för barn- och utbildningsnämndens verksamheter Antagen av barn- och utbildningsnämnden 2015-09-16, 95 /2015 Gäller från 2015-10-01
Alla handlingar som inkommit eller upprättats inom verksamheterna tillhör myndigheten och ska gallras/bevaras enligt den antagna dokumenthanteringsplanen. ar som ska bevaras måste skrivas ut på papper svenskt arkiv 80. Register som t.ex. IST måste gallras. Inga personuppgifter som inte är aktuella får sparas i register enligt PersonUppgiftsLagen. Ska uppgifterna bevaras måste de skrivas ut på papper. Se särskilda riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST sid. 50-54 och för Infomentor sid. 55-57. Dokumenthanteringsplanen är uppdelad så att först kommer förvaltningsövergripande handlingar. Det är handlingar som finns inom alla verksamheter i förvaltningen. Sedan följer verksamhetsspecifika handlingar uppdelat per verksamhet. För övriga ekonomi- och personalhandlingar som inte finns med i den här planen ska handlingsplan upprättad av ekonomikontoret respektive personalkontoret följas. överlämnande till et ska handlingarna vara rensade. ar rörande person bör ha personnummer och sorteras i personnummerordning. Användandet av sociala medier i tjänsten sker på uppdrag från närmaste chef. Det ska också anmälas till och godkännas av kommunens informationssekreterare och i övrigt följa kommunens riktlinjer för sociala medier. Gallring sker enligt antagna sregler. En gång i halvåret eller inför stora förändringar ska en skärmdump sparas och arkiveras. 1
ar hittas under förvaltningsövergripande om de rör fler verksamheter. Rör det bara en viss verksamhet hittas de i den verksamhetsspecifika delen Förvaltningsövergripande Sid. Allmänt 3-5 Ekonomi 6 Personal 7-10 Verksamheter Central förvaltning 11-13 Förskola och fritidshem 14-16 Grundskola inkl. förskoleklass 17-22 Grundsärskola 23-27 Antagningen, gymnasiet 28 Gymnasieskola Gymnasiesärskola 29-33 34-38 Musikskola 39-40 Vuxenutbildning inkl. sfi Särskild utbildning för vuxna 41-43 44-46 Elevhälsan 47-48 Bilagor Riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST 49-53 Riktlinjer för behandling av personuppgifter i Infomentor 54-56 Hantering av skolhälsovårdsjournaler 57-61 Beslut om dokumenthantering 62 2
Förvaltning: Barn- och utbildning, Allmänt förvaltningsövergripande ( Arbetsplatsträff protokoll Kronologisk Skyddsrondsprotokoll Kronologisk Korrespondens som inte är rutinmässig eller finns bevarad centralt Nyckellista Kronologisk Bok/pärm Inventarielistor Kronologisk Avtal Kronologisk Hyreskontrakt - ritningar Kronologisk 3 år Enligt samverkansavtalet 2 år Original hos rektor/gymn.chef/ bibliotekschef bevaras, sammanställning till BUK och TK 3 år Hålls aktuell Se anmärkning 2 år efter 2 år efter Om det förs på papper Om databehandling uppdateras, under ständig bearbetning Kommunens egna lokaler har tekniska kontoret original på Personalens utvärdering av verksamheten Mapp 3 år Sammanställningen splan kränkande särbehandling 3 år Brandsynsprotokoll X Gallras vid nästa syn Original hos räddningstjänsten 3
Förvaltning: Barn- och utbildning, Allmänt förvaltningsövergripande ( Loggar, e-postlistor och cookies Digitalt Rektorsområdets kvalitetsredovisning Kronologiskt Enkäter Sammanställning bevaras EU projekt beskrivning och originalcheck 3 år SAM - splan verksamhetsnivå Kronologiskt i pärm SAM - splan förvaltningsnivå Kronologiskt i pärm SAM - Delegation av arbetsuppgifter till lärare Kronologiskt i pärm SAM - Riskanalys Kronologiskt i pärm SAM - Årlig revision Kronologiskt i pärm 2 år 10 år 2 år 10 år 2 år Protokoll från rektorsgrupp och ledningsgrupper Kronologiskt 3 år KSAU 2003-05-20 199/2003 2 år Svar på enkäter gallras efter 2 år, sammanställningen bevaras 2 år efter 2 år 10 år till BUSG 4
Förvaltning: Barn- och utbildning, Allmänt förvaltningsövergripande ( Information och inlägg som kommunens skapat på ett socialt medie som kommunen ansvarar för Gallras fortlöpande vid Svar på inlägg på ett socialt medie som kommunen ansvarar för Gallras fortlöpande vid Skärmdump av sidor på sociala medier som kommunen ansvarar för En gång per halvår eller vid stor förändring En gång i halvåret eller vid stora förändringar ska en skärmdump av de sidor kommunen är aktiv på lämnas till et 5
Förvaltning: Barn- och utbildning, Ekonomi förvaltningsövergripande ( Fakturor/verifikationer Verifikationsnr. Bokföringsorder Kronologisk Ansvarsrapporter + transar Kronologisk Kvitto försäljning X Kronologisk 10 år 1 år 10 år 1 år Kassarullar från kassaapparater Kartong 10 år 1 år Upplåtelse av skollokal Delegat Upphandling av inventarier, material och tjänster under två basbelopp Försäljning av utrangerad utrustning och inventarier under två basbelopp Delegat Delegat Ek. kontoret tar ut de listor som behöver sparas för hela kommunen 2 år Original till köparen, kopia till ek.avd 10 år Delegationsbeslut 10 år Delegationsbeslut 10 år Delegationsbeslut Beslutsattestanter Diarieförs Besvaras 2 år Delegationsbeslut 6
Förvaltning: Barn- och utbildning, Personal förvaltningsövergripande ( Anställningsavtal Pnrordning Personuppgift t.ex. utdrag ur personregister och anställningshandlingar Pnrordning Lönerapport vikarier + dagbarnvårdare X Pnrordning Reseräkningar för traktamente/arvode/resor förtroendevalda X Pnrordning Semesteransökan X Pnrordning Ledighetsansökningar enskilda angelägenheter X I personakt Ledighetsansökningar för längre pensionsgrundande X Pnrordning ledigheter Läkarintyg personal X Pnrordning Hälsodeklaration vid nyanställning samt ev. nyanställningsundersökningar Kronologisk Utfärdade betyg - intyg X Pnrordning Se personakt Se personakt Original i personakt Kopior kan gallras vid Original i personakt Kopior kan gallras vid 1 år Original till lönekontoret 1 år Original till lönekontoret 1 år Original till den sökande Gäller ansökningar på papper, inte via Personec Original till den sökande 2 år (Rehab bevaras) Se personakt Se personakt Se personakt Original i personakt Kopior kan gallras vid Den intyget gäller behåller originalet Gallras efter 2 år om det inte ingår i rehabärende Original i personakt Original till vederbörande i personakt 7
Förvaltning: Barn- och utbildning, Personal förvaltningsövergripande ( T 3 timanställda X Bokstavsordning Personakt Personnrordning Mappar Ansökningshandlingar och Curriculum Vitae CV som ej har fått tjänsten Ansökningshandlingar och Curriculum Vitae CV från person som får tjänst När person Original till lönekontoret Förvaras på personalkontoret Digitalt I Aditro recruit 3 år KF 119/2006 gallras 2 år efter det att ansökningstiden gått ut. Om den sökande begär så ska ansökningshandlingarna återlämnas. Ansökningshandlingar, som inte avser viss ledigförklarad tjänst, får återlämnas eller gallras omedelbart. Digitalt Se Personakt Utvecklingssamtal personal Tystnadsplikt I personakt Fortbildningskort Bokstavsordning Individuella utvecklingsplaner Se personakt Original i personakt Skrivs ut på papper Personakt till när person slutar 8
Förvaltning: Barn- och utbildning, Personal förvaltningsövergripande ( Rehabiliteringsutredning X Hos pers.konsult eller akten Matrikelkort X Pnrordning Tystnadsplikt praktikanter Pnrordning Annonser om lediga tjänster Refnr. ordning Förteckning tillsättningar Förvaras ihop med annonserna Arbetsskadeanmälningar personal X Pnrordning 2 år 2 år 2 år Under pågående utredning hos pers. konsulten. I akt efter avslutad utredning. Rensas då personakter avställs Original hos lönekontoret Original hos personalavdelningen Tillbud personal Kronologiskt Efter åtgärd Original hos arbetsledaren Det viktigaste med blanketterna är att problemet åtgärdas och att verksamheten följer upp tillbuden under pågående verksamhetsår till sekr. i BUSK för sammanställning statistik 9
Förvaltning: Barn- och utbildning, Personal förvaltningsövergripande ( Utdrag ur polisens belastningsregister X I personakt Delegationsbeslut personalärende Personalakt Fördelning av arbetsmiljöuppgifter till pedagoger Läsårsvis Intyg om legitimation I personakt Rektors delegation till annan anställd I diariet Lämnas till BUK för diarieföring och arkivering. behålls i verksamheten. Viktigt med nytt datum när ny upprättas. 10
Förvaltning: Barn- och utbildning, Central förvaltning ( Protokoll BUN Kronologisk i kassavalv Föredragningslista och kallelse BUN Kronologisk i kassavalv Kallelsekopia inklusive kopior på handlingar BUN X Kronologisk Protokoll AU Kronologisk i kassavalv Föredragningslista och kallelse AU Kronologisk i kassavalv Kallelsekopia inklusive kopior på handlingar AU X Kronologisk Protokoll MBL Kronologisk i kassavalv Arkivlista avslutade ärende Digitalt Server Diariekort Digitalt Från år 2000 Ärendekort Server Diarieförda handlingar Sort. diarieplan Närarkivet 2 år 2 år Sitter ihop med protokollet 2 år 1 år 2 år 2 år Sitter ihop med protokollet 2 år 1 år Utskrift årligen Utskrift årligen 2 år 3 år Sortering efter diarienummer 2 år Sortering efter diarienummer 2 år 11
Förvaltning: Barn- och utbildning, Central förvaltning ( Diarieplan Digitalt Server Postlista Kronologisk Inkomna cirkulär X Kronologisk Inkomna nyhetsbrev mm X Kronologisk Inkomna medd. kännedom m.m. X Bokstavsordning Div. Kurs och konferensinbjudan X Bokstavsordning Kurspärm Underlag för beräkning av arvode och reseersättning för förtroendemän X Kronologisk Korrespondens av tillfällig betydelse Bokstavsordning Godkännande postöppning Mapp Sekretessbevis ledamöter Bokstavsordning 2 år Utskrift årligen 2 år Sorteras efter diarieplan Sitter främst bland diarieförda handl. Svenska kommunförbundet Utb. departementet, Skolverket, IT och lärande 10 år 2 år Original hos lönekontoret 2 år ny mandatperiod 12
Förvaltning: Barn- och utbildning, Central förvaltning ( Statistik uppgifter som lämnats till Statistiska centralbyrån Förteckning register över de elever som hör hemma i kommunen men går i skolan i annan kommun Barn- och utbildningsnämndens samverkanskommitté protokoll X Kronologisk Underrättelse från polisen Kronologisk Rapport anmälda delegationsbeslut Kronologiskt Anmälan av behandlingar av personuppgifter till personuppgiftsombudet Kronologiskt 1 år 3 år Original hos controller 2 år 2 år Original hos nämndsekreterare 2 år 13
Förvaltning: Barn- och utbildning, Förskola och fritidshem ( förvaring Före ev. Förteckning över barn i respektive förskola och fritidshem Digitalt Läsårsvis Server Ansökningar om förskola eller fritidshem Kronologisk Schema barn Personnrordning Mappar Kölistor Digitalt Server 1 år Skrivs ut på papper för bevaring Tas ut 15 feb. och 15 sept. varje år 1 år efter Inaktuell = barnet är placerat, köplats uppsagd ny ansökan inte gjorts (Enligt RA-FS 2002:2) När ny lista upprättats. Internkontroll, arbetsmiljö, psykosocial arbetsmiljö 3 år Sammanställning bevaras. Förvaras hos rektor, kopia till BUSK Föräldraråd protokoll Kronologisk 3 år Närvaroschema tidigare dagjournal Kronologisk 2 år Besiktningsprotokoll t.ex. luft m.m. X Kronologisk Kemikalieförteckning + varuinformation Hålls aktuell Matavtal pedagogisk måltid Original hos tekniska- eller miljö kontoret Original skickas till lönekontoret 14
Förvaltning: Barn- och utbildning, Förskola och fritidshem ( förvaring Före ev. Tillstånd från föräldrarna att barn får åka i personalbil Avdelning Uppgifter om vårdnadshavares inkomster Bokstavsordning Ansökan och beslut om nedsättning eller befrielse av avgift Personnrordning Barnets akt Uppsägning av plats i förskola eller fritidshem Kronologisk ar och beslut om avstängning Personnrordning Barnets akt Verksamhetsplan/lokal arbetsplan/målformulering Kronologisk Närvaro vilande plats Kronologisk ar och beslut rörande barn med särskilda behov, åtgärdsprogram eller handlingsplan Avtal om barnomsorg Personnrordning Barnets akt Byte av omsorgsform Kronologiskt 10 år efter inkomståret 2 år 1 år När barnet slutar 3 år 10 år 1 år Efter barnet Se anmärkning 10 år 1 år Original i barnets akt Gallras 2 år efter avtalstidens utgång 15
Förvaltning: Barn- och utbildning, Förskola och fritidshem ( Före ev. Gallring Olycksfall barn Pnrordning 2 år Original i pärm hos förskolechef, i skolhälsovårdsjournalen för fritidsbarn. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll Tillbud barn Kronologisk Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Delegationsbeslut angående barn Diariet eller elevakt Efter åtgärd 1 år Original hos förskolechef eller rektor. Det viktigaste med blanketterna är att problemet åtgärdas och att verksamheten följer upp tillbuden under pågående verksamhetsår till sekr. i BUSK för sammanställning statistik Delegationsbeslut av barn- och utbildningschef diarieförs Delegationsbeslut av rektor eller förskolechef diarieförs och förvaras i elevakt 16
Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass ( er med bl.a. åtgärdsprogram Personnrordning Efter åk 9 (eller elev ) Protokoll från möte kring enskild elev Personnrordning Beslut om anpassad studiegång, särskild undervisningsgrupp eller särskild undervisning Personnrordning ar om modersmålsundervisning Personnrordning Sammanställning av elever som får undervisning i svenska som andra språk Anmälan till sociala eller polis Personnrordning Intyg om avgång med ofullständigt slutbetyg Personnrordning Dokumentation av gjorda stödinsatser Personnrordning Protokoll från arbetslagskonferenser Kronologisk Protokoll från klasskonferenser/klassråd Kronologiskt /läsår 1 år Efter elev Efter elev Efter elev Framställs bara på vissa elever Följer eleven hela grundskoletiden Jämställs med betyg Efter elev Efter åk 9 Original till nya kommunen. till vårdnadshavare och elevakt. Efter åk 9 3 år Lämnas till skoladministratörerna för förvaring och arkivering 3 år Lämnas till skoladministratörerna för förvaring och arkivering 17
Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass Protokoll från lokala samverkansgrupper, föräldraråd eller elev-/elevsamråd ( Kronologisk Lokala arbetsplaner/verksamhetsplaner Kronologisk Timplaner som visar tillämpningen av läroplanen Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Bokstavsordning Förteckning läromedel Kronologisk Sammanställning över resultat i nationella prov i Per ämne svenska och svenska som andra språk Kartonger Elevlösningar, nationella prov i svenska och svenska som andra språk Elevlösningar och sammanställning över resultat i nationella prov i andra ämnen än svenska och SvA Per ämne Kartonger Per ämne Kartonger 3 år 3 år 3 år Inte läro- och nationella kursplaner, de bevaras av regering skolverk 1 år 1 år Följesedlarna bevaras 1 år Omgående 5 år Omgående Förteckning om elevers placering under PRAO SYV 3 år Olika från år till år alla har inte PRAO Sammanställning av diagnostiska prov eller screening Per år- Pnrordning 3 år om officiell karaktär Övriga gallras vid Proven gallras 18
Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass ( Elevkort Digitalt Gallras 5 år efter år 9 Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar Per skola klass 1 år Korrigering av första klasslistan under året så att komplett lista med ändringar finns efter läsåret Fotokatalog Årsvis 1 år Betygskataloger + prövning Per klass Ledighetsansökan från elev Bokstavsordning In- och utflyttningsanmälan Bokstavsordning Avgångsbetyg X Per klass Dokumentation från utvecklingssamtal Klassvis Efter åk 9 Eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras Gallras dock tidigast vid läsårets slut Efter åk 9 Original till vederbörande Individuella utvecklingsplaner med skriftliga omdömen Digitalt efter åk 3, 6 och 9 Omgående Dock senast vid avslutad skolgång Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper Arkiveras efter åk 3, 6 och 9 19
Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass ( Olycksfall elever Pnrordning Se elevhälsovårdjournal Tillbud elever Kronologisk Blankett inskrivning av elev Personnrordning Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk ar rörande samtycken enligt PUL t.ex. för bilder på hemsidan Personnrordning ar och beslut om disciplinära åtgärder Personnrordning Efter åtgärd 1 år Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll Original hos rektor. Det viktigaste med blanketterna är att problemet åtgärdas och att verksamheten följer upp tillbuden under pågående verksamhetsår till sekr. i BUSK för sammanställning statistik Undertecknad av båda vårdnadshavarna Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter elev Likabehandlingsplaner Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper när ny är beslutad 20
Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass Anmälningar och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering ( Personnrordning Överklaganden X Personnrordning Delegationsbeslut angående elever Diariet eller elevakt Skriftliga bedömningar efter åk 9 vid betyg F Per klass Betygskatalog Efter åk 9 Originalet skickas till prövning om beslutet inte ändras Delegationsbeslut av barn- och utbildningschef diarieförs Delegationsbeslut av bitr. barn- och utbildningschef, eller rektor förvaras i elevakt Efter åk 9 Original till elev i samband med slutbetyg. i betygskatalog. Förteckning över fördelning av premier och stipendier Per klass 1 år Förvaras med betygskatalogen Ordningsregler Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper vid läsårsstart Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer) Terminsbetyg Beslut om svenska som andra språk Personnrordning 1 år Den pedagog som producerar ett läromedel lämnar ett ex. för arkivering Efter elev Om elev inte fått slutbetyg behålls terminsbetyget 21
Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundskola inkl. förskoleklass ( ar rörande buss-/skolkort 2 år Ansökan om förlängt barnbidrag X Personnrordning 22
Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundsärskola ( Protokoll från elevvårdskonferenser Personnrordning Protokoll från klasskonferenser Kronologisk Protokoll från arbetsenhetskonferenser Kronologisk er med bl.a. åtgärdsprogram Personnrordning När elev Ansökan till särskolan med underlag Personnrordning Beslut om mottagande i grundsärskolan Personnrordning Psykologiska utredningar Personnrordning Pedagogiska utredningar Personnrordning Medicinska utredningar Personnrordning Sociala utredningar Personnrordning Efter elev Originalet till elevakt när elev slutar 3 år (Minnesanteckningar behöver inte bevaras) 3 år (Minnesanteckningar behöver inte bevaras) När elev När elev När elev När elev När elev När elev In- och utskrivning i särskolan 23
Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundsärskola ( Studieintyg om genomgången utbildning Personnrordning Förlängt barnbidrag X Personnrordning Betygskatalog Per klass Olycksfall elever Pnrordning Se elevhälsovårdjournal Tillbud elever Kronologisk Beslut om anpassad studiegång Personnrordning ar om modersmålsundervisning och svenska som andra språk Personnrordning När elev Åk 9 Efter åk 9 Ev. förkortningar och sifferkoder förklaras Efter åtgärd Efter elev Efter elev Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll Original hos rektor. Det viktigaste med blanketterna är att problemet åtgärdas och att verksamheten följer upp tillbuden under pågående verksamhetsår till sekr. i BUSK för sammanställning statistik Jämställs med betyg 24
Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundsärskola ( Anmälan till sociala eller polis Personnrordning Intyg om avgång med ofullständigt slutbetyg Personnrordning Dokumentation av gjorda stödinsatser Personnrordning Elevvårdsöverläggningar/klassgenomgång/överlämning mellan stadier Protokoll från lokala samverkansgrupper, föräldraråd eller elev-/elevsamråd Kronologiskt Kronologisk Lokala arbetsplaner/verksamhetsplaner Kronologisk Kursplaner eller timplaner som visar tillämpningen av läroplanen Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Bokstavsordning Förteckning läromedel Kronologisk Förteckning om elevers placering under PRAO SYO Efter elev Efter åk 9 Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg och följer detta Efter åk 9 3 år 3 år 3 år 3 år Inte läro- och nationella kursplaner, de bevaras av regering skolverk 1 år 1 år Följesedlarna bevaras 3 år 25
Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundsärskola ( Elevkort Digitalt Gallras 5 år efter år 9 Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar Per skola klass Fotokatalog Årsvis Bokhylla Ledighetsansökan från elev Bokstavsordning In- och utflyttningsanmälan Bokstavsordning Skadeanmälan elev X Kronologisk Slutbetyg eller samlat betygsdokument X Per klass Dokumentation från utvecklingssamtal Klassvis 1 år Korrigering av första klasslistan under året så att komplett lista med ändringar finns efter läsåret 1 år Gallras dock tidigast vid läsårets slut 1 år Originalet via skolsköterskan till försäkringsbolaget, kopia till BUSK Efter åk 9 Original till vederbörande Individuella utvecklingsplaner med skriftliga omdömen Digitalt efter åk 3, 6 och 9 Blankett inskrivning av elev Personnrordning Dock senast vid avslutad skolgång Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper Arkiveras efter åk 3, 6 och 9 Undertecknad av båda vårdnadshavarna 26
Förvaltning: Barn- och utbildning, Grundsärskola ( Överklaganden X Personnrordning Delegationsbeslut angående elever Diariet eller elevakt Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Originalet skickas till prövning om beslutet inte ändras Delegationsbeslut av barn- och utbildningschef diarieförs Delegationsbeslut av bitr. barn- och utbildningschef eller rektor förvaras i elevakt Likabehandlingsplaner Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper när ny är beslutad Ordningsregler Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper vid läsårsstart Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer) 1 år 1 år Den pedagog som producerar ett läromedel lämnar ett ex. till arkivet 27
Förvaltning: Barn- och utbildning, Antagningen ( Personlistor slutlig antagning Läsårsvis Ansökningshandlingar Läsårsvis Tidskriftssamlare Förteckning över elever på annan ort Läsårsvis Överklaganden Kronologisk Delegationsbeslut angående elever 3 år 3 år 1 år Antagna elever efter avslutad skola Ej antagna efter avlutat reservintag Antagningsstatistik, t.ex. antagna per utbildning och behörighet Digitalt 1 år 28
Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola ( Protokoll från skolkonferenser Kronologisk Protokoll från klasskonferens Årskursvis Tjänstefördelning Personnrordning Personakt Elevlösningar, nationella prov i svenska och svenska som andra språk Sammanställning över resultat i nationella prov i svenska och svenska som andra språk Elevlösningar och sammanställning över resultat i nationella prov i andra ämnen än svenska Per ämne Kartonger Per ämne Kartonger Per ämne Kartonger Prövningar/betyg Personnrordning Timplaner Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar Schema Digitalt Klassvis Schemaansvarig 3 år Original på rektorsexpeditionen 10 år Minnesanteckningar bevaras inte 5 år När person slutar 1 år 1 år 1 år Utskrift från Extens 5 år Tas ut på papper för arkivering efter avlutat skolgång, sätts separat 1 år 5 år Med uppgifter om tillval (även spec. och särskild undervisning) Nya scheman ca 5 ggr/år 29
Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola ( Betygskatalog Klassvis-År 1 år Viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkoder förklaras. Slutbetyg/samlat betygsdokument, examens- och studiebevis X Klassvis 1 år Viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkod förklaras. Original till elev Terminsbetyg Utdrag ur betygskatalog 1 år CSN statistik Program vid avslutning Kronologisk Busskort ansökan Klassvis Lån av bärbardator Lista Kontoansökan IT Klassvis Läromedelsbeställning + följesedel X Kronologisk 1 år 2 år Original till köparen Följesedlar och kopia av beställning bevaras 30
Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola Agenda terminsvis ( / Digitalt Kronologisk Ansökningar och beslut om inackorderingsbidrag Bokstavsordning Individuell studieplan enligt SL 16 kap. 25 eller 17 kap. 7 3 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Digitalt 3 år 10 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper Åtgärdsprogram Personnrordning När elev Protokoll från möte kring enskild elev Personnrordning När elev Specialarbete/projektarbete Klassvis-År 3 år 5 år Förteckning sätts först i betygskatalog Praktikbedömningar Klassvis Avbrottselever utdrag ur betygskatalog Årskurs Personnrordning Gallras vid Olycksfall elever Pnrordning Se elevhälsovårdjournal 1 år Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll 31
Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola ( Tillbud elever Kronologisk Protokoll från programråd Lämnas till Barn- och utbildnings kontoret Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk Efter åtgärd Original hos arbetsledaren Det viktigaste med blanketterna är att problemet åtgärdas och att verksamheten följer upp tillbuden under pågående verksamhetsår till sekr. i BUSK för sammanställning statistik 2 år Originalet lämnas till Barn- och utbildningskontoret för att meddelas till BUN och diarieföras Skolkataloger t.ex. fotokataloger eller motsvarande Kronologiskt 1 år 1 år ar rörande samtycke enligt PuL t.ex. för bilder på hemsidan Personnrordning ar och beslut om disciplinära åtgärder Personnrordning Delegationsbeslut angående elever Samtycke bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter elev 32
Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasieskola ( Förteckning över Arbetsplatsförlagt lärande (APL) placeringar Dokumentation för säkrade Arbetsplatsförlagt lärande (APL) platser Program 1 år 1 å Likabehandlingsplaner Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper när ny är beslutad Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foto, diabild, videoinspelning, multimediepresentation) Protokoll från elevsamråd Kronologiskt Elevkort Digitalt Gallras 5 år efter elev Individuellt val, utbudsbroschyr Kronologiskt 1 år 1 år Den pedagog som producerar ett läromedel lämnar ett ex. för arkivering 1 år Ansökan och beslut om stödundervisning När elev 33
Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasiesärskola ( Protokoll från elevvårdskonferenser Personnrordning Protokoll från arbetsenhetskonferenser Kronologisk er och Åtgärdsprogram Personnrordning När elev Ansökan till särskolan Personnrordning Beslut om mottagande av elev i gymnasiesärskolan Personnrordning Psykologiska utredningar Personnrordning Pedagogiska utredningar Personnrordning Medicinska utredningar Personnrordning Sociala utredningar Personnrordning Intyg om genomgången utbildning Personnrordning Efter elev Originalet till elevakt när elev slutar 3 år (Minnesanteckningar behöver inte bevaras) När elev När elev När elev När elev När elev När elev När elev In- och utskrivning i särskolan 34
Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasiesärskola ( Personuppgifter Personnrordning Förlängt barnbidrag X Personnrordning Betygskatalog Per klass Olycksfall elever Pnrordning Se elevhälsovårdjournal Tillbud elever Kronologisk ar om modersmålsundervisning och svenska som andra språk Personnrordning Anmälan till sociala eller polis Personnrordning 1 år Ev. förkortningar och sifferkoder förklaras Efter åtgärd Efter elev Efter elev Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll Original hos arbetsledaren Det viktigaste med blanketterna är att problemet åtgärdas och att verksamheten följer upp tillbuden under pågående verksamhetsår till sekr. i BUSK för sammanställning statistik 35
Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasiesärskola Protokoll från lokala samverkansgrupper, föräldraråd eller elevråd/elevsamråd ( Kronologisk 3 år Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Bokstavsordning 1 år Förteckning läromedel Kronologisk 1 år Följesedlarna bevaras Förteckning om elevers placering under APL Hos programutvecklare 3 år Individuella studieplaner enligt SL 18 kap. 15 Digitalt 3 år 10 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar Per skola klass Skolkataloger Per skola, klass Boxar Fotokatalog Årsvis Bokhylla Ledighetsansökan från elev Bokstavsordning In- och utflyttningsanmälan Bokstavsordning 1 år Korrigering av första klasslistan under året så att komplett lista med ändringar finns efter läsåret 1 år 1 år Gallras dock tidigast vid läsårets slut 36
Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasiesärskola ( Avgångsbetyg eller samlat betygsdokument X Per klass Dokumentation från utvecklingssamtal Klassvis CSN statistik 1 år Efter elev Original till vederbörande Dock senast vid avslutad skolgång Program vid avslutning Kronologisk Busskort ansökan Klassvis Län av bärbar dator Lista Kontoansökan IT Klassvis Ansökningar och beslut om inackorderingsbidrag Bokstavsordning Avbrottselever studieplan med betyg Årskurs Personnrordning Överklaganden X Personnrordning 3 år 10 år Originalet skickas till prövning om beslutet inte ändras 37
Förvaltning: Barn- och utbildning, Gymnasiesärskola ( Lokala arbetsplaner/verksamhetsplaner Kronologisk Delegationsbeslut angående elever 3 år Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk 1 år Likabehandlingsplaner Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper när ny är beslutad Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer) 1 år Den pedagog som producerar ett läromedel lämnar ett ex. för arkivering 38
Förvaltning: Barn- och utbildning, Musikskola ( Protokoll från personalkonferenser Kronologisk Slutligt schema Per lärare Inventarieförteckning instrument Instrument + nr Kartotek Program för uppspelningar och konserter Kronologisk Elevkort Per skola ar 1 år 3 år Dagordningen sitter ihop med protokollet 3 år Ett ex. med uppgift om lärare, tider och instrument bör bevaras 3 år 3 år Efter elev Uppgifter om inskrivningstermin, skola och instrument Elevförteckning Digitalt Per lärare 3 år Tas ut på papper för arkivering. Anmälan till musikskola Sort. I olika led 3 år Närvarolista elev Per lärare 3 år Under förutsättning att bearbetning, kontroll, redovisn. revision är slutförd Låneförbindelse instrument Instrumentordn. Listor obetalda avgifter X Kronologisk 3 år Bör finnas kvar tills kontroll och ev. krav verkställts Bevakning sköts av ek. kontoret 39
Förvaltning: Barn- och utbildning, Musikskola ( Kölista 1 lista Musse Combo utskick Kronologisk Antagning av elever till musikskolan 3 år Delegationsbeslut Avgiftsbefrielse i vissa fall 3 år Delegationsbeslut Avstängning från plats i musikskolan p.g.a. ej betalda 3 år Delegationsbeslut avgifter Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk 1 år 40
Förvaltning: Barn- och utbildning, Vuxenutbildning inkl. sfi ( Protokoll från vux.konferenser ingår i vux.forum Årskursvis Lokala kursplaner bilaga till betyg Tjänstefördelning Pnrordning Svar på nationella prov, samtliga ämnen som genomförts inom vuxenutbildningen och svenska för invandrare Per ämne Kartonger Prövningar Personnrordning Kurslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar Kursvis 5 år Original på rektorsexpedition Minnesanteckningar bevaras inte 1 år Läsårsvis nya planer 3 år Blad från schemaprogram 3 år 10 år 5 år Med uppgifter om tillval (även spec. och särskild undervisning) Betygskatalog Kursvis-År Omgående Viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkoder förklaras. Leverereras till et i juni och december. Slutbetyg/samlat betygsdokument X Kursvis Omgående Viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkoder förklaras. Original till elev. Leverereras till et i juni och december. Schema Digitalt Schemaansvarig 3 år 41
Förvaltning: Barn- och utbildning, Vuxenutbildning inkl. sfi ( CSN statistik CSN statistik Läromedelsbeställning + följesedel X Kronologisk Interkommunala ersättningar Språktester i svenska för invandrare (SFI) Kronologisk När eleven av sin utbildning Betyg/intyg SFI Personnrordning Närvarolistor Månad/år ar rörande samtycke enligt PuL t.ex. för bilder på hemsidan Personnrordning ar och beslut om disciplinära åtgärder Personnrordning Individuell studieplan enligt SL 20 kap. 8 Klassvis 2 år Original till köparen Följesedlar och kopia av beställning bevaras 3 år Förteckning eller register över elever som hör hemma i kommunen bevaras Omgående Viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkoder förklaras. Leverereras till et i juni och december. 3 år Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter elev Omgående Leverereras till et i juni och december. 42
Förvaltning: Barn- och utbildning, Vuxenutbildning inkl. sfi ( Elevlösningar och sammanställning över resultat i nationella slutprov/ämnesprov i svenska Elevlösningar och sammanställning över resultat i nationella prov i andra ämnen än svenska Per ämne Kartonger Per ämne Kartonger Överklaganden X Personnrordning Delegationsbeslut angående elever 5 år 1 år Originalet skickas till prövning om beslutet inte ändras Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk 1 år Likabehandlingsplaner Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper när ny är beslutad Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer) 1 år Den pedagog som producerar ett läromedel lämnar ett ex. för arkivering 43
Förvaltning: Barn- och utbildning, Särskild utbildning för vuxna ( Protokoll från elevvårdskonferenser Personnrordning Efter elev er/åtgärdsprogram Personnrordning När elev Ansökan till särskolan Personnrordning Beslut om mottagande av elev i särskild utbildning för vuxna Personnrordning Intyg om genomgången utbildning Personnrordning Personuppgifter Personnrordning Betygskatalog Per klass Olycksfall elever Pnrordning Se elevhälsovårdjournal Originalet till elevakt när elev slutar När elev När elev In- och utskrivning i särskolan När elev 3 år Ev. förkortningar och sifferkoder förklaras Original i elevhälsovårdsjournal. Ange alltid personnummer på blanketten. till sekr. i BUSK Sammanställning i BUSK-protokoll 44
Förvaltning: Barn- och utbildning, Särskild utbildning för vuxna ( Tillbud elever Kronologisk ar om modersmålsundervisning och svenska som andra språk Protokoll från lokala samverkansgrupper, eller elevråd/elevsamråd Personnrordning Kronologisk Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Bokstavsordning Förteckning läromedel Kronologisk Individuella studieplaner Digitalt Klassvis Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om inoch utflyttningar Per skola klass Skolkataloger Per skola, klass Boxar Efter åtgärd Efter elev 3 år 1 år Original hos arbetsledaren Det viktigaste med blanketterna är att problemet åtgärdas och att verksamheten följer upp tillbuden under pågående verksamhetsår till sekr. i BUSK för sammanställning statistik 1 år Följesedlarna bevaras Inaktualitet 1 år Korrigering av första klasslistan under året så att komplett lista med ändringar finns efter läsåret 1 år 45
Förvaltning: Barn- och utbildning, Särskild utbildning för vuxna ( Ledighetsansökan från elev Bokstavsordning In- och utflyttningsanmälan Bokstavsordning Avgångsbetyg eller samlat betygsdokument X Per klass Avbrottselever studieplan med betyg Årskurs Personnrordning Överklaganden X Personnrordning Delegationsbeslut angående elever Efter elev 10 år Gallras dock tidigast vid läsårets slut Original till vederbörande Originalet skickas till prövning om beslutet inte ändras Årlig dokumentation av kvalitetsarbetet Kronologisk 1 år Likabehandlingsplaner Digitalt Hemsidan 1 år Skoladministratörerna skriver ut på arkivpapper när ny är beslutad Egenproducerade läromedel (t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer) 1 år Den pedagog som producerar ett läromedel lämnar ett ex. för arkivering 46
Förvaltning: Barn- och utbildning, Elevhälsan ( Elevhälsovårdsjournaler / digitalt Intyg om allergi Födelsetal (Tillbud olycksfall elever t.o.m. 2002-12-31 därefter hanterar föräldrarna anmälan till försäkringsbolaget) Personnrordning I elevhälsovårdsjournal Tester och utredningar av skolpsykolog Personnrordning Mappar Sammanställning av screening utförda av specialpedagog Läsårsvis Läs- och skrivutredningar utförda av specialpedagog Bokstavsordning Mappar Matematikutredningar utförda av specialpedagog Bokstavsordning Mappar Utvecklingsbedömning utförda av specialpedagog Bokstavsordning Mappar Utredning kränkande behandling Personnrordning När elev 2 år 3 år efter elev 6 år Se beslut BUN och KF samt rutiner skolhälsovårdsjournaler, sid. 49-53 Datajournaler skriv ut på svenskt arkiv 80 papper för arkivering Efter år 9 Sorteras i personnummerordning innan de lämnas till et Efter år 9 Sorteras i personnummerordning innan de lämnas till et Efter år 9 Sorteras i personnummerordning innan de lämnas till et Efter elev Förvaras i skolans elevakt/förskolans barnakt 47
Förvaltning: Barn- och utbildning, Elevhälsan ( Pedagogisk och social bedömning Personnrordning Efter elev Förvaras i skolans elevakt/förskolans barnakt Utredning PUFF (hög frånvaro) Personnrordning Efter elev Förvaras i skolans elevakt Skolpsykologjournal med underlag som t.ex. testmaterial Personnrordning Mappar 3 år efter elev Sammanställning över journaler som överlämnats till annan huvudman, ska innehålla namn, personnummer, vart de överlämnas samt att samtycke inhämtats Kronologisk ordning Original lämnas till KF för beslut om avhändande. lämnas till et 48
Barn- o utbildningsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2009-05-12 Rektorsassistenterna Centralarkivet BUN 41/2009 Dnr 2009/33 004 Riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST - Extens, barnomsorgs- och elevregister Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig för uppgifter i kommunens barnomsorgs- och elevregister. En arbetsgrupp har på uppdrag från chefsgruppen arbetat fram ett förslag på riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST-Extens, barnomsorgs- och elevregister, och hur personuppgifterna får gallras/flyttas. Beredning Förslag på riktlinjer förbehandling av personuppgifter i IST, barnomsorgsoch elevregister 2009-05-06 Arbetsutskottet 30/2009 Beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST-Extens, barnomsorgs- och elevregister och för hur personuppgifter får gallras/flyttas. 49
Riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST, barnomsorgs- och elevregister Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig för uppgifter i IST, kommunens barnomsorgs- och elevregister. Enligt Personuppgiftslagen (1998:204) 9, ska den personuppgiftsansvarige se till att: a) personuppgifter behandlas bara om det är lagligt, b) personuppgifter alltid behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med god sed, c) personuppgifter samlas in bara för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål, d) personuppgifter inte behandlas för något ändamål som är oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in, e) de personuppgifter som behandlas är adekvata och relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen, f) inte fler personuppgifter behandlas än som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen, g) de personuppgifter som behandlas är riktiga och, om det är nödvändigt, aktuella, h) alla rimliga åtgärder vidtas för att rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som är felaktiga eller ofullständiga med hänsyn till ändamålen med behandlingen, och i) personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. I fråga om första stycket d gäller dock att en behandling av personuppgifter för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål inte skall anses som oförenlig med de ändamål för vilka uppgifterna samlades in. Personuppgifter får bevaras för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål under längre tid än som sagts i första stycket i. Personuppgifterna får dock i sådana fall inte bevaras under en längre tid än vad som behövs för dessa ändamål. Personuppgifter som behandlas för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål får användas för att vidta åtgärder i fråga om den registrerade bara om den registrerade har lämnat sitt samtycke eller det finns synnerliga skäl med hänsyn till den registrerades vitala intressen. Barn- och utbildningsnämnden beslutade 2002-06-12, 58, godkänna informationsblanketter om personuppgiftslagen i barnomsorgen och personuppgiftslagen i skolan som ska delas ut till samtliga barn/elever inom nämndens verksamheter eller till deras vårdnadshavare. Barn- och utbildningsnämnden beslutade 2003-04-09, 48, om policy för skolornas/förskolornas webbsidor och för behandling av personuppgifter inom nämndens verksamhet. Barn- och utbildningsnämnden har en dokumenthanteringsplan för handlingar som inkommit eller upprättats inom verksamheterna som tillhör myndigheten och hur de ska gallras/bevaras. Utöver det behövs riktlinjer för hur personuppgifter i IST barnomsorgs- och elevregister får behandlas och för hur personuppgifter gallras/flyttas. 50
Riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST, barnomsorgs- och elevregister Grunduppgifterna i IST hämtas från befolkningsregistret som uppdateras en gång per vecka av skoladministratörerna. Ansvarig att beställa uppgifterna från Skatteverket är systemansvariga för IST. De fält för övrig information som finns i registret får endast användas för uppgifter om skolskjuts. Känsliga uppgifter som t.ex. uppgifter om sjukdom får inte läggas in. Ansvarig att ta ut lista för skolpliktsbevakning är systemansvarig. Rektor är ansvarig för att kontrollera uppgifterna på skolpliktsbevakningslistan. Barn och elever med skyddade personuppgifter hanteras manuellt i pärm som endast ett fåtal har tillgång till. Har de endast skyddad adress tas de med i IST men med en markering som ska fungera som en varningssignal så att en noggrann prövning görs innan några uppgifter om personen lämnas ut. Alla uppgifter som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen ska skrivas ut på papper svenskt arkiv 80 och följa tidsfristerna i dokumenthanteringsplanen. Personuppgifterna som är digitalt förvarade i registren i IST ska gallras enligt följande: 51
Register för /överflyttning Ansvarig Personalregistret Gallras direkt då person slutar Assistent för resp. enhet Personaluppgifter för tjänstlediga läggs Ej aktiv Assistent för resp. enhet Barnomsorgsregistret Gallras 10 år efter avlutad aktivitet Assistent för resp. enhet Barnomsorgskö Gallras efter 2 år. Systemansvarig Elevuppgifter grundskola, aktuella elevuppgifter Elevuppgifterna flyttas till AVG efter år 9 Assistent för resp. enhet år 1-9, läggs i enhet för respektive skola Register AVG Gallras efter 5 år. Systemansvarig Elevuppgifter, elever i grundskolan som flyttar Elevuppgifterna flyttas till enhet FLYTTAT direkt Assistent för resp. enhet till annan kommun vid flytt Register FLYTTAT Gallras 3 år efter flytt Systemansvarig Register EXTERN, elevuppgifter, elever Gallras en gång per år efter skolplikt upphört Systemansvarig som går i andra kommuner STÅL aktuella elevuppgifter gymnasiet Uppgifter flyttas till STUP, AVBROTT; AVG, AVGGR Assistent för resp. enhet när de inte är aktuella längre (handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper) STUP elevuppgifter, gymnasieelever med Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet studieuppehåll papper) AVBROTT elevuppgifter, gymnasieelever som Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet hoppar av, byter skola, flyttar papper) AVG elevuppgifter, gymnasieelever som Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet slutfört gymnasieutbildning (studenter) papper) AVG GR elevuppgifter, prövning vid gymnasiet Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet (för högre grundskolebetyg) papper) 52
GYMNASIESÄR aktuella elevuppgifter, Uppgifter flyttas till AVG GYMN SÄR när de inte är aktuella Assistent för resp. enhet Gymnasiesärskolan längre (handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper) AVG GYMN SÄR elevuppgifter, elever som Gallras 10 år efter avslutad aktivitet (handlingar som ska Assistent för resp. enhet gymnasiesärskolan bevaras skrivs ut på papper) SÄRVUX aktuella elevuppgifter, vuxenutbildning Uppgifter flyttas till AVG SÄRVUX när de inte är aktuella Assistent för resp. enhet för människor med utvecklingsstörning längre (handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper) AVG SÄRVUX elevuppgifter, elever som Gallras 10 år efter avslutad aktivitet (handlingar som ska Assistent för resp. enhet Särvux bevaras skrivs ut på papper) VUX aktuella elevuppgifter, vuxenutbildning Uppgifter flyttas till AVB VUX, AVG VUX när de inte är Assistent för resp. enhet aktuella längre (handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper) SFI aktuella elevuppgifter, svenska för invandrare Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet papper) VUX EXTERN elevuppgifter, elever på vuxen- Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet utbildning i andra kommuner papper) AVB VUX elevuppgifter, elever som avbrutit Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet vuxenutbildning papper) AVG VUX elevuppgifter, elever som slutfört Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet vuxenutbildning papper) AVG 98 VUX elevuppgifter, hopsamlade uppgifter Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut på Assistent för resp. enhet m elever i vuxenutbildning innan år 1998 papper) HUMU aktuella elevuppgifter, musikskolan Uppgifterna flyttas till HU MU HI när de inte är aktuella Assistent för resp. enhet längre (handlingar som ska bevaras skrivs ut på papper) HU MU HI elevuppgifter, elever som Gallras efter 10 år (handlingar som ska bevaras skrivs ut Assistent för resp. enhet musikskolan på papper) 53
Behandling av personuppgiftet i Infomentor Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig för uppgifter i Infomentor. Enligt Personuppgiftslagen (1998:204) 9, ska den personuppgiftsansvarige se till att: a) personuppgifter behandlas bara om det är lagligt, b) personuppgifter alltid behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med god sed, c) personuppgifter samlas in bara för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål, d) personuppgifter inte behandlas för något ändamål som är oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in, e) de personuppgifter som behandlas är adekvata och relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen, f) inte fler personuppgifter behandlas än som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen, g) de personuppgifter som behandlas är riktiga och, om det är nödvändigt, aktuella, h) alla rimliga åtgärder vidtas för att rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som är felaktiga eller ofullständiga med hänsyn till ändamålen med behandlingen, och i) personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. I fråga om första stycket d gäller dock att en behandling av personuppgifter för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål inte skall anses som oförenlig med de ändamål för vilka uppgifterna samlades in. Personuppgifter får bevaras för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål under längre tid än som sagts i första stycket i. Personuppgifterna får dock i sådana fall inte bevaras under en längre tid än vad som behövs för dessa ändamål. Personuppgifter som behandlas för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål får användas för att vidta åtgärder i fråga om den registrerade bara om den registrerade har lämnat sitt samtycke eller det finns synnerliga skäl med hänsyn till den registrerades vitala intressen. Barn- och utbildningsnämnden beslutade 2002-06-12, 58, godkänna informationsblanketter om personuppgiftslagen i förskolan och personuppgiftslagen i skolan som ska delas ut till samtliga barn/elever inom nämndens verksamheter eller till deras vårdnadshavare. Barn- och utbildningsnämnden beslutade 2003-04-09, 48, om policy för skolornas/förskolornas webbsidor och för behandling av personuppgifter inom nämndens verksamhet. Barn- och utbildningsnämnden har en dokumenthanteringsplan för handlingar som inkommit eller upprättats inom verksamheterna som tillhör myndigheten och hur de ska gallras/bevaras. Utöver det behövs riktlinjer för hur personuppgifter i Infomentor får behandlas och för hur personuppgifter gallras eller flyttas. 54
Riktlinjer för behandling av personuppgifter i Infomentor Grunduppgifterna i Infomentor från befolkningsregistret som uppdateras en gång per vecka av skoladministratörerna. Ansvarig att beställa uppgifterna från Skatteverket är systemansvariga för Infomentor. De fält för övrig information som finns i registret får endast användas för uppgifter om skolskjuts. Känsliga uppgifter som t.ex. uppgifter om sjukdom får inte läggas in. Barn och elever med skyddade personuppgifter hanteras manuellt i pärm som endast ett fåtal har tillgång till. Alla uppgifter som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen ska skrivas ut på papper svenskt arkiv 80 och följa tidsfristerna i dokumenthanteringsplanen. 55
Personuppgifterna som är digitalt förvarade i registren i Infomentor ska gallras enligt följande: Register för /överflyttning Ansvarig Personalregistret Gallras direkt då person slutar Skoladministratör för resp. enhet Personaluppgifter för tjänstlediga läggs Inaktiv Skoladministratör för resp. enhet Elevuppgifter grundskola, aktuella elevuppgifter Gallras efter år 9 Skoladministratör för resp. enhet år 1-9, läggs i enhet för respektive skola Elevuppgifter, elever i grundskolan som flyttar Elevuppgifterna flyttas till enhet SLUTAT direkt Skoladministratör för resp. enhet till annan kommun vid flytt Elevuppgifter gymnasiet, aktuella elevuppgifter, Gallras efter år 3 Skoladministratör på resp. enhet läggs i resp. elevträd Elevuppgifter, elever på gymnasiet som flyttar, Elevuppgifterna flyttas till enhet SLUTAT direkt Skoladministratör för resp. enhet hoppar av, byter skola Register SLUTAT Gallras 3 år efter elev oavsett klass Skoladministratör för resp. enhet 56