående stöddokument ska användas. OBS! Om det är aktuellt med parboende och sammanboende maka/make eller sambo hyr egen bostad i anslutning till, men skild från makan/makens eller sambons bostad, ska det tecknas två olika hyreskontrakt. Sammanboende maka/make eller sambo undertecknar hyreskontraktet för sin bostad. Ansvarig ekonomiassistent fakturerar därefter hyran månadsvis och i förskott. Mall hyreskontrakt Blankett för autogiro Svarskuvert 9. Lämnar nycklar till den enskilde/företrädare Enhetschefen ansvarar för att samtliga nycklar till lägenheten lämnas och kvitteras ut av hyresgästen eller dennes företrädare. Nedanstående stöddokument ska användas. Samtidigt kommer man överens med hyresgästen eller dennes företrädare när inflyttning sker och att det görs inom tidsramen som boendesamordnaren angett.

6 6 (8) Nyckelrutiner Blanketten Nyckelkvittens 10. Meddelar inflyttningsdatum Enhetschefen ansvarar för att blanketten In- och utflyttning faxas till boendesamordnaren och ansvarig ekonomiassistent för meddelande om inflyttningsdatum. Blanketten ska faxas senast dagen efter inflyttningsdatum. Blanketten In- och utflyttning i vård- och omsorgsboende 11. Skickar faktureringsunderlag Enhetschefen ansvarar för att faktureringsunderlag (blanketten i nedanstående stöddokument) fylls i och faxas till ansvarig ekonomiassistent senast 2 dagen i varje ny månad. Blanketten Frånvaro/avvikelse i vård- och omsorgsboende 12. Fakturerar vård- o omsorgsavgift Ansvarig ekonomiassistent fakturerar vård- och omsorgsavgift månadsvis i efterskott utifrån faktureringsunderlag. Blanketten Frånvaro/avvikelse i vård- och omsorgsboende 13. Meddelar när behovet av lägenheten upphör Samma dag eller senast dagen efter att hyresgästen har flyttat/avlidit, ansvarar enhetschefen för att meddela boendesamordnare, ekonomiassistent och rehabpersonal. Blanketten enligt nedanstående stöddokument ska faxas till dem. Enhetschefen ansvarar för att information ges till den utflyttande hyresgästen eller dennes företrädare att kontakta boendesamordnaren för uppsägning av

7 7 (8) lägenheten, och att uppsägningen ska göras så snart som möjligt. Samtidigt överlämnas informationsbladet enligt nedanstående stöddokument. Om hyresgästen har avlidit och företrädare för dödsboet saknas eller frånsäger sig ansvaret ska enhetschefen kontakta boendesamordnaren och meddela detta. Blanketten In- och utflyttning i vård- och omsorgsboende Informationsbladet Information Uppsägning och utflyttning från vård- och omsorgsboende 14. Avslutar fakturering vård- o omsorgsavgift Ansvarig ekonomiassistent avslutar fakturering av vård- o omsorgsavgiften. 15. Tar emot uppsägning av hyreskontrakt Boendesamordnaren tar emot skriftlig uppsägning av hyreskontraktet från den utflyttande hyresgästen eller dennes företrädare. Boendesamordnaren skickar sedan uppsägningen till ansvarig ekonomiassistent. Det är viktigt att informera den utflyttande hyresgästen eller dennes företrädare att de har rätt till sin uppsägningstid, men att omsorgsförvaltningen ser det positivt att lägenheten blir inflyttningsklar för nästa hyresgäst så snart som möjligt. Om hyresgästen har avlidit och företrädare för dödsboet saknas eller frånsäger sig ansvaret ska boendesamordnaren kontakta mottagningsenheten för försörjningsstöd på socialförvaltningen för att göra en dödsboanmälan. Socialförvaltningen ska då ta hand om och utreda ärendet. Om hyresgästen varit parboende, har sammanboende efterlevande maka/make eller sambo i normalfallet rätt att överta lägenheten. Boendesituationen måste i dessa fall försöka lösas i samförstånd med den efterlevande parten. Därför är det viktigt att vi redan från början vid inflyttningen gjort den efterlevande parten införstådd med vad som gäller. Gemensamt för ovan nämnda scenarier gäller följande: 1) Varje enskilt ärende är unikt och ska behandlas utifrån rådande omständigheter. 2) Om och när vi inte vet hur vi ska göra, kontakta förbundsjurist hos Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och avdelningen för juridik för att få råd och stöd.

8 8 (8) Vägledning för tillämpning av socialtjänst- och hyreslagstiftningen - Rätten att fortsätta bo tillsammans i ett äldreboende sid (Socialstyrelsen och Boverket) Aktuellt hyreskontrakt/annan skriftlig uppsägning Ärvdabalken 18 kap Bokar tid för lägenhetsbesiktning Boendesamordnaren bokar tid för lägenhetsbesiktning hos respektive fastighetsägare. Besiktning ska ske direkt efter att lägenheten är tömd och städad. 17. Bekräftar uppsägning av hyreskontrakt Ekonomiassistenten bekräftar uppsägningen skriftligt på hyreskontraktet. Aktuellt hyreskontrakt 18. Tar emot lägenhetsnycklar Enhetschefen ansvarar för att ta emot återlämnade nycklar och kvitterar att den utflyttande hyresgästen eller dennes företrädare återlämnat samtliga nycklar till lägenheten. Nedanstående stöddokument ska användas. Nyckelrutiner Blanketten Nyckelkvittens