Styrelsemöte, protokoll

Transkript

1 Sidan 1 av 6 Samfällighetsföreningen Rydebäck II Huvudskär Styrelsemöte, protokoll Närvarande: Stefan, Tora, Eva, Ingvar, Rolf, Anna och Filip Frånvarande: Plats: Ingvar Datum: Tisdag 27 september 2011 Tid: 18:00-20:00 Val av sekreterare: Val av justeringsman: Filip Stefan Mötesnummer: 8 Punkter från tidigare möte 1. Presentation av nya styrelsen 1. Kort presentation av varandra. Stefan samlade in erforderlig kontaktuppgifter. Insamling av bankkontouppgifter avvaktas till ny kassör är fastslagen. 1. Presentation genomförd. Insamling av bankkontouppgifter återstår. 2. Alla styrelsemedlemmar ombads att omgående skicka sina bankuppgifter till Stefan. 6. Offert asfaltering 1. Föreningsstämman beslutade att asfaltering av gång- och cykelvägar ska ske enligt uppsatt budget och verksamhetsplan. Fråga väcktes om vad för typ av underarbete som ingick i de intagna anbuden. 1. Filip jobbar vidare med anbuden och undersöker omfattning och pris för ev. nödvändigt underarbete. Styrelsen har för avsikt att skriva avtal under 2011 i syfte att undvika eventuella prisökningar. 2. Inget avtal ännu tecknat, Stefan ska understödja Filip i arbetet. 3. Filip gick igenom de inkomna anbuden. Styrelsen beslutade att tacka ja till Peabs anbud. Filip informerar anbudslämnarna och tillsammans med Ingvar jobbar vidare med ett slutligt avtal med Peab för asfaltering i anslutning till (efter) städdag Nya vägskyltar gång- och cykelvägar 1. Föreningsstämman godkände styrelsens förslag på att byta ut de kraftigt slitna vägskyltar som finns i anslutning till gång- och cykelvägar. 1. Ingvar undersöker pris och möjligheter hos bl.a. kommunen. 2. Ingvar har tagit in offert på skyltar (17st) och bom. Styrelsen accepterar offerten och Ingvar har givits mandat att upphandla samt att när tillfälle ges montera skyltar. 3. Ingvar och Per T har tillsammans monterat samtliga nya skyltar. Kompletterande skylt med Ej mopedåkning anses ej nödvändig. Punkt utgår.

2 Sidan 2 av 6 9. Inköp av betonggris alternativt bom 1. En bom saknas vid en av entréerna till gång- och cykelväg vid. Föreningsstämman godkände styrelsens förslag att ersätta densamma med betonggris alternativt ny bom. 1. Ingvar undersöker pris för ny bom. 2. Se punkt Ingvar och Per T har monterat ny bom, punkt utgår. 10. Elavtal, status 1. Föreningen har idag ett rörligt avtal med Öresundskraft, inte ett tillsvidareavtal som sades på stämman. 1. Styrelsen har för avsikt att se över avtalet vid lämpligare tidpunkt för en eventuell bindning, läs i sommar. 2. Anna har fått uppgiften att undersöka pris samt binda elavtalet under kommande sommarmånader. 3. Elavtal är sedan tidigare tecknat. Punkt utgår. 11. Undersökning av underlagsarbete i samband med asfaltering 1. Se punkt 7. Punkt utgår. 12. Ny kassör 1. Sune har erbjudit sig att sitta kvar på posten tills styrelsen hittat en ersättare. Stefan har tagit in pris från företag i Helsingborg. 1. Ingvar undersöker om intresse finns hos personer i hans närhet innan beslut tas. 2. Ny kassör anlitad. Yngrén Ekonomi AB, kontaktperson Bror Örnborg. Stefan tillser att banken utfärdar en fullmakt. 3. Bror Örn har slutat och ersatts av Gunilla. Bank har utfärdat fullmakt. Punkt utgår. 13. Likvidera ekonomisk förening 1. Vid ett tillfälle under årens lopp aktiverades av misstag den ekonomiska föreningen som enligt stämmobeslut tidigare likviderats. 1. Stefan ombesörjer att föreningen igen likvideras enligt tidigare beslut. 2. Efter undersökning visar det sig att det ekonomiskt mest fördelaktiga är att inte ha någon aktivitet i den ekonomiska föreningen under 10 år vilket kommer att innebära att föreningen per automatik gratis likvideras. Styrelsen beslutade att utföra likvidationen på detta sätt. 3. Punkt utgår.

3 Sidan 3 av Sophuset, delägarförvaltning till föreningsförvaltning 1. I enlighet med beslut på tidigare föreningsstämma ska sophusets förvaltning ändras. 1. Eva undersöker kostnad för en sådan manöver. Gäller endast de boende på Veddögatan. 2. Frågan är betydligt mer komplex än vad styrelsen först trott. Därför ska ett extramöte med Lars-Olle Nilsson genomföras (sannolikt veckan efter midsommar) och då tas beslut om eventuell extern konsultation är nödvändig för att komma vidare. 3. Möte med Lars-Olle har ännu inte genomförts. Eventuellt så ska även Nisse även bjudas in. 17. Synergieffekter av samarbete med andra SF i Rydebäck 1. Enligt rubrik. 1. Stefan kontaktar de andra samfälligheterna och Ingvar undersöker om Byalaget skulle kunna vara en samarbetspartner i frågan. 2. Då Ingvar även sitter i Byalagets styrelse ska han på nytt väcka frågan. 3. Byalaget arbetar med att ta fram register. Inbjudan till stormöte kommer att skickas ut och genomföras av byalaget. Punkt utgår. 18. Uppmålning parkeringsrutom samt skyltar 1. Filip fortsätter att försöka få Helsingborgs kommun till att måla upp parkeringsanvisningsrutor samt sätta upp skyltar som säger Parkering och 24h. 1. Föreningen har blivit lovade parkeringsrutor på de två stora parkeringarna på Veddögatan. Dock ska besked först lämnas till kommunen angående på vilket sätt fastighetsägarna önskar parkera. Eva och Filip undersöker fastighetsägarnas åsikt och meddelar kommunen. Önskan om att alla parkeringar målas upp samlas kompletteras med skyltar kvarstår. 2. Kommunen har meddelat att de endast anser att de två stora parkeringarna på Veddögatan har behov av linjer. Eva och Filip har samlat in information från de boende på Veddögatan vars parkeringssätt inte överensstämmer med den enligt plan, samtliga accepterar ny parkeringsform. Filip informerar kommunen om de boendes ståndpunkt. 19. Försäkring sophuset Veddögatan 1. Styrelsen vill undersöka statusen på sophusets försäkring. 1. Punkten tas upp på kommande möte med Lars-Olle. 2. Eva kontrollerar försäkringen samt uppdaterar med korrekt adress och organisationsnummer. 20. Upprustning lekplatser 1. Enligt beslut på föreningsstämmand ska lekplatserna ses över och vid behov rustas upp. 1. Ingvar inventerar lekplatserna och utför under slutet på sommaren eventuellt med andra som anmält intresse för att hjälpa föreningen med upprustning. 2. Ingvar meddelar att han och Per T ännu inte hunnit inventera och förbättra lekplatserna. Detta kommer sannolikt ske under oktober. Vissa boende har anmält intresse för att utföra / hjälpa till. Styrelsen ser positivt på medverkan av boende men poängterar att Ingvar (eller någon annan från styrelsen) ska närvara vid renovering.

4 Sidan 4 av Återställande av grönytor 1. Styrelsen har noterat att fastighetsägare ibland inte återställer grönytor efter att de använt dessa för att ta sig fram med t.ex. arbetsfordon. 1. Styrelsen accepterar inte detta och ska på nästa nyhetsutskick påtala detta. Om inte åtgärder på de skadade ytorna vidtas kommer styrelsen i första hand kontakta vederbörande. 2. Punkt kvarstår tills nyhetsutskick är genomfört. 22. Nyhetsbrev 1. Ett nytt nyhetsbrev kommer att gå ut i slutet på sommaren / början på hösten. 1. Filip är ansvarig och följande punkter kommer att tas upp: a. Åverkan på samfällighetens ytor samt beskäring av samfällighetens träd och buskar. b. Nya motioner. c. Lekplatser, skyltar och bom. d. Fällda träd. e. Parkeringsrutor. 23. Bom vid kommunens cykelväg 1. Entrén till cykelvägen vid gamla dagiset saknar bom. 1. Filip kontaktar kommunen. 2. Filip frågar också om regler för lås. 24. Borttagning av dött träd, Veddögatan Arboristen som föreningen anlitar har för avsikt att i höst ta bort ett dött träd vid Veddögatan 15. En fastighetsägare anmälde intresse för att göra detta redan under sommaren. 1. Förslagit avslås då föreningen framöver vill att endast arboristen ska utföra beskärning och nedtagning på området. Detta i syfte att undvika den tidigare vilda-västern mentalitet som rådigt. 2. Träd borttaget. Punkt utgår. 25. Förvärv av mark framför Veddögatan Styrelsen har fått in en fråga angående vad som gäller för förvärv av samfällighetens ytor. 1. Stefan undersöker med kommunen vad som gäller och meddelar även detta till frågeställaren. 2. Stefan har undersökt men kommunen ger knapphändig information och bollar tillbaka frågeställningen till samfällighetsföreningen. När det gäller köp av mark från kommunen ombeds de boende att själva direkt kontakta kommunens mark och exploateringsavdelning. Styrelsen ämnar att via Ingvar ytterligare undersöka frågeställningen för vad som gäller av nyttjande av kommunens/samfällighetens mark. Klart är att ytan fortfarande ska vara tillgänglig för alla samfällighetsmedlemmar och därmed inte på något sätt vara avgränsad eller avskärmad. Ytan ska också vid behov eller krav från kommunen (eller samfällighetsföreningen?) kunna återställas till sin ursprungliga form. Styrelsen söker också eventuellt avtal mellan samfällighetsföreningen och kommunen som pekar på skyldigheter från båda parter samt vem som bär ansvar vid liknande frågeställningar.

5 Sidan 5 av Ny häck / barttagning häck Veddögatan 1. Önskemål har lagts fram att plantera en ny häck på samfällighetens yta på Veddögatan (lilla parkeringen). Dessutom har frågan om borttagning av andra, krafigt nedsatta, häckar väckts (de längs baksidorna på garagelängorna). 1. Filip ska till nästa möte ta fram en budget för planteringen (det mesta av arbetet kommer att utföras av de berörda fastighetsägarna). Anna ska fråga arboristen vad han anser bör göras med de dåliga häckarna. 2. Filip har tagit in förslag som styrelsen accepterat. Dock krävs en ny årsstämma med uppdaterad budget innan exekvering av plan. Således kommer arbetet utföras tidigast direkt efter årsstämma Nya punkter 27. Ändring av adress till för den ekonomiska föreningen 1. Den ekonomiska föreningen (som var och igen kommer att bli likviderad) är fortfarande registrerad under Sunes adress. 1. Eva uppdaterar adressen. 28. Föreningen har fått pengar tillbaka från Länsförsäkringar 1. Länsförsäkringar har ett medlemsprogram som innebär att medlemmar får pengar tillbaka vid vinst. 1. Stefan har skickat in nödvändig information till Länsförsäkringar. 29. Olovlig beskärning och nedtagning av träd på samfällighetens yta 1. Styrelsen har uppmärksammat att träd på samfällighetens yta, helt emot beslutad trädbeskäringsplan, kraftigt beskurits (2st träd på en adress) respektive sågats ner (4st på en annan adress). 1. Då detta helt strider mot den gällande planen för trädbeskärning har styrelsen valt att gå vidare på följande sätt; a. Rolf kontaktar kommunen för att undersöka om det kan finnas vite på liknande handlingar. b. Tora sätter, med uppbackning från övriga i styrelsen, samman ett brev som ska delas ut till fastighetsägare. c. Arboristen uppskattar kostnaden för ersättningsträd till ca /st. d. Punkten ska komma med på nästa nyhetsbrev. 30. Ersättning för utfört praktiskt arbete 1. Ingvar informerade om att han och Per T hittills utfört 13 timmar arbete per person. Dessutom har Per T nyttjat sin bil i relaterande ärende 2,5 mil. 1. Ingvar (och Per T) skickar in uppgifter till Stefan som ombesörjer att pengar enligt överenskommelse betalas ut. ii.

6 Dafum f6r ndsta styrelsemdte Tigdag den 22 november 201'l 18:00 hos Anna, Degedgatan 6. Rydeba* Jusdedng.snan