Verksamhetsplan med budget 2017 Fastigheter

Transkript

1 Verksamhetsplan med budget 2017 Fastigheter

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Vision och värdegrund Regionservice syfte Kärnvärden - Regionservice servicepolicy Rollen som serviceförvaltning Mål Budget Organisation Uppföljning Intern styrning och kontroll - Regionservice områden Fastigheter, Verksamhetsplan med budget 2(16)

3 1 Inledning Regionservice är Region Örebro läns serviceorganisation. Många av regionorganisationens serviceoch stödprocesser är samlade i Regionservice som till exempel fastigheter, IT, medicinsk teknik, kost, transport, städ, ekonomiadministration, löneadministration, upphandling, diarium och arkiv, telefonväxeln och Servicecenter. Vi arbetar kontinuerligt med att förbättra våra produkter, tjänster, processer, rutiner och inte minst bemötandet gentemot våra kunder. Inom Regionservice anser vi att en framgångsrik serviceorganisation behöver såväl struktur (rutiner, processer, system), som kultur (bemötande, serviceanda, attityder) och att vi behöver arbeta aktivt med dessa båda områden. Vårt förhållningssätt är att våra tjänster ska hålla minst samma nivå, såväl kostnadsmässigt som kvalitetsmässigt, som de tjänster man kan hitta på marknaden. Därför arbetar vi kontinuerligt med chefer och medarbetare för att förankra Regionservice målbild att bli Sveriges bästa serviceorganisation. Vi har bland annat fokuserat på medarbetarnas servicekänsla och bemötande gentemot kunder/kollegor, samt utbildat ett stort antal medarbetare i lean för att vi ska kunna ta fram och implementera kostnadseffektiva och kvalitativa processer. Vi har också intensifierat vårt arbete med nyckeltal för att undersöka hur vi ligger till gentemot andra aktörer, allt i syfte att förbättra våra verksamheter. Genomförda kundenkäter visar att vi är på rätt väg där nöjdkundindex (NKI) har ökat från NKI 66 år 2013 till NKI 69 år Det är glädjande och sporrar oss i vårt fortsatta arbete. Målet för 2017 är att nå ett NKI på 72. Samtidigt som vi ska vara konkurrenskraftiga i vårt utbud har vi även en roll att fortsätta standardiseringen av arbetssätt och rutiner, samt att agera som ett strategiskt stöd inom många områden. Område fastigheters främsta utmaningar inför 2017: Att kunna leverera det som efterfrågas av våra kunder. Utifrån resultatet av medarbetarskaps- och säkerhetsenkäten kommer vi att arbeta med och utveckla återföring, hantering och kommunikation av avvikelser och arbeta med delaktighet genom införande av "daglig styrning" i hela vår organisation Att tillsammans med våra kunder och inom förvaltningen identifiera nya arbetssätt som bidrar till att bl.a. frigöra tid för vårdpersonal. Genomföra ett omtag av vårt verksamhetssystem som leder till effektivitetsvinster i våra processer. Att hantera fastighetsstrategiska frågor med koncernnyttoperspektiv. Vara en attraktiv arbetsgivare och kunna genomföra kommande rekryteringar. Fastigheter, Verksamhetsplan med budget 3(16)

4 2 Vision och värdegrund Visionen är utgångspunkten för all vår verksamhet. Det pågår ett arbete med att slutföra framtagandet av en gemensam vision och värdegrund för Region Örebro län. Till dess att den nya gemensamma visionen och värdegrunden är beslutad utgår vi från det som finns i dag. Före detta Örebro läns landstings vision lyder: Hälsa och livskraft genom trygghet, kvalitet och hållbar utveckling och värdegrunden, som utgår från visionen, lyder: Vi skapar förtroende genom att vara lyhörda, öppna, samspelta och engagerade i en utveckling för människornas bästa. Vi visar respekt för allas lika värde och delaktighet. Vi finns nära medborgarna under hela livet. Vi ser behoven hos varje person. Tidigare Regionförbundet Örebros vision är: Vår handlingskraft i nutid bygger regionens framtid Visionen visar färdriktningen och det framtida önskvärda läget för Region Örebro län, och värdegrunden ger de tydliga värderingar som ska genomsyra vårt arbete. Tillsammans stärker de vår gemensamma identitet och visar hur chefer och medarbetare ska förhålla sig till varandra och till länsinvånarna. 2.1 Regionsservice tolkning För Regionservice betyder detta att Regionservice ska bli Sveriges bästa serviceorganisation hållbar, effektiv och personlig i ett gemensamt uppdrag för kunden. För oss i Område fastigheter betyder det att vi som framgångsrik och effektiv organisation ska: Vara den självklara samarbetspartnern i fastighetsfrågor för våra kunder. Erbjuda kompetent stöd för verksamheternas viktiga arbete med vård och omhändertagande av patienter. Ha ett bra bemötande gentemot kunder, samarbetspartners och varandra. Vara den drivande parten vad gäller fastighetsstrategiska frågor inom Region Örebro län. Fastigheter, Verksamhetsplan med budget 4(16)

5 3 Regionservice syfte Regionservice ska bidra till utvecklingen av Region Örebro läns verksamheter. Område Fastigheter är ett område inom Regionservice, Region Örebro län. Område fastigheters uppdrag är att tillhandahålla en total fastighetsverksamhet med förvaltning, produktion, teknisk fastighetsdrift och parkverksamhet så att regionorganisationen kan bedriva sin verksamhet mot fastställda mål till nytta för länsinvånarna. Vår verksamhet ska präglas av hög kvalitet och omtanke om såväl våra kunder som miljön, regionens ekonomiska resurser och inte minst varandra. Sedan den 3 juni 2010 är vårt integrerade ledningssystem inom Kvalitet (ISO 9001:2008), Miljö (ISO 14001:2004) och Arbetsmiljö (OHSAS 18001:2007) certifierat genom Bureau Veritas Certification AB Vi arbetar utifrån övergripande mål, policys och våra egna ambitioner genom ständiga förbättringar inom våra målområden; Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö och Ekonomi. Område Fastigheter ska via sin verksamhetsplan bidra till att Regionservice blir Sveriges bästa serviceorganisation genom att ytterligare utveckla våra tjänster till kärnverksamheterna. Kvalitet Genom vårt sätt att bedriva verksamhet förser vi regionorganisationens verksamheter med funktionella, driftsäkra och hälsosamma men även trivsamma och estetiskt tilltalande lokaler och utemiljöer. Utgångspunkten ligger alltid i att möta verksamheternas behov - inte bara av ett bra slutresultat utan också av bra stöd och dialog på vägen. Miljö Våra fastigheter har en stor miljöpåverkan genom sin livscykel, inte minst genom energiförbrukning och materialval men även genom t ex lokalisering. Genom vårt arbete har vi stor möjlighet att minska denna långsiktiga miljöpåverkan. Miljön påverkas dessutom direkt av hur vi bedriver vår verksamhet bl a beroende på transportval, val av kemikalier etc. Vår ambition är att i all vår verksamhet minimera och om möjligt förebygga negativ miljöpåverkan och på så vis bidra till en ekologiskt hållbar samhällsutveckling. Arbetsmiljö För att klara av våra åtaganden behöver vi personal som har rätt kompetens för sina arbetsuppgifter, är effektiva och har en stark känsla för service. En god arbetsmiljö är mycket viktig för vår personal. För oss innebär en god arbetsmiljö att förebygga såväl fysiska arbetsmiljörisker i drift, på byggarbetsplatser, i kontorsmiljö och vid transporter som att förebygga ohälsosam psykosocial belastning. Område Fastigheter ska även vara en attraktiv arbetsgivare med en god arbetsmiljö som förmår att locka till sig och behålla den bästa arbetskraften. Det innebär också att verka för att vi alla är stimulerade, delaktiga, trivs och mår bra. Ekonomi Region Örebro län har stora och viktiga uppdrag med begränsade resurser, varför det naturligtvis är viktigt att hushålla med ekonomiska medel. De pengar vi kan spara kan komma vården tillgodo antingen direkt eller långsiktigt (genom lägre hyror). Vi har även ett ansvar att förvalta och därmed behålla eller öka värdet på ett fastighetsbestånd som utgör en värdefull och strategisk resurs för Region Örebro län. Fastigheter, Verksamhetsplan med budget 5(16)

6 4 Kärnvärden - Regionservice servicepolicy Inom Regionservice har medarbetare från alla våra områden arbetat fram en servicepolicy. Servicepolicyn utgör våra kärnvärden; helhetssyn, professionalism, engagemang och kostnadseffektivitet. Servicepolicyn kommer under året fortsätta att förankras med alla medarbetare. Helhetssyn Vi är lösningsfokuserade och samarbetar för att i dialog tillgodose kundens behov. Vi har kännedom om Regionservice organisation för att använda våra resurser på bästa sätt. Vi är öppna för nya idéer som utvecklar verksamheten. Professionalism Vi är tillgängliga med kundens fokus i centrum. Vi bidrar med kompetens och kvalitet. Vi utför våra uppdrag i rätt tid och återkopplar kontinuerligt. Engagemang Vi ger ett gott bemötande genom vänlig och tydlig kommunikation. Vi visar förståelse och respekt och känner yrkesstolthet inom Regionservice. Vi tar personligt ansvar för att skapa arbetsglädje. Kostnadseffektivitet Vi arbetar med att ständigt förbättra, standardisera och förenkla. Vi levererar långsiktigt hållbara lösningar med rätt kvalitet. Vi utvärderar löpande vårt arbete. Fastigheter, Verksamhetsplan med budget 6(16)

7 5 Rollen som serviceförvaltning Regionservice är Region Örebro läns serviceorganisation. Regionservice har en övergripande verksamhetsplan för alla ingående verksamheter med fokus på hur Regionservice som serviceorganisation kan utveckla service och stöd till kunderna. Verksamhetsplanerna för respektive område i Regionservice innehåller mer information om de tjänster och produkter som Regionservice tillhandahåller. Verksamhetsplanerna publiceras på intranätet. Regionorganisationens verksamheter vänder sig till invånarna och patienterna. Invånarna och patienterna är den viktigaste mottagaren av Regionservice tjänster och produkter, men den primära kunden är i de flesta fall Region Örebro läns förvaltningar och regionkansli. Regionservice har två olika roller som ibland kan vara svåra att kombinera. Dels har vi till uppgift att möta kundernas behov och krav, dels uppfylla de mål och uppdrag som politikerna och regionledningen beslutat. Det betyder att man som enskild kund/verksamhet inte alltid kan få just det som man efterfrågar om det för regionorganisationen som helhet är en sämre lösning. För att uppnå kostnadseffektivitet behöver vi så långt det är möjligt standardisera våra tjänster och produkter. En nära dialog behövs på alla nivåer. Regionservice har även en strategisk roll inom sina verksamheter, till exempel att hitta långsiktiga lösningar inom it, medicinsk teknik och när det gäller fastighetsfrågor. Område fastigheter är en effektiv serviceorganisation som bedriver verksamhet inom fastighetsförvaltning, fastighetsdrift samt bygg- och installationsprojekt där även lokalplanering och konstnärlig utsmyckning ingår. Område fastigheter ska tillhandahålla ändamålsenliga lokaler och tjänster i enlighet med kundens krav och behov. Fastigheter, Verksamhetsplan med budget 7(16)

8 6 Mål 6.1 Kund Kunden upplever Regionservice tjänster och produkter som lättillgängliga, kostnadseffektiva och väl avstämda utifrån verksamheternas behov. Tydliggör vem som ansvarar för vad i ärendeflödet för att få en helhet med kundens processer. Utveckla forum där vi kan stämma av vårt tjänsteutbud med kunderna. Öka antalet standardiserade tjänster och produkter. Utvärdera om vi är rätt utförare av de tjänster vi levererar. Identifiera tänkbara tjänster som kan ingå i Servicecenter på sikt. Fastställ nyckeltal, produktionstal och benchmarking för Utveckla ärendehantering med återkoppling till kund.. Kunden upplever att Regionservice medarbetare har helhetssyn, är professionella och engagerade i enlighet med servicepolicyn. Indikatorer Antal värdeflödesanalyser över områdesgränserna. Antal genomförda stickprovsundersökningar om kundnöjdhet kring bemötande. Regionservice ska bidra i service och tjänster till att Region Örebro läns verksamheter uppfyller kraven på en god och patientsäker vård Indikatorer Antal rapporterade avvikelser ska öka i jämförelse med Avvikelsehantering: Avvikelsen öppnas och klassificeras inom 7 kalenderdagar. Avvikelsehantering - åtgärder vidtagna inom 3 månader ska vara minst 80 %. Avvikelsehantering: Utredningsärenden utreds inom 60 kalenderdagar. Redovisning av genomförda åtgärder utifrån lex Maria anmälningar, avvikelser och klagomål samt händelse- och riskanalyser och effekter av dessa. Fortsatt arbete med att implementera tanken om avvikelsers betydelse för vårt arbete med ständiga förbättringar Omtag ska ske av vårt befintliga ledningssystem och därigenom förbättra processerna kring ständiga förbättringar och avvikelser. Identifiera konsekvenser och möjligheter med H-huset. Fastigheter, Verksamhetsplan med budget 8(16)

9 Identifiera konsekvenser och möjligheter med Radiobaserade InomhusNät (RIN). Samtliga fastigheter ska ha förenklad brandskyddsdokumentation. (BB) Indikatorer Andel fastigheter med framtagen dokumentation. Driftdokumentation och överlämnande av projekt standardiseras och effektiviseras Värdeflödesanalys genomförs för processen överlämning av driftdokumentation från färdigt byggprojekt till Fastighetsdrift Utveckla arbetet med avvikelser, ständiga förbättringar och delaktighet inom området. Införa "Daglig styrning" Säkerställa att arbetsmiljöarbetet i våra bygg- och installationsprojekt sker enligt gällande regelverk. Arbetsmiljöplaner och skyddsronder. 6.2 Hållbar utveckling Region Örebro län vill vara en ansvarsfull aktör med höga ambitioner inom hållbarhetsområdet. FN:s 17 globala mål för hållbar utveckling sätter den globala agendan till Vilka mål och strategier Region Örebro län har för att bidra till en hållbar utveckling sammanfattas i det nya programmet för hållbar utveckling. Den mest använda definitionen av hållbar utveckling är; "en samhällsutveckling som tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov" De tre aspekterna social, ekologisk och ekonomisk hållbarhet är av olika karaktär där social hållbarhet och välfärd är målet, ekologin sätter ramarna och ekonomin är ett medel för att uppnå välfärd. I Region Örebro läns nya Program för hållbar utveckling förs de tre aspekterna av hållbarhet ihop. Att implementera de övergripande målen med underliggande inriktningsmål och genomföra aktiviteter för att uppnå målen är uppdrag till samtliga verksamheter under För att lyckas med hållbarhetsarbetet krävs en integrering av hållbarhetsfrågorna i ordinarie verksamhet. En mogen och medveten organisation behövs där målen och efterföljande aktiviteter skapar synergieffekter och ömsesidigt värde för verksamheten och våra intressenter. Fastigheter, Verksamhetsplan med budget 9(16)

10 Figur 1. Modell av hållbar utveckling. Perspektiven överlappar varandra mer och mer. Hållbarhet integreras i ordinarie verksamhet och mognadsgraden i hållbarhetsfrågorna ökar. Strategier för hållbar utveckling: Samverkan och kommunikation tvärfunktionellt inom ordinarie lednings-, huvud-, och stödprocesser. Skapa en hög grad av förankring och ägandeskap i linjeorganisationen gällande hållbarhetsfrågorna. En tydlig målstyrning och att kontinuerligt följa upp programmets mål och indikatorer för att försäkra att verksamheterna rör sig mot beslutade mål. Att arbeta med utbildning och en lärande organisation för att kontinuerligt utveckla och integrera förståelse av vad hållbar utveckling betyder för regionorganisationen Regionservice arbetar för att minska den totala klimatpåverkan. Indikatorer Energianvändningen (el + värme) har effektiviserats med 12 procent per kvadratmeter jämfört med 2010 års totala energianvändning. Energianvändningen (el) har effektiviserats med 12 procent per kvadratmeter jämfört med 2010 års totala energianvändning. Användningen av förnybar energi uppgår till minst 90 % av den totala energianvändningen. Antal skype-/videokonferenser ska öka jämförelse med Energigrupp inom Driftavdelningen ska arbeta för erfarenhetsåterföring inom driftoptimering samt upprätta en handlingsplan per driftgrupp för driftrelaterade frågor. Fastigheter arbetar med beslutad handlingsplan Energi och prioriteringar för energieffektiviseringar med budgeterade medel. Ambitionsnivå vid ny- och ombyggnad är Miljöbyggnad Guld Miljöombud ska finnas inom samtliga grupper/avdelningar samt ska årlig Miljörond genomföras på samtliga arbetsplatser Ta fram en teoretisk uträkning på vad som är verksamhetsenergi resp. fastighetsenergi. Ta fram aktiviteter som incitament för verksamheterna att spara energi. Separat mätning verksamhets-el. En plan har lagts upp för att identifiera elförbrukare inom Röntgen USÖ och Adolfsbergs vårdcentral. Sammanställa alla leveransavtal avseende förnybar energi. Riktlinje för hur systemet för miljöbedömning av byggvaror (BVB) ska användas har tagits fram och ska implementeras under året. Region Örebro läns resehierarki ska göras känd för alla medarbetare. Fastigheter, Verksamhetsplan med budget 10(16)

11 All upphandling och inköp beaktar faktorer som påverkar miljö, hälsa och socialt ansvarstagande. Social hänsyn ska tas i samtliga upphandlingar av konsulter, entreprenörer och vid tecknande av serviceavtal. K. Våra fastigheter ska vara handikappanpassade. (BB) Indikatorer Andel yta med avklarade enkelt avhjälpta punkter i handikappinventering. Enkelt avhjälpta hinder ska åtgärdas Uppdrag: Nr 1. Att ta fram aktivitetsplaner för implementering och uppföljning av det nya programmet för hållbar utveckling. Skapa arbetsgrupp som tar fram våra aktiviteter, plan för implementering och uppföljning. 6.3 Attraktiv arbetsgivare Övergripande mål: Region Örebro län uppfattas som en attraktiv arbetsgivare som erbjuder förutsättningar för ett långsiktigt spännande, utvecklande och hållbart arbetsliv Inriktningsmål: Nr 25. Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare med medarbetare som trivs och utvecklas i sin yrkesroll. Indikatorer HME Hållbart medarbetarengagemang ska öka i jämförelse med tidigare medarbetarenkät. Delindex Styrning- HME ska öka i jämförelse med tidigare medarbetarenkät. Genom arbetet med Daglig styrning förväntas medarbetarnas engagemang i verksamheten öka liksom HME. Identifiera potentiella kandidater till ledar- och specialistroller utifrån utarbetad metod. Uppföljning, analys och åtgärd av kortidsfrånvaro (0-14 dagar) och långtidsfrånvaro. Inriktningsmål: Nr 26. Region Örebro läns verksamheter är jämställda och jämlika och motverkar aktivt diskriminering och kränkande behandling. Fastigheter, Verksamhetsplan med budget 11(16)

12 Vidga och utmana normalitetsbegreppet, genusstrukturer och kulturella olikheter genom handling. 6.4 Ekonomi Övergripande mål: Det övergripande målet för Region Örebro läns ekonomiska politik är att skapa en långsiktig stark ekonomi samt uppnå en verksamhetsmässig och finansiell god hushållning. Region Örebro län ska redovisa ett positivt resultat som över mandatperioden motsvarar minst 2 procent av regionens skatteintäkter och generella statsbidrag. Inriktningsmål: Nr 29. Styrelsen och nämnderna ska redovisa ett resultat i balans. Indikatorer Resultatet ska under 2017 uppgå till minst noll. Budgetuppföljningsmöte hålls en gång per kvartal. Varje verksamhet har kontroll på egna kostnader och ifrågasätter alla utgifter för att bidra till Region Örebro läns totala ekonomiska resultat. Utveckla och förklara prissättningen på tjänster och produkter. Fastigheter, Verksamhetsplan med budget 12(16)

13 7 Budget 7.1 Resultatbudget Belopp i mnkr Budget 2017 Budget 2016 Verksamhetens intäkter Avgifter och såld vård Övriga intäkter Summa intäkter Verksamhetens kostnader Personalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar, inventarier Avskrivningar, fastigheter Summa kostnader Verksamhetens nettokostnader Finansnetto Regionbidrag/- ersättning Resultat Fastigheter, Verksamhetsplan med budget 13(16)

14 8 Organisation Område fastigheter ansvarar för förvaltning, byggnation och drift av Region Örebro läns fastigheter i hela länet sjukhus, vårdcentraler och skolor. Område fastigheter består av ca 120 personer som tillgodoser all verksamhet inom Region Örebro län med lokaler - från sjukhus till skollokaler. Den övervägande delen av fastighetsbeståndet ägs och sköts av Område fastigheter men även inhyrda lokaler hanteras av oss. Vi ansvarar för förvaltning, byggnation och drift av regionorganisationens fastigheter, ca kvadratmeter lokalyta. Vår strategi är att erbjuda lokaler som är effektiva, funktionella och trivsamma så att verksamheterna ska fungera optimalt. Därför deltar vi från första planeringsstadiet i en fastighets livscykel fram till att den rivs. I den största delen av fastigheterna bedriver Region Örebro län egen verksamhet som sjukhus, vårdcentraler och skolor. Viss uthyrning sker också till externa hyresgäster. Fastigheter, Verksamhetsplan med budget 14(16)

15 9 Uppföljning Område Fastigheter följer upp denna verksamhetsplan minst en gång per år och rapporterar till Regionservice två gånger per år då vi redovisar indikatorernas status och beskriver utfallet av aktiviteterna. Vi beskriver då också de viktigaste händelserna under tidsperioden. Årsrapport/verksamhetsberättelse skrivs en gång per år. Fastigheter, Verksamhetsplan med budget 15(16)

16 10 Intern styrning och kontroll - Regionservice områden Region Örebro läns beslutade arbetssätt att bedriva intern styrning och kontroll på har under 2016 fastställts i reglemente och riktlinje. Syftet med ISK är att säkerställa en ändamålsenlig verksamhet, det vill säga att verksamheten bedrivs i enlighet med de krav som ställs på verksamheten: Intern styrning a) Att verksamheten fullgör sina föreskrivna uppgifter samt uppnår beslutade mål och uppdrag. b) Att verksamheten bedrivs inom tilldelade ekonomiska ramar. Intern kontroll c) Att verksamheten följer de styrande dokument som Region Örebro län har beslutat samt lagar, förordningar, föreskrifter och avtal som gäller för verksamheten. d) Att redovisningen och uppföljningen av verksamheten och ekonomin är rättvisande och ändamålsenlig. e) Att informationssäkerheten är tillgodosedd utifrån kraven på konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet. kopplade till den interna styrningen dokumenteras i förvaltningarnas verksamhetsplaner medan åtgärder dokumenteras i internkontrollplaner. Resultatet av uppföljningen och utvärderingen av genomförda åtgärder ska dokumenteras i delårsrapporter och verksamhetsberättelse Internkontrollplan Ledning och styrning Områdeschef, stabschef Fastigheter Risk Åtgärd Ansvar Risken att vi har bristande kontroll/kännedo m om de styrande dokument som finns inom Region Örebro län och respektive verksamhet. Risken att hissar stannar. Kartlägg vilka styrande dokument som berör verksamheten. Gör dokumenten kända i verksamheten. Ta fram en åtgärdsplan för hissar. Utse en permanent roll "teknisk förvaltare, hissar" och etablera ett arbetsätt kring hissar. Områdeschef Fastigheter Områdeschef Fastigheter Verksamhet Uppföljning Fastigheter, Verksamhetsplan med budget 16(16)