HOVSLAGARTJÄNST TILL RYTTERIET FÖR POLISMYNDIGHETEN VÄSTRA GÖTALAND

Transkript

1 Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen AVTALSUNDERLAG Bilaga 2 Diarienr (åberopas vid korrespondens) RAMAVTAL HOVSLAGARTJÄNST TILL RYTTERIET FÖR POLISMYNDIGHETEN VÄSTRA GÖTALAND v4.5.16_1

2 Innehållsförteckning 1 PARTER AVTALSHANDLINGAR AVTALSTID AVTALETS OMFATTNING LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN POLISENS ÅTAGANDEN PARTERNAS GEMENSAMMA ÅTAGANDEN AVROPSVILLKOR Avropsförutsättningar Avropsberättigade Avrop LEVERANSFÖRSENING, PÅFÖLJDER FEL, PÅFÖLJDER PRIS, BETALNING M.M FAKTURERING M.M BEFRIELSEGRUNDER HÄVNING SKADESTÅND ANSVARSBEGRÄNSNING FÖRSÄKRING SÄKERHET OCH SEKRETESS VERKSAMHET MARKNADSFÖRING PERSONAL UNDERLEVERANTÖR UPPSÄGNING MEDDELANDEN ÖVERLÅTELSE AV AVTALET ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG FRISTÅENDE PARTER TILLÄMPLIG LAG TVIST AVTALSBILAGOR Upphandlingsärende Sida 2(12) Bilaga 2 Avtalsunderlag

3 1 PARTER Mellan Polismyndigheten i Västra Götalands län ( Polisen ) och företaget (infogas vid avtalstecknande) med organisationsnummer org. nr.(infogas vid avtalstecknande) och säte box/gata, postnummer postadress (infogas vid avtalstecknande) ( Leverantören ) har följande ramavtal, jämte bilagor, ( Avtalet ) slutits, innebärande att Leverantören förbundit sig att till de villkor som anges i Avtalet utföra hovslagartjänster för Polisen. Polisen och Leverantören kan Avtalet refereras till individuellt som part och kollektivt som parter. 2 AVTALSHANDLINGAR Parternas åtaganden regleras av nedan angivna handlingar: 1. Skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet 2. Avtalet 3. Förfrågningsunderlaget, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar 4. Leverantörens anbud, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. Allmänna leveransvillkor eller motsvarande standardavtal som Leverantören eventuellt tillämpar för sin verksamhet är inte bindande för Polisen. 3 AVTALSTID Avtalet träder i kraft den dag då det undertecknas av båda parter och gäller i två (2) år. Polisen äger rätt men har ej skyldighet att förlänga Avtalet med tolv (12) månader i taget upp till tjugofyra (24)månader med i övrigt oförändrade villkor. Meddelande om förlängning ska Upphandlingsärende Sida 3(12) Bilaga 2 Avtalsunderlag

4 ske skriftligen till Leverantören senast tre (3) månader innan avtalstiden löper ut. I annat fall löper Avtalet ut utan uppsägning. 4 AVTALETS OMFATTNING Avtalet omfattar utförande av hovslagartjänster enligt nedan angiven specifikation av tjänsten. Skoning inkl. broddning (2 4 broddar/sko) Verkning inkl. sko Omsömning av tapp/glappsko Tillägg skoning sulor, hoofgrip (snösulor) Föredrag och utbildning i hovlära och tappskoning Sjukvårdsåtgärder: strålröta, hovböld, plastning, hovspricka m m Svets och smide Skoning kvällar och helger (enstaka tillfällen/år) Skoning enstaka tillfällen/år under kommenderingar/ingå i servicegrupp Bedöma hov-kvalitet vid inköp av hästar till rytteriet Nitning och plastning av hovsprickor Avtagande av skor och verkning inför betesgång Skoning av samtliga hästar direkt efter betesgång Leverantören ska utföra Tjänsten/Tjänsterna i följande lokaler/områden/polisområden/ polismästardistrikt: Rytteriet Polismyndigheten i Västra Götaland samt vid behov tillfället angiven kommenderingsplats som meddelas vid avrop. 5 LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN Leverantören garanterar att Tjänsten utförs i enlighet med villkoren i Avtalet, kraven uppställda i förfrågningsunderlaget samt enligt redovisat förfarande i Leverantörens anbud. Leverantören förbinder sig att utföra Tjänsten professionellt, fackmannamässigt och i enlighet med de instruktioner som kan meddelas av Polisen. Leverantören är därvid skyldig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer. Leverantören är skyldig att inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet. Leverantören förbinder sig att aktivt söka samt genomföra fortbildning inom hovslagaryrket. Leverantören är skyldig att på begäran av Polisen uppvisa intyg/betyg/certifikat på genomförd fortbildning. Leverantören förbinder sig att föra journal över respektive enskild häst samt utförda arbeten och vid begäran från Polisen uppvisa journalerna. 6 POLISENS ÅTAGANDEN Upphandlingsärende Sida 4(12) Bilaga 2 Avtalsunderlag

5 Polisen åtar sig att avropa Tjänsterna från Leverantören under hela avtalstiden med följande inskränkningar och undantag: i. Polisen lämnar ingen volymgaranti under avtalstiden. ii. Avtalet inskränker inte Polisens rätt att låta utföra Tjänsten/Tjänsterna med egen personal eller med anlitande av tredje part i de fall omständigheterna påfordrar skyndsam åtgärd eller i de fall antalet uppdrag överskrider eller förväntas överskrida Leverantörens kapacitet; Polisen åtar sig vidare att erlägga betalning i enlighet med villkoren i Avtalet och till i Avtalet överenskommet pris för utförd och av Polisen godkänd Tjänst samt att bereda Leverantörens personal tillträde till de lokaler/platser där Tjänsten ska utföras. 7 PARTERNAS GEMENSAMMA ÅTAGANDEN Parterna har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för Avtalet. 8 AVROPSVILLKOR Avrop under normala förhållanden kommer att vara schemalagt till en dag samt tid per vecka. Detta görs genom överenskommelse mellan leverantör och avropsberättigade. Den schemalagda dagen kan vara hel dag ( ) eller del av dag, beroende på aktuellt behov. Eventuella avbeställningar av schemalagd dag gör snarats möjligt av avropsberättigade, dock senast en (1) dag innan utsatt tillfälle. Avrop utöver schemaläggning skall göras via telefon eller SMS samt alternativt via e-post. 8.1 Avropsförutsättningar För detta avtal tillämpas ramavtal med en(1) leverantör. Leverantören är skyldig att inom i förfrågan angiven tid besvara ställd avropsförfrågan 8.2 Avropsberättigade Rätt att göra avrop från Avtalet tillkommer Polismyndigheten i Västra Götaland, Rytteriet, ( Beställare ). Varje Beställare svarar själv för sina rättigheter och förpliktelser gentemot Leverantören. 8.3 Avrop Polisen äger rätt att avropa Tjänsterna enligt Avtalet under hela avtalstiden. Tjänsterna ska kunna avropas utöver schemalagd dag / tid via telefon, SMS samt e-post och innehålla följande: i. Hänvisning till Avtalet. Upphandlingsärende Sida 5(12) Bilaga 2 Avtalsunderlag

6 ii. Beställarens namn och kontaktuppgifter. iii. Specificering och omfattning av de Tjänster som avropas. iv. Tidpunkt då inställelse ska ske v. Plats där Tjänsterna ska utföras. vi. Telefonnummer för bekräftelse av mottaget avrop. Avrop ska ställas till Leverantören på nedan angivna kontaktuppgifter: Dagtid: Telefon: Jourtid: Telefon: eller efter överenskommelse XX Övrig tid, efter överenskommelse XX Samtliga avrop ska bekräftas per telefon eller SMS av Leverantören omedelbart efter mottaget avrop. 8.3 Avbeställning Polisen äger rätt att avbeställa avropade Tjänster som ej har påbörjats utan ersättningskrav från Leverantören. Avbeställning ska ske via telefon eller SMS samt eller via e-post av Polisen och ska bekräftas per telefon eller SMS av Leverantören. Eventuella avbeställningar görs snarats möjligt av avropsberättigade, dock senast en (1) dag innan utsatt tillfälle. 9 LEVERANSFÖRSENING, PÅFÖLJDER Leveransförsening föreligger när Faktisk Leveransdag inträder efter Avtalad Leveransdag. Finner Leverantören att Leverantören inte kan hålla Avtalad Leveransdag eller framstår detta som sannolikt är Leverantören skyldig att utan dröjsmål via telefon eller SMS meddela Polisen om förseningen. Därvid ska orsaken till förseningen anges samt såvitt möjligt den tidpunkt då leverans beräknas kunna ske. Beror leveransförseningen på Polisen eller något förhållande på Polisens sida eller på omständighet enligt punkten 13 Befrielsegrunder ska Avtalad Leveransdag, efter anmälan enligt ovan, flyttas fram till en med hänsyn till omständigheterna motiverad tidpunkt. Om Tjänsten inte utförts på Avtalad Leveransdag och Avtalad Leveransdag inte har flyttats fram enligt punkten Leveransförsening äger Polisen rätt till vite. Vite utgår när tjänsten inte har utförts på Avtalad Leveransdag under pågående avtalsperiod vid tre (3) tillfällen. Vite utgår med 3000 kr. Upprepas detta med tre (3) nya tillfällen under avtalsperioden utgår nytt vite och så vidare. Polisen äger rätt att efter eget val tillgodogöra sig upplupet vite antingen genom att vid betalningen för den försenade Tjänsten göra avdrag på priset eller genom att till Leverantören Upphandlingsärende Sida 6(12) Bilaga 2 Avtalsunderlag

7 framställa särskilt krav om betalning. Framställs sådant särskilt krav ska betalning erläggas inom trettio (30) dagar från den dag kravet framställs. 10 FEL, PÅFÖLJDER Föreligger fel är detta av väsentlig betydelse för Polisen och Polisen äger rätt att häva avropet utan ersättning till Leverantören och, för det fall Tjänsten inte har blivit till fullo utförd, vända sig till annan leverantör för att få Tjänsten utförd. Häver Polisen avropet på grund av Leverantörens fel äger Polisen rätt till ersättning för direkta kostnader. 11 PRIS, BETALNING M.M. Leverantörens ersättning för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet regleras uttömmande i Bilaga 1 Anbudsformulär punkt 7.1. Polisen ska till Leverantören erlägga betalning, exklusive mervärdesskatt, för levererad och av Polisen godkänd Tjänst, senast trettio (30) dagar efter dagen då faktura som uppfyller villkoren i punkten 12 Fakturering m.m. har inkommit till Polisen. Om Polisen inte erlägger betalning för Tjänsten i enlighet med villkoren i Avtalet är Polisen skyldig att till Leverantören utge dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635), dock förutsatt att Leverantören inom rimlig tid från det att förseningen uppstod har meddelat Polisen om Polisens försening och uppmanat Polisen att erlägga betalning. Inga andra påföljder får göras gällande i anledning av försenad betalning. Samtliga priser i denna bestämmelse kan vid avtalsförlängning justeras med index. Indexreglering kan göras enligt Statistiska centralbyrån (SCB) Tjänsteprisindex. 12 FAKTURERING M.M. Leverantören äger rätt att fakturera Polisen efter det att Tjänsten har utförts och godkänts av Polisen. Faktura ska ställas till nedan angiven faktureringsadress: Polismyndigheten i Västra Götaland. Box KIRUNA På fakturan ska alltid anges: i. Leverantörens namn och organisationsnummer ii. Leverantörens bankgironummer alt. plusgironummer iii. fakturanummer iv. fakturadatum i. avtalsnummer, anges vid avtalstecknande ii. Beställarens fakturareferens, s.k. efact ID, som uppges vid avropet ska anges under rubriken Er referens Anges vid avtalstecknande iii. specificering av utförd Tjänst och dess omfattning. Upphandlingsärende Sida 7(12) Bilaga 2 Avtalsunderlag

8 iv. á-priser v. totalbelopp vi. momsbelopp Villkor som tagits in i faktura ensidigt av Leverantören är inte bindande för Polisen. Felaktigt utställda fakturor returneras utan åtgärd. Leverantören äger inte rätt till ersättning för eventuella dröjsmål i samband med felaktigt utställda fakturor. 13 BEFRIELSEGRUNDER Part är befriad från sina åtaganden enligt Avtalet om parten visar att det inträffat ett hinder utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid Avtalets tecknande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Såsom sådant hinder ska anses allmän arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, terrorism, inskränkningar i fråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi, lagbud, beslut från regeringen eller annan myndighet än Polisen samt arbetsmarknadskonflikt som inte har sin grund i parts brott mot kollektivavtal. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt Avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som parten har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. För att part ska äga rätt att göra gällande befrielsegrund enligt första stycket ska parten omgående skriftligen underrätta motparten om uppkomsten av det befrielsegrundande hindret samt vidta åtgärder för att mildra omfattningen och effekten av hindret. Så snart det åberopade hindret upphört ska parten omgående skriftligen underrätta motparten därom samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Vardera parten får frånträda Avtalet genom skriftligt meddelande till motparten, om Avtalets fullgörande försenas mer än nittio (90) dagar till följd av befrielsegrundande hinder. 14 HÄVNING Båda parter äger rätt att häva Avtalet utan kompensation till motparten, i fall motparten har gjort sig skyldig till väsentligt kontraktsbrott och motparten inte rättat till kontraktsbrottet inom trettio (30) dagar från mottagandet av meddelande (med beskrivning av kontraktsbrottet) från den hävande parten. Polisen äger rätt att häva avtalet, efter påpekande samt tillfälle till korrigering, utan kompensation; om det framkommer samarbetssvårigheter, misskötsel eller försummelse som kan härledas till Leverantör under avtalets giltighetstid. Polisen äger därutöver rätt att häva Avtalet enligt följande: i. Utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Tjänsten är felaktig, inte fullgörs eller fullgörs för sent och detta inte beror på Polisen eller något förhållande på Polisens sida eller på omständighet som omfattas av punkten 13 Befrielsegrunder och Polisen är berättigad till maximalt vite enligt punkten 9 "Leveransförsening, påföljder ; ii. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, vid varje försök av Leverantören att överlåta, delegera eller på annat sätt överföra rättigheterna enligt detta Avtal; Upphandlingsärende Sida 8(12) Bilaga 2 Avtalsunderlag

9 iii. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, om Leverantörens ekonomiska ställning eller kommersiella förmåga försämras i sådan omfattning att Polisen får rimlig anledning att tro att Leverantören inte kan uppfylla Avtalet; iv. utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Leverantören har försatts i konkurs eller likvidation, satts under tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt betalningar, är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, ackord eller liknade förfarande; v. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, om Leverantören har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter eller har lämnat felaktig information i delar som berör denna punkt. vi. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, om Leverantören har tilldelats en disciplinpåföljd av Ansvarsnämnden för djurens hälso- och sjukvård. Hävning enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till motparten för att vara giltig. 15 SKADESTÅND Häver Polisen Avtalet enligt punkten 14 Hävning äger Polisen rätt till skadestånd. Framställan om krav på skadestånd enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till Leverantören för att vara giltig. Föreligger ersättningsgill skada enligt denna punkt är Polisen skyldig att vidta åtgärder för att begränsa skadan, såvida inte dessa åtgärder ej orsakar oskälig kostnad, eller eljest är oskäligt betungande. 16 ANSVARSBEGRÄNSNING Leverantören är inte i något fall skyldig att ersätta Polisen för indirekt- eller följdskada, eller skada på grund av förlorad vinst, förlorade besparingar eller förlorade intäkter, dock förutsatt att skadan inte har orsakats uppsåtligen eller av oaktsamhet. 17 FÖRSÄKRING Leverantören är skyldig att teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som säkerhet för fullgörande av skadeståndsskyldighet med anledning av ingångna åtaganden enligt Avtalet. Ersättning för skada är inte begränsat till det belopp som Leverantören erhåller från försäkringen. Leverantören är skyldig att omedelbart på begäran av Polisen uppvisa skriftligt bevis på erlagda försäkringsavgifter. 18 SÄKERHET OCH SEKRETESS Leverantören är skyldig att beakta de regler om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och de inom Polisen gällande säkerhets- och Upphandlingsärende Sida 9(12) Bilaga 2 Avtalsunderlag

10 sekretessföreskrifterna samt tillse att anställda, anlitade konsulter och underleverantörer beaktar dessa regler och föreskrifter. Leverantören är skyldig att informera sig och sina anställda, anlitade konsulter och underleverantörer om innebörden av reglerna om handlingssekretess och tystnadsplikt i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt denna punkt gäller även då Avtalet i övrigt har upphört att gälla. 19 VERKSAMHET Leverantören eller någon på Leverantörens sida får inte under avtalstiden utöva verksamhet som i något avseende negativt kan påverka Polisens förtroende för Leverantören avseende Leverantörens åtaganden enligt Avtalet eller som kan skada Polisens anseende. 20 MARKNADSFÖRING Leverantören äger inte rätt att använda Polisens namn eller det faktum att Leverantören utför tjänster åt Polisen i reklam- och marknadsföringssammanhang eller något annat offentligt sammanhang utan att ha inhämtat skriftligt medgivande från Polisen. 21 PERSONAL Leverantören förbinder sig att vid utförandet av Tjänsten använda personal med för ändamålet erforderlig kompetens, utbildning och erfarenhet. För det fall att någon av de personer som utför Tjänsten blir otillgänglig för Tjänstens utförande eller om Polisen anser att någon av dessa personer saknar tillräckliga kvalifikationer eller av andra skäl inte är lämplig för samarbetet mellan parterna ska Leverantören omedelbart vidta nödvändiga åtgärder för att rätta till bristen. Leverantören ska därvid söka ersätta personen med annan person med likvärdig kompetens, utbildning och erfarenhet, dock förutsatt att det kan ske utan påverkan på kvalitet eller tiden för Tjänstens utförande. Förändring i personalstyrkan berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. 22 UNDERLEVERANTÖR Leverantören svarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete. Leverantören äger inte rätt att anlita/byta underleverantör för utförande av i Avtalet nämnda åtaganden eller del därav utan skriftligt medgivande från Polisen, såvida inte underleverantören endast anlitas för åtgärder av rutinmässig art eller av mindre betydelse för Avtalet. 23 UPPSÄGNING Upphandlingsärende Sida 10(12) Bilaga 2 Avtalsunderlag

11 Polisen äger rätt att när som helst under avtalstiden, genom skriftligt meddelande till Leverantören, säga upp Avtalet med tre (3) månaders varsel. Om detta inte innebär utövande av Polisens hävningsrätt enligt punkten 14 Hävning äger Leverantören rätt att utfå skälig ersättning för fram till uppsägningstidpunkten nedlagda investeringar som har direkt anknytning till Leverantörens åtaganden enligt detta Avtal jämte skälig vinst därpå samt utfå skälig ersättning för direkta avvecklingskostnader. Den totala ersättningen får dock ej överskrida det belopp som Leverantören kan förvänta sig att erhålla om Avtalet fullföljdes, exklusive eventuella förlängningsår, med avdrag för vad som tidigare utbetalats. Avveckling ska ske utan dröjsmål och Leverantören ska vidtaga alla erforderliga åtgärder för att minimera samtliga kostnader. Leverantören äger inte rätt att uppbära ersättning för det som kan komma till nytta i Leverantörens övriga verksamhet eller för vilket Leverantören erhåller ersättning på annat sätt. Polisen äger rätt att med biträde av auktoriserad revisor och/eller annan expert granska erforderligt underlag för bedömning av Leverantörens ersättningskrav. 24 MEDDELANDEN Meddelanden mellan parterna enligt Avtalet ska för att vara giltiga ske skriftligen och skickas till följande adresser: För Polisen Polismyndigheten i Västra Götalands län namn efternamn titel adress postnummer postadress Telefon: Mobil: E-post: För Leverantören namn efternamn titel adress postnummer postadress Telefon: Mobil: E-post: Det åligger parterna att hålla varandra underrättade om aktuella adresser, telefon- och faxnummer samt e-postadresser. För fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet är Polisen endast skyldig att kontakta Leverantören på de kontaktuppgifter som anges ovan eller de ändrade kontaktuppgifter som Polisen fått del av. 25 ÖVERLÅTELSE AV AVTALET Leverantören äger inte rätt att helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet till tredje part utan skriftligt medgivande från Polisen. Upphandlingsärende Sida 11(12) Bilaga 2 Avtalsunderlag

12 26 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg till Avtalet eller annan rättshandling i anslutning till Avtalet är bindande endast i den utsträckning dessa är skriftligen avfattade och behörigen undertecknade av Parterna. 27 FRISTÅENDE PARTER Parterna är fristående organisationer och detta Avtal ska inte anses utgöra grund för partnerskap, anställning, agentrelation eller dylikt samarbete. Med undantag för vad som särskilt avtalats mellan parterna under detta Avtal eller annars, ska ingen av parterna äga rätt att agera på ett sätt som ger uttryck för eller antyder ett samarbete mellan parterna utöver den mellan fristående organisationer och inte heller företa åtgärder som kan uppfattas som bindande för den andra parten. 28 TILLÄMPLIG LAG Parternas rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet bestäms i sin helhet med tillämpning av svensk rätt med undantag för dess lagvalsregler. 29 TVIST Tvist angående tillämpning eller tolkning av Avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska så långt det är möjligt lösas genom förhandling mellan parterna. Om parterna ej når en lösning genom förhandling ska tvisten prövas av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans. 30 AVTALSBILAGOR Avtalet har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. Stockholm Ort Datum Ort Datum För Polisen För Leverantören Namn. Namn Namnförtydligande. Namnförtydligande Upphandlingsärende Sida 12(12) Bilaga 2 Avtalsunderlag