Avtalstid tidigast fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning ett (1) + ett (1) år

Transkript

1 Polisens verksamhetsstöd Administrativa enheten Upphandlingssektionen Upphandlande myndighet Polismyndigheten i Skåne Ansvarig upphandlare Michael Erilane ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum Diarienr (åberopas vid korrespondens) Ärendebeteckning 920 E-post michael.erilane@polisen.se Beställare Polismyndigheten i Skåne Kerstin Nilsson Upphandlingsförfarande Förenklad upphandling Anbud senast Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, Stockholm Anbudsgivaren skall vara bunden till sitt anbud t o m Avtalsform Ramavtal Avtalstid tidigast fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning ett (1) + ett (1) år Förfrågan avser Måltidstjänster till arresterna 1 INLEDNING Rikspolisstyrelsen är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 länsindelade polismyndigheter. Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för Polismyndighetens i Skånes (upphandlande myndighet) räkning och inbjuder er att lämna anbud. Inbjudan sker genom annonsering i databasen i Anbudsjournalen samt genom publicering av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlaget) på Polisens upphandlarprofil: Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att fullständigt Förfrågningsunderlag enligt bilageförteckning erhållits. Postadress Box STOCKHOLM Besöksadress Polhemsgatan 30 STOCKHOLM Org.nr Hemsida

2 Anbudsgivare ska själv informera sig om de faktiska förhållandena på plats genom att boka en tid för visning av lastningsplatserna genom att kontakta någon av nedanstående personer på nedan angivna kontaktuppgifter. Observera att inga frågor kommer att besvaras under visningen utan eventuella frågor ställs till kontaktpersonen som vidarebefordrar till ansvarig upphandlare. Kontaktuppgifter för bokning av tid för visning av lastplatserna: Malmö: Storgatan 43: Ulf Cederborg tfn , mobil Lund: Byggmästaregatan 1: Anders Hallberg tfn , mobil Stefan Håkansson tfn , mobil Helsingborg: Berga Allé 25: Annette Thornberg tfn , mobil Patrik Fors tfn , mobil Kristianstad: Ö. Kaserngatan 1: Ingela Hessbo tfn Martina Kull tfn Ystad: Kristianstadsvägen 51: Irene Persson tfn Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av detta Förfrågningsunderlag. Om behov av klargörande uppstår önskar Rikspolisstyrelsen erhålla eventuella frågor skriftligen, per e-post alternativt per fax, ställda till ansvarig upphandlare: Michael Erilane E-post: Faxnummer: Sista dag att inkomma med frågor samt att bli visade lastplatserna är Sista dag Rikspolisstyrelsen publicerar svar på inkomna frågor är Endast skriftliga svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Kompletteringar och förtydliganden till Förfrågningsunderlaget samt frågor och svar rörande Förfrågningsunderlaget som uppstår under anbudstiden, publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil. Intresserade anbudsgivare ansvarar själva för att gå in och ta del av denna information. 2 TERMINOLOGI Med måltidstjänster avses i detta fall tillagningen av måltiderna (frukost, lunch och middag) och eventuell infrysning av måltiderna i enlighet med specifikation samt leveranserna av måltiderna till arresterna. 3 OMFATTNING Denna upphandling avser tillagning av måltider och eventuell infrysning samt leverans av måltiderna till arresterna för Polismyndighetens i Skåne räkning. Ramavtalet innebär inte någon garanterad volym av uppdrag Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 2(10) Anbudsförfrågan

3 Cirkavolym per månad och avtalsområde: Avtalsområde POMA (Malmö): Storgatan 43: Frukost ca 364 stycken Lunch ca 280 stycken Middag ca 364 stycken Fryst lunch ca 90 stycken Avtalsområde POMS (Lund): Byggmästaregatan 1: Frukost ca 140 stycken Fryst lunch ca 170 stycken Fryst middag ca 170 stycken Avtalsområde PONV (Helsingborg): Berga Allé 25: Frukost ca 448 stycken Lunch ca 448 stycken Middag ca 448 stycken Fryst lunch/middag ca 30 stycken Avtalsområde PONS (Kristianstad): Ö. Kaserngatan 1: Frukost ca 84 stycken Lunch ca 84 stycken Middag ca 56 stycken Avtalsområde POSS (Ystad): Kristianstadsvägen 51: Frukost ca 168 stycken Lunch ca 168 stycken Middag ca 168 stycken Angiven volym är en cirkavolym. Det verkliga antalet kan komma att öka eller minska. Rikspolisstyrelsen kan inte garantera framtida volymer. 4 AVTALSTID Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter, dock tidigast och gäller i två (2) år. Polismyndigheten äger rätt men har inte skyldighet att förlänga ramavtalet med ett år i taget upp till två (2) år. Dock längst t o m Avtalet förlängs automatiskt om inte Polismyndigheten säger upp avtalet senast tre (3) månader innan avtalet upphör. 5 RAMAVTAL Anbud kan lämnas på ett, flera eller samtliga av nedan angivna avtalsområden. Polismyndigheten har för avsikt att tilldela kontrakt till maximalt en (1) anbudsgivare per avtalsområde och varje avtalsområde kommer att utvärderas var för sig. Alternativa anbud kommer inte att prövas. Avtalsområde Arrester/orter POMA Malmö POMS Lund PONV Helsingborg PONS Kristianstad POSS Ystad Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 3(10) Anbudsförfrågan

4 6 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på den leverantör och eventuella underleverantörer som ska utföra det aktuella åtagandet framgår nedan: 6.1 Uteslutningsgrunder Anbudsgivaren skall vara fri från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU till vilka 15 kap. 13 LOU hänvisar och lämna fullständiga och korrekta uppgifter i anbudet samt inte utelämna information av betydelse för utvärderingen av anbudet. 6.2 Register-/tillståndskontroll I det fall anbudsgivaren är skyldig att vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad skall anbudsgivaren vara registrerad. 6.3 Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk ställning att han kan upprätthålla ett långsiktigt ramavtal med Polisen. 6.4 Tidigare åtaganden Anbudsgivaren skall ha erfarenhet från minst två (2) åtaganden att leverera de tjänster/varor som i möjligaste mån motsvarar det i denna anbudsförfrågan efterfrågade. Åtagandena skall ha påbörjats eller slutförts efter den 1 juni Underleverantörer Underleverantörer som anbudsgivaren anlitar för att utföra tjänsterna skall uppfylla kraven i punkterna BEVISKRAV De bevis som anbudsgivarna skall inkomma med för att styrka att kraven under rubrik 6 är uppfyllda framgår nedan: 7.1 Företagsuppgifter Anbudsgivaren skall redovisa för sina företagsuppgifter, förslagsvis genom att fylla i och bifoga anbudet bilaga 1 Företagsuppgifter. Det är även önskvärt att anbudsgivaren bifogar anbudet en företagspresentation som innehåller uppgifter om företaget och dess verksamhet, ägar- och organisationsstruktur, resurser och utvecklingsplaner samt kort historik inklusive utveckling till dags datum. 7.2 Kontroll av uteslutningsgrunder Anbudsgivaren, samt eventuella underleverantörer, skall bifoga anbudet bilaga 2 Sanningsförsäkran, undertecknad av behörig företrädare. 7.3 Register och tillståndskontroll och kontroll av ekonomisk ställning Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare har fullgjort lagenligt ställda krav avseende registrerings, skatte- och avgiftsskyldigheter samt ekonomisk ställning genom att kontakta behöriga officiella myndigheter i Sverige och kreditupplysningsföretaget UC AB. Rikspolisstyrelsen kan komma att begära att utländska anbudsgivare visar att de har fullgjort lagenligt ställda krav avseende registrerings, skatte- och avgiftsskyldigheter genom att inkomma med intyg från behörig officiell myndighet i hemlandet. Bedömningen om anbudsgivaren kan upprätthålla ett långsiktigt avtal med Polisen görs med utgångspunkt från att anbudsgivarens riskklass inte får vara lägre än 3 enligt UC AB. I det fall anbudsgivaren inte är placerad i någon riskklass hos något affärs- och kreditupplysningsföretag (gäller exempelvis ekonomiska föreningar) eller om anbudsgivaren känner till att Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 4(10) Anbudsförfrågan

5 dennes riskklass är lägre än 3 eller om riskklassen inte är baserad på några reella värden (gäller exempelvis nystartade företag) kan anbudsgivaren istället visa sin ekonomiska ställning t.ex. genom att bifoga något av följande dokument: a) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som är placerad i riskklass 3 eller högre, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande; eller b) en redovisning av anbudsgivarens revisor, eller annan fysisk eller juridisk person med insyn i anbudsgivarens ekonomi, som visar att anbudsgivaren kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. 7.4 Kontroll av teknisk kapacitet Anbudsgivaren skall redogöra för sin tekniska kapacitet förslagsvis genom att fylla i och bifoga anbudet avtalsbilaga 3 Resursförteckning. Följande uppgifter skall framgå: a) en förteckning över två (2) referenser, för vilka anbudsgivaren har utfört motsvarande eller större uppdrag och volymer vid någon tidpunkt under de tre senaste åren. Referenternas namn, kontaktperson, telefonnummer samt tidpunkten för uppdraget skall anges. b) en förteckning över chaufförer och eventuell transportchef som kommer att utföra efterfrågad tjänst med uppgift om namn och personnummer för säkerhetskontroll. 8 KRAV PÅ TJÄNSTEN Uppfyller anbudsgivare nedanstående skall-krav ska anbudsgivaren bekräfta detta genom att kryssa för JA i rutan vid respektive krav. Anbudsgivare erhåller utvärderingspoäng för nedanstånde bör-krav genom att kryssa för JA i rutan vid kravet. Tjänsten skall genomföras på ett sådant sätt att livsmedelslagens (2006:804) krav uppfylls. Är kravet uppfyllt? JA NEJ Alla måltider skall levereras portionsförpackade i lämplig godkänd förpackning som går att äta ur. Är kravet uppfyllt? JA NEJ Kontroll av tjänst skall kunna utföras av Polismyndigheten utsedd kontrollant utan föregående notifiering. Är kravet uppfyllt? JA NEJ Anbudsgivare/Leverantör skall vara verbal och skriftlig i svenska språket. Gäller all personal som kommer ha direktkontakt med Polismyndigheten. Är kravet uppfyllt? JA NEJ Kontroll bör kunna påvisa rätt temperatur (enligt livsmedelslagen) på måltid från avfärd fram till nyttjande. Är kravet uppfyllt? JA NEJ Möjlighet bör finnas möjlighet för beställaren att ringa in en tilläggsbeställning nittio (90) minuter före senaste leveranstid. Är kravet uppfyllt? JA NEJ Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 5(10) Anbudsförfrågan

6 8.1 Tillgänglighet Antagen leverantör är skyldig att tillaga och leverera måltider till följande adresser (OBS att adresserna i respektive avtalsområde kan komma att ändras under avtalstiden) och senaste tidpunkter under årets alla dagar: Avtalsområde POMA: Storgatan 43: Frukost kl. 08:00 Lunch kl. 12:00 Middag kl. 17:00 Samt: Frysta lunchportioner med leverans varannan vecka, efter överenskommelse. Avtalsområde POMS: Byggmästaregatan 1: Frukost kl. 08:00 Samt: Frysta matportioner (lunch och middag blandat) med leverans varje vecka, enligt överenskommelse. Avtalsområde PONV: Berga Allé 25: Frukost kl. 08:00 Lunch kl. 12:00 Middag kl. 18:00 Samt: Frysta matportioner (lunch och middag blandat) med leverans varje vecka, enligt överenskommelse. Avtalsområde PONS: Ö. Kaserngatan 1: Frukost kl. 08:00 Lunch kl. 12:00 Middag kl. 17:00 Avtalsområde POSS: Kristianstadsvägen 51: Frukost kl. 08:00 Lunch kl. 12:00 Middag kl. 17:00 Anbudsgivaren skall beskriva hur verksamheten kommer att organiseras för att uppfylla kraven på tillgänglighet. Det är viktigt för Rikspolisstyrelsen att veta var anbudsgivaren utgår från, dvs. var personalen och fordonen finns, samt hur dess resurser disponeras, såväl geografiskt som tidsmässigt för att kunna bedöma om kraven på tillgänglighet uppfylls. 9 KOMMERSIELLA VILLKOR 9.1 Pris Anbudsgivaren skall ange priser i SEK exklusive mervärdesskatt förslagsvis direkt i avtalsbilaga 2 Priser för respektive avtalsområde som offereras. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i ramavtalet nämnda åtaganden. För att utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Pris skall anges för leverans av måltider inklusive bestick, muggar och servetter samt för leverans av måltider exklusive bestick, muggar och servetter. 9.2 Avtalsunderlag I bilaga 3 Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen leverantör. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 6(10) Anbudsförfrågan

7 ändringar eller tillägg. Acceptans av samtliga kommersiella villkor bekräftas i anbudet genom undertecknande av bilaga 2 Sanningsförsäkran. 9.3 E-fakturering Polisen eftersträvar e-fakturering och ser gärna att Leverantören skickar e-fakturor. 10 UTVÄRDERINGSFÖRFARANDE Endast de krav som ställts i Förfrågningsunderlaget kommer att utvärderas. Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal skallkrav och en förutsättning för att anbud ska kunna antas är att samtliga skallkrav är uppfyllda. Rikspolisstyrelsen kommer att pröva samtliga inkomna anbud i två (2) på varandra följande steg enligt nedan angivet förfarande. Varje avtalsområde kommer att utvärderas var för sig Uteslutning och kvalificering (steg 1) Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivare uppfyller de ställda kraven i punkten 6 Krav på anbudsgivaren samt om anbud är korrekt inlämnade och innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats. De anbudsgivare som uppfyller kraven och vars anbud är korrekt inlämnade har kvalificerat sig till anbudsutvärdering Anbudsutvärdering (steg 2) Vid anbudsutvärderingen kontrolleras inledningsvis att anbud uppfyller de ställda skallkraven i punkten 8 Krav på tjänsten samt att de kommersiella villkoren i punkten 9 Kommersiella villkor är uppfyllda. Därefter kommer de anbud som uppfyller skallkraven att genomgå en bedömning av vilket som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till följande parametrar för respektive avtalsområde: Avtalsområdena POMA, POMS, PONV, PONS samt POSS: Pris: 60% Kvalitet: 40% Det lägsta sammanlagda priset beräknas enligt följande parametrar: Avtalsområde POMA: 1 st komplett frukost inklusive leverans, bestick, muggar och servetter. 1 st komplett lunch inklusive leverans, bestick, muggar och servetter. 1 st komplett middag inklusive leverans, bestick, muggar och servetter. 1 st komplett frukost inklusive leverans exklusive bestick, muggar och servetter. 1 st komplett lunch inklusive leverans exklusive bestick, muggar och servetter. 1 st komplett middag inklusive leverans exklusive bestick, muggar och servetter. Avtalsområde POMS: 1 st komplett frukost inklusive leverans, bestick, muggar och servetter. 1 st komplett lunch inklusive leverans, bestick, muggar och servetter. 1 st komplett middag inklusive leverans, bestick, muggar och servetter. 1 st komplett frukost inklusive leverans exklusive bestick, muggar och servetter. 1 st komplett lunch inklusive leverans exklusive bestick, muggar och servetter. 1 st komplett middag inklusive leverans exklusive bestick, muggar och servetter. Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 7(10) Anbudsförfrågan

8 Avtalsområde PONV: 1 st komplett frukost inklusive leverans, bestick, muggar och servetter. 1 st komplett lunch inklusive leverans, bestick, muggar och servetter. 1 st komplett middag inklusive leverans, bestick, muggar och servetter. 1 st komplett frukost inklusive leverans exklusive bestick, muggar och servetter. 1 st komplett lunch inklusive leverans exklusive bestick, muggar och servetter. 1 st komplett middag inklusive leverans exklusive bestick, muggar och servetter. Avtalsområde PONS: 1 st komplett frukost inklusive leverans, bestick, muggar och servetter. 1 st komplett lunch inklusive leverans, bestick, muggar och servetter. 1 st komplett middag inklusive leverans, bestick, muggar och servetter. 1 st komplett frukost inklusive leverans exklusive bestick, muggar och servetter. 1 st komplett lunch inklusive leverans exklusive bestick, muggar och servetter. 1 st komplett middag inklusive leverans exklusive bestick, muggar och servetter. Avtalsområde POSS: 1 st komplett frukost inklusive leverans, bestick, muggar och servetter. 1 st komplett lunch inklusive leverans, bestick, muggar och servetter. 1 st komplett middag inklusive leverans, bestick, muggar och servetter. 1 st komplett frukost inklusive leverans exklusive bestick, muggar och servetter. 1 st komplett lunch inklusive leverans exklusive bestick, muggar och servetter. 1 st komplett middag inklusive leverans exklusive bestick, muggar och servetter. Den anbudsgivare som lämnar det lägsta sammanlagda priset per avtalsområde sett till ovanstående parametrar kommer att erhålla 36 poäng. Övriga anbudsgivare kommer att erhålla en lägre poäng motsvarande den procentuella differensen mellan deras pris och lägsta pris. (Ex.: Ett pris som är 10% högre än lägsta pris erhåller 36/1,10 = 32,73 poäng). Den anbudsgivare som erhåller högst poäng inom respektive avtalsområde kommer att anses ha lämnat anbudet med det lägsta priset. Börkravsutvärdering Möjlighet att erbjuda tilläggsbeställning ger 3 poäng. Möjlighet att kunna kontrollera rätt transporttemperatur ger 3 poäng. Utvärderingen av kvalitet kommer att utvärderas med hjälp av (A) referenser och (B) börkrav. Intervju med referenser sker per telefon. Utvärderingen kommer att genomföras enligt följande. Uppfylls börkraven ges 3 poäng per uppfyllt börkrav. Referenstagning kommer att ske enligt bilaga 4 referenser. Ett anbud kan erhålla maximalt 36 poäng för kvalitet (två referenser á 15 poäng samt totalt 6 poäng för uppfyllda börkrav). Skulle inget anbud erhålla 36 poäng från referenterna samt börkraven så tilldelas 36 poäng till det anbud som erhöll högst referenspoäng. Övriga anbud får procentuellt avdrag i förhållande till differensen mellan de faktiskt erhållna poängen. Utvärderingen av referenser kommer baseras på uppgifterna som referenterna lämnar i bilaga 4 Referenser. Slutpoängen beräknas enligt följande för respektive avtalsområde: Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 8(10) Anbudsförfrågan

9 Poäng för posten Pris *0,6 + Poäng för posten Kvalitet *0,4 = Slutpoäng 11 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 11.1 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling Anbudets uppställning Anbudet bör följa dispositionen i detta Förfrågningsunderlag och endast innehålla de uppgifter och den dokumentation som efterfrågas Anbudets språk All dokumentation i detta upphandlingsärende inklusive all korrespondens skall vara på svenska Anbudets form Anbud, inklusive bilagor, skall lämnas skriftligen i ett (1) komplett kopieringsvänligt exemplar. Det är inte möjligt att lämna anbud via telefax eller e-post Anbudsförsändelse Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med diarienummer samt texten ANBUD-måltidstjänster som bekräftelse på att försändelsen innehåller anbud Anbudets avlämnande Anbud skall vara Rikspolisstyrelsen tillhanda senast den 25 juli Anbudsgivaren svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. För sent inkomna anbud kommer inte att beaktas. Anbud skickas till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box Stockholm Anbud kan även skickas med bud eller avlämnas personligen till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 vardagar mellan kl.06:00 och kl. 20: Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 1 juni Acceptans av anbudets giltighetstid bekräftas i anbudet genom undertecknande av bilaga 2 Sanningsförsäkran. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud till och med den 1 juni 2012 trots att upplysning om beslut om val av leverantör och anbud meddelats enligt LOU före tecknande av upphandlingskontrakt Anbudets undertecknande Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare eller motsvarande för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad bilaga 2 Sanningsförsäkran accepteras såsom undertecknat anbud Kostnader i samband med anbudsgivningen Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan respektive polismyndighet och vinnande anbudsgivare sluts genom ett kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 9(10) Anbudsförfrågan

10 11.11 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Rikspolisstyrelsen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; samt c) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Michael Erilane Bilagor 1. Företagsuppgifter 2. Sanningsförsäkran 3. Avtalsunderlag, jämte bilagor 4. Referenser 5. Blankett för statistik Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 10(10) Anbudsförfrågan

11 Polisens verksamhetsstöd Administrativa enheten Upphandlingssektionen FÖRETAGSUPPGIFTER Bilaga 1 Diarienr (åberopas vid korrespondens) Ärendebeteckning 920 Information om anbudsgivaren Anbudsgivarens kontaktuppgifter Organisationsnamn: Organisationsnummer: Box/Gata: Post nr./postadress: Telefonnummer (vxl): Faxnummer: E-post: Webbplats: Kontaktperson mot Rikspolisstyrelsen i upphandlingen: Namn: Befattning: Direktnummer: Mobilnummer: Faxnummer: E-post: Kontaktperson mot Polismyndigheten i Skåne under avtalsperioden: Namn: Befattning: Direktnummer: Mobilnummer: Faxnummer: E-post: Avtalsansvarig (den som undertecknar avtalet): Namn: Befattning: Direktnummer: Mobilnummer: Faxnummer: E-post: Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 1(2) Bilaga 1 Företagsuppgifter

12 Information om eventuella underleverantörer Underleverantörens kontaktuppgifter Organisationsnamn: Organisationsnummer: Box/Gata: Post nr./postadress: Telefonnummer (vxl): Faxnummer: E-post: Webbplats: Underleverantörens kontaktuppgifter Organisationsnamn: Organisationsnummer: Box/Gata: Post nr./postadress: Telefonnummer (vxl): Faxnummer: E-post: Webbplats: Underleverantörens kontaktuppgifter Organisationsnamn: Organisationsnummer: Box/Gata: Post nr./postadress: Telefonnummer (vxl): Faxnummer: E-post: Webbplats: Underleverantörens kontaktuppgifter Organisationsnamn: Organisationsnummer: Box/Gata: Post nr./postadress: Telefonnummer (vxl): Faxnummer: E-post: Webbplats: Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 2(2) Bilaga 1 Företagsuppgifter

13 Polisens verksamhetsstöd Administrativa enheten Upphandlingssektionen SANNINGSFÖRSÄKRAN Bilaga 2 Diarienr (åberopas vid korrespondens) Ärendebeteckning 920 Härmed försäkrar undertecknad på heder och samvete att anbudsgivarens namn - organisationsnummer och i företaget verksamma personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut och att företräda detta: i. inte genom lagakraftvunnen dom är dömd för sådana brott enligt 10 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, till vilken 15 kap. 13 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling hänvisar, som innefattar deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt; ii. inte är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud; iii. inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande; iv. inte genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen; v. inte har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen; vi. har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i Sverige eller det egna landet; och att vii. av företaget lämnade uppgifter i anbudet är fullständiga och korrekta samt att information av betydelse för utvärderingen av anbudet inte har utelämnats. Härmed bekräftas att anbudsgivaren har tagit del av de kommersiella villkoren i bilaga 3 Avtalsunderlag, jämte bilagor, och accepterar dessa utan reservationer ändringar eller tillägg. Anbudsgivarens anbud är giltigt till och med Ort Datum Ort Datum Behörig företrädare Namnförtydligande Befattning Behörig företrädare Namnförtydligande Befattning Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 1(2) Bilaga 2 Sanningsförsäkran

14 Härmed försäkrar undertecknad på heder och samvete att underleverantörens namn - organisationsnummer och i företaget verksamma personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut och att företräda detta: i. inte genom lagakraftvunnen dom är dömd för sådana brott enligt 10 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, till vilken 15 kap. 13 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling hänvisar, som innefattar deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt; ii. inte är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud; iii. inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande; iv. inte genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen; v. inte har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen; vi. har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i Sverige eller det egna landet; och att vii. av företaget lämnade uppgifter i anbudet är fullständiga och korrekta samt att information av betydelse för utvärderingen av anbudet inte har utelämnats Ort Datum Ort Datum Behörig företrädare Namnförtydligande Befattning Behörig företrädare Namnförtydligande Befattning Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 2(2) Bilaga 2 Sanningsförsäkran

15 Polisens verksamhetsstöd Administrativa enheten Upphandlingssektionen AVTALSUNDERLAG Bilaga 3 Diarienr (åberopas vid korrespondens) Ärendebeteckning 920 RAMAVTAL MÅLTIDSTJÄNSTER 1 PARTER BEHÖRIGHET ATT FÖRETRÄDA POLISEN HANDLINGAR AVTALSTID LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN POLISENS ÅTAGANDEN PARTERNAS GEMENSAMMA ÅTAGANDEN AVROPSFÖRUTSÄTTNINGAR TILLGÄNGLIGHET FÖRSENING, PÅFÖLJDER FEL, PÅFÖLJDER PRIS, BETALNING M.M FAKTURERING M.M BEFRIELSEGRUNDER HÄVNING SKADESTÅND ANSVAR FÖR TREDJE PARTS SKADA ANSVARSBEGRÄNSNING FÖRSÄKRING SÄKERHET SEKRETESS VERKSAMHET MARKNADSFÖRING UNDERLEVERANTÖR STATISTIK MEDDELANDEN ÖVERLÅTELSE AV AVTALET ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG TILLÄMPLIG LAG TVIST AVTALSBILAGOR... 8 Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 1(8) Bilaga 3 Avtalsunderlag

16 1 PARTER Mellan Polismyndigheten i [anges vid avtalstecknandet] län ( Polisen ) och företaget med organisationsnummer org. nr. och säte box/gata, postnummer postadress ( Leverantören ) har följande ramavtal, jämte bilagor, ( Avtalet ) slutits, innebärande att Leverantören förbundit sig att till de villkor som anges i Avtalet utföra måltidstjänster för Polisen. Polisen och Leverantören kan Avtalet refereras till individuellt som part och kollektivt som parter. 2 BEHÖRIGHET ATT FÖRETRÄDA POLISEN Behörighet att företräda Polisen vad gäller Avtalet och andra rättshandlingar i anslutning till Avtalet samt tvist angående tolkning av Avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden tillkommer, såväl Polismyndigheten i [anges vid avtalstecknandet] län som Rikspolisstyrelsen/Polisens verksamhetsstöd/administrativa enheten/upphandlingssektionen. 3 HANDLINGAR Parternas åtaganden regleras av nedan angivna handlingar: 1. Skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet 2. Avtalet, daterat 20åå-mm-dd 3. Förfrågningsunderlaget, daterat 20åå-mm-dd, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar 4. Leverantörens anbud, daterat 20åå-mm-dd, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. Allmänna leveransvillkor eller motsvarande standardavtal som Leverantören eventuellt tillämpar för sin verksamhet är inte bindande för Polisen. 4 AVTALSTID Avtalet träder i kraft den dag då Avtalet undertecknas av båda parter, dock tidigast den 1 oktober 2011 och gäller fram till och med den 30 september Polisen äger rätt men har inte skyldighet att förlänga Avtalet med ett (1) år i taget upp till två (2) år med i övrigt oförändrade villkor. Avtalet förlängs automatiskt om inte Polismyndigheten säger upp avtalet senast tre (3) månader innan avtalet upphör. Avtalet fortlöper dock aldrig längre än den ovan angivna avtalstiden inklusive optioner. 5 LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN Leverantören åtar sig att utföra måltidstjänsterna ( Tjänsterna ) för Polisen under hela avtalstiden i enlighet med villkoren i Avtalet, kraven uppställda i förfrågningsunderlaget samt enligt redovisat förfarande i Leverantörens anbud. Vid tillfällen då Tjänsterna är särskilt efterfrågade ska Polisen utgöra en för Leverantören prioriterad kund. Detaljbeskrivning av Tjänsterna och Leverantörens åtaganden framgår i avtalsbilaga 1 Tjänstespecifikation. Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 2(8) Bilaga 3 Avtalsunderlag

17 6 POLISENS ÅTAGANDEN Polisen åtar sig att låta Leverantören utföra Tjänsterna under hela avtalstiden med följande inskränkningar och undantag: i. Avtalet inskränker inte Polisens rätt att låta utföra Tjänsterna med egen personal eller med anlitande av tredje part i de fall omständigheterna påfordrar skyndsam åtgärd eller i de fall antalet uppdrag överskrider eller förväntas överskrida Leverantörens kapacitet; ii. Polisen lämnar ingen volymgaranti under avtalstiden. Polisen åtar sig vidare att erlägga betalning i enlighet med villkoren i Avtalet och till i Avtalet överenskommet pris för utförd och av Polisen godkända Tjänster. 7 PARTERNAS GEMENSAMMA ÅTAGANDEN Parterna har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för Avtalet. 8 AVROPSFÖRUTSÄTTNINGAR Polisen äger rätt att avropa Tjänsterna enligt Avtalet under hela avtalstiden och vid tillfällen då Tjänsterna är särskilt efterfrågade ska Polisen utgöra en för Leverantören prioriterad kund. Tjänsterna ska kunna avropas efter de förutsättningar som framgår i avtalsbilaga 1 Tjänstespecifikation. Mer detaljerad information för tillvägagångssättet vid avrop finns i avtalsbilaga 1 Tjänstespecifikation. 9 TILLGÄNGLIGHET Leverantören ska vara tillgänglig till av Polisen angiven plats inom de tidsramar som är fastställda i avtalsbilaga 1 Tjänstespecifikation ( Avtalad Tillgänglighet ). 10 FÖRSENING, PÅFÖLJDER Försening föreligger när faktisk tillgänglighet inträder efter Avtalad Tillgänglighet. Finner Leverantören det sannolikt att Avtalad Tillgänglighet inte kommer att kunna hållas är Leverantören skyldig att omedelbart meddela Polisen om förseningen. Därvid ska orsaken till förseningen anges samt såvitt möjligt den tidpunkt då inställelse beräknas kunna ske. Beror förseningen på Polisen eller något förhållande på Polisens sida eller på omständighet som anges i punkten 14 Befrielsegrunder ska Avtalad Tillgänglighet, efter anmälan enligt andra stycket ovan, flyttas fram till en med hänsyn till omständigheterna motiverad tidpunkt. Om Tjänsten inte utförts på Avtalad Tillgänglighet och Avtalad Tillgänglighet inte har flyttats fram enligt punkten 10 försening, påföljder äger Polisen rätt till vite. Vite ska utgå för varje påbörjad timme som förseningen varar med fem procent (5 %) av priset för de Tjänster som förseningen avser. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga tio procent (10%) av sagda pris. Polisen äger rätt att efter eget val tillgodogöra sig upplupet vite antingen genom att vid betalningen för den försenade Tjänsten göra avdrag på priset eller genom att till Leverantören framställa särskilt krav om betalning. Framställs sådant särskilt krav ska betalning erläggas inom trettio (30) dagar från den dag kravet framställs. Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 3(8) Bilaga 3 Avtalsunderlag

18 11 FEL, PÅFÖLJDER Fel anses föreligga om Tjänsten inte utförs enligt vedertagen branschpraxis, Polisens instruktioner, villkoren i Avtalet eller om Tjänsten på annat sätt avviker från avropet eller vad som särskilt överenskommits. Föreligger fel som är av väsentlig betydelse för Polisen äger Polisen rätt att häva avropet utan ersättning till Leverantören och, för det fall Tjänsten inte har blivit till fullo utförd, vända sig till annan leverantör för att få Tjänsten utförd. Häver Polisen avropet på grund av Leverantörens fel äger Polisen rätt till ersättning för direkta kostnader. 12 PRIS, BETALNING M.M. Leverantörens ersättning för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet regleras uttömmande avtalsbilaga 2 Priser. Priserna är angivna exklusive mervärdesskatt. Betalning för utförda och godkända Tjänster erläggs netto mot specificerad och godkänd faktura senast trettio (30) dagar efter fakturans ankomst. Om Polisen inte erlägger betalning för Tjänsten i enlighet med villkoren i Avtalet är Polisen skyldig att till Leverantören utge dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635), dock förutsatt att Leverantören inom rimlig tid från det att förseningen uppstod har meddelat Polisen om Polisens försening och uppmanat Polisen att erlägga betalning. Inga andra påföljder får göras gällande i anledning av försenad betalning. 13 FAKTURERING M.M. Leverantören äger rätt att fakturera Polisen efter det att Tjänsten har utförts och godkänts av Polisen. Faktura ska ställas till nedan angiven faktureringsadress: [Anges vid avtalstecknandet] Polismyndigheten i län EFH ID: enligt Polisens anvisning Box Kiruna På fakturan ska alltid anges: i. Leverantörens namn och organisationsnummer ii. Leverantörens bankgironummer alt. plusgironummer iii. fakturanummer iv. fakturadatum v. förfallodatum vi. avtalsnummer, (PVS-959-xxxx/åå) vii. datum för avrop viii. avroparens namn och kontaktuppgifter ix. EFH ID som ska anges under rubriken Er referens x. specificering av utförda Tjänster och dess omfattning xi. á-priser xii. totalbelopp xiii. momsbelopp Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 4(8) Bilaga 3 Avtalsunderlag

19 Villkor som tagits in i faktura ensidigt av Leverantören, såsom fakturerings- och dröjsmålsavgifter är inte bindande för Polisen. Felaktigt utställda fakturor returneras utan åtgärd. Leverantören äger inte rätt till ersättning för eventuella dröjsmål i samband med felaktigt utställda fakturor. 14 BEFRIELSEGRUNDER Part är befriad från sina åtaganden enligt Avtalet om parten visar att det inträffat ett hinder utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid Avtalets tecknande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Såsom sådant hinder ska anses allmän arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, terrorism, inskränkningar i fråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi, lagbud, beslut från regeringen eller annan myndighet än Polisen samt arbetsmarknadskonflikt som inte har sin grund i parts brott mot kollektivavtal. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt Avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som parten har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. För att part ska äga rätt att göra gällande befrielsegrund enligt första stycket ska parten omgående skriftligen underrätta motparten om uppkomsten av det befrielsegrundande hindret samt vidta åtgärder för att mildra omfattningen och effekten av hindret. Så snart det åberopade hindret upphört ska parten omgående skriftligen underrätta motparten därom samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Vardera parten får frånträda Avtalet genom skriftligt meddelande till motparten, om Avtalets fullgörande försenas mer än nittio (90) dagar till följd av befrielsegrundande hinder. 15 HÄVNING Båda parter äger rätt att häva Avtalet med omedelbar verkan och utan kompensation till motparten, i fall motparten har gjort sig skyldig till väsentligt kontraktsbrott och motparten inte har åtgärdat kontraktsbrottet inom trettio (30) dagar från mottagandet av meddelande (med beskrivning av kontraktsbrottet) från den hävande parten. Polisen äger därutöver rätt att häva Avtalet med omedelbar verkan och utan kompensation till Leverantören: i. om Leverantören vid upprepade tillfällen gör sig skyldig till förseelser som avses i punkterna 10 Försening, påföljder och 11 Fel, påföljder som sammantaget är av väsentlig betydelse för Polisen; ii. vid varje försök av Leverantören att överlåta, delegera eller på annat sätt överföra rättigheterna enligt detta Avtal; iii. om Leverantörens ekonomiska ställning eller kommersiella förmåga försämras i sådan omfattning att Polisen får rimlig anledning att tro att Leverantören inte kan uppfylla Avtalet; iv. om Leverantören har försatts i konkurs eller likvidation, satts under tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt betalningar, är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, ackord eller liknade förfarande; Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 5(8) Bilaga 3 Avtalsunderlag

20 v. om Leverantören har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter eller har lämnat felaktig information i delar som berör denna punkt. Hävning enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till motparten för att vara giltig. 16 SKADESTÅND Häver Polisen hela Avtalet enligt punkten 15 Hävning äger Polisen rätt till skadestånd. Framställan om krav på skadestånd enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till Leverantören för att vara giltig. Föreligger ersättningsgill skada enligt denna punkt är Polisen skyldig att vidta åtgärder för att begränsa skadan, såvida dessa åtgärder inte orsakar oskälig kostnad, eller annars är oskäligt betungande. 17 ANSVAR FÖR TREDJE PARTS SKADA Leverantören ansvarar för skada på eller förlust av egendom eller personskada som orsakats av Leverantören, av Leverantören utförd Tjänst eller av någon på Leverantörens sida. 18 ANSVARSBEGRÄNSNING Med undantag för sekretess och för tredje parts skada är Leverantören inte i något fall skyldig att ersätta Polisen för indirekt- eller följdskada, eller skada på grund av förlorad vinst, förlorade besparningar eller förlorade intäkter, dock förutsatt att skadan inte har orsakats uppsåtligen eller av oaktsamhet. 19 FÖRSÄKRING Leverantören är skyldig att teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som säkerhet för fullgörande av skadeståndsskyldighet med anledning av ingångna åtaganden enligt Avtalet. Ersättning för skada är inte begränsat till det belopp som Leverantören erhåller från försäkringen. Leverantören är skyldig att omedelbart på begäran av Polisen uppvisa skriftligt bevis på erlagda försäkringsavgifter. 20 SÄKERHET Polisen äger rätt att kontrollera personal genom att begära utdrag ur belastningsregistret samt neka personal som Polisen finner olämplig tillträde till Polisens lokaler. Leverantören är i dessa fall skyldig att omedelbart finna en ersättare i enlighet med förfarandet angivet i avtalsbilaga 1 Tjänstespecifikation. 21 SEKRETESS Leverantören är skyldig att beakta de regler om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och de inom Polisen gällande säkerhets- och sekretessföreskrifterna samt tillse att anställda, anlitade konsulter och underleverantörer beaktar dessa regler och föreskrifter. Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 6(8) Bilaga 3 Avtalsunderlag

21 Leverantören är skyldig att informera sig och sina anställda, anlitade konsulter och underleverantörer om innebörden av reglerna om handlingssekretess och tystnadsplikt i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt denna punkt 21 gäller även då Avtalet i övrigt har upphört att gälla. 22 VERKSAMHET Leverantören eller någon på Leverantörens sida får inte under avtalstiden utöva verksamhet som i något avseende negativt kan påverka Polisens förtroende för Leverantören avseende Leverantörens åtaganden enligt Avtalet eller som kan skada Polisens anseende. 23 MARKNADSFÖRING Leverantören äger inte rätt att använda Polisens namn eller det faktum att Leverantören utför tjänster åt Polisen i reklam- och marknadsföringssammanhang eller något annat offentligt sammanhang utan att ha inhämtat skriftligt medgivande från Polisen. 24 UNDERLEVERANTÖR Leverantören svarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete. Leverantören äger inte rätt att anlita/byta underleverantör för utförande av i Avtalet nämnda åtaganden eller del därav utan skriftligt medgivande från Polisen. 25 STATISTIK Leverantören är skyldig att utan anmodan lämna statistik till Polisen avseende utförda Tjänster som avropats från Avtalet. Statistiken ska lämnas månadsvis i efterskott enligt nedan angiven tidsplan: Redovisningsperiod [Månadsvis] Redovisningstidpunkt [5:e vardagen i varje månad] Statistiken ska innehålla uppgift om antal tillagade och levererade måltider (frukost, lunch och middag) under respektive redovisningsperiod. Redovisningen ska ske per avtalsområde. 26 MEDDELANDEN Meddelanden mellan parterna enligt Avtalet ska för att vara giltiga ske skriftligen och skickas till följande adresser: För Polisen För Leverantören [anges vid avtalstecknandet] [anges vid avtalstecknandet] Polismyndigheten i län Att: adress postnummer postadress Företaget Att: namn efternamn adress postnummer postadress Telefon: Telefon: Mobil: Mobil: Fax: Fax: E-post: E-post: Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 7(8) Bilaga 3 Avtalsunderlag

22 Det åligger parterna att hålla varandra underrättade om aktuella adresser, telefon- och faxnummer samt e-postadresser. För fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet är Polisen endast skyldig att kontakta Leverantören på de kontaktuppgifter som anges ovan eller de ändrade kontaktuppgifter som Polisen fått del av. 27 ÖVERLÅTELSE AV AVTALET Leverantören äger inte rätt att helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet utan skriftligt medgivande från Polisen. 28 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg till Avtalet eller annan rättshandling i anslutning till Avtalet är bindande endast i den utsträckning dessa är skriftligen avfattade och behörigen undertecknade av Parterna. 29 TILLÄMPLIG LAG Parternas rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet bestäms i sin helhet med tillämpning av svensk rätt med undantag för dess lagvalsregler. 30 TVIST Tvist angående tillämpning eller tolkning av Avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska prövas av svensk allmän domstol. 31 AVTALSBILAGOR Följande bilagor ingår i Avtalet: 1. Tjänstespecifikation 2 Priser 3 Resursförteckning Avtalet har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt Ort Datum Ort Datum För Polisen För Leverantören Namn. Namn Namnförtydligande. Namnförtydligande Befattning. Befattning Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 8(8) Bilaga 3 Avtalsunderlag

23 Polisens verksamhetsstöd Administrativa enheten Upphandlingssektionen TJÄNSTESPECIFIKATION Avtalsbilaga 1 Diarienr (åberopas vid korrespondens) Ärendebeteckning TJÄNSTER Tjänst Beskrivning 1. Måltidstjänster Med måltidstjänster avses i detta fall tillagningen av måltiderna (frukost, lunch och middag) och eventuell infrysning av måltiderna i enlighet med specifikation samt leveranserna av måltiderna till arresterna. 2 OMRÅDE Leverantören ska utföra Tjänsterna i följande avtalsområden: Område Arrest [Anges vid avtalstecknandet] 3 TILLGÄNGLIGHET Antagen leverantör är skyldig att tillaga, eventuellt frysa in samt leverera måltider till följande adresser (OBS att adresserna i respektive avtalsområde kan komma att ändras under avtalstiden) och senaste tidpunkter under årets alla dagar: [Anges vid avtalstecknandet beroende på vilket avtalsområde anbudsgivaren offererat] Avtalsområde POMA: Storgatan 43: Frukost kl. 08:00 Lunch kl. 12:00 Middag kl. 17:00 Samt: Frysta lunchportioner med leverans varannan vecka, efter överenskommelse. Avtalsområde POMS: Byggmästaregatan 1: Frukost kl. 08:00 Samt: Frysta matportioner (lunch och middag blandat) med leverans varje vecka, enligt överenskommelse. Avtalsområde PONV: Berga Allé 25: Frukost kl. 08:00 Lunch kl. 12:00 Middag kl. 18:00 Samt: Frysta matportioner (lunch och middag blandat) med leverans varje vecka, enligt överenskommelse. Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 1(4) Bilaga 2 Sanningsförsäkran

24 Avtalsområde PONS: Ö. Kaserngatan 1: Frukost kl. 08:00 Lunch kl. 12:00 Middag kl. 17:00 Avtalsområde POSS: Kristianstadsvägen 51: Frukost kl. 08:00 Lunch kl. 12:00 Middag kl. 17:00 4 BESTÄLLNINGSRUTIN Leverantören skall innan leverans ringa beställaren och ta upp beställning för aktuell måltidsleverans. Möjlighet [finns/finns inte*] för beställaren att ringa in en tilläggsbeställning senast nittio (90) minuter före senaste leveranstid. [*Anges vid avtalstecknandet beroende på vad anbudsgivaren har kryssat för i den aktuella frågan under punkten 8 i anbudsförfrågan] Kontaktuppgifter till arrester: [Anges vid avtalstecknandet beroende på vilket avtalsområde anbudsgivaren har offererat] 5 UTFÖRANDE 5.1 Allmänt Leverantören förbinder sig att utföra Tjänsterna professionellt och i enlighet med de instruktioner som kan meddelas av Polisen. Leverantörens är därvid skyldig att följa gällande lagar och förordningar, i synnerhet livsmedelslagen (2006:804), samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer. Leverantören är skyldig att löpande inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet. Kontroll att tjänsten genomförs på ett korrekt sätt kan komma att utföras av Polismyndigheten utsedd kontrollant utan föregående notifiering. Kontroll kan innebära att rätt temperatur (enligt livsmedelslagen) bör kunna påvisas på måltid från avfärd fram till nyttjande. Kontroll att tjänsten genomförs på ett korrekt sätt kan komma att utföras av Polismyndigheten utsedd kontrollant utan föregående notifiering. Kontroll bör kunna påvisa rätt temperatur (enligt livsmedelslagen) på måltid från avfärd fram till nyttjande. 5.2 Detaljbeskrivning Alla måltider skall levereras portionsförpackade i lämplig förpackning, som går att äta ur. Frusen mat skall kunna värmas direkt i mikrovågsugn. Bestick(engångsbestick ej metall), mugg (engångs, ej porslin, metall eller mineralglas) och servetter skall kunna levereras vid beställning. Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 2(4) Avtalsbilaga 1 Tjänstespecifikation

25 5.2.1 Frukost En frukost ska innehålla följande: Bröd 3*30 gr (hårt och/eller mjukt) Smör 10 gr Två sorters pålägg (om ost 10 gr, marmelad 25 gr, korv 10 gr) Mjölk 3 dl Cornflakes, müsli eller motsvarande 40 gr Strösocker 10 gr Kaffe och Te 3 dl Samtliga måttenheter är minimimått Lunch En lunch ska innehålla följande: Varmrätt (potatis 200 gr, sås 1,5 dl, tärnat kött 90 gr, helt kött 150 gr, fisk 180 gr, korv 140 gr och gratänger 350 gr) Mjölk 3 dl Grönsaker 60 gr (råa eller kokta) eller sallad 60 gr Tillbehör som gurka 60 gr, lingon 40 gr och äppelmos 40 gr Samtliga måttenheter är minimimått Middag En middag ska innehålla följande: Varmrätt (potatis 200 gr, sås 1,5 dl, tärnat kött 90 gr, helt kött 150 gr, fisk 180 gr, korv 140 gr och gratänger 350 gr) Grönsaker 60 gr (råa eller kokta) eller sallad 60 gr Mjölk 3 dl Kaffe och Te 3 dl Strösocker 10 gr Samtliga måttenheter är minimimått Special kost Vegetarisk kost samt specialkost för allergiker skall levereras om så önskas utan extra kostnad. Vid leverans skall tydligt framgå om rätten är gluten-, laktos- och äggfri samt om måltiden innehåller nötter. Vidare ska personal som tillagar rätterna kunna redogöra för rätternas innehåll. Måltidstjänster för Polismyndigheten i Skåne Sida 3(4) Avtalsbilaga 1 Tjänstespecifikation