Utvärderingsrapport 2014-10-30 Upphandlande organisation Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet Upphandling Kontorspapper Matilda Sjögren 96-14-2014 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen Anbudslämnare Säljare: Anbud: Organisationsnr.: Kval.: Papyrus Supplies AB Kammarkollegiet Kontorspapper 5560576554 (14/9) Besvarade delar i upphandlingen Del: Generell del Säljare: Anbud: Anbudssumma Kval.: Papyrus Supplies AB Kammarkollegiet Kontorspapper (14/9) Del: Kravspecifikation (Valfri del) Säljare: Anbud: Anbudssumma Kval.: Papyrus Supplies AB Kammarkollegiet 12 047,53 12 047,53 Kontorspapper (14/9) 4. Kravspecifikation 4.1. Omfattning Upphandlingen avser avropsberättigade myndigheters behov av kontorspapper för utskrift, kopiering och tryck. 4.2. Produkter Upphandlingen omfattas av följande pappersgrupper: Kontors- och kopieringspapper (vitt) Papper för fyrfärgskopiering motsvarande 4CC Färgat papper Arkivbeständigt papper Åldersbeständigt papper Utskrivet: 2014-10-30 15:49 Sida 1 av 10
Anbudsgivaren ska kunna leverera samtliga pappersgrupper. Anbudsgivaren ska fylla i och bifoga bilaga Produktinformation, det är tre kolumner i bilagan som ska fyllas: Artikelnamn, artikelnummer och om vara är lagervara eller icke lagervara. Har anbudsgivaren fyllt i och bifogat bilaga Produktinformation? (/Nej svar) 4.2.1. Övrigt sortiment Anbudsgivaren ska även kunna leverera papper som används vid tryckning, bl.a. bestruket och obestruket papper i storformat samt färgat papper i storformat. 4.2.2. Rabatt Anbudsgivaren ska ange en rabattsats i % på övrigt sortiment. Detta innebär att anbudsgivaren förbinder sig att alltid offerera minst denna rabattsats, dock är det alltid möjligt för anbudsgivaren att offerera högre rabattsats vid en förnyad konkurrensutsättning. Rabatten ska vara enhetlig, dvs. endast en (1) rabattsats ska lämnas. Den lämnade rabatten ska gälla under hela avtalsperioden inklusive eventuell förlängning. Rabattsatsen utvärderas ej. Anbudsgivarens rabattsats i procent. (Fritextsvar) 22 4.2.3. Tilläggstjänster Anbudsgivaren ska kunna erbjuda inbärning och uppbärning vid leverans. Detta ska inte ingå i priset, utan vara en avropsbar tjänst. 4.2.4. Tillgänglighet De produkter som specifikt efterfrågas i punkt 4.2 av statens inköpscentral och som anbudsgivaren erbjuder ska inte ingå i utgående sortiment. Med detta avses att produkterna ska finnas tillgängliga för försäljning i minst sex månader efter avtalstecknande. 4.2.5. Anbudsprover Anbudsprover kan komma att begäras in av Statens inköpscentral under utvärderingsarbetet. Om sådana prover begärs in ska dessa utan kostnad tillhandahållas och levereras till önskat Utskrivet: 2014-10-30 15:49 Sida 2 av 10
leveransställe. Anbudsproverna ska levereras inom maximalt 5 arbetsdagar. 4.3. Generella krav 4.3.1. Papperskvalitet Anbudsgivaren ska kunna erbjuda papper i både A- och B-kvalitet. Med detta avses att pappret ska uppfylla minst nedan krav för både ohålat och hålat papper. För papper av A-kvalitet ska nedan krav uppfyllas: - Opacitet 92 (% enligt mätmetod ISO 2471 eller likvärdigt) - Vithet 160 (% enligt mätmetod ISO 11475 eller likvärdigt) - Jämnhet/ytråhet 230 (ml/min, ISO 8791-2 eller likvärdigt) För papper av B-kvalitet ska nedan krav uppfyllas: - Opacitet 90 (% enligt mätmetod ISO 2471 eller likvärdigt) - Vithet 150 (% enligt mätmetod ISO 11475 eller likvärdigt) - Jämnhet/ytråhet 250 (ml/min, ISO 8791-2 eller likvärdigt) Anbudsgivare verifierar att ovanstående krav uppfylls genom att bifoga informationsmaterial som styrker kravet. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-kraven angående papperskvalitet? (/Nej svar) Bifoga dokument som styrker ovan krav. (Bifogat dokument) Pos. 1.1 PlanoDynamic 75 gr.pdf Pos. 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.11, 1.12, 1.15, 1.16 PlanoDynamic 80 gr och 90 gr.pdf Pos. 1.6 PlanoUniversal 75 gr.pdf Pos. 1.7, 1.8, 1.9, 1.10, PlanoUniversal 80 gr.pdf 4.3.2. Färgat papper Anbudsgivaren ska ha ett brett sortiment av färgat papper. Färgat papper ska hålla samma kvalitet och ha samma egenskaper som vitt papper. Anbudsgivaren ska minst kunna erbjuda färgat A4 papper 80g, ohålat i: - Svag/mellansvag gul nyans - Svag/mellansvag blå nyans - Svag/mellansvag grön nyans Anbudsgivaren ska nedan beskriva vilka andra färger som kan erbjudas till samma pris som ovan nämnda och med samma kvalitetskrav. Dessa färger kommer att ingå i övrigt sortiment. Utskrivet: 2014-10-30 15:49 Sida 3 av 10
Vilka färger kan ni erbjuda till samma pris? (Fritextsvar) Förutom ljusgul, ljusblå och ljusgrön erbjuds papper i färgerna creme, champagne, ljusrosa, rosa, grön, gul, orange, salmon, lila, blå, ljusgrå och grå färg till samma pris. Utöver dessa färger finns ett brett sortiment med färgat papper i olika pappersformat och gramvikter. 4.3.3. Arkivbeständigt och åldersbeständigt papper Arkivbeständigt papper ska vara arkivbeständigt i enlighet med SS ISO 11108 och ska: - uppfylla kraven för åldersbeständigt papper - vara tillverkat sv bomull, cotton linters, hampa eller lin men får innehålla en mindre del helblekt kemisk massa - ha viktstyrka på minst 2,18 (viktal minst 150) Åldersbeständigt papper ska vara ålderbeständigt i enlighet med SS ISO 9706 och ska: - vara neutrallimmat - ha ett PH-värde mellan 7,5 och 10,0 - ha en alkalireserv minst motsvarande 4,0 mol syra per kg papper - ha rivstyrka på minst 350 mn - ha kappatal mindre än 5, dvs. papperet får bara innehålla en begränsad mängd oxiderbart material Statens inköpscentral kan komma att begära in dokument som styrker detta. 4.3.4. Leverantörsförsäkran Anbudsgivaren ska bifoga en Leverantörsförsäkran som visar att kravet i Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2006:4 rörande tekniska krav och certifiering ändrad genom RA-FS 2012:8 uppfylls vad gäller arkivbeständigt och åldersbeständigt papper. Försäkran ska innefatta: - identifierande beteckning på försäkran - utfärdarens namn och adress - produktens namn och typ - eventuell specificering av de produkter som försäkran avser - uttalande om överensstämmelse med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav i 4 6 kap. (RA-FS-beteckning, kapitel och paragraf, eller standardbeteckning, utgåva, avsnitt och punkt) - uttalande att utfärdaren på begäran kan tillhandahålla: en provningsrapport, intyg som visar att produkten överens stämmer med den som använts vid provningen eller en beskrivning av ansvarsförhållanden och rutiner hos leverantören - datum och plats för utfärdande av försäkran - namn och befattning på den person som företräder utfärdaren - namnteckning eller motsvarande utställarangivelse Bifoga Leverantörsförsäkran (Bifogat dokument) 4.3.4. Leverantörsförsäkran Papyrus Supplies AB.pdf Utskrivet: 2014-10-30 15:49 Sida 4 av 10
4.3.5. Kundtjänst Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla kostnadsfri kundtjänst till Beställare. Kundtjänsten ska kunna nås via telefon och e-post mellan 08.00 och 16.00, svensk tid, varje helgfri arbetsdag året runt. Vid enklare frågor till kundtjänsten ska svar erhållas inom två (2) timmar. Vid mer komplicerade frågor ska svar erhållas vid den tidpukt som överenskommits med avropande myndighet. Anbudsgivarens personal i kundtjänsten ska ha god kännedom om innehållet i tecknat avtal samt ha kunskap om varor som omfattas av avtalet. Anbudsgivarens personal i kundtjänsten ska kommunicera på svenska både i tal och skrift. 4.4. Miljökrav 4.4.1. Miljömärkning Kopieringspapper ska uppfylla de produktrelaterade kriterierna för tryckpapper enligt den nordiska miljömärkningen Svanen, Svenska naturskydds-föreningens miljömärke Bra Miljöval, EU-blomman eller annan för papper relevant miljömärkning. 4.4.2. Blekmetod Massa som ingår i pappersproduktionen ska vara blekt utan klorgas, d.v.s enligt ECF- eller TCF-metoden. AOX-utsläppen från tillverkning av varje enskild massa ska inte överskrida 0,17kg/ton massa (med 90%TS). Anbudsgivaren ska uppfylla kraven enligt EU Ecolabel tryck- och kopieringspapper eller likvärdigt. Statens in köpscentral kan komma att begära in dokument som styrker detta. 4.4.3. Växthusgaser Utsläpp av fossil koldioxid från energianvändning vid tillverkning av massa och papper ska inte överstiga 1000 kg/ton producerat papper i integrerat bruk samt 1100 kg/ton producerat papper i ointegrerat bruk. Anbudsgivaren ska uppfylla kraven i EU Eco label tryck- och kopieringspapper, Svanen eller likvärdigt. Satens inköpscentral kan komma att begära in dokumentation som styrker detta. 4.4.4. Skogsråvarans ursprung Råvaran i produkterna ska härröra från skogsbruk som uppfyller alla villkor nedan: Utskrivet: 2014-10-30 15:49 Sida 5 av 10
- Har legal ägande/nyttjanderätt - Följer nationellt och lokalt gällande lagar och bestämmelser beträffande brukande, miljö, arbete och välfärd, hälsa och säkerhet, samt andra parters nyttjanderätt - Betalar relevanta skatter och avgifter som är kopplade till brukandet Anbudsgivaren ska ange de pappersbruk varifrån produkterna anskaffas och vilket system som används för att säkerställa virkets ursprung. Statens inköpscentral kan komma att begära in dokumentation som styrker detta, t ex intyg på ledningssystem ( ISO 3002, ISO 14001) och/eller AMA CoC-certifikat eller likvärdigt. Från vilket eller vilka pappersbruk anskaffas produkterna? (Fritextsvar) Stora Enso, Nymölla. De innehar ISO-certifikat och all annan dokumentation som gör att kraven enligt ovan uppfylls. 4.5. Leverans 4.5.1. Avrop Avrop ska ske genom förnyad konkurrensutsättning. Avropet ska ställas till samtliga leverantörer på ramavtalet och efter utvärdering tilldelas en leverantör beställningen. Anbudsgivaren ska kunna hantera flera olika faktureringsadresser för behöriga beställare. 4.5.2. Årsbaserat leveransavrop Det ska vara möjligt för Avropsberättigad att genomföra mindre beställningar kontinuerligt. Avropet görs då för en beräknad årsvolym på en eller flera artiklar. Avropet ska ställas till samtliga leverantörer på ramavtalet. Därefter skrivs ett leveransavtal som ska undertecknas av båda parter. I detta avtal ska det tydligt framgå under hur lång tid detta avtal är giltigt. 4.5.3. Leveranstider Anbudsgivaren ska kunna leverera till hela Sverige. Leveranstid för ordinarie sortiment ska vara maxtre (3) arbetsdagar från det att beställningen har gjorts t o m den dag då varan är Avropsberättigad tillhanda på någon av deras ordinarie leveransplatser i Sverige. För ej lagerförda varor ska leveranstid vara max tre till fem (3-5) arbetsdagar från det att beställningen har gjorts t o m den dag då varan är Avropsberättigad tillhanda på någon av deras ordinarie leveransplatser i Sverige. Leveranser ska så långt möjligt ske under ordinarie kontorstider (helgfria dagar 8.00-17.00) så att avropande personal finns tillgänglig för att ta emot produkterna. Avisering om eventuella avvikelser från normala leveranstider ska ske snarast. Utskrivet: 2014-10-30 15:49 Sida 6 av 10
För samtliga leveranser ska postens avgifter för leveranser inom Sverige gälla och användas som grund vid fakturering. Om emballage krävs ska detta ingå i priset. För beställningar med ett totalt ordervärde på 500 SEK eller mer (exklusive mervärdesskatt) ska leverans ske fraktfritt till Avropsberättigades lokaler. 4.5.4. Förpackning, Emballage och pall Anbudsgivaren ska tillse att varor är förpackade och levereras i ändamålsenliga förpackningar som bibehåller varornas avsedda kvalitet och egenskaper. Förpackning och emballage ska ingå i priset. Packning av Varor ska göras på ett sådant sätt att varorna lätt kan tas om hand vid lossning. Varor ska packas på ett sådant sätt att känsliga varor inte skadas. Eventuella skador på emballage ska noteras på kvittensen vid leveransmottagande. Vid leveranser med pallar ska Anbudsgivaren erbjuda att ta hand om pallarna utan extra kostnad för Avropsberättigad. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav gällande förpackning, emballage och pall? (/Nej svar) 4.5.5. Expressleverans Anbudsgivaren ska kunna erbjuda expressleverans för ordinarie sortiment och lagerförda produkter. Med expressleverans avses att varorna ska skickas samma dag och vara hos Avropsberättigad inom 24 timmar från avrops/beställningstillfället. Avropsberättigad anger vid avropet om expressleverans är aktuellt. 4.5.6. Orderbekräftelse Anbudsgivaren ska lämna skriftlig leveransbekräftelse/orderbekräftelse snarast efter beställning till avropande myndighet avseende avropade varor. Leveransbekräftelsen/orderbekräftelsen ska innehålla uppgift om avropad vara och leveransdag. Anbudsgivaren ska vara tillgänglig för kundkontakt under ordinarie kontorstider (helgfria dagar 8.00-17.00). Anbudsgivaren ska kunna erbjuda beställning via telefon och e-post. Leveransbekräftelsen/orderbekräftelsen ska erhållas oavsett om beställning läggs per telefon eller elektroniskt. Utskrivet: 2014-10-30 15:49 Sida 7 av 10
4.5.7. Ersättningsprodukt Om avropad vara/produkt inte kan levereras ska denna ersättas och levereras först efter överenskommelse med avropande myndighet. Ersättande produkt ska uppfylla de ställda kraven och vara likvärdig. Priset för den ersättande produkten ska vara detsamma som priset för den vara som ursprungligen avropats. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav för ersättningsprodukter. (/Nej svar) 4.6. Pris Priser ska anges i SEK exklusive moms. Priset ska inkludera samtliga åtaganden. Priserna nedan kommer utgöra takpriser i ramavtalet. Inga andra avgifter ska tas ut i samband med beställningar. Observera att det angivna värdet för kvantitet i prismatrisen används i utvärderingssyfte och enbart speglar ett uppskattat inköpsmönster. Värdet kvantitet i prismatrisen återspeglar inte hur ramavtalet kommer att användas. Anbudsgivaren ska fylla i sina priser i prismatrisen nedan. Samtliga priser ska fyllas i. (Prismatris) 12 047,53 Specifikation Kvantitet Enhet Pris/enhet 75g, A-kvalitet, åldringsbeständigt, ohålat, normal förpackning. 50,00 st 26,00 PlanoDynamic 75g 210x297 R 80g, A-kvalitet, åldringsbeständigt, ohålat, normal förpackning. PlanoDynamic 80g 210x297 R 50,00 st 32,50 80g, A-kvalitet, åldringsbeständigt, hålat, normal förpackning. PlanoDynamic 80g 210x297 R Hålat 50,00 st 31,75 80g, A-kvalitet, åldringsbeständigt, ohålat, storpack. PlanoDynamic 80g 210x297 expressbox 50,00 st 32,50 80g, A-kvalitet, åldringsbeständigt, hålat, storpack. PlanoDynamic 80g 210x297 expressbox Hålat 50,00 st 31,75 75g, B-kvalitet, åldringsbeständigt, ohålat, normal förpackning. PlanoUniversal 75g 210x297 10,00 st 26,00 Utskrivet: 2014-10-30 15:49 Sida 8 av 10
80g, B-kvalitet, åldringsbeständigt, ohålat, normal förpackning. PlanoUniversal 80g 210x297 R 10,00 st 32,00 80g, B-kvalitet, åldringsbeständigt, hålat, normal förpackning. PlanoUniversal 80g 210x297 R Hålat 10,00 st 31,50 80g, B-kvalitet, åldringsbeständigt, ohålat, storpack. PlanoUniversal 80g 210x297 expressbox 10,00 st 32,00 80g, B-kvalitet, åldringsbeständigt, hålat, storpack. PlanoUniversal 80g 210x297 expressbox Hålat 10,00 st 31,50 90g, A-kvalitet, åldringsbeständigt, ohålat, normal förpackning. PlanoDynamic 90g 210x297 R 8,00 st 36,00 90g, A-kvalitet, åldringsbeständigt, hålat, normal förpackning. PlanoDynamic 90g 210x297 R Hålat 8,00 st 35,50 90g, B-kvalitet, åldringsbeständigt, ohålat, normal förpackning. Utgår från artikellistan enligt Frågor & Svar 7,00 st 0,00 90g, B-kvalitet, åldringsbeständigt, hålat, normal förpackning. Utgår från artikellistan enligt Frågor & Svar 7,00 st 0,00 Pris per 1000 ark för kontors- och koiperingspapper, vitt, A3, 80g, A-kvalitet, åldringsbeständigt, ohålat, normal förpackning. PlanoDynamic 80g 420x297 R 5,00 st 73,00 Pris per 1000 ark för kontors- och koiperingspapper, vitt, A3, 80g, A-kvalitet, åldringsbeständigt, ohålat, normal förpackning. PlanoDynamic 90g 420x297 R 5,00 st 79,00 Pris per 1000 ark för papper för fyrfärgskopiering, A4, 90g, 4CC-kvalitet eller likvärdig, åldringsbeständigt, ohålat, normal. MultiCopy Colour Laser 90g 210x297 R 2,00 st 72,64 Pris per 1000 ark för papper för fyrfärgskopiering, A4, 100g, 4CC-kvalitet eller likvärdig, åldringsbeständigt, ohålat, normal. MultiCopy Colour Laser 100g 210x297 R 2,00 st 80,42 Pris per 1000 ark för färgat papper, A4, 80g, i svag/mellansvag gul nyans, ohålat normal förpackning. Rainbow 80g 210x297 R ljusgul 2,00 st 68,98 Pris per 1000 ark för färgat papper, A4, 80g, i svag/mellansvag blå nyans, ohålat normal förpackning. 2,00 st Utskrivet: 2014-10-30 15:49 Sida 9 av 10
Rainbow 80g 210x297 R ljusblå 68,98 Pris per 1000 ark för färgat papper, A4, 80g, i svag/mellansvag grön nyans, ohålat normal förpackning. Rainbow 80g 210x297 R ljusgrön 2,00 st 68,98 Pris per 1000 ark för arkivbeständigt papper, A4, 80g, ohålat. 1,00 st Svenskt Arkiv 80g 210x297 R 365,53 Pris per 1000 ark för arkivbeständigt papper, A5, 100g, ohålat normal förpackning. Svenskt Arkiv 100g 210x297 R 1,00 st 375,00 Utskrivet: 2014-10-30 15:49 Sida 10 av 10