Kommunledningskontor delårsbokslut januari april 2015

Transkript

1 Kommunledningskontor delårsbokslut januari april 2015 KS

2 Innehåll Sida 2 av 9 2. Kommunledningskontoret ,1 Verksamhetsbeskrivning Viktiga händelser Ekonomi Driftsredovisning Investeringar Åtgärder för att hantera underskott i årsprognosen Måluppfyllelse Framtid Övriga nyckeltal Övrig uppföljning Intern kontroll Ständiga förbättringar... 9

3 Sida 3 av 9 2. Kommunledningskontoret 2,1 Verksamhetsbeskrivning Tillväxt- och kulturenheten har som sin övergripande uppgift att vara kommunens gemensamma resurs i tillväxt- och utvecklingsfrågor samt kultur. Inom ramen för detta övergripande ansvar hanterar avdelningen biblioteksfrågor, EU-projekt, marknadsförings- och värdskapsfrågor, kommunens bostadspolitik och försköningsfrågor. Andra väsentliga ansvarsområden är folkhälsofrågorna samt övergripande utvecklingsprojekt. Enheten handhar all fysisk planering (översiktligoch detaljplanering). På avdelningen finns också kommunens näringslivsfunktion. Även frågor som rör landsbygdsutveckling hanteras här. Enheten har ansvaret för trafikförsörjningsfrågor och håller i kontakterna med länstrafikbolaget, samt turistoch fritidsfrågor. Personal ansvarar för personalstrategiska frågor såsom lönepolitik, arbetsmiljö, samverkan, jämställdhet och framtida personalförsörjningsfrågor. Lag och avtalsfrågor, förhandlingar samt råd och stöd till chefer inom personalområdet. Enheten arbetar med förebyggande insatser för att minska ohälsotalen och arbetar konsultativt i rehabiliteringsärenden. Ekonomienheten handhar ekonomisk service till nämnder, styrelser och förvaltningar. Detta innefattar bl. a hantering av leverantörs- och kundfakturor, kravhantering, bokföringsorder samt rådgivning i ekonomifrågor till verksamheterna. En stor del av verksamheten är den s.k. centrala ekonomihanteringen som innebär ansvar för bl. a budget, bokslut, ekonomisk uppföljning, finansfrågor, ekonomistyrningsfrågor och ekonomiska utredningar. Inom ekonomienheten finns också ett övergripande ansvar för kommunens upphandlingsoch inköpsfrågor samt utvecklingsfrågor av ekonomiadministrativ art. Administrativa enheten ansvarar för den administrativa verksamheten kring kommunfullmäktige, kommunstyrelse och valnämnd. Detta innebär bl. a sekreterarservice, post- och diariehantering, arkivvård, råd och stöd till andra, utrednings- och beredningsarbete, kommunrättsliga och civilrättsliga frågor m.m. Ansvaret för kommunens telefonväxel ligger här. 2.2 Viktiga händelser Flera chefer och nyckelpersoner har slutat sina tjänster inom kontorets område varvid glapp mellan slut av tjänst och återbesättning uppstått. Befintlig personal har gått in som biträdande chefer under anställningsförfarandet. Utöver hög personalomsättning har kontoret även haft hög sjukfrånvaro helt eller med nedsättning i tid under rehabiliteringsperioderna. Sjukfrånvaron har inte varit arbetsrelaterad. Men vissa projekt har försenats. Ny kommunchef är anställd och tillträder i augusti.

4 2.3 Ekonomi Bilaga 2 Sida 4 av Driftsredovisning Resultaträkning (mnkr) Kommunledningskontoret Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Utfall Budget Resultat Årsbudget 2015 Resultat ,6 1,6 4,0 4,9 5,5-20,1-19,3-0,8-57,9-4,4 Nettokostnader -14,5-17,7 3,2-53,0 1,1 Kommunbidrag 17,9 17,9 0,0 53,8 0,0 Resultat efter kommunbidrag 3,5 0,3 3,2 0,8 1,1 Kapitalkostnader -0,7-0,3-0,5-0,8-0,3 Årets resultat 2,7 0,0 2,7 0,0 0,9 Kommentar: Kommunledningskontoret redovisare ett utfall för perioden januariapril på 2,7 mnkr samt räknar för helåret 2015 att ha ett överskott motsvarande 2,2 mnkr. Sammanställning av Kommunledningskontorets verksamheter (mnkr) Enhet Resultat Prognos Kommunchef inkl. civilförsvar 1,1-0,6 Tillväxt- och kultur 0,3 0,8 Personal 0,2 0,6 Ekonomi inkl. bilvård 0,7 0,4 Administrativa 0,5 0,8 Helt stopp med kurs o konf 0,0 0,1 Kommunledningskontoret totalt 2,7 2,2 Kommentar: Kommunledningen visar på en årsprognos om 2,2 mnkr enligt nedanstående redovisning per enhet. I huvudsak beror överskottet på lägre kostnader tack vare vakanser samt sjukskrivningar. Kommunchef: Beräknar en årsprognos på minus 0,56 mnkr beroende på ökade kostnader pga. chefsbyte, utredningskostnader samt högre arvoden för förtroendevalda. Tillväxt- och kultur: Beräknar en årsprognos på plus 0,84 mnkr beroende på vakanta tjänster som ej kommer att återbesättas samt någon tjänst som tillsätts sent under året. Personalenheten: Årsprognosen visar på ett plus 0,64 mnkr beroende på ej utnyttjat anslag på Facklig verksamhet samt allmän återhållsamhet med inköp, kurs och konferens. Löneenheten: Årsprognos Ekonomienheten (inkl bilvården): Årsprognosen visar på 0,35 mnkr fördelat ekonomienheten 0,05 mnkr beroende på vakanser och sjukskrivningar som ej

5 Sida 5 av 9 ersatts med vikarier. Bilvården prognostiseras 0,3 mnkr beroende på att fler bilar är nyinköpta och kräver inte lika mycket underhåll. Administrativa enheten: Årsprognosen plus 0,84 mnkr beroende på försenat inträde i växelsamverkan, intäkter för uthyrd personal, återhållsamhet vad gäller kurser och konferens samt ökade intäkter för datorerna. Alla enheter: Helt stopp med kurs och konferens vilket ger ett plus 0,09 mnkr Investeringar Investeringsredovisning (mnkr) Redovisning Enhet jan-april 2015 Kommunchef inkl. civilförsvar Tillväxt- och kultur Budget 2015 Årsbudget 2015 Avvikelse mot årsbudget Resultatöverföring Helårsprognos 0,2 1,6 0,0 1,6 1,4 1,6 0,1 2,0 0,0 2,0 1,9-0,1 Personal 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Ekonomi inkl. bilvård 0,0 2,0 0,0 2,0 2,0 0,5 Administrativa 1,1 1,6 0,5 2,1 1,0 2,1 Summa 1,4 7,1 0,6 7,7 6,3 4,1 Kommentar: Kommunchef: Anslaget avser uppföljningssystem och konst i offentlig miljö och kommer att utnyttjas i sin helhet. Tillväxt- och Kulturenheten: Biblioteket har utnyttjat 0,07 mnkr till inventarier på huvudbibliotekets barnavdelning. Anslaget för Allaktivitetshuset kommer inte att utnyttjas. Ekonomienheten: Anslaget avser nytt e-handelssystem och kommer att utnyttjas med 0,5 mnkr. Administrativa enheten: Anslaget avser förnyelse och uppdatering av datorer och kringkomponenter och kommer att utnyttjas under året Åtgärder för att hantera underskott i årsprognosen På kommunstyrelsens möte i april presenterades ett åtgärdspaket motsvarande 13.1 mnkr. Av dessa åtgärder svarar kommunledningskontoret för 2,3 mnkr. Prognosen för april når inte ända fram till föreslagna åtgärder. Kontoret kommer att arbeta vidare med detta. 2.4 Måluppfyllelse Måluppfyllelse budget 2015 Måluppfyllelse Ej uppfyllt Delvis uppfyllt Helt uppfyllt Ökad tillgänglighet för medborgaren Tillgänglighet via telefon med handläggare % - 50 % Tillgänglighet gott bemötande % - 90 % Tillgänglighet via e-post % - 90 % SCB "Bemötande och tillgänglighet" i Medborgarundersökning - 61 %

6 Sida 6 av verksamhetsmål: Kommunledningskontoret skall genomföra aktiviteter för att förbättra information och bemötande i samband med att svara i telefonen, svara på epost samt bemötandet utifrån vår tolkning av värdegrunden till de interna kunderna 100 % ska tala in ett telefonsvar enligt liknande struktur samt ta fram gemensamma hälsningsfraser. Ekonomiavdelningen har genomfört information/utbildning. Bibliotek bredda verksamheten Hur många timmar/ vecka har huvudbiblioteket öppet utöver 3 6 tiden på vardagar? (tim) Hur många timmar/ vecka är huvudbiblioteket tillgängligt totalt (tim) Utnyttjandegraden av beståndet ska öka med 5 %. 0 % 5 % Antalet aktiviteter där biblioteket ska fördjupa och bredda 5 5 samarbetet med andra aktörer Öka aktiviteter med fokus på läs-och litteraturfrämjande arrangemang verksamhetsmål: Öka samarbetet med filialerna (skolbibliotek) Samarbetet kommer att fördjupas. Öka attraktiviteten i Munkedal Antalet kommuninvånare ( ) SCB:s Medborgarundersökning att rekommendera flytta till - 60 % kommunenen. Andel skall öka SCB medborgarundersökning. Attraktiv plats att leva och bo i % - 60 % verksamhetsmål: Öka samverkan med förening och kulturliv Gemensamma arrangemang inom kultur såsom kulturarvsresan "En resa i tiden", kulturdagar, föredrag verksamhetsmål: Verka för att kommuninvånare och gäster får ett gott bemötande (goda värdskapet) Ett flertal åtgärder pågår bl a kan nämnas; Tillskapa ett Näringslivsråd under Kommunstyrelsen. Rådet bör vara begränsat i storlek för att lättare kunna föra konstruktiva och informella diskussioner. Antalet företagsbesök kommer att utökas. Ändra titel på handläggare. Titeln näringslivs- och landsbygdsutvecklare uppfattas som om arbetet med näringslivsfrågor halverats. Tillbaka till näringslivsutvecklare. Ny typ av uppstart av planarbete. Varje nytt detaljplanearbete inleds med ett offentligt startmöte dit allmänhet och berörda inbjuds. Bättre info om pågående upphandlingar till det lokala näringslivet. Tex kan berörda informeras via sms eller mail och tydligare info på hemsidan Info i aktuella ärenden. Tex kan kommunen informera om handläggningsrutiner i bygglovsärende, förändringar i lagstiftning och dess effekter på handläggning mm. Se över arbetet med att reformera det kommunala regelbeståndet Skapa servicekontor Skapa servicekontor - 1

7 Sida 7 av verksamhetsmål: Skapa förutsättningar för ett servicekontor Arbete pågår med förslag på ett framtida servicekontor. Utredningen är i uppstartsfasen, en enkät är utskickad till berörda för att inventera organisationens behov och synpunkter. Aktivitet Enkät, utredning och införande genomförd. Status Påbörjad Förbättrad placering i näringslivsranking -130 Ranking i Svenskt Närinsliv medelvärde verksamhetsmål: Upphandlingsenheten skall vara aktiv i arbetet mot det lokala näringslivet Under året har upphandlingsenheten eller upphandlaren medverkat vid olika Företagsträffar för att presentera vilka upphandlingar som är på gång. Lokala leverantörer och upphandlaren får tillfälle att träffas och kommunicera, lika viktigt för båda parter. Deltagare vid träffarna får möjlighet att ställa frågor till upphandlaren om upphandling, utformning av förfrågningsunderlag mm. I januari tidigare i år bjöd upphandlaren in till informationsträff för lokala leverantörer om hur man lämnar anbud elektroniskt. Intresset var tyvärr dåligt men av de få leverantörer som deltog framkom det att det främst är kommunikation mellan parterna som saknas. Den 25 april hölls den första företagsmässan Tillväxt Munkedal, där bl a upphandlaren deltog. Detta var ett väldigt bra tillfälle för företag och representanter från kommunen att träffas och kommunicera om olika frågor. Upphandlaren kommer fortsätta att delta vid olika Företagsträffar och när det kan vara lämpligt, bjuda in till informationsträffar med specifika ämnen. Viktigt är även kommunikation mellan näringslivsutvecklaren och upphandlaren för att utbyta information, kontaktytor och vad som är på gång. I de upphandlingar där det är möjligt att dela upp i olika områden, kategorier eller liknande görs detta för att underlätta för lokala leverantörer. Upphandlingen måste dock anpassas efter bransch och resurser. Något som framkom under mässan Tillväxt Munkedal var att upphandling och förfrågningsunderlaget upplevs som tungt och svårt. Ett sätt att förändra detta synsätt kan vara att se över utformning av text i olika förfrågningsunderlag, ännu mer anpassat efter vad som ska upphandlas och upphandlingens värde. Ett annat sätt kan vara att ta upp förfrågningsunderlagets innebörd som ett ämne på en informationsträff. Fortsatt arbete pågår. Ökad information till våra brukare/medborgare Hur god är kommunens webbinformation till medborgarna? (%) % Hur väl möjliggör kommunen för medborgarna att delta i - 60 % kommunens utveckling? (%) verksamhetsmål: Utveckla hemsidan för att underlätta för medborgarna att hitta information Det är viktigt att hitta form för hur uppdateringen av hemsidan ska gå till. Idag är ansvaret för uppdelat på enheter och sektorer. En drivande motor saknas. Under 2015 ska denna form hittas. Ny sökmotor är inköpt (Adeptic) och införd men ännu inte helt optimerad. För att ytterligare stärka och bredda informationen på hemsidan är en lyssna-funktion (ReadSpeaker) inköpt och införd.

8 Sida 8 av 9 I slutet av året ska munkedal.se förbättras efter kriterier i undersökningen "Information till alla" från SKL. Hänsyn kommer tas från kriterie till kriterie, alla kriterier kan vi inte uppfylla. Aktivitet Utarbeta rutin för att uppdatera hemsidan. Status Ej påbörjad verksamhetsmål: Använda beredningen för samhällsdialog. Inventera vilka dialogs/kommunikationsvägar med medborgarna som kommunen vill ha. Beredningen för Samhällsdialogs syfte är att främja dialog med kommuninnevånarna och kommunen. Som grund för deras arbete inventeras de forum där kommunen (politik/förvaltning) möter innevånaren. Regelbundet skapa information/träffpunkter förtroendevalda /förvaltning med medborgarna En träff per år i besök i varje kommundel Genomföra informationsmöten under 2015 Planen är att dessa träffar ska genomföras under hösten. Öka mötesplatser för alla åldrar i hela kommunen Ökan antalet besökare snitt per kväll till Allaktivitetshus Öka antalet återkommande allmänkulturarrangemang för Munkedals invånare och gäster verksamhetsmål: Öka informationen kring allaktivitetshuset Under perioden har nio specialkvällar genomförts på Kvällscaféet Stugan. Filmprojektet Papercraft är påbörjat detta i samarbete med Processtekniska gymnasiet. Ett fint sportlovsprogram är genomfört med god uppslutning. Tillsammans med Sotenäs och Tanums kommuner arrangeras i år UngKulturMöts och inför detta har arrangörsträffar hållits samt en work-shop med gott resultat. Tidigare besökare har kommit och genomfört två stylist-kvällar som tagits emot mycket positivt. Tre dokumenterade möten med ungdomsförening samt årsmöte som ungdomarna själva höll i. Föreningen fortsätter sin verksamhet. Enheten har deltagit i bibliotekets projekt KUPP som ungdomarna varit lite tveksamma till men dock lånat böcker. Två Besök i Stugan kvällar har genomförts då Studieförbundet Vuxenskolan och Aktiv ungdom besökt oss. Besökssiffror har gått upp från 13,1 till 13,9 under första kvartalet som har haft 37 öppetkvällar. Framför allt är det fler flickor som besöker verksamheten verksamhetsmål: Öka antalet återkommande allmänkulturarrangemang för Munkedals invånare och gäster Under året kommer flera allmänna kulturarrangemang att genomföras bl a kan nämnas; vuxna inom musik, scenkonst, musik, dans och konstutställningar samt firandet av nationaldagen.

9 Sida 9 av 9 För att förstärka kulturarvet spelar Kulturarvsresorna en viktig roll. Till det kommer arbetet med barnkultur i förskola och skola, Skapande skola, Dansundervisning genom Danspoolen i samarbete med Musikskolan, Kulturplaneten för socioekonomiskt utsatta barn. Mycket av arbetet sker i samverkan med Studieförbunden. Arbeta fram minst ett par förbättringar inom varje enhet Antal genomförda förbättringar verksamhetsmål: Utveckla mål- och resursarbetet Administrativa enheten kommer att under 2015 framförallt arbeta med rutiner för styrdokument, central dokumenthantering, digitala möteshandlingar, beredningsprocessen fram till politiken och kommunens hemsida. Mycket av arbetet är så pass långsiktigt att det kommer att sträcka sig även över åren Ekonomiavdelningsenhetens arbete med mål- och resursplanen har stannat upp något pga personalomsättning. Under hösten är avdelningen fulltalig igen vilket innebär att arbetet kan intensifieras då. Förbättringsarbete har pågått avseende delmodul: kundreskontra verksamhetsmål: Utveckla styr- och ledningsarbetet Utvecklingsarbetet med styr- och ledningssystemet har stannat upp något pga personalomsättning. Under hösten är avdelningen fulltalig igen vilket innebär att arbetet kan intensifieras då. Samtliga styrdokument ska ha en tydlig och - 80 % enhetlig information Minska antalet styrdokument Användarvänlig och hanterbar författningssamling Minska antalet styrdokument samt att hitta en enhetlig och tydlig struktur för kommunens styrdokument 2.5 Framtid Flera utvecklingsprojekt pågår inom kontorets verksamheter men till viss del kommer dessa att påverkas av dels den stora personalomsättning som drabbat kontoret under året och dels av kommunens ekonomi. Samtliga enheter kommer att lägga ett stort fokus och gemensamt arbeta för att uppnå budget i balans. 2.6 Övriga nyckeltal 2.7 Övrig uppföljning Intern kontroll Kommunledningskontoret har under året i uppdrag inventera och upprätta förteckning över ingångna avtal samt granska; Ekonomi: Extern fakturering (intäkter), avtalstrohet, inventering av kontrakt i e- builder Personal: Kontroll av beställd företagshälsovård Administration: Beredning av politiska ärenden, styrdokument, dokumenthantering 2.8 Ständiga förbättringar Se måluppfyllelse