Systemförändringar i samband med omorganisation

Relevanta dokument
Rutiner för administration av organisationsförändringar i koncernvida IT-system.

Projektkatalog - Summering av gemensam förvaltning I projektkatalogen ingår behov av it-resurser inom förvaltningsobjekten för 2018

Forskarstuderande. 1. Inloggning

Forskarstuderande. 1. Inloggning

Produktionsplaneringsprocessen

UPPDRAGSBESKRIVNING. PARAPLYPROJEKT FÖR MIUN:s PLANERINGSPROCESS. Fortsättningsprojekt; Implementering och Integration

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4754 A-K Andersson

Forskare & Handledare. 1. Inloggning

Forskare & Handledare. 1. Inloggning

Handläggningsordning för författande och beredning av kursplaner vid Högskolan Dalarna

Regler för kursplaner vid Högskolan Dalarna

Hantering av webbinformation i databasen för presentation på MIUNs engelska webb för Exchange Students (utbytesstudenter) och Free Movers.

Rutiner för beställning och avbeställning avseende konton och viss utrustning vid nyanställning och när anställning upphör

Carina Wikstrand DNR: MIUN 2016/2116 IT: 2016/009. Mittuniversitetets systemförvaltningsmodell

Anvisningar om rutiner för bedömning av behörighet för samtliga sökande till utbildning på forskarnivå vid Karolinska Institutet Dnr 1-868/2018

Workshop ekonomimodell LNU. Hfr nov 2015

Administrativa roller - Plan för införande och förvaltning

HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR HANTERING AV SJÄLVSTÄNDIGA ARBETEN

Detaljerad processbeskrivning Ta fram och revidera kursplaner. Sida 1 (10)

Rutinbeskrivning. Utsökning av funktion System: Primula Web Delsystem: Funktion Version nr: 0.1

Pågående utveckling av nya IT-stöd vid Stockholms universitet

IAM NETINFO Verktygsstöd. Rollhantering. Stödprocesser. Information. Användare IT-tjänster. Behörigheter Målgrupper

Plan för introduktion av nya chefer vid Linnéuniversitetet

Plan för introduktion av nya chefer vid Linnéuniversitetet

Nedan presenteras arbetsgruppens förslag:

Pågående utveckling av nya IT-stöd vid Stockholms universitet

SISU StudieInformation vid Stockholms universitet. Utbildning för utbudsredaktörer Genomgång av utbudet

REGLER FÖR FORSKNINGSINFRASTRUKTURER VID GÖTEBORGS UNIVERSITET

Institutionernas behov av administrativ kompetensutveckling (L5.8)

Gallring/rensning och bevarande av e-postmeddelanden

Lathund för bevarande och gallring ekonomihandlingar/räkenskaper vid Mittuniversitetet

Projektplan: Fortsättningsprojekt studentwebben

Handbok för organisationsförändringar

UNIVERSITETSFÖRVALTNINGEN VERKSAMHETSPLAN OCH BUDGET 2015

Systemförvaltnings Modell Ystads Kommun(v.0.8)

VERKTYG FÖR ATT EFFEKTIVISERA BUDGET- OCH PROGNOSPROCESSER

Ansökan om allmänt driftsstöd/begränsat driftsstöd för ny tidning Inkl. bilaga för kostnadsredovisning

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

STRATEGI-, UTREDNINGS- OCH OMSTÄLLNINGSARBETET LÄGET 13 DECEMBER

Rutiner för beställning och avbeställning avseende konton och viss utrustning för extern personal

Riktlinjer för självständiga arbeten inom fakulteten för teknik vid Linnéuniversitetet

Riktlinjer för inrättande av utbildningsprogram och fastställande av utbildningsplan för lärarprogrammen vid Humanvetenskapliga området

Manual Attestering av fakturor på webb

Webbportal - Lathund LISA

Acrobat version Du behöver ha Acrobat Pro installerat på din dator för att signera planer i Atlas. Däri finns funktion för certifiering/signering.

Ansökan Kulturprojektmedel

Projektkontrakt - Genomförande - Ny Studentportal

Fältbeskrivning kurstillfälle

WEBBPOLICY. MITTUNIVERSITETET Styrdokument DNR MIUN 2010/1366. Publicerad: Beslutsfattare: Rektor. Handläggare: Bengt Nilsson

IT-plan för Söderköpings kommun

Handläggningsordning för upphävande av fastställda kurs- och utbildningsplaner

Beslutsstöd för Lärosäten

Bilaga, Definition av roller och begrepp, till policy för IT-säkerhet

Kravspecifikation medarbetarportal

REGEL FÖR UTBILDNINGSPLANER

Riktlinjer för informationssäkerhet

Regler och handläggningsordning för inrättande av institutioner, centrumbildningar, arbetsenheter och högskolor vid Umeå universitet

Pågående utveckling av nya IT-stöd vid Stockholms universitet

Revisionsplan för Linnéuniversitetet 2015

Inrättande av en gemensam - centraliserad stödorganisation - genomförandeplan

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Novaschem Integration. Procapita Education Grundskola

Ekonomiadministrativa rutiner för anställda på Högskolan i Borås

LINKÖPINGS UNIVERSITET Institutionen för molekylär och klinisk medicin, IMK Hälsouniversitetet LINKÖPING Anneli Pedersen Brandt

Identity and Access Management på LU

Lokala regler för inrättande och avveckling av ämne på forskarnivå

SSC - Lönetjänster 2017

Universitets- och fakultetsgemensamma kostnader 2016

Attestinstruktion Förskoleförvaltningen

Tjänsteplaneringssystemet Retendo Academic

Riktlinjer för informationssäkerhet

Lathund Automatiserad överföring av kurs mellan KursInfo och Ladok. 2. Kriterier för automatiserad överföring

Handläggningsordning för att inrätta, revidera, ställa in eller avveckla utbildningar som leder till gemensam examen på grundnivå eller avancerad nivå

Rapport från internrevisionen

Riktlinjer för inrättande av utbildningsprogram och fastställande av utbildningsplan för lärarprogrammen vid Humanvetenskapliga området

LATHUND Upplägg ny icke statlig kund i Agresso. AGRESSO Ekonomi / Kundreskontra / Kundregister / Kund

Handbok för organisationsförändringar

Handläggningsordning för att inrätta, revidera, ställa in eller avveckla utbildningar

Version 1 Statens servicecenters Primula planerad kommunikation i samband med systembyte

Masterprogrammet i audiologi/logopedi Kvalitetsarbete

Processtyrning, riktlinje

Linnéuniversitetets dokumenthanteringsplan för Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning

Bilaga, Definition av roller och begrepp, till policy för IT-säkerhet. Publiceringsdatum Juni 2007 ( rev. September 2011)

Funktionsbeskrivning

Revidering av arbetsordning för Göteborgs universitet med avseende på ny organisation och styrning av lärarutbildningarna

Pågående utveckling av nya IT-stöd vid Stockholms universitet

Regler och handläggningsordning för inrättande av institutioner, centrumbildningar, arbetsenheter och högskolor vid Umeå universitet

Handläggningsordning avseende att inrätta, ställa in, revidera eller avveckla utbildningar

Besluts- och delegationsordning vid Företagsekonomiska institutionen 2017 D nr V 2017/105

Handelshögskolans vid Göteborgs universitet Företagsekonomiska institutionen Institutionsrådet

Versionshantering. Version Datum Kommentar Ändrad av: Skapad Smärre justeringar efter avstämningar med processledaren.

Internkontrollredovisning Service- och tekniknämnden

Rapport avseende genomförd internrevision år 2016

Arbetsmiljöpolicy och handlingsplan för Biologiska Institutionen

Handläggningsordning för förvaltning av IT-system vid Högskolan Dalarna

EXFLOW DYNAMICS NAV ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING

11 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll i regionens huvudboksprocess RS150315

Vem gör vad inom den gemensamma administrationen?

Regler för studentinflytande vid Umeå universitet

Transkript:

2017-09-18 Systemförändringar i samband med omorganisation Förändringar i universitetets organisation sker med jämna mellanrum och kan vara av olika slag. De förändringar som kan ske är: Införande av ny organisatorisk enhet Avveckling av organisatorisk enhet Delning av organisatorisk enhet Sammanslagning av två eller flera organisatoriska enheter Förändring av grundläggande information om en organisatorisk enhet, t.ex. namnändring eller ändring av organisatoriska nummer I samtliga fall påverkas de IT-system som använder sig av organisation som grundläggande begrepp. Ansvaret för att införa dessa förändringar bör koordineras för att ske synkat och på ett korrekt sätt. Därför bör det, vid större förändringar, finnas någon som är utsedd att koordinera införandet av de organisatoriska förändringarna i universitetets IT-system. En förändring av en organisatorisk enhet ska alltid föregås av ett beslut. I beslutet ska bl.a. framgå: Datum för införande av organisationsförändring Namn på nya organisatoriska enheter, klartext samt förkortning, både på svenska och engelska Typ av organisation; Fakultet, avdelning, förvaltningsavdelning etc. Eventuell överordnad organisatorisk enhet i organisationsen Utsedd chef för den organisatoriska enheten, om det är möjligt. Innan organisationsförändringen kan införas i IT-systemen behöver ställning även tas till följande: Ska nya kurskoder skapas för kurser kopplade till de nya enheterna eller ska de gamla behållas? (Om förändringen sker vid annan tidpunkt än årsskiftet även:) Ska budget och uppföljning i ekonomisystemet under aktuellt kalenderår ske i ny eller gammal organisation? Ska uppföljning av grundutbildningen under aktuellt kalenderår ske i ny eller gammal organisation? Källsystem De system som är källsystem för organisationsinformationen är dels Agresso som är källa till organisationsnummer och hierarkier, dels Primula som innehåller information om de anställdas koppling till organisatorisk enhet. Även Ladok är ett grundläggande system relaterat till organisation men återanvänder den som är upplagd i Agresso. Dock är det många andra IT-system som hämtar organisation från Ladok varför systemet är centralt i en organisationsförändring av den anledningen.

Process för systemförändringar Beslutet för organisationsförändringen vidarebefordras till systemansvarig för ekonomisystemet. Organisationsnummer för de nya enheterna skapas i samråd mellan de systemansvariga för Agresso och Ladok. Beslutet över organisationsförändringen tillsammans med nya organisationsnummer vidarebefordras till övriga systemansvariga och andra som är delaktiga i åtgärder enligt nedanstående checklista. Vid större förändringar samordnas detta av utsedd koordinator.

Checklista Område Ansvarig Behöver åtgärdas Kommentar Klart Generella IT-system Organisatorisk Ekonomisk Anställdas organisatoriska tillhörighet Hårdvara Licenser Backuper IT Maillistor, AD, PAW, Gemensamma filer, Publik folder samt bortstädning Kontoplan, Nilex sync, beställningswebben Anställda, chefer och ev. undergrupper Ägandeskap på datorer, skärmar, telefoner och skrivare Ägandeskap Vad som ska sparas, vem är ägare, ny eller gammal organisatorisk enhet? Ansvarig för organisationsförändringen eller utsedd koordinator för mer omfattande förändringar går igenom detta med ITavdelningen Ekonomisystemet Kontoplan Arbetsflöden Anläggningsregister Fakturaflödet Inventarieregister Hypergene EKO Förändras i enlighet med ny Nya flöden skapas i Agresso Behöver ev. tömmas inför förändringen Inventarier kopplas mot rätt org.nummer Förändrad organisatorisk i kommande budget och prognoser Personalsystemet Anställdas organisatoriska tillhörighet PER Förändras i enlighet med ny organisatorisk

Lönekontering Resekontering Attestkedjan i egenrapporteringen Webbrekryteringsverktyg; Varbi Företagshälsovården Kontofält 2 korrigeras Förändras i enlighet med ny organisatorisk Delegationsbeslut för attest kan behöva fattas Förändras i enlighet med ny organisatorisk Uppdatering av personallistor som är distribuerade till företagshälsovården på de båda orterna. Studiedokumentationssystemet Ladok Kurser Program Rättigheter och behörigheter STUA Organisatorisk tillhörighet Ska ny kurskod sättas? Ansvarig organisation Koppla användarna mot ny organisatorisk System relaterade till Ladok NyA TimeEdit Forskningsdatabasen SUSS/ANTA Många system hämtar organisation från Ladok och behöver därför inte direkta åtgärder. Kvalitetskontroll behövs dock i alla relaterade system. Utbildningsdatabasen Atlas Kurs- och utbildningsplaner Tillfällen STUA Aktiva berörda kurs- och utbildningsplaner måste revideras för att byta organisation Om kurskod ändras måste tillfällen och kurser i aktuella eller kommande antagningsomgångar kopplas om

Ledningsinformationssystem LISA Organisationsbegrepp Spara undan gammal organisation ULS Kvalitetssäkra hämtningar av organisatorisk från grundsystemen Krävs ifall historik enligt gammal org. behöver sparas Planeringsverktyg Retendo Organisationsen STINA Organisationsen Planeringsversioner ULS Kvalitetssäkra hämtningar av organisatorisk från grundsystemen Kvalitetssäkra hämtningar av organisatorisk från grundsystemen Ev. förändring i befintliga planeringsversioner Miun.se Organisationsinformation Avdelningssidor Struktur KOM Information och bilder över lärosätets organisation Avdelningarnas egna sidor som berörs Flytt av webbsidor som är organiserade efter organisatorisk tillhörighet Bibliotekssystem och DIVA DIVA Lärplattformen Kursvärdering EvaSys BIB Förändring i enlighet med ny organisatorisk

Lokalrelaterade system Lokaler Passagesystem; nycklar och kort CAMP Lokalernas koppling till organisation Miun-kortet och Assa Cliq Arkiv och diarium Diariet; W3D3 Arkivredovisning; Klara STUA Förändring i enlighet med ny organisatorisk Förändring i enlighet med ny organisatorisk Övrigt, ej direkt systemrelaterat Streckkoder för porto på kuvert Representation i styr- och referensgrupper, råd samt andra organ Blanketter Skyltar, kartor m.m. Berörda KOM CAMP Behöver beslut fattas ang. annan representant? Blanketter där organisation anges Kartor digital skyltning på webben Skyltar och kartor i lokaler