BILAGA F och BILAGA 4 Locum AB:s Internkontrollplan 2015 (utdrag ur LOGGEN) till styrelsemöte

Transkript

1 () 36 Finansiella risker/redovisningsrisker Pågår () 32 Finansiella risker/redovisningsrisker Saus Konroll vid näsa inerna Ärende säng BILAGA F och BILAGA 4 Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) ill syrelsemöe ÄRENDE 06 Bilaga 4 Förbäringsförslag Daum Avvikelse avseende vår arbessä Överlämna ill processägare Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen) eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) Senase åerkoppling 094 DRN: Ufalle per 083 och prognosen för visar a inveseringsplanen ine kommer a överskridas. Risk a el i LFS för genomförande av bolages uppdrag ine räcker ill. Kommenar: Budgeerade el för inveseringar är oillräckliga. Riskvärde: 4,20 ( ) 0825 GHA: Månaliga pipeline- och inveseringsmöen per kundområde. Pipelinelisa under Inveseringsplan på inranäe (Locumporalen). Kundchefer, fasighesansvariga, conrollers sam fasighesconroller delar DRN: Ändrade förusäningar och öka fokus från SLL avseende de ekonomiska konsekvenserna av kommande års inveseringsbudge, enlig landsdirekörens planeringsunderlag för och framå EK: Arbear a a fram Förvalningsplaner för samliga sraegiska fasigheer för en långsikig, effekiv och ekonomisk hållbar fasighesförvalning. I Förvalningsplanen ingår underhålls- och inveseringsplanering GHA: Planerar och genomför fasighesägarinveseringar och planera underhåll på e så långsikig, effekiv och ekonomisk sä som är möjlig uifrån Framidsplanen. 23 DRN: Inför -209 har de bildas en priorieringsgrupp inom SLL. Locum delar 4 represenaner och har på så sä möjlighe a inom befinlig inveseringsurymme äska erforderliga el för LFS KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab. Risk för verksamhes- eller projekfrämmande kosnader i enreprenader. 094 DRN: Ny roll, projekekonomer, ska illföra projeke yerligare kompeens och konroll avs bokföring. Kommenar: Exempelvis marknadsföringskosnader som ine kan hänföras ill de enskilda projeke. Kosnader som benämns felakig eller redovisas på fel kosnadssälle. Projekkosnader bör följas upp på fler sä än enbar mo budge för a minska risken för oegenligheer. ( ) 094 CM: Tydlig definiera hur olika yper av kosnader ska haneras som ill exempel "Taklagsfes" och "Spadag", som haneras olika. Granskning av leveranörers kosnader vid "löpande räkning" och ser över möjligheen a genomföra dea hjälp av revisorer DRN: Har yerligare förydligas i ruinbeskrivningen för ekonomisyrning i projek CM: Kosnadssverkyge MAP har skaffas för de sraegiska inveseringarna för a yerligare höja nivån på kosnadsen i projek. Projekledare lyfer koninuerlig frågor avseende om kosnader bör belasa projek eller ej, exempel på frågor är evakueringskosnader (avser sraegiska fasighesinveseringsprojek där evakueringskosnader ej ingick) och marknadsföringskosnader. 096 KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab Riskvärde: 3,53 av 2

2 () 30 Legala risker/brisande eferlevnad av regelverk Saus Konroll vid näsa inerna Ärende säng BILAGA F och BILAGA 4 Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) ill syrelsemöe ÄRENDE 06 Bilaga 4 Förbäringsförslag Daum Avvikelse avseende vår arbessä Överlämna ill processägare Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen) eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) Senase åerkoppling Risk a bolage ine uppfyller gällande lagar och förordningar vad gäller arbesmiljö, brandskydd, säkerhesskydd, illgänglighe och andra fasighesrelaerade myndigheskrav. Riskvärde: 4,27 ( ) 095 EK: Locum har på uppdrag från SFI under våren agi fram e koncepprogram "Lokaler för god vård - psykiarisk heldygnsvård". 095 GAH: Arbesmiljödelegaioner för kund - och fasighesavdelning är framagna och rullas u under vinern. 095 CAH: Ny beredskapsfunkion inräad (krav i SLL:s krisberedskapsplan). Vi kommer också a a KIB (Kommunikaör i beredskap) under hösen uifrån krav fr LSF. En inerakiv ubildning rörande delegaionerna genomförs m sar under okober. Uökade riskanalyser avseende arbesmiljö (SAM) pågår. 094 STH: En poral (del av locum.se) där syrdokumen rörande fasigheerna finns samlade håller på a uformas. Syfe är a förenkla för såväl planering o genomförande av byggprojek som förvalning o drif. Poralen presenerad för Beredning Infrasrukur och Fasighesinveseringar i aug -5, posiiv respons. Beräknad lansering senhösen. 094 CM: Riklinje Arbesmiljö vid byggnads- och anläggningsarbeen reviderad uifrån ny lagsifning (kravsällning vid upphandling) 094 PIB: Under inleds o under 206 forgår meoduvecklingsarbee implemenering av krav avseende informaionssäkerhe sam genomförande av säkerhes-analyser och uppräande av säkerhesplaner CAH: Rekryering av Locum-arbeare ill nyinräad Beredskapsfunkion genomförd, börjar a arbea enlig e rullande schema juni CM: Ny egenkonroll och projekplan är framagen för a säkersälla a lagar och regler eferföljs i våra projek EK: Koncepprogram för nybyggnad och Koncepprogram för rum på vårdavdelning preseneras för syrelsen i maj, i syfe a beskriva bakgrund och syfe. Översyn och revidering av koncepprogram genomförrs koninuerlig, bland anna för a säkersälla lag- och myndigheskrav sam krav i SLL:s syrdokumen STH: Granskar handlingar i sörre usräckning för a säkersälla a gällande lagar och förordningar uppfylls. 02 KSN: Möe m Pauline Göhberg (handläggare naionell CSR-arbee hos LSF) avs användande av SLL:s Uppförandekod vs Vår sä a vara genemo leveranörer o andra exerna inressener i upphandling sam via locum.se. 02 LCA: Kravsällning vid upphandling av FM-jänser, följs upp vid konroller. 23 PIB: Arbee pågår illsammans m LSF:s avdelning Analys & Uveckling sam en exern PL för a förbära srukuren för Locums byggnadsekniska riklinjer. 23 MBO: Delagi i 5 workshops för a karlägga Locums förmåga a hanera sörningar i fasigheerna uifrån MSB:s direkiv och SLL:s policys. 23 KSN: Vår sä a vara publicera på inranäe. 23 CH: Skyddsronder på Locums huvud- och lokalkonor genomförs koninuerlig i enlighe SAM. 207 KSN: Ukas ill folder för Vår sä a vara (sam underlag f inerakiv ubildningsmaerial o ex ill inranä o locum.se) på remiss hos samliga arbeare åres sisa morgonsamling 8 dec. 00 KSN: Akuell lagsifning sam flera av SLL:s syrande dokumen är inarbeade i Locums syrdokumen, bland anna i Byggnadsekniska riklinjer och koncepprogram. Locums byggnadsekniska riklinjer är e syrel för a säkersälla lokaler för god vård a lagkrav följs, a krav avs paiensäkerhe uppfylls och a arbesmiljön i lokalen är god en gemensam sandard som ska gälla för fasigheer förvalade av Locum. Riklinjerna kan även illämpas för inhyrda lokaler. 020 KSN: LSF:s avdelning Analys & Uveckling har genomför en genomlysning av Locums riklinjer. Resulae visar a Locums riklinjer i sig syfar ill a bevaka verksamheens kor- och långsikiga verksamheskrav. Kraven är varken baserade på för höga kvalieskrav eller krav som ine är verksamhessyrda. 020 MBO: Omhänderas genom fleråriga inveserings- och underhållsplaner 00 KSN: För illgång ill akuell lagsifning har vi som söd, föruom egna juriser, Noisum. I Noisum finns laglisor relaerad ill vår verksamhe. arbeare kan se laglisorna. Resp processägare (ledningsgruppen) ansvarar för a dokumenera på vilke sä Locum eferlever gällande lagsifning, exempelvis genom länkar ill ruinbeskrivningar i en handbok eller insrukioner i en riklinje och e daum för när eferlevnadskonroll genomfördes (längs ill höger i lisan). Lageferlevnadskonroller genomförs även vid exern- och inernrevisioner. 096 KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab av 2

3 () 3 Legala risker/brisande eferlevnad av regelverk Saus Konroll vid näsa inerna Ärende säng BILAGA F och BILAGA 4 Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) ill syrelsemöe ÄRENDE 06 Bilaga 4 Förbäringsförslag Daum Avvikelse avseende vår arbessä Överlämna ill processägare Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen) eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) Senase åerkoppling Risk a SLL:s och bolages syrdokumen ine följs. Riskvärde: 4.23 ( ) 095 EK: FUP:ar (fasighesuvecklingsplaner) framagna av SFI finns illgängliga på Locumporalen sedan augusi. SFI:s fasighesuvecklingsplaner är framagna för a säkersälla den långsikiga uvecklingspoenialen hos landsinges sraegiska fasigheer. Planerna definierar förvalningsförusäningarna för Locum AB och ugör ugångspunk för planeringen av enskilda projek. 095 CAH: En enkä avs inernkommunikaion är genomförd och redovisas för ledningsgruppen i okober. I dokumene finns e anal ågärdsförslag. 094 STH: Poral (del av locum.se) där syrdokumen rörande fasigheerna finns samlade håller på a uformas. Syfe är a förenkla för såväl planering och genomförande av byggprojek som förvalning och drif. Presenerad för Beredning Infrasrukur och Fasighesinveseringar i augusi, posiiv respons. Beräknad lansering senhösen PIB: Framagande av ruiner/arbessä för a ydliggöra SLL:s nya inveseringssraegi pågår GHA: Ny beredskapsfunkion inräad (krav i SLL:s krisberedskapsplan) 0504 CAH: Informaion vid inrodukion för nyansällda CM: Ny egenkonroll och projekplan är framagen för a säkersälla a lagar och regler eferföljs i våra projek EK: Koncepprogram för nybyggnad och Koncepprogram för rum på vårdavdelning preseneras för syrelsen i maj, i syfe a beskriva bakgrund och syfe. Översyn och revidering av koncepprogram genomförs koninuerlig, bland anna för a säkersälla lag- och myndigheskrav sam krav i SLL:s syrdokumen STH: Granskar handlingar i sörre usräckning för a säkersälla a gällande lagar och förordningar uppfylls GHA: Evenuella avseg lyfs, besluas och dokumeneras. 030 KSN: Akuell lagsifning sam flera av SLL:s syrande dokumen är inarbeade i Locums syrdokumen, bland anna i Byggnadsekniska riklinjer och koncepprogram. Locums byggnadsekniska riklinjer är e syrel för a säkersälla lokaler för god vård a lagkrav följs, a krav avs paiensäkerhe uppfylls och a arbesmiljön i lokalen är god en gemensam sandard som ska gälla för fasigheer förvalade av Locum. Riklinjerna kan även illämpas för inhyrda lokaler. 007 PIB: Arbee pågår illsammans LSF:s avdelning Analys & Uveckling sam en exern projekledare för a förbära srukuren för Locums byggnadsekniska riklinjer. 23 LCA: Faciliy Managers och FM Specialiser följer upp a syrdokumen följs uifrån aval. 020 KSN: LSF:s avdelning Analys & Uveckling har genomför en genomlysning av Locums riklinjer. Resulae visar a Locums riklinjer i sig syfar ill a bevaka verksamheens kor- och långsikiga verksamheskrav. Kraven är varken baserade på för höga kvalieskrav eller krav som ine är verksamhessyrda. 030 KSN: Revisioner genomförs regelbunde på Locum, såväl inerna som exerna revisioner för a säkersälla eferlevnad av syrdokumen sam hia förbäringsområden. 096 KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab av 2

4 () 24 Omvärldsrisk Pågår () 35 Legala risker/brisande eferlevnad av regelverk Saus Konroll vid näsa inerna Ärende säng BILAGA F och BILAGA 4 Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) ill syrelsemöe ÄRENDE 06 Bilaga 4 Förbäringsförslag Daum Avvikelse avseende vår arbessä Överlämna ill processägare Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen) eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) Senase åerkoppling 09 CAH: E exern föreag kommer a granska Locums arbeares engagemang i andra verksamheer (bisyssla) under ok-dec. Vad som gäller ydliggörs bland anna i Riklinje för exerna konaker CAH: Tydliggörs i Vår sä a vara sam i Riklinje för exerna konaker DRN: Vid vårens inernrevision ses bland anna fakuraprocessen över. Risk för oegenligheer - a bolages arbeare eller samarbesparners agerar på e oeisk eller olaglig sä.ex. genomför bedrägerier, ger eller ar emo mua. Risk a bolages arbeare agerar uifrån jäv eller inressekonflik ex vid olika former av beslu. ( ) 0429 EK: Tar upp frågorna på APT-möen och i arbearsamalen GHA: Forsa arbee Vår sä a vara och Locums föreagskulur. 23 CH: Vid rekryering används fr o m våren bakgrundskonroll för vissa roller. Avseende uökad konroll av bisyssla ska facklig samverkan genomföras under Q. Ubildning Riklinje för exerna konaker genomfördes för samliga arbeare under december. 23 KSN: Vår sä a vara publicera på inranäe. Möe boka m Pauline Göhberg (handläggare naionell CSR-arbee hos LSF) avs användande av SLL:s Uppförandekod vs Vår sä a vara genemo leveranörer o andra exerna inressener i upphandling sam via locum.se. 23 DRN: Fakuror haneras allid av mins vå personer. Besällning ska finnas ill fakuraunderlage. När fakuran aeseras skapas e bealningsunderlag som 2 personer på ekonomi godkänner för överföring ill banken. Planering pågår för a genomföra regelbundna sickprovskonroller på fakuraflöde, e försa sickprov kommer a genomföras vid inernrevision våren Riskvärde: 3, KSN: Ukas ill folder för Vår sä a vara (sam underlag f inerakiv ubildningsmaerial o ex ill inranä o locum.se) på remiss hos samliga arbeare åres sisa morgonsamling 8 dec. 206 KSN: Locumdagen: Arbee kring Vår sä a vara m samliga ansällda. 007 KSN: Områden för dilemmadiskussioner vid chefskonferens (även srukur för innehåll i Vår sä a vara): Respek för lagar och regler, Inressendialog Mänskliga räigheer Ansvarsfulla/eiska affärsmeoder Omsorg om miljön, Uveckling av lokalsamhälle. 096 KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab. Risk a den höga inveseringsnivån i Sockholmsregionen påverkar bolage vid genomförande av de sraegiska byggprojeken. Kommenar: Bris på rä kompeens hos leveranörer och konsuler, vilke kan leda ill ökade kosnader och förseningar i byggprojeken. ( ) 095 CAH: Den höga inveseringsnivån i Sockholmsregionen innebär även risk för a ine få behålla personal. Föruom påverkan på illgången ill rä kompeens hos leveranörer och konsuler och möjligheen a rekryera. 09 CM: Inensifiera arbee projekplan, egenkonroll mera. "Ordning & reda" och gemensam arbesä påverkar såväl arakivieen inern som genemo den exerna marknaden på e posiiv sä CAH: Den höga inveseringsnivån påverkar även lönenivån vilke i sin ur påverkar illgången ill rä kompeens såväl hos exerna konsuler som för rekryering ill Locum CM: Arbee "Arakiv besällare" har inensifieras: Informaionsräff för enreprenörer; Planerade projek har annonseras på TendSign; Nyhesbrev Projek har publiceras; Marknadsför respekive projek; konak marknaden; Bevakning av marknadsuvecklingen; Översyn av AF-del KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab Riskvärde: 4,67 4 av 2

5 () 28 Risk för förroendeskada Pågår () 37 Omvärldsrisk Saus Konroll vid näsa inerna Ärende säng BILAGA F och BILAGA 4 Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) ill syrelsemöe ÄRENDE 06 Bilaga 4 Förbäringsförslag Daum Avvikelse avseende vår arbessä Överlämna ill processägare Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen) eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) Senase åerkoppling Exremväder En risk som ine har behandlas i riskanalysen men som behöver uppmärksammas är konsekvenser på fasighesbesånde i händelse av exrem väder. Exrema väderförhållanden kan vara lokala, exempelvis skyfall eller en sorm. Men de kan också handla om väderlek som dominerar under en längre id, exempelvis värmebölja eller sräng kyla. ( ) 094 CM: Vi säkersäller a informaion når pågående byggprojek vid varningar kring exrem väder (exempelvis sorm): Såsom påminnelser a se över väderskydd, byggnadssällningar och byggkranar. Informaionen kommer bland anna från Locums beredskapsfunkion CAH: De ingår i den nya Beredskapsfunkionens åagande a koninuerlig hålla sig uppdaerade kring och rapporera väderförhållanden EK: Ingår som del i framagande av nya Fasighesuvecklingsplaner illsammans SFI STH: Länssyrelsen genomför workshop kring krisberedskap vid skyfall och sora översvämningar i Sockholmsregionen där Locum delar GHA: Forsa arbee enlig "De robusa sjukhuse" (el-, värme-, luf-, vaen- sam övrig eknisk försörjning ec). 006 KSN: För de sraegiska inveseringarna genomförs en riskanalys för olyckslaser* inom ramen för arbee Eurocode (sandard för byggnaioner), där as hänsyn bland anna ill Exremväder. *= Oförusedda kraf- eller ryckbelasningar som överskrider de man har dimensionera byggnaden för vid nybyggnaion, för byggnader som är högre än re våningar över jord. 096 RFG: Förmågebedömning genomfördes under 2006 och 2007 för a bl a bedöma Locums organisaion illhörande drif- och servicebolags förmåga a hanera den här ypen av händelser. Uifrån förändringar i upphandlad och egen organisaion sam genomförande av om-, ill- och nybyggnadsprojek genomförs förnyade risk- och förmågeanalyser under som forsäer under KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab. 095 CAH: Vi har agi fram en inern film som beskriver hur vi kommunicerar kring sörningar LCA: Avseende lokalvården (FM-jäns) har vi för närvarande veckomöen för a följa upp leveransen, upphandlade kvaliesconrollers följer upp leverans enlig INSTA 800 och Dansk hygiensandard. 094 STH: Samarbee iniiera kundernas miljösamordnare, vå uppskaade möen är genomförda hiills. 094 CM: Med hjälp av verkyge "Byggprocessmäning" görs löpande avsämningar under projekes gång, avseende kundens upplevelser av genomförande. Dea underläar direka ågärder CAH: I kommunikaionsplaner för respekive projek ydliggörs viken av a proakiv informera hyresgäserna om vad som händer i projeken. E nyhesbrev avseende vad som händer inom respekive sjukshusområde skickas per mail ill berörda inressener. Risk a kunderna är missnöjda bolage och dess jänser om bolage ine kan möa och illgodose kundernas behov. Riskvärde: 4,40 ( ) 0429 EK: Arbear a a fram Förvalningsplaner för samliga sraegiska fasigheer för en långsikig, effekiv och ekonomisk hållbar fasighesförvalning GHA: Genomför rygghesronder/gå-urer; Framagna planer per kundansvarig för kundmöen; Tidsaa akiviesplaner/kundområde uifrån analyser av NKI-undersökningen; Delar i redakionsarbee av uppdaering av locum.se. 23 LCA: Ny FM-organisaion fler konakpersoner genemo kund. Vi arbear mer proakiv. Under kommer kvaliesconrollers a ansällas för a följa upp leveranser CM: Ubildningsprogramme Arbea i vårdens lokaler används i alla projek. PULS-möen genomförs illsammans kund i många av Locums projek. Nyhesbrev ill kunderna gång/månad bl a m informaion om projeken sam sörningsinformaion. Visualisering för a ydliggöra slulig uformning av lokal är mycke uppskaa av våra kunder. 23 DRN: Införande av e-fakura har s under, vilke uppskaas av kunder. 23 MBO: Huvudenréer på Maria sjukhus o kobergs sjukhus har uvecklas enlig Locums enrékoncep. Försudie för huvudenré i Huddinge framagen. Husguider är framagna för flera objek. Lean-eam illsammans m 3 kunder i syfe a uveckla gemensamma processer. Delagi i arbee m Locums nya kundjäns. Sa upp fler digiala informaionsskärmar på de sörre sjukhusen sam Löwensrömska, Sabbasberg och Maria sjukhus. Drifsraegin genomförd ill sor del. Objeksspecifika ågärdsplaner uifrån NKI- och drifenkäsresula genomförda ill sor del. Flera olika kundakivieer genomförda ex cykelfixardagar, ljusbyardagar (adven) ec. Genomför ågärder enlig underhålls- och inveseringsplaner i samråd kunder. Översyn av processer pågår KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab. 5 av 2

6 () 33 Risk för förroendeskada Saus Konroll vid näsa inerna Ärende säng BILAGA F och BILAGA 4 Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) ill syrelsemöe ÄRENDE 06 Bilaga 4 Förbäringsförslag Daum Avvikelse avseende vår arbessä Överlämna ill processägare Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen) eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) Senase åerkoppling 0934 LCA: För FM-jänsers samliga leveranörer sälls krav på ID DRN: Skaeverkes leveranörskonroll hösen (Locum och LFS) är genomförd, analys åersår. 094 CM: Vi forsäer a kravsälla och följa upp våra leveranörer och enreprenörer, under 206 fokus på risken för svar arbeskraf. Arbee pågår för a a fram ruiner och verkyg för a eferleva den nya lagen avseende personalliggare som gäller fr o m (för projek över 4 prisbasbelopp). Samarbee sker Skaeverke för a ureda oklarheer och prakiska lösningar. E piloprojek pågår fyra inloggningssaioner för ID06. Risk a våra enreprenörer unyjar svar arbeskraf sam ine har e srukurera arbee mo korrupion. Riskvärde: 4.0 ( ) 094 KSN: Vi forsäer a kommunicera och diskuera Vår sä a vara, bl a via inranäe CAH: Filmen "A arbea för Locum i sjukhusmiljöer" undersryker Locums vision och värderingar. Filmen ska alla som arbear se och därefer svara på frågor för a kunna kviera u väs/armbindel AGI: Samverkan Skaeverke pågår. Genomför eser av ackredierade ID06-lösningar, som kan underläa säkersällande av leveranörers lageferlevnad. Den 22/5 preseneras lösningen för projekavdelningen, därefer genomförs piloprojek GHA: Syrs genom aval drifenreprenörer, DE arbear mer sällan underenreprenörer AGI: Tidplan för forsa arbee as fram. Ruinbeskrivning för ID06-konroller revideras. Yerligare 3 konroller genomförs under Q. 23 CM: E arbee illsammans Byggherrarna och FOBS - Forum för offenliga besällare i Sockholm gällande arbesmiljö/säkerhe/svar arbeskraf kommer a inledas under våren KSN: ID06-konroll genomförd på Löwensrömska (UA) --2 KSN: ID06-konroll på S: Görans sjukhus (UA) KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab. 6 av 2

7 () 20 Verksamhesrisk Pågår () 34 Risk för förroendeskada Saus Konroll vid näsa inerna Ärende säng BILAGA F och BILAGA 4 Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) ill syrelsemöe ÄRENDE 06 Bilaga 4 Förbäringsförslag Daum Avvikelse avseende vår arbessä Överlämna ill processägare Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen) eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) Senase åerkoppling Risk a bolage ine uppnår miljömål gällande energi, maerial och kemikalier i de miljöpoliiska programme, Miljöumaning EK: Samarbesmöen genomförs Miljö- och energienheen för a säkersälla vilka miljöfrågor som behöver vara i Tidiga skeden (Behovsanalys och Försudie). 094 LCA: För FM-jäns Lokalvård används av landsinge godkända kemikalier och orra sädmeoder där de är möjlig. 094 STH: En "5+9-lisa" för energisparågärder besluad i Locums ledningsgrupp punker från energikarläggningen, de övriga 5 punkerna är sörre energisparågärder inom fasighesbesånde. Kommenar:* Om kemikalier, farlig avfall och fasighes-föroreningar ine haneras på korrek sä kan de ha långidseffek effek både på människors hälsa och på miljön. Farlig avfall kan uppkomma vid byggprodukion och drif. Exempel på fasighesföroreningar är asbes, kvicksilver, PCB. Vid ombyggnad och sanering omhänder-as fasighesföroreningar. Felakig hanering av kemikalier, farlig avfall och fasighesföroreningar innebär a bolage ine eferlever lagsifningen. Riskvärde: 3,73 ( ) 094 CM: Genomföra och uvärdera piloprojek för åeranvändning av byggmaerial sam a fram ruin. 094 GHA: Vi ser över möjligheen ill samverkansprojek våra upphandlade drifenreprenörer, bland anna kring: Minskad energiförbrukning; en bra arbesmiljö; samverkansfrågor mellan olika kund- och fasighesområden ec. E projek som bland anna syfar ill a yerligare ydliggöra och effekivisera vår arbee a nå SLL:s och våra mål. Gemensamma indikaorer för hållbarhe (ISO 26000) är en del i samarbee GHA: Planeringen för insallaion av solceller på ak forgår. Energideklaraioner på del av besånde pågår (pga lagförändring) CAH: Tydliggörs i såväl Vår sä a arbea som i Vår sä a vara. Inarbea i affärsplan och avdelningsvisa verksamhesplaner EK: Arbear a a fram Förvalningsplaner för samliga sraegiska fasigheer för en långsikig, effekiv och ekonomisk hållbar fasighesförvalning. I Förvalningsplanen ingår energi- och miljöplaner STH: Vi redovisar ufall/erial och besluar och planerar yerligare ågärder för a uppnå målen GHA: Varje kundområde redovisar, vid verksamhesgenomgång, den uppdaerade planen för a uppfylla krav i Miljöumaning 206. Drifenreprenörer redovisar kemikalieanvändningen i SLL:s sysem KLARA. 23 STH: Energikarläggning e fokusområde i affärsplan, e anna fokusområde är a insallera solceller på sjukhusaken. 23 CM: Arbee pågår kring konsekvensanalyser miljöbyggnad för projeken. Informaion på avdelningsmöen kring miljöumaning sam Locums miljömål. Den nya projekplanen förydligar viken av energi- och miljömål. 020 KSN: GAP analys mellan miljöumaning 206 och Miljöbyggnad Guld (SFI ansvarar för denna akivie och fråga har skickas från Locum avseende när projeke kommer igång.) 096 KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab Risk för idsförskjuningar av och ökade kosnader för projeken på grund av överklagande av bygglov och dealjplaner sam överprövningar efer upphandlingar. Riskvärde: 5,0 ( ) 094 CM: a informaions-/boendemöen genomförs. Bra öppna dialoger leveranörer, som exempelvis informaionsmöen där byggbranschen bjuds in, minskar risken för överprövningar vid upphandlingar CAH: Boendemöen ingår i kommunikaionsplaner för respekive projek CM: Möen har hållis på akuella BRF:er och vissa uredningar har genomförs, exempelvis "Solsudier" EK: Inressendialogen berörda forgår koninuerlig. 23 EK: Dialogen övriga inressener, exempelvis Skönhesråde och kommuner har uvecklas. 23 CM: Dialog närboende i form av boendemöen har uvecklas KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab. 7 av 2

8 () 2 Verksamhesrisk Saus Konroll vid näsa inerna Ärende säng BILAGA F och BILAGA 4 Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) ill syrelsemöe ÄRENDE 06 Bilaga 4 Förbäringsförslag Daum Avvikelse avseende vår arbessä Överlämna ill processägare Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen) eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) Senase åerkoppling 095 GHA: framagande av ruiner/arbessä för a ydliggöra SLL:s nya inveseringssraegi pågår en ä dialog mellan Locum, SFI och SLL Ekonomi & Finans om hur beslu ska lyfas inom Landsinge gällande sraegiska fasighesinveseringar. Risk för förseningar i projek på grund av a de saknas beslu eller a beslu as för sen i projeken från inblandade parer angående evakuering av befinliga hyresgäser. Risk för a de uppsår viser kunder i samband evakueringar och omflyningar sam a kundernas evakueringsbehov ine kan lösas på e bra sä i samband om-, ny- och illbyggnad. Riskvärde: 4,86 ( ) Kommenar ill risken uifrån riskanalys : Planera vårdinnehåll och inrikning på respekive sjukhus spelar en avgörande roll för e effekiv genomförande av byggprojeken. Osäkerhe kring vårdinnehåll de vill säga var vilken vård skall bedrivas påverkar bland anna budge- och idsramar vid genomförande av byggprojeken DRN: Förydliga och kommunicera illämpningen av omsällningskosnader CM: Besked om uppsägningar av hyresgäser har erhållis sen, förhandlingar och evakureringar pågår GHA: Tä dialog hyresgäser i samband evakueringar genom respekive kundansvarig, hjälp av inhyrare för a få hia lämpliga permanena/illfälliga lokaler å hyresgäsen. Flöde framage för a ydliggöra olika ansvarsdelar SFI/Locum i avalsprocessen. 23 DNR: Inför -208 har SLL avsa el för omsällningskosnader. 23 EK: Vid framagande av nya Fasighesuvecklingsplaner illsammans SFI ser vi över behove av framida evakueringslokaler. 23 PIB: Ansvarsfördelningen gällande sraegiska fasighesfrågor och inveseringar enlig undereckna aval mellan SFI och Locum AB. Övergripande aval avseende sraegiska fasighesinveseringar och fasighesfrågor inom vården. Aval mellan SFI och Locum AB avs hanering av sraegiska fasighesfrågor. Överenskommelse avseende mallar under försudie- och programfas sam genomförandeaval sam mallar för uppdragsaval försudiefas, uppdragsaval programfas respekive uppdragsaval genomförandefas. n för Locum AB har vid syrelsemöen den 25/9 och den 20/ informeras om de pågående arbee a klargöra Locums roll och uppdrag anledning av de nya ägardirekiven. Från och den januari har Locum en ny syrelse som uses av landsingsfullmäkige. Den nya syrelsen kommer a informeras om förydligande av gränssni/ansvar som räffas mellan SFI och Locum vid syrelsens försa sammanräde den 30 januari KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab. 8 av 2

9 () 22 Verksamhesrisk Saus Konroll vid näsa inerna Ärende säng BILAGA F och BILAGA 4 Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) ill syrelsemöe ÄRENDE 06 Bilaga 4 Förbäringsförslag Daum Avvikelse avseende vår arbessä Överlämna ill processägare Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen) eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) Senase åerkoppling 095 GHA: framagande av ruiner/arbessä för a ydliggöra SLL:s nya inveseringssraegi pågår en ä dialog mellan Locum, SFI och SLL Ekonomi & Finans om hur beslu ska lyfas inom Landsinge gällande sraegiska fasighesinveseringar PIB: Framagande av ruiner/arbessä för a ydliggöra SLL:s nya inveseringssraegi pågår EK: E forum för övergripande vårdsraegiska frågor "Samordnande forum vård" håller på a uformas. Birädande hälso- och sjukvårdsdirekör kommer a leda gruppen. Kommenar ill risken uifrån riskanalys : Planera vårdinnehåll och inrikning på respekive sjukhus spelar en avgörande roll för e effekiv genomförande av byggprojeken. Osäkerhe kring vårdinnehåll de vill säga var vilken vård skall bedrivas påverkar bland anna budge- och idsramar vid genomförande av byggprojeken. Risk a ansvar och roller uppfaas som oydliga mellan de organ i landsinge som arbear planeringen och genomförande av de sraegiska inveseringarna i Framidsplanen. Risk a bolage ine kan leverera de sraegiska projeken enlig landsinges önskemål. Riskvärde: 4,74 ( ) 0504 CAH: Kommunikaionsdirekör och kommunikaionschef ingår i kommunikaionsnäverke för FHS inom HSF. informaion ill poliiken DRN: VD förankrar förslag på definiion av Sraegiska fasighesinveseringar SFI CM: SLL:s nya inveseringssraegi är besluad och arbee a klargöra innebörden för Locum och Locums syrelse pågår. Ersäningsinveseringar som görs i samband sraegiska inveseringar är Sraegiska fasighesinveseringar och är där SFI:s ansvar PIB: PM framage av VD-saben avs de nya avalens påverkan på Locums roll och ansvar. Inga sörre förändringar behöver genomföras i Locums ledningssysem uifrån ny ägardirekiv och aval LSF/SFI. De behövs ingen förändring i besluad processkara värfunkionell kärnprocess m beskrivning. Däremo behöver ingående delar, främs processområde för genomförande av byggprojek, uppdaeras enlig fassällda uppdaeringsruiner och ur e helhesperspekiv enlig flöde i kärnprocessen STH: Genomgång av aval inern inom Locum för varje kund- och projekområde. 23 PIB: Ansvarsfördelningen gällande sraegiska fasighesfrågor och inveseringar enlig undereckna aval mellan SFI och Locum AB. Övergripande aval avseende sraegiska fasighesinveseringar och fasighesfrågor inom vården. Aval mellan SFI och Locum AB avs hanering av sraegiska fasighesfrågor. Överenskommelse avseende mallar under försudie- och programfas sam genomförandeaval sam mallar för uppdragsaval försudiefas, uppdragsaval programfas respekive uppdragsaval genomförandefas. n för Locum AB har vid syrelsemöen den 25/9 och den 20/ informeras om de pågående arbee a klargöra Locums roll och uppdrag anledning av de nya ägardirekiven. Från och den januari har Locum en ny syrelse som uses av landsingsfullmäkige. Den nya syrelsen kommer a informeras om förydligande av gränssni/ansvar som räffas mellan SFI och Locum vid syrelsens försa sammanräde den 30 januari PIB: Landsingssyrelsen ska, genom funkionsområde Sraegiska fasighesfrågor och inveseringar, i samverkan Locum ha genomför den ändrade ansvarsfördelningen senas den 3/ KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab. 9 av 2

10 () 23 Verksamhesrisk Saus Konroll vid näsa inerna Ärende säng BILAGA F och BILAGA 4 Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) ill syrelsemöe ÄRENDE 06 Bilaga 4 Förbäringsförslag Daum Avvikelse avseende vår arbessä Överlämna ill processägare Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen) eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) Senase åerkoppling Risk a de långsikiga värde för fasigheerna priorieras bor i byggprojek för a hia enklare och billigare lösningar. Snabba beslusprocesser kan leda ill brisfälliga beslusunderlag. Risk a evenuella avseg från byggnadsekniska riklinjer och övriga verksamhessyrande dokumen ine konsekvensbeskrivs, haneras, besluas och dokumeneras. Kommenar: Avseg från riklinjer, fassällda ruiner och arbessä kan exempelvis ugöra risk för högre framida drif- och underhållskosnader sam sämre miljö- och energilösningar. ( ) 095 EK: E uvecklingsprojek kring byggkosnader och nyckelal pågår illsammans SFI. Dels för a hia jämförbara nyckelal för byggprojek ( ex Väsra Göalandsregionen och region Skåne), dels för a yerligare analysera kosnadspåverkande lösningar i syfe a hia rä nivå CM: Arbee a yerligare kosnadseffekivisera byggprojek har påbörjas EK: Koncepprogram för nybyggnad och Koncepprogram för rum på vårdavdelning preseneras för syrelsen i maj, i syfe a beskriva bakgrund och syfe STH: Ser yerligare över kosnadspåverkande områden uan a göra avkall på lag- och myndigheskrav, kvalie ec 0425 GHA: Evenuella avseg lyfs, besluas och dokumeneras. 23 EK: Arbear illsammans övriga SLL för a a fram koncepprogram för psykiariska vårdavdelningar. 23 PIB: Arbee pågår illsammans LSF:s avdelning Analys & Uveckling sam en exern projekledare för a förbära srukuren för Locums byggnadsekniska riklinjer. 030 KSN: Akuell lagsifning sam flera av SLL:s syrande dokumen är inarbeade i Locums syrdokumen, bland anna i Byggnadsekniska riklinjer och koncepprogram. Locums byggnadsekniska riklinjer är e syrel för a säkersälla lokaler för god vård a lagkrav följs, a krav avs paiensäkerhe uppfylls och a arbesmiljön i lokalen är god en gemensam sandard som ska gälla för fasigheer förvalade av Locum. Riklinjerna kan även illämpas för inhyrda lokaler. 020 KSN: LSF:s avdelning Analys & Uveckling har genomför en genomlysning av Locums riklinjer. Resulae visar a Locums riklinjer i sig syfar ill a bevaka verksamheens kor- och långsikiga verksamheskrav. Kraven är varken baserade på för höga kvalieskrav eller krav som ine är verksamhessyrda. 096 KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab Riskvärde: 4,72 0 av 2

11 () 26 Verksamhesrisk Pågår () 25 Verksamhesrisk Saus Konroll vid näsa inerna Ärende säng BILAGA F och BILAGA 4 Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) ill syrelsemöe ÄRENDE 06 Bilaga 4 Förbäringsförslag Daum Avvikelse avseende vår arbessä Överlämna ill processägare Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen) eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) Senase åerkoppling 095 EK: Uppdragsgenomgångar arbeare för a säkersälla a alla har en jämn arbesbelasning. 094 LCA: Tillfälliga resurser på plas för a fungera som avlasning, rekryering pågår av flera arbeare CM: Rekryeringar av projekledare, projekchefer och projekekonomer har genomförs i syfe a skapa förusäningar för rä nivå på arbesbelasning CAH: Den höga inveseringsnivån påverkar även lönenivån vilke i sin ur påverkar illgången ill rä kompeens såväl hos exerna konsuler som för rekryering ill Locum. Vi har genomför inern ubildning i sressprevenion. Medveenheen om risken är hög. Risk a bolage ine kan erbjuda sina ansällda en accepabel arbesbelasning, kompeensuveckling sam en säker arbesmiljö. Kommenar: Medför sress, konfliker och svårigheer a prioriera. ( ) 0504 CM: Rekryeringar av projekledare, projekchefer och projekekonomer pågår STH: Vi arbear akiv sressförebyggande frågor och hur de påverkar den enskilde a arbea i en organisaion i förändring. 23 PIB: HR-generalis har genomför workshops om arbesmiljöarbee på Locum illsammans Locums chefer 23 LCA: Fasighesförvalningssyseme Landlord implemeneras som e söd. Ny FM-omorganisaion sa vå enheschefer för en bäre srukur. Nya arbeare rekryeras. Samla avdelningen på en gemensam plan. Ser över behove av kompeensuveckling. 23 CAH: Skyddsronder på Locums huvud- och lokalkonor genomförs koninuerlig i enlighe SAM Riskvärde: 4,62 0 CAH: För a behålla arbearna sasar Locum mycke på löpande uveckling av individen, verksamheen och arbessäe. A ha en bra balans mellan arbesliv och privaliv är någo som vi ser som väldig vikig. personalledande chefer ska ha ubildningskoncepe Uvecklande ledarskap som plaform. ubildning har även genomförs för chefer i arbesmiljö, SAM och rehab. Forsa kundvårdsubildning seg 2 sam Budskapsubildning har genomförs under. Den inerakiva ubildningen "A arbea för Locum i sjukhusmilljö" har genomförs av samliga arbeare och samarbesparners. Cirka 30 arbeare har genomgå ubildning i MIljöbyggnad kurs B. 0 CAH: Under påbörjades revidering av samliga roller inom Locum, avseende definiion av roll sam ansvar och befogenhe. Synkroniseras BAS-värdering och ProCompeence. Under Q kommer chefer respekive fackliga represenaner a granska rollbeskrivningarna. 096 KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab. Risk a bolage ine lyckas arahera och rekryera enlig framida personalbehov sam a nyckelkompeenser lämnar bolage. Kommenar: Bland anna på grund av förändringar i bolages uppdrag. Riskvärde: 4,60 ( ) 09 CM: Inensifiera arbee projekplan, egenkonroll mera. "Ordning & reda" och gemensam arbessä påverkar såväl arakivieen inern som genemo den exerna marknaden på e posiiv sä CAH: Kännedomen om Locum har under de senase åren blivi högre. Arbesmarknaden i Sockholms län avseende de kompeenser vi söker är mycke konkurrensusa. Locums arakionskraf kan snabb urholkas STH: Vår arbee och uveckling inom hållbarhesfrågor, miljö, BIM, eknik i fasigheer araherar kompeena arbeare a sanna kvar och nya a börja hos oss GHA: Delar akiv på högskolornas olika arbesmarknadsdagar sam Locums Öppe-hus akivieer. Rekryerar framgångsrik nya arbeare som vill arbea samhällsnya. 23 CH: Solhe och anale ambassadörer har öka i NMI-undersökningen för. IPMA:s (projekledarcerifiering) implemeneras under. Öppe hus för seniorer senarelag. Vi arbear vidare sociala ier, sraegi ej fassälld. Försöksverksamhe under försa halvåre bilpool för resor i jänsen. Koninuelig arbee arbesmarknadsdagar och andra arenor för a göra Locum kän för framida arbeare sam erbjuder prakikplaser och examensarbeen ill suderande. Forsa delagande som föredragshållare på Business Arena och Dagens Medicin och andra relevana seminarieillfällen KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab. av 2

12 () 29 Verksamhesrisk Pågår () 27 Verksamhesrisk Saus Konroll vid näsa inerna Ärende säng BILAGA F och BILAGA 4 Locum AB:s (udrag ur LOGGEN) ill syrelsemöe ÄRENDE 06 Bilaga 4 Förbäringsförslag Daum Avvikelse avseende vår arbessä Överlämna ill processägare Svar från (VD, vvd sam resp avdelningsdirekör i ledningsgruppen) eller från flera processägare (exempelvis i punker rörande ) Senase åerkoppling 0827 PIB: En ny beredskapsfunkion har inräas i juni, de ingår i åagande a koninuerlig uppdaerara sig kring omvärldshändelser som kan påverka verksamheer GHA: Vi arbear akiv a yerligare öka samarbee mellan byggenreprenörer och drifenreprenörer i fasigheerna. Risk för sörningar som gör a verksamheen eller kundens verksamhe avsannar hel/delvis. Kommenar: Exempelvis avbro i el-, vaen- eller värmeförsörjning ( ) 0504 CAH: I kommunikaionsplaner för respekive projek ydliggörs viken av a proakiv informera hyresgäserna om vad som händer i projeken. E nyhesbrev avseende vad som händer inom respekive sjukshusområde skickas per mail ill berörda inressener GHA: Kundansvariga (specifika kundansvariga för sörre projek) finns akiva i planeringen och genomförande av byggprojek i syfe a säkersälla koninuerlig verksamhesdrif. 23 LCA: Leveransplik e av kraven på rangordnade ramavalsupphandlade leveranörer i FM-aval (3 leveranörer för varje jäns och område) viesklausul. 23 MBO: E fleral hyresaval har ecknas för evakuering av Sollenuna, för uflyning under. Evakueringspaviljonger på S: Göran, Danderyd, Söderälje och Löwensrömska Riskvärde: 4,50 23 CM: arbee Pulsmöen o akiv informaion ill kunderna. Nyhesbrev ill kunderna skickas u gång/månad bl a informaion om projeken sam sörningsinformaion KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab. Risk a kundnöjdheen/nki sjunker i samband de sora ombyggnadsprojeken då de kan uppfaas som rörig byggarbesplaser på sjukhusområdena. Riskvärde: 4,37 ( ) 0504 CAH: Vi arbear mycke bygg- och sörningsinformaion. I idningen RUM sam på locum.se beskriver vi vad som händer och visar visionsbilder av gesalningen av sjukhuse. Locums kundjäns finns illgänglig dygne run för a svara på frågor. I kommunikaionsplaner för respekive projek ydliggörs viken av a proakiv informera hyresgäserna om vad som händer i projeken. E nyhesbrev avseende vad som händer inom respekive sjukshusområde skickas per mail ill berörda inressener CM: För a hålla en hög nivå på informaionen om projeken ill våra kunder har kommunikaörer ansälls och erhålli ansvar för e sjukhusområde. I resp projek finns även konsulsöd som koninuerlig arbear a informera våra kunder och övriga inressener GHA: Kundansvariga (specifika kundansvariga för sörre projek) finns akiva i planeringen och genomförande av byggprojek i syfe a minimera sörningen. Sräva efer a hia "fredade yor" inom sjukhusområde som ine sörs av de sora ombyggnaioner. 23 CM: Ubildningsprogramme Arbea i vårdens lokaler används i alla projek. PULS-möen genomförs illsammans kund i många av Locums projek. Nyhesbrev ill kunderna gång/månad bl a m informaion om projeken sam sörningsinformaion KSN: Ågärder beskrivs i verksamhesplaner för och följs därefer upp löpande av VD-sab. INITIALER: NBN=Nahalie Boulas Nilsson VD om 033; PIB=Per-Inge Buskas vice VD; KSN=Karin Sjöndin Kvalieschef; AGI= Anders Gidrup Säkerheschef; (RFG=Rikard Fröling id. Säkerheschef); MBO=Marie Boesad Fasighesdirekör, f VD fr o m ; DE/DRN=Dan Eriksson Ekonomidirekör; MCG=Magnus Colling Upphandlingschef; TH=Saija Thacker Teknisk direkör; CH=Chrisina Hallberg HR- och kommunikaionsdirekör; EK=Emma Kinch Direkör Fasighesuveckling; CM=Claes Magnusson Projekdirekör THAH=Thomas Ahlberg ÅB=Åsa Berg Kommunikaionschef; GHA=Gusav Hansad f Fasighesdirekör fr o m av 2