Årsrapport Socialnämnden 2014

Transkript

1 Årsrapport Socialnämnden

2 Innehållsförteckning 1 Verksamhet Uppföljning av uppdrag Könsuppdelad statistik Internationellt arbete Arbetsmarknadsåtgärder Måluppföljning Trygghet vid behov av omsorg och stöd i vardagen Hållbar personalförsörjning Uppföljning av Intern kontroll Följetal Socialnämndens verksamhetsmått Personal Viktiga händelser Statistik inom arbetsgivarområdet Ekonomi Driftredovisning Investeringsredovisning Disposition av ackumulerat resultat Socialnämnden, Årsrapport 2(20)

3 1 Verksamhet 1.1 Uppföljning av uppdrag Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög grad Delvis I låg grad Inte alls Vård och omsorg om äldre X Stöd till personer med funktionsnedsättning X Individ- och familjeomsorg X Vård och omsorg om äldre Vid en sammanfattning av året kan konstateras att verksamheten har skött sitt uppdrag väl men inte riktigt uppfyllt det fullt ut. Detta beroende på att brukare fått vänta på ett erbjudande om boende i mer än tre månader samt att sociala aktiviteter kan utvecklas. Verksamheten har arbetat aktivt med den palliativa vården men det finns fortfarande en del arbetsmoment som kan förbättras. Under året har vi arbetat med nutrition åt äldre, detta har medfört att vi har skapat bättre måltidsmiljö men fortfarande finns det ett utvecklingsområde gällande nattfastan. Brandskyddet har förbättrats på våra boenden men det finns vissa delar där det behövs investeringar i form av sprinkler och direktlarm. Brukarna har erbjudits flera olika former av aktiviteter under året. Det har varit t.ex. gruppgympa, cafébesök, båttur med ISA, sång och dans samt mycket bakning. Äldreomsorgen har under många år haft sommarverksamhet på Kinnagården i Espevik. I år fick 2300 medborgare en personlig inbjudan till Kinnagården, det kom endast 10 nya deltagare. Planeringen för nästa år kommer se annorlunda ut. Frivilligverksamheten har anordnat 1100 aktivitets tillfällen med hjälp av 270 frivilligarbetare. Anhörigstöd har under året haft 130 familjer med stödplan och regelbundet kontakt. Stödet har även utvecklats till yngre där i år anhörigstöd anordnade en föreläsning riktad till föräldrar med barn som har speciella behov. Äldreomsorgen har under hösten utökat antalet medarbetare för att kunna behålla kontinuitet och kvalitet vid korttidsfrånvaro. I stort sett har alla tillsvidare anställda medarbetare den tjänstgöringsgrad de önskar. Det har funnits en oro för hot och våld på arbetsplatsen, detta har arbetsgivare försökt att tillmötesgå genom att utbilda 200 medarbetare i preventivt förhållningssätt mot hot och våld. Våra medarbetare inom hemtjänsten har fått utbildning i sparsam körning för att minska förbrukningen av drivmedel och miljöpåverkan. Andra stora utbildningssatsningar har varit inom systematiskt brandskyddsarbete, sociala aktiviteter för brukare och flera olika demensutbildningar. Äldreomsorgen har under året arbetat aktivt med kvalité och förebyggande åtgärder inom trycksår, fallprevention samt nutrition där samtliga brukare på våra äldreboende har deltagit. Färdtjänsten har under året fått nya riktlinjer samt fått ett fordon som är anpassat till arbetsresor från och till dagligverksamhet. Detta har inneburit en större kontinuitet för dessa resande personer. Bostadsanpassningen har ökat mycket under året och analysen av orsaken visar på att det ser liknade ut i hela Sverige. Det är framförallt medelstora insatser som har ökat. Socialnämnden, Årsrapport 3(20)

4 Stöd till personer med funktionsnedsättning Sammanfattningsvis har verksamheten i hög grad uppfyllt sitt uppdrag men det finns förbättringsområden att fokusera på inom verksamheten. Andelen verkställda beslut inom tre månader är ett sådant och likaså att höja andelen med aktuella genomförandeplaner. Under året har det skett ett kontinuerligt arbete för att säkerställa god service och kvalitet till brukarna. Personalen får handledning och utbildning inom sina områden. Utvecklandet av rutiner och kvalitetsledningssystemetet har varit andra viktiga delar i detta arbete. Under året har ett arbete påbörjats för att tydliggöra innebörden av de interna rollerna inom LSS verksamheten. Personlig assistent har under året fått något fler brukare då andelen som har valt Marks kommun som utförare har ökat. Ledsagarservice, kontaktperson och avlösarservice i hemmet är verksamheter där det arbetats med att öka andelen brukare med aktuella genomförandeplaner. Här pågår också ett ständigt arbete med att rekrytera personer som kan åta sig uppdrag från verksamheten. Korttidsverksamheten i Sätila genomförde för andra året i rad lägerverksamhet på scouternas lägergård i Apelhult i Rydal. I år utökades verksamheten till två veckor. Verksamheten har också ett samarbete med Ung i Mark vilket ger brukarna tillgång till fritidsgården i Kinna. Korttidstillsyn för skolungdom över 12 år har under året fått något fler brukare och även varit tvungna att anpassa lokaler och personalresurser för att kunna möta de behov som brukarna har. Det boende för barn och ungdomar som har funnits i kommunen har under året konverterats till ett boende för vuxna då de boende har fyllt 18 år. En kartläggning om fortsatt behov av denna typ av boende har påbörjats. De boende inom bostad med särskild service har under sommaren erbjudits lägerverksamhet under en vecka vid lägergården Apelhult i Rydal. Vid ett boende har inspektionen för vård och omsorg genomfört tillsyn och de synpunkter som då framkom har verksamheten åtgärdat. Även arbetsmiljöverket har genomfört tillsyn på ett boende och även här har de synpunkter som framkom åtgärdats. Daglig verksamhet har under året startat en ny verksamhet med inriktning mot enklare snickeriarbete då detta har varit en efterfrågad verksamhet. Samarbetet med den förening som driver Rumänien insamlingen har avslutats. I december genomförde verksamheten en julmarknad för allmänheten på Eriksdalsgatan i Skene. På marknaden såldes saker som tillverkats under året. Aktiviteten blev mycket uppskattad både av besökande och av deltagarna och det planeras redan för att kunna genomföra den även under Individ- och familjeomsorg Vid en sammantagen bedömning konstateras att verksamheten nått goda resultat men inte helt uppfyllt sitt uppdrag. Medarbetarna har engagerat arbetat med förbättringar och utveckling vilket fått genomslag på samtliga enheter. Försörjningsstödsenheten har initierat nya arbetsmetoder, den viktigaste RAMS som under slutet av året börjar visa goda resultat. Förutsättningarna att nå måluppfyllelse under 2015 beräknas mot denna bakgrund vara goda. Vuxenenheten erbjuder sedan hösten ytterligare en utbudspunkt för kvalificerad öppenvård, Kraftvärk som förväntas att delvis möta behovet av vård på hemmaplan. Det ökade behovet av beroendevård kräver att kommuner och landssting ytterligare förbättrar sitt samarbete och tillsammans utvecklar strategier och förhållningssätt för att möta brukarnas vårdbehov. På uppdrag av kommunens revisorer har PricewaterhouseCoopers (PwC) granskat att socialnämnden säkerställer att missbruksvården är effektiv och ändamålsenlig samt har den kvalitet som lagstiftning och nämndens mål anger. Resultatet av denna granskning visade bland annat att socialtjänstens kostnad för vuxna missbrukare är låg i jämförelse med andra kommuners. Den socialpsykiatriska enheten lyckas väl i sitt uppdrag att ge brukare med ett psykiskt funktionshinder hjälp och stöd i sitt vardagsliv. Familjeenheten har som många andra enheter med samma uppdrag i landet svårigheter med att bemanna sina vakanta tjänster. Socialnämnden, Årsrapport 4(20)

5 Eftersom mycket tid ägnas åt rekryteringsarbete riskerar det långsiktiga förbättrings- och utvecklingsarbetet att äventyras och att befintlig personal utsätts för belastning. Den nystartade familjebehandlings- och boendeenheten börjar finna sin form. Både familjeenheten och familjebehandlings- och boendeenheten har gemensamt att hantera utmaningen att bereda ett ökande antal ensamkommande barn ett gott omhändertagande. Ett aktivt arbete med rekryteringar och systematiska förbättringar skapar förutsättningar att under 2015 nå en högre grad av måluppfyllelse. 1.2 Könsuppdelad statistik Socialnämnden har idag ingen tillgänglig statistik kring brukare som är uppdelad på kön. Den statistik som redovisas kring brukare kan göras könsuppdelad men det kommer krävas mer arbete för att ta fram statistik på detta sätt. Inom vissa verksamheter så ges insatser till familjer, t.ex. försörjningsstöd och andra stödinsatser, och då kan det vara flera personer från bägge könen som får del av dessa insatser. Inom äldreomsorgen är det fler kvinnor som får insatser men detta beror på att de har en högre medellivslängd än männen och därför är fler i de högre åldrarna. 1.3 Internationellt arbete Socialnämnden har under perioden varit involverad i två Europeiska socialfonden (ESF)-projekt som bägge har haft sin utgångspunkt i arbetsmarknadsåtgärder. Projekten har skett i samverkan med andra kommuner inom Sjuhärad. KRUT-projektet har skett inom ramen för Sjuhärads samordningsförbund. KRUT-projektet KRUT-projektet fick under perioden januari jun medel från ESF för att kunna bedriva sin verksamhet. De kommuner som deltog var medfinansiärer av verksamheten. KRUT erbjöd ett brett utbud av insatser inom Kartläggning Rehabilitering och Utveckling Tillsammans över Sjuhärads åtta kommuner. Målgruppen var personer år som stod långt från arbetsmarknad eller riskerade att bli långtidssjukskrivna, många med psykisk ohälsa eller funktionsnedsättningar av olika slag. En viktig grupp var unga som befann sig i övergången mellan studier och arbetslivet. I Marks kommun hade projektet en inriktning mot träning av arbetsförmåga och praktikstöd. Aktiviteten riktade sig till de personer som hade en komplex eller diffus problematik. Verksamheten fasades ut under början av då RAMS startade sin verksamhet. MAST-projektet MAST-modellen var ett treårigt projekt som startade 2010 och avslutades Projektets mål var att arbeta fram en modell som effektivt bidrog till att deltagare nådde egen försörjning. Verksamheten visade ett gott resultat- 30 % hade gått vidare i arbete, 11 % till studier och 25 % var jobbredo, dvs. anses anställningsbar efter genomgånget program men har ännu inte hittat arbete. Även detta projekt finansierades med medel från ESF och de medverkande kommunerna var medfinansiärer. Projektet fick medel för en uppgradering av pågående projekt från ESF för ytterligare ett år. Detta för att vidareutveckla delar av metoden och få möjlighet att fördjupa sig i metodutvecklingen. En annan del var att få möjlighet att implementera metoden och de erfarenheter man fått under projektet i samtliga kommuners reguljära verksamhet. I Marks kommun är metoden nu en av de arbetsmarknadsåtgärder som erbjuds inom RAMS verksamhet. Projektet avslutades i juni. 1.4 Arbetsmarknadsåtgärder 2013 beslöt Socialnämnden att kommunens arbetsmarknadsåtgärder skulle genomgå en omstrukturering. En arbetsmarknadsgrupp skulle startas upp med uppdrag att jobba utifrån MAST-modellen och Jobbcenter. Syftet med verksamheten var att öka den enskildes anställningsbarhet och därmed bidra till att minska antalet personer som är beroende av försörjningsstöd. Denna nya verksamhet fick namnet RAMS (Redo för arbetsmarknad och sysselsättning). Fram till december har verksamheten skrivit in 201 personer. Deltagandet har varit fördelat enligt följande: Socialnämnden, Årsrapport 5(20)

6 Arbetsspåret Jobbcenter Redospåret 162 personer, 14 personer, 23 personer, Friskvårdsspåret 16 personer. Arbetsspåret som är RAMS största spår har i dagsläget hunnit avsluta två grupper. Sedan starten i april har det skrivits in 162 personer i detta spår och av dessa har 115 personer hunnit skrivas ut. Statistiken visar att av dessa gick 35 % till egen försörjning i form av arbete eller studier, 7 % av deltagarna flyttade från kommunen, 6 % tackade nej till fortsatt deltagande, 5 % fullföljde programmet men hade fortsatt behov av andra insatser, 17 % avslutades på grund av hög frånvaro, 20 % fick annan åtgärd och 10 % blev sjukskrivna under tiden. Dessa resultat visar att insatserna är i linje med uppdraget att öka anställningsbarheten och att minska antalet personer som är beroende av försörjningsstöd. Verksamheten arbetar aktivt för att utveckla arbetsmetoder för att kunna nå målgruppen på ett ännu bättre sätt. Av de 20 % som gått till en annan åtgärd var de vanligaste orsakerna språksvårigheter, psykisk ohälsa eller aktivt missbruk. Verksamheten har också fått ta emot personer som har haft en annan pågående insats som har krockat med RAMS verksamhet. En stor grupp på 17 % har avslutats på grund av hög frånvaro. Arbetet med denna grupp kommer att prioriteras under 2015, verksamheten kommer att titta på andra arbetsmetoder för att bättre nå målgruppen. Socialnämnden, Årsrapport 6(20)

7 2 Måluppföljning 2.1 Trygghet vid behov av omsorg och stöd i vardagen God service och kvalitet Indikatorer Beslut ad av ÅR Mål Nöjda brukare, hemtjänst Nöjda brukare, särskilt boende äldreomsorg Nöjda brukare, funktionshinder Nöjda brukare, Individ och familj Nämnd >= 94 Nämnd >= 90 Nämnd >= 87 Nämnd >= 94 Nöjda brukare, hemtjänst Andelen äldre som sammantaget är nöjda med sin äldreomsorg varierar i landet mellan kommuner och mellan verksamheter. Vanligast är att cirka 80 % i en kommun totalt sett är mycket eller ganska nöjda med sin hemtjänst. I Marks kommun uppger 93 % av personerna som har hemtjänst att de är mycket eller ganska nöjda med sin hemtjänst, 2013 var motsvarade siffra 94 %. Kvinnor är, jämfört med män, ensamboende i högre omfattning och känner sig också i större utsträckning ensamma. De ensamboende med hemtjänst eller de som känner sig ensamma på äldreboendet svarar i mindre utsträckning positivt på frågorna i enkäterna. Nöjda brukare, särskilt boende äldreomsorg Av personerna som bor i vård och omsorgsboende svarade 86 % att de som helhet är nöjda med sitt boende, 2013 var motsvarade siffra 90 %. Jämfört med riket ligger motsvarande siffra på 80 %. På de särskilda boendena är det något fler än i fjol som upplever att de alltid eller oftast kan påverka vid vilka tider de får hjälp. Speciellt bra betyg får personalens bemötande. Kvalitetsutveckling sker genom aktiva insatser i personalgrupper i form av kompetensutveckling och värdegrundsarbete. Ett systematiskt kvalitetsarbete bedrivs genom att avvikelser analyseras och förbättringsåtgärder vidtas vid behov. Erfarenheter dras av lokala och nationella uppföljningar och synpunkter och klagomål hanteras i organisationen för att bidra till kvalitetsutvecklingen. Nöjda brukare, funktionshinder Brukarenkäten genomfördes under hösten i Marks kommun. 77 % av de personer som har svarat på enkäten upplever att de är nöjda med bemötande och god service. Svaren är inte helt jämförbara med föregående enkät från Föregående enkät besvarades av brukar som hade insatser daglig verksamhet och gruppbonde. I år har enkäten besvarats av brukare som har någon form av pågående insatser enligt LSS. Resultatet är lägre än föregående år. Brukare upplever att det är nöjda med personalens bemötande och kompetens men ett förbättringsområde är ökad tillgänglighet och kontakt med personal som arbetar med myndighetsutövning inom verksamheten. Socialnämnden, Årsrapport 7(20)

8 Nöjda brukare, Individ och familj Årets brukarenkät har en annan utformning jämfört med tidigare år. Kärnfrågeställningen som formuleras som en övergripande fråga avseende nöjdhet hade i år andra svarsalternativ än tidigare. Resultaten kan därför inte jämföras med varandra. Resultatet av enkäten som i övriga delar gav ett gott betyg åt verksamheten har bearbetats på respektive enhets arbetsplatsträffar med målet att skapa handlingsplaner för att förbättra tillgängligheten, informationen och förtroendet för verksamheten och dess medarbetare. Trots att verksamheten inte nådde måluppfyllelse bör resultatet anses vara positivt. God tillgänglighet Indikatorer Beslut ad av ÅR Mål Andel LSS-beslut som verkställs inom 3 månader Andel klienter som får tid för besök ang. ekonomiskt bistånd inom 14 dagar från kontakttillfället Kommu nfullmä ktige Kommu nfullmä ktige 96% 96,2% 90% 86% >=91% 85% 87% 83% >=88% Andel anmälningar till familjeenheten respektive vuxenenheten där förhandsbedömningar görs inom 14 dagar Nämnd 100% 92% 100% Genomsnittlig väntetid för att få plats i äldreboende från ansökan till erbjudande om plats Kommu nfullmä ktige <=53 Andel LSS-beslut som verkställs inom 3 månader Andel beslut som verkställts inom tre månader har varit på en hög nivå under året. Det har funnits vissa svårigheter att verkställa beslut gällande daglig verksamhet, ledsagning, kontaktpersoner och till vår korttidsverksamhet på grund av resursbrister, brukare har också tackar nej till erbjudna insatser. Andel klienter som får tid för besök ang. ekonomiskt bistånd inom 14 dagar från kontakttillfället I stort har enheten lyckats erbjuda sina brukare tid för besök inom den stipulerade tiden. Under sammanlagt 13 veckor i samband med sommarsemestrarna med lägre personalbemanning har enheten tvingats att sträcka ut tiden. Detta har givit ett årsresultat med ett lägre värde. Andel anmälningar till familjeenheten respektive vuxenenheten där förhandsbedömningar görs inom 14 dagar Vuxenenheten uppnår måluppfyllelse. Familjeenheten däremot uppnår inte målet fullt ut. Detta förklaras av en ansträngd personalsituation med vakanser på strategiskt viktiga tjänster och yttre omständigheter som enheten inte kan råda över som t ex polisförhör. Genomsnittlig väntetid för att få plats i äldreboende från ansökan till erbjudande om plats Omsättningen på våra vård- och omsorgsboenden har under året varit lägre än tidigare och andelen vård- och omsorgsboende har minskat, speciellt svårt är att tillmötesgå önskan om parboende då det bara finns ett fåtal sådana i kommunen. Efterfrågan på vård - och omsorgsboende har ej ökat och antalet personer som väntat mer än Socialnämnden, Årsrapport 8(20)

9 3 månader är sammanlagt 5. Under året har ej målet uppfyllts. Delaktighet och inflytande inom omsorg och stöd i vardagen Indikatorer Beslut ad av ÅR Mål Andel brukare i hemtjänsten med aktuell genomförandeplan Andel brukare i vårdoch omsorgsboende med aktuell genomförandeplan Andel brukare inom funktionshinder med aktuell genomförandeplan Andel klienter inom familjeenhet och vuxenenhet med aktuell genomförandeplan Andel brukare i hemtjänsten som varit delaktiga i att utforma sin genomförandeplan Andel brukare i vårdoch omsorgsboende som varit delaktiga i att utforma sin genomförandeplan Andel brukare inom funktionshinder som varit delaktiga i att utforma sin genomförandeplan Andel klienter inom familjeenheten och vuxenenheten som varit delaktiga i att utforma sina genomförandeplaner Nämnd >= 62% Nämnd >= 94% Nämnd >= 100% Nämnd >= 99% Nämnd >= 62% Nämnd >= 94% Nämnd >= 99% Nämnd >= 100% Andel brukare i hemtjänsten med aktuell genomförandeplan Äldreomsorgen har arbetat aktivt med att förbättra och förenkla utformingen av genomförandeplaner. Verksamhetens främsta utvecklingsområde är de brukare som endast har insatser i form av larm eller service. Andel brukare i vård- och omsorgsboende med aktuell genomförandeplan Det aktiva arbeta som förts under året visar att brukarna på våra vård - och omsorgsboende har aktuell genomförandeplan. Andel brukare inom funktionshinder med aktuell genomförandeplan Under året har brukare tillsammans med verksamhetens personal fortsatt att arbeta med aktuella genomförandeplaner. Verksamheten har uppmärksammat att alla brukare inte har haft en aktuell genomförandeplan, främst inom insatsen ledsagning. Verksamheten har startats upp ett arbete för att även brukare med denna insats ska ha aktuella genomförandeplaner. Socialnämnden, Årsrapport 9(20)

10 Andel klienter inom familjeenhet och vuxenenhet med aktuell genomförandeplan Familjeenheten når måluppfyllelse men Vuxenenheten visar något lägre resultat. Orsaken till att enheten inte når fullständig måluppfyllelse ligger till största delen utanför enheternas kontroll. När en plan inte går att upprätta är detta ofta relaterat till klientens egna förutsättningar, t ex fysisk eller psykisk ohälsa. Andel brukare i hemtjänsten som varit delaktiga i att utforma sin genomförandeplan Målet för är uppfyllt. Av de brukare som har aktuell genomförandeplan har 100 % varit delaktiga i utformningen. Andel brukare i vård- och omsorgsboende som varit delaktiga i att utforma sin genomförandeplan Målet för är uppfyllt. Av de brukare som har aktuell genomförandeplan har 100 % varit delaktiga i utformningen. Andel brukare inom funktionshinder som varit delaktiga i att utforma sin genomförandeplan Alla brukare med genomförandeplan har varit delaktiga i att upprätta dessa. Andel klienter inom familjeenheten och vuxenenheten som varit delaktiga i att utforma sina genomförandeplaner Alla klienter med genomförandeplan har varit delaktiga i att upprätta dessa. 2.2 Hållbar personalförsörjning Flexibla arbetstider med rätt till heltid och möjlighet till deltid Indikatorer Beslut ad av ÅR Mål Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad Kommu nfullmä ktige 90 % 90 % 89 % 100 % Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad Vid medarbetarundersökning i september, som 767 av ca 1100 anställda besvarade, så var 89 procent nöjda med sin sysselsättningsgrad. Av de som var missnöjda ville 7 procent öka sysselsättningsgraden medan 4 procent ville minska. Skillnaden i nöjdhet vad gäller sin sysselsättningsgrad skiljer sig mycket lite åt mellan verksamhetsområdena. I individ- och familjeomsorgen vill dock de som är missnöjda med sin sysselsättningsgrad uteslutande minska den vilket troligtvis beror på att heltid är norm inom denna verksamhet. Sett till hela förvaltningen är det drygt 50 personer som vill öka sin sysselsättningsgrad och knappt 30 personer som vill minska den. Vid medarbetarsamtal som genomförs varje år ska frågan om önskad sysselsättningsgrad tas upp och ansvarig chef har i sin tur att ta hänsyn till önskemål om ändrad sysselsättningsgrad hos befintlig personal innan rekrytering sker. Majoriteten av inkomna önskemål om höjd sysselsättningsgrad görs med förbehållet att den anställde inte vill arbeta på annan arbetsplats än den egna, vilket gör det svårare att tillmötesgå önskemålet. På Socialförvaltningen pekar dock statistiken åt rätt håll för att uppnå målet om rätt till heltid och möjlighet till deltid då den genomsnittliga sysselsättningsgraden har ökat något jämfört med föregående år, från 89,5 procent till 90,3 procent och andelen heltidstjänster under åren 2011 till har ökat från 45,9 procent till 54,6 procent. Socialnämnden, Årsrapport 10(20)

11 Friska medarbetare Indikatorer Beslut ad av ÅR Mål Sjukfrånvaron ska minska Nämnd 5,6 5,9 6,5 7,3 <= 6,4 Sjukfrånvaron ska minska På Socialförvaltningen har sjukfrånvaron ökat under jämfört med tidigare år. Från 2011 har sjukfrånvaron ökat från 5,6 procent till 7,3 procent av den totala arbetstiden. Sjukfrånvaron är generellt högre bland kvinnor än bland män, men själva ökningen i frånvarotid mellan 2013 och är likvärdig mellan grupperna. Vid en närmare analys av sjukfrånvaron månad för månad så har frånvarokurvan på Socialförvaltningen historiskt sett likartad ut, det vill säga med högre sjukfrånvaro under årets inledande vintermånader för att sedan sjunka konstant fram till bottennotering i juli månad och därefter successivt öka under hösten. I års sjukfrånvarokurva ser man att sjukfrånvaron vid inledningen av året ligger i paritet med föregående år för att sedan i april och maj göra ett trendbrott och öka istället för att minska. Därefter följer det normala mönstret som beskrivits ovan men noteras kan att sjukfrånvaron konstant ligger på en högre nivå månad för månad under jämfört med Bryter man ner den totala sjukfrånvaron per verksamhet så ligger individ- och familjeomsorgen högst med 7,9 procents sjukfrånvaro följt av äldreomsorgen med 7,5 procent och funktionshinderverksamheten med 7,3 procents sjukfrånvaro. Nästan hälften av sjukfrånvaron på individ- och familjeomsorgen 49,2 procent utgörs av så kallad långtidssjukfrånvaro alltså då en individ varit frånvarande 60 dagar eller mer. Inom funktionshinderverksamheten ligger långtidssjukfrånvaron på ungefär samma nivå, 47,9 procent av den totala sjukfrånvaron och inom äldreomsorgen utgör knappt 40 procent av den totala sjukfrånvarotiden långtidssjukfrånvaro. Översatt i antal individer som är frånvarande längre tid på grund av sjukdom så handlade det om 70 personer på hela socialförvaltningen under mättillfället oktober. Vad de stigande sjuktalen beror på att svårt att dra några slutsatser kring då det ofta är flera faktorer som spelar in. Vad gäller individ- och familjeomsorgen så är personalomsättningen en faktor som spelar stor roll för medarbetarnas mående. Äldreomsorg och funktionshinderverksamhet har andra utmaningar i form av ökad vårdtyngd hos brukare som ska hanteras på knappa resurser. En arbetsmiljöfråga som sticker ut negativt för både äldreomsorg och individ- och familjeomsorg i års medarbetarundersökning är den om man har möjlighet att återhämta sig efter perioder av hög arbetsbelastning där 27 respektive 37 procent uppgett att man inte har det. Ser man utanför Marks kommun så är vi dock inte unika med en negativ sjukskrivningstrend. Försäkringskassan rapporterar en stigande sjukskrivningstrend i riket och i synnerhet i västra Sverige. Främst är det diagnoser med psykisk ohälsa som stiger och företrädesvis är det unga kvinnor i kontaktyrken som drabbas. För mer utförligt statistiskt underlag gällande sjukfrånvaro se kapitel Socialnämnden, Årsrapport 11(20)

12 3 Uppföljning av Intern kontroll Socialnämnden arbetar med att utveckla den interna kontrollen av verksamheten. Sedan 2011 styr en politiskt utsedd arbetsgrupp arbetet i enlighet med den modell, COSO-modellen, som kommunen beslutat att använda sig av. Arbetet har resulterat i en utvecklad månatlig uppföljning av nämndens verksamhet, personal och ekonomi där ett flertal nyckeltal följs under året. En genomarbetad plan för intern kontroll har tagits fram där en revidering har gjorts Merparten av planens granskningsområden återrapporterades till socialnämnden i november. Planens granskningsområden har varit offentlighet och sekretess, politik, handläggning av individärenden, verkställighet av insatser, ekonomi och personal. Socialnämndens främsta verktyg för att säkerställa en god intern kontroll är det ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyrelsens föreskrifter som fastställdes Under året har detta utvecklingsarbete fortsatt vad gäller uppbyggnad och innehåll. Ledningssystemet visualiseras i KLOK-boken, kvalitetsledning och kunskapsbank. Socialnämnden, Årsrapport 12(20)

13 4 Följetal 4.1 Socialnämndens verksamhetsmått Följetal ÅR 2009 ÅR 2010 ÅR 2011 ÅR 2012 ÅR 2013 ÅR Särskilt boende SoL, antal pers. Hemtjänst i ordinärt boende, antal pers. Hemtjänst i ordinärt boende, antal pers.-varav hemtjänst i trygghetsboende, antal pers Hemsjukvård, antal personer LSS-boende, antal personer LSS-insatser ordinärt boende, antal pers. Antal personer med personlig assistans Barn och ungdom, antal vårddygn på institution Barn och ungdom, antal vårddygn i familjehem Vuxna 19 år-, antal vårddygn på institution Särskilt boende SoL, antal pers. Anpassningarna till nämndens beslut om antalet vård - och omsorgsboende är verkställt. Hemtjänst i ordinärt boende, antal pers. Antalet brukare inom hemtjänst är detsamma, samtidigt som den genomsnittliga tiden per brukare ökar. Hemtjänst i ordinärt boende, antal pers.-varav hemtjänst i trygghetsboende, antal pers Antalet personer med hemtjänst boende i en trygghetsbostad kan inte tas fram då dessa numera ingår i ordinärt boende. Hemsjukvård, antal personer Antalet patienter som är inskrivna i den kommunala hemsjukvården har ökat något de senaste åren. Framförallt är det en ökning av antalet inskrivna patienter från funktionshinder. LSS-boende, antal personer Under året har det skett en marginell förändring av antalet brukare på LSS-boenden. Sammantaget har det varit ett fluktuerande antal köpta platser, främst en viss ökning av internat och elevhemsboende för barn och ungdomar med funktionsnedsättning som har behov av skolgång utanför kommunen. Socialnämnden, Årsrapport 13(20)

14 LSS-insatser ordinärt boende, antal pers. Under tidigare år 2012 och 2013 har följetalen varit missvisande. Det har varit en marginell skillnad utav brukare med insatser enligt LSS men en viss ökning av antalet insatser har skett. Antal personer med personlig assistans Antal personer med personlig assistans enl LASS är princip oförändrad. Verksamheten har under året arbetat med rutiner och kvalitetskontroll på antalet personer med pågående insatser. Barn och ungdom, antal vårddygn på institution Enheten noterar en ökning av antalet vårddygn. Denna ökning är till stor del relaterad till att kommunen tagit emot och placerat ensamkommande barn. Av det totala antalet vårddygn uppgick placeringarna avseende ensamkommande barn till för år. Barn och ungdom, antal vårddygn i familjehem Antalet vårddygn har minskat trots en uttalad ambition att prioritera denna placeringsform. Denna omständighet kommer att följas under verksamhetsåret med målet att identifiera vad förändringen består i. Av det totala antalet vårddygn är relaterat till ensamkommande barn för år. Vuxna 19 år-, antal vårddygn på institution Enheten rapporterar ett ökat antal anmälningar och ansökningar. De utredningar som enhetens handläggare genomför avtäcker en mer omfattande problematik än tidigare avseende missbrukets omfattning och destruktivitet. Det är viktigt att följa utvecklingen avseende vårddygn på institution men det är för tidigt att dra slutsatser om trendbrott. Socialnämnden, Årsrapport 14(20)

15 5 Personal 5.1 Viktiga händelser Rekrytering av vikarier Under februari bjöd förvaltningen vid två tillfällen in till rekryteringsdagar där ett antal enhetschefer intervjuade arbetssökande för sommarvikariat inom äldreomsorg och funktionshinderverksamhet. Bemanningsenheten har även arbetat med gruppintervjuer och totalt intervjuat mer än 100 sökande. Förvaltningen deltog dessutom på STARK-dagen på Borås Högskola för att marknadsföra Marks kommun som attraktiv arbetsgivare för bland annat blivande sjuksköterskor. Rekrytering och utökning av antal enhetschefer Under våren har ett tiotal enhetschefer rekryterats till följd av pensionsavgångar såväl som uppsägningar på egen begäran. Störst omsättning har skett inom funktionshinderverksamheten men samtliga vakanser är nu tillsatta. Förvaltningen har dessutom rekryterat en enhetschef som ska arbeta ambulerande för att kunna täcka upp tillfälliga vakanser under ordinarie chefs frånvaro eller där det finns extra behov. Under hösten har nämnden beslutat att utöka antalet enhetschefstjänster inom äldreomsorgen som ett steg för att minska antalet underställd personal per enhetschef i och därmed förbättra deras förutsättningar att vara chefer. Rekryteringen till de nya tjänsterna kommer ske i januari Sommarperioden På majoriteten av enheterna inom äldreomsorg och funktionshinderverksamhet så har man haft svårigheter att få tillräcklig bemanning under sommarmånaderna. Trots bemanningsenhetens intensiva rekrytering av sommarvikarier under våren så har förvaltningen haft brist på vikarier. Dessutom har sjukfrånvaron både bland vikarier och ordinarie anställda varit högre än förväntat vilket har lett till att man tvingats beordra in personal under semestern på flera ställen för att klara av verksamheten. Bland sommarvikarier har också noterats en högre andel olovlig frånvaro än tidigare år. En grupp bestående av verksamhetschef för äldreomsorg och bemanningsenheten har under hösten analyserat vilka åtgärder som bör vidtas inför kommande sommarperiod. Bland annat handlar det om bättre schemaläggning för sommarvikarier samt tydligare krav på andel ordinarie befattningshavare som ska vara i tjänst under perioden. Medarbetarenkät Under hösten genomfördes en medarbetarundersökning för hela kommunen och de kommunägda bolagen. I början av år 2015 kommer alla enheter gå igenom resultatet tillsammans med chef och därefter utforma handlingsplaner med åtgärder utifrån identifierade behov. Ny enhet IFO Under hösten genomfördes en organisationsförändring på individ och familjeomsorgen där behandlarna på familjeenheten tillsammans med personal på boendet för ensamkommande ungdomar med permanent uppehållstillstånd (PUT) bildade en ny enhet som kallas Familjebehandlar- och boendeenheten. Förberedelse för förvaltningsorganisationen inför delning av nämnd Under tog fullmäktige beslut om att dela Socialnämnden från och med 1 januari Utifrån detta beslut genomfördes under hösten riskbedömningar bland främst socialförvaltningens administrativa personal för att få överblick över de åtgärder som förändringen kräver av förvaltningsorganisationen. Socialnämnden, Årsrapport 15(20)

16 5.2 Statistik inom arbetsgivarområdet Antal anställda Antal tillsvidareanställda 1 nov Antal tidsbegränsade anställda 1 nov Genomsnittlig sysselsättningsgrad för tillsvidareanställda 1 nov. (%) 88,8 89,0 89,5 90,3 Antalet tillsvidareanställda minskade under 2012 och 2013 jämfört med 2011 för att under öka med 22 medarbetare jämfört med föregående år. Ökning av antalet tillsvidareanställda har skett främst inom Äldreomsorgen. Antalet tidsbegränsat anställda har ökat succesivt från 2011 till med 95%. Äldreomsorgen har 69 tidsbegränsade anställda. Under har det skett en ökning om nio medarbetare jämfört med föregående år. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden har ökat från föregående år. Majoriteten av de deltidsanställda återfinns inom äldreomsorgen. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden inom äldreomsorgen är 88 %, där den genomsnittliga sysselsättningsgraden för kvinnor är 88 % och 93 % för män. Önskemål om förändrad sysselsättningsgrad diskuteras årligen i samband med medarbetarsamtal och majoriteten av de anställda arbetar på sin önskade sysselsättningsgrad. Eventuella önskemål om förändringar tillgodoses i möjligaste mån i samband med rekrytering och tillfälliga vakanser. Sjukfrånvaro Totalt Totalt Totalt Kv. Män Totalt Sjukfrånvaro alla anställda, nov-okt. (%) Andel långtidssjukfrånvaro i procent av den totala sjukfrånvaron, nov-okt. (%) Antal individer med långtidssjukfrånvaro i oktober. Frisktal (max fem sjukdagar per individ och år) 5,6 5,9 6,5 7,7 4,5 7,3 37,5 38,6 35,5 42,8 42,3 42, ,4 57,5 55,4 52,2 För kommentarer och analys av sjukfrånvaro se kapitel Personalrörlighet egen begäran - pensio n - intern rörlighe t - övrigt - totalt Antal avgångar (av tillsvidareanställd personal) Socialförvaltningens personalrörlighet är 51 % av kommunens totala personalrörlighet. Antalet avgångar har minskat med 19 st inom förvaltningen i förhållande till 2013, det gäller både avgångar på egen begäran och avgångar med pension. Den interna rörligheten har minskat från 95 st 2013 till 51 st. Timtid, mer- och fyllnadstid samt övertid Timtid i timmar, nov-okt Fyllnadstid i timmar, nov-okt Socialnämnden, Årsrapport 16(20)

17 Övertid i timmar, nov-okt Inom äldreomsorg och funktionshinderverksamheten används timavlönad personal för att täcka upp korttidsvakanser vid till exempel sjukdom och vård av barn (VAB) samt för att täcka upp bemanningsbehovet under semesterperioden. Under har timtiden ökat på socialförvaltningen med timmar jämfört med Dessa timmar motsvarar ca 172 årsarbetare (beräknat på ett heltidsmått om 147 timmar i månaden). Detta kan ställas i relation till 871 årsarbetare som har månadslön. Vid en sammanräkning av antalet timmar som ordinarie personal varit frånvarande på grund av sjukdom och VAB under perioden så uppgår denna tid till att motsvara ca 150 årsarbetare. Till detta får man lägga frånvaro för semester under sommarperioden. Användandet av timavlönad personal är utifrån denna bild inte anmärkningsvärd hög utan ser ut att stämma ganska väl överens med behovet. Att timtiden har ökat mellan 2013 och kan förklaras med en högre sjukfrånvaro under. Fyllnadstiden fortsätter att minska på socialförvaltningen samtidigt som övertiden ökar. En förklaring till detta kan vara att den genomsnittliga sysselsättningsgraden har ökat på förvaltningen. Då fler arbetar heltid så genererar uttag av mertid främst övertidsersättning istället för fyllnadstidsersättning. En annan faktor som spelar in i skillnaden i uttagen övertid mellan åren 2013 och är sannolikt den högre sjukfrånvaron under sommarperioden, vilket under föranledde fler inbeordringar under semestern på övertid. De stora nivåskillnaderna i uttag av fyllnadstid respektive övertid mellan åren 2011 och 2012 beror på att flera lokala kollektivavtal under denna tid byttes ut och ersattes med ett annat. Innan 2012 fanns lokala kollektivavtal som gav mertidsarbetande personal fyllnadstidsersättning vid samma tillfällen som med dagens kollektivavtal istället ger övertid. Socialnämnden, Årsrapport 17(20)

18 6 Ekonomi 6.1 Driftredovisning Driftredovisning (belopp i tkr) Budget Budgetavvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnader Fördelning på huvudverksamhet, netto Ledning, central adm, nämnd, utbildning, projekt Vård och omsorg om äldre Stöd till personer med funktionsnedsättning Individ- och familjeomsorg Nettokostnader Analys driftredovisning År redovisar Socialnämnden ett överskott om 13,1 mnkr. Årets nettokostnader var 667,9 mnkr jämfört med budgetramen om 681 mnkr. Årets överskott motsvarar ca 2 procent av budgetramen. Jämfört med föregående år har budgetramen ökat med 36,8 mnkr (5,7 %) samtidigt som nettokostnaderna har ökat med 30,2 mnkr (4,7 %). et år bedöms som helhet inte ha någon större effekt på lång sikt annat än vad som ryms i kommande budgetramar och nu kända förutsättningar. Det som utgör osäkerhetsfaktorer är kostnader för eventuellt förändrade arbetsgivaravgifter liksom kostnader för flyktingmottagning. Under har central administration varit organiserad under Individ och Familjeomsorg istället för som tidigare under Central förvaltning, vilket påverkar jämförelsen mellan åren. I övrigt är det inga större organisatoriska förändringar att notera. Jämförelse mellan kostnadsslag Intäkterna år ökade med 6,4 mnkr jämfört med föregående år. Intäktsöverskottet mot budget år är 10,7 mnkr, motsvarande överskott 2013 var 12,1 mnkr. Överskottet utgörs av intäkter från Migrationsverket om 7,4 mnkr varav 1,2 är hänförligt till år 2013, ersättningar från Ams som ger ett budgetöverskott om 0,5 mnkr, kostnadsreduceringar av personlig assistans från Försäkringskassan avseende år ,4 mnkr, måltidsdebiteringar som genererar ett överskott motsvarande 0,5 mnkr och slutligen 0,9 mnkr för sålda vårdplatser. Av intäktsöverskottet år är sammantaget 2,6 mnkr hänförligt till verksamhet år Personalkostnaderna år ökade med 26,3 mnkr jämfört med föregående år, vilket motsvarar en ökning om 5,5 %. Jämfört med budget år är det ett nettoöverskott om 11,5 mnkr. Överskottet utgörs främst av löner exkl ersättningar och arbetsgivaravgifter 3,8 mnkr, sociala avgifter 8,4 mnkr samtidigt som ersättningar (till kontaktpersoner och familjehem) överstiger budget med 3,4 mnkr. Därtill tillkommer budgetreserven om 2,8 mnkr, budgeterat som personalkostnad. Orsaker till överskottet vad gäller månadslöner är huvudsakligen vakanser i samband med att personal slutar och börjar sina anställningar samt ej uppstartade verksamheter, överskottet dras samtidigt ner av att kostnaderna för sjukfrånvaro ökat under året. Överskottet har främst uppstått under årets första kvartal samt under sommarperioden. Vad gäller sociala avgifter kan överskottet främst härledas till den lägre arbetsgivaravgiften för anställda under 26 år respektive över 65 år. Nettoöverskottet om 11,5 mnkr fördelar sig mellan verksamheterna: Central förvaltning 3,2 mnkr, Äldreomsorgen 3,8 mnkr, Socialnämnden, Årsrapport 18(20)

19 Funktionshinder 0,4 mnkr och IFO 4,2 mnkr varav Central administration 1,8 mnkr. Övriga kostnader år ökade med 10,3 mnkr jämfört med år 2013, vilket är en kostnadsökning om 4,3%. Underskottet mot budget för år är totalt 9,0 mnkr och består i huvudsak av utbetalt försörjningsstöd 5,1 mnkr, köpt vård 5,0 mnkr, bostadsanpassning 3,8 mnkr och färdtjänst 0,7 mnkr samtidigt som återhållsamhet bland övriga kostnader ger ett överskott om 5,6 mnkr mot budget. Jämförelse med budget och föregående år per verksamhetsområde Central förvaltning visar ett överskott om 4,8 mnkr jämfört med budget. Överskottet består huvudsakligen av budgetreserven om 2,8 mnkr samt tillfälliga vakanser 0,3 mnkr. Resterande 1,6 mnkr avser lägre övriga kostnader än budgeterat, bl a kompetensutveckling, köpta tjänster och kostnad för färdigbehandlade vid sjukhus. Äldreomsorgen visar ett nettounderskott mot budget om 1,5 mnkr för (-3,2 år 2013). Jämfört med år 2013 är nettokostnaden 22,8 mnkr högre år, samtidigt som budgetramen har ökat med 24,6 mnkr mellan åren. Äldreomsorgens olika verksamhetsområden följer i stort budget eller visar något överskott med undantag för bostadsanpassning -3,8 mnkr och Färdtjänst -0,7 mnkr. Noteras kan också att hemtjänst i extern regi ökat mer än förväntat under året och överskrider budgeterade 0,7 mnkr med 0,4 mnkr. Funktionshinder visar ett överskott mot budget om 6,5 mnkr år (1 mnkr år 2013). Jämfört med 2013 är nettokostnaden 3,1 mnkr högre år samtidigt som budgetramen ökat med 8,7 mnkr mellan åren. I särskilt boende ingick budget om 2,3 mnkr för nya boenden men dessa startas upp först under 2015, överskottet från ej uppstartade verksamheter dras dock ner av kostnader för ökad sjukfrånvaro och ökat omvårdnadsbehov. Ordinärt boende visar ett budgetöverskott om 7,2 mnkr varav personlig assistans utgör 5,9 mnkr (och som framgår under intäktsanalysen är 1,4 av dessa att hänföra till 2013). Korttidsverksamheten ger ett underskott mot budget år på grund av ett högre kostnadsläge än planerat, bl a fler köpta platser och personalkostnader. Daglig verksamhet visar ett överskott orsakat av en lägre kostnad för habiliteringsersättning (retroaktiv och innevarande år), större efterfrågan på måltider än förväntat samt en lägre omkostnadsnivå. IFO visar ett överskott mot budget om 3,3 mnkr år, därav avser 1,8 mnkr central administration. IFOs budgetram år ökade från år 2013 med 14,6 mnkr varav 7,5 mnkr hänförs till central administration. Budgetöverskottet härrör från bidragsintäkter från myndigheter bl a Migrationsverket 7,4 mnkr (och som framgår under intäktsanalys avser 1,2 mnkr år 2013). Personalkostnaderna inom IFO ger ett överskott om 4,2 mnkr varav 1,8 mnkr avser central administration, överskottet har uppstått i samband med omsättning av personal och tillfälliga vakanser. Överskotten uppvägs i stort av underskott mot budget för det utbetalda försörjningsstödet med 5,1 mnkr, köpta vårdplatser 4,3 mnkr och övriga omkostnader som visar ett överskott om 1,2 mnkr. Flyktingmottagning är en verksamhet som har fått förändrade förutsättningar under och som inte var kända vid årets ingång. Bland annat har avtalen med Migrationsverket skrivits om vid flera tillfällen under året och verksamhetens volym har ökat kraftigt jämfört med ursprunglig planering, vilket visar sig genom ett underskott för köpta platser 0,4 mnkr och personalkostnader 0,2 mnkr i den specifika verksamheten. Verksamheten som helhet är finansierad av bidragsintäkter från Migrationsverket och uppvisar inget nettounderskott. Socialnämnden, Årsrapport 19(20)

20 6.2 Investeringsredovisning Investeringsprojekt Investeringsbudget Investeringsutfall Budgetavvikelse Begärd ombudgetering 71** Summa Analys investeringsredovisning Investeringstakten för inventarier har ökat sedan föregående år, och detta som ett resultat eftersatt behov och hävt inköpsstopp. Dock ligger årets investeringsnivå på 1,4 mnkr under budget på 3 mnkr. IFO och Funktionshinder står för ungefär 0,3 mnkr vardera och Äldreomsorgen för ungefär 0,8 mnkr. 6.3 Disposition av ackumulerat resultat Socialnämnden, Årsrapport 20(20)