1. Administrativa föreskrifter

Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion 2013-11-01 Upphandlande organisation Region Skåne, Koncerninköp Upphandling Översättningstjänster Matilda Sjögren 1301790 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 1. Administrativa föreskrifter 1.1. Allmän orientering 1.1.1. Upphandlingsobjekt och omfattning Upphandlingen avser översättningstjänster. Upphandlingen omfattar översättning från svenska till en rad olika språk. Exempel på språk som kan bli aktuella är: spanska, franska, albanska, arabiska, bosniska/kroatiska/serbiska, danska, engelska, farsi, finska, jiddish, hindi, mandarin/kinesiska, meänkieli, polska, romani chib, rumänska, ryska, samiska, somaili, sorani, thailändska, turkiska, tyska, urdu, vitnamesiska, de officiella svenska minoritetsspråken samt från dessa språk till svenska. Upphandlingen avser inköp av översättningstjänster för Region Skåne och för andra juridiska personer där Region Skåne har ett dominerande ägarinflytande. Avtalsperiod 2014-03-01 2017-02-30 med rätt för Region Skåne till förlängning i upp till (2) år. Avtal kommer att tecknas med 1 leverantör. 1.1.2. Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Region Skåne, org nr 232100-0255, genom Koncerninköp. 1.1.3. Region Skånes uppdrag Region Skåne ansvarar för hälso-och sjukvård och regional utveckling. Inom hälso-och sjukvård ingår sjukhus, primärvård, tandvård, habilitering och hjälpmedel och psykiatri. Inom regional utveckling ingår kollektivtrafik, kultur, näringsliv och miljö. Mer information om Region Skånes verksamheter finns på www.skane.se. Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 1 av 20

1.1.4. Region Skånes kvalitetsarbete Region Skånes verksamhet baseras på en strategisk plattform med visionen Livskvalitet i världsklass som i sin tur bygger på det regionala utvecklingsprogrammet med de långsiktiga målen för Skåne Tillväxt, Attraktionskraft, Bärkraft och Balans. Hälso- och sjukvården i Skåne styrs av beslutet om Skånsk Livskraft vård och hälsa, en patientfokuserad hälso- och sjukvård som också förstärks av värderingarna i SOSFS 2011:9, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, se vidare på www.skane.se/utvecklingscentrum under rubriken Förbättringsarbete/God Vård. 1.1.5. Region Skånes miljöarbete Region Skåne bedriver ett offensivt miljöarbete med utgångspunkt i miljöpolicy och miljöprogram för Region Skåne 2010-2020. I miljöprogrammet finns fyra övergripande miljömål, som här beskrivs i korthet: 1. Fossilbränslefri, klimatneutral och klimatanpassad verksamhet Verksamheten ska senast år 2020 vara fossilbränslefri i energianvändning och transporter, inklusive kollektivtrafiken. Samtliga fordon som ägs, hyrs eller används i Region Skånes verksamheter ska senast år 2020 drivas av fossilbränslefria drivmedel. Den klimatpåverkan som Region Skåne direkt och indirekt orsakar genom materialanvändningen förebyggs genom bra produktval. 2. Hälsosam miljö Kemiska produkter som har miljö- eller hälsofarliga egenskaper undviks vid upphandling. Region Skåne vill prioritera närproducerade livsmedel och har en ambition att år 2016 köpa minst 50 procent ekologiska livsmedel. 3. Hållbar resursanvändning Region Skånes ambition är att upphandla produkter och material som är resurssnåla och tillverkade av förnybara råvaror. 4. Stark miljöprofil Samtliga förvaltningar inom Region Skåne är senast år 2013 miljöcertifierade enligt ISO 14001. Miljö- och hälsokrav ingår vid upphandling av varor och tjänster. För mer information om Region Skånes miljöarbete, se vidare på http://www.miljo.skane.se. 1.1.6. Region Skånes arbete för tillgänglighet Region Skåne arbetar aktivt med att de internationella och nationella handikappolitiska målen ska beaktas och uppnås i verksamheterna och i samhället. Alla verksamheter inklusive bidragsfinansierade och regionägda bolag samt de Leverantörer som har avtal med Region Skåne, har ett uppdrag att vara tillgängliga med en miljö som inte funktionshindrar. Tillgänglighetsarbetet bedrivs i enlighet med Region Skånes handikappolitiska program Tillgänglighet för alla, se vidare på http://www.skane.se/sv/om_region_skane/styrande_dokument/1-regionovergripande-st yrdokument/ 1.1.7. Anbudsgivarens arbete för tillgänglighet Region Skåne kan komma att begära in dokument avseende anbudsgivarens arbete för tillgänglighet. Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 2 av 20

1.2. Upphandlingens genomförande 1.2.1. Upphandlingsförfarande Denna upphandling följer Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) i de avsnitt som gäller för upphandlingar under tröskelvärdet. Upphandlingen görs som ett Förenklat förfarande Information kring upphandlingsförfarande finns påwww.kkv.se 1.2.2. Offentlighet och sekretess Upphandlingen följer reglerna i Offentlighets- och Sekretesslagen (2009:400). Absolut sekretess gäller tills dess att tilldelningsbeslut har fattats i upphandlingen eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Huvudregeln är att alla handlingar efter fattat tilldelningsbeslut blir offentliga. 1.2.3. Anbudsprövning Prövningen av anbud sker enligt följande: 1. Kontroll mot uppställda kvalificeringskrav. 2. Prövning om anbud uppfyller ställda ska-krav på tjänsten. 3. Utvärdering enligt punkten Utvärderingskriterier. Upphandlande myndighet kan komma att tillämpa regeln om begränsad kontroll enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Detta innebär att handlingar enbart kontrolleras när det gäller den eller de Anbudsgivare som myndigheten avser att tilldela avtal. Anbud som inte uppfyller samtliga ställda ska-krav kommer inte att beaktas. 1.2.4. Obligatoriska uteslutningsgrunder En Anbudsgivare ska enligt Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 1 uteslutas från att delta i upphandlingen om denne: * är medlem i en kriminell organisation, eller * är dömd för brott som innefattar korruption, givande av muta, bedrägeri eller penningtvätt. Genom att Anbudsgivare svarar nej på frågan försäkras att inte något av förhållandena i Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 1 föreligger för varken anbudsgivaren eller för hos Anbudsgivaren verksam person. Med verksam person avses ägare/delägare eller den som genom sin befattning företräder Anbudsgivaren, eller den som är aktuell för att utföra uppdrag för Anbudsgivarens räkning. Föreligger obligatorisk uteslutningsgrund? (/ svar) Föreligger obligatorisk uteslutningsgrund? (/ svar) 1.2.5. Övriga uteslutningsgrunder En Anbudsgivare kan enligt Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 2 uteslutas från att delta i upphandlingen om denne: * är i konkurs eller likvidation, eller Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 3 av 20

* är under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller underkastats näringsförbud, eller * är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövning, eller * inte har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt. Genom att svara nej på frågan försäkras att inte något av förhållandena i Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 2 föreligger för varken Anbudsgivaren eller hos Anbudsgivaren verksam person. Med verksam person avses ägare/delägare eller den som genom sin befattning företräder Anbudsgivaren, eller den som är aktuell för att utföra uppdrag för Anbudsgivarens räkning. Föreligger övrig uteslutningsgrund?i de fall Anbudsgivaren ej kan garantera ovanstående, ska skäl anges i frågans kommentarsfält. (/ svar) Föreligger övrig uteslutningsgrund? (/ svar) 1.2.6. Kontroll av Anbudsgivarens juridiska ställning Anbudsgivaren ska vara registrerad hos Bolagsverket, i näringslivsregistret samt vara godkänd för F-skatt. Undantag från kravet på registrering i näringslivsregistret medges för enskild näringsidkare. Anbudsgivaren ska ha fullgjort lagstadgade skyldigheter avseende betalningar för sociala avgifter och skatter. Region Skåne kontrollerar Anbudsgivarens juridiska ställning i Creditsafe eller hos Bolagsverket. Kompletterande information avseende momsregistrering och registrering i arbetsgivarregistret hämtas från Creditsafe eller Skatteverket. Eventuella skatteskulder kontrolleras hos Skatteverket. Utländska Anbudsgivare som inte kan uppfylla kraven i första stycket kan bifoga intyg från behörig myndighet i det land där Anbudsgivaren har sitt säte. Intygen ska stärka att Anbudsgivaren där har betalt föreskrivna skatter och avgifter och att Anbudsgivaren är registrerad i den officiella förteckningen över näringsidkare i det land där leverantören är verksam. Dokumentationen får i sådana fall inte vara äldre än fyra (4) månader vid anbudstidens utgång. Uppfyller Anbudsgivaren ställda krav gällande juridisk ställning? (/ svar) 1.2.7. Kontroll av Anbudsgivarens ekonomiska ställning Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en god och stabil ekonomisk ställning som svarar mot uppdragets omfattning och innehåll. Kraven på ekonomisk ställning uppfylls genom att Anbudsgivaren har en kreditvärdighet på minst 40 enligt en kreditupplysning hos Creditsafe eller motsvarande rating hos likvärdigt kredit-upplysnings-institut. Region Skåne kommer att ta särskild hänsyn till nyckeltalen soliditet och kassalikviditet. I de fall då Anbudsgivarens kreditvärdighet understiger 40 (hos Creditsafe), soliditet understiger 15 procent och/eller kassalikviditet understiger 1,0 kommer en bedömning av företagets samlade kreditvärdighet att göras. Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 4 av 20

Region Skåne kontrollerar Anbudsgivarens ekonomiska ställning hos Creditsafe. Region Skåne förbehåller sig rätten att begära in kompletterande information för att kunna bedöma Anbudsgivarens ekonomiska ställning. Region Skåne ska ha möjlighet att kontrollera Anbudsgivarens uppgifter. Kontrollen kan innebära att den aktuella Anbudsgivarens revisorer och/eller bank kontaktas och att en kassaflödesanalys genomförs. Har Anbudsgivaren sämre kreditvärdighet än den ovan nämnda finns möjlighet för Anbudsgivaren att på annat sätt styrka sin ekonomiska ställning, vilket kan ske genom exempelvis garanti från moderbolag, utdrag från bank och/eller utlåtande från revisor. Region Skåne gör då en bedömning av Anbudsgivarens kreditvärdighet utifrån uppställda krav och inlämnade uppgifter. I de fall då en Anbudsgivarens ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag, bifogas intyg om detta med anbudet. Intyget ska vara undertecknat av behörig företrädare för moderbolaget. Kraven ska i detta fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av moderbolaget. Anbud kan lämnas av företag eller andra juridiska personer under bildande. Av anbudet skall framgå nuläge, förutsättningar och tidplan för att företaget skall kunna etableras. En ekonomisk plan för företagets verksamhet ska bifogas anbudet. Planen skall vara intygad av företagets revisor och/eller bank. I övrigt ställs samma krav som för övriga Anbudsgivare. Uppfyller Anbudsgivaren ställda krav gällande ekonomisk ställning? (/ svar) 1.2.8. Anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet I anbudet ska redovisas Anbudsgivarens erfarenhet av översättningstjänster. Anbudsgivarens beskrivning av erfarenhet av översättningstjänster (Fritextsvar) Har Anbudsgivaren teknisk förmåga och kapacitet att utföra uppdraget? (/ svar) 1.2.9. Etiska och sociala krav Uppförandekod ska accepteras som en del av avtalet och signeras vid avtalstecknandet. Anbudsgivaren accepterar Uppförandekoden som en del av avtalet. (/ svar) 1.2.10. Anbudsgivarens kvalitetsarbete Anbudet ska innehålla en beskrivning av hur anbudsgivaren arbetar med att förbättra sin kvalitet. Beskriv anbudsgivarens kvalitetsarbete. (Fritextsvar) 1.2.11. Anbudsgivarens miljöarbete Region Skånes Leverantörer anmodas verka för att målen i Region Skånes miljöprogram Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 5 av 20

nås, år 2016 ska minst 75 procent av alla transporter ske med förnybara bränslen. Leverantören ska senast ett år efter avtalets ingång ha ett strukturerat och dokumenterat miljöarbete som är öppet för granskning av beställaren. Miljöarbetet ska vara aktivt under hela avtalsperioden. Detta innebär att det minst ska finnas en miljöpolicy, mätbara och tidsatta mål inom miljöarbetet samt en handlingsplan med ansvarsfördelning. Miljöarbetet ska följas upp minst en gång per år. Dokumentation som styrker detta arbete kan komma att begäras in under avtalstiden. Anbudsgivaren ska ange den person som kommer att vara beställarens kontaktperson gällande miljöfrågor. Region Skåne kan komma att begära in dokument avseende anbudsgivarens miljöarbete. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Anbudsgivarens kontaktperson gällande miljöfrågor (Fritextsvar) 1.2.12. Utvärderingskriterier Region Skåne kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som bedöms ha lägst pris. Anbud kan komma att antagas helt eller delvis. Anbud kan komma att antas eller att förkastas utan föregående förhandling. Avtal kommer att tecknas med en Anbudsgivare. Om anbudsutvärderingen visar att två eller flera anbud är exakt lika kommer valet av Leverantör att ske genom lottning. 1.2.13. Upplysningar, frågor och tilldelningsbeslut I upphandlingssystemet TendSign registrerar Anbudsgivaren en person som användare av systemet, denne person blir även Anbudsgivarens kontaktperson för upphandlingen. All kommunikation från Region Skåne till Anbudsgivaren under upphandlingen, inklusive tilldelningsbeslut, sker till denne kontaktperson hos Anbudsgivaren. Den e-postadress som anges i TendSign för kontaktpersonen kommer att användas vid kommunikation från Region Skåne. Frågor under anbudstiden ska ställas via frågor och svarsfunktionen i TendSign. Region Skåne besvarar frågor via samma funktion och endast svar lämnade via TendSign är bindande. Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under Frågor och svar. Eventuella oklarheter eller otydligheter i förfrågningsunderlaget meddelas Region Skåne snarast möjligt via TendSigns frågor och Svarsfunktion. Det åligger Anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter gällande upphandlingen har tillkommit innan anbudstiden går ut. Frågor ställs senast tio (10) dagar före anbudstidens utgång, så att de hinner besvaras i god tid. Frågor som inkommer senare kan komma att lämnas obesvarade. Region Skåne lämnar svar senast sex (6) dagar före anbudstidens utgång. Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 6 av 20

Frågor ska ställas senast 2014-01-07 1.2.14. Avbrytande av upphandling Region Skåne förbehåller sig rätten att avbryta hela eller delar av denna upphandling, om politiska beslut fattas eller organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande. Överskrider lämnat anbudspris förutsättningarna för beräknad budget förbehåller sig beställaren rätten att avbryta upphandlingen. 1.2.15. Ersättning för upprättande av anbud Kostnader och/eller förluster, som kan uppkomma för Anbudsgivaren med anledning av och i samband med upprättande och inlämnande av anbud eller andra aktiviteter i anslutning härtill ersätts inte. 1.2.16. Anbudstidens utgång Anbud som kommit in för sent får inte prövas av Region Skåne. Anbud ska vara Koncerninköp, tillhanda senast 2014-01-17 1.2.17. Anbudets giltighet Anbudet ska vara bindande t o m 2014-06-17 Anbudsgivaren accepterar krav avseende anbudets giltighet (/ svar) 1.2.18. Preliminär tidplan Anbud in: 2014-01-17 Ev förtydligande och utvärdering: v. 4 och 5 Beräknad dag för beslut: 2014-01-31 Avtalsstart: 2014-03-01 Anbudsgivaren ska beakta stående tidplan och vara tillgänglig för eventuella förtydliganden under denna tid. 1.2.19. Tilldelningsbeslut och tecknande av avtal Tilldelningsbeslut innebär inte att avtal är ingånget. Avtal är ingånget först när det är undertecknat av båda parter. 1.2.20. Avtalsmall Anbudsgivaren ska acceptera Avtalsmallen i sin helhet. Anbudsgivaren accepterar upphandlingens samtliga ska-krav samt Avtalsmallen i sin helhet. (/ svar) 1.2.21. Elektronisk signering av avtal Region Skåne avser fr.o.m 2013 signera avtal elektroniskt (e-signering) i TendSign. Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 7 av 20

För att kunna utföra e-signering i TendSign ska Leverantören ha konto för ChamberSigns signeringstjänst CSign som är integrerad i TendSign. Konto hos och signering av Region Skånes avtal via TendSign/CSign är kostnadsfritt för Leverantören. Kontot skapas kostnadsfritt hos ChamberSign Sverige AB med e-legitimation. ChamberSign rekommenderar att den som skapar kontot använder sin personliga e-legitimation som utfärdas av bankerna och Telia. Registrera kontot vid CSign www.csign.se, klicka på knappen Registrera konto eller gå direkt till https://online.csign.se, välj Baskonto och fyll i uppgifterna. Vid kontoregistrering kontrollerar CSign automatisk firmateckningsrätter med Bolagsverket genom Soliditet. Är den som registrerar kontot firmatecknare, är kontot klart att användas direkt.. Saknas firmateckningsrätt meddelas detta vid bekräftelsen av kontoregistreringen och kontoinnehavaren anmodas att skicka in en fullmakt till ChamberSign. Fullmaktsmall kan laddas ner vid http://www.csign.se/support/dokument/. Fullmakten kan faxas alternativt skickas per post till ChamberSign. Alla avtal signeras i TendSign efter att Leverantören fått en inbjudan per e-post, därefter arkiveras dessa hos TendSign. Support för tjänsten ges av ChamberSign Sverige AB, via www.csign.se/support eller telefon 08-19 11 19. I det fall Anbudsgivaren är ett utländskt företag och saknar svensk e-legitimation eller saknar person som lämnar anbud för Anbudsgivares räkning firmateckningsrätt, behöver Anbudsgivaren ha framförhållning: 1. Införskaffa en svensk e-legitimation. 2. Använda en alternativ signeringsmetod, ex köpa in en Yubikey från ChamberSign AB 3. Utfärda en fullmakt till en person som redan har någon av metoderna ovan 4. Du som har en giltig e-legitimation men saknar firmateckningsrätt, få en fullmakt utställd från ditt företags firmatecknare och faxa in den till ChamberSign. 1.3. Anbudsutformning 1.3.1. Anbudets form och innehåll Anbud ska lämnas elektroniskt via www.tendsign.com. Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare för Anbudsgivaren i bilaga Leverantörsuppgifter. Om behörigheten ej framgår av Bolagsverkets uppgifter bör fullmakt bifogas som styrker denna. Behörighet ska kunna styrkas på begäran. Samtliga krav i underlaget besvaras och redogörs för direkt i det elektroniska underlaget. Anbudsbilagor bifogas vid begäran i underlaget alternativt vid längre redogörelser eller verifikation av uppgifter såsom dokumentation, certifikat, intyg eller liknande. Anbudet ska vara avfattat på svenska. I Förfrågningsunderlagetkan det finnas krav både i de strukturerade dokumenten samt i upphandlingens eventuella bilagor. Det är därför av största vikt att Anbudsgivaren noga läser Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 8 av 20

igenom samtliga delar som ingår i Förfrågningsunderlaget inkl bilagor för att inga ställda krav ska förbises. Support för hantering av upphandlingssystemet, i vilket det elektroniska anbudet lämnas, sker via Visma TendSign på telefonnummer 013-47 47 520 eller e-post tendsignsupport@opic.com Anbudsgivaren intygar att den person som registrerat anbudet har formell behörighet och handlar inom befogenhetens inskränkningar. (/ svar) Anbudsgivaren har tagit del av informationen gällande att krav kan finnas både i strukturerade dokument och i bilagor. (/ svar) Bifoga undertecknat dokument "Leverantörsuppgifter". (Bifogat dokument) Är bilaga Leverantörsuppgifter undertecknad av behörig företrädare för anbudsgivaren? (/ svar) 1.3.2. Filformat De bilagor i förfrågningsunderlaget som ska besvaras, ska besvaras i elektronisk form och bifogas anbudet i samma format som de har i förfrågningsunderlaget. Bilagorna ska vara olåsta. Obs - Bilaga Leverantörsuppgifter scannas in efter underskrift och laddas upp som pdf. Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 9 av 20

2. Kravspecifikation 2.1. Syfte Region Skåne är en komplex organisation med många kommunikationsaktiviteter. Varje år produceras en stor mängd information till olika målgrupper som berörs av regionens tjänster. Det är material med stor variation, exempelvis webbsidor, foldrar, broschyrer, informationsblad, instruktioner, kampanjer, årsredovisningar, pressreleaser, informationsmaterial, presentationsmaterial och forskningsrapporter. En del av detta omfattande textmaterial behöver - baserat på innehåll och målgrupper - översättas till olika språk. Region Skåne söker därför nu en leverantör som kan samordna och genomföra dessa översättningar. 2.2. Beskrivning av tjänsten Upphandlingen omfattar översättning från svenska till en lång rad olika språk utifrån olika målgruppers behov samt i förekommande fall från dessa språk till svenska. 2.3. Generella krav Anbudsgivaren ska: - Se till att beställarens styrande dokument inom kommunikation, inklusive skrivregler och riktlinjer för översättning följs. - Utse en kontaktperson gentemot beställaren som likt en projektledare ansvarar för hela produktionen, från beställning till av beställaren godkänd leverans. Kontaktpersoner ska obehindrat kunna kommunicera på svenska. - Vara väl förtrogen med verksamhet och terminologi inom respektive översättningsområde och kunna göra en grundlig efterforskning om komplexa sammanhang för att kunna översätta till korrekt terminologi. - Använda utbildade och erfarna översättare, även ha tillgång till auktoriserad translator när så krävs. - Kunna översätta från svenska till spanska, franska, albanska, arabiska, bosniska/kroatiska/serbiska, danska, engelska, farsi, finska, jiddish, hindi, mandarin/kinesiska, meänkieli, polska, romani chib, rumänska, ryska, samiska, somaili, sorani, thailändska, turkiska, tyska, urdu, vitnamesiska, de officiella svenska minoritetsspråken samt från dessa språk till svenska. - Kunna leverera översättningar enligt ISO 639 eller motsvarande samt metainformation för god sökbarhet på det översatta språket. -Behärska följande typer av översättningar: Rak översättning: Översättaren ska ha fackkunskap och hålla sig strikt till manus. Exempel på texter är forskningsrapporter, tekniska manualer, juridiska dokument, patientjournaler. Anpassad översättning: Översättningen ska vara anpassad till manus, översättaren får inte stryka text eller skriva om utan att först kontakta avroparen/beställaren. Exempel på texter är pressreleaser och broschyrer. Copyöversättning: Översättaren ska ta större hänsyn till budskapet än själva texten. Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 10 av 20

Exempel på texter är annonser och kampanjer. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.4. Specifika krav 2.4.1. Översättning Region Skånes verksamheter innefattas av specialiteter som hälsa, sjukvård, tandvård, medicinsk forskning, politik, ekonomi, samhälls- kultur- och näringslivsutveckling, infrastrukturplanering, strategiskt miljöarbete, interregional samverkan, fastigheter och byggnadsverksamhet, logistik och transporter. Anbudsgivarens översättare ska, på vardera av de angivna språken ha dokumenterad kunskap om språk och terminologi inom alla dessa specialiteter. Översättaren ska ha minst tre års erfarenhet inom de senaste fem åren av översättning på respektive område. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Beskriv anbudsgivarens erfarenhet av översättning enligt ovan. (Fritextsvar) 2.4.2. Format Anbudsgivaren ska kunna ta emot och hantera olika filtyper. De filtyper som anbudsgivaren ska kunna ta emot dokument och leverera dokument i är: Oformaterad text Word Indesign Pdf Illustrator HTML XML Acccepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 2.5. Referenser Anbudsgivaren ska lämna tre referenser där denne utfört liknande tjänster. Om anbudsgivaren utfört uppdrag till Region Skåne ska minst en av referenserna vara från Region Skåne. Region Skåne kommer att kontakta två av de angivna referenserna och be referenten fylla i Bilaga 4,Referensblankett. Referensblanketten består av tre frågor och varje delfråga bedöms i en betygsskala 0,1, 2 Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 11 av 20

eller 3 poäng (dålig, bra, mycket bra och utmärkt). Maximal poäng är 9. Anbudsgivare måste minst tilldelas betyget bra på samtliga kriterier av referenterna för att kunna bli aktuell som leverantör. En medelpoäng av de två referensernas poäng enligt bilaga, Referensblankett kommer att användas vid utvärderingen. T ex: Anbudsgivare 1 tilldelas totalt 8 poäng av Referens A och totalt 4 poäng av referens B, 8+4 =12, 12/2 = 6 Poängen kommer att ingå i utvärderingen. För att gå vidare till bedömningen av lägst pris ska anbudsgivaren ha en medelpoäng på minst 5. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Har anbudsgivaren angett tre referenser? (/ svar) 2.6. Priser 2.6.1. Pris Anbudsgivaren ska lämna pris nedan. Samtliga priser ska anges i SEK, per ord exklusive moms. Språken är uppdelade i fyra kategorier. - Engelska - Översättning till och ifrån engelska. - Frekventa språk - exempelvis danska, tyska, arabiska, polska, franska, spanska, bosniska/kroatiska/serbiska och de officiella svenska minoritetsspråken. - Övriga språk Pris ska lämnas för samtliga språkkategorier. Priserna viktas enligt nedan. Anbudsgivarens pris för de olika kategorierna nedan (Prismatris) % 100,00 Specifikation Kvantitet Enhet Pris för översättning till och ifrån Engelska 8,00 st Pris för översättning till och ifrån frekventa språk 3,00 st Pris för översättning till och ifrån övriga språk 1,00 st Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 12 av 20

3. Avtalsmall 3.1. Avtalsparter Leverantör: Namn Adress Organisationsnummer: XXX Beställare: Region Skåne 291 89 KRISTIANSTAD Organisationsnummer: 232100-0255 Mellan Leverantören och Beställaren har följande avtal slutits: 3.2. Avtalskonstruktion Avtalet utgörs av nedanstående handlingar. Förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de sinsemellan i följande ordning, såvida inte omständigheterna i det aktuella fallet uppenbarligen föranleder annat: Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal Detta avtal [med bilaga 1-x] Beställarens kravspecifikation/förfrågningsunderlag daterat 20xx-xx-xx [inklusive frågor och svar, daterat 20xx-xx-xx]. Leverantörens anbud daterat 20xx-xx-xx [inklusive förtydliganden, daterat 20xx-xx-xx]. 3.3. Avtalstid Avtal är ingånget först när det är undertecknat av båda parter. Avtalet gäller under tiden 2014-01-02 2016-12-31 med rätt för Beställaren till förlängning med maximalt 3 år, dvs. längst till och med 2019-12-31. Detta avtal upphör att gälla utan krav på särskild uppsägning om inte Beställaren skriftligen begär förlängning, enligt ovan, senast 3 månader före detta avtals ordinarie sluttid. Utöver vad som ovan angivits har Beställaren rätt att förlänga detta avtal om ny upphandling genomförs och nytt avtal inte kan tecknas på grund av rättslig prövning. Detta avtal ska då gälla fram tills dess att nytt avtal kan tecknas och leverans påbörjas, dock maximalt 6 månader. 3.4. Uppdraget 3.4.1. Uppdragets syfte Samordna och genomföra översättningar av texter och annat material. (Kompletteras vid avtalsskrivning) 3.4.2. Omfattning Avtalet omfattar översättning från svenska till en rad olika språk. Region Skåne garanterar inga volymer. 3.4.3. Avrop Avrop från detta avtal sker från respektive förvaltning. 3.4.4. Samverkan Leverantören ska inom det område Uppdraget avser samverka med berörda personer, myndigheter, organisationer och intressenter. Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 13 av 20

3.5. Ersättning 3.5.1. Priser Avtalade tjänster och ersättningsbeloppen (priset) för dessa framgår nedan. (Kompletteras vid avtalsskrivning) Priserna ska vara fasta i svenska kronor under minst 24 månader räknat från avtalsstart. Därefter kan priserna regleras enligt punkten prisjustering nedan. Avtalade priser är exklusive mervärdesskatt. Ersättning för resor, traktamente och liknande utgår inte till Leverantören. 3.5.2. Fakturerings- och betalningsvillkor Fakturering sker per månad i efterskott med specifikation per objekt och tjänst. Brytpunkt är den sista i varje månad. Beställaren utbetalar ersättning senast inom 30 dagar efter fakturans mottagande. Betalning sker i svenska kronor. Faktura ska vara logiskt uppställd och innehålla alla de uppgifter som krävs enligt mervärdesskattelagen. Faktureringsavgifter eller andra administrationsavgifter får inte förekomma. Vid ofullständigt eller felaktigt lämnade uppgifter får Beställaren hålla inne den ersättning som är kopplad till dessa uppgifter i avvaktan på att fullständiga riktiga uppgifter lämnas. Fakturering får inte överlåtas på tredje part utan skriftligt godkännande av Beställaren. Vid organisatoriska förändringar hos Beställaren kan uppdelningar av fakturor komma att förändras enligt Beställarens önskemål. Beställaren har som krav att fakturering sker elektroniskt. Det går bra att skicka fakturor enligt den svenska marknadens standard, SFTI-standard och Svefaktura. Har Leverantören inte de tekniska förutsättningarna för att skicka e-faktura så går det bra att registrera fakturor manuellt i Region Skånes fakturaportal. För mer information, se http://www.skane.se/templates/page.aspx?id=304547 3.5.3. Faktureringsadresser Fakturering ska ske till nedan angiven[na] adress[er] [ ]. (Kompletteras vid avrop) 3.5.4. Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta får debiteras tidigast 30 dagar efter fakturans ankomstdag och godkänt arbete alt uppdrag. I övrigt gäller Räntelagen. 3.5.5. Slutavräkning Slutfaktura avseende Leverantörens samtliga åtaganden ska vara Beställaren tillhanda senast två (2) månader efter det att Uppdraget avslutats. Slutbetalning kommer att ske efter att slutrapport är redovisad och godkänd av Beställaren. 3.5.6. Prisjustering Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 14 av 20

Inför en eventuell förlängning av avtal, kan vardera part Beställaren eller Leverantören, begära prisjustering. Begäran om prisjustering skall vara väl dokumenterad med underlag samt motivering. Begäran om prisändring skall framställas senast 30 dagar före den dag då det justerade priset önskas börja gälla och godkännas av Beställaren innan justeringen får ske. Prisjustering får endast ske vid månadsskifte. Det justerade priset ska gälla under minst 12 månader, dock längst till detta avtals sluttid. 3.6. Uppföljning och statistik 3.6.1. Uppföljningsmöten Uppföljningsmöten ska ske på Beställarens begäran. 3.6.2. Statistik Leverantören ska på begäran utan kostnad, kvartalsvis upprätta statistik på levererade tjänster och översända denna till Beställarens kontaktperson enligt detta Avtal. Statistiken ska utformas i enlighet med av Beställaren angivna statistikformulär, formuläret kan komma att ändras under Avtalets gång. Leverantören ska också på begäran av Beställaren även i övrigt lämna uppgifter om Uppdraget. 3.6.3. Kvalitets- och effektivitetsutveckling Parterna ska under avtalsperioden kontinuerligt arbeta för en ökad kvalitet och effektivisering i utförandet av Uppdraget. 3.7. Personal 3.7.1. Kompetens Leverantören åtar sig att tillse att samtliga i verksamheten engagerad personal har för Uppdraget nödvändig kompetens och erfarenhet samt fortlöpande erhåller nödvändig fort- och vidareutbildning inom det område Uppdraget avser. 3.7.2. Språkkunskaper Leverantörens personal som har kontakt med Beställare ska behärska svenska språket väl i både tal och skrift. 3.7.3. Ansvarig projektledare Ansvarig projektledare hos Leverantören är [ ] med telefon, post- respektive e-postadress. Byte av ansvarig person får ske först efter medgivande från Beställaren. Leverantören ska under sådana omständigheter ersätta ansvarig person med annan med motsvarande kompetens. 3.8. Avtalsbrott 3.8.1. Förebyggande av skada Part, som gör gällande, att avtalsbrott från andra partens sida föreligger, har rätt att på den andres bekostnad vidta alla åtgärder, som behövs för att förebygga eller begränsa uppkomsten av skada, under förutsättning att detta inte är oskäligt. 3.8.2. Skadestånd Part som begår avtalsbrott som ger upphov till direkt eller indirekt skada ska ersätta den andra parten med belopp Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 15 av 20

motsvarande skadans verkliga storlek. Skadestånd ska utgå även då avtalet hävs pga avtalsbrottet samt i de fall vite utgår, dock ska skadeståndet i dessa fall endast utgå om skadans verkliga storlek överstiger utbetalt vite. 3.8.3. Vite Om Leverantören bryter mot åtagande enligt detta avtal är Beställaren berättigad till vite motsvarande kostnaden för aktuellt uppdrag plus 50 procent. Om Leverantören bryter mot åtagande enligt detta avtal och vite krävs ut av Beställaren tio (10) gånger, äger Beställaren därefter rätt att häva hela eller viss del av detta Avtal. Om Avtalet hävs enligt denna punkt, ska Leverantören ersätta Beställaren för samtliga merkostnader med anledning av Avtalets återgång. Om avtalet hävs enligt föregående stycke, ska Leverantören ersätta Beställaren för samtliga merkostnader med anledning av avtalets återgång. 3.8.4. Hävning Beställaren har rätt att häva ingånget avtal om; Leverantören begår väsentligt avtalsbrott och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran, eller leverantören begärs eller försätts i konkurs eller i likvidation, är under tvångsförvaltning, är underkastad näringsförbud eller annat liknande förfarande, är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller annars på goda grunder kan befaras vara på obestånd eller inte fullgör sina åligganden avseende redovisning, svenska skatter/socialavgifter och årsredovisning, eller en förändring sker direkt eller indirekt avseende ägandet av en majoritet av aktierna i Leverantörens företag, eller annars det bestämmande inflytandet över Leverantörens företag förändras direkt eller indirekt, på ett sätt som Beställaren inte skäligen kan godta. Med väsentligt avtalsbrott avses bland annat att; Beställaren konstaterar att överenskommen/avtalad kvalitet inte vidmakthålls eller att prestationer i annat avseende inte är i enlighet med avtalet, eller Leverantören inte följer för verksamheten gällande författningar, eller Leverantören inte följer uppställda etiska riktlinjer, se Bilaga xx, eller Leverantören använder kundregister på annat sätt än vad som står nämnt i detta avtal Hävning av avtalet vid väsentligt avtalsbrott kan ske först om Leverantören inte vidtar rättelse senast 14 dagar efter mottagande av skriftlig erinran från Beställaren i vilken skälen för varför väsentligt avtalsbrott ska anges. I händelse av att avtalet på någon av ovannämnda grunder hävs, ska Leverantören ersätta Beställaren med belopp motsvarande den merkostnad detta förorsakar Beställaren. 3.9. Ansvar Nedan angivna begränsningar gäller inte om Leverantören har orsakat skadan genom grov vårdslöshet eller uppsåt. 3.9.1. Ansvar för skada Leverantören ansvarar för samtliga person- och sakskador som denne, eller annan för vilken denne ansvarar, orsakar genom fel eller försummelse vid utförande av Uppdraget. 3.9.2. Krav från tredje man Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 16 av 20

Om Beställaren förpliktigas att utge ersättning till tredje man på grund av Leverantörens avsiktliga eller oaktsamma agerande eller underlåtenhet till agerande inom ramen för Uppdraget ska Leverantören hålla Beställaren skadeslös. Beror skadan på att Region Skåne lämnat felaktiga upplysningar ska dock Leverantörens ersättningsskyldighet jämkas efter vad som är skäligt med hänsyn till de felaktiga upplysningarnas inverkan på skadan. 3.9.3. Ansvarsbegränsning Leverantörens ansvar för personskada begränsas till 10 Mkr per skadetillfälle och 20 Mkr per år. Leverantörens ansvar för skada på eller förlust av egendom begränsas till 10 Mkr per skadetillfälle och 20 Mkr per år. 3.10. Försäkringar Leverantören ansvarar för att hålla sin egendom och sin verksamhet försäkrad på ett sedvanligt sätt. Leverantören förbinder sig att teckna och under hela avtalstiden, vidmakthålla ansvarsförsäkring som täcker Leverantörens ansvar enligt detta avtal. Bevis om att ovan nämnda försäkringar har tecknats ska överlämnas till Region Skåne senast fyra veckor före Uppdragets påbörjande. Bevis om att förnyad försäkring finns ska överlämnas till Region Skåne senast en vecka före det att försäkringen går ut. Viktigt att säkerställa att leverantören har tecknat försäkring när avtalet börjar gälla samt att dessa förnyas vid behov. Målsättningen är att det ska kontrolleras varje gång, men kommer vi inte att göra det så är det bättre att inte ha med det i avtalet. Stycket nedan ger oss ändå rätt att kontrollera leverantörens försäkringar i de fall vi är osäkra att kraven i avtalet uppfylls. Om Leverantören brister i någon av ovanstående förutsättningar, har Beställaren rätt att antingen teckna sådan försäkring på Leverantörens bekostnad eller att häva avtalet. 3.11. Nyttjanderätt Beställaren erhåller genom detta avtal äganderätten till allt material och alla resultat som framkommer vid Uppdragets utförande (nedan gemensamt kallade Resultaten ). All upphovsrätt liksom eventuell patenträtt eller annan immateriell rätt hänförlig till Resultaten utgör Beställarens egendom. Leverantören har inte rätt att utnyttja Resultaten i sin fortsatta verksamhet. Leverantören ska gentemot anlitad underleverantör göra för denne bindande förbehåll om Beställarens äganderätt och immateriella rätt. 3.11.1. Marknadsföring Leverantören har inte rätt att använda Beställarens namn, material eller logotyp utan Beställarens skriftliga medgivande. 3.11.2. Intrång Leverantören ska hålla Beställaren skadeslös för alla skadeanspråk, ersättningskrav, kostnader och utgifter som följd av intrång i eventuella patent, upphovs-, mönster- och varumärkesrätter eller andra skyddade rättigheter tillhörande tredje man som Leverantören har åsamkat. 3.12. Force Majeure Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal, om underlåtenheten har sin grund i omständighet, som Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 17 av 20

* ligger utanför parts kontroll, * förhindrar fullgörandet därav och * inte kunde förutses när avtalet ingicks. Så snart hindret upphör ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befriande omständighet ska, till exempel, anses krig, krigshandling, myndighets åtgärd eller underlåtenhet, nytillkommen eller ändrad lagstiftning, valutarestriktioner, konflikt på arbetsmarknaden och så vidare. Part som önskar befrielse enligt första stycket ovan ska utan dröjsmål meddela den andra parten därom. Oavsett vad som sägs om befrielse från påföljd får part säga upp avtalet till omedelbart upphörande om fullgörandet av väsentlig förpliktelse försenas med mer än 3 månader. 3.13. Krisberedskap 3.13.1. Fredstida krishändelser Det åligger leverantören att inför Stor olycka, Katastrof eller Extraordinär händelse genomföra och medverka med nödvändig planering, utbilda och öva berörd personal samt tillse att nödvändig utrustning och lokaler tillhandahålles. När ovannämnda förhållanden inträffar ska leverantören medverka med den personal och övriga resurser som överenskommits. Leverantören ska medverka i Regionens risk- och sårbarhetsarbete. 3.13.2. Höjd beredskap (krig) Leverantören ska med alla till buds stående medel verka för att klara av Uppdraget vid beredskaps- och krigsförhållanden samt i katastrofsituationer. Ingånget avtal ska gälla även under höjd beredskap och krig. Under fredstid ska medverkan ske i Region Skånes beredskapsplanering vad avser planering, utbildning och övning. Vid höjd beredskap och krig ska leverantören vidta de särskilda åtgärder i fråga om planering, utbildning och övning samt inriktning av verksamheten, tjänstgöring och ledigheter för personal samt användning av tillgängliga resurser, som är nödvändiga för att leverantören under rådande förhållanden ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt detta avtal. För personal gäller reglerna om totalförsvarsplikt och allmän tjänsteplikt, enligt Lag (1994:1809) om totalförsvarsplikt. Force majeure träder ikraft först när Leverantören fullgjort sina skyldigheter enligt ovan. 3.14. Allmänna krav och föreskrifter 3.14.1. Lagstiftning Leverantören ska följa lagar, författningar samt normer och föreskrifter som utfärdats av statliga och kommunala myndigheter och verk som under detta avtals giltighetstid är eller blir tillämpliga på Leverantörens utförande av Uppdraget. 3.14.2. Tillstånd, licenser mm Leverantören ska inneha alla för Uppdraget nödvändiga tillstånd. 3.14.3. Miljöarbete Leverantören skall medverka till att i Region Skånes miljöprogrammet angivna miljömål uppnås. 3.14.4. Kvalitet Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 18 av 20

Leverantören ska följa kvalitetssäkringssystemet.. (Kompletteras vid avtalsskrivning) 3.14.5. Etiska och sociala krav Leverantören är skyldig att på anmodan från Beställaren redovisa att kraven i Bilaga [X Uppförandekod] uppfylls. Redovisningen ska ske på det sätt och inom den tid som Beställaren begär om detta inte är oskäligt. Leverantören är vidare skyldig att möjliggöra för Beställaren att själv eller genom ombud kontrollera på plats att kraven uppfylls. Skulle Beställaren, till exempel genom vad som framkommit vid kontroll utförd av Beställaren eller på uppdrag av Beställaren eller på annat sätt, ha befogad anledning att misstänka att kraven inte uppfylls är Leverantören skyldig att genom egen utredning visa att han uppfyller dessa krav. Bristande uppfyllelse av skyldigheterna innebär ett avtalsbrott. Beställaren får med anledning av avtalsbrottet begära rättelse inom den tid Beställaren bestämmer förutsatt att tidsfristen inte är oskäligt kort. Sker inte rättelse eller är rättelsen bristfällig har Beställaren rätt till prisavdrag som står i proportion till Beställarens intresse av att kraven följs, uppsägning eller hävning. Valet av påföljd får inte vara oproportionerligt i förhållande till avtalsbrottet. 3.14.6. Underleverantör Om Leverantören anlitar underleverantör för utförande av Uppdraget eller del därav är Leverantören gentemot Beställaren ansvarig för samtliga åtgärder som vidtagits eller underlåtits av den Leverantören anlitat. Om en underleverantör som anlitats av Leverantören bryter mot bestämmelse i detta avtal eller det förekommer upprepade klagomål från Beställaren avseende en sådan underleverantör och rättelse inte vidtas omedelbart efter skriftlig anmaning därom från Beställaren, har Beställaren rätt att kräva att denne underleverantör inte vidare används i uppdraget. För det fall underleverantör anlitas måste dessförinnan Beställarens skriftliga godkännande ha inhämtats. Detsamma gäller vid byte av underleverantör. 3.14.7. Sekretess Leverantören och dennes arbetstagare såväl som eventuella underentreprenörers arbetstagare förbinder sig att inte för tredje man avslöja konfidentiell information, vilken denna erhåller från Region Skåne eller som framkommer vid genomförandet av Uppdraget. Med "konfidentiell information" avses i detta avtal sådana uppgifter som omfattas av den sekretess och tystnadsplikt som framgår av Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) och som hade gällt om de som utfört Uppdraget hade varit anställda i Region Skåne. Leverantören förbinder sig att se till att dennes arbetstagare såväl som eventuella underentreprenörers arbetstagare inte till utomstående vidarebefordrar konfidentiell information. Leverantören är därför skyldig att se till att ovan nämnda personer som kan antas komma i kontakt med konfidentiell information är bundna att hemlighålla denna information i samma utsträckning som leverantören är enligt detta avtal. 3.15. Övrigt 3.15.1. Överlåtelse av avtal Leverantören får inte utan Beställarens skriftliga godkännande överlåta avtalet till annan. 3.15.2. Omförhandling Avtalsparterna har var för sig rätt till omförhandling rörande detta avtal om förutsättningarna för detta avtal väsentligen ändras och det rör sig om en förändring som part inte förutsett eller bort förutse. Meddelande om datum för omförhandling ska vara motparten tillhanda senast fyra (4) veckor före densamma. 3.15.3. Ändringar och tillägg Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 19 av 20

Ändringar och tillägg till detta avtal ska för att gälla som bindande vara skriftliga och undertecknade av behöriga ställföreträdare för båda parter samt tydligt anges såsom ändringar i eller tillägg till detta avtal. 3.15.4. Bestämmelses ogiltighet Skulle någon bestämmelse i detta avtal eller del därav befinnas ogiltiga, ska detta inte innebära att avtalet i dess helhet är ogiltigt utan ska, i den mån ogiltigheten väsentligen påverkar parts utbyte av eller prestation enligt avtalet, skälig jämkning i avtalet ske. 3.15.5. Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal ska, med tillämpning av svensk rätt, avgöras av allmän domstol med Kristianstad tingsrätt som första instans. 3.16. Vid avtalets upphörande Leverantör ska i händelse av att detta avtal sägs upp, eller vid avtalets utgång och där Uppdraget övergår till annan utförare, medverka till att övergången sker med minsta möjliga olägenhet för Beställaren så att störningar i Beställarens verksamhet undviks i största möjliga utsträckning. Denna överlämning sker utan debitering och ska påbörjas 8 veckor innan avtalsperiodens slut. 3.17. Kontaktpersoner avseende uppdraget (Kompletteras vid avtalsskrivning) För Beställaren: Namn Förvaltning Telefon: xx E-post: xx För Leverantören: Namn Telefon: xx E-post: xx 3.18. Ombud avseende Avtalet (Kompletteras vid avtalsskrivning) För Beställaren: Namn Förvaltning Telefon: xx E-post: xx För Leverantören: Namn Telefon: xx E-post: xx 3.19. Utväxling av avtal Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt. Bilagor till detta avtal: X Utskrivet: 2013-11-01 15:05 Sida 20 av 20