Plats: Sammanträdesrum Koltrasten, F-huset, Universitetssjukhuset Örebro

Transkript

1 Kallelse Sammanträde med: Servicenämnd Sammanträdesdatum: Tid: kl. 09:00-16:00 Plats: Sammanträdesrum Koltrasten, F-huset, Universitetssjukhuset Örebro Gruppmöten inklusive lunch klockan (S), (KD), (C) Koltrasten, F-huset, USÖ (M), (L), (MP) Hackspetten, F-huset, USÖ (SD) Unden, M-huset USÖ (V) Tysslingen, M-huset USÖ Meddela förhinder snarast möjligt till nämndsekreterare Kristina Berglund eller Du som är ersättare meddelar om du kommer att närvara. Tänk på våra allergiker och undvik starka dofter. Ledamöter kallas Håkan Stålbert (KD), ordförande Joakim Carlsson (S), vice ordförande Mats Gunnarsson (MP), 2:e vice ordförande Ulla Bergström (S) Urban Jonsson (S) Bernt Karlsson (S) Jonas Levin (KD) Magnus Eriksson (C) John Hägglöf (M) Henrik Johansson (L) Greger Persson (SD) Margareta Carlsson (V) Eric Viduss (M) Ersättare underrättas Jette Bergström (S) Lars Malmberg (S) Annette Jansson (S) Mikael Wahlberg (S) Sven-Erik Sahlén (KD) Tommy Karlsson (C) Geoffrey Lameck (M) Stefan Stark (M) Ia Malmqvist (MP) Per Söderlund (SD) Tore Mellberg (V) Postadress Region Örebro län Box 1613, Örebro 1 (27) E-post: regionen@regionorebrolan.se

2 Föredragningslista 1. Protokollsjustering Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att jämte ordförande justera dagens protokoll utse Eric Viduss (M) med Joakim Carlsson (S) som ersättare. Protokollet ska vara justerat senast den 1 mars Verksamhetsplan med budget 2019, Servicenämnden inklusive Regionservice Diarienummer: 19RS1043 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att fastställa servicenämndens inklusive Regionservice verksamhetsplan med budget 2019, samt att nämnden ger förvaltningschefen i uppdrag att samverka med regiondirektören inom området HR/attraktiv arbetsgivare i syfte att ge styrelsen erforderliga underlag avseende arbetsgivaransvaret. Sammanfattning Verksamhetsplan med budget 2019 för servicenämnden inklusive Regionservice. Verksamhetsplanen innehåller övergripande mål, inriktningsmål med indikatorer samt uppdrag som servicenämnden ansvarar för enligt regionstyrelsens åtagande som finns i bilaga till regionfullmäktiges verksamhetsplan. Verksamhetsplanen innehåller också internkontrollplan med regionövergripande risker och åtgärder. Servicenämndens verksamhetsplan innefattar förvaltningen Regionservice. Nämnden har inte arbetsgivaransvaret utan det ligger på regionstyrelsen. Nämnden är emellertid angelägen att bidra till arbetet inom området HR/attraktiv arbetsgivare och förvaltningschefen ska samverka med regiondirektören inom detta område. Beslutsunderlag FöredragningsPM Servicenämnden inklusive Regionservice , Verksamhetsplan med budget 2019 Verksamhetsplan med budget 2019, Servicenämnden inklusive Regionservice 3. Information Upphandlingsverksamheten, Marcus Liljenroth IT- och informationssäkerhetsarbetet inom Region Örebro län, Catarina Ericsson och Mikael Ericsson Studiebesök på område Kundtjänst, Telefonväxeln och Servicecenter 2 (27)

3 Föredragningslista Fastighetsutvecklingsplanen och större byggprojekt, Torbjörn Sjölander, Marie Larsson och Catharina Schlyter Studiebesök på Kostavdelningen Universitetssjukhuset Örebro, Martin Stang med flera 3 (27)

4 2 Verksamhetsplan med budget 2019, Servicenämnden inklusive Regionservice 19RS (27)

5 1 (3) Tjänsteställe, handläggare Sammanträdesdatum FöredragningsPM Regionservice stab, Eva Führ Dnr: 19RS1043 Organ Servicenämnden Verksamhetsplan med budget 2019, Servicenämnden inklusive Regionservice Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att fastställa servicenämndens inklusive Regionservice verksamhetsplan med budget 2019 att nämnden ger förvaltningschefen i uppdrag att samverka med regiondirektören inom området HR/attraktiv arbetsgivare i syfte att ge styrelsen erforderliga underlag avseende arbetsgivaransvaret. Sammanfattning Verksamhetsplan med budget 2019 för servicenämnden inklusive Regionservice. Verksamhetsplanen innehåller övergripande mål, inriktningsmål med indikatorer samt uppdrag som servicenämnden ansvarar för enligt regionstyrelsens åtagande som finns i bilaga till regionfullmäktiges verksamhetsplan. Verksamhetsplanen innehåller också internkontrollplan med regionövergripande risker och åtgärder. Servicenämndens verksamhetsplan innefattar förvaltningen Regionservice. Nämnden har inte arbetsgivaransvaret utan det ligger på regionstyrelsen. Nämnden är emellertid angelägen att bidra till arbetet inom området HR/attraktiv arbetsgivare och förvaltningschefen ska samverka med regiondirektören inom detta område. Ärendebeskrivning Servicenämndens verksamhetsplan utgår från förutsättningar, mål, inriktningar och ambitioner som uttrycks i regionfullmäktiges verksamhetsplan. Servicenämndens verksamhetsplan innehåller övergripande mål, inriktningsmål med indikatorer samt uppdrag som servicenämnden ansvarar för enligt regionstyrelsens åtagande som finns i 5 (27) Postadress Region Örebro län Box 1613, Örebro E-post: regionen@regionorebrolan.se

6 2 (3) Tjänsteställe, handläggare Sammanträdesdatum FöredragningsPM Regionservice stab, Eva Führ Dnr: 19RS1043 bilaga till regionfullmäktiges verksamhetsplan. Verksamhetsplanen innehåller också internkontrollplan med regionövergripande risker och åtgärder. Servicenämndens verksamhetsplan innefattar förvaltningen Regionservice. Regionservice samordnande ansvar för dels mål och uppdrag samt risker och åtgärder framgår. I verksamhetsplanen finns också mål, indikatorer, aktiviteter och uppdrag samt risker och åtgärder som Regionservice har ansvar för som egen arbetsplats/förvaltning. Nämnden har inte arbetsgivaransvaret utan det ligger på regionstyrelsen. Nämnden är emellertid angelägen att bidra till arbetet inom området HR/attraktiv arbetsgivare och förvaltningschefen ska samverka med regiondirektören inom detta område. Beredning Information på servicenämnden den 29 januari. Konsekvenser för miljö-, barn- och jämställdhetsperspektiven Enligt underlag Verksamhetsplan med budget, Servicenämnden inklusive Regionservice. Verksamhetsplanen innehåller ambitioner, mål och uppdrag inom hållbar utveckling med sociala, ekologiska och ekonomiska aspekter som även innefattar miljö-, barn- och jämställdhetsperspektiv. Ekonomiska konsekvenser Enligt underlag Verksamhetsplan med budget 2019, Servicenämnden inklusive Regionservice. Verksamhetsplanen innehåller en budget Uppföljning Enligt underlag Verksamhetsplan med budget 2019, Servicenämnden inklusive Regionservice. Uppföljning sker vid ordinarie rapportering i delårsrapporter och verksamhetsberättelse. Beslutsunderlag FöredragningsPM servicenämnden , Verksamhetsplan med budget 2019 Förslag till Verksamhetsplan med budget 2019, Servicenämnden inklusive Regionservice 6 (27) Postadress Region Örebro län Box 1613, Örebro E-post: regionen@regionorebrolan.se

7 3 (3) Tjänsteställe, handläggare Sammanträdesdatum FöredragningsPM Regionservice stab, Eva Führ Dnr: 19RS1043 Catharina Schlyter Förvaltningsdirektör Skickas till: Regionservice 7 (27) Postadress Region Örebro län Box 1613, Örebro E-post: regionen@regionorebrolan.se

8 Verksamhetsplan med budget 2019 Servicenämnden inklusive Regionservice 8 (27)

9 Innehållsförteckning 1 Inledning Vision och värdegrund Syfte Kärnvärden Regionservice servicepolicy Rollen som serviceförvaltning Mål och uppdrag Budget Organisation Uppföljning Intern styrning och kontroll...18 Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan med budget (20) 9 (27)

10 1 Inledning Regionservice är Region Örebro läns serviceorganisation. Där finns många av service- och stödprocesserna samlade så som fastigheter, IT, medicinsk teknik, kost, transport, städ, vårdnära service, ekonomiadministration, löneadministration, upphandling, diarium, arkiv, telefonväxeln och Servicecenter. Regionservice arbetar kontinuerligt med att förbättra produkter, tjänster, processer, rutiner och inte minst bemötandet gentemot våra kunder. En framgångsrik serviceorganisation behöver struktur (rutiner, processer, system), kultur (bemötande, serviceanda, attityder) Regionservice arbetar aktivt med både struktur och kultur. Regionservice tjänster ska hålla minst samma nivå, kostnadsmässigt och kvalitetsmässigt, som de tjänster man kan hitta på marknaden. Därför sker ett kontinuerligt arbete med både chefer och medarbetare för att förankra Regionservice målbild att bli Sveriges bästa serviceorganisation. Fokus har bland annat varit på medarbetarnas servicekänsla och bemötande gentemot kunder/kollegor, samt utbildning av ett stort antal medarbetare i lean för att kunna ta fram och implementera kostnadseffektiva och kvalitativa processer. Det har också skett ett ökat arbete med nyckeltal för att undersöka hur organisationen ligger till gentemot andra aktörer, allt i syfte att förbättra Regionservice verksamheter. Genomförda kundenkäter visar att Regionservice är på rätt väg där nöjdkundindex (NKI) har ökat från NKI 66 år 2013 till NKI 70 år Det är glädjande och sporrar förvaltningen i det fortsatta arbetet. Samtidigt som Regionservice ska vara konkurrenskraftiga i utbudet så är det viktigt att fortsätta standardiseringen av arbetssätt och rutiner samt att agera som ett strategiskt stöd inom många områden. Framtida utmaningar Den höga sjukfrånvaron som fortfarande finns inom vissa områden är en stor utmaning. Sammantaget med framtida pensionsavgångar och annan normal personalomsättning innebär det att verksamheterna ständigt är inne i rekryterings- och kompetensväxlingsprocesser. I detta ingår givetvis utmaningen att behålla befintliga medarbetare och ta hand om de nya som kommer. Det är viktigt att säkerställa kompetensöverföring i tid och se till att processerna är säkrade och finns dokumenterade i styrande dokument samt att arbete följs upp fortlöpande. Region Örebro län står inför flera viktiga strategiska utmaningar, till exempel: Införande av vårdnära service och kompetensväxling mellan olika personalkategorier. De stora nybyggnationerna (till exempel H-huset) som påverkar många områden inom Regionservice och då speciellt områdena Fastigheter, Medicinsk teknik, IT och Försörjningen. För Område IT innebär det nya kompetensområden/lösningar för att stödja verksamheten att skapa ett modernt sjukhus. Kostnadstrycket - där Regionservice fortsatt måste arbeta intensivt med att hitta kostnadseffektiva lösningar. Framtidens vårdinformationsstöd och nytt ekonomi-/inköpssystem kommer att kräva mycket av Regionservice. Område IT och Område administrativ utveckling påverkas både under upphandlingsfasen, implementering och införande av nya arbetssätt. Bygga robust infrastruktur för framtiden, till exempel genomförandet av projektet RIN (Radiobaserade InomhusNät) som syftar till att bygga en relevant infrastruktur/täckning via wifi och mobila inomhusnät. Stödja digitaliseringens utveckling där IT är en viktig partner både strategiskt och praktiskt. Inom dessa och övriga områden är det viktigt att Regionservice har en kompetent och flexibel genomförandeorganisation, liksom även en strategisk roll som stöd till regionledning och förvaltningsledningar. Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan 10 (27) med budget (20)

11 2 Vision och värdegrund Region Örebro läns vision lyder Tillsammans skapar vi ett bättre liv. Visionen uttrycker Region Örebro läns långsiktiga viljeinriktning och det framtida önskvärda läget. Visionen är utgångspunkten för all verksamhet inom Region Örebro län. Alla som jobbar inom Region Örebro län är grunden till morgondagens utveckling för invånarna, för medarbetarna och för länet. Alla bidrar var och en på olika sätt med engagemang och viktig kompetens. Genom att nyttja allas individuella styrkor i det gemensamma arbetet tillförs nytta och ett välmående län formas. När organisationen styr mot samma mål bildas en kraft som driver utvecklingen i länet och skapar livskvalitet för alla människor som lever här. Tillsammans kan vi göra skillnad. Tillsammans skapar vi ett bättre liv. Arbete pågår med att ta fram en gemensam värdegrund som utgår från visionen. En gemensam värdegrund innebär att skapa en gemensam organisationskultur med önskade beteenden som leder organisationen i riktning mot visionen. Nuvarande värdegrund gäller tills en ny är framtagen och lyder: Vi skapar förtroende genom att vara lyhörda, öppna, samspelta och engagerade i en utveckling för människornas bästa. Vi visar respekt för allas lika värde och delaktighet. Vi finns nära medborgarna under hela livet. Vi ser behoven hos varje person. 3 Syfte Regionservice ska stödja och utveckla Region Örebro läns verksamheter. Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan med budget (20) 11 (27)

12 4 Kärnvärden Regionservice servicepolicy Inom Regionservice har medarbetare från alla områden arbetat fram en servicepolicy. Servicepolicyn utgör förvaltningens kärnvärden; helhetsansvar, professionalism, engagemang och kostnadseffektivitet. Ett av ledorden i servicepolicyn, helhetssyn, har i denna verksamhetsplan ändrats till helhetsansvar. Ett arbete kring ordets betydelse, förankring och implementering i verksamheterna kommer att ske under året. Vi som arbetar inom Regionservice ska i alla situationer och i vårt förhållningssätt, utgå från våra fyra ledord: Helhetsansvar Vi är lösningsfokuserade och samarbetar för att i dialog tillgodose kundens behov. Vi har kännedom om Regionservice organisation för att använda våra resurser på bästa sätt. Vi är öppna för nya idéer som utvecklar verksamheten. Professionalism Vi är tillgängliga med kundens fokus i centrum. Vi bidrar med kompetens och kvalitet. Vi utför våra uppdrag i rätt tid och återkopplar kontinuerligt. Engagemang Vi ger ett gott bemötande genom vänlig och tydlig kommunikation. Vi visar förståelse och respekt och känner yrkesstolthet inom Regionservice. Vi tar personligt ansvar för att skapa arbetsglädje. Kostnadseffektivitet Vi arbetar med att ständigt förbättra, standardisera och förenkla. Vi levererar långsiktigt hållbara lösningar med rätt kvalitet. Vi utvärderar löpande vårt arbete. 5 Rollen som serviceförvaltning Regionservice är Region Örebro läns serviceorganisation. Region Örebro läns verksamheter vänder sig till invånare och patienter. Invånarna och patienterna är de viktigaste mottagarna av Regionservice tjänster och produkter. Den primära kunden är i de flesta fall Region Örebro läns förvaltningar och regionkansliet. Regionservice har till uppgift att uppfylla de mål och uppdrag som politikerna och regionledningen beslutat och samtidigt möta kundernas behov och krav. Regionservice tar ett helhetsansvar och verksamheterna genomsyras av en hög serviceanda. För att uppnå kostnadseffektivitet behöver verksamheterna så långt det är möjligt standardisera tjänster och produkter. En nära dialog med kund behövs på alla nivåer. Regionservice har även en strategisk roll inom sina verksamheter, till exempel att hitta långsiktiga lösningar inom it, medicinsk teknik och när det gäller fastighetsfrågor. Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan med budget (20) 12 (27)

13 6 Mål och uppdrag Regionfullmäktiges verksamhetsplan med budget är Region Örebro läns övergripande styrdokument. Det innebär att de inriktningar och mål som beskrivs i verksamhetsplanen ska göras konkreta och omsättas i praktiken av verksamheten. Verksamhetsplanen syftar till att utveckla och förbättra verksamheterna. Region Örebro läns verksamhetsplan med budget anger regionfullmäktiges prioriteringar. De övergripande målen och inriktningsmålen med indikatorer ska vara utgångspunkt för verksamhetsplaner och löpa som en röd tråd hela vägen fram till den enskilde medarbetaren. Nämnderna och förvaltningarna har ett ansvar att ta fram en egen verksamhetsplan utifrån regionfullmäktiges verksamhetsplan samt en internkontrollplan. Servicenämnden/Regionservice har en övergripande verksamhetsplan för alla ingående verksamheter med fokus på hur förvaltningen kan bidra till att nå mål och uppdrag i regionfullmäktiges verksamhetsplan samt mål och uppdrag fastställda av servicenämnden. Regionservice områden har egna verksamhetsplaner som innehåller mer information om de aktiviteter som görs för att nå dessa mål och uppdrag. 6.1 Kund Regionservice ska med helhetsansvar skapa värde för kunderna utifrån användarens förutsättningar. En framgångsfaktor för att nå detta är att Regionservice verksamheter genomsyras av en hög serviceanda och att varje medarbetare kan omsätta servicepolicyn i det dagliga arbetet. En annan avgörande framgångsfaktor är samarbete. Förutom enkla vägar för samarbete mellan avdelningar och områden behöver Regionservice se kunderna som samarbetspartners i arbetet med att skapa värde. Regionservice kunder ska ha förtroende för att service och tjänster levereras utan väntetider, i rätt tid och med rätt kvalitet. För att skapa rätt förväntningar fortsätter arbetet med standardiserade tjänster som systematiskt följs upp och utvecklas. Resultaten från olika uppföljningar så som nyckeltal, benchmarking, avvikelser och enkäter utgör underlag för förbättringsarbetet. En viktig del i detta arbete är att se helheten, det Regionservice gör ska vara bra för hela Region Örebro län. Regionservice arbetar aktivt med avvikelsehantering mot uppsatta målvärden och bidrar på så sätt till att Region Örebro läns verksamheter uppfyller kraven på en god och patientsäker vård. Övergripande mål: Med helhetsansvar och i samarbete skapar vi värde för våra kunder utifrån användarens förutsättningar. Mål: Vi ger tydliga kundlöften och vi håller vad vi lovar. Indikatorer Fastställda kundlöften Nyckeltal för leveransprecision finns och följs upp i delårsrapport och verksamhetsberättelse Andel genomförda åtgärder av beslutade åtgärder i händelseanalyser Andel genomförda åtgärder av beslutade åtgärder i riskanalyser Aktiviteter Sammanställ kvalitetssäkrade kundlöften och kommunicera dem. Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan med budget (20) 13 (27)

14 Mål: Våra medarbetare tar helhetsansvar, är professionella, engagerade och kostnadsmedvetna. Indikatorer Nöjdkundindex, NKI, ska öka jämfört med tidigare mätningar HME delindex Motivation ska öka Aktiviteter Ta fram en uppdaterad servicepolicy och implementera den. Mål: Vi har ett effektivt samarbete inom Regionservice. Indikatorer Andel genomförda åtgärder av beslutade åtgärder i värdeflödesanalyser Aktiviteter Implementera "Regionservice ledningsfunktion vid allvarlig händelse". 6.2 Regional utvecklingsstrategi Den regionala utvecklingsstrategin (RUS) - Tillväxt och hållbar utveckling i Örebro län är en gemensam vägvisare som beskriver hur Region Örebro län, tillsammans med kommuner, näringsliv, myndigheter, universitet och civilsamhälle, vill utveckla länet mot social, ekologisk och ekonomisk hållbarhet för att uppnå Örebro läns vision om en attraktiv och pulserande region för alla. Strategin strävar efter att uppnå stark konkurrenskraft, hög och jämlik livskvalitet och god resurseffektivitet i Örebro län. Dessa övergripande mål visar hur RUS bidrar inom de tre dimensionerna om hållbar utveckling. De övergripande målen konkretiseras med 18 effektmål som finns beskrivet i Region Örebro läns verksamhetsplan med budget Övergripande mål: Region Örebro län bidrar till och skapar förutsättningar för stark konkurrenskraft, hög och jämlik livskvalitet och god resurseffektivitet i Örebro län. Inriktningsmål: Nr 1. Region Örebro län har ett regionalt ledarskap som skapar tillit, förtroende och ett gemensamt lärande hos länets aktörer. Uppdrag: Uppdrag 1. Att ta fram och genomföra aktiviteter för att bidra till att nå den regionala utvecklingsstrategins målsättningar. 6.3 Hållbar utveckling En hållbar utveckling bygger på tre dimensioner: den sociala, den ekologiska och den ekonomiska. Region Örebro län vill vara en ansvarsfull aktör med höga ambitioner inom hållbarhetsområdet. Hållbar utveckling är ett pågående arbete och handlar om att identifiera och genomföra insatser som är ömsesidigt värdeskapande. Det är en grundpelare och förutsättning för Region Örebro läns verksamhet i att tillsammans skapa ett bättre liv. Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan med budget (20) 14 (27)

15 De strategier som Region Örebro län har för att bidra till en hållbar utveckling är: Att vi aktivt samverkar och kommunicerar kring hållbar utveckling. Att vi skapar en tydlig förankring och känner ansvar i linjeorganisationen. Att vi har en tydlig målstyrning och kontinuerlig följer upp målen i Program för hållbar utveckling. Att vi prioriterar utbildning och har en lärande organisation för att utveckla förståelsen för vad hållbar utveckling betyder i Region Örebro län. Övergripande mål: Region Örebro län är en ansvarsfull aktör med höga ambitioner inom hållbarhetsområdet. Hållbar utveckling för regionorganisationen är att skapa välfärd och livskvalitet när verksamheten bedrivs samtidigt som kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov säkerställs. Inriktningsmål: Nr 3. Hållbarhet är integrerad i ordinarie verksamhet och mognadsgraden i hållbarhetsfrågor ökar. Indikatorer Uppföljning och utveckling av aktivitetsplaner enligt program för hållbar utveckling och utifrån genomförd hållbarhetsredovisning 2018 Mål: Vi arbetar aktivt för att minska vår miljöpåverkan Aktiviteter Inför Follow me print i Regionservice. Se över cykelparkeringarnas placering, utformning och antal. Uppdrag: Uppdrag 3. Att fortsätta arbetet med jämställdhetsanalys, samt utifrån dessa och tidigare analyser genomföra åtgärder. Uppdrag: Uppdrag 4. Att fortsätta arbetet med att HBTQ-diplomera verksamheter. Uppdrag: Uppdrag 6. Att fortsätta arbetet med att analysera barnrättsperspektivet, samt att utifrån dessa och tidigare analyser genomföra åtgärder. Uppdrag: Uppdrag 7. Att följa upp och minska förbrukningen av produkter med hög klimatpåverkan, alternativt ersätta med mindre klimatpåverkande alternativ. Uppdrag: Uppdrag 9. Att höja ambitionerna kring Region Örebro läns resor och transporter, bland annat genom att vidareutveckla och implementera resehierarkin. Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan med budget (20) 15 (27)

16 6.4 Digitalisering Digitalt först! Digitala tjänster ska, när det är möjligt och relevant, vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med dem som bor i Sverige, med organisationer och med företag. Den regionala digitala agendan är viktig i det regionala utvecklingsarbetet för att använda digitaliseringens möjligheter på bästa sätt, till exempel genom nya möjligheter att bedriva och utveckla vård och omsorg och bidra till att miljöbelastningen minskar. Örebro läns digitala agenda är indelad i sju områden för Örebro län: E-hälsa E-förvaltning (öppna data, e-legitimation, högre kvalitet och tillgänglighet i offentlig verksamhet, invånarinflytande, förenkla för företag) Tillgång till bredband Minska det digitala utanförskapet Skolan Energi och klimat Kultur och kreativitet Inom alla sju områden handlar det om att bedriva verksamhetsutveckling med stöd av digital teknik. I det arbetet spelar Regionservice områden och kunnande en viktig roll. Det kan vara svårt att ta till sig digitaliseringen och den nya teknik som det eventuellt innebär. Det som är viktigast att ha med sig är att se digitaliseringen och den nya tekniken som ett verktyg för att kunna utveckla verksamheter. I grund och botten handlar det om att hitta nya enklare och mer effektiva arbetssätt. I den digitala strategi som arbetades fram under 2018 för Regionservice har fyra fokusområden identifierats: 1. Enkelhet Vi ska med små steg skapa stor effekt när det gäller digitalisering. 2. Intern effektivisering Vi ska digitalisera för att effektivisera våra arbetssätt inom Regionservice verksamhet. Verksamhetsutvecklingen ska ha fokus på digitalisering. 3. Effekthemtagning Vi ska säkerställa effekthemtagning i de aktiviteter och åtgärder som vi planerar för att öka graden av digitalisering. 4. Digital kompetens Vi ska säkerställa att alla medarbetare och chefer inom Regionservice kan utveckla och använda sin digitala kompetens. Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan 16 (27) med budget (20)

17 Övergripande mål: Modern digital teknik ska bidra till att skapa en jämlik, attraktiv och stark Örebroregion som kan möta framtidens utmaningar. Inriktningsmål: Nr 31. Digitalt först - genomförande av aktiviteter inom Region Örebro län för att uppnå målen i nationell strategi för e-hälsa Arbetet styrs via Region Örebro läns program för e-hälsa. Inriktningsmål: Nr 32. Att invånare, patienter och anhöriga på ett enkelt sätt kan skaffa sig kvalitetssäkrad information om vård och hälsa samt få personligt anpassad information om sin egen vård och hälsosituation. De ska också kunna kontakta vården via internet för att få service, rådgivning och hjälp till egenvård. Mål: Modern digital teknik ska bidra till att skapa en jämlik, attraktiv och stark Örebroregion som kan möta framtidens utmaningar. Aktiviteter Inventera befintliga manuella arbetssätt och rutiner inom de största arbetsflödena. Utifrån inventeringen utreda möjlig digitalisering av hela eller delar av de kartlagda arbetsflödena. Uppdrag: Uppdrag 46. Att ta fram och genomföra aktiviteter utifrån principen digitalt först. Uppdrag: Uppdrag 58. Att inom informations- och it-säkerhetsområdet kartlägga nuläge vad gäller roller, organisatorisk placering, relation till varandra och mandat för hela säkerhetsområdet (till exempel fysisk säkerhet, informations- och it-säkerhet med mera). 6.5 Attraktiv arbetsgivare Regionservice ska vara en ansvarsfull arbetsgivare med fokus på utveckling, arbetsglädje och ett närvarande coachande ledarskap samt med tydlig styrning och uppföljning. Medarbetarskapet ska präglas av engagemang samt vilja att bidra och delta. Hälsofrämjande arbetsplatser och att aktivt fortsätta arbetet med att sänka långtidssjukfrånvaron är avgörande framgångsfaktorer. En grundförutsättning är en trygg arbetsplats som präglas av gott bemötande, respekt och ett tillåtande klimat. Vi är schyssta mot varandra! Region Örebro län är en stor, betydande arbetsgivare i länet som i första hand inte förknippas med de många yrken som finns representerade inom Regionservice. Regionservice har intressanta, meningsfulla arbeten för många olika yrkeskategorier som behöver göras mer kända för att attrahera och rekrytera medarbetare på en alltmer konkurrensfylld arbetsmarknad. Regionservice ska vara en attraktiv arbetsgivare som är känd och eftertraktad. Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan med budget (20) 17 (27)

18 Övergripande mål: Region Örebro län uppfattas som en attraktiv arbetsgivare som erbjuder förutsättningar för ett långsiktigt spännande, utvecklande och hållbart arbetsliv. Inriktningsmål: Nr 33. Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare som arbetar för att attrahera, rekrytera, behålla och utveckla medarbetare utifrån långsiktigt hållbara strategier. Indikatorer HME Hållbart medarbetarengagemang ska öka i jämförelse med tidigare medarbetarenkät AVI Attraktiv arbetsgivarindex ska öka i jämförelse med föregående år Frisktalet ska förbättras i jämförelse med föregående år Personalomsättning, externt och intern, ska redovisas. Det ska minska i jämförelse med föregående år. Resultat av avslutningssamtal ska redovisas systematiskt i temaområden Sjukfrånvaro, långtid % ska minska Kompetensutveckling, % Andel avdelningar som har genomfört värdegrundsarbete utifrån ny vision Aktiviteter Rimlig storlek på arbetsgrupper - analysera nuläget och ta fram förslag på åtgärder. Ta fram en verktygslåda med stöd och insatser för att minska sjukfrånvaron. Vara synlig på lärosäten, mässor och i medier samt utveckla kontakter med lärosäten. Mål: Våra chefer ska vara ledande kulturbärare, främja gott arbetsklimat och ge förutsättningar för och uppmuntra samarbete. Indikatorer HME delindex Ledarskap ska öka Aktiviteter Utbildning/aktiviteter för att främja ett coachande ledarskap. Inriktningsmål: Nr 34. Region Örebro läns verksamheter är jämställda och jämlika och motverkar aktivt diskriminering och kränkande behandling. Indikatorer Jämix Jämställdhetsindex ska öka i jämförelse med föregående år. Sjukfrånvaro, långtid kvinnor % Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan 18 (27) med budget (20)

19 Mål: Vi har nolltolerans mot diskriminering, kränkande särbehandling och trakasserier. Aktiviteter Förmedla vårt förhållningssätt, nolltolerans, till alla medarbetare och genomföra åtgärder utifrån resultatet av medarbetar- och säkerhetsenkät. Uppdrag: Uppdrag 61. Regionstyrelsen får i uppdrag av regionfullmäktige att samtliga nämnder ska biträda regionstyrelsen, inom nämndens ansvarsområde, att konkretisera arbetet med kompetensförsörjning utifrån beslutad rapport. (Strategisk kompetensförsörjning 18RS680) 6.6 Ekonomi Regionservice ska medverka till en långsiktigt stark ekonomi och god hushållning för Region Örebro län. Det gör Regionservice genom att effektivisera den egna verksamheten och bidra till utveckling av kostnadseffektiva lösningar för övriga förvaltningar i organisationen. Inom Regionservice drivs och utökas uppdragen om det är till ekonomisk och kvalitativ fördel för Region Örebro län. Likaså ska Regionservice inte utföra uppdrag där annan aktör kan utföra uppdraget till bättre kvalitet och pris. Samtidigt som Regionservice ska vara konkurrenskraftig i utbud har Regionservice även en roll att fortsätta standardiseringen av arbetssätt och rutiner, samt att avveckla tjänster och produkter som inte är värdeskapande. Övergripande mål: Det övergripande målet för Region Örebro läns ekonomiska politik är att skapa en långsiktig stark ekonomi samt uppnå en verksamhetsmässig och finansiell god hushållning. Region Örebro län ska redovisa ett positivt resultat som över mandatperioden motsvarar minst 2 procent av regionens skatteintäkter och generella statsbidrag. Inriktningsmål: Nr 36. Styrelsen och nämnderna ska redovisa ett resultat i balans. Indikatorer Resultatet ska under 2019 uppgå till minst noll. Mål: Regionservice ska ha ett årligt resultat på 2 %. Indikatorer Resultat % Minst en tjänst har utvärderats om vi är rätt utförare av de tjänster vi levererar Antal avvecklade tjänster och produkter Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan med budget (20) 19 (27)

20 Uppdrag: Uppdrag 63. Att upprätta och genomföra ekonomiska handlingsplaner i syfte att bibehålla eller nå ekonomisk balans. Handlingsplanerna ska vara omsatta i konkreta, hållbara och långsiktiga åtgärder och kan avse både kostnadsreduceringar och intäktsförstärkningar. Åtgärderna ska beskrivas med ekonomisk och verksamhetsmässiga konsekvenser. Uppföljning av handlingsplanerna ska vara en del av nämndernas del- och årsrapportering till regionstyrelsen. Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan 20 (27) med budget (20)

21 7 Budget 7.1 Ekonomiskt utgångsläge och utveckling Regionservice ska medverka till en långsiktigt stark ekonomi och god hushållning för Region Örebro län. Regionservice har idag en ekonomi i balans där varje verksamhet ska bära sitt resultat. Framtida utmaningar handlar främst om att klara stora kostnadsökningar för: kommande ny- och ombyggnationer inom områdena Fastigheter, Försörjning (transport- och logistik) och IT, kostnadsökningar inom IT när IT-projekt färdigställs exempelvis nytt Wifi och mobilt inomhusnät, att utveckla kostverksamheten för att nå ekonomisk balans med lägre produktion. Byggnationerna är omfattande och ställer krav på effektiviseringar. Satsningarna kräver förankring och accept hos kunderna som finansierar Regionservice verksamheter i tecknade överenskommelser. 7.2 Budgeterat utfall 2019 Regionservice ekonomi är i balans och återbetalningar har kunnat ske till kunderna under Regionservice största intäkter är lokalhyror, IT och kostmåltider. De största kostnaderna är personal- och lokalkostnader. 7.3 Ekonomiska nyckeltal Regionservice resultatmål stöttar det ekonomiska ansvarstagandet. Nyckeltal följs upp vid varje ekonomisk månadsrapport. Nyckeltal: Resultatmål 2 % av omsättningen Procent Budget 2019 Utfall 2018 Budget 2018 Lönekostnadsökningstakt 3,8 % 5,1 % 8,0 % Budget 2019 är preliminär. Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan 21 (27) med budget (20)

22 7.4 Resultatbudget Regionservice/nämnd Belopp i mnkr Budget 2019 Utfall 2018 Budget 2018 Verksamhetens intäkter Övriga intäkter 1 792, , ,2 Summa intäkter 1 792, , ,2 Verksamhetens kostnader Personalkostnader -512,6-496,7-513,7 Övriga kostnader -931,1-893,0-904,8 Avskrivningar, inventarier -27,5-27,0-29,9 Avskrivningar, fastigheter -129,3-126,8-135,4 Summa kostnader , , ,8 Verksamhetens nettokostnader 192,0 213,9 183,4 Finansnetto -69,4-68,0-61,6 Regionbidrag/- ersättning -122,6-120,2-121,8 Resultat 0,0 25,7 0,0 Budgeten 2019 är preliminär. 7.5 Driftbudget Regionservice/nämnd Belopp i mnkr Budget 2019 Utfall 2018 Budgeten 2019 är preliminär. Omsättning Varav regionbidrag Omsättning Varav regionbidrag Område fastigheter 845,7 5,3 829,1 5,3 Område försörjning 267,8 6,9 262,5 6,8 Område administrativ utveckling och service 88,9 7,5 87,2 7,4 Område IT 334,1 28,3 327,5 28,0 Område medicinsk teknik 67,2 0,0 65,9 0,0 Område kundtjänst 99,5 3,0 97,6 3,0 Förvaltningsgemensamt 89,3 1,0 87,6 1,0 Summa 1 792,5 52, ,4 51,5 Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan 22 (27) med budget (20)

23 7.6 Investeringsbudget Belopp i mnkr Budget 2019 Utfall 2018 Budget 2018 Immateriella anläggningstillgångar Byggnadsinvesteringar 1 023, , ,0 Medicinteknisk utrustning It-utrustning 75,3 44,3 55,8 Övrig utrustning 26,3 4,7 8,2 Summa 1 125, , ,0 Budgeten 2019 är preliminär. Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan 23 (27) med budget (20)

24 8 Organisation Regionservice leds av en förvaltningschef. Förvaltningschefen ingår i Region Örebro läns ledningsgrupp. Ledningsgruppen för Regionservice består av förvaltningschef, områdeschefer och stabschefer. Regionservice består av verksamheter inom sex områden: Område administrativ utveckling och service Område fastigheter Område försörjning Område IT Område kundtjänst Område medicinsk teknik Varje område leds av en områdeschef. Inom de flesta områden finns flera chefsnivåer såsom avdelnings- och/eller gruppchef. I Regionservice stab finns funktioner som leds av stabschefer. I Regionservice stab ingår funktionerna: Ekonomi HR Kommunikation Kvalitet och utveckling med säkerhet och beredskap Planering och uppföljning Regionservice stab arbetar med samordning av uppdrag inom förvaltningen, stöd till regionkansli och politiker samt stöd till områdena. Stabscheferna ingår i regiongemensamma forum inom respektive ansvarsområde. Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan 24 (27) med budget (20)

25 9 Uppföljning Uppföljning och utvärdering har tre huvudsyften: Att ge en mångdimensionell bild av verksamhetens resultat i förhållande till fastställda mål och uppdrag. Att värdera hur styrande riktlinjer och rutiner efterlevs i verksamheten. Att utgöra kunskaps- och beslutsunderlag inför förbättringsarbete och fortsatt planering. Uppföljning sker på alla nivåer i verksamheten; från enkla dagliga ronder eller avstämningsmöten till ledningens återkommande genomgång på verksamhetsnivå samt i muntliga verksamhetsöverläggningar med regiondirektören och med servicenämnden. Skriftliga delårsrapporter och verksamhetsberättelser inklusive bokslut beslutas i servicenämnden och redovisas till regionstyrelsen. Regionstyrelsen rapporterar till regionfullmäktige. Uppföljning inom Regionservice Skriftlig delårsrapportering från områdena per april och augusti samt i verksamhetsberättelsen vid årets slut. Verksamhetsdialoger hålls i september/oktober där Regionservice ledningsgrupp träffar respektive områdes ledningsgrupp. Rapportering till servicenämnden och regionkansli Uppföljning av inriktningsmål, mål, indikatorer, uppdrag, bokslut samt risker och åtgärder i internkontrollplan görs i delårsrapporter i april, augusti samt i verksamhetsberättelsen. Dessutom lämnas ekonomiska periodrapporter under året. Rapportering sker till servicenämnden och regionkansli. Muntliga verksamhetsöverläggningar sker tre gånger per år med regiondirektör. 10 Intern styrning och kontroll Intern styrning och kontroll (ISK) är en process som regionstyrelsen, nämnderna och verksamhetsledningarna har för att tillsammans upprätthålla en effektiv ledning och styrning av verksamheten. Processen ska säkerställa en ändamålsenlig och lagenlig verksamhet, det vill säga att verksamheten bedrivs i enlighet med de krav som ställs på verksamheten: Intern styrning a) Att verksamheten fullgör sina föreskrivna uppgifter samt uppnår beslutade mål och uppdrag. b) Att verksamheten bedrivs inom tilldelade ekonomiska ramar. Intern kontroll c) Att verksamheten följer de styrande dokument som Region Örebro län har beslutat samt lagar, förordningar, föreskrifter och avtal som gäller för verksamheten. d) Att redovisningen och uppföljningen av verksamheten och ekonomin är rättvisande och ändamålsenlig. e) Att informationssäkerheten är tillgodosedd utifrån kraven på konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet. Förenklat kan man säga att den interna styrningen syftar till att "få bra saker att hända" för att verksamheten ska fullgöra/uppnå krav a-b och den interna kontrollen syftar till att "undvika negativa händelser" som kan leda till att verksamheten inte bedrivs i enlighet med krav c-e. Aktiviteter kopplade till den interna styrningen dokumenteras i förvaltningens verksamhetsplan medan åtgärder kopplade till den interna kontrollen dokumenteras i internkontrollplanen (del av verksamhetsplanen). Den interna kontrollen ska vara tillräcklig enligt Kommunallagen (KL) 6 kap. 7. Med tillräcklig menas att processen för den intern styrning och kontroll ska vara ändamålsenligt utformad efter verksamhetens förutsättningar, art och omfattning. Nämnderna ansvarar för att verksamheten inom sina ansvarsområden bedrivs i enlighet med kraven samt att verksamheten inom sina ansvarsområden upprätthåller en tillräcklig intern styrning och kontroll. Vid uppföljningen av helår ska förvaltningar och nämnder göra en bedömning (ISK-bedömning) om den interna styrningen och kontrollen har varit tillräcklig. Regionstyrelsen gör sedan utifrån sin uppsiktsplikt en samlad bedömning i årsredovisning- Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan med budget (20) 25 (27)

26 en. 10.1Internkontrollplan Internkontrollplanen består dels av regionövergripande risker med åtgärder som berör samtliga förvaltningar samt verksamhetsspecifika risker med åtgärder som utgår från respektive förvaltnings ansvarsområde. Uppföljningen av IK-planen dokumenteras i delårsrapport 1 och 2 samt i verksamhetsberättelsen och resultatet av uppföljningen bereds i verksamhetsdialoger mellan förvaltningschef och regiondirektören. Förklaringar till IK-planen nedan: Verksamhet: Process/område. Risk: Händelse som, om den inträffar kan leda till att verksamheten inte bedrivs i enlighet med krav c, d och e. Åtgärd: Hur verksamheten vill hantera de risker som inte accepteras. Ansvar: Ansvarig funktion för genomförandet. Verksamhet HR Ekonomi Risk Åtgärd Ansvar Risken att rekryteringsrutiner inte efterlevs. Risken att inköp görs utanför avtal. Risken att utbetalning sker av leverantörsfakturor som är bristfälliga/ felaktiga. Regionövergripande åtgärd: Tillse att chefer går igenom och får kännedom om rutinerna för rekrytering samt tillse att chefer går chefsutbildningar i Kompetensbaserad rekrytering. Följa upp att förvaltningen har implementerat regionens Upphandlingspolicy. Genomföra avtalsuppföljning inom utpekade områden samt vidta åtgärder vid avvikelser. Öka beställarkompetens samt tydliggöra och utveckla beställarorganisationen inom respektive förvaltning. Regionövergripande åtgärd: Säkerställa via information/utbildningsinsatser att alla beställare/attestanter tar ett bättre ansvarar för kontroll och anteckning vid attest. Regionövergripande åtgärd: Genomföra stickprovskontroll av fakturor inom utpekade områden. Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef Informationssäkerhet Risken att verksamheten inte efterlever tillämplig dataskyddslagstiftning. Regionövergripande åtgärd: Säkerställa att informationsklassning av IT-stöd som innehåller personuppgifter har genomförts i enlighet med riktlinje för informationsklassning. Dokumentnr Regionövergripande åtgärd: Varje förvaltning ska säkerställa ett systematiskt och riskbaserat informationssäkerhetsarbete. Förvaltningschef Förvaltningschef Regionövergripande åtgärd: Informationsägare/objektägare ska säkerställa att identifierade informationssäkerhetsbrister åtgärdas. Förvaltningschef Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan 26 (27) med budget (20)

27 Verksamhet Kvalitet och utveckling Risk Åtgärd Ansvar Risken att ett systematiskt arbetssätt för processer som kräver samordning över organisatoriska gränser inte tillämpas. Regionövergripande åtgärd: Implementera ett processorienterat arbetssätt där behov finns. Stöd: adekvat metodstöd. Processorienterat arbetssätt på intranätet. Regionövergripande åtgärd: Varje förvaltning ska i samverkan identifiera och beskriva prioriterade processer som kräver samordning mellan verksamheter. Stöd: adekvat metodstöd. Organisation för processledning och Systemkarta på intranätet. Förvaltningschef Förvaltningschef Servicenämnden inklusive Regionservice, Verksamhetsplan 27 (27) med budget (20)