Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1693/2015 Sida 1 (7) 2015-04-22 SSA 2015:03 Hantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen Närvarande från Kulturförvaltningen: Magnus Boström, arkivansvarig Maria Högwall, arkivarie Elham Ketab, administratör Anne Lund, strateg Maria Sadeghzadeh, arkivarie Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg, inspektionsförrättare Harald Löfgren, protokollförare SAMMANFATTNING Kulturförvaltningens centrala administration inspekterades den 17 mars 2015. Hanteringen av de allmänna handlingarna hos förvaltningen är generellt mycket god och man arbetar målinriktat med att ständigt förenkla och förbättra informationshanteringen för medarbetarna. En stor del av förvaltningens kärnverksamhet hanteras och dokumenteras digitalt. Mindre brister förekommer vad gäller arkivredovisningen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Kulturförvaltningen att: - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. - Använda skrivmateriel som ger arkivbeständiga handlingar. - Revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningarna i riktlinjerna. - Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar både analoga och digitala som ska bevaras. - Bevaka vilka konsekvenser övertagande av IT-stöd kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. Kulturförvaltningen ska senast den 2015-09-30 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Kulturförvaltningen att: - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna. - Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas.
Sida 3 (7) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Kulturförvaltningen har fastställt ansvaret i en skriftlig instruktion. Förvaltningen har utsett den administrative chefen till arkivansvarig. Förvaltningens arkivinstruktion beskriver arkivorganisationen och de olika rollerna på ett bra sätt. Till arkivinstruktionen finns en bilaga som namnger de olika rollerna. Denna bilaga är ett levande dokument som justeras i takt med att arkivorganisationen ändras. Förvaltningen upplever att arkivorganisationen fungerar på ett bra sätt samt att den är känd bland medarbetare på förvaltningen. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån vad gäller hanteringen av allmänna handlingar bedöms som generellt god. Arkivarierna är regelbundet ute i verksamheten och informerar medarbetare om vad som reglerar förvaltningens dokumenthantering. Arkivarierna upplever det som att medarbetarna frågar i de fall de är osäkra. Förvaltningen har årligen återkommande introduktioner för nyanställda. Varje år genomförs även chefsutbildning där arkivområdet upptar en halvdag av agendan. Utöver ovan återkommande utbildningar informerar förvaltningens arkivarier den nyanställda medarbetaren om dokumenthantering och diarieföring. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Kulturförvaltningen har goda rutiner för att hantera den dagliga diarieföringen. Förvaltningens diarieföring sköts av förvaltningens arkivarier och back-up finns vid eventuell frånvaro eller semester. Förvaltningen använder sig av Formpipes Platina ECM som dokument- och ärendehanteringssystem och har ett uttalat mål att hantera så mycket som möjligt av verksamhetens processer i detta system. Post inkommer i pappersform och elektroniskt via e-post och e- tjänster. Samtliga inkommande och utgående handlingar diarieförs samma dag som de inkommer, upprättas eller expedieras. Samtliga sekretesshandlingar diarieförs i Platina med hänvisning till aktuell sekretessparagraf.
Sida 4 (7) Förvaltningen genomför kontroller av avslutade ärenden. En rutin för internkontroll av ärenden finns framtagen för detta ändamål. Förvaltningen har upprättat fullmakter för öppnande av inkommande post. Fullmakten utgörs av ett elektroniskt dokument där medarbetaren lägger till sitt namn och sparar filen. Sparandet av filen likställs med ett godkännande av fullmakten och dess villkor. Vid semester ges en kollega tillgång till den personliga e-brevlådan. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Kulturförvaltningen har tagit fram hanteringsanvisningar som täcker förvaltningens samtliga verksamhetsområden och processer. Då förvaltningens olika arkivbildare delar samma redovisningsstruktur gör detta att hanteringsanvisningarna blir otydliga i bemärkelsen att det är svårt att urskilja vilken information som hör till de olika arkivbildarna inom förvaltningen. Arkivarierna arbetar med att utveckla dess utformning så att det ska bli enklare för medarbetarna att förstå och tillämpa de delar som berör dem. Förvaltningen föreläggs att uppdatera hanteringsanvisningarna mot bakgrund av kommentar ovan. I dagsläget finns ingen rutin för årlig översyn av hanteringsanvisningarna. En rutin bör tas fram så att anvisningarna hålls uppdaterade och aktuella, vilket i längden kommer underlätta medarbetarens tillämpning och efterlevnad. Det råder också osäkerhet kring i vilken utsträckning medarbetarna känner till hanteringsanvisningarnas existens och därmed också kring i vilken utsträckning de tillämpas. Stadsarkivet rekommenderar därför förvaltningen att arbeta med att säkerställa att anvisningarna tillämpas. Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Rekommendationer Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningarna. Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas.
Sida 5 (7) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns och tillämpas Kulturförvaltningens centrala administration har ett myndighetsspecifikt beslut som reglerar gallring av allmänna handlingar (SSA 2008:03). Utöver det tillämpar förvaltningen stadens generella gallringsbeslut. Samtliga gallringsbesluts tillämpning är dokumenterad i hanteringsanvisningarna. Förvaltningen har en rutin för att årligen verkställa beslutad gallring och ligger i fas vad gäller att genomföra gallringen. Handlingarna förstörs under kontroll. Det finns inget behov av nytt gallringsbeslut Senaste gallringsutredningen genomfördes 2011. Förvaltningen anser att man i dagsläget inte har något behov av ytterligare gallringsbeslut. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digitala handlingar Förvaltningen använder sig av stadsgemensamma system för hanteringen av sin styr-och stödverksamhet, t ex ILS, LISA, Agresso och RISK. För dessa har Stadsledningskontoret arkivansvar. Diarieförda ärenden registreras i Platina och bevarandet av dessa sker genom en synkron anslutning av Platina till stadens e-arkiv. Kulturförvaltningen har även ett pågående anslutningsarbete till stadens e-arkiv vad gäller den avslutade arkivbildaren Kulturhuset. Anslutningen rör digitala ljudupptagningar, bilder och filmer. Förvaltningens trycksaker och broschyrer m.m. arkiveras i analog form. Arkivbeständiga produkter Förvaltningen använder arkivgodkända papper, aktomslag och arkivkartonger. Skrivare, faxar, kopiatorer som används är arkivgodkända. Förvaltningen använder däremot inte arkivgodkända pennor i den utsträckning de borde. Använda skrivmateriel som ger arkivbeständiga handlingar.
Sida 6 (7) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras Förvaltningen har en arkivbeskrivning (senast uppdaterad 2015-02- 10). Arkivbeskrivningen behöver uppdateras med uppgifter om vilka av stadens generella gallringsbeslut som tillämpas i verksamheten. Bevarandeförteckning finns Kulturförvaltningen har en bevarandeförteckning som behöver uppdateras och kompletteras. Generellt behöver förteckningens information och beskrivningar göras mer lättillgängliga så att även allmänheten på ett enkelt sätt kan förstå arkivets innehåll och hur handlingar återsöks. Förteckningen är processorienterad men saknar flertalet av de processer som redovisas i verksamhetens klassificeringsstruktur. Samtliga processer ska vara med i förteckningen oavsett om det finns information redovisad direkt under processen i förteckningen. I de fall handlingarna redovisas under 0.1 Diarieförda handlingar ska en hänvisning finnas mellan processen som handlingen skapas i till den utbrutna serien handlingarna redovisas under. Förteckningen behöver kompletteras med information om sökingångar, så att det tydligt framgår hur handlingarna återsöks (exempelvis om det är en analog handling i arkivet eller en digital handling i e-arkivet). Förteckningen behöver kompletteras med information om vad som ingår i respektive volym. Detta kan till exempel tydliggöras genom att volymanmärkningen beskriver vilka ärenden som ingår i volymen. Revidera arkivbeskrivningen enligt anvisningarna i riktlinjerna. Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar både analoga och digitala som ska bevaras. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Kulturförvaltningen kommer att överta drift och arkivansvar för Stadsmuseets e-tjänst Boken, vilket är en webbshop. Förvaltningen föreläggs att bevaka i fall detta övertagande kan medföra konsekvenser för förvaltningens arkivbildning.
Sida 7 (7) Föreläggande Bevaka vilka konsekvenser övertagande av IT-stöd kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokal Kulturförvaltningen har i dagsläget två arkivlokaler i drift. Båda lokalerna är godkända av Stadsarkivet sedan tidigare. Förvaltningen har även en arkivdepå för ekonomihandlingar, vilken tillhandahålls av extern leverantör och ska enligt leverantörens försäkran följa Riksarkivets krav på arkivlokaler (RA-FS 2013:4). Behov av att leverera arkiv finns Kulturförvaltningen har behov av att leverera Kulturhusets arkiv till Stadsarkivet. Förvaltningen har kontakt med Stadsarkivet angående denna leverans. 2015-04-22 Christina Moberg Inspektionsförrättare