Vad innebär Lean i det dagliga arbetet? erfarenheter från: Torpa Vårdcentral, Vänersborg Herrestads Vårdcentral, Uddevalla
Mål Herrestads Vårdcentral Nöjd personal som upplever det attraktivt och utvecklande att arbeta vid Herrestads vårdcentral. Nöjda patienter som vi kan erbjuda en god tillgänglighet och god vård. Arbeta aktivt med arbetsmiljön och genom processen/samarbetet i gruppen skapa gemenskap och trygghet på arbetsplatsen. Hitta ett smidigt sätt att ta hand om lägre prioriterade patient grupper och samtidigt kvalitetssäkra högre prioriterade patient grupper. Arbeta med vårdcentralens struktur och flöden så att resurserna används på ett effektivt sätt.
Herrestads Vårdcentral Antal listade personer är ca 8900 Budgetförutsättningar Kapitering Besöksersättning 22 anställda: Läkare 4,25 Ssk/Dsk 5,0 Usk 2,8 Sekr 2,3
Lean Problemlösningsfilosofi kopplad till olika verktyg
Grundläggande principer Medarbetarengagemang Standardisering Inbyggd kvalitet Kort ledtid Kontinuerliga förbättringar
Chefens roll Strategisk verksamhetsutveckling Engagemang Helhetssyn Kundfokus Delaktighet Coach
Hur håller man fast vid utvecklingsarbete över tid? Ledarens roll Skapa en kultur av ständigt förbättringsarbete Delaktighet Möjlighet att påverka
Positiv påverkan på medarbetarnas hälsa Tillit till chef / arbetskamrater Gruppens engagemang ger sammanhållning i arbetsgruppen. Möjligheter att kunna påverka. Tydliga mål Feedback
Arbetsmiljöenkät 2003 2004 2005 2006 2007 Kontakt med överordnad 4,5 4,5 4,6 4,6 4,6 Trivsel och kontakt med arbetskamrater 4,6 4,7 4,6 4,8 4,7 Ej jäktad i arbetet 2,4 3,1 2,8 2,9 2,9 Ej trött eller slut efter arbetet 2,3 2,9 2,5 2,6 2,6 Sömnbesvär i ringa utsträckning 3,5 3,6 3,1 3,4 3,4
Allt vi gör skapar inte värde
Allt vi gör skapar inte värde Lång tid mellan diktamen, utskrift och signering Provtagning inför läkarbesök ej inplanerat Medicinlistan ej aktuell Preliminärbokningslista ej aktuell Bristande kontinuitet Långa journalanteckningar Brister i standards för exempelvis recepthantering Patienten får vänta på tid, vänta på provtagning etc Väntan på svar på undersökningar vid andra vårdinrättningar
Hur använder vi Lean verktyg? Standardiserat arbete Kvalitet vid källan Arbetsplatsens organisation 5 S Visuella kontroller Medarbetarengagemang - flexibilitet Dragande system Teamarbete Utrustningens tillförlitlighet Taktbild Felhantering
Kartläggning av värdeflöden Skapar en gemensam bild av nuläget Skapar engagemang Se sin egen roll Se helheten Skapar ett gemensamt språk Tydliggör slöseri. Spårar omarbetningar. Hur vill vi att ett framtida flöde skall se ut.
Receptflödet
Telefonflödet Tillgodose behoven Nöjda patienter Bra arbetsmiljö Utjämning av flöden
Kartläggning av telefonflödet
Telefonflödet Identifierat slöseri Orsak/Vårt problem Förbättring Väntan Kvalitetsbrister Fel vårdnivå Många telefonsamtal fa på morgonen, många samtal måndag och tisdagar. Få sjuksköterskor i telefonen. Oklara roller. Beräkna takttid Utjämna flödet, över dag och veckodag Bemanna utifrån behovet FiFu Rätt person gör rätt sak Rätt vårdnivå. Standardisering -Pm hals Uvi Vaccinationer etc Läkarschema
Telefontillgänglighet, antal samtal 2006-18 384 2007-23 609 2008-27 064 Telefontillgänglighet 99-100% under 2008
Läkarkalender Tillgodose behoven Nöjda patienter Bra arbetsmiljö Utjämning av flöden
Läkarschema Identifierat slöseri Orsak/Vårt problem Förbättring Väntan Kvalitetsbrister Omarbetningar Lager -preliminärbokning Få läkartider i förhållande till behovet. Bristande kontinuitet. Utjämning av flöde, bemanna upp där behovet är störst. Dragande system. Standardisering -Pm rätt person gör rätt sak Team arbete
Utvärdering läkarschema
Antal besök läkare Antal besök Läkare 12000 10000 8000 7182 7454 8823 8911 8586 10258 6000 Antal besök 4000 2000 0 År 2002 År 2003 År 2004 År 2005 År 2006 År 2007
Patientenkät 2003 2004 2005 2006 2007 Lätt att komma fram på telefon 19% 35% 65% 70% 93% Lätt att få besökstid 73% 74% 94% Bemött m respekt 82% 82% 96% 94% 93% Engagemang 94% 92% 95% Fast läkarkontakt 52% 52% 59%
Exempel på arbetsområden Patientflöde i luckan Inforutin efter rtg, klin fys Ssk baserad telrådgivning halsar Ssk baserad mott halsar Rutin prickmottagning Vaccinationsmottagning lokaler: Britsar på läk exp Expedition kurator Expedition ssk TeleQ Rutin för tel rec Tre lådor i luckan Helt inskrivna dokument tuggas Arkivet flyttas till Vänersborg Rutiner efter arkiv flytt Fax, kopiator i luckan, planering av utrymmet, post lådor mm FTQ kem lab bakt lab svar Rtg svar 3 års låda Epikriser Rutin för fax vid samordnad vpl Läkarkalender
Personalens synpunkter Ger mening till arbetet att kunna vara med och påverka och förbättra. Det ger också en gemenskap som gör att man kan prata om vår vårdcentral. Stressen har minskat fast vi gör mer! Det går åt mindre energi till att tänka på hur jobbigt det är, vi ser mer utmaningarna och vi har mycket roligare nu
Personalens synpunkter forts Arbetet har varit utvecklande, positivt, lärorikt, man har varit delaktig. Fått förståelse, inblick i varandras arbetsuppgifter på vårdcentralen. Härliga diskussioner stimulerande och mycket roligt. Undrar var man har en sådan förmån? Problemen är allas och framgångarna är också allas
Personalens synpunkter forts Hela projektet har varit en fantastisk resa. Det har givit en chans att se vår arbetsplats med andra ögon. Det givit en samhörig-hetskänsla, att vi jobbar för VÅR framtid I och med projektet har vi lärt oss hur viktiga alla är för att föra vårt arbete framåt. Vi kan, vi vill och vi vågar förändra!
Utvärdering/Uppföljning H-märkt Stiftelsen Folkhälsan Hälsingborg Kupp Kvalitet ur patientperspektiv PAK/AK Psykosocialarbetsmiljökartläggning/ Arbetstillfredsställelsekartläggning Telefontillgänglighet Antal besök till läkare, sjuksköterska, provtagning Ekonomi
Erfarenheter Ha en handlingsplan för introd av Lean vid nyanställningar Diskussionspunkt vid anställningsintervju. Var beredd att påvisa Varför är det bra för mig? Var beredd att svara på frågan det är min arbetsplats, varför måste jag göra på ett annat sätt? Acceptera inte bristande standardisering Säkerställ disciplin Utmana existerande roller och ansvar Verifiera resultaten för att förstärka nya beteenden
Nya förutsättningar Vårdval Västra Götaland träder i kraft 1 oktober Nya möjligheter och nya utmaningar!
Torpa Vårdcentral, Värdeflödeskartläggning Externt inkommande dokument Syfte: Förkorta ledtiden för externt inkommande dokument för kunna ge ett korrekt svar till patienten samt minska omarbete och letande för bl. a SSk i Tele Q. Minska den administrativa belastningen för läkare genom att sortera de inkommande dokumenten och minska överbearbetning.
Torpas arbetsgrupp
Torpa Vc, Värdeflödeskartläggning nutid
Torpa Vc, Värdeflödeskartläggning, framtid
Lean mätetal Mätetal Rätt från början % Ledtid (L/T) dagar Processtid Antal processteg Nuläge 54% 37.6 d 4,3 t 7 Mål framtidskarta 90 dagar 87% 7 d 2,3 t 5
Identifiera olika former av slöseri
Förbättringsområden
Torpa VC Värdeflödeskartläggning