www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av utbildningoch arbetsmarknadsnämndens kontanthantering Projektledare Rebecca Lindström Cert. Kommunal revisor Projektmedarbetare Ann-Sofie Vedenbrant Oktober 2017
Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund och syfte... 3 2.2. Revisionsfråga... 3 2.3. Revisionskriterier... 3 2.4. Kontrollmål... 3 2.5. Avgränsning och metod... 4 3. Utgångspunkter... 5 4. Iakttagelser och bedömningar... 6 4.1. Riktlinjer och rutiner... 6 4.2. Det finns dokumenterade rutiner som efterlevs... 7 4.2.1. Bedömning... 9 4.3. Kontanta medel förvaras på ett betryggande sätt... 9 4.3.1. Bedömning... 10 4.4. Prissättning... 10 4.4.1. Bedömning... 11 4.5. Rutiner för inventering av varor finns och efterlevs... 11 4.5.1. Bedömning... 11 4.6. Uppföljning... 12 4.6.1. Bedömning... 12 5. Revisionell bedömning... 13 5.1. Revisionell bedömning mot övergripande revisionsfråga... 13 Oktober 2017 1 av 13
1. Sammanfattning Revisorerna i har gett i uppdrag att granska om utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har en tillräcklig intern kontroll avseende hantering av kontanta medel. Revisionsfrågan för denna granskning är: Är utbildning- och arbetsmarknadsnämndens interna kontroll för hantering av kontanta medel tillfredställande? Vår sammanfattade bedömning utifrån granskningen och vårt svar på revisionsfrågan är att nämndens interna kontroll avseende kontanthantering delvis är tillräcklig. Vi bygger vårt svar på: Att det delvis finns dokumenterade rutiner för kontant försäljningsverksamhet, hantering av betalkort samt redovisning av dessa. Vi grundar vår bedömning på att det inte finns några kommunövergripande riktlinjer för kontanthantering eller betalning med kontokort. Dock finns det upprättade arbetsrutiner för kontanthantering och avstämning. Att rutinerna delvis efterlevs. Vi grundar vår bedömning på de intervjuer och kontroller som genomförts i verksamheterna. Utifrån vår granskning anser vi att det finns brister gällande hantering av differenser. Att kontanta medel i huvudsak förvaras på ett betryggande sätt. Vi grundar vår bedömning på att samtliga verksamheter har kassaskåp och värdeskåp samt att antal personer som har tillgång till skåpen är begränsad. Att prissättning av varor inte sker enhetligt. Arbetsmarknadsenheten har inte fastställt riktlinjer för prissättning eller bruttomarginaler. Vi bedömer att uppföljning delvis görs. Enligt nya rutiner läggs ett större ansvar på arbetsledaren att följa upp sin verksamhet med stöd av enhetschef. Dock har det i intervjuer framkommit att detta inte sker i tänkt omfattning. Det finns inga kontrollmoment i intern kontrollplan som har bäring på kontanthantering. Oktober 2017 2 av 13
2. Inledning 2.1. Bakgrund och syfte I kommunallagen 6 kap framgår att kommunstyrelsen har ett tydligt ansvar för uppföljning av kommunens samlade system för intern kontroll genom kravet på uppsikt. Vidare ska nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. För kommunal verksamhet är det nödvändigt att ha goda rutiner för intern kontroll. Avseende kontanthantering är den interna kontrollen särskilt viktig av tre skäl; för att säkerställa att de intäkter som tillhör kommunen redovisas på korrekt sätt, för att skapa en trygghet för personalen i hantering av kontanter och för att minska risken för rån. Inom Utbildning- och arbetsmarknadsförvaltningen finns arbetsmarknadsenheten som ansvarar för arbetsmarknad- och integration. Arbetsmarknadsenheten driver Stadsbondgården Olofstorp, Byggåtervinningen, Mediarummet, Aleskogens hunddagis samt Haldahuset. På Haldahusets verkstäder utförs uppdrag från kommunens förvaltningar och genom samarbete med HEM återvinns och renoveras gamla möbler och föremål som sedan säljs i butiken Kretsloppan. Fyra verksamheter hanterar kontanter; Byggåtervinningen, Stadsbondgården, Kretsloppan samt Cafeterian på Haldahuset. Revisorerna har uppdragit åt att granska hur kontanthanteringen sker inom arbetsmarknadsenhetens verksamheter. Granskningen har tillkommit som en del av revisorernas bedömning av väsentlighet och risk. 2.2. Revisionsfråga Är och utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens interna kontroll för hantering av kontanta medel tillfredställande? 2.3. Revisionskriterier Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur: Kommunstyrelsens och nämndernas ansvar för intern kontroll enligt kommunallagen Den kommunala redovisningslagens (KRL:s) krav på kontanta in- och utbetalningar Vedertagna principer för vad som kännetecknar god intern kontroll vid kontanthantering 2.4. Kontrollmål Med utgångspunkterna från revisionskriterierna har följande kontrollområden formulerats: Oktober 2017 3 av 13
Det finns dokumenterade rutiner för kontant försäljningsverksamhet, hantering av betalkort samt redovisning av dessa och som efterlevs. Kontanta medel förvaras på ett betryggande sätt. Prissättning av varor sker enligt beslutade riktlinjer och kontroll av bruttovinstmarginalen sker. Rutiner för inventering (varor) finns och efterlevs. Uppföljning sker (förvaltningens egna kontrollaktiviteter). 2.5. Avgränsning och metod Granskningen är avgränsad till utbildning- och arbetsmarknadsnämnden och dess verksamheter Byggåtervinningen, Stadsbondgården, Kretsloppan samt Cafeterian på Haldahuset. Intervjuer har genomförts med chef för arbetsmarknadsenheten, enhetschef, ekonom, administratör samt arbetsledare. Vi har granskat dokument, riktlinjer och ekonomiska data. Rapporten är sakavstämd av berörda personer. Oktober 2017 4 av 13
3. Utgångspunkter I den kommunala redovisningslagen (KRL) kap. 2 8 anges att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra ekonomiska händelser ska bokföras så snart det kan ske. Ekonomiska händelser kan få bokföras senare om det finns särskilda skäl som är förenliga med god redovisningssed. I kommentarerna till lagrummet anges att det vid bland annat decentraliserad kassahantering kan finnas problem med att senast påföljande arbetsdag uppdatera huvudbokföringen med kontanta in- och utbetalningar. Huvudbokföringen bör i sådana fall kunna anstå en kortare tid under förutsättning att en grundbokföring (t.ex.) kassabok kan presenteras senast påföljande arbetsdag. Det bör i sådana fall framgå av systemdokumentationen var sådan grundbokföring finns tillgänglig. Vid förekomst av grundbokföring som ej är direkt samordnad med huvudbokföringen torde det krävas att huvudbokföringen uppdateras minst månadsvis om det inte enbart rör sig om t.ex. mycket små s.k. fixkassor 1. Enligt Rådet för kommunal redovisning (RKR) utgör tillämpning av BFNAR 2001:2 om löpande bokföring god redovisningssed för kommuner och landsting. Huvudprincipen är att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästkommande arbetsdag och andra ekonomiska händelser så snart det kan ske 2. 1 Kommunal redovisningslag beskrivning och tolkning, 2011, sid 51-52. 2 www.rkr.se, information 2002 om Löpande bokföring, verifikationer samt räkenskapsinformation och dess arkivering. Oktober 2017 5 av 13
4. Iakttagelser och bedömningar 4.1. Riktlinjer och rutiner har vid granskningstillfället inte några beslutade kommungemensamma riktlinjer för kontanthantering. Kommunen saknar även beslutade riktlinjer för inköp med kreditkort. Det finns rutinbeskrivningar som berör kassaredovisningen samt avstämning. Följande arbetsrutiner finns dokumenterade: Nya rutiner för kassaredovisning Rutinbeskrivning för avstämning av Arbetsmarknadsenhetens kontantmedel Rutinerna för kassaredovisning är enligt nedan: Blankett för dagsredovisning ska användas Arbetsledare trycker ut X-remsan. Pengar som kommit in under dagen räknas och redovisas på blanketten till administratören som därefter gör avstämning mot Z-remsa (information om dagens transaktioner och försäljning är numrerad). Ev. differens i kassan skall alltid utredas. Om avvikelsen kvarstår skrivs en notering som förklaring. Växelkassan som blir kvar i kassalådan efter det att kassan har räknats redovisas på blanketten. Ev. felkvitton fästes på blankettens baksida Dagsredovisningsblankett + kontokortskvitto + växelkassakvitto + ev. ifylld kommentar samt pengar lägges i plastficka (obs 1 plastficka per dag) och lämnas till administratör. Personen som lämnar dagsredovisningen skall vara hos administratören under tiden som pengarna kontrollräknas. Redovisningen av dagskassan sker på fm innan kl. 9. Kassaansvarig är arbetsledare och skall alltid skriva under dagskassaredovisningen. Avstämningsrutiner för administrativ personal: 1. Administratör räknar och stämmer av inlämnade kontanta medel mot följande underlag: a. Blanketten för vad som inkommit i kontanta medel med specifikation av eventuella differenser. b. X-remsa - Kvittona har löpnummer och det är viktigt att samtliga inkommer till administratören. c. Kvitto för avläsning av kontokortsterminal. d. Kvitto på inbetald växelkassa. Oktober 2017 6 av 13
2. Var dags inkomna kontanta medel redovisas i underlag för bokföring av kontanta medel. 3. Inför varje inlämning av kontanta medel till Loomis: a. Summerar administratör veckans inkomna kontanta medel och stämmer av mot underlag för bokföring av kontanta medel. b. Fyller administratör i följesedel till Loomis, streckkod klipps av och fästs på underlag för bokföring av kontanta medel. c. Lägger i kontanta medel i Loomis plastficka, förseglar och skriver under. 4. Efter att Loomis hämtat veckans kontanta medel skickar administratör in underlag för kontanta medel till ekonomienheten. 5. Ekonom bokar in veckans intäkter i respektive verksamhets driftsredovisning mot avräkningskonto. 6. Vid insättning av kontanta medel på företagskontot bokför assistent intäkten på företagskonto mot avräkningskonto. 7. Var månad stämmer ekonomienheten av avstämningskontot mot hela månadens underlag för bokföring av kontanta medel. 4.2. Det finns dokumenterade rutiner som efterlevs I granskningen ingår att titta på de enheter som bedriver försäljningsverksamhet inom arbetsmarknadsenheten. Vi har besökt tre av verksamheterna för att genomföra intervjuer och olika kontroller. Verksamheterna är Kretsloppan, Stadsbondgården och Byggåtervinningen. Vid besöken har kassaansvarig för respektive verksamhet medverkat och redogjort för sin verksamhet. De har också angett vem som är ersättare vid frånvaro. På de granskade enheterna finns arbetsledare samt anställd personal förutom på Kretsloppan. Enligt intervju är det endast de anställda som hanterar kassan och kontanter, arbetsledaren är kassaansvarig. Enligt uppgifter är detta en nystartad rutin som inte har satt sig fullt ut ännu. För ett år sedan byttes samtliga kassaapparater ut för att bättre passa målgruppen. Kassasystemet som används heter Truepos. Mängden kontanter som hanteras skiljer sig åt mellan enheterna. Gemensamt för enheterna är att redovisningen av försäljningen skickas av administratören till enhetens ekonom vid förvaltningens ekonomienhet. Avstämningen av dagskassor sker i enlighet med de arbetsrutiner som finns enligt intervjuer. När anställda stänger för dagen dras en X-remsa ut som visar vad som sålts under dagen. Enhetschefen samt administratör kan via dator få information om vilka transaktioner som skett under dagen, vad som sålts och makulerats. Dagen efter lämnas pengarna in till administratör, tillsammans med X-remsan och blankett som underlag. Administratör kontrollräknar antalet valörer och totalsumma. Därefter sker avstämning mellan ifylld blankett från respektive verksamhet (där det ska fyllas i antal och belopp i varje valör) gentemot Z-rapport (försäljningsrapport) för att se att kort- och kontantförsäljning stämmer överens mellan rapporten och ifylld blankett. Det kan förekomma differenser i kassan på grund av felslagningar. De differenser som uppstår är upp till varje verksamhet att utreda och informera om vid den dagliga avlämningen av kassan. Om felet ej hittas kontaktas kassasupporten på Truepos för hjälp. Om Oktober 2017 7 av 13
det inte går att utreda vad differensen beror på tar ekonom över och oftast bokas differensen bort. Enligt administratör går det inte att göra kontinuerliga avstämningar mot kontokortsförsäljningen förrän månaden efter när banken skickar ut en transaktionsrapport. Detta gör, enligt intervjuer, att utredning av eventuella differenser avseende kontokortsförsäljning tar längre tid att utreda. Administratör har inte behörighet att gå in på bankkontot för att löpande kontrollera försäljningen, enligt uppgift har behörigheten gått till fel person. Kortförsäljning förekommer på samtliga ställen förutom Cafeterian på Haldahuset, där sker endast kontantförsäljning. För redovisningen har en excelfil upprättats där redovisningen av dagskassorna fylls i och som delas av ekonom och administratör. Insatta medel stäms av mot redovisningen, via insättningskvittona från Loomis samt mot upprättad excelfil. Insättningskvitton erhålls från Loomis digitalt efter att de tagit emot pengarna. Vidare sparas fliken som tas bort från varje inskickad Loomis-påse. Insättningskvitto skrivs ut och sätts in i pärm. Flik från påse sparas i pärm tillsammans med veckoredovisning. En administratör undertecknar insättningsavin till Loomis och pengarna hämtas en gång i veckan på plats. Mottagande administratör kontrollerar inlämnad kassa mot ifylld blankett. Administratör kan gå in i samtliga kassor och dra ut dag-, vecko- och månadsrapporter. Kontanta medel kommer in dagligen från Byggåtervinningen, Cafeterian och Kretsloppan till Haldahusets ansvariga administratörer för kontanthantering. Två gånger i veckan inkommer kontanta medel från Stadsbondgården. För att säkerställa att rutinerna efterlevs genomfördes en kontroll 3 vid inlämning av dagskassor och blanketter: Kretsloppan Anställd lämnade in kassan samt tillhörande blankett som var underskriven av arbetsledare. Kassan som lämnades in var ej kontrollräknad. Det fanns inga differenser mellan blanketten och kassan. Byggåtervinningen Anställd lämnade in kontrollräknad kassa samt tillhörande blankett som var underskriven av ersättare då arbetsledaren var på semester. Det fanns inga differenser mellan blanketten och kassan. Stadsbondgården Arbetsledaren lämnade in kontrollräknad kassa med tillhörande blankett för ett antal dagar. Stadsbondgården har en egen blankett som de fyller i, där de separera växelkassan i påsen samt växelkassan i kassalådan. Denna blankett lämnas sedan till arbetsledaren som för över summorna till arbetsmarknadsenhetens blankett som lämnas till administratör. Arbetsledaren kontrollräknar den blankett som lämnas in till administratör. Det fanns inga differenser mellan blanketten och kassan. Cafeterian på Haldahuset Dagligen lämnas kassan och blanketten in vid stängning. Vi var ej på plats vid inlämningen men granskade kassarapporten och blanketten för den försäljning som skett dagen innan. Inga avvikelser noterades. 3 6 juli 2017 Oktober 2017 8 av 13
Enligt intervjuer så är kassahanteringen på Byggåtervinningen inte alltid korrekt. Om differenser ej går att reda ut är det svårt att få verksamheten till att utreda det. Det finns ett träningsläge som går att aktivera på kassaapparaterna vilket kan utnyttjas. Träningsläget har använts en hel del sedan de nya maskinerna togs i bruk. Enligt arbetsledaren ska träningsläget vara borttaget för att det inte längre ska vara möjligt att gå in i det läget då det förekommit fel. 4.2.1. Bedömning Vi bedömer att det delvis finns dokumenterade rutiner för kontant försäljningsverksamhet, hantering av betalkort samt redovisning av dessa. Vi grundar vår bedömning på att det inte finns några kommunövergripande riktlinjer för kontanthantering eller betalning med kontokort. Dock finns det upprättade arbetsrutiner för kontanthantering och avstämning. Vi bedömer att rutinerna delvis efterlevs. Vi grundar vår bedömning på de intervjuer och kontroller som genomförts i verksamheterna. Utifrån vår granskning anser vi att det finns brister gällande hantering av differenser. Att korrigera differenser genom att minska eller öka försäljningen ger ett missvisande försäljningsbelopp. Vi anser att det bör säkerställas att rutiner för hantering av differenser efterlevs. Vi anser att kassarapporterna upprättas med tillräckligt intervall. Utifrån granskningen kan vi konstatera att redovisningen av kassarapporterna bedöms vara tillfredställande. En utskriven Z-rapport eller motsvarande ingår i samtliga av de kassarapporter vi har kontrollerat i verksamheterna, vilken utgör underlag för redovisning av vad som har sålts, datum, moms och totalsumma. I vissa fall sker rättelser på kassarapporten, vår rekommendation är att korrigeringar registreras i kassaapparaten så att kontrollremsan stämmer med bokföringen. Vår samlade bedömning är att den information som presenteras är korrekt men att det finns behov av att förbättra hanteringen av kassarapporter avseende korrigeringar och differenser. 4.3. Kontanta medel förvaras på ett betryggande sätt Enligt intervjuer så finns det på Haldahuset (Cafeterian och Kretsloppan) kassaskåp med en tvådelad nyckel där varje del förvaras på olika ställen, en kod måste användas för att få ut den ena nyckeln. Det är fyra personer som har tillgång till koden. Enligt intervjuer förvarar Kretsloppan kontanta medel i kassaskåp över natten. På morgonen efter lämnas gårdagens kassa till administratör på Haldahuset. Det är två personer som har tillgång till kassaskåpet. På Stadsbondgården finns ett mindre kassaskåp med kod. Det är sex personer som har tillgång till koden. Vidare finns ett värdeskåp med nyckel som används till den kontantförsäljning som sker under helgerna. Det är endast kassapersonalen och arbetsledare som har tillgång till kassaskåpet. Oktober 2017 9 av 13
På Byggåtervinningen finns ett värdeskåp som öppnas med nyckel, vilken endast två personer har tillgång till. På kvällen låses dagens kassa samt växelkassan in i kassaskåpet. I intervjuerna framgår att det har funnits enstaka fall då kontanter försvunnit men att verksamheten har gjort förändringar i hur kontanter förvaras för att undvika flera fall. Vid intervjutillfället 4 uppgick kassan till ca 14 tkr. Vanligtvis är den runt 7-21 tkr, beroende på hur mycket försäljning som skett ute i verksamheterna. Pengarna förvaras i kassaskåp på Haldahuset tills Loomis hämtar kontanterna. På respektive försäljningsställe finns växelkassor; Café Haldahuset 600 kr, Kretsloppan 1 500 kr, Byggåtervinningen 2 000 kr, Stadsbondgården (Olofstorp) 1 500 kr. Enligt intervjuer förekommer det ej lån av lokaler på de verksamheter som har varit föremål för granskningen. Vidare delas nycklar ut efter den anställdes funktion och vart anställningen är. Administratör på Haldahuset ansvarar för utlämnandet av nycklar och det krävs signering för att få ut en nyckel. Vid granskningen noterades att nycklar som går till Haldahuset även går till Byggåtervinningen, vilket innebär att obehöriga personer kan komma in i dessa lokaler. 4.3.1. Bedömning Vi bedömer att kontanta medel i huvudsak förvaras på ett betryggande sätt. Vi grundar vår bedömning på att samtliga verksamheter har kassaskåp och värdeskåp samt att antal personer som har tillgång till skåpen är begränsad. Vidare lånas inte lokalerna ut till anställda och nycklar delas ut efter vilken funktion den anställde har utefter sin tjänst. Vi anser inte att det är ändamålsenligt att de nycklar som används till Haldahuset även kan användas till Byggåtervinningen. Vi rekommenderar att detta ses över för att minimera de risker som kan vara förknippade med att obehöriga har tillträde till lokalerna. 4.4. Prissättning Enligt intervju finns inga beslutade riktlinjer för prissättning av varor. Ingen av verksamheterna arbetar med bruttomarginaler och vilket sortiment som finns är beroende av vilka varor som kommer in. Caféerna använder sig av ett visst antal produkter i sitt sortiment. Priserna sätts utifrån marknadspris av arbetsledaren. Cafeterian på Haldahuset säljer endast lättare mat och fika till anställda och sätter priser på ett sätt som inte genererar någon vinst. Kretsloppan får två gånger i veckan produkter, främst material från HEMs återvinningscentral. Vid detta tillfälle kontrolleras nypris på vissa artiklar och är de värdefulla läggs produkterna in i skyddsrum eller kassaskåp. För vissa produkter rådfrågas Auktionskammaren om pris. Köparna är både privatpersoner och uppköpare (antikhandlare). Viktigt för verksamheten är att ej konkurrera med andra verksamheter. På grund av detta stäms prissättningen av med ex Röda Korset och Erikshjälpen. Det sker även en omvärldsbevakning på nätet och det är arbetsledare som sätter priserna. 4 torsdagen den 6 juli 2017 Oktober 2017 10 av 13
Stadsbondgården sätter marginal gentemot inköpspriset, dock är denna marginal inte lika hög för samtliga varor. Överlag är priserna lägre då det enligt uppgift inte finns någon konkurrens i närområdet. Personalrabatt utgår, men priset är högre än inköpspriset. Prissättningen görs utifrån att verksamheten ska gå med en liten vinst. Byggåtervinningen prissätter ny vara till halva nypriset och begagnad vara något lägre. Verksamheten har ett fåtal fasta priser, där varorna är markerade med prislapp. För övriga varor finns en pärm med priser. Priset är även diskuterbart mellan de som arbetar där och kunden. Enligt intervju kan priserna variera mellan liknande produkter beroende av skick. Det finns även tillfällen då varor kan säljas direkt vid leverans och då sätts priset vid försäljningstillfället. 4.4.1. Bedömning Vi bedömer att prissättning av varor inte sker enhetligt. Arbetsmarknadsenheten har inte fastställt riktlinjer för prissättning eller bruttomarginaler. Verksamheterna sätter priser efter bästa förmåga och gör en omvärldsanalys för att sätta ett så rätt pris som möjligt. Vi anser att det bör finnas riktlinjer för prissättning och bruttomarginaler av de varor som säljs på de respektive verksamheterna. 4.5. Rutiner för inventering av varor finns och efterlevs Enligt intervju finns inga beslutade rutiner för inventering och det sker ingen inventering på de verksamheterna som ingår i denna granskning. Enligt intervju så förekommer det svinn, dock är det svårt att avgöra till hur stort belopp då antal artiklar är många. På Kretsloppan tas det foto på större och mer värdefulla varor som sparas. På stadsbondgårdens café får de anställda köpa utgångna varor till ett rabatterat pris. Överbliven mat, såsom baguetter eller bullar, sätts ner till rabatterat pris dagen efter. Skulle det ej blivit sålt ges det till djuren på bondgården. Det finns enligt intervju ingen kontroll på svinn. Beställningar till Cafeterian på Haldahuset görs av personal i köket som prickar av mottagningen. Inköpen attesteras av arbetsledare på Haldahuset. På Stadsbondgården attesterar arbetsledaren inköpen i DORIS 5 och cafépersonalen bockar av följesedlarna i samband med leverans. På Byggåtervinningen sker inköp av ex städmaterial och diesel. Arbetsledare attesterar inköpen. Arbetsledaren använder inte inköpsmodulen DORIS. Städmaterial hämtas främst vid förråd på Haldahuset. Arbetsledaren på Kretsloppan hanterar inköp och attest av förbrukningsmaterial. 4.5.1. Bedömning Vi bedömer att inventering av varor inte sker. Arbetsmarknadsenheten har inte fastställt riktlinjer för inventering och i de granskade verksamheterna sker inte årliga inventeringar. Då det förekommer svinn så rekommenderar vi att riktlinjer tas fram för inventering och att de efterlevs. 5 Inköpsmodul i Oktober 2017 11 av 13
4.6. Uppföljning Enligt intervju påbörjades uppföljningsrutiner av de granskade verksamheterna under år 2016. Månatligen genomförs en ekonomisk uppföljning på arbetsmarknadsenheten. Ekonom på arbetsmarknadsenheten följer upp budget mot utfall med enhetschefen som därefter ska gå igenom uppföljningen med samtliga arbetsledare. De senaste året har inneburit en förändring av arbetsledarens roll som innebär ett större ansvar och uppföljning. Vid intervjun med arbetsledarna på Stadsbondgården och Byggåtervinningen framkommer det att de gör viss uppföljning själva. Detta då enhetschef från arbetsmarknadsenheten inte gör någon uppföljning, vilket det enligt uppgift finns ett behov av. Enligt intervjuer finns det inga kontrollmoment som har bäring på kontanthantering i nämndens interna kontrollplan. Det sker inga stickprovskontroller i verksamheterna för att säkerställa den interna kontrollen. Vi har i vår granskning verifierat en månadsavstämning för Stadsbondgården. Avstämningen gjordes genom att kontrollera att veckorapporterna stämmer med rapport för månadsförsäljning. Avstämningen gjordes för maj månad och utan anmärkning. Nedan visas de försäljningsintäkter som verksamheterna hade år 2016 samt första halvåret 2017. Intäkter 201601-201612 201701-201706 Haldahuset exkl Kretsloppan 1 485 015 610 402 Kretsloppan 483 088 181 574 Cafeterian 168 777 95 087 Stadsbondgården 339 607 160 798 Byggåtervinningen 567 897 261 554 Totalt 2 476 487 1 309 415 4.6.1. Bedömning Vi bedömer att uppföljning delvis görs. Enligt nya rutiner läggs ett större ansvar på arbetsledaren att följa upp sin verksamhet med stöd av enhetschef. Det har i genomförda intervjuer framkommit att detta inte sker i tänkt omfattning. Centralt på arbetsmarknadsenheten görs månatliga uppföljningar i syfte att följa verksamheten. Det finns inga kontrollmoment i intern kontrollplanen som har bäring på kontanthantering. Vi rekommenderar att kontrollmoment kring kontanthantering införs i nämndens kontrollplan då det förekommer svinn och differenser. Vidare är det viktigt att redovisningsprocessen innehåller väsentliga kontrollaktiviteter och att det tydligt framgår vem som bär ansvaret för respektive kontrollaktivitet. Oktober 2017 12 av 13
5. Revisionell bedömning 5.1. Revisionell bedömning mot övergripande revisionsfråga Är utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens interna kontroll för hantering av kontanta medel tillfredställande? Det finns delar inom nämndernas kontanthantering som fungerar tillfredställande och det finns brister som enligt vår bedömning inte är förenliga med god intern kontroll. De brister vi identifierat berör bland annat att det inte finns några kommungemensamma eller beslutade riktlinjer gällande kontanthantering, prissättning, korthantering eller inventering. Vidare grundar vi vår bedömning på att det förekommer svinn, att inventeringar inte genomförs samt att differenser inte alltid utreds enligt gällande rutin. Granskningen, från de försäljningsställen vi har besökt, har inte föranlett några misstankar om oegentligheter. Vår sammanfattade bedömning utifrån granskningen och vårt svar på revisionsfrågan är att nämndens interna kontroll avseende kontanthantering delvis är tillräcklig. 2017-10-25 Carl-Magnus Stenehav Uppdragsledare Rebecca Lindström Projektledare Oktober 2017 13 av 13