Hogia Performance Management AB Manual för Readsoft Online Admin användare Användarinstruktion för administratörer i Readsoft Online 0
Innehåll Administratör i Readsoft Online... 2 Välkommen till Readsoft Online Control Center... 2 Menyer... 3 Profil... 3 Rapporter... 4 Användarhantering... 4 Tjänster... 7 Organisationer... 7 Lägg upp nytt företag i Approval online... 7 Utforska... 13 ReadSoft Online Connect... 14 1
Administratör i Readsoft Online I driftsättningsfasen lägger er projektledare upp en användare hos er som är administratör te x du. Den användaren får inloggningsuppgifter skickat till sig. Det första du får göra är att gå till webbsidan https://hogia.readsoftonline.com och logga in med de inloggningsuppgifter som tilldelats. När du loggat in byt då lösenordet till något som du kommer ihåg. Välkommen till Readsoft Online Control Center När du loggat in som användare Admin kan du på första sidan se information från Readsoft angående releaser samt förbättringar som gjorts i programvaran vid senaste uppdateringar. Som Adminanvändare har du rättigheter till att gå in och administrera er profil i Readsoft Online. Det du kan göra är: - Lägga upp nya användare - Se hur mycket fakturor ni har förbrukat - Administrera era mailadresser till Readsoft Online - Lägga upp nya organisationer - Utforska er historik av tolkade fakturor 2
Menyer I Readsoft Online, finner du dina menyer på vänstersidan. Där kan du klicka dig vidare ner i menyerna. Profil Här kan du se er organisations uppgifter som driftsättaren lagt upp vid driftsättningen. 3
Rapporter Under rapporter och Dokumenthantering kan du ta fram hur många fakturor ni har behandlat i tolken under en viss period. Välj de datum som du är intresserad av och klicka på Skapa. Användarhantering För att lägga till nya användare dubbelklickar du på Användarhantering och därefter på Användare. För att lägga till en ny anvädare klickar du på plustecknet enligt bilden. 4
När du klickat på plustecknet kommer följande dialogruta upp. I denna ruta ska du fylla i uppgifter på användaren som du ska lägga upp. Viktigt att mailadressen är korrekt inlagd eftersom det är dit som mailet med inloggningsuppgifter kommer att skickas. I rullisten ska du välja en Roll. Ska användare endast tolka fakturor ska de vara Användare ska de kunna administrera i Readsoft Online ska de vara Admin. Om användaren ska vara både Admin och Användare, få du lägga upp två olika användare med olika roller. När du lagt upp användare ska du gå in och ändra på deras behörigheter. Markera rätt användare till vänster och klicka sedan på pennan till höger (som betyder redigera) Därefter går du till fliken Roller & Privilegier. 5
Bocka i rutorna nedan, Tillgång VERIFIERING- Svar och Radera Dokument. Gå sedan vidare till nästa flik Organisationer. Där bockar du i vilken organisation/organisationer just denna användare ska ha tillgång att tolka fakturor för. VIKTIGT att du sedan klickar på disketten som betyder spara. När du sparat skickar Readsoft ut mail till användaren med inloggningsuppgifter. 6
Tjänster Under Tjänster- Email input, kan du gå in och se de olika mailadresserna som ni har till era bolag. Vanligast är att det läggs upp två mailadresser till varje bolag. Den adress som har scan i sig, är den som ni själva mailar in till direkt från scannern. Vanligtvis är denna mailadress inställd så att det möjliggör scanning av buntar av fakturor. För att de ska separeras korrekt i Readsoft lägger den som scannar en vit sida före och mellan varje faktura. Den andra mailadressen utan ordet scan är den ni kan ge till era leverantörer, när de mailar ska det vara en faktura per bifogad fil. Under Vidarebefordra e-post kan du se mailadresser som används för arkivering av fakturor samt vilken som används som notifieringsadress om någon skickar in felaktigt material till tolken. Vill du ändra någon av dessa mailadresser kontakta då vår support så hjälper de dig vidare. approval.support@hogia.se Organisationer Under organisationer ligger de organisationer som ni har i tolken. Lägg upp nytt företag i Approval online Klicka på plusknappen för att lägga till nytt företag. 7
Fyll i uppgifter för det nya företaget, Namn och Externt ID (företagets organisationsnummer). Klicka OK. Vill du kunna maila in fakturor till företaget lägger du upp nya e-postadresser för det aktuella företaget. Välj då Tjänster i listan till vänster, markera Email Input. Klicka först på knappen med pennan och därefter på plusknappen. Lägg upp e-postadresser. Fyll i 2 e-postadresser, enligt mallarna nedan. Det som är efter prefixet f och innan tecknet @, bestämmer du själv vad det ska stå för namn. Du ska ha en e-postadress för inkommande från leverantörer och en e-postadress för scanningen. 8
Den e-post leverantörerna ska använda ska under Bilagor ha alternativet Ett dokument per bifogad fil och den för scanning ska ha Flera dokument per bifogade fil. Det bästa är att tittar på hur era tidigare e-postadresser är upplagda för att få det att fungera likadant för det nya företaget. Glöm inte att klicka på knappen med disketten för att spara de nya inställningarna. Välj Användarhantering och kontrollera att dina användare att de har rätt behörighet till det nya bolaget. Starta nu er Readsoft Online Connect som ligger på er server. Klicka på Configure och gå igenom guiden. 9
När du kommer till bilden nedan trycker du på mapp-knappen för att det ska skapas upp nya mappar för den nya organisationen. Detta är det enda du ska ändra i guiden. Save output from ReadSoft Online locally bör vara ibockat sedan tidigare (Om det inte är så att filerna ska sparas ner i en cloudmiljö) När du gått igenom guiden trycker du på save. 10
Efter det klickar du på Synchronize och väntar på att du får gröna markeringar att allt är ok. Nu har mappen för det nya företaget skapats på...\readsoft\in\annelie AB. Även mappen för de färdigtolkade filerna har skapats Readsoft\Ut\Annelie AB. 11
Skapa nu en mapp Readsoft\Ut\Annelie AB\Fakturor. Denna mapp används för manuell registrering om det är något som inte kan importeras. Ange nu sökvägarna för mapparna för import i approval och för manuell registrering i dina företagsinställningar. Öppna Approval, gå till Approval - Verktyg - Administration, och välj fliken Generellt. Bocka i rutan Använd import av tolkade filer, ange sökvägen till de tolkade filerna. Vill ni kunna använda funktionen att fakturor beroende av referens skickas direkt ut på flödet vid importen bockar du i rutan Fakturan ej redigerbar från fliken Fakturor, detta innebär också att ni gör definitivregistreringen efter att fakturan blivit godkänd i attestflödet. Använder ni automatisk import och inte har fliken import i Approval behöver du också på fliken Tjänst bocka i Aktivera inläsning av fakturor i rutan Inläsning av ReadSoft-fakturor från mapp 12
Ange nu mappen för de fakturor som behöver registreras manuellt. I ekonomisystemet går du till Arkiv - Företagsinställningar - Reskontra Leverantörsreskontra. Bocka i Aktivera inskanning och ange sökvägen till mappen Fakturor. Bocka även i Använd ankomstregistrering och ange normalt skuldkonto för ankomstregistrering och motkonto för ankomstregistrering. Att använda ankomstregistrering är en förutsättning för att det ska gå att importera den tolkade informationen in i Approval. Vidare i företagsinställningarna behöver du ange att du ska arbeta med periodhantering. Fliken Redovisning, bocka i Periodhantering. Har ni sedan tidigare lagt in leverantörer i företaget behöver du även fylla i Skuldkonto ankomst och Motkonto ankomst på dina leverantörer. Utforska Under Utforska kan du gå in och titta på historiken över era fakturor. Här kan du se status över de fakturor som kommit in till tolken. 13
I denna manual har vi valt att inte gå igenom alla menyer utan bara de som används. Vill du ha mer information om någon meny är du välkommen att kontakta oss. Behöver du mer hjälp logga in på www.kundtorg.hogia.se eller tryck på F1 i programmet för att nå hjälpen. Support: approval.support@hogia.se ReadSoft Online Connect ReadSoft Online Connect är en tjänst som hanterar import och export av fakturor till och från Readsoft. I Readsoft Online Connect ställs det in från vilka mappar fakturor ska hämtas från och var de ska sparas när verifieringen i Readsoft är klar. Under driftsättningsfasen görs alla inställningar som ni behöver i Readsoft Online Connect. I detta avsnitt beskrivs hur du gör om ni behöver ändra till andra mappar. Starta Readsoft Online Connect, tjänsten är installerad på ett ställe, oftast på er server. Tryck på knappen Configure och följ guiden. 14
Använd inloggningsuppgifter för ett adminkonto och tryck sedan Next. Ska hela mappstrukturen flyttas till en annan plats tryck på soptunnan längst till höger så tas allt bort under Uppload locations. Ange en ny mapp i Root folder och tryck sedan på knappen så skapas en ny mappstruktur upp med mappar för varje organisation ni har i Readsoft Online. För att redigera en enstaka sökväg, markera sökvägen och tryck på. För att ta bort en sökväg, markera sökvägen och tryck på. 15
Document sorting rekommenderar vi att ni har Multiple documents per file. Detta möjliggör att ni kan scanna buntar med fakturor och att de delas upp per faktura i Readsoft. När ni scannar ska det finnas en vit sida före och mellan varje faktura för att Readsoft ska dela upp fakturan rätt. Du har dock möjlighet att här välja One document per file, Readsoft kommer då inte att dela upp dokumentet, varje fil blir en faktura i Readsoft Online. När du nu trycker på Next i guiden har du möjlighet att ändra till vilken mapp som Readsoft Online kommer exportera de färdigverifierade fakturorna till. Ändrar du mappen och trycker på Next skapas det upp undermappar för varje organisation ni har i Readsoft Online dit de färdigverifierade fakturorna exporteras. Det är dessa mappar ni anger i approval för import av tolkade filer. 16