Delårsrapport Företagshälsa och tolkförmedling Delår 1-2015-04-30

Innehållsförteckning Inledning... 3 Syfte... 3 Aktuella händelser... 3 Förvaltningens mål och uppdrag... 4 Hållbar utveckling... 5 Attraktiv arbetsgivare... 6 Region Örebro läns ekonomi... 7 Ekonomi... 7 Resultatrapport... 7 Periodens resultat... 8 Helårsprognos... 9 Vidtagna åtgärder för att nå ekonomi i balans... 9 Investeringar... 9 Produktionstal... 9 Personalekonomi... 10 Personalkostnader... 10 Kostnadsanalys... 10 Antal anställda årsarbetare per yrkesgrupp (yrkesgrupp utifrån förvaltningsspecifikt... 11 Sjukfrånvaro... 11 Framtida utmaningar... 12 Delårsrapport 2(12)

Inledning Förvaltningen Företagshälsa och tolkförmedling bedriver verksamhet gemensamt för Region Örebro län, Örebro kommun, Kumla kommun, Hallsbergs kommun och Laxå kommun. En politisk nämnd kallad den gemensamma nämnden för samverkan angående företagshälsovård och tolk och översättarservice har det övergripande ansvaret för verksamheten. Förvaltning Företagshälsa och tolkförmedling består av två skilda verksamheter, dels företagshälsovård (Regionhälsan, RH) och dels språktolkning och översättningar (Tolk- och översättarservice, TÖS). Förvaltningens nuvarande situation präglas av en stark expansion. Båda verksamhetsområdena är kund och efterfrågestyrda vilket påverkar ekonomiutfall och produktionsvolym. Syfte Regionhälsans syfte är att ge uppdragsgivarna stöd i deras arbete med arbetslivsinriktad rehabilitering och att forma goda och hållbara arbetsmiljöer. Tolk- och översättarservice syfte är att förmedla tolk- och översättartjänster för kontakter mellan myndigheter och länsinvånare då gemensamt språk saknas, så att möjlighet till kommunikation, integration och informationsutbyte kan tryggas för alla berörda parter. Aktuella händelser Gemensamt. Under perioden har vår nya politiska nämnd formerats och trätt i funktion. Nämnden administreras numera av regionens centrala nämndadministration. Den 22/4 ägnades nämndsammanträdet åt utbildning och information gällande företagshälsovård. De olika kompetenserna höll varsina föredrag med efterföljande möjlighet till frågestund. Vid nämndens möte i maj kommer en liknande aktivitet att genomföras gällande Tolk och översättarservice. En årlig kompetensutvärdering och upprättande av individuell kompetensutvecklings-plan sker. Generella kompetensutvecklingsinsatser är under genomförande i: Mål-roll-sammanhang (RH), effektiva och lösningsfokuserade telefonsamtal (hela förvaltningen) och språktolkning (TÖS). Regionhälsan. Laxå- och Hallsbergs kommuner har under perioden anslutit sig till den gemensamma nämnden. Vi arbetar nu för att finna bra lösningar för respektive kommun när det gäller lokaler för företagshälsovårdsdelen samt önskade verksamhetsupplägg. Den 16-17/3 hade Regionhälsan extern revision förmedlad av Intertek. Revisionsrapporten lyfte fram mycket positiva omdömen om verksamheten men också möjliga förbättringsområden. Ingen avvikelse noterades i slutrapporten. Ett hot inför framtiden noterades och det rörde svårigheter att rekrytera specialistkompetenta läkare inom området företagshälsovård. Under årets inledande månader har inflödet av uppdrag till Regionhälsan varit stort. Stress, utmattning och psykisk ohälsa dominerar i detta inflöde. En översyn av det administrativa stödet inom förvaltningen pågår med särskild inriktning på telefoniorganisationen och skrivfunktionen men även i övrigt hur stödet till konsulterna inom företagshälsovården ska utformas. Vid översynen beaktas även möjliga samordningsvinster mellan företagshälsovården- och tolkverksamheten. De pågår också en kontinuerlig förbättring av hur vi använder tillgängligt teknikstöd och en utveckling av teknikstöd för en IT-baserad intern expertpanel. Delårsrapport 3(12)

Vidare har olika utbildningsinsatser hållits för utveckling av kunskaperna gällande i mål-roll sammanhang. Tolk- och översättarservice. Verksamheten har hållit öppet hus och tolkträff i syfte att utveckla och stärka dialogen mellan kunder, tolkar, och personal. Områdeschefen har deltagit i ett flertal möten med myndigheter och andra kunskapsintensiva institutioner. Projektet Tolk Online fortgår. En utvärdering kommer att göras runt halvårsskiftet för att bedöma om tjänsten ska vidareutvecklas till en beständig del i tjänsteutbudet eller om projektet ska avslutas. Det administrativa teknikstödet är under utveckling. Under maj månad testas en ny app för tolkar i syfte att underlätta bland annat registerhanteringen. Ett IT-baserat stöd för tolkutbildning ska utvecklas tillsammans med andra tolkförmedlingar. En övergripande utredning av tolkarnas villkor genomförs just nu på uppdrag av nämnden. Ett första resultat kommer att presenteras vid maj månads nämndsammanträde. Revision av verksamhetsledningssystemet FR2000 har genomförts med gott resultat. Förvaltningens mål och uppdrag Förvaltningens kvalitetsmål Vi ska lägst uppnå 3,5 på en fyrgradig skala vid mätning av följande kvalitetsindikatorer. Nåbarhet, bemötande, kompetens och återkoppling Mätning av måluppfyllelsen genomförs genom att enkäter sänds till våra kunder under hösten. Förvaltningens kvantitetsmål Antalet debiterade fhv-timmar som utförs för Region Örebro län, Örebro kommun, Kumla kommun, Laxå kommun och Hallsbergs kommun skall lägst uppgå till det antal timmar som förbokats för året. Kontinuerlig uppföljning sker per kalendermånad under året. 4 000 3 500 3 000 2 500 2012 2 000 2013 1 500 2014 1 000 2015 500 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Antalet fhv-timmar per månad, 2012-2015 Delårsrapport 4(12)

Antalet tolktimmar ska öka med 7% i jämförelse med föregående års nivå. Bedömningen grundar sig på Migrationsverkets och Örebro kommuns prognoser för asyl och flyktingmottagande i länet. Kontinuerlig uppföljning sker per kalendermånad under året. 12 000 10 000 8 000 2012 6 000 2013 2014 4 000 2015 2 000 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun jul Aug Sep Okt Nov Dec Antalet tolk-timmar per månad, 2012-2015 Hållbar utveckling Övergripande mål: Ekologisk hållbarhet: Region Örebro län ska främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö. En sådan utveckling bygger på insikten att naturen har ett skyddsvärde och att människans rätt att förändra och bruka naturen är förenad med ett ansvar för att förvalta naturen väl. Övergripande mål: Ekonomisk hållbarhet: Region Örebro län ska arbeta för att förutsättningarna för god, jämlik och jämställd hälsa och välfärd ständigt förbättras. Uppdrag 5. Alla nämnder och verksamheter har i uppdrag beakta hållbar utveckling i sin planering och sitt dagliga arbete. Förvaltningens aktiviteter i det dagliga arbetet under året: Prognos måluppfyllelse och trend: Kommentar Förvaltningen arbetar för minskat resande genom god planering och möten/uppdrag via telefon istället för på plats. Inom förvaltningen används i första hand cykel eller kollektiva färdmedel alternativt miljöklassad bil när resor inte kan undvikas. Förvaltningen gör ekologiska, ekonomiska och socialt medvetna val i det dagliga arbetet samt vid inköp/användande av varor och tjänster. Delårsrapport 5(12)

Verksamheten arbetar för ökad tolerans och kunskap i HBTQ-frågor genom generella kompetensutvecklingsinsatser. Temadag om HBTQ-frågor genomfördes den 24 april med Daniel Hjalmarsson, ombudsman, Akademikerförbundet. Attraktiv arbetsgivare Övergripande mål: Region Örebro län uppfattas av nuvarande och blivande medarbetare som en attraktiv arbetsgivare som erbjuder förutsättningar för ett långsiktigt spännande, utvecklande och hållbart arbetsliv. Inriktningsmål: Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare med medarbetare som trivs och utvecklas i sin yrkesroll. Prognos måluppfyllelse och trend: Kommentar Förvaltningen bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete som strävar till en hållbar, hälsofrämjande, säker och funktionell arbetsmiljö där alla känner sig tillfreds med sin arbetssituation och utvecklas både som individer och som arbetsgrupp. Upplevelsen av den fysiska och psykosociala arbetsmiljön följs upp en gång per år. För att säkerställa god arbetsmiljö förs också en kontinuerlig diskussion om upplevelsen av arbetsmiljön vid bland annat medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar. Befintliga rutiner ses över och utvecklas vid behov för att skapa bättre arbetsflöde och mindre stress för personalen. Kompetensutvärdering och upprättande av individuella kompetensutvecklingsplan görs årligen. Bedömning av bemanningsnivå görs kontinuerligt. Behovsstyrd tillsättning tillämpas. Indikatorer NMI Nöjdmedarbetarindex ökar 2015 jämfört med mätningarna 2011 och 2013. Mått 2011: NMI 76, 2013: NMI 76, 2015: målvärde NMI 80 Kommentar Genomförs för hela Region Örebro län under hösten 2015 /Ej aktuellt för denna rapport AVI Attraktiv arbetsgivarindex ska öka. Mått AVI - Attraktiv arbetsgivarindex ska öka 2013: AVI 117, 2015: målvärde AVI 120 Kommentar Redovisning finns ej för Företagshälsa och tolkförmedling. Frisktalet ska bibehållas Mått 2013: 80 procent, 2015: målvärde: 80 procent Kommentar Förvaltningen har ett mycket lågt sjuktal och har full kontroll och uppföljning av den sjukfrånvaro som uppkommer under verksamhetsåret. Antal oönskade deltider ska minska Mått Antal personer med oönskade deltider Kommentar Förvaltningen har inga oönskade deltider Delårsrapport 6(12)

Indikatorer Jämix Jämställdhetsindex ska öka Mått 2013: Jämix 122, 2015: målvärde Jämix 125 Kommentar Redovisning finns ej för Företagshälsa och tolkförmedling. Region Örebro läns ekonomi Övergripande mål: Det övergripande målet för Region Örebro läns ekonomiska politik är att skapa en långsiktig stark ekonomi samt uppnå en verksamhetsmässig och finansiell god hushållning. Region Örebro län ska redovisa ett positivt resultat som över mandatperioden 2015-2018 motsvarar minst 2 procent av regionens skatteintäkter och generella statsbidrag. Inriktningsmål: Styrelsen och nämnderna ska ha en positiv budgetavvikelse. Prognos måluppfyllelse och trend: Kommentar Förvaltningen uppvisar ett noll- resultat vid aktuell uppföljning och beräknar i dagsläget även ett noll-resultat på helårsbasis. Ekonomi Resultatrapport Belopp i mnkr Utfall jan-april Utfall jan-april Prognos 2015 Budget 2015 Utfall 2014 2015 2014 Avgifter och såld vård 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Övriga intäkter 22,7 21,0 68,7 68,7 63,0 Summa intäkter 22,7 21,0 68,7 68,7 63,0 Personalkostnader -22,1-21,2-67,4-67,4-61,5 Övriga kostnader -6,9-6,1-20,1-20,1-19,6 Avskrivningar, inventarier 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Avskrivningar, fastigheter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Summa kostnader -29,1-27,3-87,5-87,5-81,1 Finansnetto 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Landstingsbidrag/-ersättning 6,3 6,1 18,9 18,9 18,2 Resultat 0,0-0,2 0,0 0,0 0,2 Sammanfattande analys. Förvaltningens budget är relaterad till ett noll-resultat på årsbasis och redovisar per 30 april 2015 ett bokfört underskott på ca 0,036 mnkr. Prognostiserat utfall för 2015 utifrån nu kända faktorer, är för förvaltningen fortsatt ett nollresultat. Under årets första månad, så fanns en eftersläpning av framförallt interna debiteringar men också extern kostnadsfakturering. Detta ger en delvis missvisande bild av utfallet och resultatutvecklingen per januari. Ifrån mars månad är detta i fas. Delårsrapport 7(12)

Resultatutveckling mnkr 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5 2014 2015 Resultatutveckling 0,19 0 Periodens resultat Intäkter Intäktsökningen, för språktolkverksamheten, och för perioden januari april, beror på den volymökning som skett inom detta område under aktuell tidsperiod för 2015. Volymökningen har sin förklaring i att ökad asyltillströmning och att våra tidigare kunder ökat sina beställningar. Denna volymökning beräknas bestå under året. För företagshälsovårdsdelen så kommer intäkterna under 2015 att öka något beroende på att Laxå kommun och Hallsbergs kommun tillkommit som kund. Under årets två första månader så fanns en eftersläpning av framförallt interna debiteringar men också extern kostnadsfakturering. Detta ger en delvis missvisande bild av utfallen/resultatutvecklingen speciellt för januari. Ifrån mars månad är detta i fas. Personalkostnader Personalkostnaderna, (hela kontoklass 4) för aktuell period, följer den produktion som bedrivs inom båda verksamheterna. Skillnaden mellan 2015 och 2014 är ca 0,9 mnkr och är en ökning med ca 4% som ligger inom språktolkverksamheten. Inom företagshälsovårdsdelen har under perioden nästan alla tjänster varit bemannade fullt ut och relativt fullt löneutfall har skett, vilket har gett en liknande lönekostnad 2015 jämfört med samma period 2014. För språktolkningsverksamheten har personalförstärkning skett inom administrativa personalgruppen på grund av volymökningen och tolklönekostnaderna har ökat beroende på volymökning inom språktolkningen. Övriga kostnader För övriga kostnader 2015, så har en kostnadsökning totalt inom mätperioden skett emellan åren. Den uppgår sammanlagt till ca 0,9 mnkr ( ca 14%) och följer i stort det utfall och den fördelning som förelåg för 2014. Kostnadsökningstakten fördelar sig totalt ganska lika mellan de två verksamheterna. Dels för språktolkkostnader (konto 7595) och dels för verksamhetsanknutna tjänster (kontogrupp 55 och huvudsakligen då för inhyrda underkonsulter) på företagshälsovårdsdelen. Vidare har kontot lokalhyror (6010) ökat något mellan åren på grund av lokalbyten/utökade lokaler. Delårsrapport 8(12)

Helårsprognos Intäkter För resterande del av verksamhetsåret, så beräknas ökade beställningar inom språktolkverksamheten också generera en ytterligare intäktsökning. Hallsbergs kommun tillkommer inom företagshälsovården från 1 april 2015 och kommer att medföra en intäktsökning för företagshälsovårdsdelen jämfört med 2014. Totalt sett för förvaltningen som helhet, så beräknas intäkterna för resten av året motsvara kostnaderna och därför beräknas i dagsläget preliminärt ett noll-resultat på årsbasis Personalkostnader Lönekostnadsdelen för resten av 2015 beräknas följa i stora drag den volymförändring som finns inom gruppen timarvoderade språktolkar (konto 4022 övriga arvoden). För övrigt så finns inget speciellt att kommentera Övriga kostnader För övriga kostnader 2015, så bör dessa följa i stora delar budgeterat utfall. Det finns i nuläget inga kända faktorer annat än produktionsutvecklingen som skulle initiera några markanta kostnadsförändringar för resten av verksamhetsåret. I och med ny etablering och med dithörande lokaler i Laxå och Hallsberg, så tillkommer en del övriga kostnader under 2015. Det finns i nuläget inga kända faktorer som skulle initiera några speciella kostnadsförändringar mellan verksamhetsåren utan den följer verksamhetsproduktionen. För övriga kostnader 2015, så bör dessa följa i stora delar budgeterat utfall. Vidtagna åtgärder för att nå ekonomi i balans Förvaltningens totala ekonomi är i en relativ balans per 30 april 2015, dock med ett litet bokfört underskott och årsprognosen beräknas i dagsläget att kunna bli ett noll-resultat för helåret. Detta baseras på att intäkterna inom tolkverksamheten kan bli högre än budgeterat och att viss uppbromsning av utnyttjandet av underleverantörer inom företagshälsovården kan bli nödvändigt. Investeringar Förvaltningen har inga investeringskostnader varken för 2014 eller för 2015. (Belopp i mnkr) Sammanställning uppföljning av investeringar, mnkr (nettoinvesteringar) Utfall jan-apr 2015 Prognos 2015 Budget 2015 Utfall 2014 Summa 0 0 0 0 Produktionstal Förvaltningens båda verksamheter använder sedan många år tillbaka producerad kundtid som produktionsmått/tal. Produktionstal Utfall jan-april 2015 Utfall jan-april 2014 Förändring % Produktionstal 1-FHV-tim 12 546 12 716-1% Produktionstal 2-TÖS-tim 35 935 32 355 11% Delårsrapport 9(12)

Produktionstal-FHV Antalet timmar företagshälsovård har minskat obetydligt jämfört med utfallet april år 2014 och ligger kvar på en hög nivå utifrån fortsatt stor efterfrågan hos våra kunder efter företagshälsovårdsinsatser. Produktionstal-TÖS Den kraftiga ökningen av antalet tolktimmar jämfört med motsvarande period år 2014 är ett resultat av ökad asylinvandring. Personalekonomi Personalkostnader För språktolkverksamheten har lönekostnaden ökat med ca 1,4 mnkr jämfört med 2014. Lönekostnadsökningstakten följer den ökade produktionsutvecklingen som finns inom språktolkverksamheten. Där har också personalförstärkning skett inom administrativa personalgruppen på grund av volymökningen. Utfall jan-apr 2015 Utfall jan-apr 2014 Prognos Helår 2015 Utfall Helår 2014 Lönekostnadsökningstakt 4,4 % 10,6 % 8% 7% Lönekostnad (40-41) 15,183 mnkr 14 553 mnkr 45,3 mnkr 41,9 mnkr Kostnadsanalys Konto Kategori jan-apr 2015 jan-apr 2014 Förändring, mnkr Förändring % 4011+ 4081 Månadslöner 5 100 5 218-118 -2% 4012 Timanställda 60 101-41 -40% 4031 Obekväm arbetstid 14 14 0 1% 4032 Övertid/mertid 2 14-12 -88% 4022 Övriga arvoden - Språktolkar 8 977 8 187 790 10% 4040 Förändring skuld jour, beredskap och övertid 25 75-50 -67% 4110+ 4150 Semesterkostnad inkl. skuldförändring 802 740 62 8% 4120 Sjuklön 74 38 37 98% Övrigt 40xx-41xx 128 166-39 -23% Totalt 40-41 15 183 14 553 629 4% I lönekostnaderna ingår månadslön/4011 och den har för denna avstämningsperiod minskat med ca 0,1 mnkr (ca 2%) emellan 2015 och 2014. Denna minskning är marginell. Del av lönekostnaderna som avser (konto 4022) för timarvoderade språktolkar har ökat med ca 0,8 mnkr (ca 10%). Denna skillnad för konto 4022, beror på en fortsatt volymökning av språktolkuppdrag hitintills under året. Förändring av semesterlöneskuld/övertidsskuld har ökat totalt med 0,06 mnkr (ca 8%) jämfört med utfall april 2014. För övrigt finns inget att kommentera. Delårsrapport 10(12)

Antal anställda årsarbetare per yrkesgrupp (yrkesgrupp utifrån förvaltningsspecifikt Yrkesgrupp Antal årsarbetare 2015 janapr Antal årsarbetare 2014 janapr Förändring Män Totalt Män Totalt Kvinnor Kvinnor Kvinnor Män Totalt Läkare 2,0 2,0 4,0 2,0 2,0 4,0 Sjuksköterska 6,0 6,0 5,0 5,0 + 1,0 +1,0 Sjukgymnast 3,0 1,0 4,0 3,0 2,0 5,0-1,0-1,0 Biträdespersonal 1,0 1,0 1,0 1,0 Arbetsmiljöing. 0 1,0 1,0-1,0-1,0 Arbetspsykolog 6,0 1,0 7,0 4,0 0,25 4,25 +2,0 +0,75 +2,75 Beteendevetare 3,0 3,0 3,0 3,0 Läkarsekreterare 1,0 1,0 1,0 1,0 Övrig administrativ Personal 5,0 1,0 6,0 4,0 1,0 5,0 +1 +1,0 Ledningspersonal 1,0 2,0 3,0 1,0 2,0 3,0 Tolkförmedlare 9,0 9,0 9,0 9,0 Summa 37,0 7,0 44,0 33,0 8,25 41,25 +4,0-1,25 +2,75 Det finns inga speciella kommentarer för detta redovisningstillfälle. Sjukfrånvaro Kommentarer/analys. Förvaltningen har ett mycket lågt sjuktal och har full kontroll och uppföljning av den sjukfrånvaro som uppkommer under verksamhetsåret. Kategori Period 2015 jan-mars Period 2014 jan-mars Förändring Antal timmar Män Totalt Män Totalt Kvinnor Kvinnor Kvinnor Män Totalt Schemalagda timmar 18 004 3 424 21 428 17 354 4 108 21 462 650-684 -34 Sjukfrånvaro total (tim) 1 097 249 1 346 367 166 533 730 83 813 Sjuk korttidsfrånvaro (tim) 391 43 434 193 0 193 198 43 241 Sjuk långtidsfrånvaro (tim) 706 206 912 174 166 340 532 40 572 Sjukfrånvaro totalt %* 6,09% 7,26% 6,28% 2,11% 4,04% 2,48% 3,98% 3,22% 3,80% Sjuk korttidsfrånvaro %* 2,17% 1,26% 2,03% 1,11% 1,00% 0,90% 1,06% 1,26% 1,13% Sjuk långtidsfrånvaro %* 3,92% 6,00% 4,25% 1,00% 1,04% 1,58% 2,92% 1,96% 2,67% TOTALT *) Procent av schemalagd tid Delårsrapport 11(12)

Framtida utmaningar Förvaltningens utmaning inför framtiden är att klara av prognostiserade volymökningar och motsvara eller helst överträffa kundernas förväntningar vad avser såväl kvaliteten på våra tjänster som kostnadseffektiviteten. För båda verksamheterna gäller därför att vara särskilt framgångsrika i att utveckla kompetensen och teknikstödet. Företagshälsovårdens strävan är att på ett mer strategiskt sätt kunna bistå kunderna i utvecklingen av en säker, hälsosam och långsiktigt hållbar produktivitetsutveckling i arbetslivet. Vi behöver därför löpande föra en dialog med våra kunder så att vi tillsammans kan utveckla ett mer metodiskt, evidensbaserat och tidigt insatt stöd. Tolkverksamhetens strävan är att tillhandahålla kompetenta tolkar och göra förmedlingsarbetet mindre administrationskrävande. Vi behöver därför i nära dialog med kunderna och tolkarna utveckla verksamhetens teknikstöd för bland annat telefontolkning, utbildning av tolkar och bokningar av tolkar och tolkuppdrag. Förvaltning Företagshälsa och tolkförmedling Bennet Sandberg Förvaltningschef Delårsrapport 12(12)