Upphandlingar inom Sundsvalls kommun

Transkript

1 Upphandlingar inom Sundsvalls kommun 1

2 Innehåll Upphandlingar inom Sundsvalls kommun 3 Kommunala upphandlingar - vad är de? 4 Kommunkoncernens upphandlingspolicy 5 Vad är e ramaval? 6 Vad gäller när du ska göra e inköp? 7 Direkupphandling - om ramaval saknas 7 A upphandla korrek om ramaval saknas (enskil köp) 8 Lagen om offenlig upphandling (LOU) 11 Vad kan hända om du ine följer lagen? 12 De här är Addera upphandling 13 2 Sundsvalls kommun, Addera upphandling Produkion, Sundsvalls kommun, Konorsservice

3 För a köpa varor och jänser på e korrek sä måse du som arbear på kommunen känna ill upphandlingspolicyn. I upphandlingspolicyn finns de riklinjer och regler som uöver lagen om offenlig upphandling (LOU) gäller inom Sundsvalls kommunkoncern. Upphandlingspolicyn är anagen av kommunfullmäkige. Den här broschyren kan du använda som en lahund. De gör de läare för dig när du köper en vara eller en jäns. På Addera upphandling arbear vi kommunövergripande med upphandlingar. Har du frågor om ramaval, upphandlingar eller inköpsärenden, konaka någon av oss så hjälper vi dig gärna! På sisa sidan i broschyren hiar du våra konakuppgifer. På Addera upphandlings sida på inloggad hiar du hela upphandlingspolicyn och alla ramaval. Där finns även annan informaion som kan vara ill nya när du ska göra inköp. Upphandling och avalsdaabas Här hiar du våra sidor Här hiar du våra ramaval Här hiar du våra sidor 3

4 Kommunala upphandlingar vad är de? Årligen köper kommunkoncernen varor, jänser och enreprenader för över en miljard kronor. Organisaion är decenraliserad med många inköpsbehöriga. Men även i en decenraliserad organisaion är de vikig a vissa saker syrs cenral. Addera upphandling har på uppdrag av kommunfullmäkige ill uppgif a samordna kommunens och kommunkoncernens upphandlingar och inköp av varor och jänser. Genom samordnade upphandlingar kan vi köpa in sora volymer över förvalningsgränserna. De gör a kommunen blir arakiv som kund. Samordning ger: Bäre priser genom sörre volymer Bäre villkor från leveranörerna efersom kommunen som sor kund kan sälla högre krav Mindre idsågång, både för dig som besällare och för kommunen som helhe, efersom inköpen görs uifrån befinliga ramaval där alla villkor redan är fassällda. 4

5 Kommunkoncernens upphandlingspolicy Alla som gör inköp måse känna ill vad som gäller för offenlig upphandling. Vi ska i möjligase mån samordna kommunens inköp efersom de ger sora vinser för hela kommunen. Upphandlingspolicyn innebär i korhe a: Vi ska unyja kommunkoncernens resurser effekiv Vi ska köpa varor och jänser ill bra kvalie och lägsa möjliga oal kosnad. Upphandlingar ska präglas av affärsmässighe, konkurrens och objekivie. Vi ska a hänsyn ill kvalies- och miljökrav i upphandlingar. Se Miljösyrningsråde Inköpsbehöriga ska se ill kommunens gemensamma bäsa genom a samordna upphandlingar, vara köprogna och känna delakighe i ecknade aval. Läs hela upphandlingspolicyn här: Upphandlingspolicy för Sundsvalls kommunkoncern 5

6 Vad är e ramaval? Ramaval är aval som gäller för hela kommunkoncernen, d.v.s. både kommunen och de kommunala bolagen med redan fassällda villkor. Upphandlingen har i enlighe med LOU äg rum i konkurrens mellan flera leveranörer. Ramaval ecknas på varor och jänser som köps in regelbunde och i sörre volymer. För a avalen ska illgodose de behov som finns så as de fram kravspecifikaioner av olika represenaner från de förvalningar och bolag som vill använda ramavale. Om du ycker a du vill påverka de som upphandlas a konak med din inköpssamordnare eller lämna synpunker via inloggad. Kommunen har idag över 350 ramaval. Om de finns e ramaval ska du besälla från ramavalsleveranören. Konrollera även om de finns flera leveranörer och om avrop ska ske med en förfrågan ill flera s.k. förnyad konkurrensusäning. Alla ramaval ligger i vår avalsdaabas på inloggad. Där hiar du avalade priser, övriga villkor och konakpersoner med mera. OBS Vissa ramaval är ecknade med flera leveranörer och besällning ska då ske enlig uppgjord rangordning 6

7 Vad gäller när du ska göra e inköp? Konrollera förs på inloggad om de finns någo ramaval. Finns de ramaval ska den inköpsbehörige skriva en besällning. Leveranören ska ha originale och kopian behåller du för fakurakonroll. Finns de inge ramaval och värde är låg gör du själv göra en direkupphandling. Är värde högre konakar du upphandlingssekionen. Direkupphandling om ramaval saknas Du gör själv en direkupphandling om värde på di inköp är mindre än kr. Vad gäller för olika belopp? Under kr: Kolla med 1-3 leveranörer Mellan kr kr: Kolla med 3 leveranörer, begär skrifliga anbud. Mellan kr: Annonsera förfrågan på Annonsering Konaka din inköpssamordnare så får du hjälp med annonseringen. Försök a få svar från mins 3 leveranörer. Hur gör jag? De kan räcka med e elefonsamal med varje leveranör om de är under kr. Aneckna deras erbjudande, daum, id och vem du alade med. Är de mer än kr bör du vara mer formell, så a de ine blir missförsånd som kan kosa pengar, begär därför skrifliga anbud. För belopp över kr har Sundsvalls kommun en överenskommelse med Föreagarna och Svensk Näringsliv a annonsera direkupphandlingen på 7

8 Läs mer om direkupphandling på inloggad där du även hiar mallar: Behöver du mer informaion om upphandling, ex om hur man skriver en kravspecifikaion, kan du gå ill sidan; Upphandlingsprocesser, roller och mallar. PS Tänk på a diarieföra upphandlingarna, för inern och exern konroll, vid direkupphandlingar över kr. Glöm ine a konrollera a leveranören har F-skasedel. Om leveranören ine har F-skasedel är risken sor a du får beala ska och arbesgivaravgifer uöver uppgjor pris. Kosar di inköp mer än de nämnda beloppen konaka upphandlingssekionen. E-pos: upphandling@sundsvall.se A upphandla korrek om ramaval saknas (enskil köp) Om de du ska köpa kosar mer än beloppen för direkupphandling och ramaval saknas görs upphandlingen på e mer formell sä. Upphandlingsgrupp En upphandlingsgrupp besår av personer från verksamheen som har bäs kunskap om behove av varan eller jänsen. Gruppen ar fram en kravspecifikaion, som är den vikigase delen i en upphandling. Läs mer om upphandlingsprocessen, roller och mallar Kravspecifikaion En kravspecifikaion beskriver den verksamhe som ska använda sig av eferfrågad vara eller jäns. Kraven på varan eller jänsen anges och preciseras,.ex. funkion och kvalie. Kravspecifikaionen ligger ill grund för uvärderingen. Kraven får ine vara högre sällda än vad som behövs. Sällda krav får ine ändras under upphandlingen. Man får ine hänvisa ill e viss märke så a endas en leveranör kan komma ifråga. 8

9 Kravspecifikaionen beskriver och uvecklar uvärderingskrierierna. Dessa måse vara ydliga och möjliga a uvärdera. Läs mer i riklinjer, kravspecifikaion Förfrågningsunderlag Upphandlingssekionen skriver e förfrågningsunderlag. De innehåller kommersiella villkor, adminisraiva besämmelser och övrig som ska vara med i e evenuell aval. I förfrågningsunderlage ska de också framgå a vi kommer a ana de ekonomisk mes fördelakiga anbude, eller anbude med lägsa pris, enlig uvärderingskrierierna i kravspecifikaionen. Upphandlingssekionen annonserar upphandlingen i en daabas sam på kommunens hemsida. Där kan leveranören häma underlage. När anbud kommer in Anbuden öppnas av vå personer samidig en dag efer anbudsidens ugång. För sen inkomna anbud får ine anas. Uvärdering Anbuden sammansälls och uvärderas uifrån redan angivna uvärderingskrierier i förfrågningsunderlage. Man konrollerar a sällda krav är uppfyllda och analyserar uvärderingskrierierna. Efer de uses de ekonomisk mes fördelakiga anbude/-en. Moivering Upphandlingsgruppen föreslår vilken leveranör/-er som ska väljas. Beslue ska skrifligen moiveras i e uvärderingsprookoll. Prookolle och anbudshandlingarna arkiveras i io år. Beslu Respekive förvalning besluar om ecknande av aval. 9

10 Tilldelningsbeslu När beslu har faas sänds de u ill alla anbudsgivare. Tilldelningsbeslue innehåller moiveringen ill vale av leveranör. Om leveranören anser sig ha blivi felakig behandlad har den io dagar på sig a överklaga beslue hos Förvalningsräen. Sekreess Sekreess gäller hela iden ill dess beslue är faa. All som gäller upphandlingen är hemlig, även hur många som har lämna anbud. När beslu har faas görs en sekreessbedömning innan handlingar blir offenliga. Om ni har frågor finns upphandlingssekionen ill er hjälp! Vi arbear dagligen med upphandlingar och har uarbeade ruiner för hur de ska gå ill. I ALLA BRA AFFÄRER FINNS DET TVÅ VINNARE! 10

11 Lagen om offenlig upphandling (LOU) Vad är LOU? LOU är en lag som reglerar hur kommuner, landsing och saliga förvalningar ska göra sina upphandlingar. Lagen om offenlig upphandling Vad innebär LOU? Grundprinciperna vid offenlig upphandling är: Leveranörer ska behandlas likvärdig och icke-diskriminerande Upphandlingar ska göras på e öppe sä Principerna om ömsesidig erkännande och proporionalie ska iakas Kommunen ska a vara på den konkurrens som finns. Alla upphandlingar och inköp ska göras affärsmässig. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud ska behandlas objekiv. Lagen om offenlig upphandling gäller vid alla besällningar, inköp och upphandlingar, oavse belopp. Annonsering vid upphandling Vi är enlig LOU skyldiga a annonsera, men reglerna ser lie olika u beroende på upphandlingens omfaning. Inom Sundsvalls kommun annonserar vi upphandlingar på kommunens hemsida och i en daabas. Översiger upphandlingens värde kronor under avalsperioden annonserar vi även i EU:s officiella daabas TED/EUT. Upphandlingssekionen annonserar dessa upphandlingar. Lagen om offenlig upphandling gäller vid alla besällningar, inköp och upphandlingar. 11

12 Vad kan hända om du ine följer lagen? Om man väljer a ine upphandla Om man gör e sörre inköp uan a upphandla kan de aval som ecknas bli förklara ogilig och en upphandlingsskadeavgif kan dömas u. Om man väljer a ine följa befinlig ramaval En avalsleveranör, som anser a kommunen ine följ ingånge aval, kan kräva skadesånd hos Tingsräen för avalsbro. Om man ine genomför en upphandling på rä sä En leveranör som anser sig ha lidi eller riskerar a lida skada kan under pågående upphandling ansöka om överprövning hos Förvalningsräen. Exempel på dea kan vara a: anbudsiden har vari för kor eller a upphandlingen har syrs ill e viss fabrika. Förvalningsräen kan döma den upphandlande enheen a göra om upphandlingen eller a avslå överprövning. En leveranör som anser a han kommer a lida skada, på grund av a den upphandlande enheen faa e felakig beslu i val av leveranör, kan under pågående upphandling begära överprövning i Förvalnings räen. Dea är möjlig för leveranörerna i io dagar från de a beslu faas och delgivis anbudsgivarna. Exempel på dea kan vara a: leveranören som har anagis har vari dyrare och a kommunen ine har illräcklig moivering för vale av en dyrare vara eller jäns, eller a kommunen anagi e anbud där skallkrav ine är uppfyllda. Förvalningsräen kan döma den upphandlande enheen a aningen göra om uvärderingen, göra om upphandlingen eller a överprövningen avslås. Om ingen överprövning sker räder avale i kraf. 12

13 De här är Addera upphandling Upphandlingssekionen arbear kommunövergripande med upphandlingar. Organisaorisk finns vi under Service o eknik. Har du frågor om ramaval, upphandlingar eller inköpsärenden, konaka då kundjäns upphandling på upphandling@sundsvall.se eller Du kan även nå oss på elefon eller e-pos: Göran Bodén, upphandlingschef fn eller goran.boden@sundsvall.se Lisbeh Tenggren, upphandlingsassisen fn lisbeh.enggren@sundsvall.se Ulrika Nordlander, upphandlare fn eller ulrika.nordlander@sundsvall.se Anna Magnusson, upphandlare fn eller anna.magnusson@sundsvall.se 13

14 Tommy Zeerberg, upphandlare fn eller Eva Wiksröm Eriksson, upphandlare fn eller Erik Thunsröm, upphandlare fn eller Joakim Carlsson, upphandlare Tfn eller

15 Handla klok spara både id och pengar Konaka oss, vi hjälper dig gärna! Den här broschyren är ill för dig som gör inköp och upphandlingar inom Sundsvalls kommun. 15

16 16 Addera upphandling Besöksadress: Norrmalmsgaan 4 Posadress: Sundsvalls kommun, Sundsvall Tfn-växel: