1. VoteIT projektår 2 Studiefrämjandet Projektledare Hanna Jonsson e-postadress info@studieframjandet.se Telefon 08-545 707 00 Syfte och deltagare 2. Projektets syfte VoteIT ska möjliggöra och förenkla nätbaserade årsmöten under stadgemässiga och demokratiska former. Genom att utnyttja de möjligheter som finns i och med internet är förhoppningen att kunna lyfta årsmötesmetoder och -former några steg utöver de traditionella mötena. De effekter vi hoppas på för de föreningar som använder VoteIT är: Att årsmötet genomförs korrekt i förhållande till stadgarna. Att deltagarna innan, under och efter mötet upplevde att det var lätt att hänga med, förstå vad som händer och enkelt och roligt att delta. Att dokumentationen och den demokratiska processen kan sammanställas på ett enkelt och korrekt sätt. Att formerna för mötet ses som enkelt och lockar till hög uppslutning och högt deltagande från medlemmarna. Ytterligare en målsättning med projektet är att inspirera andra att hitta nya former för årsmöten och beslutsmöten. Att projektet ska fungera som en språngbräda och ett gott exempel för fortsatt utveckling av föreningslivet och former för engagemang. 3. Projektets målgrupper/deltagare För den första versionen av VoteIT, det vill säga det som gjordes under projektår ett (2010), hade vi en tydligt avgränsad målgrupp, nätbaserade föreningsmedlemmar i Sverok. Detta för att ha tydligt fokus och göra det enkelt att prioritera. Under 2011 och det andra projektåret har tanken varit att arbeta vidare för att göra VoteIT användbart i fler sammanhang och för flera föreningstyper eller grupper. Vi vet ju redan ungefär vad VoteIT kan användas till. Nästa steg är att hitta fler grupper/typanvändare som är intresserade av att använda VoteIT. Exakt vilka dessa nya grupper är vet vi inte, detta måste få vara osagt innan vi ser vilka som är intresserade av att hänga med i projektet. Vi vet dock att intresset är stort från andra organisationer. Vi vet också att VoteIT efterfrågas av datorspelsföreningar, samt att det finns många andra sammanhang där den här typen av möten (årsmöten, beslutsmöten) hålls över nätet (eller inte alls) och där VoteIT skulle kunna vara ett verktyg. Vår uppfattning är att VoteIT lämpar sig bäst för grupper av personer som är vana vid att kommunicera i textform och att följa flera parallella informationsflöden över internet. VoteIT blir ett särskilt bra alternativ för möten där deltagarna är spridda över olika geografiska orter eller är begränsade i tid att delta på ett fysiskt möte. VoteIT tillåter deltagarna att delta från valfri plats med internetuppkoppling, och ett möte kan pågå under en anpassad tidsperiod, från några timmar till flera veckor, något som gör att var och en kan göra sin röst hörd när det passar dem själva. 4. Beskriv projektets inslag av och inriktning mot ett flexibelt lärande Det sker ett flexibelt lärande i diskussionerna inför omröstningarna. Olika åsikter får möta varandra och diskutera sina argument. Det är ett asynkront demokratiskt samtal där årsmötesdeltagarna får tid till egen reflektion och möjlighet att göra efterforskningar som stöder deras sak. I synnerhet om årsmötet och diskussionerna pågår under flera dagar eller veckor.
Aktiviteter, metoder och teknik för flexibelt lärande 5. Ge en kort beskrivning av aktiviteter och arbetsformer under projektets förlopp Följande projektmål fanns listade i ansökningar och projektplan och har i sin tur legat till grund för de aktiviteter som genomförts. Här beskrivs de i korthet, för mer utförlig information se den stora projektrapporten. Information och spridning: Uppdatering av blogg och nyhetsbrev, gästinlägg på andra bloggar, framtagning av informationsmaterial, deltagande på mässor, konferenser och möten. I syfte att löpande uppdatera om vad som hänt i projektet och få fler intresserade av att använda VoteIT. Hitta samarbetspartners (organisationer) och former för samverkan: Under året har vi arbetat aktivt för att få andra organisationer intresserade av VoteIT - vilket gått bra. Det är många som är intresserade och vill använda VoteIT. (För en komplett lista, se den stora projektrapporten). Däremot har det varit svårt att få organisationerna såpass intresserade att de velat gå in mer aktivt i någon form av samverkan. De flesta hade önskat ett upplägg där de kan köpa/gratis ta del av en tjänst (som så många andra verktyg). I november/december pågår ett bildningsmöte för föreningen VoteIT. Utveckling och användbarhet: Under projektåret har vi jobbat för att VoteIT ska bli mer anpassningsbart på flera olika sätt. Dels har vi utifrån olika former av tester arbetat vidare med gränssnittet och dels har vi gjort hela upplägget mer modulärt vilket möjliggör för den som sätter upp ett möte att i högre grad anpassa hur mötet ska fungera och se ut. Man kan välja vilka funktioner som ska användas och var i layouten de ska ligga bara genom enkla knapptryck. Vi har också bytt tekniskt ramverk, det var förhållandevis omfattande men nödvändigt och sparar på lång sikt utvecklingstid samtidigt som vi blir mindre låsta i vad som är möjligt. Piloter/genomförande av årsmöten i VoteIT (med extra stöd och support): Ett antal skarpa möten hölls i den första versionen av VoteIT under vår-vintern 2010/2011. Dessa var mycket nyttiga som lärdomar kring hur mötesdeltagare agerar i systemet och vilka behov som finns för att mötet ska kunna ledas enkelt av en mötesordförande. Föreningarna som höll skarpa årsmöten i VoteIT var: Organisationskonsultnätverket FGO Ung Pirat Sverokföreningen THCCA Sveroks riksmöte 2010 och 2011 (IRL-möte där VoteIT användes inför och undermöte som stödsystem för att ta emot tilläggsyrkanden och genomföra omröstningar). Utvärdering av FOSS i föreningslivet: VoteIT har sedan starten varit ett uttalat FOSS-projekt. I praktiken har det (utöver att koden är och kommer att vara tillgänglig och öppen) inneburit att vi haft som ambition att ha ett transparent arbetssätt, att vi försökt få med oss intresserade personer och organisationer i allt från tester och strategiska vägvalsdiskussioner till planering inför framtiden. Ett av projektets mål var att göra en utvärdering av Open Source för föreningslivet. Detta har gjorts och dokumentationen finns med som en del av den stora projektrapporten. Tillgängliggörande av VoteIT: För att möjliggöra för intresserade att prova på VoteIT har vi via bloggen länkat till ett demomöte som går att nå på mote.voteit.se/demo. Där kan vem som helst prova på hur VoteIT fungerar och ställa frågor direkt till oss som jobbat med det om det är något de undrar över. På en VoteIT-wiki finns manualer för användare och moderatorer samt förslag på mötesordningar för möten som hålls i VoteIT och annat matnyttigt. När migreringen var avslutad la vi upp hela VoteIT på programmeringsamarbetssajten GitHub. Där kan vem som helst ladda ned koden till VoteIT och sedan vara med och bidra. Detta är en central del av vårt tillgängliggörande av VoteIT och det öppnar upp dels koden och dels stora delar av vår arbetsprocess kring den. 6. Ge en kort beskrivning av pedagogiska metoder som använts i projektet. För utvecklingen har vi arbetat agilt... Utifrån en lista med de högst prioriterade sakerna att åtgärda överst har vi arbetat i avgränsade etapper med avstämningar ca varannan vecka. Listan och
prioriteringarna har ändrats allt eftersom vi har fått resultat från tester eller önskemål från organisationer. Detta för att säkerställa att vi innan projektets slut ska ha lagt tiden på det viktigaste....och haft en användarperspektiv: Tester har genomförts dels genom öppna testmöten där vi har hållit årsmöten i påhittade föreningar runt påhittade frågor. Det har gett användarrepresentanterna något att diskutera och resulterat i en mycket bra bild av vad som har fungerat och vad som behöver förbättras. Den andra typen av tester har varit renodlade användningstester där vi handplockat personer som utifrån givna scenarier har fått testa hur VoteIT fungerar. Utifrån deras återkoppling har vi tydligt sett vad som måste göras enklare eller lösas på helt andra sätt. 7. Ge reflektioner och erfarenheter från era val av pedagogiska metoder. Ang. testmöten i VoteIT Att hålla flera testmöten har varit viktigt för att få direkt återkoppling till de utvecklingsinsatser och förbättringar som gjorts. För att mötena ska kunna hållas precis när vi i projektgruppen har behövt inputen har det varit runt just påhittade ämnen och frågor. Detta har varit bra för att fler har vågat vara med och det har krävts färre förberedelser (och mindre resurser) än om det hade varit ett riktigt föreningsmöte. Vi har däremot kunnat märka att diskussionerna inte blir riktigt verklighetstrogna när deltagarna inte är berörda eller angelägna på riktigt. Ang. användningstesterna Återkopplingen från de tester som genomfördes med en testledare gav en djupare insyn i upplevelsen av VoteIT och konkreta, och mer utvecklade, tankar om vad som har behövts förändras. Att sitta bredvid och studera hur användaren rör sig och få höra vad han eller hon tänker och känner ger en kontext till förändringsförslagen vilket i sig också är värdefullt. 8. Vilken teknik (plattformar, sociala medier, etc.) har använts, i vilka sammanhang har den använts och hur har den använts? Dela reflektioner och erfarenheter från era val av teknik och metoder? * Verktyget VoteIT är ju det som hela projektet handlat om, detta utvärderas utförligt i den stora projektrapporten. * Projektbloggen (wordpress) har använts för löpande uppdateringar om projektet och en del frågor och idéer har kommit där. Ett bra sätt att visa vad som händer och att kunna dela med sig av bilder, filmklipp och skisser. Det har inte blivit så mycket diskussion runt inlägg där vi efterfrågat input vilket är tråkigt men inte så konstigt med tanke på att vi haft aktiva deltagare med oss i andra forum. Vi har kompletterat det som stått i bloggen med ett nyhetsbrev som gått ut via mejl till alla som anmält intresse för projektet (ca 100 personer). * Vi har twittrat om projektet och tex att vi letar samarbetspartners eller att vi gjort vissa ändringar. Det har lett till att fler har kommit till bloggen och även att fler organisationer har hittat oss. * Vi har synts på Sveroks blogg och facebooksida, liksom på arvsfondens community där vi haft en egen projektsida och deltagit i projektledarforum. Vi har även gästbloggat på refelxbloggen. * Inom projektgruppen har vi använt oss av Skype då vi sitter mycket utspridda i landet samt en person i Kanada och en i Spanien. Det har gått bra för avstämningar och mycket av utvecklingen och konceptarbetet, men för vissa diskussioner och mer kreativa skapande möten har det varit lättare att sitta i samma rum med möjlighet att skissa och rita tillsammans. * Google docs har använts på många sätt: All dokumentation för avstämningar mm har skett via google docs, vilket gjort att vi kan uppdatera minnesanteckningar samtidigt som vi håller Skypemötet. Vi har också använt oss av google forms för att göra utvärderingsenkäter och liknande. * Källkoden ligger ute i ett öppet källkodsbibliotek som heter github tillsammans med koddokumentation. * Manualer för användare och moderatorer ligger ute i en voteit wiki där vi även har tänkt att man ska kunna dela med sig av tips och erfarenheter från hur VoteIT implementeras. 9. Ge reflektioner och erfarenheter från era val av teknik och metoder? Se ovan
Självvärdering och framgångsfaktorer 10. Har ni uppnått era mål med projektet? Ja, de projektmål som sattes upp i början har alla uppnåtts. Inledningsvis i denna rapport beskrivs vilka aktiviteter som genomförts kopplat till respektive mål, och i den stora rapporten finns en mer uttömmande beskrivning och reflektioner. Det vi lyckats bäst med har varit den fortsatta utvecklingen och finputsandet av gränssnittet, samt informationsspridning. Det som har varit svårast har varit formerandet av den samverkansorganisation runt VoteIT vi hoppats på. I analysen som görs i den stora rapporten konstaterar vi att det är flera faktorer som spelat in, bland annat: * Att vi lämnat öppet för att de med intresse av att vara med i organisationen själva skulle få vara med och bestämma formen. Det ledde till att flera har tyckt att det varit svårt att veta vad man ska förhålla sig till och hållit sig mer avvaktande tills något färdigt finns att ta ställning för. * Att många organisationerna hellre hade tagit en roll i form av kund snarare än att vara med aktivt. * Att man har velat ha en färdig produkt att ta ställning till innan man bestämt sig för om man ska använda det, vi hade hoppats på att fler skulle vilja komma med i ett tidigare skede än när allt var färdigt för att på så sätt kunna vara med och påverka utvecklingen. 11. Vad har ni lärt av projektet? Initialt när vi började med VoteIT kring år 2009 utgick vi från att vi skulle simulera ett vanligt IRLmöte. Under resans gång har vi insett att detta var ett felaktigt antagande. Förutsättningarna för att hålla ett möte över nätet är fundamentalt annorlunda vilket leder till att vissa problem (som uppdatering av röstlängd, talarlista, streck i debatten, reservationer, sekreterare, rösträknare, etc) inte alls finns eller behöver hanteras. Däremot uppstår andra problem (som hur hantera ordningsfrågor, när går man till beslut, hur röstar man i en stor kontrapropositionsordning utan att det blir väldigt många omröstningar, applåder, hur vet man vem som sitter vid tangentbordet, hur håller man folks intresse uppe under ett långt möte) vilka krävde nya lösningar. Vissa lösningar och idéer har vi tvingats skjuta på framtiden medan andra har byggts in och implementerats i VoteIT. Efter vinterns testmöten var det många av våra gamla darlings som behövde kastas. För varje möte vi håller i VoteIT inser vi nya saker kring vad som fungerar och vad som inte fungerar och det VoteIT som finns om fem år kommer med stor sannolikhet inte ens vagt påminna om den version vi nu kunnat lansera. Det finns oändligt mycket mer att göra vilket är spännande och utmanande! Vi har även lärt oss mycket om möjligheter och svårigheter runt att använda sig av och utveckla open-sourcelösningar för och med föreningslivet. I den stora slutrapporten finns en lång utvärdering med som tar upp detta. 12. Hur har projektet kommit till nytta? Genom att VoteIT efter detta år har tagit många steg framåt, både gällande funktioner, arkitektur och gränssnit. Projektet har möjliggjort att vi nått ut till många organisationer som annars inte skulle ha hört talas om VoteIT. Nu kommer förhoppningsvis flera av dem att komma igång med användande av VoteIT själva. 13. Hur har projektet påverkats av deltagarnas grad av IT-erfarenhet vid projektets inledning? Projektgruppen har ju haft en mycket hög IT-erfarenhet i och med att vi arbetar med utveckling och digital kommunikation till vardags. Det har varit en förutsättning för arbetet. De deltagare som varit med på våra aktiviteter och som testpersoner har i sin tur valts ut och bjudits in just utifrån sina varierande förkunskaper. Det har gett viktigt underlag för vårt arbete med manualer och stödfunktioner.
14. Vilka kringfaktorer har varit viktiga för projektets framgång? (Positivt och negativt om t.ex. organisatoriska förutsättningar, tillgången till teknik, stödfunktioner, allmän inställning hos ledning och kollegor, deltagarnas förkunskaper och inställning, samverkan med andra organisationer, etc.) I den stora projektrapporten listas ett antal faktorer som hinder och framgångsfaktorer. I korthet: Som påverkat positivt: * Att det finns ett stort behov av ett ordentligt processtöd och anpasast verktyg för beslutsmöten på nätet, vilket gett ett stort intresse hos både organisationer och individer * Att vi fått med oss intresserade personer som ställt upp på testmöten och hjälpt till att sprida information om projektet. * Att vi haft ett nära samarbete med organisationen bakom initiativet, Sverok och en aktiv beställare. * Att de som varit med i projektgruppen (och stått för koncept och utveckling) har stora erfarenheter inom ideella organisationer och kunskap om föreningslivet och traditionellt hållna årsmöten Som påverkat negativt * Att det är outforskad mark med helt nätbaserade årsmöten vilket gjort att vi ställts inför nya utmaningar gällande vilken typ av stöd som behövts. * Att projektgruppen varit geografiskt utspridd över olika städer i Sverige samt i Spanien och Kanada. * Att det har varit svårt att få med nya samverkansorganisationer rent formellt, även om de visat stort intresse. * Att OpenSource-modellen gjort det svårt att hitta en naturlig form för samverkansorganisationen som ska ta över förvältning och fortsatt utveckling efter projektslut. Det finns inga givna exempel att gå efter. Hur vill ni gå vidare med att utveckla ert kunnande och er användning av flexibelt lärande? 15. Utvärdering Här beskriver ni vad som har utvärderats i projektet, hur ni har gjort och resultatet. Det som utvärderats i projektet har varit: * Själva verktyget VoteIT, hur väl det fungerar för att hålla nätbaserade årsmöten. Det har gjorts genom enkäter till deltagare på testmöten samt noggrann dokumentation efter användningstester och utvärderingsintervjuer och enkäter med de organisationer som höll pilotårsmöten i VoteIT. * Vi har också gjort en utvärdering av OpenSource för föreningslivet där vi listat argument för att välja denna licensmodell samt de svårigheter vi blivit varse. * Projektmålen har också utvärderats genom arbete av projektgrupp och styrgruppen. 16. Fortlevnad efter projekttiden Beskriv hur ni har arbetat för att projektet skall fortleva efter projekttiden. Studiefrämjandets riksförbund tar aktiv del i skapande av en VoteIT-förening som ska driva plattformen efter projekttidens slut. Vi har uppmanat alla intresserade medlemsorganisationer och andra grupper vi jobbar med att ansluta sig till föreningen. Vi har berättat om VoteIT på Studiefrämjandets interna konferenser. Där når vi lokala handläggare som i sin tur kan hitta intresserade grupper som vill använda VoteIT.
17. Organisationens ansvar Hur tar er organisation ansvar för projektets erfarenheter, fortlevnad och arbetet med digital delaktighet? Som sagt stöttar vi bildandet av en VoteIt-förening där erfarenheter och utveckling av plattformen kan fortsätta. 18. Projektets modell Kan projektets modell och metod fortleva även inom annan verksamhet? Beskriv hur! Absolut! Under projektet VoteIT har vi lärt oss massor om hur man utvecklar open source projekt. Det är något Studiefrämjandet inte gjort tidigare. Det har varit lärorikt att arbeta transparent och öppet på webben. Vi skulle kunna prova det i ett annat projekt. 19. Flexibelt lärande Beskriv hur ni tänker fortsätta utveckla det flexibla lärandet? Studiefrämjandet arbetar metodiskt med att förbättra kvalitén i det flexibla lärandet och för att kunna erbjuda allt fler studiecirklar helt eller delvis på distans. Det är ett viktigt mål för oss att nå datasvaga och de som helt står utanför dagens datoriserade samhälle. Att utveckla plattformar som VoteIT är en del i det arbetet. Målet var att utveckla ett verktyg för att stödja demokrati och delaktighet med ett enklt gränssnitt som alla klarar hantera. 20. Erfarenhetsspridning Beskriv projektets insatser för intern och extern information och erfarenhetsspridning. Löpande informationsspridning såväl om projektet som själva verktyget VoteIT har skett allt eftersom i flera olika kanaler, primärt på den egna bloggen (www.voteit.se). Här finns även bakgrund till projektet, behovet av ett genomtänkt nätbaserat stöd för årsmöten. Mer renodlad information om själva verktyget VoteIT finns framtaget och upptryckt på en flyer som har delats ut vid närvaro på mässor, under egenarrangerade informationsmöten och i samband med möten i andra sammanhang. Det har delats ut i syfte att väcka intresse för att använda VoteIT. Under tre mötestillfällen har vi bjudit in nya intresserade för information, demonstration och diskussion om framtida användande av VoteIT (arbetsmöte i mars, renodlat informationsmöte i augusti och i samband med lanseringen i oktober). Vi har också till ett par större öppna testmöten gått ut med inbjudan för att fånga upp de som visat intresse. Representanter för projektet har också deltagit på flertalet mässor med en VoteITmonter, vi har blivit inbjudna till interna möten och mer öppna konferenstillfällen för att berätta om och visa VoteIT. Vi har kunnat se direkta resultat från de insatser för informationsspridning som gjorts: ökat antal besökare på bloggen, fler och fler som anmäler sig för att få fortsatt information om projektet, och fler och fler organisationer som vill veta mer och själva använda VoteIT. 21. Övriga kommentarer om projektet Vi har planer på att under 2012 arrangera en större demokratikonferens för att i ett vidare perspektiv diskutera internet, organisering, demokrati och deltagande. Här skulle vi gärna se att Folkbildningsrådet vill vara med, kanske som medarrangörer, för att vi ska nå intresserade organisationer och deltagare.
Ekonomisk rapport Redovisas i relation till ursprunglig budget. 22. Kostnader Verksamhet 38378 Personal 1218225 Övrigt 5017 Summa kostnader 1261620 23. Intäkter Intäkter samverkansparter 201703 Övriga intäkter 995000 Sökandes egen insats 25000 Beviljat bidragsbelopp 40000 Summa intäkter 1261703 24. Kommentarer till den ekonomiska rapporten Notera att denna ekonomiska rapport är utifrån vår arbetsbudget med uppföljning som är avstämd med Sveroks ekonom Jenny Peterson (efter att allt som ska faktureras är inräknat). Genomgång med auktoriserad revisor sker i mitten av januari, efter det sammanställs den slutgiltiga ekonomiska rapporten. Kommentarer till posterna ovan: Verksamhet (kostnader för aktiviteter såsom lokalhyra, mat, monterplatser på mässor etc) Personal (konsultarvoden för inhyrd personal) Övrigt (serverhyra och extern experthjälp i anlutning till migreringsprocessen) Intäkter samverkanspartner (Sverok, först egeninstats, sedan extra medel efter behov) Övriga intäkter (projektstöd från Arvsfonden) Egen insats (arbetsinsatser) 25. Denna rapport har kontrollerats och godkänts av vår firmatecknare Namn Tjia Torpe Epost info@studieframjandet.se Telefon 08-545 707 00