Värdeskapande tid inom projekt och administration - en förstudie om uppdragsbeskrivningens informationskvalitet Daniel Ottosson Examensarbete Kandidatuppsats i företagsekonomi Stockholms universitet Handledare: Paula Liukkonen, ekonomie doktor, Stockholms universitet En produktionsutvecklingschef på ett tillverkningsföretag inom fordonsindustrin Kontakt: daniel.ottosson@tele2.se 2012-03-11
Min bakgrund Arbetat inom materialhantering, produktionsplanering och projekt på sedan 2002 Uppväxt inom lantbruksnäringen Studier i fysik (processen / detaljerna) och företagsekonomi (helheten) vid Stockholms universitet. Växt fram under årens lopp vad som skulle kunna bidra till organisationers utveckling. Förhoppning att studien ska kunna ge ett bidrag. Daniel Ottosson 2
Intressenter Stockholms universitet Riktlinjer och krav 10 veckors arbete Ett tillverkningsföretag i fordonsindustrin* Bidrag till företagets och dess medarbetares utveckling. En enkätundersökning har ägt rum Min egen utbildning och framtid Bidrag till min förmåga att tillämpa en vetenskaplig (problemlösande och möjlighetsskapande) metodik. * företaget är garanterats anonymitet Daniel Ottosson 3
Problematik Inom företaget förekommer följande spontana uppfattningar: Tid till förbättringsarbete inom vissa avsnitt är ytterst begränsad. Oklarhet huruvida olika delar av förbättringsarbetet ska bedrivas av produktionspersonal eller tjänstemän. Tid för förbättringsarbete inom vissa avsnitt utnyttjas inte tillräckligt väl. Daniel Ottosson 4
Frågeställning Hur kan tiden för värdeskapande aktiviteter ökas inom projekt och administration sett ur ett informationskvalitetsperspektiv? Daniel Ottosson 5
FRÅGESTÄLLNING Hur kan tiden för värdeskapande aktiviteter inom projekt och administration ökas sett ur ett informationskvalitetsperspektiv? Värdeskapande aktiviteter* Informationskvalitet Direkt värdeskapande aktiviteter Indirekt värdeskapande aktiviteter Värdeminskande aktiviteter* Projekt och administration Yttre informationskvalitet RELEVANS Inre informationskvalitet RIKTIGHET Informationsens framställning TOLKNING Informationsens TILLGÄNGLIGHET * se bilaga Daniel Ottosson 6
Problematik - tid för förbättringsarbete inom vissa avsnitt utnyttjas inte tillräckligt väl. Spontana uppfattningar inom företaget om orsakerna Bristfällig styrning och uppföljning av projekt och uppdrag Liten förståelse hos inblandade parter för uppdragens syfte Otydlig uppdragsbeskrivning från projektledningen. Spontana uppfattningar inom företaget om konsekvenserna Projektledningen tjänar tid medan projektdeltagarna förlorar tid totalt längre projekttid Överlappande, ej precisa arbetsuppgifter tros orsaka de största tidsförlusterna. Spontant lösningsförslag inom företaget Tydligt definiera vad som skall göras och vilka som behöver vara inblandade för att inte stjäla tid från värdeskapande aktiviteter Daniel Ottosson 7
Bakgrund Varför förbättringsarbete inom projekt och administration? Traditionell fokus på förbättringsarbete inom tillverkningen och de direkt värdeskapande aktiviteterna. Kontorsverksamheter betydande inverkan på konkurrenskraften ex: ingenjörsarbete, planering, ekonomi, HR Svårare att se flöde och värdeminskande* aktivteter inom kontorsverksamhet Tid, kvalitet och kostnad Brister i dessa kan ofta härledas till företagets informationsflöden snarare än materialflöden. Kvalitén på informationen en kritisk angelägenhet i organisationer. Definition ur informationsmottaggarens perspektiv Forskning visar att typiska reslutat av implementering av leanfilosofin inom kontorsrelaterade verksamheter 40-60 % reduktion av ledtid 10-15 % förbättring av kvalitet 10-25 % förbättring av produktivitet Lean-filosofin handlar om att öka produktionskapaciteten genom ständiga förbättringar, dvs inte främst om att skära ner resurser. Flytt av fokus från kostnad till tid för att åstadkomma kostnadsbesparingar. Förändring av attityd och omgivande system * se bilaga Daniel Ottosson 8
Syfte och avgränsning Syfte Bidrag till företagets och dess medarbetares utveckling. Bidrag till min förmåga att tillämpa en problemlösande metodik Avgränsning fokus förbättringsprojekt kopplade till två tillverkningsenheter med syfte att reducera resursåtgång inom ett års sikt. Information från uppdragsgivare till uppdragsdeltagare Förstudie Ramverk, dvs ingen konkret plan för implementering Första inblick i de företéelser som behandlas Indikationer som kan användas för ytterligare undersökning och insats Daniel Ottosson 9
Rekommendation Hur kan tiden för värdeskapande aktiviteter ökas inom projekt och administration sett ur ett informationskvalitetsperspektiv? Rekommendation Höjning av kvalitén på uppdragsinformation inom den aktuella projektkategorin samt rörande medarbetarens totala insats på företaget Möjliga konsekvenser Uppdragsgivaren (informationsutfärdaren) antas förlora viss tid. Uppdragsdeltagarna (antas fler till antalet) kan vinna tid. Antas medföra en total tidsvinst (hävstångseffekt) Daniel Ottosson 10
Undersökningsmetod och studiens giltighet Undersökningsmetod Anonym enkätundersökning under nov 2011 17 st deltagare (främst chefer och tjänstemän), 9 st svar inkom 8 st svar har behandlats Fem ledare och tre övriga deltagare inom yrkesgrupperna: ingenjör, tekniker, business controller, förbättringskoordinator, produktionspersonal Studiens giltighet Studien kan ej generaliseras inom eller utom företaget Underlag till ideer rörande informationskvalitet och värdeskapande arbete inom projekt och administration Daniel Ottosson 11
FRÅGESTÄLLNING Hur kan tiden för värdeskapande aktiviteter inom projekt och administration ökas sett ur ett informationskvalitetsperspektiv? Värdeskapande aktiviteter* Informationskvalitet Direkt värdeskapande aktiviteter Indirekt värdeskapande aktiviteter Värdeminskande aktiviteter* Projekt och administration Yttre informationskvalitet RELEVANS Inre informationskvalitet RIKTIGHET Informationsens framställning TOLKNING Informationsens TILLGÄNGLIGHET * se bilaga Daniel Ottosson 12
Projekt och administration Kontors- och tjänstemannarelaterade verksamheter Ex: ingenjörsarbete, planering, ekonomi, inköp Daniel Ottosson 13
Direkt värdeskapande aktiviteter* Aktiviteter som bidrar till ett högre kundvärde som kunden är beredd att betala för EXEMPEL mekanisk bearbetning av produkter transport av färdigställda produkter ingenjörsarbete som påverkar produktens design och utformning * se bilaga Daniel Ottosson 14
Kundvärde Kundvärde = kundförvärv minus kunduppoffring Kundförvärv = ex. fysisk vara, prestanda, kvalitet, service, status Kunduppoffring = kundens åtagande, betalning, löpande kostnader Vem är kunden? Slutkund Intern kund Informationsmottagaren Värde definieras ur kundens perspektiv Daniel Ottosson 15
Indirekt värdeskapande aktiviteter* Ett stöd och förutsättning för de direkt värdeskapande aktiviteterna. Kunden accepterar dessa aktiviteter men bör reduceras till ett minimum. EXEMPEL ekonomi, utbildning, planering, HR * se bilaga Daniel Ottosson 16
Värdeminskande aktiviteter* Värderas enbart negativt av kunden. Adderar endast kostnader. Bör elimineras helt och hållet. EXEMPEL dubbelarbete tillverkning av defekta detaljer korrigeringsaktiviteter väntan EXEMPEL ofullständig information omformatering av data och rapporter onödig hantering obrukbar information onödiga eller tidskrävande aktiviteter * se bilaga Daniel Ottosson 17
Informationskvalitet Yttre informationskvalitet Informationens anpassning till informationsbehovet Är informationen relevant för den innevarande situationen? Innehåller informationen alla nödvändiga delar i tillräcklig kvantitet och kvalitet? Bidrar informationen till nytta genom sin användning? Är informationen tillräckligt uppdaterad? Görs informationen tillgänglig i rätt tid? Daniel Ottosson 18
Informationskvalitet Inre informationskvalitet Informationens interna karaktär - oavsett informationsbehovet Är informationen riktig? Är informationen objektiv? Upplever informationsmottagaren att informationen är sann, riktig och trovärdig? Daniel Ottosson 19
Informationskvalitet Informationens framställning Informationsformat, betydelse och tolkning Förstår mottagaren informationen? Är olika delar av informationen lätt att lokalisera? Finns en sammanfattning av informationen? Är informationen så kortfattad som möjligt? Innehåller informationen några motsättningar? Kommer informationen i rätt ordning? Används rätt presentationsform? (ex. text, grafer, tabeller) Används rätt media? (rapport, mail, telefon, chat) Daniel Ottosson 20
Informationskvalitet Informationens tillgänglighet Informationens lättillgänglighet Finns tillträde till behövd information? Är informationen lättåtkomlig? Är informationen lätt att hantera och redigera? Är informationssäkerheten tillräckligt hög? Daniel Ottosson 21
Delfrågor VAD? Vad är värdeskapande och värdeminskande* (tidskrävande eller onödiga) aktiviteter inom projekt och administration? TID? Hur mycket tid tar eventuella värdeminskande aktiviteter i anspråk? VARFÖR? Vad är anledningen till att värdeminskande aktiviteter uppkommit? HUR? Hur kan tiden för värdeskapande aktiviteter ökas inom projekt och administration sett ur ett informationskvalitetsperspektiv? * se bilaga Daniel Ottosson 22
RESULTAT Tidsförluster: grov uppskattning från deltagarna i enkäten En ledare: 5-10 h/vecka En deltagare: 4 h/vecka En deltagare: 2 h/vecka Ytterligare tre deltagare: tjänat tid* Tillfälliga eller permanenta uppdrag på gränsen eller utanför respondenternas uppfattat ansvarsområde En deltagare: 4 h/vecka Tre ledare: tjänat tid* Dubbelarbete En deltagare: 2 h/vecka Två ledare: tjänat tid* Informationsens framställning Undersökningsdeltagarnas totala insats på företaget Undersökningsdeltagarnas insats inom den aktuella projektkategorin * se förklaring längre fram Daniel Ottosson 23
Tillfälliga och permanenta uppdrag på gränsen eller utanför uppfattat ansvarsområde Delfråga TID Enkätfråga: Om du upplever att du får tillfälliga eller permanenta uppdrag som du bedömer ligger på gränsen eller utanför det du uppfattar som ditt ansvarsområde, hur mycket tid tar dessa uppdrag i anspråk? En grov uppskattning efterfrågas! Svar: En ledare = 5-10 h/vecka En annan ledare = 4 h/vecka Annan deltagare = 2 h/vecka Ytterligare tre deltagare = sade sig ha kunnat tjäna tid men ansåg det svårt att bedöma hur mycket Daniel Ottosson 24
Tillfälliga och permanenta uppdrag på gränsen eller utanför uppfattat ansvarsområde Delfråga VARFÖR: respondenters svar på relaterade frågor Något otydlig bild av arbetsuppgifter och ansvarsområden Informationsmotsättningar påverkar arbetet Introduktion, befattningsbeskrivning, arbetsinstruktion Tillräcklig med bör kompletteras Bristfällig Existerar ej Vidareutbildning och löpande information Tillräcklig med bör kompletteras Underförstådda instruktioner Styrande i stor utsträckning. Positivt och negativt inslag. Logga avvikelser och förslag, processen kring denna, feedback Förbättringspotential finns Se rapporten s. 43-44 Daniel Ottosson 25
Tillfälliga och permanenta uppdrag på gränsen eller utanför uppfattat ansvarsområde Delfråga VARFÖR: möjliga orsaker ur teorin En rotorsak till värdeminskande* aktiviteter inom kontorsverksamhet Avsaknad av standard: standardiserad arbetsinstruktion och utbildning Värdeminskande aktiviteter Oklar, tvetydig, saknad information Otydligt ägarskap av olika aktiviteter Aktiviteters omgivande system Funktionsorganisation problematisk framför en processorienterad organisation Förslag för att upprätthålla och utveckla verksamheten Regelbundna träffar Handlingsplaner Mätvärden Förslag till förbättring * se bilaga Daniel Ottosson 26
Dubbelarbete Delfråga TID Enkätfråga: Anser du att uppdrag inom den aktuella projektkategorin överlappar andra aktiviteter, dvs att dubbelarbete utförs? Om du upplevde någon aspekt i [frågan ovan] som en brist, hur mycket tid hade du tjänat genom att denna brist inte funnits? Svar: En deltagare = 2 h/vecka Tre ledare = sade sig ha kunnat tjäna tid men ansåg det svårt att bedöma hur mycket Daniel Ottosson 27
Dubbelarbete Delfråga VARFÖR Kan ha gemensamma orsaker med de tillfälliga eller permanenta uppdragen Möjliga orsaker från teorin: värdeminskande* aktiviteter Processer som konkurrerar med varandra Processer som är missanpassade till andra processer * se bilaga Daniel Ottosson 28
Informationens presentationsform Delfråga TID Enkätfråga: Om du upplevde någon aspekt i [frågan om informationens presentationsform] som en brist, hur mycket tid hade du tjänat genom att denna brist inte funnits? Svar: En deltagare = 2 h/vecka Två ledare = sade sig ha kunnat tjäna tid men ansåg det svårt att bedöma hur mycket Daniel Ottosson 29
Informationens presentationsform Delfråga VARFÖR Förbättringspotential påträffades vad gäller: Möjlighten att lokalisera olika delar av uppdragsbeskrivningen Längden av textmassor Existensen av sammanfattning Informationens ordningsföljd Presentationsformat Presentationsmedium Längden och komplexiteten på utläggningar Enhetligt format mellan olika uppdragsbeskrivningar Se rapporten s. 45 Daniel Ottosson 30
Rekommendation Hur kan tiden för värdeskapande aktiviteter ökas inom projekt och administration sett ur ett informationskvalitetsperspektiv? Rekommendation Höjning av kvalitén på uppdragsinformation inom den aktuella projektkategorin samt rörande medarbetarens totala insats på företaget Möjliga konsekvenser Uppdragsgivaren (informationsutfärdaren) antas förlora viss tid. Uppdragsdeltagarna (antas fler till antalet) kan vinna tid. Antas medföra en total tidsvinst (hävstångseffekt) Daniel Ottosson 31
Återkoppling till problematiken Tes: liten förståelse hos inblandade parter för uppdragens syfte En majoritet känt till vad som förväntats av dem som enskilda projektdeltagare. En majoritet känt till projektens syfte (bidrag till värdeskapande aktiviteter, förädlingen av produkterna) Tes preliminärt avfärdad Daniel Ottosson 32
Återkoppling till problematiken Tes: överlappande, ej precisa arbetsuppgifter tros orsaka de största tidsförlusterna. Tillfälliga och permanenta uppdrag på gränsen eller utanför uppfattat ansvarsområde Dubbelarbete inom den aktuella projektkategorin Tesen bekräftad Möjliga konsekvenser (risk för negativ påverkan på värdeskapande aktiviteter) Aktiviteter kan fördröjas Utföras på fel ställe i organisationen Utföras vid fel tidpunkt Utföras dubbelt Inte alls Daniel Ottosson 33
Återkoppling till förstudiens syfte Har förstudiens syfte uppnåtts? Funnit indikationer på företelser (tidsförluster) Gett idéer för vidareutveckling av förbättringsarbetet inom projekt och administration? Daniel Ottosson 34
Ytterligare undersökning Värdeflödeskartläggning direkt värdeskapande aktiviteter Produktionens material- och informationsflöden Ingenjörsarbete som bidrar till produktens design och utformning indirekt värdeskapande aktiviteter Produktionens stödprocesser Projekt och kontorsrelaterade verksamheter Projekt och kontorsrelaterade verksamheter kan på så sätt få en grund för utveckling och koordination av sina verksamheter. Underlag skapas för att avgöra vad som är värdeminskande* aktiviteter, dvs onödiga, tidskrävande eller enbart tillför kostnad. * se bilaga Daniel Ottosson 35
Ytterligare undersökning Möjlig konsekvens En tillräckligt god informationskvalitet under planeringsfas och i koordinationen av projekt och administration kan skapa förutsättningar för en stabil och flexibel process med högre produktivitet och produktionskapacitet i syfte att höja produktens kvalitet och minska leveranstiden till slutkunden. Daniel Ottosson 36
Slutord Studiens begränsade omfattning Höja kvalitén på uppdragsinformation inom den aktuella projektkategorin samt rörande medarbetarens totala insats på företaget En total tidsvinst antas uppkomma (hävstångseffekt). Förhoppning att arbetet gett några idéer som kan användas för den fortsatta utvecklingen av företaget om inte konkreta svar och lösningar så kanske några nya frågor Daniel Ottosson 37
Diskussion och kommentarer Daniel Ottosson 38
Bilagor Presentationens upplägg Den vetenskapliga processen: - problemlösning - möjlighetsskapande Värdeskapande tid - definitionen i rapporten Rapporten i sin helhet, kommentarer och frågor: daniel.ottosson@tele2.se Daniel Ottosson 39
Presentationens upplägg Intressenter Problematik Frågeställning Bakgrund Syfte och avgräsning Rekommendation Undersökningsmetod och studiens giltighet Frågeställningen förklarad Värdeskapande tid Informationskvalitet Resultat Tillfälliga eller permanenta uppdrag på gränsen eller utanför uppfattat ansvarsområde Dubbelarbete Informationsens presentationsfrom Återkoppling till problematik och syfte Ytterligare undersökning Slutord Bilagor Presentationens upplägg Den vetenskapliga processen (problemlösning / möjlighetsskapande) Enkätens relevans Rapporten i sin helhet, kommentarer och frågor Daniel Ottosson 40
Intressenter V A D V A R F Ö R Problematisering Frågeställning Syfte och avgränsning Undersökningsmetod Teori Praktik Analys Resultat Den vetenskapliga processen: - problemlösning - möjlighetsskapande H U R Rekommendation Förslag på ytterligare undersökning Daniel Ottosson 41
Enkätens relevans Har du tidigare genom ditt arbete på [anläggningen] varit i kontakt med liknande frågeställningar som i denna enkät? Helt och hållet 1 st. I stor utsträckning 1 st. I viss utsträckning 3 st. I mindre utsträckning 3 st. Inte alls I vilken utsträckning tycker du att denna enkät kan ligga till grund för ytterligare undersökning och insatser för att utveckla medarbetarna och företaget? 1 st. Helt och hållet 2 st. I stor utsträckning 5 st. I viss utsträckning 1 st. I mindre utsträckning Inte alls En respondent svarade både i viss utsträckning och i mindre utsträckning med kommentaren Ja, som del av andra frågeställningar och undersökningar. Inte ensamt. Daniel Ottosson 42
Rapporten i sin helhet samt kommentarer och frågor Kan erhållas genom: daniel.ottosson@tele2.se Daniel Ottosson 43
Värdeskapande tid - definitionen i rapporten Enligt examensarbetets handledare ekonomie doktor, docent Paula Liukkonen, är definitionerna kring värdeskapande aktiviteter ännu inte enhetligt definierade inom forskningen. Min åsikt är att detta leder till en god diskussion kring vad som är värde för organisationens olika intressenter (ex. kunden, medarbetaren, samhället, företagsledningen och ägaren). Daniel Ottosson 44