Återrapportering av genomförd internkontroll på ledningskontoret 2011

Transkript

1 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (40) Dnr CK Återrapportering av genomförd internkontroll på ledningskontoret 2011 Förslag till beslut Landstingsstyrelsen beslutar att godkänna rubricerad återrapportering över genomförd internkontroll i enlighet med fastställd plan för internkontroll Ärendet Landstingsstyrelsen fastställde en plan för internkontroll vid sitt sammanträde ( 30). En återrapportering av genomförd kontroll föreligger från områdena Ekonomi, IT, HR, Kommunikation och Upphandling. Delges: Chefen för administrativa enheten Ekonomidirektören IT-direktören HR-direktören Kommunikationsdirektören Chefen för Upphandlingsenheten Chefsjuristen Revisionen Exp Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 Dnr CK Peter Helgesson Tfn E-post Landstingsstyrelsen Genomförd internkontroll 2011 Landstingets ledningskontor återrapportering Förslag till beslut Landstingsstyrelsen beslutar att godkänna rubricerad återrapportering över genomförd internkontroll i enlighet med fastställd plan för internkontroll Ärendet Landstingsstyrelsen fastställde plan för internkontroll vid sitt sammanträde En återrapport över genomförd kontroll föreligger nu från områdena Ekonomi, IT, HR och Kommunikation. Förvaltningen föreslår landstingsstyrelsen att godkänna lämnade rapporter enligt bilagor. Bilagor Plan för intern kontroll 2011 Återrapport över genomförd internkontroll inom område Ekonomi Återrapport över genomförd internkontroll inom område IT Återrapport över genomförd internkontroll inom område Kommunikation Återrapport över genomförd internkontroll inom område HR Återrapport över genomförd internkontroll inom område Upphandling Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box Uppsala tfn vx fax org nr

3 Bilaga CK Plan för intern kontroll 2011 Landstingets ledningskontor CK Kontrollområde Nivå för väsentlighet och risk *) Kontrollmål Ansvarig Kontroll utförs av: Metod/frekvens Avvikelserapportering till: 1. Uppföljning av utgivna E-tjänstekort 2. Utförda egenkontroller/ (årsredovisningarna) 3. Att förvaltningsplaner för 2012 upprättas enligt landstingets nya systemförvaltningsmodell pm3 4. Beslutsefterlevnad (LS/LF/PS) 5. Informationsområdet Väsentlighet: 2 Risk: 3 Väsentlighet: 2 Risk 2 Väsentlighet: 2 Risk: 2 Väsentlighet: 3 Risk: 2 a) Väsentlighet 1, risk 2 b) Väsentlighet 1, risk 2 c) Väsentlighet 2, risk 2 6. Personalområdet a) Väsentlighet 2, risk 2 b) Väsentlighet 2, risk 2 c) Väsentlighet 2, risk 2 d) Väsentlighet 3, risk 2 Att personal som slutat inte innehar ett e- tjänstekort som fortfarande är aktivt Att alla verksamheter har följt de nya riktlinjerna Att landstingets pm3 etablerade förvaltningsområden följer landstingsdirektörens beslut dnr CK Att beslut verkställs a) Att bilder och foton speglar god vårdhygien b) Att språket är vårdat, enkelt och begripligt i material till allmänheten c) Hög tillgänglighet på webben a & b) Att landstingets material för medarbetarsamtal och lönekriterierna för Landstingets ledningskontor används. c) Kvalitetssäkring av att rätt lön utbetalas. Verksamhetschef Verksamhetschef Förvaltningsledare för EPJ, MedBild, Personal, Ekonomi, Publicering Web, Diarie-, ärende och dokumenthantering, Nationella katalog & säkerhetstjänster, Patientkontakt & ersättning, ITarbetsplats, ITsystem, IT-plattform avdelningschef handläggare handläggare publicerare avdelningschef avdelningschef Informationssäkerhetsansvarig Informationssäkerhetsansvarig Projektledare för införande pm3 Sekreterare LS/LF/PS Navetredaktör Navetredaktör Webbansvarig informatör Personalstrateg Personalstrateg Logganalys Genomgång av årsredovisning Stickprov/november Fullständig genomgång/årligen Stickprov 2 gånger/år Stickprov 2 gånger/år Löpande kontroll med hjälp av validerat.se Stickprov/årligen Stickprov/årligen Förvaltningsledare HSA Landstingsdirektör IT-direktör och objektägare för förvaltningsområdet Förvaltningschef/lt-dir. Informationsdirektör Informationsdirektör Informationsdirektör Personaldirektör Personaldirektör

4 Bilaga CK Plan för intern kontroll 2011 Landstingets ledningskontor CK Kontrollområde Nivå för väsentlighet och risk *) Kontrollmål Ansvarig Kontroll utförs av: Metod/frekvens Avvikelserapportering till: 7. Ekonomiområdet a) Väsentlighet 3, risk 2 b) Väsentlighet 2, risk 1 c) Väsentlighet 3, risk 1 8. Upphandling Väsentlighet: 3 Risk: 3 a) Att regler för personalnära kostnader följs. b) Att förändringar i redovisningssystemet dokumenteras. c) Att finansiella riktlinjer följs. Att upphandlingspolicyn följs Attestansvarig Redovisningschef Finanschef avdelningschef Redovisningschef Ekonom/controller Ekonom/controller Stickprov/årligen Stickprov/årligen Fullständig genomgång/årligen Ekonomidirektör Ekonomidirektör Ekonomidirektör Upphandlingschefen Stickprov/årligen Förvaltningschef Rutindokument och mallar: Rutiner och mallar för genomförande av intern kontroll finns för respektive kontrollområde. *) Med väsentlighet avses de konsekvenser som uppstår vid avvikelse/fel. Konsekvenserna har nedan delats in i fyra nivåer: 0) konsekvensen av ett fel/avvikelse är obetydlig, 1) konsekvenserna av ett fel/avvikelse är små, 2) konsekvenser av ett fel/avvikelse är av den arten att den uppfattas som "besvärande", 3) konsekvensen av ett fel/avvikelse är så stor att det inte får inträffa. Med risk avses sannolikheten för att ett fel/avvikelse uppstår. Även här en indelning i fyra nivåer: 0) sannolikheten är obefintligt att fel/avvikelse uppstår, 1) sannolikheten är liten för att fel/avvikelse uppstår, 2) det är sannolikt att fel/avvikelse uppstår, 3) det är mycket sannolikt att fel/avvikelse uppstår.

5 Leo Ruostejoki Återrapport av genomförd internkontroll för 2011 Ekonomi Inomområde ekonomi finns följande kontrollmål för 2011: a) Att regler för personalnära kostnader följs. b) Att förändringar i redovisningssystemet dokumenteras. c) Att finansiella riktlinjer följs. Att regler för personalnära kostnader följs Stickprovskontroll har gjorts av att regler kring hantering av personalnära kostnader har följts. Kontrollen omfattar bl.a. attest och att syfte och deltagare finns antecknat på verifikationen. Fel förekommer och påminnelse om gällande regler har gjorts vid ett flertal tillfällen. För att underlätta efterlevnaden av gällande regler och för att undanta möten och sammankomster av löpande karaktär har en lathund utarbetats som anger vilken typ av underlag som krävs i olika fall. Lathunden är ännu ej fastställd i avvaktan på omarbetning av övriga regler för hantering av personalnära kostnader. Att förändringar i redovisningssystemet dokumenteras Loggning sker av ändringar i kodplan, användare, behörigheter. Kontroll har skett att loggningen fungerar enligt fastställd rutin. Att finansiella riktlinjer följs Kontroll har skett att gällande regler har följts vid placeringar. Någon avvikelse har inte noterats.

6 Heléne Eriksson CK Fredrik Rosenberg Återrapport över genomförd internkontroll område IT Internkontroll inom område IT gällde: uppföljning av utgivna E-tjänstekort, utförda egenkontroller samt huruvida förvaltningsplaner enligt landstingets beslutade systemförvaltningsmodell pm3 är framtagna inför verksamhetsåret Uppföljning av utgivna E-tjänstekort Kontrollen gjordes mot e-tjänstekortlistor och personalstat från Vid det tillfället fanns 142 E-tjänstekort varav 7 var makulerade och 6 ej utlämnade. Vid tillfället fanns inga kort som var aktiva men där innehavaren slutat. En mycket bra siffra förstås och orsaken bedöms vara att E-tjänstekorten infördes på kansliet endast ett halvår innan. Utförda egenkontroller Vid kontroll av huruvida den femte punkten av egenkontrollen inrapporterats via årsredovisningen gavs att den absoluta huvuddelen av verksamheten på ett korrekt sätt har redovisat denna punkt. Det som möjligen kan konstateras är att redovisningarna i de flesta fallen mest varit inriktade på användarrelaterad informationssäkerhet och mindre på systemrelaterad informationssäkerhet. Det har delvis sin förklaring i att merparten av de tekniska systemen driftas av MIT. Informationsssäkerhetsfunktionen på LLK har därför valt att fokusera på att stödja arbetet med egenkontroller just för tekniska system. Ett tätare samarbete med förvaltningsledare IT på MIT gällande detta finns etablerat och syftar till att säkerställa att egenkontroller verkligen görs för tekniska system och med årligt intervall. Stödmaterial i form av utbildning och checklista för genomförande finns också framtaget. Efter denna fokus på MITs tekniska miljö ska erfarenheterna som dragits där även delges driftsansvariga för system som ligger utanför MIT. På så sätt ska en homogenare nivå för informationssäkerhet för tekniska system inom Landstinget i Uppsala län kunna uppnås. Att förvaltningsplaner enligt landstingets beslutade systemförvaltningsmodell pm3 är framtagna inför verksamhetsåret 2012 Motivering till kontrollen var att om planerna saknas eller är ofullständiga kan det leda till bristande kvalitet på och styrbarhet av förvaltningsarbetet. Vilka aktiviteter som ska prioriteras och genomföras under året, vad de kommer att kosta, vilka har ansvar för förvaltningsverksamheten och hur och vilka påverkar förvaltningsarbetet är frågor som behöver överenskommas och fastställas inför varje nytt verksamhetsår.

7 Samtliga granskade förvaltningsverksamheter/förvaltningsobjekt uppfyllde kraven. IT-stöd Förvaltningsobjekt EPJ Personal Teknisk plattform Ansvarig processägare Objektägare Chefsläkare Objektägare Anders Björklind HR-direktör Objektägare Charlotta Halling IT-direktör Objektägare Benny Eklund Ansvarig förvaltningsledare Chef EPJ-förvaltning Förvaltningsledare Hans Näslund Personal/Lönechef Förvaltningsledare Anna Wadenhof Gruppchef Teknik Förvaltningsledare IT Peter Larsson Fanns systemplan för 2012 framtagen? Ja Ja Ja

8 CK Kommunikationsavdelningen Anja Dahlin Price Återrapport av genomförd kontroll inom område Kommunikation Inom kommunikationsområdet finns följande kontrollmål i planen för 2011: att bilder och foton speglar god vårdhygien, att språket är vårdat, enkelt och begripligt i material till allmänheten samt hög tillgänglighet på webben 1. Bilder och foton speglar god vårdhygien Mål Bilder som publiceras på Navet ska visa på människor som lever upp till gällande hygienregler. Aktivitet Genomgång av alla publicerade bilder görs terminsvis. Resultat Inga avvikelser hittade. Slutsats Bilder har under 2011 granskats av hygienansvariga. Detta har gett resultat jämfört med tidigare år! Eftersom det finns så många hygienregler som rör personers kläder, smycken och så vidare, behöver bilder på personer i vården alltid granskas av hygienansvariga. Risken är annars att bilderna ger fel signaler om hur en person som arbetar i vården får klä och smycka sig. 2. Att språket är vårdat, enkelt och begripligt i material till allmänheten Mål Material som tas fram av kommunikationsavdelningen och riktar sig till allmänheten har producerats enligt språklagens intentioner. Aktivitet Språket är granskat i tio slumpmässigt valda webbtexter och i fyra tryckta texter. Resultat När det finns gott om tid att bearbeta material som ska tryckas eller läggas ut på webben och som ska leva länge då lyckas kommunikationsavdelningen mycket väl i att skriva vårdat, enkelt och begripligt.

9 Nyhetstexter som skrivs under tidspress innehåller ibland ord och uttryck som är hämtade från olika underlag och därför är politiska eller affärsmässiga till karaktären. Det gör dem onödigt svåra. De flesta texter var mycket väl anpassade både för medborgare och externa medier. Slutsats Material som tas fram av kommunikationsavdelningen och riktar sig till allmänheten har producerats enligt språklagens intentioner. Kommunikationsavdelningen behöver däremot alltid kontrollera att fackuttryck i nyheter undviks eller förklaras. 3. Hög tillgänglighet på webben Mål Tillgängligheten på lul.se har ökat med fem procent sedan förra året. Resultat Ingen förändring har skett. Anledningen är att lul.se inte har gjorts om ännu. Målsättningen att öka tillgängligheten med fem procent inför nästa release av lul.se är däremot lågt satta om man tittar på den förbättring som skett hos de landsting som nyligen gjort om sina webbplatser. Därför är det rimligt att förvänta sig en högre procentuell ökning i tillgänglighet med nya lul.se. Slutsats Målet om förbättrad tillgänglighet på lul.se skjuts ett år framåt i tiden.

10 Heléna Herting CK Återrapport av genomförd kontroll inom område HR Inom HR-området finns följande kontrollmål för 2011: Att landstingets material för medarbetarsamtal och lönekriterierna för Landstingets ledningskontor används samt att kvalitetssäkring av att rätt lön utbetalas har skett. Genomförande och resultat Stickprovskontroll genomförd. 8 chefer kontaktade vid förvaltningarna LLK och LRC Lönebildning Nr Fråga Ja Nej a) Har landstingets material för medarbetarsamtal använts vid medarbetarsamtalen? b) Har landstingets kanslis lönekriterier använts vid din enhet/avdelning? 7 1* 5 2+1* Om ja, fanns några svårigheter i användandet och eller några utvecklingsområden? Om nej, varför har ej lönekriterierna/ materialet för medarbetarsamtal använts? * Ny chef som började våren Samtalen var redan genomförda av avgåendechef. De som inte använt lönekriterierna har inte tyckt att de varit anpassade till avdelningens yrkesgrupper. Personaladministrativt system Nr Fråga Ja Nej c) Har du under år 2011 månatligen kontrollerat att rätt lön utbetalas för din enhet/avdelning? 2 5 Om nej, varför inte? Känner inte till att de ska göra det. De chefer som svarat nej har gjort uppföljning av personalkostnaderna mot budget men inte i Divern.

11 Dnr UPPH CK Upphandlingsenheten Christina Södergren Tfn E-post Landstingsstyrelsen Återrapport över genomförd internkontroll inom område Upphandling Stickprovskontrollen har genomförts av Christina Södergren och Anders Kembler på upphandlingsenheten av genomförda upphandlingar under år 2011 i syfte att kontrollera om upphandlingspolicyn och tillhörande riktlinjer följts. De kontoslag som har kontrollerats är: 6451 Kontorsmaterial 6911 Marknadsföring och information Urvalet ur ekonomisystemet har skett på fakturor med ovanstående kontoslag. Totalt 121 fakturor. Resultatet av undersökningen visade att de flesta fakturor rör avrop från befintliga upphandlade avtal. De fakturor där avtal saknats är på belopp understigande landstingets direktupphandlingsgräns. Enligt uppdrag Christina Södergren upphandlingschef Landstingets ledningskontor Upphandlingsenheten Box Uppsala tfn vx fax org nr