Gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice

Transkript

1 Kallelse Sammanträde med: Gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice Sammanträdesdatum: Tid: kl. 14:00-17:00 Plats: Konferensrum Linden, Eklundavägen 1 Meddela förhinder snarast möjligt till nämndsekreteraren Nathalie Bäckbring nathalie.backbring@regionorebrolan.se eller Du som är ersättare meddelar om du kommer att närvara. Tänk på våra allergiker och undvik starka dofter. Ledamöter kallas Anders Lycketeg (C), ordförande Carola Johansson (S), vice ordförande Mayson Murad (S) Birgitta Hultin (S) Kent Hiding (KD) Tomas Klockars (M) Lennart Carlsson (M) Jeanette Nilsson (L) Fredrik Rosenbecker (SD) Eva Hesse-Almkvist (M) Rebecca Voss (S) Carin Thaning (L) Magnus Andersson (S) Nils Olof Tivemyr (C) Berth Falk (S) John Omoomian (S) Eva-Lena Jansson (S) Ulla Bergström (S) Ersättare underrättas Lars Gustav Schill (S) Carina Sätterman (S) Nafih Mawlod (S) Layla Abou Tacca (KD) Nedim Karic (M) Anna Stark (M) Malin Bjarnefors (MP) Sven-Erik Kilsten (SD) Carina Johansson (L) Annica Sjöqvist (S) Albin Hellström (KD) Kenth Gustafsson (S) Ann-Charlotte Kämpe Larsson (L) Markus Lundin (KD) Ulla Kalander-Karlsson (S) Johan Niklasson (C) 1 (49) Postadress Region Örebro län Box 1613, Örebro E-post: regionen@regionorebrolan.se

2 Föredragningslista 1. Protokollsjustering Föredragande: Förslag till beslut Gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice beslutar att jämte ordföranden justera dagens protokoll utse Tomas Klockars (M), Region Örebro län med Carin Thanig (L), Kumla kommun som ersättare. 2. Delårsrapport , gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolkoch översättrservice Diarienummer: 19RS4431 Föredragande: Caroline Balkstedt, Anna Bürger-Sjödin, Linda Larserö Förslag till beslut Gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice beslutar att godkänna delårsrapport inklusive den ekonomiska redovisningen. Sammanfattning I bifogat material finner delårsrapport för gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice. Rapportperioden omfattar januari till april Materialet innehåller både verksamhetsmässig samt ekonomisk uppföljning kopplat till nämndens ansvar. Beslutsunderlag FöredragningsPM GN , delårsrapport Delårsrapport , gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice Bilaga, Delårsrapport inklusive ekonomisk redovisning, gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice 3. Kultur- och integrationskommunikatörer, projekt på Tolk- och översättarservice, Region Örebro län Diarienummer: 19RS4432 Föredragande: Helena Sundberg, Caroline Balkstedt Förslag till beslut Gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice beslutar att Tolk- och översättarservice får genomföra pilotprojektet under hösten år 2019, i enlighet med projektplan, samt att vid nämndsammanträdet den 11 december 2019 besluta huruvida projektet kultur- och integrationskommunikatörer ska fortsätta. Sammanfattning Kultur- och integrationskommunikatörer är en fortsättning på Tolk- och översättarservice föreläsningstjänst Kulturkommunikatörer. Kulturkommunikatörerna är i grunden erfarna tolkar, som föreläser om kulturmöten för verksamhetens kunder. Projektet kultur- och integrationskommunikatörer innebär att denna föreläsningstjänst utvecklas så att de även kan riktas till nyanlända klienter hos Tolk- och översättarservice kunder. 2 (49)

3 Föredragningslista Syftet med projektet kultur- och integrationskommunikatörer är att bidra till ökad integration för målgruppen nyanlända. Vidare bidrar projektet till att tillvarata den gedigna kompetens kulturkommunikatörerna har vilket är gynnsamt för såväl verksamheten som dess intressenter. Beslutsunderlag FöredragningsPM GN , Kultur- och integrationskommunikatörer Projektbeskrivning kultur- och integrationskommunikatörer (med genomförande) 4. Redovisning av beslut fattade i delegation Diarienummer: 19RS4321 Föredragande: Caroline Balkstedt Förslag till beslut Gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice beslutar att godkänna redovisningen. Sammanfattning Delegationsbeslut: 19RS761, Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Region Örebro län och Lorensbergs Communication AB. 19RS1839, Remiss Remittering av betänkandet Att förstå och bli förstådd ett reformerat regelverk för tolkar i talade språk SOU 2018:83. Beslutsunderlag FöredragningsPM GN Redovisning av delegationsbeslut 5. Information Föredragande: Regionhälsan och Tolk- och översättarservice Linda Larserö, Caroline Balkstedt och Anna Bürger-Sjödin 3 (49)

4 2 Delårsrapport , gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolkoch översättrservice 19RS (49)

5 1 (2) Tjänsteställe, handläggare Sammanträdesdatum FöredragningsPM Nämndadministration, Nathalie Bäckbring Dnr: 19RS4431 Organ Gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice Delårsrapport , gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättrservice Förslag till beslut Gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice beslutar att godkänna delårsrapport inklusive den ekonomiska redovisningen. Sammanfattning I bifogat material finner delårsrapport för gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice. Rapportperioden omfattar januari till april Materialet innehåller både verksamhetsmässig samt ekonomisk uppföljning kopplat till nämndens ansvar. Ärendebeskrivning Verksamhetsplan 2019 för Nämnden för Företagshälsovård och Tolk- och Översättarservice följs upp tre gånger under året. Delårsrapport omfattar perioden januari-april. Vid årets slut sammanställs en verksamhetsberättelse där årets verksamhet och dess ekonomiska resultat slutredovisas. Uppföljningen sker i syfte att följa den av nämnden beslutade verksamhetsplanen samt budget för Beslutsunderlag Delårsrapport inklusive ekonomisk redovisning, gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice Johanna Tångring Förvaltningschef 5 (49) Postadress Region Örebro län Box 1613, Örebro E-post: regionen@regionorebrolan.se

6 2 (2) Tjänsteställe, handläggare Sammanträdesdatum FöredragningsPM Nämndadministration, Nathalie Bäckbring Dnr: 19RS4431 Skickas till: Regionstyrelsen Regionkansliet 6 (49) Postadress Region Örebro län Box 1613, Örebro E-post: regionen@regionorebrolan.se

7 Delårsrapport Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling Delår (49)

8 Innehållsförteckning 1 Inledning Syfte Väsentliga händelser Nämndens mål och uppdrag Regional utvecklingsstrategi Hållbar utveckling Digitalisering Attraktiv arbetsgivare Ekonomi Förvaltningens kvalitetsmål Förvaltningens kvantitetsmål Ekonomi Resultatrapport Företagshälsa och tolkförmedling Periodens resultat Helårsprognos Vidtagna åtgärder för att nå ekonomi i balans Investeringar Produktions- och nyckeltal Personalekonomi Personalkostnader Kostnadsanalys Antal tillsvidareanställda årsarbetare Sjukfrånvaro (per mars) Framtida utmaningar Intern styrning och kontroll Internkontrollplan...19 Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 8 (49) Delårsrapport 2(21)

9 1 Inledning Förvaltningen Företagshälsa och tolkförmedling bedriver verksamhet gemensamt för Region Örebro län, Örebro kommun, Kumla kommun, Hallsbergs kommun, Lindesbergs kommun, Laxå kommun, Ljusnarsbergs kommun och Lekebergs kommun. En politisk nämnd, den gemensamma nämnden för samverkan angående företagshälsa och tolk- och översättarservice, har det övergripande ansvaret för verksamheten. Förvaltningen och dess politiska nämnd ställer sig positiv till att fler kommuner ansluter sig till nämnden. Hela Örebro kommun ingår från och med 1 januari 2019 med all sin verksamhet i den gemensamma nämnden. Förvaltningen Företagshälsa och tolkförmedling består av två verksamheter: Regionhälsan - företagshälsa samt Tolk- och översättarservice - språktolkning och översättningar. Förvaltningens nuvarande situation präglas av expansion och båda verksamheterna är styrda av kunder och efterfrågan, vilket påverkar ekonomiutfall, produktionsvolym och produktivitetsutfall. Framtidens utmaningar för förvaltningen är att motsvara och helst överträffa kundernas förväntningar på såväl kvaliteten av våra tjänster som kostnadseffektiviteten. Det ställer krav på att anpassa och förbättra våra arbetssätt för att kunna möta kundorganisationernas och intressenternas behov och förväntningar, då det som sker i omvärlden inte minst med tanke på digitaliseringen, kommer att ställa högre krav på vår innovationsförmåga. 2 Syfte Förvaltningens syfte är att tillhandahålla företagshälsa samt tolk- och översättarservice, till våra anslutna kundorganisationer. Förvaltningen bidrar till att skapa förutsättningar för gott arbetsmiljöarbete samt underlättar kommunikation där gemensamt språk saknas. 3 Väsentliga händelser Förvaltningschef har ordet: De första fyra månaderna har varit fartfyllda och mycket intensiva. Ledningsgruppen har jobbat hårt för att få alla delar att hänga ihop. Nya intresserade ledamöter har tillkommit till den gemensamma nämnden, en omfattande remiss från regeringskansliet gällande "Att förstå och bli förstådd" för tolkar i talande språk, har besvarats samt att hela Örebro kommun från årsskiftet ingår i den gemensamma nämnden. Hållbart resande är ett uppdrag för samtliga av regionens verksamheter. Regionens reserådgivare har vid ett flertal tillfällen träffat förvaltningens medarbetare som fått information om vad hållbart resande innebär och information om regionens resehierarki. Tolk- och översättarservice deltog under 2018 i tävlingen Cykelvänlig arbetsplats och har fått en av tre möjliga stjärnor. Medarbetarsamtal och lönedialog har genomförts med samtliga medarbetare inom förvaltningen. Förvaltningen arbetar systematiskt med inkomna avvikelser. För Tolk- och översättarservice har arbetet intensifierats under det första tertialet då antalet avvikelser visade sig ha ökat under 2018 jämfört med Under årets första fyra månader har det skett en minskning av antalet avvikelser, jämfört med samma period år Regionhälsan kan från och med årsskiftet ta emot avvikelser, synpunkter och klagomål från kommunerna i den gemensamma nämnden. Det sker via den externa webben och är en möjlighet som inte funnits tidigare. Båda verksamheterna är kvalitetscertifierade. I januari genomfördes en extern revision av Tolk- och översättarservice, i vilken verksamheten gick igenom revisionen helt utan avvikelser. Regionhälsans externa revision skedde i slutet april och man fick en mindre avvikelse. Fantastisk bra jobbat från båda Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 9 (49) Delårsrapport 3(21)

10 verksamheterna. Arbetet med omvärldsbevakning fortsätter löpande. Det är viktigt att förvaltningens verksamheter följer med i utvecklingen och håller sig uppdaterade med vad som händer i branscherna. Tolk- och översättarservice Antalet tolktimmar har minskat med 5 procent under det första tertialet jämfört med samma period föregående år. Trots minskningen har det skett en ökning av det övriga tjänsteutbudet. Tjänsten Kulturkommunikatörer har ökat liksom Tolk Online tjänsten. Tolk Online utökades med ytterligare ett språk från årsskiftet och finns nu tillgänglig på både arabiska och somaliska. I och med utökningen med ännu ett språk har ett samarbete med Borlänge kommuns tolkförmedling inletts. De tolkar som arbetar med Tolk Online i Borlänge och i Örebro täcker nu upp behovet av tjänsten gemensamt. Detta bidrar till att förebygga långa väntetider och att kostnadseffektiviteten för tjänsten ökar. Vid årsskiftet bildades ett Tolkråd för tolkkåren. Tolkrådets syfte är att skapa en kommunikationskanal mellan ledning och tolkkår. I slutet av mars arrangerades en kundkonferens med Milad Mohammadi som föreläsare. Föredraget handlade om integration och de många möjligheterna med mångfald. Konferensen fick ett mycket positivt omdöme av de som deltog. Region Örebro läns stab för hållbar utveckling har, under årets första tertial, påbörjat ett integrationsprojekt tillsammans med Tolk- och översättarservice Kulturkommunikatörer. Projektet syftar till att bidra till ökad kunskap om den svenska sjukvården bland nyanlända som deltar i SFIutbildning i länet. Kulturkommunikatörerna kopplas in för att bidra med sin kompetens, i egenskap av erfarna tolkar och föreläsare om kulturmöten. Detta är en ny målgrupp för Kulturkommunikatörerna men ack så viktig. De föreläsningar som hållits har varit mycket uppskattade. Regionhälsan Från den 1 januari 2019 har Regionhälsans kundunderlag utökas till att omfatta hela Örebro kommun. Regionhälsan arbetade intensivt under hösten 2018 för ett gott mottagande. Arbetet fortsätter under 2019 med utvärdering av verksamhetens flöden och system för fortsatt utveckling och effektivisering. Exempel på ett sådant arbete är att se över "vägen in" till Regionhälsan. Det är viktigt att möta kunders behov men också att ha fokus på den interna arbetsmiljön. Trots goda resultat på den medarbetarenkät som genomfördes under hösten 2018 så har skyddsombud signalerat om hög arbetsbelastning. Detta tas på största allvar och verksamhetsdagarna i maj kommer att fokusera på att ta fram handlingsplaner för en förbättrad arbetsmiljö. Det har tillsats en intern ledningsgrupp för att ge stöd till områdeschef. Där ingår en representant från varje yrkeskategori och arbetet för gruppen börjar i juni. Örebro kommun är den kommun som har använt sig av möjligheten att rapportera avvikelser via externa webben. Avvikelser ger Regionhälsan möjlighet till ett gott utvecklings- och förbättringsarbete. Regionhälsans möten och dialoger med Ägarrådets representanter har också varit en viktig källa till utvecklingsarbetet. Arbetet har påbörjats med att förtydliga rollen som kundansvarig. Mallar och ett års hjul för aktiviteter har tagits fram. Nu återstår implementerings- och utvärderingsarbete kring detta. Samarbetet med Örebro Universitet kring forskningsprojektet MOT har nu gått in i skarpt läge. Utbildningsinterventioner till chefer och medarbetare som ingår i projektet, har påbörjats. Örebro maj 2019 Johanna Tångring Förvaltningschef Regionhälsan och Tolk- och översättarservice Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 10 (49) Delårsrapport 4(21)

11 4 Nämndens mål och uppdrag Symbolförklaringar Färgindikatorer, prognos måluppfyllelse och genomförande av uppdrag, helår = uppnå eller överträffa målnivån = mindre, acceptabel avvikelse från målnivån = större negativ avvikelse från målnivån Förändringspilar, utveckling under året, prognosens resultat helår jämfört med föregående år alternativt årets början = resultatet har förbättrats = resultatet är oförändrat = resultatet har försämrats Indikatorer, status för perioden vid delår = helt = delvis = inte alls = värde saknas för perioden 4.1 Regional utvecklingsstrategi Övergripande mål: Region Örebro län bidrar till och skapar förutsättningar för stark konkurrenskraft, hög och jämlik livskvalitet och god resurseffektivitet i Örebro län. Inriktningsmål: Nr 1. Region Örebro län har ett regionalt ledarskap som skapar tillit, förtroende och ett gemensamt lärande hos länets aktörer. Uppdrag 1. Att ta fram och genomföra aktiviteter för att bidra till att nå den regionala utvecklingsstrategins målsättningar. Förvaltningen för företagshälsovård och tolkförmedling är en stödresurs till de kunder som är medlemmar i den gemensamma nämnden och uppdragen kommer uteslutande från kunderna. De områden förvaltningen kommer att arbeta med som ligger i linje med dess övriga verksamhet är Kompetensförsörjning och matchning: Här har ett arbete inletts med regionkansliet för att använda en gemensam mall för skattning av kompetensförsörjning. Social sammanhållning och demokrati: Tolkoch översättarservice besitter en enorm resurs i alla språktolkar. Ett samarbete har inletts tillsammans med hållbar utveckling där kulturkommunikatörer, tillsammans med en barnmorska, föreläser för elever på SFI. Hälsofrämjande arbete och hälso- och sjukvård: Regionhälsan bör vara en naturlig aktör i arbetet mot den psykiska ohälsan trots att Regionhälsan inte bedriver hälso- och sjukvård. Regionhälsans kompetens och erfarenhet i denna fråga är bred och ska tas tillvara på strategisk och Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 11 (49) Delårsrapport 5(21)

12 operativ nivå, för chefer och medarbetare. 4.2 Hållbar utveckling Övergripande mål: Region Örebro län är en ansvarsfull aktör med höga ambitioner inom hållbarhetsområdet. Hållbar utveckling för regionorganisationen är att skapa välfärd och livskvalitet när verksamheten bedrivs samtidigt som kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov säkerställs. Inriktningsmål: Nr 3. Hållbarhet är integrerad i ordinarie verksamhet och mognadsgraden i hållbarhetsfrågor ökar. Förvaltningen har med hållbarhet som en naturlig del i hela sin verksamhet. Att leverera tjänster inom företagshälsa och tolkservice för att möjliggöra för övriga medarbetare inom regionen och hos övriga kunder att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt är en viktig del i hållbarhetsarbetet inom regionen. Indikatorer Utfall Målvärde Uppföljning och utveckling av aktivitetsplaner enligt program för hållbar utveckling och utifrån genomförd hållbarhetsredovisning 2018 Programmet för hållbar utveckling är implementerat och följs upp löpande. Helt Uppdrag 3. Att fortsätta arbetet med jämställdhetsanalys, samt utifrån dessa och tidigare analyser genomföra åtgärder. Tolk- och översättarservice kommer som representant för förvaltningen, att påbörja en jämställdhetsanalys där man har valt att undersöka hur könsfördelningen ser ut bland de tolkar som anmäler sig till och genomför utbildningar. Uppdrag 4. Att fortsätta arbetet med att HBTQ-diplomera verksamheter. Alla förvaltningens medarbetare genomgick regionens HBTQ-utbildning på webben under Utbildningen ingår i varje medarbetares kompetensutvecklingsplan och som en del i verksamheternas introduktionsprogram. På så sätt är det säkrat att även nya medarbetare kommer att genomgå utbildningen löpande. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 12 (49) Delårsrapport 6(21)

13 Uppdrag 6. Att fortsätta arbetet med att analysera barnrättsperspektivet, samt att utifrån dessa och tidigare analyser genomföra åtgärder. Regionhälsan gör en orosanmälan vid misstanke om att barn far illa. Varje år görs en summering över de orosanmälningar som upprättats. Under 2019 har ingen anmälan gjorts. Uppdrag 7. Att följa upp och minska förbrukningen av produkter med hög klimatpåverkan, alternativt ersätta med mindre klimatpåverkande alternativ. Förvaltningen följer upphandlade avtal då miljöaspekten är en del i upphandlingen. Uppdrag 9. Att höja ambitionerna kring Region Örebro läns resor och transporter, bland annat genom att vidareutveckla och implementera resehierarkin. Utredare på staben för Hållbar utveckling har besökt förvaltningens båda verksamheter och informerat om regionens resehierarki. Förvaltningen arbetar löpande med att minska antalet resor med bil och arbetar för att åka kollektivt och samordna när resor behöver göras. 4.3 Digitalisering Övergripande mål: Modern digital teknik ska bidra till att skapa en jämlik, attraktiv och stark Örebroregion som kan möta framtidens utmaningar. Övergripande mål: Arbeta med systemutveckling för att skapa fler digitala mötesplatser Mål: Skapa fler digitala mötesplatser Regionhälsan arbetar för att få fler medarbetare och kunder att använda sig av möten via Skype. Medarbetare från administrativa gruppen har genomgått grundutbildning gällande Skypeanvändning för att kunna stödja övriga medarbetare. Regionhälsan har utsett ansvariga för att genomföra digital skyddsrond på Regionhälsan samt se över möjligheten att sedan kunna erbjuda detta till kunderna. Tolk- och översättarservice har gått ut med information om att skärmtolkning finns att tillgå till kundverksamheterna via regionens intranät samt i nyhetsbrev till alla kunder. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 13 (49) Delårsrapport 7(21)

14 Uppdrag 46. Att ta fram och genomföra aktiviteter utifrån principen digitalt först. Tolkförmedlarna på Tolk- och översättarservice frågar aktivt om telefontolkning kan vara ett alternativ för kund. 4.4 Attraktiv arbetsgivare Övergripande mål: Region Örebro län uppfattas som en attraktiv arbetsgivare som erbjuder förutsättningar för ett långsiktigt spännande, utvecklande och hållbart arbetsliv. Inriktningsmål: Nr 33. Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare som arbetar för att attrahera, rekrytera, behålla och utveckla medarbetare utifrån långsiktigt hållbara strategier. För att skapa medarbetarengagemang krävs det bland annat att man som medarbetare får känna sig kompetent, behövd och omtyckt, dels gentemot kunderna men också genom att chef och ledning stöttar sina medarbetare på olika sätt. Medarbetarsamtal, aktiva arbetsplatsträffar och samverkansgrupper är bra forum för att skapa förutsättningar för detta engagemang. Förvaltningen satsar på gemensamma aktiviteter inom områdena för att stärka gemenskapen och utvecklas som grupp. Indikatorer Utfall Målvärde HME Hållbart medarbetarengagemang ska öka i jämförelse med tidigare medarbetarenkät. Ingen mätning har gjorts sen senast. Frisktalet ska förbättras i jämförelse med föregående år. Ingen mätning har gjorts sen sist. AVI Attraktiv arbetsgivarindex ska öka i jämförelse med föregående år. Redovisas inte för förvaltningen pga. för få medarbetare. Personalomsättning, externt och intern, ska redovisas. Det ska minska i jämförelse med föregående år. Arbete pågår med statistikuttag och hur indikatorn personalomsättning ska redovisas. Resultat av avslutningssamtal ska redovisas Helt Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 14 (49) Delårsrapport 8(21)

15 Indikatorer Utfall Målvärde systematiskt i temaområden. Avslutningssamtal hålls alltid vid avslut av anställning. Mål: Kompetensutveckling Regionhälsan arbetar med att öka kompetensen i digitaliserade arbetsmiljöer. Ansvariga medarbetare är utsedda och kommer att förstärka sin egen kompetens på området för att sedan arbeta fram ett koncept för kundorganisationerna. Båda verksamheterna har arbetat med att klargöra utbildningsbehovet. Regionhälsan kommer att sätta in utbildningsinsatser för att stärka grundkompetensen som arbetsmiljökonsult och Tolk- och översättarservice arbetar vidare med tolkarnas utbildningsbehov. Kulturkommunikatörerna har genomgått en fördjupningsutbildning tillsammans med etnolog på området. Inriktningsmål: Nr 34. Region Örebro läns verksamheter är jämställda och jämlika och motverkar aktivt diskriminering och kränkande behandling. Jämställdhet ingår som en naturlig del i ett bra arbetsmiljöarbete vilket förvaltningen arbetar mycket aktivt med enligt ovanstående inriktningsmål. Uppföljning sker även här under medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar. Indikatorer Utfall Målvärde Jämix Jämställdhetsindex ska öka i jämförelse med föregående år. 1 1 Redovisning finns inte på förvaltningsnivå pga. för få medarbetare. Uppdrag 61. Regionstyrelsen får i uppdrag av regionfullmäktige att samtliga nämnder ska biträda regionstyrelsen, inom nämndens ansvarsområde, att konkretisera arbetet med kompetensförsörjning utifrån beslutad rapport. (Strategisk kompetensförsörjning 18RS680) Förvaltningen har tagit stöd av regionkansliet för att implementera regionens verktyg för kompetensförsörjning. Kompetensförsörjningsplanen kommer att stödja hela regionen till att få en överblick av vilka kompetenser som kommer att behövas framgent och vilka särskilda satsningar som kommer att behöva göras för att trygga framtida kompetensbehov. Respektive områdeschef kommer att göra kompetensskattningar och upprätta handlingsplaner. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 15 (49) Delårsrapport 9(21)

16 4.5 Ekonomi Övergripande mål: Det övergripande målet för Region Örebro läns ekonomiska politik är att skapa en långsiktig stark ekonomi samt uppnå en verksamhetsmässig och finansiell god hushållning. Region Örebro län ska redovisa ett positivt resultat som över mandatperioden motsvarar minst 2 procent av regionens skatteintäkter och generella statsbidrag. Inriktningsmål: Nr 36. Styrelsen och nämnderna ska redovisa ett resultat i balans. Indikatorer Utfall Målvärde Resultatet ska under 2019 uppgå till minst noll. Helt Resultatet uppgår till 2,5 mnkr för perioden jan-apr Uppdrag 63. Att upprätta och genomföra ekonomiska handlingsplaner i syfte att bibehålla eller nå ekonomisk balans. Handlingsplanerna ska vara omsatta i konkreta, hållbara och långsiktiga åtgärder och kan avse både kostnadsreduceringar och intäktsförstärkningar. Åtgärderna ska beskrivas med ekonomisk och verksamhetsmässiga konsekvenser. Uppföljning av handlingsplanerna ska vara en del av nämndernas del- och årsrapportering till regionstyrelsen. 4.6 Förvaltningens kvalitetsmål Mål: Arbeta för ökat kundvärde Båda verksamheterna hade genomgående bra resultat i den kundenkät som gjordes hösten För Regionhälsan fick indikatorerna nåbarhet och återkoppling något lägre index än kompetens och bemötande. Resultat av kundenkäten har analyserats och en flödesanalys för inkommande ärenden har genomförts. Detta sammantaget resulterade i att alla arbetsmiljökonsulter idag har bokningsbara tider och det har gjorts justering i telefontider för att möta kundernas önskemål om bättre nåbarhet. Det har också tagits fram ett förslag till "vägen in" som kommunicerats med Ägarrådet och nu ska en risk- och konsekvensanalys av förslaget göras. Tolk- och översättarservice analyserar de inkomna kundavvikelserna som en del i sitt förbättringsarbete. De arbetar också för att validera den kommande kundenkäten. Nya kundenkäter för båda verksamheterna kommer att genomföras under hösten Resultatet av undersökningarna redovisas därefter. Indikatorer Utfall Målvärde Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 16 (49) Delårsrapport 10(21)

17 Indikatorer Utfall Målvärde NKI; Kunddialog/bemötande, Nåbarhet, Kompetens och Återkoppling. Förvaltningens båda verksamheter arbetar med sina informations- och kontaktvägar gentemot sina kunder. Regionhälsan har Ägarråd och kontinuerliga avstämningar med HR och chefer i kundorganisationerna gällande synpunkter, avvikelser och planering av aktiviteter som gynnar samarbetet. Planeringen av en kunddag, den 10 oktober, är i full gång. Tolk- och översättarservice har möjliggjort för kunder att anmäla sig till nyhets- och informationsutskick från verksamheten. Man arbetar aktivt med kundenkäter och har påbörjat en översyn av enkätfrågorna för att säkerställa att de är relevanta. Det har bildats ett Tolkråd för att underlätta kommunikationen mellan tolkkåren och förmedlingens ledning. Helt Avvikelsehantering Helt Förvaltningens båda verksamheter arbetar löpande med avvikelsehantering. Från årsskiftet finns möjlighet för Regionhälsans samtliga kunder, att inkomma med synpunkter, avvikelser och klagomål via verksamhetens webbsida. Den funktionen har utnyttjats och tydliggjort brister som sedan åtgärdats eller ingår i verksamhetens utvecklingsarbete. Mål: Följa med i utvecklingen Indikatorer Utfall Målvärde Utveckling av verksamheterna sker utefter dialog med intressenter och de förändringar som sker i omvärlden. Regionhälsan har deltagit på K2 nätverk i mars. Det har hållits Ägarråd den 12:e april. Det har också hållits möte och utbildning med förvaltningens nämnd den 6 februari. Tolk- och översättarservice för en kontinuerlig dialog med verksamhetens intressenter. Ett arbete har påbörjats med att se över de enkäter som under hösten ska skickas ut till tolkar och kunder, för att säkerställa att frågorna är relevanta och korrekt formulerade. Båda verksamheterna arbetar också med resultaten från senast kundenkäten och tar tillvara på synpunkter, klagomål och förbättringsförslag för att utveckla verksamheten. Helt Mål: Effektivisering av arbetsprocesserna Båda förvaltningens verksamheter är kvalitetscertifierade. Revisionerna har genomförts under våren och Regionhälsan fick godkänt med en mindre avvikelse. Tolk- och översättarservice fick godkänt helt utan avvikelser. Båda verksamheterna arbetar kontinuerligt med sina respektive kvalitetssystem. På Regionhälsan pågår en genomgång av hela kvalitetssystemet för att hänga med i den process som det innebär att verksamheten växer. Indikatorer Utfall Målvärde Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 17 (49) Delårsrapport 11(21)

18 Indikatorer Utfall Målvärde Medarbetarenkät, NKI, avvikelsehantering och certifiering På Regionhälsan har en genomgång av kvalitetssystemet påbörjats. Rutiner har reviderats och tydliggjorts såsom, förtagsjournal, uppdragsbekräftelse och debiterbar tid. Beslut har tagits att månadsvis på APT, tillsammans gå igenom en/flera rutiner för att hålla dem levande och kända för att få bättre följsamhet till beslutade rutiner. Revisionen är genomförd under april och godkänd med en mindre avvikelse. Handlingsplan för att ta hand om avvikelsen är upprättad och åtgärdas under året. Tolk- och översättarservice genomgick en extern revision i början av året. Förmedlingens ledningssystem gick igenom utan avvikelser. En internrevisionsplan är upprättad och stickkontroller hos personalen har genomförts för att säkerställa att ledningssystemet är implementerat i verksamheten. Helt 4.7 Förvaltningens kvantitetsmål Mål: Framtagande av nyckeltal för förvaltningens verksamheter Regionhälsan har gett förslag på nyckeltal till Ägarrådet vid mötet i april och kommer under året att koppla uppföljningen av tjänstefördelning (9-fältare), beläggningsgrad per yrkeskategori (tid mot kund), fördelning egen regi kontra underleverantör och NKI till verksamhetsuppföljningen. Tolk- och översättarservice kommer att mäta andelen distanstolkningar. Under perioden januari-april har antalet distanstolkningar minskat med 2 procent, jämfört med samma period Indikatorer Utfall Målvärde Antal nyckeltal 5 st 0 st Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 18 (49) Delårsrapport 12(21)

19 5 Ekonomi 5.1 Resultatrapport Företagshälsa och tolkförmedling Resultatrapport Belopp i mnkr Utfall janapr 2019 Utfall janapr 2018 Avvikel se Relation (%) Prognos 2019 Budget 2019 Utfall 2018 Övriga intäkter 41,5 33,7 7,8 23,1 119,0 116,3 98,2 Summa intäkter 41,5 33,7 7,8 23,1 119,0 116,3 98,2 Personalkostnader -33,2-32,8-0,4 1,2-97,0-95,7-96,4 Övriga kostnader -5,8-5,4-0,4 7,4-19,5-20,6-15,7 Avskrivningar, inventarier Summa kostnader Verksamhetens nettokostnad 0,0 0,0-39,0-38,2-0,8 2,1-116,5-116,3-112,1 2,5-4,5 7,0-155,6 2,5 0,0-13,9 Finansnetto 0,0 0,0 Regionbidrag/ -ersättning 0,0 6,7-6, ,0 0,0 19,9 Resultat 2,5 2,2 0,3 2,5 0,0 6,0 Resultatutveckling Sammanfattande analys Förvaltningen redovisar ett bokfört överskott på 2,5 miljoner kronor per 30 april I resultatet ligger högre intäkter och lägre övriga verksamhetskostnader på Tolk- och översättarservice samt lägre kostnader för löner, köpt verksamhet och övriga verksamhetskostnader för Regionhälsan. Regionhälsan har flera barnledigheter och flera kommande pensionsavgångar under året och kommer därför inledningsvis att behöva använda underkonsulter för att klara leverans ut till kund. Under perioden januari-april är volymerna på Tolk- och översättarservice 5 procent lägre än föregående år, vilket är lägre än den budgeterade minskningen på 10 procent. Det är den bidragande orsaken till överskottet för Tolk- och översättarservice. Förvaltningen för Företagshälsovård och Tolkförmedling har i nuläget inget framtida investeringsbehov. 5.2 Periodens resultat Intäkter Intäkterna är 2,7 miljoner kronor högre än budgeterat per 30 april Det beror på att volymerna är högre än budgeterat på Tolk- och översättarservice. Skillnaden mot föregående år beror på att Regionens köp av företagshälsa inte längre finansieras av ett regionbidrag, utan nu är helt 19 (49)

20 intäktsfinansierad. Personalkostnader Personalkostnaderna uppgår till 33,2 miljoner kronor per april 2019, vilket är 1,3 miljoner kronor högre än budgeterat för perioden och 0,4 miljoner kronor högre än för samma period Lönekostnaderna ligger 1,1 miljoner kronor högre än budget till och med april 2019 och 0,3 miljoner kronor lägre än 2018, vilket ger en lönekostnadsökningstakt på 1,4 procent. Regionhälsans lönekostnader ligger 0,2 miljoner kronor lägre än budget på grund av pensionsavgångar och sjukskrivning. Tolk- och översättarservice lönekostnader ligger 1,3 miljoner kronor högre än budget eftersom volymerna är 5 procent högre än budgeterat. Övriga kostnader Övriga kostnader ligger på 5,8 miljoner kronor per april Det är 1,1 miljoner kronor lägre än budgeterat och 0,4 miljoner kronor högre än samma period Regionhälsan har lägre kostnader för underkonsulter samt lägre kostnader för extern konsult än budgeterat för perioden. Driftredovisning Företagshälsa och tolkförmedling Belopp i mnkr Budgetavvike lse jan-apr 2019 Omsättning jan-apr 2019 Relation (%) Budgetavvike lse jan-apr 2018 Företagshälsa och tolkförmedling 2,5 41,5 6,0 2,2 5.3 Helårsprognos Intäkter Prognosen för intäkterna ligger på 119,0 miljoner kronor vilket är 2,7 miljoner kronor högre än budgeterat. Intäkterna på Tolk- och översättarservice är i dagsläget högre än budgeterat. Volymerna kommer troligtvis att gå ner under resterande delen av året. Personalkostnader Prognosen för personalkostnaderna beräknas till 97 miljoner kronor vilket är 1,3 miljoner kronor högre än budget. Regionhälsan har lägre prognostiserad kostnad för personal på grund av pensionsavgångar och sjukskrivning hittills i år. Tolk- och översättarservice har högre personalkostnader på grund av högre volymer än budgeterat hittills i år. Övriga kostnader Prognosen för övriga kostnader ligger 1,1 miljoner kronor lägre än budgeterat. Det är främst de budgeterade kostnaderna för en extern konsult på Regionhälsan och kostnaderna för underleverantörer som ligger till grund för det. 5.4 Vidtagna åtgärder för att nå ekonomi i balans Förvaltningens resultat ligger på 2,5 miljoner kronor per den 30 april Överskottet beror på lägre personalkostnader på Regionhälsan och på att intäkterna på Tolk- och översättarservice är högre än budgeterat. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 20 (49) Delårsrapport 14(21)

21 5.5 Investeringar (Belopp i mnkr) Sammanställning uppföljning av investeringar, mnkr (nettoinvesteringar) Utfall janapr 2019 Prognos 2019 Budget 2019 Utfall 2018 Övrig utrustning innevarande års budget 0, ,1 Summa 0, ,1 Investeringen avser ett nytt löpband till Hälsokällaren, Regionhälsans gym,. Löpbandet införskaffades under Produktions- och nyckeltal Produktionstal - tabell Utfall janapr 2019 Utfall janapr 2018 Förändring % Målvärde Avvikelse mot målvärde Produktionstal 1-FHV-tim % Produktionstal 2-TÖS-tim % Antalet producerade timmar på Regionhälsan är 13 procent högre jämfört med samma period Målvärdet är det ackumulerade värdet av kundernas förbokade timmar. Målvärdet är högre än utfallet 2018 på grund av ett utökat kundunderlag. Avvikelsen mot målvärdet beror på att Regionhälsan inte haft full bemanning på grund av föräldraledigheter, pensionsavgångar och många nyanställningar. Den debiterbara tiden kommer att följas upp noggrant både internt och ut mot kund för att trygga leveransen av de förutbetalda timmarna. Produktionstal-TÖS Antalet producerade tolktimmar är 5 procent lägre jämfört med motsvarande period år Efterfrågan på tolkuppdrag styr utfallet. 6 Personalekonomi 6.1 Personalkostnader Utfall jan-apr 2019 Utfall jan-apr 2018 Prognos 2019 Utfall 2018 Lönekostnadsökningstakt (%) 1,4% 12% 1% 12,7% Lönekostnad (kontoklass 40-41) (mnkr) -23,4-23,0-70,0-67,3 Lönekostnaderna följer produktionen inom förvaltningens båda verksamheter. Skillnaden per 30 april 2019 och 30 april 2018 är 0,4 miljoner kronor, vilket är en lönekostnadsökningstakt med 1,4 procent. Lönekostnadsökningstakten rör sig beroende på efterfrågan av tolktjänster på Tolk- och översättarservice, då tolkarna arbetar som uppdragstagare och ingår i lönekostnaderna. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 21 (49) Delårsrapport 15(21)

22 6.2 Kostnadsanalys Konto Kategori Utfall janapr 2019, mnkr Utfall janapr 2018, mnkr Förändrin g, mnkr Förändrin g % Månadslöner 6,2 5,7 0,6 10 % 4012 Timanställda 0,1 0,0 0,0 103 % 4031 Obekväm arbetstid 0,0 0,0 0,0 0 % 4032 Övertid/mertid 0,0 0,0 0,0 0 % 4033 Jour och beredskap 0,0 0,0 0,0 0 % Förändring skuld jour, beredskap och övertid 0,0 0,0 0,0 0 % Semesterkostnad inkl. skuldförändring 1,0 0,7 0,2 32 % 4120 Sjuklön 0,1 0,1 0,0 0 % Övrigt konto 40xx-41xx 16,0 16,6-0,6-4 % Totalt kontoklass ,4 23,1 0,2 Kostnaderna för månadslöner är högre januari-april 2019 jämfört med januari-april Antalet medarbetare på Regionhälsan har ökat vilket lett till högre lönekostnader. Förändringen under "övrigt" är kostnaden för tolkarnas övriga arvoden. De lägre volymerna har lett till lägre kostnad för arvoden. 6.3 Antal tillsvidareanställda årsarbetare Yrkesgrupp Antal årsarbetare apr 2019 Antal årsarbetare apr 2018 Förändring Spec-ssk/ barnm/ röntgenssk Psykolog/ PTPpsykolog Sjukgymnast/ fysioterapeut Kurator/ famrådg/ kurativt arb Kvinn or Män Totalt Kvinn or Män Totalt Kvinn or Män Totalt ,9 1 5, ,9 1 1,9 Läkare ,5 3,5 0-0,5-0,5 Biträdespersonal HoS Administratör ,6 0 14,6 0,4 0 0,4 Handläggare Ingenjör/tekniker/ha ntverkare Chef Summa 43,9 5 48,9 38,6 3,5 42,1 5,3 1,5 6,8 Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 22 (49) Delårsrapport 16(21)

23 Antalet tillsvidareanställda årsarbetare på förvaltningen har ökat med 6,8 personer mellan perioderna januari-april 2019 och Regionhälsan har utökat antalet medarbetare med 6,4 årsarbetare för att klara uppdraget när hela Örebro kommun gått med i den gemensamma nämnden från 1:a januari Det har anställts 2 psykologer,2 beteendevetare (1,85), 1 företagssköterska, 1 ergonom/sjukgymnast och 1 arbetsmiljöingenjör. Företagsläkarna har minskat med 0,5 personer på grund av pensionsavgångar. På Tolk- och översättarservice har antalet tillsvidareanställda ökat med 0,4 personer. En anställning övergick i visstidsanställning >67 år under mars 2018, vilket gör att förändringen blir något missvisande. En medarbetare har slutat (0,6) och en visstidsanställning har övergått i tillsvidareanställning. 6.4 Sjukfrånvaro (per mars) Kategori Jan-mar 2019 Jan-mar 2018 Förändring antal timmar, procent Schemalagda timmar Sjukfrånvaro, korttidsfrånvaro (tim) Sjukfrånvaro, långtidsfrånvaro (tim) Sjukfrånvaro totalt (tim) Sjukfrånvaro, korttidsfrånvaro % * Sjukfrånvaro, långtidsfrånvaro % * Sjukfrånvaro totalt % * *) Procent av schemalagd tid Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt ,59 % 0,00 % 1,43 % 2,50 % 0,20 - % 2,30 % -0,91 % 0,20 % 3,06 % 10,00 % 4,65 % 10,00 % - 15,4 3,75 % 2,12 % 8 % 3,28 % 0,94 % 5,48 % - 15,6 5,18 % 4,62 % 7 % 5,58 % 0,03 % 5,67 % - 0,87 % 0,47 % - 0,40 % Den totala sjukfrånvaron är lägre för perioden 2019 jämfört med Långtidsfrånvaron har ökat och korttidsfrånvaron är lägre än tidigare. Under förra året fattades beslut om att införa rehabiliteringssamtal med närmaste chef vid tre upprepade frånvarotillfällen per halvår. Förvaltningen fortsätter att följa sjukfrånvaron genom ett aktivt förebyggande arbete för att främja en bra arbetsmiljö. 7 Framtida utmaningar Förvaltningschef blickar framåt: Digitalisering, utbud, kompetensförsörjning, ledarskap och medarbetarskap är fortsatt centrala utmaningar för förvaltningens båda verksamheter. Det pratas idag allt mindre om friska arbetsplatser och desto mer om hållbara arbetsplatser. Att vara hållbar arbetsplats tilltalar mig då det rymmer så mycket mer än att enbart vara frisk. Det handlar om att ständigt arbeta för att utveckla organisationen, Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 23 (49) Delårsrapport 17(21)

24 en positiv inställning till kompetensutveckling, en bra fungerande kommunikations- och feedback kultur, möjlighet till att byta arbetsuppgifter samt hjälp att prioritera när arbetsbelastningen är hög. Sammantaget är detta viktigt för upplevelsen av en hållbar arbetsplats och genom systematiskt förbättringsarbete arbetar förvaltningen med det. En utmaning som länge identifierats av företagshälsovårdsbranschen är kompetensförsörjningen av medarbetare inom företagshälsor i allmänhet och företagsläkare samt arbetsmiljöingenjörer i synnerhet. MynAK, Myndigheten för arbetsmiljökunskap, har i vår tagit fram en rapport - Företagshälsovårdens kompetensförsörjning. Rapporten är nedslående och pekar på ett stort behov av utbildningar för samtliga yrkeskategorier och på akuta behov av utbildningar för arbetsmiljöingenjörer och företagsläkare. Enligt rapporten finns det idag 1130 läkare som har specialistbevis inom FHV. Av dessa är 883 personer 65 år eller äldre. En remiss gällande "Att förstå och blir förstådd, ett reformerat regelverk för tolkar i talande språk" har inkommit till regionen att besvara. Kommer regeringens tolkutredning att antas kan Tolk- och översättarservice behöva genomgå omställningar, om förutsättningarna för tolkning och förmedling av tolktjänster förändras. För att följa med i den utveckling som sker i omgivningen, krävs en effektiv omvärldsbevakning samt god anpassningsförmåga gällande såväl tjänsteutbud som verksamheten i stort. Regionhälsan står inför spännande utmaningar då det gäller att kunna bygga upp en organisation som möter kunders behov och erbjuder en god arbetsmiljö för Regionhälsans egna medarbetare. Behov som rätt resurser och tillräckliga resurser på rätt ställe för att möta kundernas behov blir viktigt och det gäller både ledningsfunktion och medarbetarfunktion. Fortsatt arbete med introduktion av nya medarbetare, arbetsflöden, utbud och effektiva arbetssätt. Fullt fokus ligger på en uppbyggnad av smidigt och effektivt flöde gällande -vägen in- för uppdrag. Vägen in ska vara såväl kundanpassad som att den ger förutsättningar för god arbetsmiljö till Regionhälsans medarbetare. Regionhälsan fortsätter sitt arbete med att fokusera på grupp- och organisationsuppdrag och där tidiga insatser tillsammans med chefer är centralt och ett framgångsrecept. De utmaningar som kan komma att påverka Tolk- och översättarservice verksamhet framöver är bland annat förändringar i samhällets tolkbehov. En sådan förändring skulle kunna vara att tolk- och översättningsuppdragen minskar eller ökar kraftigt. En pågående utmaning som även är aktuell i framtiden är teknikutvecklingen. Verksamhetens teknikstöd behöver kontinuerligt utvecklas, så att den alltid är i linje med intressenternas behov och den utveckling som sker på området. En ständig utmaning är att värna om rättssäkerheten och barnrättsperspektivet relaterat till tolkning. Detta sker löpande genom att hålla verksamhetens kunder informerade om vikten av att använda professionell tolk och att inte låta barn och andra anhöriga agera tolk inom offentliga verksamheter. Örebro maj 2019 Johanna Tångring Förvaltningschef Regionhälsan och Tolk- och översättarservice Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 24 (49) Delårsrapport 18(21)

25 8 Intern styrning och kontroll Intern styrning och kontroll (ISK) är en process som regionstyrelsen, nämnderna och verksamhetsledningarna har för att tillsammans upprätthålla en effektiv ledning och styrning av verksamheten. Processen ska säkerställa en ändamålsenlig och lagenlig verksamhet, det vill säga att verksamheten bedrivs i enlighet med de krav som ställs på verksamheten: Intern styrning a) Att verksamheten fullgör sina föreskrivna uppgifter samt uppnår beslutade mål och uppdrag. b) Att verksamheten bedrivs inom tilldelade ekonomiska ramar. Intern kontroll c) Att verksamheten följer de styrande dokument som Region Örebro län har beslutat samt lagar, förordningar, föreskrifter och avtal som gäller för verksamheten. d) Att redovisningen och uppföljningen av verksamheten och ekonomin är rättvisande och ändamålsenlig. e) Att informationssäkerheten är tillgodosedd utifrån kraven på konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet. Den interna kontrollen ska vara tillräcklig enligt Kommunallagen (KL) 6 kap. 7. Med tillräcklig menas att processen för den interna styrningen och kontrollen ska vara ändamålsenligt utformad efter verksamhetens förutsättningar, art och omfattning. Nämnderna ansvarar för att verksamheten inom sina ansvarsområden bedrivs i enlighet med kraven samt att verksamheten inom sina ansvarsområden upprätthåller en tillräcklig intern styrning och kontroll. Regionstyrelsen ska utifrån sin uppsiktsplikt göra ett utlåtande i årsredovisningen om den interna styrningen och kontrollen för verksamheten inom Region Örebro län har varit tillräcklig. 8.1 Internkontrollplan Symbolförklaringar = Pågående = Avvikelse = Avslutad = Ej genomförd HR Risken att rekryteringsrutiner inte efterlevs. Status Åtgärd Regionövergripande åtgärd: Tillse att chefer går igenom och får kännedom om rutinerna för rekrytering samt tillse att chefer går chefsutbildningar i Kompetensbaserad rekrytering. Förvaltningen ser utbudet av utbildning i kompetensbaserad rekrytering. Regionens rekryteringsrutiner efterlevs. Ansvar Förvaltningschef Risken att underlag för utbetalning av lön och arvoden inte är korrekta. Status Åtgärd Mer information till ansvariga om konsekvenserna av felaktiga underlag inför löne- / arvodeutbetalning. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 25 (49) Delårsrapport 19(21)

26 Status Åtgärd Förvaltningen följer rutin för lönekontroll i Heroma och respektive chef ansvarar för att den blir gjord innan sista datumet i Heroma varje månad. De nya reglerna kring skattekorrigering vid felaktigt utbetalda löner har lyfts på förvaltningens ledningsgrupp. Ansvar Förvaltningschef Ekonomi Risken att utbetalning sker av leverantörsfakturor som är bristfälliga/ felaktiga. Status Åtgärd Regionövergripande åtgärd: Säkerställa via information/utbildningsinsatser att alla beställare/attestanter tar ett bättre ansvarar för kontroll och anteckning vid attest. Förvaltningens båda verksamheter arbetar utifrån en beställarorganisation där ett fåtal personer sköter alla beställningar och därmed också tar beställningsattesten. Underlag sparas för att kunna täcka upp för varandra och säkerställa att leverans har skett innan faktura betalas. Förvaltningen planerar ändå en informationsinsats under Ansvar Förvaltningschef Regionövergripande åtgärd: Genomföra stickprovskontroll av fakturor inom utpekade områden. Stickprovskontroll kommer att genomföras under Ansvar Förvaltningschef Informationssäkerhet Risken att verksamheten inte efterlever tillämplig dataskyddslagstiftning. Status Åtgärd Regionövergripande åtgärd: Varje förvaltning ska säkerställa ett systematiskt och riskbaserat informationssäkerhetsarbete. Förvaltningen följer regionens informationssäkerhetspolicy och de riktlinjer som är kopplade till denna. Respektive område planerar också en uppföljning av arbetet som gjordes kring den nya lagstiftningen för GDPR för att säkerställa att dataskyddslagstiftningen tillämpas. Ansvar Förvaltningschef Regionövergripande åtgärd: Säkerställa att informationsklassning av IT-stöd som innehåller personuppgifter har genomförts i enlighet med riktlinje för informationsklassning. Dokumentnr Informationsklassning av IT-stöd genomfördes för båda verksamheterna under våren 2018 för att uppfylla det nya regelverket kring GDPR. Regionhälsan har fått hjälp från IT regionen för att klara systemförvaltningen av CGM J4. Systemförvaltaren har inplanerat en genomgång av informationsklassningen av CGM J4 Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 26 (49) Delårsrapport 20(21)

27 Status Åtgärd tillsammans med IT för att säkerställa att klassningen är korrekt utförd. Ansvar Förvaltningschef Regionövergripande åtgärd: Informationsägare/objektägare ska säkerställa att identifierade informationssäkerhetsbrister åtgärdas. Kommer att säkerställas under den planerade uppföljningen av arbetet kring GDPR lagstiftningen. Ansvar Förvaltningschef ISO 9001:2000 Risken att förvaltningen inte behåller sin ISO 9001:2015 +FHV krav certifiering. Status Åtgärd Underhålla respektive arbetssätt och arbeta med ständiga förbättringar inom Regionhälsan samt genomföra egna årliga internkontroller av respektive system. Regionhälsan har genomgått årets certifiering med en mindre avvikelse. Handlingsplan är upprättad och åtgärden kommer att utföras inom kort. FR2000 Risken att förvaltningen inte behåller sin FR2000 certifiering. Status Åtgärd Underhålla respektive arbetssätt och arbeta med ständiga förbättringar inom Tolk- och översättarservice samt genomföra egna årliga internkontroller av respektive system. Tolk- och översättarservice har genomgått årets certifiering helt utan anmärkning. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 27 (49) Delårsrapport 21(21)

28 Bilaga uppföljning mål och aktiviteter Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling Delår (49)

29 Innehållsförteckning 1 Verksamhetens mål och uppdrag Regional utvecklingsstrategi Hållbar utveckling Digitalisering Attraktiv arbetsgivare Ekonomi Förvaltningens kvalitetsmål Förvaltningens kvantitetsmål Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 29 (49) Bilaga uppföljning mål och aktiviteter 2(13)

30 1 Verksamhetens mål och uppdrag Symbolförklaringar Färgindikatorer, måluppfyllelse helår = uppnått eller överträffat målnivån = mindre, acceptabel avvikelse från målnivån = större negativ avvikelse från målnivån Förändringspilar, utveckling under året, resultat helår jämfört med föregående år = resultatet har förbättrats = resultatet är oförändrat = resultatet har försämrats Indikatorer, status för helår = helt = delvis = inte alls = värde saknas för perioden Statusikoner för aktiviteter = avslutad = avslutad med avvikelse 1.1 Regional utvecklingsstrategi Övergripande mål: Region Örebro län bidrar till och skapar förutsättningar för stark konkurrenskraft, hög och jämlik livskvalitet och god resurseffektivitet i Örebro län. Inriktningsmål: Nr 1. Region Örebro län har ett regionalt ledarskap som skapar tillit, förtroende och ett gemensamt lärande hos länets aktörer. Uppdrag 1. Att ta fram och genomföra aktiviteter för att bidra till att nå den regionala utvecklingsstrategins målsättningar. Förvaltningen för företagshälsovård och tolkförmedling är en stödresurs till de kunder som är medlemmar i den gemensamma nämnden och uppdragen kommer uteslutande från kunderna. De områden förvaltningen kommer att arbeta med som ligger i linje med dess övriga verksamhet är Kompetensförsörjning och matchning: Här har ett arbete inletts med regionkansliet för att använda en gemensam mall för skattning av kompetensförsörjning. Social sammanhållning och demokrati: Tolkoch översättarservice besitter en enorm resurs i alla språktolkar. Ett samarbete har inletts tillsammans med hållbar utveckling där kulturkommunikatörer, tillsammans med en barnmorska, föreläser för elever på SFI. Hälsofrämjande arbete och hälso- och sjukvård: Regionhälsan bör vara en naturlig aktör Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 30 (49) Bilaga uppföljning mål och aktiviteter 3(13)

31 i arbetet mot den psykiska ohälsan trots att Regionhälsan inte bedriver hälso- och sjukvård. Regionhälsans kompetens och erfarenhet i denna fråga är bred och ska tas tillvara på strategisk och operativ nivå, för chefer och medarbetare. 1.2 Hållbar utveckling Övergripande mål: Region Örebro län är en ansvarsfull aktör med höga ambitioner inom hållbarhetsområdet. Hållbar utveckling för regionorganisationen är att skapa välfärd och livskvalitet när verksamheten bedrivs samtidigt som kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov säkerställs. Inriktningsmål: Nr 3. Hållbarhet är integrerad i ordinarie verksamhet och mognadsgraden i hållbarhetsfrågor ökar. Förvaltningen har med hållbarhet som en naturlig del i hela sin verksamhet. Att leverera tjänster inom företagshälsa och tolkservice för att möjliggöra för övriga medarbetare inom regionen och hos övriga kunder att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt är en viktig del i hållbarhetsarbetet inom regionen. Indikatorer Utfall Målvärde Uppföljning och utveckling av aktivitetsplaner enligt program för hållbar utveckling och utifrån genomförd hållbarhetsredovisning 2018 Helt Programmet för hållbar utveckling är implementerat och följs upp löpande. Aktiviteter Slutdatum Förvaltningen följer upp aktivitetsplanen för hållbar utveckling löpande under året Uppföljningen sker löpande under året. Uppdrag 3. Att fortsätta arbetet med jämställdhetsanalys, samt utifrån dessa och tidigare analyser genomföra åtgärder. Tolk- och översättarservice kommer som representant för förvaltningen, att påbörja en jämställdhetsanalys där man har valt att undersöka hur könsfördelningen ser ut bland de tolkar som anmäler sig till och genomför utbildningar. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 31 (49) Bilaga uppföljning mål och aktiviteter 4(13)

32 Uppdrag 4. Att fortsätta arbetet med att HBTQ-diplomera verksamheter. Alla förvaltningens medarbetare genomgick regionens HBTQ-utbildning på webben under Utbildningen ingår i varje medarbetares kompetensutvecklingsplan och som en del i verksamheternas introduktionsprogram. På så sätt är det säkrat att även nya medarbetare kommer att genomgå utbildningen löpande. Uppdrag 6. Att fortsätta arbetet med att analysera barnrättsperspektivet, samt att utifrån dessa och tidigare analyser genomföra åtgärder. Regionhälsan gör en orosanmälan vid misstanke om att barn far illa. Varje år görs en summering över de orosanmälningar som upprättats. Under 2019 har ingen anmälan gjorts. Uppdrag 7. Att följa upp och minska förbrukningen av produkter med hög klimatpåverkan, alternativt ersätta med mindre klimatpåverkande alternativ. Förvaltningen följer upphandlade avtal då miljöaspekten är en del i upphandlingen. Uppdrag 9. Att höja ambitionerna kring Region Örebro läns resor och transporter, bland annat genom att vidareutveckla och implementera resehierarkin. Utredare på staben för Hållbar utveckling har besökt förvaltningens båda verksamheter och informerat om regionens resehierarki. Förvaltningen arbetar löpande med att minska antalet resor med bil och arbetar för att åka kollektivt och samordna när resor behöver göras. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 32 (49) Bilaga uppföljning mål och aktiviteter 5(13)

33 1.3 Digitalisering Övergripande mål: Modern digital teknik ska bidra till att skapa en jämlik, attraktiv och stark Örebroregion som kan möta framtidens utmaningar. Övergripande mål: Arbeta med systemutveckling för att skapa fler digitala mötesplatser Mål: Skapa fler digitala mötesplatser Regionhälsan arbetar för att få fler medarbetare och kunder att använda sig av möten via Skype. Medarbetare från administrativa gruppen har genomgått grundutbildning gällande Skypeanvändning för att kunna stödja övriga medarbetare. Regionhälsan har utsett ansvariga för att genomföra digital skyddsrond på Regionhälsan samt se över möjligheten att sedan kunna erbjuda detta till kunderna. Tolk- och översättarservice har gått ut med information om att skärmtolkning finns att tillgå till kundverksamheterna via regionens intranät samt i nyhetsbrev till alla kunder. Aktiviteter Slutdatum Utveckla möjligheten till videomöten Utbildningsinsats för den adminstrativa gruppen har genomförts på Regionhälsan gällande Skypeanvändning. Genomföra en digital skyddsrond Ansvariga är utsedda att genomföra digital skydssrond på Regionhälsan för att sedan se över möjligheter att erbjuda detta till kundorganisationer Skärmtolkning Information har gått ut om tjänsten till kundverksamheterna på regionens intranät samt i nyhetsbrev. Uppdrag 46. Att ta fram och genomföra aktiviteter utifrån principen digitalt först. Tolkförmedlarna på Tolk- och översättarservice frågar aktivt om telefontolkning kan vara ett alternativ för kund. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 33 (49) Bilaga uppföljning mål och aktiviteter 6(13)

34 1.4 Attraktiv arbetsgivare Övergripande mål: Region Örebro län uppfattas som en attraktiv arbetsgivare som erbjuder förutsättningar för ett långsiktigt spännande, utvecklande och hållbart arbetsliv. Inriktningsmål: Nr 33. Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare som arbetar för att attrahera, rekrytera, behålla och utveckla medarbetare utifrån långsiktigt hållbara strategier. För att skapa medarbetarengagemang krävs det bland annat att man som medarbetare får känna sig kompetent, behövd och omtyckt, dels gentemot kunderna men också genom att chef och ledning stöttar sina medarbetare på olika sätt. Medarbetarsamtal, aktiva arbetsplatsträffar och samverkansgrupper är bra forum för att skapa förutsättningar för detta engagemang. Förvaltningen satsar på gemensamma aktiviteter inom områdena för att stärka gemenskapen och utvecklas som grupp. Indikatorer Utfall Målvärde HME Hållbart medarbetarengagemang ska öka i jämförelse med tidigare medarbetarenkät. Ingen mätning har gjorts sen senast. Frisktalet ska förbättras i jämförelse med föregående år. Ingen mätning har gjorts sen sist. AVI Attraktiv arbetsgivarindex ska öka i jämförelse med föregående år. Redovisas inte för förvaltningen pga. för få medarbetare. Personalomsättning, externt och intern, ska redovisas. Det ska minska i jämförelse med föregående år. Arbete pågår med statistikuttag och hur indikatorn personalomsättning ska redovisas. Resultat av avslutningssamtal ska redovisas systematiskt i temaområden. Helt Avslutningssamtal hålls alltid vid avslut av anställning. Aktiviteter Slutdatum Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 34 (49) Bilaga uppföljning mål och aktiviteter 7(13)

35 Aktiviteter Slutdatum Tidiga insatser i sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocessen Förvaltningen följer regionens rutiner kring sjukskrivning och rehabilitering. Analysera och arbeta aktivt med resultatet av medarbetarundersökningen Regionhälsan kommer att sätta en planering av arbetet på verksamhetsdagarna den maj. Regionhälsan har tagit fram mallar och årshjul som stöd i kundansvarigrollen. Ansvariga är utsedda för arbete med att öka kompetensen kring digitaliserade arbetsmiljöer och alla yrkesgrupper har utsett en omvärldsbevakningsansvarig. På Tolk- och översättarservice har personal och chef tillsammans gått igenom resultatet från förra årets medarbetarenkät för att se vilka ändringar som behöver genomföras utifrån den. Mål: Kompetensutveckling Regionhälsan arbetar med att öka kompetensen i digitaliserade arbetsmiljöer. Ansvariga medarbetare är utsedda och kommer att förstärka sin egen kompetens på området för att sedan arbeta fram ett koncept för kundorganisationerna. Båda verksamheterna har arbetat med att klargöra utbildningsbehovet. Regionhälsan kommer att sätta in utbildningsinsatser för att stärka grundkompetensen som arbetsmiljökonsult och Tolk- och översättarservice arbetar vidare med tolkarnas utbildningsbehov. Kulturkommunikatörerna har genomgått en fördjupningsutbildning tillsammans med etnolog på området. Aktiviteter Slutdatum Klargöra utbildningsbehovet Regionhälsan har klarlagt att behov finns av utbildningsinsatser för nya medarbetare kring grundkompetensen som arbetsmiljökonsult. Regionhälsan kommer också att fortsätta med kompetenstimme efter sommaren. Tolk- och översättarservice jobbar vidare med resultatet från de enkätfrågor på ämnet som skickades ut till tolkar och kunder under föregående år. Förvaltningens personalen har upprättat individuella kompetensutvecklingsplaner under medarbetarsamtalen. Skapa fler utbildningstillfällen På Tolk- och översättarservice har Mötesforum för tolkar, bytt tid på dagen för att fler tolkar ska kunna delta. Askultation för personalen tillsammans med kulturkommunikartörerna planeras. En fördjupningsutbildning med Eva Norström har hållits för kulturkommunikatörerna. Delta i projekt mot universitetet Regionhälsan deltar i MoT projektet med Örebro universitet och det fortlöper enligt planering. Kontaktansvarig på Regionhälsan finns. Kontaktansvarig är också involverad som utbildare i projektet. Inriktningsmål: Nr 34. Region Örebro läns verksamheter är jämställda och jämlika och motverkar aktivt diskriminering och kränkande behandling. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 35 (49) Bilaga uppföljning mål och aktiviteter 8(13)

36 Jämställdhet ingår som en naturlig del i ett bra arbetsmiljöarbete vilket förvaltningen arbetar mycket aktivt med enligt ovanstående inriktningsmål. Uppföljning sker även här under medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar. Indikatorer Utfall Målvärde Jämix Jämställdhetsindex ska öka i jämförelse med föregående år. 1 1 Redovisning finns inte på förvaltningsnivå pga. för få medarbetare. Uppdrag 61. Regionstyrelsen får i uppdrag av regionfullmäktige att samtliga nämnder ska biträda regionstyrelsen, inom nämndens ansvarsområde, att konkretisera arbetet med kompetensförsörjning utifrån beslutad rapport. (Strategisk kompetensförsörjning 18RS680) Förvaltningen har tagit stöd av regionkansliet för att implementera regionens verktyg för kompetensförsörjning. Kompetensförsörjningsplanen kommer att stödja hela regionen till att få en överblick av vilka kompetenser som kommer att behövas framgent och vilka särskilda satsningar som kommer att behöva göras för att trygga framtida kompetensbehov. Respektive områdeschef kommer att göra kompetensskattningar och upprätta handlingsplaner. 1.5 Ekonomi Övergripande mål: Det övergripande målet för Region Örebro läns ekonomiska politik är att skapa en långsiktig stark ekonomi samt uppnå en verksamhetsmässig och finansiell god hushållning. Region Örebro län ska redovisa ett positivt resultat som över mandatperioden motsvarar minst 2 procent av regionens skatteintäkter och generella statsbidrag. Inriktningsmål: Nr 36. Styrelsen och nämnderna ska redovisa ett resultat i balans. Indikatorer Utfall Målvärde Resultatet ska under 2019 uppgå till minst noll. Helt Resultatet uppgår till 2,5 mnkr för perioden jan-apr Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 36 (49) Bilaga uppföljning mål och aktiviteter 9(13)

37 Uppdrag 63. Att upprätta och genomföra ekonomiska handlingsplaner i syfte att bibehålla eller nå ekonomisk balans. Handlingsplanerna ska vara omsatta i konkreta, hållbara och långsiktiga åtgärder och kan avse både kostnadsreduceringar och intäktsförstärkningar. Åtgärderna ska beskrivas med ekonomisk och verksamhetsmässiga konsekvenser. Uppföljning av handlingsplanerna ska vara en del av nämndernas del- och årsrapportering till regionstyrelsen. 1.6 Förvaltningens kvalitetsmål Mål: Arbeta för ökat kundvärde Båda verksamheterna hade genomgående bra resultat i den kundenkät som gjordes hösten För Regionhälsan fick indikatorerna nåbarhet och återkoppling något lägre index än kompetens och bemötande. Resultat av kundenkäten har analyserats och en flödesanalys för inkommande ärenden har genomförts. Detta sammantaget resulterade i att alla arbetsmiljökonsulter idag har bokningsbara tider och det har gjorts justering i telefontider för att möta kundernas önskemål om bättre nåbarhet. Det har också tagits fram ett förslag till "vägen in" som kommunicerats med Ägarrådet och nu ska en risk- och konsekvensanalys av förslaget göras. Tolk- och översättarservice analyserar de inkomna kundavvikelserna som en del i sitt förbättringsarbete. De arbetar också för att validera den kommande kundenkäten. Nya kundenkäter för båda verksamheterna kommer att genomföras under hösten Resultatet av undersökningarna redovisas därefter. Indikatorer Utfall Målvärde NKI; Kunddialog/bemötande, Nåbarhet, Kompetens och Återkoppling. Helt Förvaltningens båda verksamheter arbetar med sina informations- och kontaktvägar gentemot sina kunder. Regionhälsan har Ägarråd och kontinuerliga avstämningar med HR och chefer i kundorganisationerna gällande synpunkter, avvikelser och planering av aktiviteter som gynnar samarbetet. Planeringen av en kunddag, den 10 oktober, är i full gång. Tolk- och översättarservice har möjliggjort för kunder att anmäla sig till nyhets- och informationsutskick från verksamheten. Man arbetar aktivt med kundenkäter och har påbörjat en översyn av enkätfrågorna för att säkerställa att de är relevanta. Det har bildats ett Tolkråd för att underlätta kommunikationen mellan tolkkåren och förmedlingens ledning. Avvikelsehantering Helt Förvaltningens båda verksamheter arbetar löpande med avvikelsehantering. Från årsskiftet finns möjlighet för Regionhälsans samtliga kunder, att inkomma med synpunkter, avvikelser och klagomål via verksamhetens webbsida. Den funktionen har utnyttjats och tydliggjort brister som sedan åtgärdats eller ingår i verksamhetens utvecklingsarbete. Aktiviteter Slutdatum Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 37 (49) Bilaga uppföljning mål och aktiviteter 10(13)

38 Aktiviteter Slutdatum Dialog och informationsutbyte gentemot kundorganisationerna Regionhälsan har träffat ägarrådet den 12 april. Det sker också kontinuerlig avstämning mellan representant/hrstrateg från Örebro kommun och områdeschef gällande bl.a synpunkter och avvikelser, planering för aktiviteter som gynnar samarbetet. Telefonkontakt med personalchefer/dirketörer i våra kundorganisationer gällande deras syn på RH s tillgänglighet och "vägen in". Dialog och information mellan kundansvariga och våra kunder på olika nivåer har skett under första kvartalet. Informations/dialogträffar med vårdcentraler har skett på några ställen. Möte mellan kundansvariga på RH och HR-strateger på Örebro kommun har ägt rum i samband med att hela Örebro kommun blev kund. Årsplanering finns för gemensamma fokusmöten 1 gång/kvartal. Planering är igång för kundseminarium 10 oktober. Lokaler är bokade. Arbete pågår kring ny hemsida på webben. Ansvarig utsedd. Tolk- och översättarservice har skickat ut ett nyhetsbrev till kunderna under våren. De har också gjort det möjlighet för kunder att anmäla sig till nyhetsutskick och information om kommmande föreläsningar från förmedlingen. Verksamheten för en kontinuerlig dialog med verksamhetens intressenter. Ett arbete har även påbörjats med att se över de enkäter som under hösten ska skickas ut till tolkar och kunder, för att säkerställa att frågorna är relevanta och korrekt formulerade. Ett tolkråd har bildats för att skapa en mer direkt kommunikationskjedja mellan förmedlingens ledning och tolkkåren. Efter önskemål från verksamhetens kunder har Tolk Online utökats till att även erbjudas på somaliska. Analysera och arbeta löpande med förbättringar utifrån resultatet från NKI Tolk- och översättarservice har under våren bjudit in till en kundföreläsning om integration och möjligheterna med mångfald samt genomfört flertalet föreläsningar i att Tala genom tolk samt med förmedlingens kulturkommunikatörer. Analysera och arbeta löpande med att hantera inkommande avvikelser Regionhälsan arbetar löpande med avvikelser då de inkommer. Inkomna avvikelser samt genomförda åtgärder rapporteras på kontiuerligt på RH s APT. Från årskiftet finns möjlighet för Regionhälsans kunder utanför Regionen, att inkomma med synpunkter och avvikelser via vår websida. Hittils har Örebro kommun har nyttjat den funktionen, vilket tydliggjort vissa brister i våra system och gjort dem arbetsbara. Tolk- och översättarservice avvikelser följs upp varannan vecka av tolksamordnare och administratörer samt gås igenom i helgrupp en gång i månaden. Mål: Följa med i utvecklingen Indikatorer Utfall Målvärde Utveckling av verksamheterna sker utefter dialog med intressenter och de förändringar som sker i omvärlden. Helt Regionhälsan har deltagit på K2 nätverk i mars. Det har hållits Ägarråd den 12:e april. Det har också hållits möte och utbildning med förvaltningens nämnd den 6 februari. Tolk- och översättarservice för en kontinuerlig dialog med verksamhetens intressenter. Ett arbete har påbörjats med att se över de enkäter som under hösten ska skickas ut till tolkar och kunder, för att säkerställa att frågorna är relevanta och korrekt formulerade. Båda verksamheterna arbetar också med resultaten från senast kundenkäten och tar tillvara på synpunkter, klagomål och förbättringsförslag för att utveckla verksamheten. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 38 (49) Bilaga uppföljning mål och aktiviteter 11(13)

39 Aktiviteter Slutdatum Kontinuerlig omvärldsbevakning och/eller dialog med verksamheternas intressenter Regionhälsan har deltagit på K2 nätverk i mars. Det har hållits ägarråd den 12:e april. Det har också hållits möte och utbildning med förvaltningens nämnd den 6 februari. Tolk- och översättarservice för en kontinuerlig dialog med verksamhetens intressenter. Ett arbete har även påbörjats med att se över de enkäter som under hösten ska skickas ut till tolkar och kunder, för att säkerställa att frågorna är relevanta och korrekt formulerade. Mål: Effektivisering av arbetsprocesserna Båda förvaltningens verksamheter är kvalitetscertifierade. Revisionerna har genomförts under våren och Regionhälsan fick godkänt med en mindre avvikelse. Tolk- och översättarservice fick godkänt helt utan avvikelser. Båda verksamheterna arbetar kontinuerligt med sina respektive kvalitetssystem. På Regionhälsan pågår en genomgång av hela kvalitetssystemet för att hänga med i den process som det innebär att verksamheten växer. Indikatorer Utfall Målvärde Medarbetarenkät, NKI, avvikelsehantering och certifiering Helt På Regionhälsan har en genomgång av kvalitetssystemet påbörjats. Rutiner har reviderats och tydliggjorts såsom, förtagsjournal, uppdragsbekräftelse och debiterbar tid. Beslut har tagits att månadsvis på APT, tillsammans gå igenom en/flera rutiner för att hålla dem levande och kända för att få bättre följsamhet till beslutade rutiner. Revisionen är genomförd under april och godkänd med en mindre avvikelse. Handlingsplan för att ta hand om avvikelsen är upprättad och åtgärdas under året. Tolk- och översättarservice genomgick en extern revision i början av året. Förmedlingens ledningssystem gick igenom utan avvikelser. En internrevisionsplan är upprättad och stickkontroller hos personalen har genomförts för att säkerställa att ledningssystemet är implementerat i verksamheten. Aktiviteter Slutdatum Uppföljning och analys av avvikelsehanteringen Båda verksamheterna arbetar aktivt med inkommande avvikelser. De sorteras utifrån innehållet och ligger sedan till grund för fortsatt utvecklingsarbete. Analys av medarbetarenkäten för vidareutveckling av verksamheten Båda verksamheterna arbetar aktivt med resultatet av medarbetarenkäten. Den redovisas på APT och sedan arbetas det aktivt med förslag från medarbetarna på hur förbättringar kan göras. Uppföljning och analys av kundenkät Utifrån resultatet av kundenkäten har ett arbete på Tolk- och översättarservice påbörjats, med att ta fram vanliga frågor och svar till kunderna för att underlätta för dem att hitta information som ofta efterfrågas. Utvecklingsarbete i samband med kvalitetscertifiering Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 39 (49) Bilaga uppföljning mål och aktiviteter 12(13)

40 Aktiviteter Slutdatum På Regionhälsan har en genomgång av kvalitetssystemet påbörjats. Några rutiner har reviderats och tydliggjorts såsom, förtagsjournal, uppdragsbekräftelse och debiterbartid. Beslut har tagits att vi månadsvis på APT tillsammans ska gå igenom en/ några rutiner för att hålla dem levande/kända och att får bättre följsamhet till beslutade rutiner. Revisionen är genomförd under april och godkänd med en mindre avvikelse. Handlingsplan för att ta hand om avvikelsen är upprättad och åtgärdas under året. Tolk- och översättarservice genomgick en extern revision i början av året. Förmedlingens system gick igenom utan avvikelser. En internrevisionsplan är upprättad och stickkontroller hos personalen har genomförts för att säkerställa att verksamhetsledningssystemet är implementerat i verksamheten. 1.7 Förvaltningens kvantitetsmål Mål: Framtagande av nyckeltal för förvaltningens verksamheter Regionhälsan har gett förslag på nyckeltal till Ägarrådet vid mötet i april och kommer under året att koppla uppföljningen av tjänstefördelning (9-fältare), beläggningsgrad per yrkeskategori (tid mot kund), fördelning egen regi kontra underleverantör och NKI till verksamhetsuppföljningen. Tolk- och översättarservice kommer att mäta andelen distanstolkningar. Under perioden januari-april har antalet distanstolkningar minskat med 2 procent, jämfört med samma period Indikatorer Utfall Målvärde Antal nyckeltal 5 st 0 st Aktiviteter Slutdatum Ta fram ett antal nya nyckeltal för respektive verksamhet Regionhälsan har gett förslag på nyckeltal till ägarrådet vid mötet i april och kommer under året att koppla uppföljningen av tjänstefördelning (9-fältare), beläggningsgrad per yrkeskategori (tid mot kund), fördelning egen regi kontra underleverantör och NKI till verksamhetsuppföljningen. Tolk- och översättarservice kommer att mäta andelen telefontolkningar under perioden. Januari-april har antalet telefontolkningar minskat med 2%, jämfört med samma period föregående Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling 40 (49) Bilaga uppföljning mål och aktiviteter 13(13)

41 3 Kultur- och integrationskommunikatörer, projekt på Tolk- och översättarservice, Region Örebro län 19RS (49)

42 1 (3) Tjänsteställe, handläggare Sammanträdesdatum FöredragningsPM Nämndadministration, Nathalie Bäckbring Dnr: 19RS4432 Organ Gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice Kultur- och integrationskommunikatörer, projekt på Tolkoch översättarservice, Region Örebro län Förslag till beslut Gemensam nämnd för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice beslutar att Tolk- och översättarservice får genomföra pilotprojektet under hösten år 2019, i enlighet med projektplan, samt att vid nämndsammanträdet den 11 december 2019 besluta huruvida projektet kulturoch integrationskommunikatörer ska fortsätta. Sammanfattning Kultur- och integrationskommunikatörer är en fortsättning på Tolk- och översättarservice föreläsningstjänst Kulturkommunikatörer. Kulturkommunikatörerna är i grunden erfarna tolkar, som föreläser om kulturmöten för verksamhetens kunder. Projektet kultur- och integrationskommunikatörer innebär att denna föreläsningstjänst utvecklas så att de även kan riktas till nyanlända klienter hos Tolk- och översättarservice kunder. Syftet med projektet kultur- och integrationskommunikatörer är att bidra till ökad integration för målgruppen nyanlända. Vidare bidrar projektet till att tillvarata den gedigna kompetens kulturkommunikatörerna har vilket är gynnsamt för såväl verksamheten som dess intressenter. Ärendebeskrivning Projektet kulturkommunikatörer startades år 2016, och blev sedan en permanent del i Tolk- och översättarservice tjänsteutbud under år Projektet var ett svar på signalerna från Tolk- och översättarservice kunder, om behovet av ökad kunskap kring kulturmöten. Detta då tolkanvändare upplevt att det förekom missförstånd under tolksamtal, som var relaterade till olika kulturell förförståelse hos samtalets parter (49) Postadress Region Örebro län Box 1613, Örebro E-post: regionen@regionorebrolan.se

43 2 (3) Tjänsteställe, handläggare Sammanträdesdatum FöredragningsPM Nämndadministration, Nathalie Bäckbring Dnr: 19RS4432 Kulturkommunikatörerna är i grunden erfarna tolkar, som vidareutbildats i presentationsteknik och i kulturbegreppet. Kulturkommunikatörerna föreläser för verksamhetens kunder, om hur goda kulturmöten kan skapas. Under tiden som tjänsten varit igång har kulturkommunikatörerna upplevt att behovet av ökad kunskap om kulturmöten inte bara behövs bland offentliga verksamheter. Behovet av denna kunskap finns även bland de utländska klienter som offentliga verksamheter möter, i synnerhet nyanlända klienter. Projektet Kultur- och integrationskommunikatörer är en utvidgad version av den ursprungliga tjänsten, där föreläsningar om kulturmöten anpassas och hålls för nyanlända klienter till offentliga verksamheter. Föredragen hålls på klienternas egna språk och handlar om hur goda kulturmöten kan skapas. Projektet syftar till att underlätta ytterligare för samtliga parter, med målet att bidra till ökad integration för nyanlända. Projektet pågår under ett år med start i september Tolk och översättarservice kulturkommunikatörer fortbildas för uppdraget under totalt 3 dagar under våren I fortbildningen får de lära sig mer om kulturbegreppet, integration samt relevanta psykologibegrepp. Ledare för utbildningen är etnologen Eva Norström, som även är fortsatt inkopplad under projekttiden. Projektets resultat redovisas vid nämndsammanträden under år Beredning Gemensamma nämnden för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice har vid sitt sammanträde den 6 februari, samt vid presidiemöte den 24 maj behandlat ärendet. Konsekvenser för miljö-, barn- och jämställdhetsperspektiven De konsekvenser beslutet kan innebära utifrån ett miljöperspektiv, är en ökning av antalet resor då uppdraget utökas. För att minimera negativ miljöpåverkan ska resor inom projektet ske i enlighet med Region Örebro läns resehierarki. Utifrån barnrätts- samt jämställdhetsperspektiv bedöms projektet kunna bidra med positiva konsekvenser. Ökad förståelse om svenska kulturella normer bland nyanlända, kan bidra till lyckade kulturmöten i deras kontakt med offentliga verksamheter i Sverige. Sådana lyckade kulturmöten kan leda till att barn- och jämställdhetsperspektiv tillvaratas ytterligare när offentliga verksamheter utför sitt uppdrag i kontakt med nyanlända klienter. Ekonomiska konsekvenser Kostnaderna under år 2019, för projektet kultur- och integrationskommunikatörer, 43 (49) Postadress Region Örebro län Box 1613, Örebro E-post: regionen@regionorebrolan.se

44 3 (3) Tjänsteställe, handläggare Sammanträdesdatum FöredragningsPM Nämndadministration, Nathalie Bäckbring Dnr: 19RS4432 täcks av Tolk- och översättarservice inom ramen för verksamhetens budget, se tabell nedan. Om projektet vid uppföljning faller väl ut och antas i nämnden, föreslås att projektet intäktsfinansieras från och med år Det innebär att verksamheterna där föreläsningarna hålls debiteras för föreläsningskostnaderna per föreläsning. Projektbudget 2019 Vidareutbildning av kulturkommunikatörer Föreläsningar för klienter 2 kulturkommunikatörer per tillfälle Förberedelsetid och uppföljning 2 tillfällen kr 30 stycken kr kr Uppföljning Beslutet följs upp med utvärdering av projektet Kultur- och integrationskommunikatörer. Denna uppföljning sker när den gemensamma nämnden för företagshälsovård samt tolk- och översättarservice sammanträder den 11 december år Vid denna uppföljning beslutas huruvida projektet ska fortsätta samt i vilken form. Beslutsunderlag Projektbeskrivning kultur och- integrationskommunikatörer Caroline Balkstedt Områdeschef Skickas till: Tolk- och Översättarservice 44 (49) Postadress Region Örebro län Box 1613, Örebro E-post: regionen@regionorebrolan.se

45 1 (3) Tjänsteställe, handläggare Datum Beteckning Tolk- och översättarservice, Caroline Balkstedt Projektbeskrivning Kultur- och integrationskommunikatörer Bakgrund År 2016 påbörjades projektet Kulturkommunikatörer, för att sedan bli en permanent del av Tolk- och översättarservice övriga tjänsteutbud under år Bakgrunden till projektet var att verksamhetens kunder signalerat att det, utöver språkliga komplikationer, i många tolkade samtal även förekommer andra typer av missförstånd mellan parterna. Dessa missförstånd beskrevs vara en konsekvens av att tjänstemän och deras icke svensktalande klienter många gånger har olika kulturell förförståelse. Ett antal av Tolk- och översättarservice mest erfarna tolkar, inom de största tolkspråken, vidareutbildades till Kulturkommunikatörer. Fortbildningen inför kulturkommunikatörsprojektet bestod av utbildning i kulturbegreppet ledd av etnologen Eva Norström, samt i presentationsteknik ledd av Jenny Rosqvist från Retorikutbildning.se. Därefter har kulturkommunikatörerna genomfört föreläsningar hos många olika kundverksamheter. Projektet har varit framgångsrikt och kulturkommunikatörernas föreläsningar är fortsatt efterfrågade. Kunderna bekräftar att kulturkommunikatörerna bidragit med redskap för att förstå och hantera de kommunikationsproblem, som kan uppstå i kontakten med klienter som inte talar svenska. Under projektets gång har det emellertid blivit allt tydligare för kulturkommunikatörerna, att integrationsarbetet skulle gynnas av att även klienterna nåddes av motsvarande information om kulturmöten. Under våren 2019 har kulturkommunikatörerna deltagit i informationsföreläsningar om den svenska sjukvården för SFI-klasser i länet. Dessa föreläsningar arrangeras av staben för hållbar utveckling, i Region Örebro län, och föreläsningarna har hållits på lätt svenska. Inför dessa föredrag har kulturkommunikatörerna genomgått två dagars fortbildning, under ledning av etnologen Eva Norström. Postadress Region Örebro län Tolk- och översättarservice Box 1613, Örebro E-post: tolkservice@regionorebrolan.se 45 (49) Besöksadress Klostergatan 23, Örebro Tel: Organisationsnummer: