Villkor Leveransavtal - Verksamhetssystem 1
1. Avtalstid Leveransavtal, nedan kallat avtalet, tecknas för perioden 2012-0x-01 t.o.m. 2018-0x- 01 med möjlighet för Borås Stad att säga upp avtalet efter tre (3) år. Borås Stad har rätt att påkalla förlängning av avtalstiden och gällande avtalsvillkor efter sex (6) år upp till tre (3) år + tre (3) år. En sådan förlängning skall vara skriftlig och ske senast två (2) år före avtalsperiodens utgång. Sker ej detta upphör avtalet automatiskt. Maximal avtalstid är tolv (12) år vilket motsvarar systemets beräknade livslängd. Avtalstiden gäller med förbehåll för överprövning och andra förhållande vilka kan föranleda att upphandlingsprocessen försenas. 2. Gällande lagar, regler och förordningar Samtliga lagar, regler, förordningar, tillämpbara och aktuella, för denna upphandling skall följas. Det är Leverantörens ansvar att efterleva relevanta lagar och regelverk. 3. Etik Borås Stad har antagit TCO:s uppförandekod. Leverantören åtar sig att uppfylla TCO:s uppförandekod. 4. Kontaktpersoner Nedan angivna kontaktpersoner är parternas avtalsföreträdare i övergripande frågor. Borås Stad Namn: Tel: Mobil: E-post: Leverantören Namn: Tel: Mobil: E-post: 5. Pris Pris netto i SEK exklusive mervärdeskatt, inklusive samtliga åtaganden enligt förfrågan. Tjänster Priser exklusive moms Införandeprojekt Integrationer (speca varje integration med pris) Utbildningar 1. Förpiloten, utbildning i hela Systemet, ca 10 personer 2. Utbildning av tre piloter 3. Utbildning av systemansvariga/system administratörer, max 10 stycken 4. Utbildning av driftpersonal/tekniker, cirka 4 stycken 2
Programprodukter Underhåll år 2-6 500 konsulttimmar, timpris för år 1-3 för eventuella övriga behov som uppstår utanför det som kravspecen anger. Option schema 6. Prisjustering Alla priser i detta avtal, löpande som engångskostnader, är fasta under sex år, räknat från godkänt leveransprov. 7. Fakturerings- och betalningsvillkor Faktura skall skickas till angiven fakturaadress. Eventuella årliga kostnader (licenskostnader, underhållskostnader eller andra cykliska kostnader ) för verksamhetssystemet får faktureras först efter godkänt funktionsprov. Förskott beviljas ej. Betalning sker 30 dagar efter till Borås Stad ankommen och godkänd faktura. Eventuell dröjmålsränta utgår enligt lag. Dröjmålsränta betalas ej för ofullständigt adresserade fakturor eller då beloppet understiger 100 SEK. Inga faktureringsavgifter eller andra typer av administrativa avgifter accepteras. Leverantören skall ha möjlighet till e-fakturering. År 1 (Införandeprojektet) utbetalas 25 % av överenskommet pris i avtalet när teknisk installation utförts enligt vad som överenskommits i avtalet (godkänt leveransprov). År 1 (Införandeprojektet) utbetalas 75 % av överenskommet pris när systemet/systemen är i drift enligt vad som överenskommits i avtalet (godkänt funktionsprov). År 2-6 betalas överenskommet pris kvartalsvis. Fakturering får ske efter godkänt leveransprov respektive funktionsprov. Samtliga priser är exklusive moms. 8. Faktureringsadress Borås Stad Fakturaservice Box 907 501 10 Borås Fakturan måste märkas med YY-KOD 9. Leveransadress Borås Stad Kungsgatan 55 501 80 Borås 3
10. Leveranstid Tidplan enligt överenskommelse mellan Borås Stad och Leverantören. 11. Leveransvillkor För tillhandahållande av tjänsterna gäller följande leveransvillkor för respektive tjänst som leverantören tillhandahåller: IT-projekt, version 2008 IT-drift, version 2008 IT-underhåll, version 2008 Cloud Computing, version 2010. 12. Installation Fastställd tidplan för utbildning, implementering och igångkörning skall Borås Stad och Leverantören komma överens om. Leverantören skall tillsammans med Borås Stad aktivt arbeta efter gällande tidplan. Tidplanen kan komma att revideras. Detta sker då i nära samarbete med leverantören. Planerad installation: Start vecka 18, 2012. I installationen skall ingå inläsning av systemprogram, tillämpningsprogram och konfigurering av systemprogramvara för att uppnå angiven funktionalitet. Installationen skall ske i samråd med personal från Borås Stad. Leverantören skall ha totalansvar för installationen så att Borås Stad vid driftsättning kan ta i bruk ett fullt fungerande system. Konfigurering av datakommunikation för persondatorer och skrivare skall ske i samråd med personal från Borås Stad. Installationsplan skall upprättas och innehålla tidplan med de aktiviteter som krävs för att installationen ska kunna genomföras. Genom driftssättningsprov skall fastställas om driftleverans är utförd och om driftleveransen har avtalad tillgänglighet, funktion och kapacitet. Personal från Leverantören skall närvara vid driftstarten. 13. Samarbete Leverantörerna i projektet förbinder sig att samarbeta med Borås Stad och med varandra i den utsträckning som Borås Stad finner nödvändigt. Avstämning kommer att ske både individuellt och tillsammans med samtliga inblandade parter i de fall det är lämpligt för projektet. Leverantör förbinder sig att ingå samarbetsavtal med andra leverantörer i det fall Borås Stad ingår avtal med fler än en leverantör. Leverantören förbinder sig att ingå samarbetsavtal med befintliga leverantörer enligt kravspecifikationens integrationskrav. 14. Godkänt leveransprov och funktionsprov För en godkänd leverans krävs att systemet med tillhörande integrationer är levererat, genomfört och färdigställt och detta kan fastställas av köparen genom tester, godkänd utbildningsutvärdering och provperiod. När både leveransprov och funktionsprov av systemet med tillhörande integrationer har godkänts av köparen föreligger en godkänd leverans. Vid utbildning äger köparen rätten att i förväg godkänna den planerade utbildningen och i efterhand godkänna den genomförda utbildningen. 4
Vid icke godkänd utbildning kommer prisavdrag att göras motsvarande den kostnad som kommunen/köparen haft i samband med utbildningens förberedelser och genomförande. 15. Fel Oavsett Borås Stads godkännande av utförd tjänst gäller för dolda fel det som nedan stadgas. Vid Leverantörens skriftliga meddelande att tjänsten är utförd gäller också för, ej obetydliga, fel det som nedan stadgas. Leverantören är skyldig att med den skyndsamhet som omständigheterna kräver och enligt avtal, förfrågningsunderlag och anbud på egen bekostnad avhjälpa ej obetydliga fel i utförda tjänster. Ej obetydliga fel består i alla fel som medför att utförd tjänst inte uppfyller specifikationen, minskar funktionaliteten eller medför olägenheter för Borås Stad. Sådana anvisningar m.m., får ej strida mot förfrågningsunderlagets krav på produkten eller dess funktionalitet och vad som i övrigt angivits i anbudet. Fel skall anmälas snarast som det upptäckts eller inom rimlig tid. Borås Stad skall ange hur felet yttrar sig. Leverantören skall avhjälpa fel under avtalstiden och dess angivna förlängningsperioder. Leverantören får avhjälpa fel genom rättelser av utfört arbete eller produkter eller genom kringgående av fel. Felavhjälpning får ej medföra att utfört arbete eller produkter ej längre uppfyller specifikationen, förfrågningsunderlagets krav på produkten eller dess funktionalitet och vad som i övrigt angivits i anbudet eller medför olägenheter för Borås Stad. Borås Stad skall vara leverantören behjälplig vid felavhjälpning och ge nödvändigt tillträde till lokaler eller annat som ej är orimligt och som behövs för att felet skall kunna avhjälpas. Om fel kvarstår eller kringgås och detta medför att utfört arbete eller produkter ej längre uppfyller förfrågningsunderlagets krav på produkten eller dess funktionalitet och vad som i övrigt angivits i anbudet eller medför olägenheter för Borås Stad eller dennes uppdragsgivare men felet ej är väsentligt, så har Borås Stad rätt att kräva och erhålla kreditering som motsvarar felets art och omfattning. Om fel kvarstår eller kringgås och detta medför att produkter ej längre uppfyller förfrågningsunderlagets krav på produkten eller dess funktionalitet och vad som i övrigt angivits i anbudet eller medför olägenheter för Borås Stad och felet är väsentligt, så har Borås Stad rätt att kräva och erhålla kreditering som motsvarar felets art och omfattning och rätt att häva detta avtal. 16. Vite Vid försenad leverans och/eller utebliven del av systemet, kan vite utgå. Detta vite skall vara 5 procent av totala kontraktsvärdet av den försenade leveransen, per månad. Borås Stad förbehåller sig rätten att lägst debitera 1 000 kr som administrationsavgift vid varje tillfälle som vitesklausulen utnyttjas. Om systemet avviker från avtalade kvalitetskrav skall Borås Stad omgående reklamera felet. Borås Stad behöver inte betala för delar som inte beställts eller inte uppfyller avtalade kvalitetskrav. 17. Garanti Leverantören garanterar att programvara levererad enligt detta avtal uppfyller de krav och specifikationer som finns angivna i detta avtal med bilagor. Leverantören förpliktar sig att utan nödvändig fördröjning ge sådan programvaruservice som behövs för att programvarans funktionalitet skall överensstämma med de krav som framgår av detta avtal, för den händelse att dessa krav inte är uppfyllda. Detta utförs utan kostnad för Borås Stad. Garanti startar efter godkänt övertagande. 5
18. Underhåll, support och uppgraderingar Förfrågningsunderlagets kravspecifikation gäller. 19. Leverantörens marknadsföring Leverantören har bara rätt att använda Borås Stad i sin marknadsföring efter överenskommelse med Borås Stad i varje enskilt fall. 20. Dokumentation och deposition av källkod Borås Stad är ägare till informationen i verksamhetssystemet. Leverantören skall underlätta att informationen kan ligga kvar och nås och gallras efter det att avtalet upphör att gälla. Leverantören skall vara behjälplig vid konvertering av data till eventuell annan leverantörs system. Källkodsdeposition hos tredje part skall överenskommas mellan parterna innan projektet startar. Användardokumentationen och hjälptexter skall uppdateras löpande och vara på svenska. Systemdokumentationen skall vid varje förändring av betydelse kostnadsfritt uppdateras av Leverantören. 21. Teknik Se bilaga Borås Stads tekniska plattform. 22. Övergripande funktioner Samtliga funktioner är specificerade i förfrågningsunderlaget. 23. Uppföljning Avtalsuppföljning kommer att ske vid behov, minst 1 gång per år under avtalsperioden. Borås Stad initierar till dessa möten. 24. Underleverantör och personal Leverantören ansvarar gentemot beställaren för eventuell underleverantörens arbete som för eget arbete. Leverantören har inte rätt att anlita eller byta ut underleverantörer utan Borås Stads skiftliga medgivande. Leverantören har inte rätt att byta personal som tillhandahåller tjänsterna utan Borås Stads skriftliga medgivande, såvida inte respektive personals anställning upphör hos Leverantören. 25. Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal skall, för att äga giltighet, göras skriftligen och undertecknas av båda parter. 26. Befrielsegrunder (Force Majeure) Parterna skall vara befriade från att fullgöra skyldighet enligt avtal om utförande hindras eller oskäligt betungas till följd av händelser utanför partens kontroll och som inte hade kunnat förutses. Till händelser utanför leverantörens kontroll skall inte räknas strejk, blockad, lockout 6
eller annan arbetskonflikt som beror av att part inte följer på marknaden gängse tillämpade regler och principer. Part skall visa att konflikt som nyss sagts inte beror på parten. En part är skyldig att omgående skriftligen underrätta den andra parten i händelse av nyss nämnda slag, som hindrar eller oskäligt betungar parts fullgörande av avtalet. Parten är skyldig att genast utföra åligganden enligt ramavtal när händelsen av nu nämnt slag upphör. 27. Hävning Borås Stad eller Leverantören får häva ingånget avtal om motparten inte fullgör sina åtaganden eller väsentligen missköter uppdraget och inte vidtar rättelse inom 30 dagar från skriftligt påpekande från den andra parten. Borås Stad har även rätt att häva avtalet om Leverantören försätts i konkurs eller annars befinnes vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden och betryggande säkerhet inte kan ställas. Vid hävning har Borås Stad rätt till ersättning för den skada Borås Stad lidit. 28. Överlåtelse av avtal/kontrakt Avtal/kontrakt får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan avtalstecknares skriftliga medgivande. 29. Tvist Meningsskiljaktighet skall i första hand avgöras av kontaktpersonerna. Om tvisten kvarstår skall den avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Talan skall föras vid Borås tingsrätt. 30. Handlingarnas inbördes rangordning Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta leveransavtal vilka skriftligen godkänts av båda parter 2. Detta leveransavtal 3. Anbudsförfrågan med bilagor 4. Anbud 5. Avtalsbilagor gällande drift, support och underhåll. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit varsitt. Bindande avtal föreligger när båda parter undertecknat detta avtal. Underskrift av behörig företrädare: Borås Stad Ort / datum: Underskrift: Namnförtydligande: Befattning: Företagets namn Ort / datum: Underskrift: Namnförtydligande: Befattning: 7