Malmö stad Stadsområdesförvaltning Väster 1 (1) Datum 2014-04-15 Vår referens Mats Carlfalk Ekonomichef Tjänsteskrivelse mats.carlfalk@malmo.se Åtgärdsplan för ekonomi i balans 2014 SOFV-2014-591 Sammanfattning Utfallsprognosen efter januari och februaris verksamhetsmånader visar på ett prognostiserat underskott för verksamhetsåret 2014, exklusive ekonomisk hjälp, med -9,0 Mkr. Åtgärdsplanen innehåller åtgärder för att uppnå en ekonomi i balans vid utgången av verksamhetsåret 2014. Åtgärderna består av allmän restriktivitet och vakanshållning av vissa tjänster inom förvaltningen, samt flera samverkande åtgärder inom de båda avdelningarna inom Vård och omsorg med inriktning på att optimera verksamheten med förstärkt rehabilitering. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta att godkänna föreliggande förslag till åtgärdsplan för ekonomi i balans 2014 att godkänna föreliggande förslag till förändring i delegationsordningen att arbetsutskottet får återkommande månadsrapporteringar av det ekonomiska läget Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Åtgärdsplan för ekonomi i balans 2014 Åtgärdsplan för ekonomi i balans 2014 Konsekvensbeskrivning verksamhetsrisker (bilaga 1) Riskbedömning och handlingsplan arbetsmiljö (bilaga 2) Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Västers arbetsutskott 2014-04-15 Stadsområdesnämnd Väster 2014-04-22 Ansvariga Gisela Green Stadsområdesdirektör Mats Carlfalk Ekonomichef SIGNERAD
Åtgärdsplan för att uppnå ekonomisk balans 2014 Stadsområdesnämnd Väster
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Arbetsprocessen... 3 3 Åtgärder... 4 3.1 Åtgärdsplan... 4 3.2 Förvaltningen... 4 3.3 Vård och Omsorg... 5 4 Risk- och konsekvensanalys... 5 5 Uppföljning... 5 Stadsområdesnämnd Väster, Åtgärdsplan för att uppnå ekonomisk balans 2014 2(5)
1 Inledning Utfallsprognosen efter januari och februaris verksamhetsmånader visar på ett prognostiserat underskott för verksamhetsåret 2014. Bedömningen är att stadsområdet, exklusive ekonomisk hjälp, kommer att redovisa ett negativt resultat vid årets slut. Justerat för den del av hemlöshetskostnaderna som stadsområdet inte behöver bära, är prognosen -9,0 Mkr. Orsakerna är dels att vårdbehovet inom vård och omsorg har varit större än vad som planerats för, dels har det skett fler omhändertaganden av unga med efterföljande institutionsvård inom individ och familjeomsorgen. För att uppnå en balans i budget vid verksamhetsårets slut, krävs kostnadsreduceringar inom verksamheten. De åtgärder som föreslås nedan bedöms som realistiskt genomförbara. För att få snabb kostnadsmässig effekt, har åtgärderna planerats så att de kan genomföras så tidigt som möjligt. 2 Arbetsprocessen I samband med att det stått klart att åtgärder för budget i balans behövde tas fram, planerades även hur detta kunde genomföras med gemensamt engagemang från chefer, verksamhet och fackliga representanter. Framtagandet har därmed skett genom processer i förvaltningens ledningsgrupp, i kärnverksamheternas ledningsgrupper samt i samarbete med fackliga representanter genom förvaltningsrådet. Gemensam bild av konsekvenser och risker i förhållande till de enskilda åtgärderna har tagits fram i riskanalyser som speglar både verksamhets-/brukarperspektiv och arbetsmiljö- /personalperspektiv. Stadsområdesnämnd Väster, Åtgärdsplan för att uppnå ekonomisk balans 2014 3(5)
3 Åtgärder 3.1 Åtgärdsplan Nedanstående tabell tydliggör i sammanfattande form de åtgärder som förslås för att få en ekonomi i balans i slutet av 2014. I tabellen klargörs ansvar för genomförande, från vilken månad åtgärderna förväntas börja ge effekt, samt vilken sammantagen ekonomisk effekt som förväntas vid årets slut. Åtgärd Ansvarig Effekt från mån Beräknad effekt Tkr 2014 1 Åtgärder i hela förvaltningen Inom samtliga verksamheter gäller restriktivitet kring aktiviteter såsom externa planeringsdagar, internat, kurser, utbildningar och inköp. Vakanshållning av identifierade vakanser samt när nya vakanser uppstår görs riskbedömning och ställningstagande av tillsättning. 2 Särskilda åtgärder inom Vård och Omsorg Samtliga chefer i förvaltningen Respektive avdelningschef Avdelningscheferna för VoO verksamhet och bistånd april 1 500 april 1 000 Förändringar av delegation 4.5 och 4.7 Ökad nyttjandegrad av förstärkt rehab inom ordinärt boende Uppföljning och implementering av nya rutiner efter omorganisationen, snabbare uppföljningar, SVPL-team, samplanering av vård och omsorgs personella resurser. Daglig bedömning av korttidsbemanning, Utbildning i Salutogent förhållningssätt ställs in 4 000 2 000 Summa 9 000 500 3.2 Förvaltningen Samtliga avdelningar inom förvaltningen har ett åtagande att vara restriktiva kring aktiviteter såsom externa planeringsdagar, internat, kurser, utbildningar och inköp. Vissa befintliga vakanser har identifierats och kommer inte att tillsättas i nuläget. Vid nya vakanser ska respektive avdelningschef göra en riskbedömning och ta ställning till om tillsättning måste ske. Stadsområdesnämnd Väster, Åtgärdsplan för att uppnå ekonomisk balans 2014 4(5)
3.3 Vård och Omsorg Åtgärderna inom vård- och omsorgs båda avdelningar inriktas på att få det interna samarbetet efter omorganisationen att fungera. Framförallt gäller det förstärkt rehabilitering där flera verksamheter och professioner samverkar. Erfarenheterna från arbetet med förstärkt rehabilitering är sedan tidigare goda. Brukare som har tillgodogjort sig rehabiliteringsinsatserna har ökat sina möjligheter till självständighet och har varit nöjda med insatsen. Det har också framkommit att arbetsprocessen inte varit optimal när det gäller uppföljning av korttidsplaceringar, varför detta också finns med som ett moment i åtgärdsplanen. För att kvalitetssäkra och få en helhetsbild av vad verksamheten kan möjliggöra för den enskilde, föreslås en förändring i delegationsordningen avseende beviljande av särskilt boende och korttidsplats (punkt 4.5 och 4.7 i delegationsordningen), innebärande att delegat ändras från biståndshandläggare till enhetschef inom vård och omsorgs avdelning bistånd. 4 Risk- och konsekvensanalys För att förebygga att oönskade effekter ska uppkomma i samband med de förändringar som förslås i föreliggande åtgärdsplan, har risk- och konsekvensanalyser genomförts utifrån både brukar- /verksamhetsperspektiv och personal/arbetsmiljöperspektiv. Perspektiven belyses i de bifogade bilagorna 1 och 2. I de båda analyserna återges åtgärderna nedbrutna på konkretiserad nivå. För verksamhetsperspektivet användes en för förvaltningen framtagen mall. För arbetsmiljöperspektivet användes en för Malmö stad gemensam mall. I den senare finns även en handlingsplan som upptar åtgärder som bedömts behövas utifrån identifierade risker. 5 Uppföljning Förutom den reguljära månatliga avstämningen av ekonomin, kommer förvaltningens ledningsgrupp samt vård- och omsorgs båda ledningsgrupper, varje månad att också följa upp att åtgärderna i denna plan blir genomförda och att de får den effekt som förväntats. Avvikelser eller behov av förändringar i planen kommer att föreläggas nämnden för information och eventuellt nya beslut. Uppföljning kommer också att ske inom förvaltningsrådet. Stadsområdesnämnd Väster, Åtgärdsplan för att uppnå ekonomisk balans 2014 5(5)
Malmö stad Stadsområdesförvaltning Väster Bilaga 1 Verksamhetsrisker Konsekvensbeskrivning Konsekvensbeskrivningar med anledning av kostnadsreduceringar 2014 Arbetsplats: Stadsområde Väster, 2014-04-02 I konsekvensbeskrivningarna: försök att vara konkret, saklig och kortfattad. Du kan beskriva konsekvenser ur olika perspektiv, exempelvis lokaler och fysisk miljö, fysisk och psykisk påverkan, kvalitet m.m. *K = Konsekvenser *S = Sannolikhet 1 Försumbar konsekvens, 2 Lindrig konsekvens, 1 Liten sannolikhet 2 Medelstor sannolikhet, 3 Stor sannolikhet 4 Mycket stor sannolikhet 3 Kännbar konsekvens, 4 Allvarlig konsekvens Konsekvenser multiplicerad med Sannolikhet ger sammanvägd bedömning (totalt värde 0-16) Precisering av planerad förändring Förväntad effekt Konsekvenser av förändringen för brukare K 0-4 S 0-4 Sammanvägd bedömning för brukare (KxS) HELA FÖRVALTNINGEN Inom samtliga verksamheter gäller återhållsamhet. Restriktivitet kring aktiviteter såsom externa planeringsdagar, internat, utbildningar, kurser och inköp. Minskade utgifter Inga omedelbara konsekvenser för medborgare och brukare 1 1 Försumbar konsekvens och liten sannolikhet Fr.o.m. Omgående Vakanshållning av identifierade vakanta tjänster. När nya vakanser uppstår görs riskbedömning och ställningstagande av tillsättning. Avdelningschef beslutar. Fr.o.m. Omgående Inga omedelbara konsekvenser för brukare. 2 2 4 Lindrig konsekvens och medelstor sannolikhet 1
2 VÅRD OCH OMSORG Daglig bedömning av korttidsbemanning inom VoO, beslutas av sektionschef. Fr.o.m. Omgående Minskade utgifter Minskad kontinuitet och en risk för att vissa insatser kan senareläggas och inte utföres enligt plan. 2 2 4 Lindrig konsekvens och medelstor sannolikhet Ändring av delegation 4.5 och 4.7 från biståndshandläggare till de två berörda enhetscheferna inom bistånd. Som en effekt av omorganisationen ses behov av att kvalitetssäkra biståndbedömningen. Förbättrad tillgång till FR för brukare i ordinärt boende. 0 0 0 Var: Avdelningen för bistånd Fr.o.m. 140422 Effektivisera flödet av nya SVPLteamets (Samordnad VårdPLanering) arbetsprocesser. Genomgång samt implementering av rutiner och processer. Enhetschef bistånd LSS/ SVPL ansvarar för att schema läggs för den personal som ska ersätta SVPL när teamet inte själva klarar omfattningen av antal ärenden. Inventering sker av antal ärenden/kallelser under vecka 13. Smidigare flöde för arbetet med svpl. Ingen konsekvens för brukarna 0 0 0 Var: avd. för bistånd LSS/SVPL Fr.o.m. 140326 Analys av personalbudget SVPL och LSS. Enhetschef tillsammans med HR och ek.avd. Var: avd. bistånd Fr.o.m. 140326 Anpassning till budget. Budget i balans under våren. Ingen konsekvens för brukarna 0 0 0
3 Uppföljning av brukare som finns på korttidsplatser, följa rutin för korttidsprocessen. Rutin ska förtydligas. Var; Berörda enhetschefer Avd. bistånd, enhetschef avd. verksamhet HSL From; 140416 Effektivisering av uppföljningar. Snabbare uppföljning för brukare som vistas på korttid. 0 0 0 Skapa och införa rutin för månatlig uppföljning av beslutade bistånd enligt SoL mellan biståndshandläggare och sektionschefer i ordinärt boende Avstämning av biståndsbeslut i förhållande till utförda insatser. Säkerställa att rätt insatser utförs utifrån behov. 0 0 0 Var; Enhetschefer Bistånd och enhetschefer ordinärt boende From; 140416 Införa veckomöten där enhetschefer bistånd och HSL/rehabchefer stämmer av situationen gällande behov/platstillgång av Förstärkt Rehabilitering (FR). Ökad nyttjandegrad av FR Ökad möjlighet till FR i ordinärt boende. 0 0 0 Var; Enhetschefer bistånd och rehab Fr. om 140326 Tydliggöra rutiner för svikt i hemmet. Föras till dagordning vid teammöten. Införa väntelista för personer som har svikt i hemmet till FR. Var: Avdelning verksamhet Ökad nyttjandegrad av FR Fånga upp behov i hemmet vid svikt och säkra insatser för att i möjligaste mån undvika inläggning. Möjligt att koppla ihop med ÄMMA projektet. (Äldre i Malmö Mobilt Akutteam) 0 0 0
4 Fr.o.m. 140416 Identifiera hemtjänstgrupper som behöver stöd gällande arbetsmodellen med FR. Rehabchefer informerar berörda grupper. Ökad nyttjandegrad av FR Ökad tillgång till FR i ordinärt boende. 0 0 0 Var: Avd. verksamhet, ordinärt boende/rehab. Fr.o.m. 140324 Budget för sjuksköterskorna komma i balans genom samutnyttjande i hela förvaltningen. Översyn och eventuell förändring av schema. Anpassning till budget Ingen konsekvens för brukare 0 0 0 Var: Avd. verksamhet HSL och Säbo. Fr.o.m snarast Vad: Genomlysning av personalbudget i tre identifierade grupper i ordinärt boende dag/kväll i förhållande till brukarnas behov Anpassning till budget Minskad kontinuitet för brukare. 3 2 6 Var: Enhetschef ordinärt boende omr. 2 Fr om; 140408 Kännbar konsekvens och medelstor sannolikhet Avstå från utbildning salutogent förhållningssätt Var; samtliga verksamheter inom VoO Vänta med utvecklingsarbete salutogent arbetssätt Ingen omedelbar konsekvens för brukare 1 1 1 Försumbar konsekvens och liten sannolikhet på kort sikt.
Bilaga 2 Arbetsmiljörisker Malmö stad Riskbedömning och handlingsplan för arbetsmiljöåtgärder Orsak till riskbedömning Verksamhet som berörs Personer/grupper som berörs Åtgärdsplan för ekonomi i balans 2014 Samtliga inom stadsområdesförvaltning Väster Samtliga medarbetare i förvaltningen kan komma att beröras genom de två första punkterna. Direkt berörda är främst medarbetare inom Vård och Omsorg avdelningarna Verksamhet och Bistånd. Åtgärder föreslagna i åtgärdsplan för ekonomi i balans 2014 HELA FÖRVALTNINGEN Inom samtliga verksamheter gäller återhållsamhet. Restriktivitet kring aktiviteter såsom externa planeringsdagar, internat, utbildningar, kurser och inköp. Risker och riskkällor Integrationen mellan olika professioner och verksamheter tar längre tid. Svårare för förvaltningen att följa upp och nå de politiska målen. Kan bli en negativ påverkan på förbättringsområden kopplat till medarbetarenkäten. Kan också medföra kompetensbrist hos medarbetare. Fr.o.m: Omgående Vakanshållning av identifierade vakanta tjänster. När nya vakanser uppstår görs riskbedömning och ställningstagande av tillsättning. Avdelningschef beslutar. Fr.o.m: Omgående Risk att det ökar stressen. Att vakanshålla vissa specifika tjänster kan innebära negativa effekter för utveckling och genomförande av vissa verksamhetsuppdrag. 1
Bilaga 2 Arbetsmiljörisker VÅRD OCH OMSORG Daglig bedömning av korttidsbemanning inom VoO. Beslutas av sektionschef. Risk för ökad stress, arbetsbelastning och sjukfrånvaro hos medarbetare och chefer. Fr.o.m: Omgående Ändring av delegation 4.5 och 4.7 från biståndshandläggare till de två berörda enhetscheferna inom bistånd. Ökad arbetsbelastning och stress för enhetscheferna och biståndshandläggare. Fr.o.m: 140422 Effektivisera flödet av nya SVPL-teamets (Samordnad Vårdplanering) arbetsprocesser. Genomgång samt implementering av rutiner och processer. Enhetschef bistånd LSS/ SVPL ansvarar för att schema läggs för den personal som ska ersätta SVPL när teamet inte själva klarar omfattningen av antal ärenden. Inventering sker av antal ärenden/kallelser under vecka 13. Riskbedömning har inte prioriterats i nuläget. Fr.o.m: 140326 Analys av personalbudget SVPL och LSS. Enhetschef tillsammans med HR och ek.avd. Ingen risk bedöms föreligga i nuläget. From: 140326 Uppföljning av brukare som finns på Risk för ökad stress hos medarbetarna. Ökad risk för hotsituation gentemot 2
korttidsplatser. Följa rutin för korttidsprocessen. Rutin ska förtydligas. Fr.o.m: 140416 biståndshandläggare i relation till brukare/anhöriga. Bilaga 2 Arbetsmiljörisker Skapa och införa rutin för månatlig uppföljning av beslutade bistånd enligt SoL mellan biståndshandläggare och sektionschefer i ordinärt boende. Fr.o.m: 140416 Införa veckomöten där enhetschefer bistånd och HSL/rehabchefer stämmer av situationen gällande behov/platstillgång av Förstärkt Rehab (FR). Fr.o.m: 140326 Tydliggöra rutiner för svikt i hemmet. Föras till dagordning vid teammöten. Införa väntelista för personer som har svikt i hemmet till FR. Fr.o.m: 140416 Riskbedömning har inte prioriterats i nuläget. Riskbedömning har inte prioriterats i nuläget. Riskbedömning har inte prioriterats i nuläget. Identifiera hemtjänstgrupper som behöver stöd gällande arbetsmodellen med FR. Rehabchefer går ut till sektionschefer i ordinärt boende och informera dem om FR. Riskbedömning har inte prioriterats i nuläget. 3
Fr.o.m. 140324 SSK budget komma i balans genom samutnyttjande i hela förvaltningen. Översyn och eventuell förändring av schema. Dialog och riskbedömning kommer att göras av berörda chefer i samarbete med Vårdförbundet. Bilaga 2 Arbetsmiljörisker F.ro.m: Snarast Genomlysning av personalbudget i tre identifierade grupper i ordinärt boende dag/kväll i förhållande till brukarnas behov. Risk för ökad arbetsbelastning för samtliga involverade chefer och handläggare. Risk för att medarbetarna inte känner delaktighet i det ekonomiska läget gällande insatserna. Fr.o.m: 140408 Avstå från utbildning salutogent förhållningssätt. Riskbedömning Risk för att medarbetarnas känner sig underprioriterade och tappar engagemang vilket kan leda till sämre utförande av arbete. Detta kan leda till att medarbetare söker andra jobb. Risk för att medarbetarnas känner sig underprioriterade och tappar engagemang vilket kan leda till sämre utförande av arbete. Detta kan leda till att medarbetare söker andra jobb. Fr om: Genomförs inte under 2014. Deltagare vid riskbedömningen: Förvaltningsrådet representerade av: Gun-Britt Eriksson och Karin Hernmo Kommunal, Lars Holmgren SSR, Lise-Lotte Strandberg FSA, Therese Bruce, Fysioterapeuterna, Anna Nordstrandh och Margareta Johansson Vision 4 Genomförd datum: 140403
Bilaga 2 Arbetsmiljörisker Arbetsgivaren representerade av: Ann-Kristin Blomberg, HR-chef, Mats Carlfalk, ekonomichef, Åsa Ollerstam-Lundh, chef Vård och Omsorg verksamhet samt Maria Thögersen HR-konsult Information på arbetsplatsträff datum: Process enligt överenskommelse i förvaltningsrådet (140319) som innebär att riskbedömningen i huvudsak görs i förvaltningsrådet. Dialog har förts med ledningsgruppen för förvaltningen och med samtliga enhetschefer och vissa sektionschefer inom Vård och Omsorg. Ansvarig chef Skyddsombud / Elevskyddsombud Gisela Green, stadsområdesdirektör Behöver riskbedömningen tas upp i Samverkan? Ja Nej Datum 140403 5
Bilaga 2 Arbetsmiljörisker Handlingsplan utifrån riskbedömningen De flesta av riskerna handlar om ökad arbetsbelastning och stress för chefer och medarbetare. Men även risker som minskad motivation och för lite kompetensutveckling berörs. Integrationen av de två gamla stadsdelarna riskerar också ta längre tid. I ett fall bedöms även en viss risk för ökad hotsituation, gäller biståndshandläggare i samband med rutin för korttidsplacering. Nedanstående aktiviter är tänkta att motverka dessa risker totalt sett. De punkter som det anges Ingen riskbedömning i nuläget berör i huvudsak tydliggörande och införande av interna rutiner samt nya möteskonstellationer. Dessa bedöms ha obefintlig eller låg risk för eventuella negativa effekter för medarbetarna i nuläget. En tydlig kommunikationsplan arbetas fram som tydliggör varför vi gör detta och betydelsen av det. Ansvarig: Kommunikationschef Ledningsorganisationen måste hållas samman och ha tät dialog om chefernas prioriteringar och fokus för att tillsammans minska risken för chefernas eventuella ökade arbetsbörda. Ansvarig: Stadsområdedirektören Cheferna informerar medarbetare vid APT och liknande om åtgärdsplanen för ekonomi i balans. De är observanta och följer också upp de direkta effekterna på arbetsplatsen av planen samt de eventuella riskerna. Rapporterar till avdelningschef. Ansvariga: Avdelningscheferna Handlingsplanen för riskbedömningen samt åtgärdsplanen för ekonomi i balans följs upp i förvaltningsrådet. Ansvarig: Stadsområdesdirektören 6
7 Bilaga 2 Arbetsmiljörisker