Kallelse/föredragningslista

Transkript

1 Sida 1 Bildningsstyrelsen - Ordinarie ledamöter kallas - Ersättare för kännedom Kallelse/föredragningslista Styrelse: Plats: Bildningsstyrelsen Verket, Corneliussalen Tid: Onsdag 14 juni 2017 klockan 14:00. Dem som vill bjuds in till en guidad visning av årets Avesta Art, som inleds med en lättare förtäring klockan 12:15. Val av justerare samt plats och tid för justering Måna Hesselrud (M) med Helena Mårtens Fjällman (M) som ersättare måndag 19 juni 2017 klockan 11:00 Ärende 1. Iris Johanssons och Inger Mattssons medborgarförslag skolbarn med psykisk ohälsa behöver snabb hjälp Arbetsutskottets förslag - Bildningsstyrelsen avslår medborgarförslaget. - Skolorna fortsätter att arbeta enligt Avestamodellen Återkoppling från tillsynsbesök vid Karlbo/Krylbo förskoleområde 3. Återkoppling från tillsynsbesök på Åvestadalskolan 4. Rapport från verksamheten 5. Ekonomisk rapport och årsprognos Handlingarna skickas ut senare eller läggs på bordet. 6. Yttrande över Gunilla Berglunds (C) motion om skoterled i Avesta Arbetsutskottets förslag - Att motionen avstyrks med hänvisning till fritidschefens yttrande. - Att informera allmänheten om regler och förhållningssätt vid skoteråkning i såväl länet som i Avesta kommun.

2 Sida 2 7. Yttrande över Anneli Karlssons (KL) motion om att stärka hälsan och förbättra skolresultaten genom daglig fysisk aktivitet i skolan Arbetsutskottets förslag - Bildningsstyrelsen tillstyrker motionen med hänvisning till resultatenhetschefen för grundskolas yttrande. 8. Yttrande över Gunilla Berglunds (C) motion och Malin Sundmarks medborgarförslag om start av Naturskola Arbetsutskottets förslag - Bildningsstyrelsen avstyrker motionen/medborgarförslaget med hänvisning till ovanstående yttrande. 9. Ansökan om investeringsbudget för hyreshöjande åtgärder, förskolan Igelkotten Arbetsutskottets förslag - Bildningsstyrelsen godkänner ansökan om investeringsbudget för hyreshöjande åtgärder, förskolan Igelkotten. 10. Ansökan om investeringsbudget för hyreshöjande åtgärder, Rågskolan ombyggnad till förskola Arbetsutskottets förslag - Bildningsstyrelsen godkänner ansökan om investeringsbudget för hyreshöjande åtgärder, Rågskolan ombyggnad till förskola. 11. Ansökan om investeringsbudget för klassrumsmöbler till Markusskolan Handlingarna skickas ut senare eller läggs på bordet. 12. Fritidsklubben Blixten avgiftsfri Arbetsutskottets förslag - Att deltagande i Fritidsklubben Blixtens verksamhet blir avgiftsfri fr.o.m. höstterminen Översyn av kulturskolans avgifter Arbetsutskottets förslag Kulturskolans avgifter för barn sänks från och med höstterminen 2017 enligt följande: - Enskild undervisning sänks från 700 kr till 500 kr per termin. - Instrumenthyra sänks från 300 kr till 250 kr per termin. Kulturskolans avgifter för vuxna höjs från och med höstterminen 2017 enligt följande: - Enskild undervisning höjs från kr till kr per termin. - Gruppundervisning höjs från 350 kr till 400 kr per termin. 14. Gemensam dokumenthanteringsplan för bildningsförvaltningen

3 Sida 3 Arbetsutskottets förslag - Bildningsstyrelsen upphäver tidigare antagna dokumenthanteringsplaner för verksamhet som i dag bedrivs av bildningsförvaltningens kansli, barn- och skolbarnomsorgskansli, enhet förskola, resultatenhet kost, resultatenhet kultur och fritid samt fritidskansliet. - Bildningsstyrelsen fastställer Dokumenthanteringsplan med gallringsföreskrifter för bildningsförvaltningens ansvars- och verksamhetsområde. 15. Återrapport internkontrollplan 2016 Arbetsutskottets förslag - Bildningsstyrelsen godkänner återrapporteringen av 2016 års internkontrollplan. 16. Årlig inkomstkontroll barnomsorgsavgift Arbetsutskottets förslag - Bildningsstyrelsen beslutar att genomföra en årlig inkomstkontroll för att säkerställa att rätt avgifter tas ut av hushållen. - Den årliga inkomstkontrollen påbörjas 2018, vilket innebär en granskning av 2016 års deklarationsuppgifter. 17. Visstidsanställning av ej legitimerad lärare under läsåret 2017/2018 Arbetsutskottets förslag - Att bildningsstyrelsen beviljar dispens för att anställa en lärare utan behörighet under ett läsår enligt ovanstående. 18. Fyllnadsval av kontaktpolitiker och representanter i programråd Arbetsutskottets förslag - Frågan om fyllnadsval av kontaktpolitiker och representanter i programråd tas upp på bildningsstyrelsens sammanträde 14 juni Årets Fridolin Handlingarna läggs på bordet. 20. Årets kulturstipendiat Handlingarna läggs på bordet. 21. Redovisning av delegationsbeslut 22. Delgivningar 23. Rapporter 24. Övriga frågor

4 Sida 4 Avesta 2 juni 2017, reviderad 7 juni 2017 Mikael Westberg Ordförande Ylva Sjödén Sekreterare

5 AVESTA BILDNINGSSTYRELSE KOMMUNKANSLIET Brevnr/Diarienr KK DIarIenr Handlaggare: Britt-Marie Farje Bildningsstyrelsen Overlamnande - Iris Johanssons och Inger Mattssons medborgarf6rslag - skolbarn med psykisk ohalsa beh6ver snabb hjalp Yttrande och protokollsutdtag sands till kommunkansliet nat arendet behandlats. Vanliga halsningar Christina Hardyson Kanslisekreterare G/KK/PROTOKOLL/KOMMUNFULLMAKTIGE/OverJamnande

6 Avesta kommun sammantradesprotokoll Sida 55 Kommunfullmaktige Dnr KK Overlamnande - Iris Johanssons och Inger Mattssons medborgarforslag - skolbarn med psykisk ohalsa behover snabb hjalp Iris Johansson oeh Inger Mattsson har Iamnat in ett gemensamt medborgarfarslag oeh anfar faljandc: Nulage Idag mar manga elever daligt oeh saknar stad far att klara skola oeh utveekla soeiala kontakter. Barn oeh ungdomar behaver omedelbar hjalp vid psykisk ohalsa far att kunna utveeklas bade mcntalt oeh fysiskt oeh far att kunna fokusera pa sina studicr oeh sin soeiala utveekling. Det finns stor risk far att in divider i kansliga aldrar identifierar sig med sitt maende. Om barn/ungdomar inte far hjalp bradskandc kan en bnsla av uppgivenhet oeh dalig sjalvkansla drabba individen oeh det blir svart att aterhamta sig. Psykisk ohalsa hos elever drabbar farutom individen aven klasskamrater, familj oeh skolpersonal. Lidandet ar stort oeh samhauskostnaderna omfattande. Vad kan goras Avlasta klasslarare ansvaret far det farsta ledet av insatser som skolan har att gara. Klasslarare har fuut upp med andra arbetsuppgifter oeh saknar tid oeh i de f1esta fall utbildning inom psykisk ohalsa. Hur Genom att i farsta hand Iagga aver ansvaret till personer ute pa skolan som har uppgift att lyssna pa oeh statta elever (dar bematande, tillit oeh tillganglighet ar prioriteringen) oeh i andra hand slussa vidare till per speeialiscrad hjalp fran KBT-terapeut (Kognitiv beteendeterapi), lakare eller psykolog. Kommunen ska i de fall det behavs hyra in de tjanster som behavs skyndsamt (inom tva veekor). Dialog ska ske om arendcn skiekas vidare mellan larare, hem oeh profession. Dokumentation ska ske sa att elever kan fangas upp vid personalbyte, far att ge en helhetsbild oeh far uppfaljning. cyt ia UTDRAG SKICKAT TILL JUSTERARES SIGN Medborgarforslagsstallarna Bildningsstyrelsen Sekretariatet UTDRAGSBESTYRKANDE

7 Avesta kommun sammantradesprotokoll Sida 56 Kommunfullmaktige (forts) Effekter - Vinster i bade valmaende for individen, som far stottning oeh verktyg tidigt i livet, oeh manniskor i dennes narhet. Farre sjukskrivningar oeh mindre utmattning hos personal oeh foraldtar som inte far den stottning oeh hjalp de behover for barnets/ungdomens basta. Mobbning kan forebyggas om barn far hjalp med att forsta soeiala spelreglet oeh sitt eget maende oeh dess paverkan pa beteendet. Harmoni i skolmiljon forbattras med mer hjalpande oeh stottande klimat. Nat det blir mer nara oeh tillatet att ta hjalp kan tillganglighet, narhet oeh nabarhet oka. Utbildningskvaliten i skolan okar. Centerkvinnorna i Folkarna sodra Centeravdelning genom Iris J ohanssons oeh Inger Mattssons forslag nar det galler skolbarn med psykisk ohalsa: I forsta hand Iaggs ansvaret till personer ute pa skolan oeh i andra hand slussa vi dare till med speeialiserad hjalp fran KBT-terapeut, lakare eller psykolog. Kommunen ska i de fall det behovs hyra in de tjanster om behovs, skyndsamt. Dialog ska ske om arenden skiekas vidare mellan larare, hem oeh profession. Dokumentation ska ske sa att elever kan fangas upp vid personalbyte for att ge en helhetsbild oeh for uppfoljning. Beredl7ing Iris J ohanssons oeh Inger Mattssons medborgarforslag 27 januari Vid kommunfullmaktiges sammantrade utdelas medborgarforslaget. Kommul7JitllmdkligeJ bej/ut - Medborgarforslaget overiamnas till bildningsstyrelsen for beredning oeh beslut. JUSTERARES SIGN UTDRAG SKICKAT TILL Medborgarf6rslagsstallarna Bildningsstyrelsen Sekretariatet UTDRAGSBESTYRKANDE

8 Medborgarforslag till Avesta Kommun , I AVES~" f:( I~,~~~ I KOMMtJ./\J\I~'--'~: I I Diarieplan Skolbarn med psykisk ohalsa behover snabb hjrfiprip.nl mmer kk.;z CJ' 't - 00 (l l-..j 9/L, ~ Nuliige Idag mar manga elever daligt och saknar stod for att klara skola och utveckla sociala kontakter. Barn och ungdomar behover omedelbar hjalp vid psykisk ohalsa for att kunna utvecklas bade mentalt och fysiskt och for att kunna fokusera pa sina studier och sin sociala utveckling. Det finns stor risk for att individer i kansliga aldrar identifierar sig med sitt maende. Om barn/ungdomar inte far hjalp bradskande kan en kansla av uppgivenhet och dalig sjalvkansla drabba individen och det-blir svart att aterhamta sig. Psykisk ohalsa hos elever drabbar forutom individer aven klasskamrater, familj och skolpersonal. Lidandet ar stort och samhallskostnaderna omfattande. Vad kan goras Avlasta klasslarare ansvaret for det forsta ledet av insatser som skolan har att gora. Klasslarare har fullt upp med andra arbetsuppgifter utbildning Hur inom psykisk ohalsa. och saknar tid och i de fiesta fall Genom att i forsta hand lagga over ansvaret till personer ute pa skolan som har som uppgift att Iyssna pa och stotta elever (dar bemotande, tillit och tillganglighet ar prioriteringen) och i andra hand slussa vidare till mer specialiserad hjalp fran KBT-terapeut, lakare eller psykolog. Kommunen ska i de fall det behovs hyra in de tjanster som behovs skyndsamt (inom tva veckor). Dialog ska ske om arenden skickas vidare mellan larare, hem och profession. Dokumentation ska ske sa att elever kan fangas upp vid personalbyte, for att ge en helhetsbild och for uppfoljning. Effekter Vinster i bade valmaende for individen, som far stdttning och verktyg tidigt i livet, och manniskor i dennes narhet Farre sjukskrivningar och mindre utmattning hos personal och foraldrar som inte far den stdttning och hjalp de behover for barnets/ungdomens basta Mobbning kan forebyggas om barn far hjalp med att forsta sociala spelregler och sitt eget maende och dess paverkan pa beteendet. Harmoni i skolmiljon forbattras med mer hjalpande och stottande klimat. Nar det blir mer nara och tillatet att ta hjalp kan tillganglighet, narhet och nabarhet oka. Utbildningskvaliten i skolan okar. Centerkvinnorna i Folkarna sodra Centeravdelning

9 BILDNINGSFÖRVALTNINGEN Brevnr/Diarienr Handläggare: Erica Erixon Förslag på beslut angående Iris Johanssons och Inger Mattssons medborgarforslag - skolbarn med psykisk ohälsa behöver snabb hjälp (Dnr KK ) Centerkvinnorna i Folkarna södra Centeravdelning genom Iris Johanssons och Inger Mattssons förslag nar det galler skolbarn med psykisk ohälsa: I första hand läggs ansvaret till personer ute på skolan och i andra hand slussa vidare till med specialiserad hjälp från KBT-terapeut, läkare eller psykolog. Kommentar: Varje skola har ett elevhälstoteam som arbetar enligt gällande styrdokument. Kommunen har i dagsläget 1,6 tjänster skolpsykolog och varje skola har tillgång till kurator. Om skolorna bedömer att ytterligare insatser än de egna, behövs, finns Avesta Resurs med specialisthjälp. Kommunen ska i de fall det behovs hyra in de tjänster som behövs, skyndsamt. Kommentar: I skolans styrdokument står att elevens behov skyndsamt skall utredas, vilket också görs ute på skolorna. Inom Avesta Resurs är vi väl försedda med specialistkomptens i form av två logopeder, 1,6 skolpsykologer, AST (autismspektratillstånd)-samordnare och extra utbildad specialpedagog mot utvecklingsstörning. Skolan skall inte vara en behandlande enhet utan hjälpa till att slussa vidare i de fall det behövs. Dialog ska ske om ärenden skickas vidare mellan lärare, hem och profession. Kommentar: Så sker redan. Det är av största vikt att ha ett gott samarbete med vårdnadshavare och de är med redan i början av ett elevärende då en pedagogisk kartläggning initieras. Dokumentation ska ske så att elever kan fångas upp vid personalbyte for att ge en helhetsbild och for uppföljning. Kommentar: Skolorna har ett dokumentationskrav beskrivet i våra styrdokument. Det följer man runt om på kommunens skolor. Det finns därtill rutiner för dokumenthantering och överlämningsdokument vid byta av stadier och skola. Kommunens skolor arbetar redan enligt kommentarerna kring punkterna ovan. Förslag till beslut är att skolorna fortsätter arbeta efter upprättade rutiner Förslag - Att bildningsstyrelsen beslutar enligt ovanstående förslag

10 Bildningsstyrelsens tillsynsbesök Karlbo/krylbo förskoleområde : BILDNING/TILLSYN

11 Program Tillsynsbesök Karlbo/Krylbo förskoleområde, Plats: Förskolan Igelkotten Förskolechef: Catharina Karlsson Aktuella förskolor: Förskolan Igelkotten Förskolan Våga vilja Närvarande: Bildningsstyrelsen - Mikael Westberg (S) - Ulf Bengtsson (S) - Henrik Väyrynen (S) - Måna Hesselrud (M) - Isa-Susanne Kenving (V) Förvaltningschef - Björn Hansson Resultatenhetschef - Karin Vestman Förskolechef - Catharina Karlsson Personalrepresentanter Tider Verksamhet Kommentar Förskolechef Förskolan Igelkotten Kaffe och smörgås Förskolan Igelkotten Personalrepresentanter Verksamhetsbesök Förskolan Igelkotten Förskolan Våga vilja Lunch Förskolan Igelkotten Sammanfattning av ovanstående intervjuer och förslag från arbetsutskottet till förskolan diskuteras och formuleras 12: Återkoppling till förskolechef BILDNING/TILLSYN

12 Intervjufrågor till förskolechef 1. Kommunens övergripande mål 1.1. Är kommunens övergripande mål i form av budgetdokument kända för samtliga i personalen? Förskolechefen har gått igenom målen och dokumenten med personalen och talat om vart de finns på nätet. Vi har en planeringsdag på hösten när målen och dokumenten presenteras och vi pratar utifrån målen under medarbetarsamtalen. Målen är med i mallen för kvalitétsredovisningen. 2. Förskolans/Skolans systematiska kvalitetsarbete Skollag (2010:800 kap. 4) 2.1. Hur fungerar arbetet med planering och resultatuppföljning? Vi har ett bra system. Det finns en mall för hur kvalitétsarbetet ska gå till. Kvalitétsredovisningen utgår från målplaner som personalen jobbar med. En avstämning sker vid varje termins slut med en utvärdering i maj. Då ser vi hur väl har vi har nått målen och vad vi behöver jobba med. Utifrån utvärderingen upprättas kvalitétsredovisningen och utifrån kvalitétsredovisningen upprättas verksamhetsplanen som presenteras i augusti. Medarbetarna får feedback på sina utvärderingar och förskolechefen ställer motfrågor t.ex. hur har ni tänkt och hur tänker ni jobba vidare. Likabehandlingsplanen gäller från augusti-augusti. Det finns även rutiner/handlingsplaner för olika situationer som kan uppstå t.ex. för akuta situationer, hur vi gör vid utflykter m.m. Enkäter av olika slag ingår som underlag i kvalitétsarbetet, t.ex. hur andra utifrån tycker och tänker om verksamheterna. Det kan se olika ut från år till år. Rutiner för föräldrasamverkan finns och rutiner för hur utvecklingssamtal och inskolningssamtal ska gå till. För medarbetarsamtal och lönesamtal finns särskilda dokument. De bygger mycket på vad som står i styrdokumenten om vad vi ska jobba med. Förskolechefen träffar arbetslagsledarna varje månad och pratar om pedagogiska frågor och stämmer av vad som är aktuellt. Arbetslagsledaren kan vara förskollärare eller barnskötare. I ett arbetslag ingår mellan 6-7 personer, utom på Ugglan där de är tre. Man räknar tre personal på en avdelning. Det är lättare att organisera personalen när man har stora arbetslag. Vi har nätverksträffar flerspråkighet är aktuellt just nu och genus har funnits med under många år. Personalen är involverad i målplanen som redovisas till förskolechefen som skriver kvalitétsredovisningen. I maj när utvärderingen skulle genomföras hade ett par avdelningar bara funnits i ett par veckor, därför fanns det inte någonting att utvärdera. Identifierade utvecklingsområden finns med i planeringen av vad vi ska jobba med och även när det planeras för utbildningar och utvecklingsinsatser. Samtidigt jobbar vi även med ordinarie målplaner. Det finns många nyanlända barn på förskolan, vilket gör att det blir mycket att fokusera på förutom ordinarie arbete. Det är mycket inskolningar, arbete med normer och värden och att få barnen trygga. I kontakten med vårdnadshavare är problemet att vi inte kan kommunicera med ett talat språk. Vi har anställda som kan arabiska och tigrinja, om vi inte kallar in tolk. Det finns böcker som vi använder för att visa vad vi menar och vi visar även rent praktiskt. 3. Barn/elever i behov av särskilt stöd Skollag (2010:800 kap. 3) 3.1. På vilket sätt utreds och dokumenteras barn/elever i behov av särskilt stöd? Beskriv ärendegången. En specialpedagog anställdes i augusti. Hon är mycket på plats ute på avdelningarna. Tidigare har vi delat specialpedagog med Skogsbo och dagbarnvårdare. BILDNING/TILLSYN

13 Tidigare hade vi ett tydligt digitalt verktyg där pedagogerna fick skriva in vad de undrade och sedan blev de kallade till ett möte med specialpedagogen. Det verktyget finns inte längre. Nu försöker vi hitta nya rutiner. Specialpedagogen sköter dokumentationen i de ärenden hon har. Det dokumenteras även om personal konsulterar förskolechefen. Specialpedagogen har haft lärande samtal med alla arbetslag där pedagogerna får ta upp sina dilemman/pedagogiska frågor. Det finns fyra barn på skolan som har resurs. Det har inte blivit fler barn med särskilda behov efter ökningen av nyanlända barn på förskolan. Förskolechefen känner sig trygg i arbetet kring barnen. I takt med att förskolan växer krävs fler som har kunskaper i specialpedagogik. Det finns en plan för att utbilda pedagoger och det finns pedagoger som är intresserade av att läsa specialpedagogik. Vi har blivit bättre och bättre på att fånga upp tidiga signaler under de år vi haft specialpedagog. De som behöver extra vägledning kan vara i behov av extra stöd. När det gäller barn som inte kan språket behöver vi förstå vad det är barnen förmedlar. Förstår de det på sitt språk eller förstår de inte alls. Ibland kan det visa sig att ett barn kan jättemycket när får prata på sitt språk. Pedagogerna behöver få specialpedagogisk kompetens. Specialpedagogik kan behövas för många barn. Förskolechefen upplever inte att det är några problem att få förskollärare till förskolan. Problemet är att det inte finns förskollärare. I somras var det två förkollärare som sökte sig till annan arbetsplats och en som gick i pension. Det var tufft på just den avdelningen. Nu har ny personal rekryterats. Det är ett bra arbetslag med jättebra stämning. I dag finns personal överallt även om de inte är utbildade. Vi har fem barnskötare som läser pedagogiskt ledarskap och didaktik. Det finns barn som fått plats i väntan på önskad placering som väljer att stannar kvar även när de erbjuds önskad placering. 4. Barn/elevers lärande 4.1. På vilkets sätt skapas förutsättningar för att barn/elever får mötas av en utvecklande pedagogisk miljö? Vi har länge haft fokus på miljön. Särskilt sedan vi flyttat in i nya lokalerna har frågan varit hur vi organisera oss själva och lokalerna. Pedagogerna är också en del av miljön. Förskolechefen och förskolechefen för Avesta Norra förskoleområde har ett projekt på gång där de jobbar med miljön i socialt, pedagogiskt och fysiskt perspektiv. Klarar alla av att vara i förskolans miljö? Hur tittar man på och tänker kring olika miljöer? Vi jobbar mycket med pedagogiska rum, matte, språk, motorik och teknik. - Blir det fler barn samtidigt i rummet när ni har två avdelningar och arbetslag? Det ska det inte bli. Grupperna ska dela upp sig, det är därför vi har stora arbetslag. Vi väljer inte att ha alla 28 barn i samma rum samtidigt. Det är åtta rum per enhet att dela upp sig på. Det finns skjutdörrar och det går att skärma av det största rummet. Alla ska inte gå ut samtidigt och alla ska inte vara i hallen samtidigt etc. Det finns stora möjligheter att organisera gruppen. Vi har jobbat med att implementera det tankesättet. Det är ett arbetssätt som är väl etablerat på Våga Vilja och det fungerar otroligt bra. Pedagogerna är utspridda och delar upp sig. De tycker ibland att det är mycket barn, särskilt när det är sjukdomsperioder och mycket vikarier. Det är tryggare med ordinarie personal och därför kanske de arrangerar om sig just de dagarna. När det gäller utemiljön har vi tittat på vad det finns för möjlighet att göra någonting av det vi har. Vi har aktivitetsplanen och skog i närheten. Det sitter lappar på staketet med uppdrag där barnen kan titta på vad man kan göra. Man kan göra mycket själv som kan vara föränderligt även ute. Bara man är aktiv som pedagog Beskriv arbetet med individuella utvecklingsplaner? Under utvecklingssamtal med föräldrarna tar vi upp frågan om vad barnet tycker om att göra. Vi har haft portfoliopärmar, men ingen plan som säger att det här ska du uppnå till nästa gång. Vi har barn som behöver utveckla språk eller motorik och det jobbar vi med. De som måste träna extra t.ex. BILDNING/TILLSYN

14 utifrån planering med habiliteringen måste ha en plan där man jobbar specifikt med barnet. Annars är det mer verksamheten som planeras. 5. Trygghet och studiero Skollag (2010:800 kap.5) 5.1 Beskriv hur verksamheten är utformad så att alla barn/elever möts av en trygg arbetsmiljö? Det är en ny förskola med nya lokaler. När vi går skyddsronder tittar vi även ur ett barnperspektiv. Pedagogerna är trygga i sin roll. Det finns rutiner för vikarier, vem som ska möta barnen på morgonen, vem som ska byta blöja etc. Saker vi köper in ska vara barnsäkra. 6. Värdegrundsarbete och årlig plan mot diskriminering och kränkande behandling Skollag (2010:800 kap. 6) 6.1. På vilket sätt arbetar ni med att främja mångfaldsperspektivet och jämställdhet mellan pojkar och flickor i barngruppen/klassen? På vilket sätt arbetar ni med barns/elevers delaktighet och inflytande i värdegrundsarbetet? Planen mot kränkande behandling gäller från augusti-augusti. Planen arbetas fram på våren. Hemsidan har inte kommit igång sedan flytten så det är förra årets plan som fortfarande ligger ute på hemsidan. Vi pratar om planen på föräldramöten och på inskolningssamtal. Vi delar inte ut den, utan pratar om den och vad den innebär. All personal har den med sig när de jobbar. Vi har jobbat med genustänket i flera år. Det är enklare att jobba med mångfalden på Igelkotten där vi har så många nyinflyttade. Det är svårare på Våga Vilja. Vi jobbar med barnkonventionen och har utbildat personalen i vägledande samspel. Barnen involveras när vi gör trygghetsvandringar och vi ställer frågor till barnen som t.ex. var känns det bra och var känns det dåligt. Vi intervjuar också barnen kring samma tema. Vi har pedagogiskt material om normer och värden som vi jobbar med, t.ex. hur vi är mot varandra och hur vi behandlar varandra. Det förekommer ibland att barn kränker varandra. Vi jobbar med och tar tag i detta. Vi arbetar med etiska dilemman i de pedagogiska materialen. Det finns särskilda frågor som vi tänker kring och pratar med barnen om, t.ex. hur tänker vi kring det här - vad skulle du göra då vad tror du att din kompis skulle göra då. Det är mest med 4-5 åringarna som arbetar med detta, det är svårare med yngre, men man kan ändå fråga hur tror du han/hon tänker då. Det är Rädda barnens material. 7. Stadieövergångar 7.1. Hur sker överlämning vid stadieövergång? Överlämningarna har fungerat bra. Vid särskilda överlämningar är specialpedagogen och förskolechefen med. Fokus är mycket på vad vi har gjort för att barnet ska lyckas. Om ett barn har särskilda behov behöver överlämningen planeras tidigt. Förskolechefen kontaktar rektor när det är dags att börja planera för överlämning. Vi har haft en bra kontakt med skolans rektor. Pedagogerna från förskola och förskoleklass träffas och tar upp vad barnen har gjort/arbetat med i förskolan. Samtidigt stämmer de av vad barnen arbetar med i förskoleklassen. De lämnar inte över ett särskilt barn. Vi har utarbetat en rutin för detta. Förskoleklasspedagogerna har varit positiva och tyckt att det varit bra. 8. Forum för samråd mellan förskola/skola och vårdnadshavare Skollag (2010:800 kap. 4) På vilket sätt arbetar verksamheten för att skapa förutsättningar till samverkan, inflytande och delaktighet? Vi har inskolningssamtal med de allra flesta innan inskolningen och förklarar vad som gäller och när inskolningen ska starta etc. Vi har föräldramöte varje höst för varje enhet. Ett föräldraråd är på gång som har tänkt träffas ett par gånger per termin och prata om verksamheten. Vi har drop-in möten och gårdsfixardagar. Ett månadsbrev skickas ut. Ibland bjuder vi in till speciella aktiviteter, t.ex. om vi ska till Verket. Vi tar emot synpunkter och återkopplar. Det är viktigt att ha en god dialog BILDNING/TILLSYN

15 med föräldrarna. Det har inte varit många klagomål. Det har varit förvånande stor uppslutning till föräldramöten. Vi har fått in många anmälningar till mötena och det har varit fler som kommit än dem som skrivit upp sig. Inbjudan till föräldramötet har vi haft hjälp med att översätta. 9. Övriga frågor gällande organisation, lokaler, säkerhet och fortbildning/stängningsdagar Ugglan är en språkstödjande avdelning som har en anpassad målplan för vad de ska göra. De ska arbeta med språket, normer och värden - hur vi är och hur leker vi. Barnen på Ugglan är 3-5 år. I våras var det ett sådant tryck att även yngre barn kom in. På Ugglan finns en kvinna som pratar arabiska som arbetar som språkstöd. Det fungerar bra och det är en trygg barngrupp med nöjda föräldrar. Det har varit ett instabilt arbetslag. En som arbetade och var intresserad slutade i somras. Det finns en språkstödjare på Igelkotten också, mest bland de äldre barnen. De ska få hjälp med sitt språk och t.ex. få höra sagor på sitt språk. Förskolan har åtta avdelningar på Igelkotten, sedan finns Våga Vilja i Karlbo. I våras var det periodvis mycket korttidssjukskrivningarna. Alla var förkylda och magsjukan gick. Det finns någon som är långtidssjukskriven, men det är inte arbetsrelaterat. Det finns ingen som är sjukskriven arbetsrelaterat. De som är nya tar förskolechefen in och har samtal med och frågar vad det är som gör att de är sjuka så ofta. Hon tar samtal med dem om att de inte kan stanna hemma för alla möjliga små åkommor. Men de är förhållandevis friska. Intervjufrågor till personalrepresentanter Personalrepresentanter: 10. Kommunens övergripande mål Är kommunens övergripande mål i form av budgetdokument kända för samtlig personal? Vi har fokuserat på de mål som varit viktigast för oss och brutit ner dem. Vi vet att dokumenten finns på intranätet. 11. Förskolans/Skolans systematiska kvalitetsarbete Skollag (2010:800 kap. 4) Hur fungerar arbetet med planering och resultatuppföljning? Hur arbetar ni med bedömning av resultat/måluppfyllelse? Vi har varit med och påverkat innehållet/tagit fram underlaget men inte skrivit själva kvalitétsredovisningen. Kvalitétsredovisningen ligger till grund för kommande arbete framåt. Det är bra att ha kvalitétsredovisningen som grund för att se vad vi behöver satsa mer på. Två utvärderingar per år görs, en lite mindre i december och en stor i maj. Årets kvalitétsredovisning kom sent. Nästa år kommer vi att få den tidigare och kvalitétsredovisningen kommer att vara med på planeringsdagen. När vi var med och skrev redovisningen fanns den med redan från början. Vi jobbar med utvecklingsfrågorna utifrån de mätningar vi gjort. På förskolan finns få svenska barn och vi skulle behöva fler språkstödjare. Vi har en språkstödjare på Igelkotten, men det borde finnas en på alla avdelningar när barnen blir ledsna eller om man inte vet om de kan begrepp. Den instegsjobbare vi har är fantastisk, vi skulle behöva ha instegsjobbaren som språkstödjare. Förskolan har många arabisktalande barn. Det blir en trygghet både för barnen och för föräldrarna. BILDNING/TILLSYN

16 Föräldraenkäten översattes, men det var få som svarade. Tidigare har vi bjudit in föräldrarna till avdelningen. Ett år tillhandahöll vi fyra datorer och bjöd på kaffe då svarade nästan alla föräldrar. Om man vill ha hög svarsfrekvens måste man ligga på. Det är bara en dag att lägga ner krutet på. Det blev en kommunikation med föräldrarna då också. 12. Barn/elever i behov av särskilt stöd Skollag (2010:800 kap. 3) På vilket sätt utreds och dokumenteras barn/elever i behov av särskilt stöd? Beskriv ärendegången Det kommer att bli förändrade rutiner i och med att vi fått en egen specialpedagog. Vi tar kontakt med specialpedagogen eller förskolechefen när vi ser någonting eller om föräldrarna larmar. Det är lättare när specialpedagogen har kontoret på förskolan. Specialpedagogen, som började i augusti, har startat upp vägledande samtal i olika arbetslag. Vi känner oss trygga i ärendegången. Det tar sin tid, men vi tappar inget barn eftersom vi har möjligheten att kontakta specialpedagogen och förskolechefen. Resursstöd till avdelningen eller till ett särskilt barn är svårare att få. Det kostar att anställa och det finns kanske inte personal. Vi har ett tungt område här i Krylbo. Vi har många barn som har varit med om mycket. De vägledande samtalen har varit jättebra. Då kan man ta upp olika dilemman. Det som är bra nu när en specialpedagog är stationerad på förskolan är att hon kan komma in och observera. Föräldrarna är också med. Vi som arbetar behöver mer stöd. Vi hinner inte med att tillgodose det vi vill göra. Det behövs fler vuxna människor inne på avdelningarna för att stötta barnen. Nu när det är stora problem märks det också att barngrupperna är stora. Vi har fått många asylsökande barn till hösten och det märks på avdelningen. Svenska barn är vana att leka rollekar och spela spel. De här barnen är oroliga, det är spring och knuff. Vi arbetar med normer och värden hela tiden. Vi undrar vad som görs för att satsa på extra stöd i de här områdena. Det blir inte en jämlik förskola längre. När vi träffar olika förskolor ser vi att vi är tvungna att arbeta på helt olika sätt för att få verksamheten under dagen att fungera. Barnen här behöver väldigt mycket trygghet. De har inte språket att göra sig förstådda med. Det har alltid varit tyngre här, men nu är det en skillnad. Vi tycker synd om barnen när de inte kan göra sig förstådda, känner oron i dem och de springer. Det finns föräldrar till svensktalande barn som kommer och undrar vad som hänt eftersom det är bara spring och bråk. Barn/elevers lärande På vilkets sätt skapas förutsättningar för att barn/elever får mötas av en utvecklande pedagogisk miljö? Vi lyssnar på barnen, observerar vad barnen är intresserade av och bygger vidare på det. Vi ändrar på avdelningen och plockar fram olika miljöer utifrån vad barnen är intresserade av. Lokalerna på Igelkotten är inte byggda för att ha två avdelningar ihop. Det är lyhört. Vi jobbar och delar upp barnen, men skjutdörrarna fungerar inte det är lite tokigt byggt. Det är olika smårum, och inte två av allting. Det blir öppet eller att hälften är ute och hälften inne och växlar Hur fångar ni upp barnens lärprocesser? Beskriv hur dokumentationsarbetet går till. Vi dokumenterar, använder kamera, papper och penna, dator. Det gäller att vara lyhörd och en aktiv pedagog. Vi delar upp oss. Hur kommuniceras detta med föräldrarna? Vi har en stor anslagstavla där vi sätter upp dokumentationer och bilder t.ex. när vi varit i skogen. Många föräldrar är väldigt intresserade. Vi skickar ut intervjuer. Vi har skickat med saga och filmsnutt på ett USB-minne. BILDNING/TILLSYN

17 13. Trygghet och studiero Skollag (2010:800 kap.5) 13.1 Beskriv hur verksamheten är utformad så att alla barn/elever möts av en trygg arbetsmiljö? Alla barn möts av en trygg miljö. Det är det viktigaste. 14. Värdegrundsarbete och årlig plan mot diskriminering och kränkande behandling Skollag (2010:800 kap. 6) På vilket sätt arbetar ni med barns/elevers delaktighet och inflytande i värdegrundsarbetet? Vi har mycket samtal med barnen, böcker, etiska frågor som vi jobbar med. Vi har etiska dilemman varje fredag. Förra månaden pratade vi mycket om ålder och ställde frågor till barnen t.ex. har du lärt dig någonting av någon som är äldre eller yngre. Vi arbetar med könsidentiteter och bilder tror du att det är en mamma eller pappa Hur arbetar ni för att motverka och förhindra diskriminerande och kränkande behandling? I personalgruppen tas frågor upp t.ex. hur hanterar vi om det kommer en manlig vikarie? Vi har föräldrar som inte vill ha en manlig vikarie. En manlig vikarie får t.ex. inte byta blöja På vilket sätt kommuniceras planen med barn/elever, personal och vårdnadshavare? Likabehandlingsplanen finns i hallen och på hemsidan. En gång om året skickas den ut i månadsbrevet. 15. Stadieövergångar Hur sker överlämning vid stadieövergång? Vi har ett avslutningssamtal med föräldrarna. Föräldrarna säger vad de vill att vi ska föra vidare. Detta är första året som vi inte haft samma skolgård och naturlig kontakt med skolan. Vi har ingen överlämning om inte föräldrarna önskar och det finns särskilda behov. I Karlbo har vi överlämning. Föräldrarna får veta vad som kommer att tas upp och samtycka till det. Vi har haft en familj under alla år som velat att barnet skulle vara ett blankt blad. Det går bättre och bättre att samarbeta med fritids. 16. Forum för samråd mellan förskola/skola och vårdnadshavare Skollag (2010:800 kap. 4) På vilket sätt arbetar verksamheten för att skapa förutsättningar till samverkan, inflytande och delaktighet? Vi har föräldramöten, månadsbrev och öppet hus. Vi samtalar vid hämtning och lämning. Det finns ett intresse hos föräldrarna att starta ett föräldraråd för att få mer insyn och framföra synpunkter. När vi fick en bättre telefon blev det en tydlig skillnad. Det har ökat med sms och att skicka bilder och sådant. Om det t.ex. varit en jobbig lämning kan vi skicka ett sms och tala om att nu är det bra. Språkstödet har hjälpt till att skriva sms t.ex. om barnet är sjukt. Det är ofta syskon som hämtar och lämnar barnen. Språkstödet har ringt föräldrarna om det varit någonting speciellt. 17. Övriga frågor gällande organisation, lokaler, säkerhet och fortbildning/stängningsdagar 17.4 Fortbildningsinslag och genomförande: Individ- och enhetsnivå, samt stängningsdagar Att man satsar på fortbildning nu när det är brist på barnskötare är bra. Så vi får lite kött på benen. Det stärker yrkesvalet. Vägledande samspel har nästan alla fått gå. BILDNING/TILLSYN

18 Bildningsstyrelsens förslag till förskolans ledning Bildningsstyrelsen ser att Igelkotten och Våga Vilja är två väl fungerande förskolor. Tillsynsbesök genomfört med två anmärkningar. 1. Förskolechefen får i uppdrag att se över den inre organisationen för att främja en god arbetsmiljö. 2. Förvaltningen får i uppdrag att se över möjligheten att förstärka verksamheten med fler språkstöd. Återkoppling till bildningsstyrelsen sker under vårterminen BILDNING/TILLSYN

19 Bildningsstyrelsens tillsynsbesök Åvestadalskolan : BILDNING/TILLSYN

20 Program Tillsynsbesök Krylbo rektorsområde , kl.08:15-14:45 Plats: Åvestadalskolan Rektor: Björn Lidén Biträdande rektorer: Thomas Lundgren Anna-Karin Engström Övriga närvarande: Bildningsstyrelsen Förvaltningschef - Björn Hansson Resultatenhetschef - Bengt Albertsson Personalrepresentanter Elevrepresentanter - Åk 1-6 respektive 7-9 Tid Aktivitet Kl. 8:15 Samling vid expeditionen Åvestadalskolan Kl Kort presentation och möte med ledningen Kl. 9:40 Fika Kl.10:00 Möte med elever. Två grupper (LM och Hög) Kl.10:45 Rundvandring Kl.11:45 Lunch i matsalen Kl Möte med personalgrupp och elevhälsa Kl.13:30 Arbetsutskottets förslag på frågor Kl Avslutande möte med ledningen BILDNING/TILLSYN

21 Intervju med skolledningen Kommunens övergripande mål Är kommunens övergripande mål i form av budgetdokument kända för samtliga i personalen? Vi pratade om målen i höstas. Personalen har koll på det som gäller i verksamheten. Förskolans/Skolans systematiska kvalitetsarbete Skollag (2010:800 kap. 4) Hur fungerar arbetet med planering och resultatuppföljning? Åvestadalskolans rektor tillträdde som tillförordnad 1 mars 2016 och hade då tre månader på sig att planera samt följa upp resultaten. Årets kvalitetsredovisning kommer att bli bättre. Kvalitetsredovisningen är ett viktigt dokument och statistiken används mot pedagogerna. Det vi skulle vilja göra är att koppla kvalitetsredovisningen tydligare till verksamhetsplanen. Vi upplever att verksamhetsplanen har blivit ett sätt att stapla olika rutiner på varandra. Rutinerna ska finnas ändå och sådant som går utöver rutinerna ska finnas i verksamhetsplanen. Bengt Albertsson, resultatenhetschef grundskola, uppger att det behöver läggas ett större fokus på resultatmålen mot eleverna och att kvalitetsredovisningarna kommer att bli mer avskalade framöver. Rektorn beskriver att Åvestadalskolan har en ständig tillströmning av elever och en hyfsad organisation som förändrats längs vägen. När det gäller planering är det inte som för tio år sedan när planeringen gällde i ett år. Hösten 2016 började Åvestadalskolan med 477 elever och ökade till 485. Nu är vi uppe i 496 elever, 488 inskrivna och några som väntar på att kartläggas och skrivas in. På två månader har det alltså tillkommit 20 elever. Eleverna verkar trivas rätt bra i Krylbo. Vi har gått tillbaka till ämneslag för att lärarna ska ha ett forum för att diskutera ämnen. Det som lärarna tidigare i arbetslag haft gemensamt är elever med sociala problem. Lärarna arbetar nu med en handlingsplan och det förs diskussioner på ett helt annat sätt. Har personalen varit delaktig skolans kvalitetsredovisning? Det är personalen som skriver i arbetslagen och ämneslagen och lämnar skrivelserna till rektor. Vi tittar på utvecklingen i klasserna, det kan man läsa ut ganska mycket av. En sak vi har sett är att det finns vinster i att renodla och att läraren får arbeta med de ämnen hen är intresserad av t.ex. om en lärare har SO och svenska blir det sämre resultat än om läraren bara har SO. De har infört nya omdömen som är inriktade på elevernas utveckling. Lärarna får under studiedagarna efter jullovet gå igenom betygen och hitta elevens möjlighet att utveckla sig, t.ex. om en elev har betyget B och ett antal A, så gäller det att hitta de ämnen där eleven har lägre betyg och möjlighet att utveckla sig. Detta ger även en möjlighet att titta på lärarna och t.ex. se vilka kunskapskrav de är dåliga på att undervisa i. Det utgör ett underlag för diskussion i ämneslagen, men inte ett underlag för lönesamtal. Vi har satsat på att fokusera de behöriga lärarna till de lägre årskurserna 1-3. När höstterminen 2016 startade fanns två behöriga lärare i årskurs 1, två lärarstudenter och en behörig lärare i årskurs 2 och en försskollärare och student i årskurs 3. Nu har ännu en behörig lärare rekryterats. När vi mätte vid höstterminens start hade Åvestadalskolan lägst andel behöriga lärare. Rektor: Det beror på att vi växer. Vi hinner inte växa. Vi jobbar hårt för att förbättra lärarnas villkor, för att det ska bli attraktivt att komma hit. Vi ser att det tungt på grund av att det är så många nyanlända. Vi kämpar för att ha kvalitet från första dagen i förskoleklassen. BILDNING/TILLSYN

22 Beskriv det pedagogiska ledarskapet: Vi försöker skapa organisatorisk ordning. När rektorn tillträdde var det brandkårsutryckning hela tiden. I höstas gjorde vi om och anställde en skolvärd på låg- och mellan, denne har ansvaret för kränkningar/ incidenter på Låg- och mellanstadiet. Skolgruppen fick ansvar för kränkningar/ incidenter på högstadiet. Nu är det lugnt. På högstadiet har vi dessutom mentorer som lyft av lärarna på Högstadiet mycket arbete. Det har varit mycket rotation framför allt på obehörig personal. Tanken är att styrning ska ske genom ledningsgruppen och ämneslagen, där förstelärarna är ämneslagsledare och lyssnar av verksamheten. Ämneslärarna är resurser i arbetslaget. Vi är dock inte där än, allt är inte klart och vi vill inte gå för fort fram. Vi ska göra om rutiner som personalen arbetat efter i flera år. Det gäller att se till att inget missas. Varje lärare kommer till hösten få två timmar ämnesresurs som går att fördela istället för specialpedagog. När specialpedagogen kommer och har en åsikt om en anpassning träffar hen en ämneslagsledare istället för en enskild lärare. Vi flyttar ner resursen i verksamheten. När man jobbar på ett högstadium händer det så mycket hos eleverna, t.ex. i motivation, puberteten etc. det är en kort tid att jobba med en elev. Ibland lägger man på sig personligt när man jobbar med en elev - om eleven lyckas eller misslyckas. Barn/elever i behov av särskilt stöd Skollag (2010:800 kap. 3) På vilket sätt utreds och dokumenteras barn/elever i behov av särskilt stöd? Beskriv ärendegången. Skolgruppen ingår i ett resursteam. Vi känner en osäkerhet när vi ska skriva åtgärdsprogram och håller på att se över så att det blir rätt. Formalian är en sak, sedan ska det finnas en verksamhet som fungerar. Även om det skrivs ett åtgärdsprogram så är det bara ett papper. Sedan ska det vara verkstad. Finns åtgärdsprogram upprättade för alla barn/elever i behov av särskilt stöd? När det kommer en aktualisering prövar vi först med att hitta lösningar/anpassningar i arbetslaget. Om det inte fungerar skrivs en aktualisering till elevhälsoteamet. Elevhälsoteamet tittar på aktualiseringen och skriver ett svar t.ex. att det ska göras en kartläggning eller en utredning. Uppföljning görs fortlöpande och ärendet lyfts varje vecka i elevhälsoteamet. Sedan beslutas om hur man ska gå vidare om ärendet ska till skolsköterskan, kuratorn eller till oss. Vi har satt nya rutiner till början av terminen för att få en effektivitet i ärendena; så de kommer ut, vidare och tillbaka igen. Elevhälsoteamet skriver en handlingsplan och följer upp den i verksamheten. Avestamodellen har uppdaterats till 3.0, tycker ni att nya modellen är bra? Ja, det är bra att vi har fått vara med och påverka och fått insyn etc. Barn/elevers lärande På vilkets sätt skapas förutsättningar för att barn/elever får mötas av en utvecklande pedagogisk miljö? Vi är extremt trångbodda. Det är fullt överallt. Det märks att eleverna inte har någonting att göra. Det har varit extremt stökigt tills i oktober förra året. Nu är det lugnare och antalet dokumenterade kränkningsärenden är färre. Vi har lika många kränkningar på Åvestadalskolan som i hela Falu kommun - skillnaden mellan Åvestadalskolan och skolorna i Falu kommun är att vi rapporterar kränkningarna. Det är vi som ringer föräldrarna och informerar när någonting har hänt. Det ska inte vara så att föräldrarna hör av sina barn vad som har hänt och sedan ringer oss. Alla föräldrar till elever som saknar betyg har fått samtal innan termissamtal från mentorerna för att boka in samtal. Anpassningar i klassrummen kan vara svårt för ämneslärare, vissa har väldigt låg förståelse. Vi jobbar med att föräldrar till barn med särskilda behov ska få komma och presentera sina barn. Det ska inte bara en papperslapp. BILDNING/TILLSYN

23 Hur har ni använt/tänkt använda de pengar som vi fått av kommunstyrelsen för investering inre och yttre miljö? Förra året satte vi upp basketkorgar och fotbollsmål på högstadiets skolgård. Vi har sett till att låna ut basketbollar och fotbollar. I höstas upplevde vi att många var ute på raster och nyttjade detta. I år ska vi se över elevhallarna inomhus där skåpen är. Hur ser planen ut för att fräscha upp i klassrumsmiljö? Vi vill ha någon slags lägsta nivå överallt. Ventilationen är inte bra på vissa ställen. I denna del (syftar på där vi sitter) är ventilationen utdömd. Planen som upprättats tillsammans med Gamla byn är att ventilationen ska bytas Fönstren ska bytas på låg- och mellanstadiet. Innebär det att inom tre år fönster ventilation och en hel del väggar fixade? Rektor: Ja. Beskriv arbetet med individuella utvecklingsplaner? Alla elever har individuella utvecklingsplaner, även högstadiet. Trygghet och studiero Skollag (2010:800 kap.5) Beskriv hur verksamheten är utformad så att alla barn/elever möts av en trygg arbetsmiljö? I femman och åttan får eleverna fylla i en enkät Otrygga platser. Samma enkäter används i lågstadiet och förskoleklassen. Högstadiet har även en trivselenkät. På högstadiet ställer vi frågan känner du dig trygg i skolmiljön 95% som säger ja. Vi kommer inte upp till 100%, det är vissa som alltid känner sig otrygga. Vi har gjort en kartläggning av platser där elever känner sig trygga. Nu är eleverna tryggare än i våras. Det är omklädningsrummen, gymnastikhallen och matsalen som är problem. Vi misslyckades med matsalsplanen i våras och håller på att lägga upp en ny nu. Vi har inte haft några incidenter i matsalen. Nu när vi får taggar ska vi se över om det går att sätta tagglås på omklädningsrummen så att bara de elever som har idrott just den tiden kommer in. Eleverna är rädda för att någon ska komma in. Det har även förts diskussioner om vi ska sätta upp en vägg och dela av ett omklädningsrum. Alla andra plaster är tryggare. Planen är ett levande dokument som justeras hela tiden. För unga elever som inte har svenska som modersmål finns bildstöd. Vi har anställt personal som pratar olika språk. I första hand har vi satsat på syriska lärare. I varje klass där det finns behov har vi kopplat en syrisk lärare. Vi har även en syrisk man i skolgruppen. Det finns en möjlighet att jobba mot extratjänster där man som arbetsgivare inte har någon kostnad. Ett möte med arbetsförmedlingen kommer att äga rum under nästa vecka igen. I den budget som ligger finns inte möjlighet att förlänga några tjänster. Det finns många duktiga som vill vara kvar. Med extratjänsterna kan man förlänga med ytterligare två år. Vi vill gärna förlänga de som vi har på plats nu, samt även ta in några till. Syriska lärare har ingen pedagogik bara ämnen. De kan jobba halvtid och göra sin examen. Värdegrundsarbete och årlig plan mot diskriminering och kränkande behandling Skollag (2010:800 kap. 6) Ser ni ett behov av att elever ska kunna anmäla kränkningar i sociala medier anonymt? Nej. Vi arbetar med kränkningar i sociala medier som med allt annat. Vi kan inte spana på nätet som vissa föreslår. Kränkningar på sociala medier är lätta att utreda, det är bara att göra en skärmdump, sedan behandlas det som en kränkning som alla andra kränkningar. Vi pratar kränkning på föräldramöten. Vi har haft föreläsare mot vårdnadshavare och elever. Vi pratar om att det som händer på nätet kan fortsätta i skolan. Sedan är det en svår gränsdragning om tex någon skickar någonting BILDNING/TILLSYN

24 anonymt till någon på fritiden vad gör vi då? Det är svårt. Vi har anmält till polisen någon gång, men de lägger ned. Skolgrupper och mentorer gör ett bra jobb. Inget faller mellan stolarna. På en vanlig skola är det upp till den enskilda läraren att hantera med varierande insats. Skolgrupperna gör att inget faller mellan stolarna. Det fungerar väldigt bra. Vi har många vuxna som rör sig ute bland eleverna. De fångar upp och checkar av. Skolsköterskor pratar med elever med elever som är utsatta men inte säger det själv. De går vidare. En elev kan komma och säga att jag vill berätta men att mitt namn inte lyfts. Stadieövergångar Hur sker överlämning vid stadieövergång? Överlämningarna fungerar bra. Vi har varit och hälsat på de elever som finns i upptagningsområdet för högstadiet och som går i sexan. Resursteamet kommer i år att besöka resursteamet i andra skolan för att fånga upp elever som behöver extra stöttning. Vi går igenom dokumentation och annat där det finns behov sedan bygger vi vår organisation utifrån det vi behöver under hösten. Vi gör ofta individuella lösningar. Elever som har ett stort behov kommer regelbundet på besök och förbereds så att de t.ex. vet vilket skåp de ska ha, vilka lärare, vilket klassrum och vilka som jobbar i resursteamet. Från förskoleklass till ettan har vi särskilda överlämningar vid behov. Vid behov träffar vi föräldrar innan sommarlovet för att jobba in en bra relation för elever som börjar till hösten så de vet hur det ser ut. Har IKT-pedagogerna utrustning? Vi har inte så många datorer så behovet av IKT-pedagoger är inte så stort. Vi har 40 nya datorer på högstadiet. IT-pengarna ska räcka till digitala klassrum, lärardatorer och elevdatorer. Tidigare har vi köpt in 10 datorer per år samtidigt som vi kasserat 20. När tror ni att ni har utrustat så alla elever får tillgång till den utrustning de behöver för sin skolgång? Det beror på hur stora IT-investeringspengar vi får. Säg två år då. Det är inte jättelångt borta, men då satsar vi på den formella datorutbildningen inte på att ha NTL. Övrigt. Lokalfrågan är ett problem vi får inte plats om de elever som i dag får vara i förberedelseklass slussas ut i vanliga klasser om mindre än ett år finns inte en chans att vi får plats. Det ser likadant ut Skogsbo och Karlbo. Det behövs bättre bussförbindelser för att ta sig till och från Åvestadalskolan. Det tar tid för eleverna som åker buss att komma hem. En del elever åker nästan en timme enkel resa. När eleverna slutar för dagen står en buss för 50 personer utanför skolan och det är kanske 10 elever som åker. Resten åker privatbilar. Intervjufrågor till personalrepresentanter och elevhälsa Personalrepresentanter och elevhälsa: Kommunens övergripande mål Är kommunens övergripande mål i form av budgetdokument kända för samtlig personal? Vilka mål? BILDNING/TILLSYN

25 Målen finns på Avesta kommuns hemsida. Förskolans/Skolans systematiska kvalitetsarbete Skollag (2010:800 kap. 4) Hur fungerar arbetet med planering och resultatuppföljning? Hur arbetar ni med bedömning av resultat/måluppfyllelse? Vi avsätter studiedagar för att bearbeta och analysera resultat och se om vi behöver tänka om. För varje år går vi igenom och kollar om det har fungerat eller inte, om vi har glömt någonting och om vi ska ha nya mål. Sedan finns det med, men det är inget man bläddrar i dagligen. Verksamheten har växt med 35% de senaste 2 åren. I matsalen får vi inte plats. Det är en schemafråga. Grupprum har vi inte några, t.ex. när elever ska ha modersmålsundervisning. Ramtiden räcker inte till i salarna. Vi behöver inte många elever till för att det inte ska fungera. Procentsatsen nyanlända i kommunens skolor ligger på 50-60% och ökar för varje år då det fylls på underifrån. På Åvestadalskolan ligger procentsatsen nyanlända på 75-80%. Klasser sitter i grupprum nere på lågoch mellanstadiet. Vi har trasiga toaletter. Det är en toalett som fungerar de andra är låsta. Barn/elever i behov av särskilt stöd Skollag (2010:800 kap. 3) På vilket sätt utreds och dokumenteras barn/elever i behov av särskilt stöd? Beskriv ärendegången Elevhälsoteamet får in en aktualisering från en lärare som behöver hjälp. Läraren skriver till elevhälsoteamet och beskriver bl.a. vad som har gjorts. Om läraren inte fyllt i vad som gjorts lämnas ärendet tillbaka med anvisningar om vad man kan testa i klassrummet. Elevhälsoteamet gör ingenting utan att en elev har aktualiserats. Elevhälsoteamet riktar in mot vilken grupp stödet behöver läggas. Åtgärdsprogramsskrivandet har flyttats från lärare till elevhälsoteamet. Även mentorerna skriver anmälningar till elevhälsoteamet. Skolgruppen är med och observerar och jobbar med handledning av assistenter. De handleder assistenterna i hur de ska jobba med sina elever. Avestamodellen 3.0 kommer att bli bra då det finns en röd tråd i hela kommunen. Tidigare har varje skola haft sin egen lösning. Det är bra om alla får samma syn på vad vi ska göra /inte göra och hur vi ska jobba. Det kommer att bli större skillnad på andra skolor än här. Vi tror att de andra skolorna kommer att jobba mer som oss. Det vi alltid har försökt sträva mot är att inte vara öar utan Åvestadal. Det har spretat en del, men vi har arbetat med att få bort detta. Alla barn som behöver ett åtgärdsprogram får ett. Vi har flyttat ansvaret att skriva åtgärdsprogram från lärare till elevhälsoteamet. Ibland har det vidtagits åtgärder kring elever som inte varit kända för andra, det har fattats s.k. korridorsbeslut. Det försöker vi få bort. Om en elev har behov av särskilt stöd skrivs det åtgärdsprogram. Tidigare skrevs det åtgärdsprogram för alla anpassningar. Vi önskar få mer utbildning kring åtgärdsprogrammets vara eller icke vara. Någon måste få uppdraget att läsa in sig och delge oss andra. Vi behöver få en definition av anpassningar och extra stöd. Vi har även haft funderingar kring vilken typ av åtgärdsprogram vi ska använda. Nu använder vi Skolverkets. Tidigare har det funnits flera varianter bl.a. Avesta kommuns egen. Vi tänker att om Skolverket tar fram ett dokument är det detta som man använder. Barn/elevers lärande På vilkets sätt skapas förutsättningar för att barn/elever får mötas av en utvecklande pedagogisk miljö? Vi har en samplanering i alla ämnen. Det innebär t.ex. att alla engelskelever gör samma saker samtidigt och att vi lärare kan vara mer flexibla och hjälpa varandra, t.ex. att ge anpassning. Likvärdigheten i undervisningen ökar för eleverna. Samtidigt spar vi tid. Samplaneringen är ett sätt att kunna komma framåt i det kollegiala. Speciellt när vi haft ganska stor omsättning på personal, så är det lättare att hjälpa dem som behöver det. Vi spar våra ämnesplaneringar och material i PingPong, där kan man se vad vi gjorde förra året. BILDNING/TILLSYN

26 Beskriv arbetet med individuella utvecklingsplaner (IUP)? På vilket sätt bidrar IUP till barnens/elevens kunskapsinhämtning? På högstadiet får de betyg. IUP upprättas och följs upp i samband med utvecklingssamtal med föräldrar. Först får eleverna fylla i en blankett hemma med sin förälder. Vi sätter ett mål, någonting att träna extra på till nästa samtal. Vi tittar även på vad eleven, föräldrarna och skolan kan göra för att eleven ska uppnå målet. Vi får med föräldrarna på ett enkelt sätt och eleverna vet vad de ska träna mer på. Trygghet och studiero Skollag (2010:800 kap.5) Beskriv hur verksamheten är utformad så att alla barn/elever möts av en trygg arbetsmiljö? Möts alla elever/barn av en trygg arbetsmiljö? Förhoppningsvis. I låg- och mellanstadiet är det väldigt lugnt i klasserna, men vi har inga grupprum, så eleverna får sitta i korridoren när det är grupparbete. I korridoren springer folk. Det finns några klasser som sticker ut rätt rejält på högstadiet. Vi sökte och fick pengar för att åka på ett läger. Vi åkte med elever från årskurs 6-8 och riktade in oss på ensamvargarna. Vi tog också med någon elev som var precis tvärtom för att få igång gruppen. Det blev rätt bra. När vi har stött på eleverna hänger de fortfarande ihop lite. Vi har diskuterat taggar till duschrummen, om går att rikta det så att en viss klass kommer in under en viss tid. Miljön i matsalen är en schemafråga. Det är inte så många som äter pedagogiskt. Det skulle behöva vara fler vuxna som tar ansvar. På låg- och mellanstadiet är det många som äter pedagogiskt. På låg- och mellanstadiet har vi delat in zoner för dem som är rastvakt. De som är ute har sin zon. Det ökar tryggheten jättemycket. Det finns någon i närheten oavsett om man spelar fotboll. Värdegrundsarbete och årlig plan mot diskriminering och kränkande behandling Skollag (2010:800 kap. 6) Det har kommit en motion om att man anonymt skulle kunna anmäla kränkningar på nätet har ni hört någonting? Vi kan inte hjälpa någon som är anonym. Är det för att anmäla om man ser någon annan som blivit kränkt? Det kommer eleverna till oss och säger. Vi har lagt otroligt mycket krut på att hänga ute med ungdomarna. Vi har öppnat upp vårt kontor och fått en relation med dem. De kommer in och berättar. Kommer de inte själva så kommer någon kompis. Vi tror inte att det är jättemycket som vi missar. Ibland kommer eleverna efter lektionen och berättar för läraren. Vi är bra på att bygga upp förtroendet. Alla lärare har ansvaret för att bygga förtroende så eleverna även kan prata om annat. Vi tar upp frågan på studiedagar. Vi får ganska många rapporter om kränkningar från er skola och andra skolor. Vi tror att ni lyfter detta med kränkningar för att få elever att förstå vad en kränkning är, men vi blir lite oroliga. Vi har sagt att vi som kränkningar även ska rapportera små saker för att elever och vårdnadshavare ska veta att det är lika allvarligt. Antalet kränkningar har nu minskat och det är lugnare hos oss. När man lägger fokus på någonting ökar det. Det skulle vara mer oroande om det inte skulle anmälas några kränkningar alls. Nu ser att man skolan jobbar med det. Det är bra att det finns en person som ansvarar för detta och gör de här rapporterna. Satsningen på nya läromedel Vi tycker att vi har väldigt bra material, men vi kommer att få fler elever och då kommer materialet inte att räcka. Vi hoppas på att få mer medel. BILDNING/TILLSYN

27 Vi har lagt många miljoner på handlingsplan för pedagoger bl.a. detta med skolvärdar, IKTpedagoger och att man som lärare kan läsa upp behörigheten är det bra? IKT-pedagogerna är guld värda. De kommer på fredagarna och vi hörs av på torsdag eftermiddag för att meddela vad som behöver göras. Nästa fredag kommer de tillbaka med prylarna och har lagat dem. Vi har inte datorer och I-pads på lågstadiet. Att vi inte har elevdatorer beror på att det blivit lärardatorer. Det har varit mycket folk i omlopp hos oss. Stadieövergångar Hur sker överlämning vid stadieövergång årskurs 6-7? Överlämningen fungerar inte bra. Det har varit olika från år till år och beror på dem som är ansvariga för överlämningen. Det har förekommit fall när en elev har haft väldigt speciella behov, men skolan inte fått någon information. Vi behöver ha skarpare krav/rutiner för överlämningarna. Vi måste diskutera kvaliteten. För det mesta får vi bara resultaten på nationella proven. Skolgruppspersonalen upplever att information lämnas utifrån ämnen men väldigt lite utifrån beteende. Det som kan stjälpa en klass väldigt fort är beteendet. Det kan ta tid för en klass att återhämta sig. Skolgruppen kommer att åka ut nu under våren för att möta upp de elever som har kontakt med skolgruppen för att kunna ta emot dem. Det blir lättare när skolgrupperna arbetar lika. Skolgrupperna har olika fokus på olika skolor. Vi upplever att det blir stökigare. Vi får mer beteendeproblematik i klasserna också. Det finns elever som inte blir bra tillsammans. I år var vi dåligt förberedda med vissa grupper. Möjligheten att göra bättre klassindelningar ökar om skolgruppen åker ut. Övriga frågor gällande organisation, lokaler, säkerhet och fortbildning/stängningsdagar Åvestadalskolan har ganska länge haft en hög procentandel nyanlända. Högsta procentandelen utlandsfödda är % om man vill ha integration istället för segregation. Bildningschefen: Vi vet problematiken och vad forskningen säger, men det är lagen som styr oss vi har inte rätt att flytta elever hur vi vill. Det är frivilligvägen som vi måste gå inledningsvis och få vårdnadshavare att förstå vinsten av att välja att placera sitt barn vid en annan skola. Vi har fått in en bra miljö. Även om det kan upplevas hårt, så pratar vi svenska. Man vet att vi är vana att ta emot sådana elever. Kanske är det bäst för eleverna, men folk kommer att gå in i väggen för att de inte orkar. Vi skulle vilja se att det händer någonting. Får vi lokaler eller öppnar man Ugglan? Intervjufrågor till elevrepresentanter låg och mellanstadiet Trivs du i skolan? Ja Känner Du dig trygg? Ja Vad gör ni om någon inte är snäll? Berättar eller struntar i det. Blir det bättre då? BILDNING/TILLSYN

28 Ja Får ni vara med och planera er undervisning? Ibland får vi vara med och planera vad vi ska göra, men vi bestämmer inte. Berättar läraren för er och era föräldrar hur ni ligger till i de olika kurserna/ämnena? Ja. Har alla elever en egen individuell utvecklingsplan (IUP)? Vet ni vad det är? Nej Ni pratar i alla fall med lärare om hur det går i skolan? Om ni lärt er det ni ska lära er? Ja Har ni lagom med läxor och prov? Vi har haft två prov från när vi började. Har ni lagom med läxor och prov - vill ni ha mindre eller mer? Mindre. Mer, vi har ingenting. Hur ofta har ni läxor? Varje vecka. Varje dag förutom fredag. Vi har två olika läxor. Har ni flera dagar på er eller från en dag till nästa? Flera dagar. Får ni vara med och bestämma på skolan? Får ni säga vad ni tycker? Ja Får elever som behöver hjälp med skolarbetet stöd? Ja Om ni säger till får ni sådan hjälp? Ja Hur använder ni datorer i skolarbetet? Har ni datorer som ni använder? Nej Vi har inte haft någon I-pad. Vi får ha telefon ibland på elevens val. Använder ni någon form av tekniskt hjälpmedel i er undervisning? Nja, nej, ibland. Vi får egentligen inte ha telefoner, men en del tar med ändå. En dag fick vi ha telefoner med. Finns det alltid någon vuxen som ni kan vända er till med frågor eller problem? Ja, lärare och skolgruppen. BILDNING/TILLSYN

29 Finns det rastvakter? Ja, alla lärare är rastvakter olika dagar. Dee har grön väst. Kan vända er till dem om det är någonting? Ja Finns klass- och elevråd? Ja Hur fungerar det? Bra Är det någon i klassen som är ordförande? Alla här. Turas ni om? Ja Hur ofta det möte? En gång per månad. Vad pratar ni om? Skolan, matsalen, raster. Har ni utvecklingssamtal varje termin? Ja Hur brukar ni förbereda er inför sådana samtal? Jag brukar inte förbereda mig. Jag brukar bara svara och prata på. Vad brukar ni prata om? Hur har det gått i skolan. Hur vi har skött oss. Betygen. Vad kan bli bättre här på skolan? Mer fika. Att vi får använda telefonerna och ha keps i klassrummet. Godare mat. Att vi får välja mat. Finns det någonting i själva skolbyggnaden eller ute som kan bli bättre? Större skolgård. Nere i dalen, så man kan leka där. Har ni lekredskap här ute som ni kan hålla på med? Vi har inga bollar och sådant. De ligger på taket. Hur fungerar skolskjutsarna? De kommer tidigare ibland. Ibland får vi gå tidigare. Det tar lång tid. Är det något som ni vill säga till oss politiker? Vi vill ha nya toaletter. Alla toaletter är fulla och ingen har spolat. Har ni tagit upp detta på klassrådet? Vi säger hela tiden det. BILDNING/TILLSYN

30 Idrottslektionerna är jättekorta. Vi har idrott två gånger varje vecka. Vi har bara en lärare. Det skulle vara lättare om det var två när vi behöver hjälp. Jag skulle vilja ha en baddag. Hela dagen. Vi har simundervisning/bad två gånger per termin. Vi brukar ha extrabad för dem som inte kan simma, men vi har inte haft det, det här året. Rektor: Två toaletter är stängda på låg- och mellanstadiet. Det ska finnas två toaletter som kan användas. Till sommaren kommer toaletterna att renoveras. Därför har man valt att tillfälligt stänga två toaletter istället för att sätta dit nya toalettstolar. Intervjufrågor till elevrepresentanter högstadiet Trivs du i skolan? Ja. Känner Du dig trygg? Ja. Får ni vara med och planera er undervisning? Vet ni vad ni ska kunna i de olika ämnena? Ja, vissa ämnen med vissa lärare, brukar att få schema för vissa veckor som de kan lägga in sina åsikter för vad som eleverna skulle vilja förändra. Antingen är det övertydligt eller så är det nästan ingenting. Inga frågor från eleverna om vad de ska kunna för att uppnå rätt ämneskunskaper för att nå dit de ska komma inför avslutningen i nian. Berättar läraren för er och era föräldrar hur ni ligger till i de olika kurserna/ämnena? Skolan använder Pingpong och dexter för att kommunicera till vårdnadshavare. Sker också kommunikation genom utvecklingssamtal Har alla elever en egen individuell utvecklingsplan (IUP)? Ja! Har ni lagom med läxor och prov? Ja, mkt i åk 8 men ganska lugnt i åk 7 och 9. Läxhjälp erbjuds genom individuellt val samt genom IS-tid. (individuell studietid) Får ni vara med och bestämma på skolan? Ja, det finns en möjlighet att påverka. Önskemål om stor soffa i skåphallen samt duschdraperier i duschrummet Får elever som behöver hjälp med skolarbetet stöd? De som har behov får följa med en mindre grupp för att få extra stöd. Det är sällan kopierade papper numera är det bara böcker. Det är jobbigt med att man bara får kopierade papper istället för att ha riktiga böcker. BILDNING/TILLSYN

31 Hur använder ni datorer i skolarbetet? Det finns projektorer i varje klassrum men det är ont om datorer. Det är lättare att använda plattor i undervisningen istället för datorer, många gamla datorer som behöver lång tid för att starta upp. Egna telefoner i undervisingen: Det har blivit bättre med hanteringen i klassrummen, vissa lärare måste eleverna lämna ifrån sig datorerna. Det kan vara lättare för eleverna om det är samma synsätt på skolan så att alla lärare gör lika. Finns det alltid någon vuxen som ni kan vända er till med frågor eller problem? Ja! De vet hur man ska anmäla en fråga anonymt. Ibland känns det som om vissa lärare inte bryr sig vad som sker på lektion och hur eleverna beter sig. Finns det rastvakter? Ja, skolvärdar, skolgrupp och kuratorer. Det är alltid lärare som går i korridorerna på högstadiet. Finns klass- och elevråd? Hur ofta är det möten? Ja, elevråd träffas två ggr i månaden, Det är alltid någon vuxen med, mentorer alt rektor. Har ni utvecklingssamtal varje termin? Hur förbereds ett sådant samtal och vad pratar ni om? Elevledda utvecklingssamtal, sker både och Det är läraren som håller i samtalet men eleverna finns delaktiga i hela samtalet. Vad kan bli bättre här på skolan? Ibland för många lärare, då det är olika lärare i olika ämnen. Vad är en bra lärare? Kan prata med en som en kompis, kunna lära ut på ett bra sätt. Några är för snälla och vågar inte skicka ut eleverna istället för att skicka ut dem. Eleverna förstår att de behöver lyfta frågan vid elevråd så att man får ordning på frågan. Hur fungerar skolskjutsarna? (Grundskolan) Ja, oftast. Det är trångt till Skogsbo. Bussarna går precis när skolan slutar, kl Hur fungerar informationen om valet inför gymnasiet? Informationen har varit bra, det vet vad de ska välja. Är det något som ni vill säga till oss politiker? Bra frågor. Eleverna har sagt det de vill säga. Hur upplever ni skollunchen? Det fungerar bra, de har haft ett matråd. Det är bra mat och matpersonalen lyssnar på dem. BILDNING/TILLSYN

32 Bildningsstyrelsens förslag till skolledningen Tillsynsbesök genomfört med följande anmärkningar. Vi har fått signaler om att kvaliteten på överlämningar vid stadieövergångar ibland är bristfälliga, särskilt när det gäller överlämnande av elever som har en beteendeproblematik. Rektor får i uppdrag att se över vad Åvestadalskolan kan bidra med för att förbättra kvaliteten på överlämningar vid stadieövergångar med ett större fokus på elever som har beteendeproblematik. Rektor får i uppdrag att ta fram en It-investeringsplan och en prioritering hur It-investeringarna ska fördelas på Åvestadalskolan. Återkoppling ska ske till bildningsstyrelsens sammanträde 14 Juni BILDNING/TILLSYN

33 Bildningsstyrelsen Maj 2017 EKONOMI Ekonomiskt läge Bildningsstyrelsen har efter maj ett läge på tkr varav: Förvaltningschef övergripande 590 tkr Förskola resultatenhet tkr Grundskola resultatenhet tkr Gymnasieskola Kultur & Fritid Kostverksamhet 395 tkr 958 tkr 403 tkr Verksamhet Utfall Prognos Övergripande 590 tkr tkr Förskola/grundskola tkr tkr Gymnasieskolan 395tkr 0 tkr Kultur & Fritid 958 tkr 0 tkr Kost 403 tkr 0 tkr Investeringar Medel i särskilt beslut Budget är fördelade och arbetet är påbörjat. Årsprognos 0 tkr Övergripande verksamheter samt styrelse: 590 tkr. Övergripande verksamhet räknar med ett överskott på tkr vid årets slut. Överskottet genereras av förvaltningschefens buffert som inte kommer nyttjas till annat än att täcka underskott i andra verksamheter. Resultatenheterna Förskola/grundskola har tillsammans ett resultat på tkr, fördelat förskola tkr och grundskola -941 tkr, i redovisningen efter maj månad. Underskottet beror på att man på grund av barn- och elevökningarna anställt relativt mycket ny personal. Samt att tillräckliga

34 Bildningsstyrelsen Maj 2017 medel saknas för elever i behov av särskilt stöd vilka ökar mycket under slutet på 2016 och början på Varken förskola eller grundskola kommer att ha en budget i balans vid årets slut. Resultatenhet Kultur & Fritid: 958 tkr, överskottet beror på att budgeterade medel för stöd till studieförbunden ännu inte betalats ut. Kultur Fritid räknar med resultat på 0 tkr vid årets slut. Gymnasieskolan visar ett överskott efter maj med 395 tkr. Resultatet för gymnasieskolan beräknas bli 0 tkr vid årets slut. Kostverksamheten: 403 tkr, beräknas ha en budget i balans vid årets slut Bildningsstyrelsen prognostiserar, efter maj, en budget i balans vid årets slut. För att det skulle vara möjligt har sparåtgärder krävts. Osäkerhetsfaktorer finns dock fortfarande, bl.a. Asyl- och schablonintäkter Migrationsverket tycks ha snabbat på handläggningstiden för asylsökande. Detta innebär att intäkterna för asylsökande barn- och elever i sämsta fall kan bli mindre än beräknat. Om dessa elever får PUT/TUT sjunker intäkterna per elev med 35 tkr årligen på grundskolan samt 51 tkr på gymnasiet. Det innebär också att tiden då eleverna genererar en intäkt för verksamheterna minskar vilket i förlängningen innebär att det blir svårt att få fram resurser för att finansiera det stöd eleverna behöver i form av modersmålsundervisning och studiehandledning på sitt hemspråk. Första halvåret 2017 ser vi dock inga tydliga tendenser att intäkterna minskar. Personal Timanställda Rapporteras inte efter maj månad. Övertid Rapporteras inte efter maj månad. Sjuktal Rapporteras inte efter maj månad. PLANERADE/PÅGÅENDE ÅTGÄRDSPROGRAM Budgetgruppen har arbetat med ett åtgärdsprogram för hela styrelsen, vilket arbete nu är slutfört och budgeten beräknas nu vara i balans.

35

36

37

38

39

40 BILDNING/FRITID Brevnr/Diarienr Handläggare: Georgios Nielsen Gunilla Berglunds (C) motion om skoterled i Avesta Föreslagställaren skriver i sitt medborgarförslag att det i Avesta kommun inte finns särskilt bra möjligheter att köra skoter vid de tillfällen då det finns tillräckligt med snö. Nedan ges en bild av vilka förutsättningar som gäller för skoteråkning generellt i länet och hur det påverkar skoteråkning i Avesta kommun. Länsstyrelsen Dalarna anger på sin hemsida följande direktiv angående skoteråkning. Körning med snöskoter är tillåten på väl snötäckt och tjälad mark om det inte finns risk för skador på mark och vegetation. I stora delar av fjällen, i länets nationalparker samt i många naturreservat är skotertrafik endast tillåten på skoterleder. Körning ska alltid ske med hänsyn till djur, natur och friluftsliv. Generella bestämmelser om var du inte får köra snöskoter - På skogsmark med plant- och ungskog, om det inte är uppenbart att körningen kan ske utan risk för skada på skogen. Skogen ska ha en medelhöjd på 2 m över snötäcket för att det ska vara tillåtet att köra där. - På jordbruksmark, om det inte är uppenbart att körningen kan ske utan risk för skada på marken. - Inom särskilda förbuds- och regleringsområden - se nedan - På barmark. - I en skidanläggnings nedfarter eller i anslutning till dessa. Området är att betrakta som skidområde och när anläggningen är stängd är den att betrakta som arbetsområde då inga andra skall uppehålla sig där. Endast skidanläggningens skotrar tillåts i skidområdet. De områden i Dalarna där du bara får köra skoter på led är: Transtrandsfjällen (Sälen) Skarsåsfjället Långfjället/Rogen Fulufjällets nationalpark I vissa naturreservat samt vissa områden utanför naturreservat (Till exempel vid Orsa Grönklitt och Storfjällsgraven söder om Transtrandsfjällens naturreservat)

41 Sida 2 Fritidschefens yttrande: Precis som föreslagställaren skriver så samverkar Avesta kommun med föreningar kring deras anläggningsbehov. Vanligtvis så är förfarandet att en organiserad intressegrupp(förening) söker stöd av kommunen i olika frågor. Själva bildandet av en förening initieras av kommunens egna medborgare av olika anledningar varav en anledning kan vara det upplevda behov av en led som föreslagställaren presenterar. Om ett antal kommunmedborgare finner ett intresse i att starta upp en förening har Avesta kommun ett uppdrag att bistå med kunskap om hur man går till väga för att bilda en förening. Avesta kommun har idag inte som uppdrag att försöka starta upp föreningar i syfte att exempelvis kunna anlägga leder, spår m.m. Ett kommunalt uppdrag kan vara att presentera allmän information för kommunens medborgare kring skoteråkning och vilka regler som gäller dalarna i allmänhet och Avesta kommun i synnerhet. Om denna information leder till att medborgare samlar sig i organiserad form och bildar en förening för att själva försöka skapa bättre förutsättningar för sitt fritidsintresse, så bör kommunen finnas med som ett stöd i den process som då följer. Förslag - Att avslå medborgarförslaget. - Att informera allmänheten om regler och förhållningsätt vid skoteråkning i såväl länet som i Avesta kommun.

42

43

44

45

46

47

48 BILDNINGSFÖRVALTNINGEN Brevnr/Diarienr Handläggare: Bengt Albertsson Yttrande angående Annelie Karlssons (KL) motion om att stärka hälsan och förbättra skolresultaten genom daglig fysisk aktivitet i skolan Nulägesbeskrivningarna från respektive skola visar att det finns en medveten satsning på att få eleverna mera fysiskt aktiva. Generellt så rör sig de yngre eleverna relativt mycket, utan någon särskild riktad insats, men det finns alltid ett antal elever som är mindre benägna att vara fysiskt aktiva. För att komma åt den problematiken har skolorna förändrat inriktningen på rasterna genom att gå från rastvakt till rastvärd. Rastvärdarna som har i uppdrag att skapa aktiviterer och riktar sig särskilt till de elever som skolan behöver vara med och inspirera till fysisk aktivitet. På de skolor där det finns allaktivitetsbanor ser man att allaktivitetsbanorna bidragit till att ett stort antal elever rör sig naturligt, genom att delta i framför allt någon form av bollaktiviteter. Det är en större utmaning att få högstadieelever att vara fysiskt aktiva. Det pågår dock ett arbete med att inspirera eleveran till mera fysisk aktivitet och bl.a. har en skola ett extra pass i veckan med fysisk aktivitet för alla klasser i åk.6-9. En annan åtgärd är skolvärdarnas arbete med att inspirera eleverna till mera fysisk aktivitet på raster. I dagsläget är det stor skillnad på skolgårdsmiljöerna mellan skolorna, vilket ger väldigt olika förutsättningar för att ordna dagliga fysiska aktiviteter. Det är också stor skillnad i tillgång till idrottshall som också påverkar möjligheterna i hög grad. Det behöver därför tas fram två handlingsplaner inom resultatenheten. Under kommande läsår kommer därför resultatenheten att få i uppdrag att ta fram två planer på hur skolan ska främja daglig fysisk aktivitet. - En plan som respektive skola tar fram, för daglig fysisk aktivitet utifrån rådande förutsättningar i dagsläget, som kan omsättas i praktiken omgående. - En mera långsiktig plan på resultatenhetsnivå för daglig fysisk aktivitet, som är relaterad till vilka åtgärder som behöver genomföras på respektive skola och som omfattar investeringar i både ute- och innemiljö, personalförstärkningar samt kompetensutveckling Förslag - Bildningsstyrelsen anser remissen besvarad med hänvisning till ovanstående yttrande.

49

50

51

52

53

54

55 BILDNINGSFÖRVALTNINGEN Brevnr/Diarienr Handläggare: Bengt Albertsson Yttrande på remiss - Gunilla Berglunds (C) motion och Malin Sundmarks medborgarförslag om start av Naturskola Bildningsstyrelsen kan inte uttala sig i fråga om förutsättningarna för Visentparken att utöka verksamheten med ett antal tamdjur så som kor, grisar, får m.m. och odling av vanliga grödor i mindre skala. Förslaget att utöka Visentparkens verksamhet kan inte jämföras med att starta en Naturskola (jämförelsen med Naturskolan i Falun), då en Naturskola är ett vidare begrepp och innebär en pedagogisk lärmiljö utomhus, med anställda naturpedagoger och en handlingsplan, där man erbjuder alla skolor i kommunen varje år olika program för vissa årskurser. Förslag - Bildningsstyrelsen anser remissen besvarad med hänvisning till ovanstående yttrande.

56 ANSÖKAN AVSER: HYRESHÖJANDE ÅTGÄRDER Enhet/enhetschef: Catharina Karlsson Avstämd med förvaltningschef: Projektnamn: Tak Igelkotten Startmånad Slutmånad Tidplan: Ekonomi Kvalitetshöj Myndighetskrav Syfte: x Finansieringsform: Gå till adm uppg Investering Leasingavtal Hyresavtal x Budget Plan Plan Totalt Investering/leasingobjekt År 1 tkr År 2 tkr År 3 tkr Utgift 0 Inkomst 0 Netto Avskrivningstid Leasing/hyrestid år 15 år Driftkalkyl tkr (nivåförändring helårseffekt) År 1 tkr År 2 tkr År 3 tkr Totalt Ökade kostnader Avskrivningar Ränta 2,25% Leasingavgift 0 Hyra 0 Övrig kostnad 0 Minskade kostnader 0 Summa förändrade kostnader Finansiering Inom befintliga ramar 0 Ofinansierat Åtgärd: Ombyggnation av tak på Igelkotten. En felkonstruktion som gör att barnens sovplatser är våta. Två parter delar på kostnaderna. Konsekvens om investeringen ej genomförs: C:\Users\ylvsjo1218\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\D8N3T7IP\Ansökan om investering1 (3).xlsm :25

57 Administrativa uppgifter till ekonomisystemet Enhet/enhetschef: Catharina Karlsson Projektnamn: Tak Igelkotten startmånad slutmånad Tidplan: Detaljbudget för investeringen Kapitaltjänstkostnader skall belasta Identitet Konto Ifylles av red enheten Belopp i tkr Identitet Aktivitet Fri Kvar att budgetera 0 Administrativa uppgifter Identitet Ifylles av red enheten Verksamhetskod Organisationskod Personkod SCB Granskning/kontering Beslutsattest För-/efternamn För-/efternamn Ulla Nordlöf Catharina Karlsson C:\Users\ylvsjo1218\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\D8N3T7IP\Ansökan om investering1 (3).xlsm :25

58 ANSÖKAN AVSER: HYRESHÖJANDE ÅTGÄRDER Enhet/enhetschef: Maria Hedström Avstämd med förvaltningschef: Projektnamn: Rågskolan ombyggnad till förskola Startmånad Slutmånad Tidplan: Ekonomi Kvalitetshöj Myndighetskrav Syfte: x Finansieringsform: Gå till adm uppg Investering Leasingavtal Hyresavtal x Budget Plan Plan Totalt Investering/leasingobjekt År 1 tkr År 2 tkr År 3 tkr Utgift 0 Inkomst 0 Netto Avskrivningstid Leasing/hyrestid år 20 år Driftkalkyl tkr (nivåförändring helårseffekt) År 1 tkr År 2 tkr År 3 tkr Totalt Ökade kostnader Avskrivningar Ränta 2,25% Leasingavgift 0 Hyra 0 Övrig kostnad 0 Minskade kostnader 0 Summa förändrade kostnader Finansiering Inom befintliga ramar 0 Ofinansierat Åtgärd: Utökad förskoleverksamhet, utifrån barnkö och efterfrågan av plats. För att klara gällande lagkrav om barnomsorgsplats inom 4-månader måste vi vidta åtgärder gällande lokaler och inköp. Om inköpet ej verkställs kan vi inte ta emot nya barn, vilket medför negativa konsekvenser för aktuella barn/vårdnadshavare, som ej får tillgång till barnomsorg. Konsekvens om investeringen ej genomförs: C:\Users\ylvsjo1218\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\D8N3T7IP\Ansökan om investering1.xlsm :56

59 Administrativa uppgifter till ekonomisystemet Enhet/enhetschef: Maria Hedström Projektnamn: Rågskolan ombyggnad till förskola startmånad slutmånad Tidplan: Detaljbudget för investeringen Kapitaltjänstkostnader skall belasta Identitet Konto Ifylles av red enheten Belopp i tkr Identitet Aktivitet Fri Kvar att budgetera 0 Administrativa uppgifter Identitet Ifylles av red enheten Verksamhetskod Organisationskod Personkod SCB Granskning/kontering Beslutsattest För-/efternamn För-/efternamn Ulla Nordlöf Maria Hedström C:\Users\ylvsjo1218\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\D8N3T7IP\Ansökan om investering1.xlsm :56

60 ANSÖKAN AVSER: INVESTERINGSBUDGET Enhet/enhetschef: Avstämd med förvaltningschef: Projektnamn: Startmånad Slutmånad Tidplan: Syfte: Finansieringsform: Fyll även i adm uppgifter nedan till ekonomisystemet Gå till adm uppg Mari-Ann Eklund Klassrumsmöbler Markusskolan Ekonomi Kvalitetshöj Myndighetskrav Investering Leasingavtal Hyresavtal x x Budget Plan Plan Totalt Investering/leasingobjekt År 1 tkr År 2 tkr År 3 tkr Utgift 0 Inkomst 0 Netto Avskrivningstid Leasing/hyrestid 7 år år Driftkalkyl tkr (nivåförändring helårseffekt) År 1 tkr År 2 tkr År 3 tkr Totalt Ökade kostnader Avskrivningar Ränta 2,25% Leasingavgift 0 Hyra Övrig kostnad 0 Minskade kostnader 0 Summa förändrade kostnader Finansiering Inom befintliga ramar 0 Ofinansierat Åtgärd: Utökat antal elever på Markusskolan innebär att nya klassrumsmöbler måste köpas till en ny klass. Konsekvens om investeringen ej genomförs: Undervisning kan inte bedrivas då möbler saknas, C:\Users\ylvsjo1218\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\D8N3T7IP\Ansökan om investering1 (2).xlsm :07

61 Administrativa uppgifter till ekonomisystemet Enhet/enhetschef: Mari-Ann Eklund Projektnamn: Klassrumsmöbler Markusskolan startmånad slutmånad Tidplan: Detaljbudget för investeringen Kapitaltjänstkostnader skall belasta Identitet Konto Ifylles av red enheten Belopp i tkr Identitet Aktivitet Fri Kvar att budgetera 0 Administrativa uppgifter Identitet Ifylles av red enheten Verksamhetskod Granskning/kontering För-/efternamn Maria Hedenberg Organisationskod Personkod SCB Beslutsattest För-/efternamn Mari-Ann Eklund C:\Users\ylvsjo1218\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\D8N3T7IP\Ansökan om investering1 (2).xlsm :07

62 BILDNING/FRITID Brevnr/Diarienr Handläggare: Jonas Pettersson Avgiftsfri fritidsklubb. Fritidsklubben Blixten gick över från skola/barnomsorg till enhet Fritid med motiveringen att det inte är en barnomsorgsverksamhet utan en öppen fritidsverksamhet. Enligt bildningsstyrelsens beslut 14 september 2016, 99 har fritidsklubben Blixten flyttats över till resultatenhet kultur och fritid. Verksamheten var och är fortfarande avgiftsbelagd vilket innebär att endast inskrivna (betalande) ungdomar kan deltaga vilket innebär en begränsning i öppenheten. I samband med att verksamheten började bedrivas i Blå villan förknippas Blixten allt mindre som en del av skolans verksamhet utan klubben har lockat till sig nya besökare. I nuläget tullar vi lite på reglerna vilket vi vet är en viss orättvisa mot de betalande familjerna men vi anser att det finns en bredare grupp av ungdomar i åldersspannet för verksamheten som borde ha möjlighet att ta del av gemenskapen, aktiviteterna och de ledare som är viktiga för de ungdomar som annars blir utlämnade för ovissa miljöer. Även om avgiften inte betraktas som hög så är det trots allt en kostnad och det krävs också en aktiv handling av föräldrarna för att anmäla sitt barn till verksamheten. Då verksamheten nu bakas in i den övriga ungdomsverksamheten under fritidsenheten-som i grunden är kostnadsfri så vore det också lämpligt att deltagandet i fritidsklubben blir avgiftsfri. Fritidschefen föreslår att deltagande i Fritidsklubben Blixtens verksamhet blir avgiftsfri fr.o.m. höstterminen Förslag till beslut -Att deltagande i Fritidsklubben Blixtens verksamhet blir avgiftsfri fr.o.m. höstterminen 2017.

63 BILDNING/KULTUR OCH FRITID Brevnr/Diarienr KK Handläggare: Ing-Marie Pettersson Jensen, kultur- och fritidschef Remiss Gunilla Berglunds (C) och Sara Perssons (C) motion om inkomstbaserad avgift till kommunens kulturskola och översyn av Musik- och kulturskolans avgifter Sammanfattning Översynen av kulturskolans avgifter innebär ett förslag till att sänka avgifterna i Avesta kulturskola enligt följande: Barn och unga upp till o m 20 år: - En anmälningsavgift på 150 kr per termin som ger rätt till obegränsat antal kurser. Fler än en kurs per person i mån av plats då strävan är att ge flera möjlighet att delta. Avgiften gäller både individuell undervisning och i grupp. - Instrument kan hyras i de fall det är möjligt för 150 kr per termin. Nybörjare prioriteras. Vuxna över 20 år: - Enskild undervisning 1500 kr per termin. - Deltagande i ensemble, orkester eller kör 400 kr per termin. Vi anser att motionen om att inkomstbasera avgiften till kommunens kulturskola leder till ökad administration och att barn och ungas möjlighet att välja aktiviteter i kulturskolan minskar. Uppdraget Kultur- och fritid fick i november 2016 uppdraget av Bildningsstyrelsen att att se över Kulturskolans avgifter, Dnr Bs I december 2016, Dnr Bs , fick Kultur och fritid också uppdraget av bildningsstyrelsen att yttra oss över en motion om att inkomstbasera avgifterna i kulturskolan. I nedanstående underlag tar vi därför upp även motionen och diskuterar möjligheten att inkomstpröva kulturskolans avgifter. Denna tjänsteskrivelse utgör således underlag för båda dessa ärenden. Utgångspunkter och underlag Kultur- och fritids utgångspunkter för uppdragen har varit följande: - ge fler barn ekonomisk möjlighet att ta del av kulturskolans utbud - ett barnperspektiv där barnen får större inflytande över sina möjligheter att få gå i kulturskolan och i förlängningen påverka utbudet i kulturskolan Underlaget för uppdraget är givetvis Avesta Kulturskolas arbete och erfarenheter, den utredning som genomfördes under 2013 angående en breddning av Avesta musikskola till en kulturskola (Juthman 2013) en jämförelse med musik- och kulturskolornas avgifter i Dalarna och

64 Sida 2 erfarenheter och slutsatser som dras kring avgifterna i den nationella kulturskoleutredningen: En inkluderade kulturskola på egen grund (SOU: 2016:69) samt statistik från Kulturskolerådet. Nuläge Avesta Musik- och kulturskola bytte den 1 januari 2017 namn från Avesta musik- och kulturskola till Avesta kulturskola. En mindre breddning av kulturskolans verksamhet, från att tidigare haft bara musik och sång, till att även påbörjat musikalundervisning skedde från redan från Med hjälp av bidrag från Kulturrådet påbörjades under november 2016 en större breddning av verksamheten mot att även omfatta konst, keramik, film och dans/sång samt gruppundervisning inom stråk. Från vt 2017 har detta bedrivits i samarbete med Markusskolan dels på skoltid och dels inom ramen för fritidsverksamheten. Denna verksamhet har bedrivits helt avgiftsfritt då detta varit ett krav från Kulturrådet. Under hösten kommer denna verksamhet att fortgå med längre kurser helt på fritiden, samtidigt som kurser på skoltid erbjuds i Krylbo och Horndal. Bidragen från Kulturtrådet till oss är styrda mot att bredda verksamheten till flera kulturområden samt att marknadsföra kulturskolan bättre. Avestas avgifter i Kulturskolan är för närvarade per termin 700 kr för enskild undervisning och 350 kr för gruppundervisning. Syskonrabatt ges för tredje barnet. Möjlighet att hyra instrument finns för många av instrumenten. Nybörjare prioriteras under första året och hyran är 300 kr per termin. För elever som betalar 700 kr för enskild undervisning debiteras inte någon avgift i de fall de även spelar i ensemble/orkester eller även är med i en kör. Detta gällde ht 2016 för 116 elever av 315. Detta har under åren således inneburit en viss ojämlikhet mellan vad man får för sina pengar då vissa instrumentgrupper inte har ensembler i lika stor utsträckning som exempelvis stråk. Det är dock viktigt att notera att stråk under många år har byggt upp en verksamhet där eleverna får både individuell och kollektiv undervisning och som attraherar många elever, kön har länge varit relativt sett stor och bör ses som ett mått på populariteten hos eleverna. Man kan också säga att verksamheten utvecklats till en av Avesta kulturskolas specialområden. Vuxna betalar 1000 kr per termin för enskild undervisning och 350 för gruppundervisning. Av tabell 1 framgår avgifterna för Dalarnas musik- och kulturskolor. Sticker ut gör Orsa som inte har några avgifter och Ludvika/Smedjebacken som har en gemensam kulturskola med en anmälningsavgift på 100 kr per elev och termin. Alla skolor arbetar främst mot barn och unga, men flera som Avesta tar även emot vuxna. Högst i länet vad gäller avgifter för barn och unga ligger Falun med upp till 1500 kr för enskild undervisning. Många ligger som Avesta på kr för enskild undervisning. Flera skolor tillämpar också syskonrabatt i någon form. Gruppundervisning ligger på kr, men kan också ingå i den avgift man betalar som grundavgift.

65 Sida 3 Instrument går att hyra på de flesta musik- och kulturskolor med en hyra på mellan kr. Kommun Avgift per termin Instrumenthyra Kommentar per termin Avesta kulturskola 700 enskilt, 350 grupp 300 Syskonrabatt för tredje barnet Borlänge 600, kör/orkester Syskonrabatt för tredje barnet Falun , kör Gagnef, musik- och dansskolan 750, kör för vuxna 200, Förberedande gratiskurs Tredje syskonet gratis Hedemora, musikskolan 700, grupp 550, andra 450 Vuxen 800 akt. 400 Ludvika/Smedjebacken 100 kr i 300 Ytterligare kurs 100 Västerberslagens kulturskola anmälningsavgift Vuxna 1200 Malung-Sälen, kulturskola 600, extra ämne 300 Syskonavgift 300 Mora, kulturskolan Miranda 750, grupp, orkester Första syskon 650, tredje gratis. Orsa, musikskola Gratis Säter, kulturskolan 700 enskilt/400 grupp 200 Biämne 100, Syskon 200 Vansbro Maxtaxa familj 1400 Älvdalen Syskon 250 Tabell 1. Avgifter i Dalarnas musik- och kulturskolor. Sett i ett nationellt perspektiv utifrån Kulturskolerådets senaste siffror avseende 2015 så var den vanligast förekommande terminsavgiften 644 kronor, där Danderyd med 1710 kr då låg högst i landet. En sänkning av terminsavgiften sedan 2012 med 3 % har generellt skett i landet. År 2015 hade 13 kommuner slopat terminsavgiften har bland andra Orsa i Dalarna tillkommit. Finns det anledning att sänka avgiften i Avestas kulturskola? De senaste årens stora flyktingmottagandet i Avesta har för vår kulturskola tydliggjort problemen med kulturskolans avgifter. Det har dykt upp barn och föräldrar som önskat ta del av kulturskolans utbud, men som backat ur när det kommit till avgifterna. Sannolikt gäller detta även många andra barn om man ser till de undersökningar som genomförts runt om i Sverige och som tas upp i kulturskoleutredningen. Socioekonomiskt svaga grupper är underrepresenterade medan medelklassens och överklassens barn, liksom barn till högutbildade föräldrar och barn till föräldrar som själva har gått på musikeller kulturskola är överrepresenterade. Undersökningarna vittnar också om att många barn och unga inte känner till att det finns en kulturskoleverksamhet där de bor. Detta har också tolkats som att kulturskoleverksamheten är dåliga på att marknadsföra sig barn och unga och att de därför blir mer beroende av föräldrar som själva har kännedom om kultur- och musikskoleverksamheten. Förhållandet att musik- och kulturskoleverksamheten mer och mer också blivit en fritidsaktivitet som man huvudsakligen gör utanför den ordinarie skolverksamheten och på tid efter skoldagen spelar givetvis också en roll i detta. Regeringen har för 2017 och 2018 via Kulturrådet satsat 100 miljoner per år på att stödja utvecklingen av kulturskolorna. Det som har prioriterats är att sänka avgifterna, skapa fler platser på kulturskolorna och nå nya målgrupper, bredda utbudet mot flera kulturgrenar och att ge möjlighet att marknadsföra kulturskolorna och dess utbud bättre. Det är till de senare områdena

66 Sida 4 som vi i Avesta fått pengar, inte för att sänka avgifterna. Detta beroende på att vi har lägre avgift på gruppundervisning och därmed kommer under snittet på 644 kr. En av utgångspunkterna för allt vi gör är Barnkonventionen och barnens rätt att utvecklas efter egen vilja. En del i detta är att få kännedom om vad som finns inom kulturområdet och ha möjlighet att prova på och utveckla egenskaper och talanger inom detta område. Det är därför viktigt att barnen inte är beroende av föräldrars ekonomi, erfarenheter eller intressen. En lägre avgift än dagens ses i detta perspektiv som ett viktigt steg att underlätta möjligheterna för barnen att få sin vilja igenom oberoende av föräldrarnas intressen. Detta förhållningsätt står emot att inkomstbasera avgiften till kulturskolan i likhet med vad som görs inom barnomsorgen, varför vi inte förespråkar denna typ av avgiftsuttag. Vi anser också att en inkomstbaserad avgift skulle öka administrationen, medan vi önskar ett system som förenklar och minskar byråkratin så att pengarna kan gå till verksamheten istället. Barn och unga är för kultur och fritid en prioriterad målgrupp varför utgångspunkten är att vuxna skall betala en högre avgift än barn och unga upp till 20 år. Vi vill inte utesluta vuxna ur verksamheten för att de är i ensembler, orkestrar och körer viktiga förebilder för de unga och det blir också tillfälle till berikande personliga möten över generationsgränserna. Förslag till nya avgifter i kulturskolan fr o m ht 2017 Förslag till nya avgifter i kulturskolan är: Upp till o m 20 år: En anmälningsavgift på 150 kr per termin som ger rätt till obegränsat antal kurser. Fler än en kurs per person i mån av plats då strävan är att ge flera möjlighet att delta. Avgiften gäller både individuell undervisning och i grupp. Instrument kan hyras i de fall det är möjligt för 150 kr per termin. Nybörjare prioriteras. Vuxna över 20 år: Enskild undervisning 1500 kr per termin. Deltagande i ensemble, orkester eller kör 400 kr per termin. Förslaget innebär att kostnaderna för 2017 ökar med ca kr. Kostnaderna på helårsbasis med nuvarande elevantal innebär en ökning med ca kr, varför en ramhöjning för att täcka dessa kostnader krävs. Vi tror dock att de administrativa kostnaderna kommer att minska då systemet förenklas och en digital anmälan kommer att iföras med början hösten Dessa minskade kostnader i administration kommer att läggas på verksamheten i stället. Förslag till beslut: - Bildningsstyrelse antar förslaget till nya avgifter i kulturskolan och att de införs från ht En ramhöjning om kr ges till Bildningsstyrelsen antar denna tjänsteskrivelse som yttrande till kommunstyrelsen i fråga om Gunilla Berglunds (C) och Sara Perssons (C) motion om inkomstbaserad avgift till kommunens kulturskola

67 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 20 Bildningsstyrelsens arbetsutskott Översyn av Kulturskolans avgifter Bs Kultur och fritid fick i november 2016 uppdraget av bildningsstyrelsen att se över Musik- och kulturskolans avgifter. Avesta musik- och kulturskola bytte 1 januari 2017 namn till Avesta kulturskola, varför även ärendet bytt namn. Översynen av kulturskolans avgifter utmynnade i ett förslag att sänka avgifterna för barn och att höja dem för vuxna. Förslaget presenterades för bildningsstyrelsen 10 maj 2017 då beslut fattades att återremittera ärendet för ytterligare utredning av de ekonomiska förutsättningarna för att genomföra förslaget. Resultatenhetschefen för kultur och fritid presenterar nu ett reviderat förslag att sänka avgifterna för barn och att höja dem för vuxna: Barn Nuvarande avgift Förslag Sänkning Enskild undervisning 700 kr per termin 500 kr per termin 200 kr/termin Gruppundervisning 350 kr per termin 350 kr per termin - Instrumenthyra 300 kr per termin 250 kr per termin 50 kr/termin Vuxna Nuvarande avgift Förslag Höjning Enskild undervisning kr per termin kr per termin 200 kr/termin Gruppundervisning 350 kr per termin 400 kr per termin 50 kr/termin I dag får förvaltningen in ca kr per år från Kulturskolans avgifter. Prognosen är att förvaltningen kommer att få in ca kr per år från avgifterna om förslaget genomförs. Detta innebär en sänkning av intäkterna med ca kr. Resultatenhetschef för kultur och fritid bedömer att förvaltningen kommer att klara detta. Beredning - Bildningsstyrelsen 9 november Tjänsteskrivelse 18 april Bildningsstyrelsen 10 maj Förslag till bildningsstyrelsen Kulturskolans avgifter för barn sänks från och med höstterminen 2017 enligt följande: - Enskild undervisning sänks från 700 kr till 500 kr per termin. JUSTERARES SIGN UTDRAG SKICKAT TILL UTDRAGSBESTYRKANDE

68 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 21 Bildningsstyrelsens arbetsutskott Instrumenthyra sänks från 300 kr till 250 kr per termin. Kulturskolans avgifter för vuxna höjs från och med höstterminen 2017 enligt följande: - Enskild undervisning höjs från kr till kr per termin. - Gruppundervisning höjs från 350 kr till 400 kr per termin. JUSTERARES SIGN UTDRAG SKICKAT TILL UTDRAGSBESTYRKANDE

69 BILDNINGSFÖRVALTNINGEN Dokumenthanteringsplan med gallringsföreskrifter för bildningsförvaltningens ansvars- och verksamhetsområde Översikt över bildningsförvaltningens handlingar och hur de ska hanteras. Dokumenthanteringsplanen revideras löpande och ska ses över minst en gång per år. Antagen av bildningsstyrelsen xx

70 2 BILDNING Innehållsförteckning INLEDNING 5 Förslag till beslut 5 När verksamhet bedrivs genereras handlingar 5 Bildningsförvaltningens verksamhet 6 Allmänhetens sökvägar till bildningsförvaltningens handlingar 8 Begrepp i dokumenthanteringsplanen 8 A ALLMÄN DEL A.1 Hantera styrelseprocess 11 A.1.1 Initiera ärende 11 A.1.2 Ta fram beslutsunderlag 11 A.1.3 Kalla till sammanträde 12 A.1.4 Fatta politiska beslut 12 A.1.5 Fatta beslut på delegation 13 A.1.6 Informera om verksamheten 13 A.1.7 Bevaka verkställighet 13 A.1.8 Genomföra tillsynsbesök 14 A.1.9 Administration förtroendevalda 14 A.2 Ekonomi 15 A.2.1 Planera och följa upp mål och resurser 15 A.2.2 Investera 16 A.2.3 Ansöka om statsbidrag 16 A.2.4 Hantera fakturor 16 A.3 Leda och styra 17 A.3.1 Ta fram styrdokument 17 A.3.2 Besluta om vidaredelegering, attesträtt m.m 17 A.3.3 Göra intern kontroll 17 A.4 Handlägga ärenden 18 A.4.1 Handlägga ärenden 18 A.4.2 Hantera klagomål 19 A.4.3 Hantera överklagande/stämning 19 A.4.4 Besluta om utlämnande av allmän handling 20 A.5 Utveckla verksamheten 20 A.5.1 Arbeta i projekt 20 A.5.2 Arbeta i projekt kring ombyggnation 22 A.5.3 Bedriva systematiskt kvalitetsarbete 22 A.5.4 Bedriva systematiskt säkerhetsarbete 22 A.6 Stödja verksamheten 22 A.6.1 Registrera, diarieföra och arkivera 22 A.6.2 Säkra hanteringen av personuppgifter 24 A.6.3 Upphandla 24 A.6.4 Teckna avtal 25 A.6.5 Informera om verksamheten internt och externt 25 A.6.6 Underhålla fastighet 26

71 3 A.6.7 Förvalta system 26 A.6.8 Ta fram statistik 26 A.6.9 Redovisa inventarier och anläggningar 26 A.6.10 Svara på enkäter 26 A.7 Personaladministration 27 A.7.1 Anställa personal 27 A.7.2 Introducera medarbetare 27 A.7.3 Planera och fördela arbete 28 A.7.4 Hantera frånvaro 28 A.7.5 Rehabilitera 29 A.7.6 Samverka på arbetsplatsen 29 A.7.7 Samverka med fackförbunden 29 A.7.8 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete 29 A.7.9 Avsluta anställning 30 K KÄRNVERKSAMHET K.1 Barn- och skolbarnomsorgskansli 30 K.1.1 Erbjuda platser samt besluta om mottagande inom barn- och skolbarnomsorg 30 K.1.2 Besluta om plats i särskola 31 K.1.3 Hantera fristående/enskild verksamhet 31 K.1.4 Informera om verksamheten 31 K.1.5 Göra avräkning 31 K.1.6 Hantera interkommunal ersättning 31 K.1.7 Ta fram statistik 32 K.1.8 Bedriva systematiskt kvalitetsarbete 32 K.1.9 Samverka på arbetsplatsen 33 K.1.A Enhet förskola 33 K.2 Grundskola K.3 SIVA K.4 Kost 34 K.4.1 Planera och beställa 34 K.4.2 Kontrollera och följa upp 35 K.4.3 Ta fram styrdokument 35 K.4.4 Ombyggnation av kök 35 K.4.5 Bedriva systematiskt kvalitetsarbete 35 K.4.6 Informera om verksamheten internt och externt 36 K.4.7 Ansöka om statsbidrag 36 K.4.8 Redovisa inventarier och anläggningar 36 K.4.9 Samverka på arbetsplatsen 36 K.5 Kultur och fritid 36 K.5.1 Kultur och fritidschef, RE-chef 36 K.5.2 Administratör kulturkansliet 38 K.5.3 AV-centralen 39 K.5.4 Biblioteket 39 K.5.5 Kultursamordnare 40 K.5.6 Jularbomuseet 40 K.5.7 Karlfeldtsgården 41 K.5.8 Enhetschef Verket och kulturskolan 41 K.5.9 Föreståndare Verket 42 K.5.10 Föreståndare kulturskolan 43 K.5.11 Administratör kulturskolekansliet 43

72 4 K.5.A Fritidskansli 44 Bilaga 1 Verksamhetssystem för 48 Bilaga 2 Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse 49

73 5 Inledning Enligt 6 i Avesta kommuns kommunala arkivreglemente ska varje myndighet upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Dokumenthanteringsplanen är ett verktyg för dem som hanterar informationen i verksamheten och för allmänheten som vill ta del av allmänna handlingar. Här ges anvisningar om förvaring, sortering och sökvägar till alla handlingstyper som bildningsförvaltningen hanterar i sin verksamhet. Den är dessutom bildningsstyrelsens gallringsbeslut, d.v.s. reglerar vilka handlingar som ska bevaras samt vilka handlingar som ska förstöras och när. För de eventuella handlingar som inte finns med i dokumenthanteringsplanen gäller att de måste bevaras. En dokumenthanteringsplan behöver ses över kontinuerligt. Om du har frågor, synpunkter eller tycker att något handlingsslag saknas eller borde tas bort kontaktar du bildningsförvaltningens kansli. Det är bildningsstyrelsen som fattar beslut om ändringar och tillägg i dokumenthanteringsplanen. Bildningsstyrelsen kan även fatta gallringsbeslut för enskilda handlingar. Förslag till beslut - Bildningsstyrelsen upphäver tidigare antagna dokumenthanteringsplaner för verksamhet som i dag bedrivs av bildningsförvaltningens kansli, barn- och skolbarnomsorgskansli, enhet förskola, resultatenhet kost, resultatenhet kultur och fritid samt fritidskansliet. - Bildningsstyrelsen fastställer Dokumenthanteringsplan med gallringsföreskrifter för bildningsförvaltningens ansvars- och verksamhetsområde. När verksamhet bedrivs genereras handlingar Viktiga händelser i en förvaltnings verksamhet sammanfaller nästan alltid med att en handling kommer in eller upprättas. En viktig händelse kan t.ex. vara av historiskt värde, av intresse för forskningsändamål, av betydelse för förvaltningens möjligheter att ta till vara ett rättsligt intresse eller göra förvaltningen medveten om att en situation kräver handling enligt uppdrag eller åliggande. Andra händelser är av kortvarig eller ringa betydelse och passerar utan att ge avtryck i verksamheten. Alla handlingar som kommer in till eller upprättas hos förvaltningen och förvaras där ägs av förvaltningen och tillhör förvaltningens arkiv. Vissa handlingar är av sådant allmänt intresse att de bör bevaras för all framtid. Dessa hamnar förr eller senare hos kommunens Centralarkiv. Andra handlingar är inte är så intressanta för allmänheten, men behöver ändå bevaras en kortare eller längre tid för att t.ex. säkra bevisning vid en eventuell kommande rättstvist. Dessa handlingar förvaras och gallras i regel av förvaltningen. Många handlingar som kommer in till förvaltningen är av sådan kortvarig eller ringa betydelse att de kan gallras direkt (t.ex. reklam), eller efter åtgärd (t.ex. enkla förfrågningar av allmän karaktär). Att handlingar av kortvarig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet är av stor vikt för att kommunens och förvaltningens arkiv inte ska bli oöverskådliga och svåra att söka i. För att ett arkiv ska vara tillgängligt och sökbart över tid behövs en genomtänkt struktur för dokumenthanteringen. Strukturen bör vara utformad på ett sådant sätt att den påverkas så lite som möjligt av organisationsförändringar och personalomsättning. Såväl

74 6 Sveriges kommuner och landsting (SKL) som Riksarkivet (RA) förordar i dag en modell som utgår från och avspeglar en förvaltnings verksamhet och processer (Klassa). Målsättningen med denna dokumenthanteringsplan har varit att i så stor utsträckning som möjligt arbeta fram en struktur som har sin grund i förvaltningens verksamhet, uppdrag och ansvarsområde. Planen har dock inte fullt ut anpassats efter den modell som SKL och RA förordar. Utgångspunkten har varit att dokumenthanteringsplanen ska vara lätt att hitta i samt ge en överskådlig bild av verksamheterna och vilka handlingar som kan kopplas till dem. Den övergripande indelningen har alltjämt en stark koppling till de olika resultatenheterna och kanslierna, vilket kan förklaras med att resultatenheterna och kanslierna i sig motsvarar ett eller flera verksamhetsområden hos förvaltningen. Dokumenthanteringsplanen är uppdelad i en allmän del (A) och en del för kärnverksamheterna (K). I den del som gäller kärnverksamheterna är följande verksamhetsområden representerade; Barn- och skolbarnomsorg, enhet förskola, Kost, Kultur och fritid samt enhet fritid. Kapitelindelningen utgår från ansvarsområden och uppdrag samt vad som i övrigt görs i verksamheten. Bildningsförvaltningens verksamhet som dokumenthanteringsplanen har sin grund i bildningsförvaltningens verksamhet, uppdrag och ansvarsområde blir det nödvändigt att närmare definiera vad det betyder. Bildningsförvaltningen är en politiskt styrd organisation och dess verksamhet syftar till stor del till att verkställa de beslut som bildningsstyrelsen fattar samt i övrigt att fullgöra de uppdrag och åligganden som följer av lag, förordning och övriga styrdokument. Bildningsstyrelsens uppdrag och ansvarsområde enligt reglementet för kommunstyrelsen och övriga styrelser/nämnder i Avesta kommun är att fullgöra kommunens uppgifter inom: - allmän förskola, förskoleklass och barnomsorg - grundskola - särskola - kommunal vuxenutbildning - SFI - uppdragsutbildning - kulturverksamheten, både i egen regi och via stod och stimulans till föreningar, kulturarbetare och organisationer - fritidsverksamheten, både i egen regi och via stod och stimulans till föreningar, kulturarbetare och organisationer m.fl. - uppgifter enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) vad avser 9, punkt 2, personlig assistans inom förskola och skola - arbetsmarknadsåtgärder - handläggning av ekonomiska bistånd till kommunmottagna personer som erhållit uppehållstillstånd och har rätt till etableringsinsatser enligt lag om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare, vilka ännu ej erhållit ersättning från Försäkringskassan. - Handläggning av ekonomiskt bistånd till de nyanlända personer som inte har rätt till etableringsplan på grund av prestationsförmåga <25%

75 7 - Integrationsfrämjande verksamhet och projekt, i samverkan med Avesta kommuns övriga verksamheter och med civilsamhället - Samordna kring boendefrågor för nyanlända samt med externa myndigheter i enlighet med lagen om mottagande av vissa nyanlända invandrare för bosättning. Bildningsstyrelsen ska därutöver även svara för: - biblioteksverksamheten - Karlfeldtsgården - Carl Jularbo museum - Den utåtriktade fritidsverksamheten för barn- och ungdomar, innefattande bland annat; verksamheten i Qulturhuset, fritidsgårdsverksamhet och stöd till sådan i egen eller föreningsregi, drift av skateparken och skatehallen. - Deltagande i drogförebyggande arrangemang samt samverkan med andra förvaltningar och organisationer i drogförebyggande arbeten och nätverk, riktade till barn och ungdom. - Stödja lokalhistorisk forskning och hembygdsvårdande verksamhet. - Förvalta samlingar och konstverk avsedda för kulturverksamhet. - Verka för bevarande, vård och lämplig användning av byggnader, anläggningar och miljöer av kulturhistoriskt och/eller estetiskt värde. - Utse Kulturstipendiat, årets ungdomsledare och årets Fridolin. - uthyrning av kommunala lokaler - bidragsgivning till och samverkan med ideella föreningslivet - tillståndsgivning för lotteri - friskvårdsverksamhet - Avestaparkens verksamhet - Drift/skötsel av; badanläggningar, idrottsplatser, vandringsleder, skid- och elljusspår och campinganläggningar. Lagar och förordningar som reglerar bildningsstyrelsens/förvaltningens ansvars- och verksamhetsområden är bl.a. skollagen, gymnasieförordningen, gymnasiesärskoleförordningen, vuxenutbildningsförordningen, förordning om svenskundervisning för invandrare, lag om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare, lagen om mottagande av vissa nyanlända invandrare för bosättning, socialtjänstlagen, livsmedelslagen och dess förordningar, kommunallagen, förvaltningslagen och offentlighets- och sekretesslagen. På tjänstemannanivå representeras bildningsförvaltningens verksamhet av följande resultatenheter: - Förskola - Grundskola - Gymnasium, AME, VI - Kost - Kultur och fritid Under resultatenheterna finns enheter. Bildningsförvaltningens kansli utgör en stödjande funktion till bildningsstyrelsen och till förvaltningens kärnverksamheter.

76 8 Allmänhetens sökvägar till bildningsförvaltningens handlingar Dokumenthanteringsplanen är även ett verktyg för allmänheten som vill ta del av allmänna handlingar. Nedan anges de sökvägar till bildningsförvaltningens handlingar som finns för allmänheten. 1. Bildningsförvaltningens kansli: Till bildningsförvaltningens kansli kan allmänheten vända sig med en begäran om att ta del av allmän handling som tillhör bildningsförvaltningens verksamhetsområde. 2. Centralarkivet Äldre handlingar, i regel 2 5 år eller äldre förvaras hos Centralarkivet och kan även begäras utlämnade där. 3. Bildningsstyrelsens och arbetsutskottets protokoll: Protokollen för de senaste två åren finns tillgängliga i fulltext med hänvisning till registrerade ärenden. 4. Kallelse med föredragningslista och beslutsunderlag till bildningsstyrelsen och arbetsutskottet: Kallelsen och föredragningslistan läggs ut tolv dagar innan sammanträdet och handlingarna, d.v.s. beslutsunderlaget, en vecka innan. Kallelsen, föredragningslistan och handlingarna tas bort en vecka efter sammanträdet. Begrepp i dokumenthanteringsplanen Anmärkning Kolumn i dokumenthanteringsplanen. Här finns kompletterande information om handlingen t.ex. hänvisning till bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen eller andra tillämpliga lagar. Arkivbeständigt papper Handlingar som kommer att utsättas för omfattande hantering och användning ska framställas på arkivbeständigt papper. Handlingar som generellt ska framställas på arkivbeständigt papper är betyg, protokoll och register. Arkivering Arkivläggning Bevaras Vid överlämnande till centralarkivet ska akter vara rensade och sorterade. Handlingar rörande person bör ha personnummer och sorteras i personnummerordning. Kolumn i dokumenthanteringsplanen. Anger hur handlingen sorteras eller hålls ordnad. När det står År/diarieplan/ löpnummer innebär det att handlingen diarieförs. innebär att handlingen registreras eller hålls ordnad på annat sätt. Handlingen ska arkiveras för all framtid.

77 9 Centralarkiv Förvaringssätt Gallra Gallras vid inaktualitet Gallringsfrist Handling Kontaktperson Närarkiv Rensa Kommunens arkiv Kolumn i dokumenthanteringsplanen. Här anges på vilket medium originalhandlingen bevaras, t.ex. papper eller digitalt, samt i vilket verksamhetssystem. I bilaga 1 återfinns en förteckning över bildningsförvaltningens olika verksamhetssystem och vilka handlingar och ärenden som registreras eller hålls ordnade i respektive system. Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför - förlust av betydelsebärande data, - förlust av möjliga sammanställningar, - förlust av sökmöjligheter, eller - förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet (jfr RA-FS 2008:4). All form av gallring förutsätter att det finns ett gallringsbeslut. Gallringsfristen bestäms av förvaltningen. I princip innebär det att handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten. När det står att en handling kan gallras efter 10 år betyder det 10 kalenderår efter det år då handlingen upprättades. Om man till exempel beslutar att en handling från år 2006 ska gallras med 10 års frist, innebär det att handlingen kan gallras tidigast 1 januari Kolumn i dokumenthanteringsplanen. Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (jfr TF 2 kap 3 ). Kolumn i dokumenthanteringsplanen. Tjänsteman som har kunskap om handlingens förvaringsplats och/eller innehållet i handlingen. Förvaltningskansliets eget arkiv. Originalhandlingar förvaras i närarkivet efter att handlingen registrerats. Avskilja sådana handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte ska arkiveras, t.ex. arbetsmaterial. Rensningen bör omfatta sådana handlingar/uppgifter som inte har tillfört ett ärende sakuppgift samt sådana handlingar vars betydelse upphört i och med att ett slutligt exemplar framställts eller ett arbete fullbordats. Arkivläggs arbetsmaterial blir det allmän handling och omfattas av bestämmelserna om gallring.

78 10 Till c. arkiv Till närarkiv Kolumn i dokumenthanteringsplanen. Anger när handlingen ska överlämnas till centralarkivet. Kolumn i dokumenthanteringsplanen. Anger när handlingen ska placeras i förvaltningens eget arkiv.

79 AVESTA KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum: Arkivansvarig: Förvaltningschef 11 Verksamhet: BILDNINGSSTYRELSEN Fastställd datum: Arkivredogörare: Aktivitet/handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning BILDNINGSFÖRVALTNINGEN A.1. Hantera styrelseprocess A.1.1 Initiera ärende Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Protokollsutdrag från fullmäktige eller kommunstyrelsen/ något av kommunstyrelsens utskott Skrivelse från annan myndighet Tjänsteskrivelse Skrivelse från enskild, t.ex. ansökan Kopia av avsägelse av politiskt uppdrag i bildningsstyrelsen Avsägelse av politiskt uppdrag i bildningsstyrelsens arbetsutskott Papper i samlingsakt/ Registrator Registrator Handläggare/ Registrator Handläggare/ Registrator Anteckningar från beredning Digitalt G: närarkiv Samlingsakt: Till C arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 2 år Bevaras Kan innehålla uppdrag från fullmäktige/ kommunstyrelsen 2 år Bevaras Exempelvis andra kommuner eller statliga myndigheter. 2 år Bevaras Kan vara förvaltningen som initierar ärende där beslut ska fattas av bildningsstyrelsen. 2 år Bevaras Kan t.ex. vara en ansökan om att bedriva pedagogisk omsorg. Gallras vid ny mandatperiod 2 år Bevaras Gallras vid inaktualitet Original förvaras hos kommunkansliet. Revideras löpande, en pdf skapas efter varje beredning och mejlas till beredningsgruppen samt till förvaltningsekonom. A.1.2 Ta fram beslutsunderlag Tjänsteskrivelse samt bilagor Korrespondens som tillför ärendet sakinformation eller annars är av betydelse Utredningar Handläggare/ Registrator Handläggare/ Handläggare/ Registrator 2 år Bevaras 2 år Bevaras Ytterligare information om handläggning finns under avsnitt A.4 Handlägga ärenden 2 år Bevaras Ingår som underlag till beslut.

80 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 12 Förslag från bildningsstyrelsens arbetsutskott, protokollsutdrag med bilagor Anteckningar från tillfälliga grupper av förtroendevalda Anteckningar från tillfälliga grupper av blandad sammansättning, t.ex. budgetgruppen Papper/digitalt Utses av gruppen justering Papper/digitalt Utses av gruppen justering 2 år Bevaras 2 år om anteckningarna ska bevaras 2 år om anteckningarna ska bevaras Se anmärkning Se anmärkning Anteckningar som inte dokumenterar beslut eller som inte innehåller information som är av värde för verksamheten kan gallras vid inaktualitet. Anteckningar som inte dokumenterar beslut eller som inte innehåller information som är av värde för verksamheten kan gallras vid inaktualitet. A.1.3 Kalla till sammanträde Kallelse, ärendelista och beslutsunderlag till bildningsstyrelsens arbetsutskott Kallelse, föredragningslista och beslutsunderlag på webben, bildningsstyrelsens arbetsutskott Kallelse, ärendelista och beslutsunderlag till bildningsstyrelsen Kallelse, föredragningslista och beslutsunderlag på webben, bildningsstyrelsen Sammanträdesplan Inkallelseordning bildningsstyrelsen Inkallelseordning bildningsstyrelsens arbetsutskott Papper i pärm Digitalt Episerver Papper i pärm Digitalt Episerver Papper i pärm/ G: Papper i pärm/ G: Gallras en vecka efter sammanträdet 2 år Bevaras Gallras en vecka efter sammanträdet utsänd kallelse utsänd kallelse 2 år Bevaras Gallras av den som lägger ut på webben Gallras av den som lägger ut på webben 2 år Bevaras Protokollsutdrag Gallras vid ny mandatperiod Gallras vid ny mandatperiod Protokollsutdrag kommunfullmäktige förvaras hos kommunkansliet. Förtroendemannaregister förs centralt. Protokollsutdrag, val vid mandatperiodens början samt fyllnadsval förvaras i ärende. A.1.4 Fatta politiska beslut Protokoll med bilagor, bildningsstyrelsens arbetsutskott Arkivbeständigt papper i pärm /årsvis justering 2 år Bevaras Protokoll ska bevaras på arkivbeständigt papper Protokoll med bilagor på webben, Digitalt Förvaltnings- Gallras efter Gallras av den som lägger ut på

81 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 13 bildningsstyrelsens arbetsutskott Episerver sekreterare 2 år webben. Protokoll med bilagor, bildningsstyrelsen Arkivbeständigt papper i pärm /årsvis justering 2 år Bevaras Protokoll ska bevaras på arkivbeständigt papper Protokoll med bilagor på webben, bildningsstyrelsen Digitalt Episerver Gallras efter 2 år Gallras av den som lägger ut på webben. Anslagsbevis Papper i pärm årsvis 2 år Bevaras Informationen bevaras i protokollet. justering Protokollsutdrag/expedierat beslut Förvaltningssekreterarnummer År/ diarieplan/ löp- 2 år Bevaras registrer- ing Voteringslista Papper i pärm Förvaltnings- /årsvis 2 år Bevaras Bevaras i protokollet. sekreterare Skriftlig reservation Papper i pärm / årsvis justering 2 år Bevaras Biläggs protokollet. A.1.5 Fatta beslut på delegation Beslutsunderlag Beslut Rapportering av delegationsbeslut Papper i samlingsakt/ 2 år Bevaras 2 år Bevaras Delges bildningsstyrelsen 2 år Bevaras Hur rapporteringen ska ske regleras i delegationsordningen. A.1.6 Informera om verksamheten Delgivningar Rapporter från kontaktpolitikerbesök Samlingsakt Samlingsakt per objekt 2 år Bevaras 2 år Bevaras A.1.7 Bevaka verkställighet Sammanställning av bildningsstyrelsens verkställda och ej verkställda beslut Akt/ digitalt Ciceron och G: Bildningschef/ 2 år Underlag till ärende i bildningsstyrelsen bevaras Digital version på G: revideras Delges bildningsstyrelsen och kommunstyrelsen två gånger per år (se kommunens mål och budgetdokument). Ej verkställda beslut återrapporteras vid nästkommande delgivning.

82 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 14 Beslut, protokollsutdrag verkställda och ej verkställda beslut Akt/ digitalt Ciceron Bildningschef/ löpande 2 år Bevaras Bildningsstyrelsens beslut samt underlag rapporteras vidare till kommunstyrelsen A.1.8 Genomföra tillsynsbesök Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Kallelse Digitalt server Underlag inför tillsynsbesök; program, Förvaltningssekreterarnummer År/diarieplan/löp- intervjufrågor, likabehandlingsplan, registrer- verksamhetsplan, kvalitétsredovisning ing m.m. Anteckningar från tillsynsbesök, inklusive eventuella anmärkningar Skriftlig redovisning av vidtagna åtgärder med anledning av en eller flera anmärkningar Korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse Beslut, protokollsutdrag Beslut om nödvändiga åtgärder vid brister i fristående verksamhet Förelägganden i samband med tillsyn av fristående verksamhet Till Bevaras/ C arkiv Gallring Gallras vid inaktualitet 2 år Bevaras 2 år Bevaras 2 år Bevaras Papper/Digitalt Handläggare Gallras vid inaktualitet Förvaltningssekreterarnummer År/diarieplan/löp- 2 år Bevaras registrer- ing 2 år Bevaras 2 år Bevaras Ändrat Anmärkning A.1.9 Administation förtroendevalda Val och nomineringar samt fyllnadsval av ledamöter och ersättare i bildningsstyrelsen, protokollsutdrag Val och nomineringar samt fyllnadsval av ledamöter och ersättare i bildningsstyrelsens arbetsutskott Matrikel Papper i pärm/ Samlingsakt Gallras vid inaktualitet Beslutas av fullmäktige. 2 år Bevaras Beslutas av bildningsstyrelsen. Papper i pärm/ digitalt G: Gallras vid inaktualitet Original förvaras hos kommunkansliet. Förteckning över ledamöter i bildningsstyrelsen och arbetsutskottet Papper i pärm/ digitalt G: Gallras vid inaktualitet Upprättas av förvaltningen, revideras vid behov. Förtroendemannaregister förvaras centralt. Närvarolistor från sammanträden Till löne- Undertecknas av ordföranden och

83 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 15 Politikers tjänstgöringsrapport samt eventuella bilagor Sekretessförbindelse för ledamöter i bildningsstyrelsen förvaltningen i Norberg Till löneförvaltningen i Norberg Papper påskrift Bevaras Kvittens I-pad till förtroendevald Papper Gallras när uppdraget avslutas skickas till löneförvaltningen. Ordföranden undertecknar, rapporten eller närvarolistan. Rapporten skickas sedan till löneförvaltningen. Kommunalrådet undertecknar ordförandens rapport. Original bevaras i personalakten på kommunarkivet. Kopia av originalet bevaras hos bildningsförvaltningen och gallras vid inaktualitet. Lämnas åter vid avsägelse A.2 Ekonomi För ekonomihandlingar som inte finns med i planen och som förvaras av ekonomienheten gäller ekonomienhetens A.2.1 Planera och följa upp mål och resurser Bildningsstyrelsens mål- och budgetdokument Ekonomisk rapport samt årsprognos Delårsbokslut samt årsprognos Årsbokslut Budget- och ekonomirapporter, arbetsmaterial, kopior Underlag till budgetar, flerårsplaner, bokslut och analyser, arbetsmaterial, kopior Förvaltningsekonom/ Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till närarkiv Papper i samlingsakt/ Papper i samlingsakt/ Papper eller digitalt Papper eller digitalt Personnummerordning Förvaltningsekonom/ Förvaltningsekonom/ Förvaltningsekonom/ Förvaltningsekonom Förvaltningsekonom dokumenthanteringsplan. Anmärkning Till C arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat 2 år Bevaras I mål- och budgetdokumentet ingår även bildnings-förvaltningens verksamhetsplan. Kopia som förvaras hos förvaltningsekonom gallras vid inaktualitet. 2 år Bevaras 2 år Bevaras 2 år Bevaras Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet

84 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 16 A.2.2 Investera Investeringsplaner Ansökan om investeringsbudget, bilagor och beslut, protokollsutdrag Förvaltningsekonom/ 2 år Bevaras 2 år Bevaras A.2.3 Ansöka om statsbidrag Ansökan om bidrag samt beslut Beslut om statsbidrag som inte ansöks om Återrapportering Handläggare/ Registrator Förvaltningsekonom Handläggare/ Registrator 2 år Bevaras t.ex. statsbidrag, skolverket, kulturrådet, arvsfonden m.m. 2 år Bevaras 2 år Bevaras A.2.4 Hantera fakturor Avtal och fakturor för elever och skolbarnomsorg gällande Interkommunal ersättning Avtal och fakturor för barn gällande Interkommunal ersättning Förteckning på elever som är folkbokförda i annan kommun Förteckning på barn som är folkbokförda i annan kommun Externa fakturor gällande interkommunala ersättningar Pärm Handläggare Direkt efter utskrift Pärm Handläggare Direkt efter utskrift Pärm Handläggare Direkt efter utskrift Pärm Handläggare Direkt efter utskrift Dator/Pärm Handläggare Direkt efter utskrift 5 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Leverantörsfakturor, kopia Pärm Handläggare Gallras efter 2 år Utbetalningar, kopia Pärm Handläggare Gallras efter 2 år Debiteringsunderlag Papper eller Handläggare Ordnas systematiskt Gallras efter digitalt 10 år Rekvisitionskopior Papper eller Gallras vid digitalt inaktualitet. Avstämning sker med resultatenhetschef för grundskolan och/eller resultatenhetschef gymnasiet Avstämning sker med resultatenhetschef för förskolan Avstämning sker med resultatenhetschef för grundskolan och resultatenhetschef gymnasiet Avstämning sker med resultatenhetschef för förskolan Ska ej till centralarkivet Original bevaras hos ekonomienheten Original bevaras hos ekonomienheten

85 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 17 A.3 Leda och styra A.3.1 Ta fram styrdokument Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Kommungemensamma styrdokument, t.ex. flextidsavtal, upphandlingspolicy, reglementen Beslutsunderlag samt protokollsutdrag för styrdokument som antas av bildningsstyrelsen Beslutsunderlag samt protokollsutdrag för taxor och avgifter som antas av bildningsstyrelsen Delegationsordning Styrdokument t.ex. regler, rutiner, instruktioner, manualer som beslutas av chef/tjänstemannaorganisation Dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut Arkivplan/arkivredovisning Förvaras av kommunkansliet och G: Förvaltningschef Resultatenhetschef, Enhetschef,, Ordnas systematiskt Närarkiv A.3.3 Besluta om vidaredelegering, attesträtt m.m. Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Beslut om vidaredelegering Papper Förvaltningschef registrer- ing Beslut om attesträtt Papper i pärm/ Förvaltningssekreterarnummer År/diarieplan/löp- registrer- ing A.3.4 Göra intern kontroll Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Plan för internkontroll Förvaltningssekreterarnummer År/diarieplan/löp- registrer- Uppföljningsrapport, internkontroll ing registrer- Till C arkiv Bevaras/ Gallring 2 år Bevaras 2 år Bevaras Ändrat Anmärkning Finns på intranätet eller på 2 år Bevaras Kopia av handlingen som läggs ut på G: kan gallras vid inaktualitet. 2 år Bevaras Bevaras på grund av intresset av att historiskt kunna följa vad som hänt i verksamheten. Kopia av handlingen som läggs ut på G: kan gallras vid inaktualitet. 2 år Bevaras Kopia av handlingen som läggs ut på G: kan gallras vid inaktualitet. 2 år Bevaras Kopia av handlingen som läggs ut på G: kan gallras vid inaktualitet. Till Bevaras/ Ändrat Anmärkning C arkiv Gallring 2 år Bevaras Delges bildningsstyrelsen. 2 år Bevaras Delges bildningsstyrelsen. Till Bevaras/ Ändrat Anmärkning C arkiv Gallring 2 år Bevaras Ingår i ärende till bildningsstyrelsen 2 år Bevaras

86 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 18 Beslut, protokollsutdrag ing 2 år Bevaras A.4 Handlägga ärenden A.4.1 Handlägga ärenden Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Inkommen handling som föranleder åtgärd som inte endast är av enklare eller rutinmässig karaktär Remiss, inkommande Motion eller medborgarförslag med tillhörande handlingar som överlämnats till bildningsförvaltningen. Korrespondens av ringa/kortvarig betydelse Skriftväxling med anledning av uppgift som tillförts ärendet av annan än den som är part. (Eller av annan part i samma ärende.) Korrespondens som tillför ärende sakinformation Föreläggande Tjänsteskrivelse Utredning Ritningar Närarkiv Till C arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 2 år Bevaras Kan t.ex. vara en ansökan eller en fråga/synpunkt som kräver ställningstagande/bedömning och/eller beslut. 2 år Bevaras 2 år Bevaras Papper/ digitalt Handläggare Gallras vid inaktualitet 2 år Bevaras T.ex. skriftväxling enligt 17 förvaltningslagen 2 år Bevaras Korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet. 2 år Bevaras 2 år Bevaras 2 år Bevaras 2 år Bevaras Arbetsmaterial Papper/ digitalt Handläggare Gallras vid inaktualitet Myndighetsbeslut, inkommande 2 år Bevaras

87 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 19 Beslut, utgående Överklagandehänvisning Digitalt Förvaltnings sekreterare 2 år Bevaras Kan vara protokollsutdrag eller delegationsbeslut. 2 år Bevaras Förvaras tillsammans med beslutet Respektive resultatenhetschef / A.4.2 Hantera klagomål Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Rutiner för att ta emot och utreda klagomål Inkommande skriftligt klagomål av vikt samt svar Inkommande skriftligt klagomål av mindre betydelse för verksamheten samt svar Papper eller digitalt Handläggare Respektive chef/ Till Bevaras/ C arkiv Gallring 2 år Bevaras Ändrat Anmärkning 2 år Bevaras Klagomålshantering som regleras i 4 kap. 8 skollagen kan omfattas av sekretess 21 kap 1-3, 23 kap 1-3 OSL. Obs! Felanmälan behandlas enligt rutiner för felanmälan. Gallras vid inaktualitet A.4.3 Hantera överklagande / stämning Omprövning av beslut enligt 27 förvaltningslagen Beslut enligt 24 förvaltningslagen att avvisa ett överklagande som kommit in för sent Överklagande enlig förvaltningslagen eller speciallagstiftning (kopia) Överklagande enligt kommunallagen (kopia) Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Förvaltningssekreterarnummer År/diarieplan/löp- registrer- ing Till Bevaras/ C arkiv Gallring 2 år Bevaras 2 år Bevaras Ändrat Anmärkning 2 år Bevaras Originalet överlämnas till rätt beslutsinstans (t.ex. förvaltningsrätt, skolväsendets överklagandenämnd, kammarrätt) utan dröjsmål tillsammans med rättidsprövning, det överklagade beslutet, delegationsordning och eventuellt förvaltningens yttrande. 2 år Bevaras Originalet överlämnas till förvaltningsrätten utan dröjsmål tillsammans med det överklagade beslutet, protokollsutdrag samt anslagsbevis

88 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 20 Stämningsansökan Fullmakt 2 år Bevaras 2 år Bevaras Föreläggande Papper Handläggare Gallras vid inaktualitet Underlag för framställt krav 2 år Bevaras Yttrande 2 år Bevaras Kallelse till förhandling Papper Handläggare Gallras vid inaktualitet Dom eller beslut registrer- 2 år Bevaras Rådgivning, frågor med underlag, tjänsteanteckningar, korrespondens och förslag, t.ex. avtalsförslag ing Papper/digitalt Handläggare Gallras vid inaktualitet t.ex. föreläggande att bildningsstyrelsen ska yttra sig. A.4.4 Besluta om utlämnande av allmän handling Begäran om utlämnande av allmän handling Besked angående utlämnande av allmän handling samt information om att ärendet kan överlämnas till förvaltningen för prövning Begäran om att ärendet ska överlämnas till förvaltningen för beslut Förvaltningens beslut angående utlämnande av allmän handling Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Papper/digitalt Respektive chef eller förvaltningssekreterare Papper/ digitalt Respektive chef / förvaltningssekreterare Respektive chef eller förvaltningssekreterare Respektive förvaltningschef/ resultatenhetschef Till C arkiv Bevaras/ Gallring Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 2 år Bevaras Ändrat Anmärkning Diarieförs om ärendet på den enskildes begäran överlämnas till förvaltningen för prövning Diarieförs om ärendet på den enskildes begäran överlämnas till förvaltningen för prövning 2 år Bevaras Delegationsordning beslutad av bildningsstyrelsen kap. punkten 3 A.5 Utveckla verksamheten A.5.1 Arbeta i projekt Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Till Bevaras/ Ändrat Anmärkning Närarkiv C arkiv Gallring Avtal Handläggare / År/diarieplan/löp- 5 år Bevaras Till exempel samarbetsavtal,

89 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 21 Ansökan och beslut om ekonomiskt understöd t.ex. utvecklingsmedel Förstudier Projektdirektiv, uppdragsbeskrivning, uppdragsavtal etc Projektplan/projektbeskrivning Projektorganisation, t.ex. deltagare, tidplaner, tilldelade resurser, budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet Protokoll med dagordning och deltagarlista från styrgrupp/projektgrupp/arbetsgrupp/ referensgrupp Anteckningar som tillför projektet information Anteckningar av ringa eller kortvarig betydelse för projektet Korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser m.m. av långsiktig betydelse Korrespondens, rutinmässig och av kortvarig och/eller ringa betydelse för projektet Delrapport Ekonomisk slutredovisning Projektrapporter och slutrapport Utvärdering Papper eller digitalt nummer Handläggare / Handläggare / Handläggare / Handläggare Handläggare / Handläggare / Handläggare / Handläggare / Förvaltnings- Handläggare / Handläggare / Handläggare / Handläggare / Handläggare / registrer- 5 år Bevaras 5 år Bevaras 5 år Bevaras 5 år Bevaras sponsoravtal, outsourcingavtal 5 år Bevaras Viktigt att besluta vem som är arkivansvarig för projektet. Om detta inte görs är projektledaren arkivansvarig. 5 år Bevaras 5 år Bevaras Gallras vid inaktualitet 5 år Bevaras Gallras vid inaktualitet* 5 år Bevaras 5 år Bevaras 5 år Bevaras 5 år Bevaras *Särskilda regler om gallringsfrist gäller vid EU-projekt.

90 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 22 sekreterare ing A.5.2 Arbeta i projekt kring ombyggnation Projektdokumentation kring ombyggnationer Handläggare / 5 år Bevaras avslutat projekt till kommunarkivet. A.5.3 Bedriva systematiskt kvalitetsarbete Anvisningar finns för respektive verksamhet under avsnitt K. A.5.4 Bedriva systematiskt säkerhetsarbete Krisplan för förvaltningskansliet Anmälan tillbud Anmälan avvikande händelse Krishanteringsplan Kopior av polisrapporter samt beslut från polismyndigheten gällande anmälda brott Förvaltningschef/ registrator Respektive resultatenhetschef /enhetschef Respektive resultatenhetschef /enhetschef 2 år Bevaras Revideras vartannat år eller vid behov. 2 år Bevaras Gäller kund/ brukare. För anställd finns anvisningar under avsnittet systematiskt arbetsmiljöarbete. 2 år Bevaras Papper/digitalt Ciceron Respektive chef 2 år 2 år Bevaras Skickas till arkiv, skrivs ut vid arkivering Papper Respektive chef Gallras vid inaktualitet Kommunkansliet registrerar och förvarar originalen samt har arkivansvaret. A.6 Stödja verksamheten A.6.1 Registrera, diarieföra och arkivera Adresslistor Diarieförda handlingar Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Papper eller Respektive digitalt handläggare Förvaltningssekreterarnummer År/diarieplan/löp- registrer- ing Papper i pärm/ År/löp-nummer Vid digitalt årsskifte Papper i pärm/ År/diarieplan Vid digitalt årsskifte Papper i pärm/ Förvaltnings- År/ Vid Till Bevaras/ C arkiv Gallring Gallras vid inaktualitet 2 år Bevaras Diariekort, Ciceron Classic, i löpnummerordning 2 år Bevaras Diariekort, Ciceron Classic, i 2 år Bevaras diarieplanordning Diariekort, Ciceron Classic, efter 2 år Bevaras initierare digitalt sekreterare bokstavsordning årsskifte Diarium på webben Digitalt server Gallras efter 2 år Ändrat Anmärkning Revideras löpande

91 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 23 Inkommande handling (digital eller papper) av vikt för verksamheten som inte inleder eller tillhör ett ärende Handling (digital eller papper) av vikt för verksamheten som inleder eller tillhör ärende Handlingar (digital eller papper) som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse. Handlingar (digital eller papper) som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos kommunen med samma innehåll. Inkommande ej läsbar handling (papper eller digital) Inkommande handling med obegripligt/meningslöst innehåll (papper eller digitalt) Inkommande handling (papper eller digital) som skickats till fel myndighet Papper/digitalt Ciceron Handläggare 2 år Bevaras E-post förs över till Ciceron via addin för att bevara ursprungsinformationen. Papper/digitalt Handläggare Gallras vid inaktualitet Papper/digitalt Handläggare Gallras vid inaktualitet Papper/digitalt Handläggare Gallras vid inaktualitet Papper/ digitalt Handläggare Gallras efter åtgärd Papper/ digitalt Handläggare Gallras efter åtgärd 2 år Bevaras Skrivelse som bedöms ha betydelse för utgången av ett ärende eller som bidrar till möjligheten att följa ett ärendes gång eller av andra orsaker kan behövas i framtiden, t.ex. då de kan ha rättslig betydelse. Exempel på handlingar som avses, se bilaga 1 under punkten A. Exempel på handlingar som avses, se bilaga 1 under punkten B. Om möjligt meddela avsändare att handlingen/meddelandet/ filen inte går att läsa Papper/digitalt Handläggare Registrator Gallras efter åtgärd Stämplas och skickas om möjligt vidare till rätt myndighet. Telefax logg, pappersutskrifter Papper i pärm Telefaxrum 1 år Röstbrevlådemeddelande av vikt som Papper i pärm/ 2 år Bevaras Nedskrivs på papper och registreras. inte tillhör ärende Röstbrevlådemeddelande av vikt som tillhör ärende Handläggare Registrator registrer- 2 år Bevaras Nedskrivs på papper och registreras/diarieförs. ing Digitalt Röstbrevlåda Gallras vid inaktualitet Röstbrevlådemeddelande av tillfällig eller ringa betydelse Cookiefil/Teknisk minnespunkt Digitalt Hårddisk 1 vecka Görs manuellt i varje dator. Global-/historiefil Digitalt Hårddisk 20 dagar Sker med automatisk inställning i webbläsaren. SMS, MMS eller EMS meddelanden av vikt Digitalt Mobiltelefon registrer- 2 år Bevaras Nedskrivs på papper och registreras/diarieförs.

92 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 24 ing SMS, MMS eller EMS meddelanden av tillfällig eller ringa betydelse Digitalt Mobiltelefon Gallras efter 1 månad Fax, försättsblad Papper i pärm Gallras vid inaktualitet Fax, körjournal och sändningskvitton, Förvaltnings- 2 år Bevaras sekretessbelagda handlingar som tillhör ärende sekreterare registrer- ing Fax, körjournal och sändningskvitton, övrigt Papper i pärm Pärm Gallras vid inaktualitet Leveranskvitto vid nedlämnande av Papper i pärm/ Registrator Bevaras handlingar till kommunarkivet digitalt G: Konferenserbjudanden Digitalt G: - Registrator Gallras vid Inbjudan till samråd kring detaljplan bildningshuset Papper i pärm/ inaktualitet Bildningschef Se anmärkning Om förvaltningen yttrar sig eller liknande registreras handlingen i ett ärende och bevaras. Annars gallras handlingen vid inaktualitet. A.6.2 Säkra hanteringen av personuppgifter Bildningsstyrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Registerförteckningar Begäran om registerutdrag enligt personuppgiftslagen, registerutdrag samt svar Medgivande till publicering av personuppgifter Medgivande till att personuppgifter hanteras i enlighet med personuppgiftslagen Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Papper/digitalt digitalt Kontaktperson till personuppgiftsombudet Till C arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 2 år Bevaras Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Gallras vid inaktualitet 2 år Bevaras Personuppgiftsombudets förteckning över personregister 2 år Bevaras Papper/digitalt Handläggare Gallras vid inaktualitet Papper/digitalt Handläggare Gallras vid inaktualitet A.6.3 Upphandla Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Beslut om att upphandling ska Papper/ digitalt Handläggare genomföras Ciceron registrer- ing Till C arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 2 år Bevaras När det finns ett ramavtal för varan eller tjänsten eller när varans/tjänstens värde överstiger

93 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 25 Projektplan Förfrågningsunderlag vid direktupphandling Annons, inbjudan att komma in med offert/anbud Anbud / offert Anbudsförteckning, sammanställning, protokoll och liknande Tilldelningsbeslut Direktupphandlingsrapport Papper/ digitalt Ciceron Papper/ digitalt Ciceron Papper/ digitalt Ciceron Papper/ digitalt Ciceron Papper/ digitalt Ciceron Papper/ digitalt Ciceron Papper/ digitalt Ciceron Handläggare Handläggare Handläggare Handläggare Handläggare Handläggare Handläggare 2 år Bevaras 2 år Bevaras 2 år Bevaras Bevaras 2 år Bevaras Bevaras 2 år Bevaras direktupphandlingsgränsen sköter upphandlingsenheten upphandlingen och avtal och handlingar som tillhör upphandlingen förvaras där. 19 kap. 3 offentlighets och sekretesslagen (2009:400) A.6.4 Teckna avtal Avtal med bilagor inom bildningsstyrelsens ansvarsområde Ciceron / G: Förvaltningschef Registrator 2 år Bevaras När det finns ett ramavtal för varan eller tjänsten eller när varans/tjänstens värde överstiger direktupphandlingsgränsen sköter upphandlingsenheten upphandlingen och avtalet förvaras där. A.6.5 Informera om verksamheten internt och externt Informationsskrifter och broschyrer som framställs hos förvaltningen Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Papper/digitalt Handläggare Resultatenhet/ datum Till C arkiv att informationen expedierats Bevaras/ Gallring Bevaras Information/nyheter som läggs ut på Digitalt Kommunikatör Bevaras hos Ändrat Anmärkning Leveransplikt till Kungliga biblioteket (KB), enligt lag om pliktexemplar av dokument samt lag om pliktleverans av elektroniskt material. Om tryckeri anlitas görs leveransen av tryckeriet. Digitalt material levereras av förvaltningen.

94 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 26 Information/nyheter som läggs ut på intranätet Bildningsförvaltni ngens webbråd kommunkans liet. Papper/digitalt Handläggare Se anmärkning Organisationsschema förvaltningskansli person och befattning Papper/digitalt Pressreleaser Papper Dokumenten på intranätet hanteras efter status på handlingen i organisationen. Ingen skillnad jämfört med övriga expedierade handlingar. 2 år Bevaras Tas ut på papper varefter den digitala versionen gallras. Hanteras i första hand av kommunens kommunikatör. Vid varje årsskifte. Bevaras Revideras löpande. Leverans till centralarkivet vid varje årsskifte. A.6.6 Underhålla fastighet Felanmälan till fastighetsförvaltare Beställning av åtgärd Fastighetssyn protokoll Underhållsplan Avvikelserapportering Brandtillsynsprotokoll Kopia av polisanmälan skadegörelse, inbrott eller stöld Papper Respektive chef Gallras vid inaktualitet Avsnittet är under uppbyggnad. Original förvaras av kommunkansliet. A.6.7 Förvalta system Förteckning över IT-system, ITstrateg 2 år Bevaras Ingår i arkivbeskrivningen. A.6.8 Ta fram statistik Statistikuppgifter till SCB, Skolverket och Skolinspektion Dator/Pärm Handläggare År/diarieplan/ löpnummer Direkt efter utskrift 2 år Bevaras frågan från myndighet och svar diarieförs A.6.9 Redovisa inventarier och anläggningar Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Inventarieförteckning Papper/digitalt Respektive resultatenhetschef Till C arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 2 år Bevaras Inventarier som är av ett visst värde. (Möbler och It-utrustning) Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: A.4.10 Svara på enkäter Enkäter av ringa betydelse för verksamheten, från föreningar m.fl. Papper/ digitalt Respektive chef Gallras när sakfrågan är slut-

95 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 27 Enkäter och svar, externa, av vikt för verksamheten Papper/ digitalt Ciceron Respektive chef År/ diarieplan/ löpnummer 2 år Bevaras behandlad A.7 Personaladministration För personalhandlingar som inte finns med i planen och som förvaras av personalenheten gäller personalenhetens A.7.1 Anställa personal Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Ansökan med bilagor till utannonserade Digitalt/ Visma Personalenheten tjänster Recruit Ansökningar med bilagor till Vikariepoolen Till C arkiv Bevaras / Gallring Gallras tidigast efter 2 år, under förutsättning att ärendet är avslutat. Papper/ digitalt Respektive chef Gallras tidigast efter 2 år, under förutsättning att ärendet är avslutat. Anställningsbeslut Personakt Lön, Norberg Personnummerordning Förvaras hos löneenheten i Norberg. Anställningsbeslut för chefer med tidsbestämt förordnande Papper Lön, Norberg Personnummerordning Utdrag från belastningsregistret Papper Lön, Norberg Förvaras hos löneenheten i Norberg. Ändrat dokumenthanteringsplan. Anmärkning Respektive chef ansvarar för att avsluta ärendet. Personalenheten ansvarar för gallring. Gäller samtliga vikariepooler inom bildning, t.ex. kök, barnomsorg. Originalbeslut samt betyg, sekretessförbindelse och utdrag från belastningsregistret skickas till löneenheten. Kopior respektive REenhet Skickas till lön vid varje nytt beslut om tidsanställningsförordnande. Utdrag från belastningsregistret skickas till lön i Norberg efter att det checkats av. Förvaras i personalakten. Intresseanmälningar och/eller spontanansökan om anställning Bildningsstyrelsens beslut att visstidsanställa ej legitimerad lärare Papper/ digitalt Respektive chef Gallras efter besvarande om personen ej anställs. Papper/ digitalt Ciceron Respektive chef År/diarieplan/ löpnummer Bevaras A.7.2 Introducera medarbetare Introduktionsplan för medarbetare Papper/ digitalt Respektive chef Gallras vid

96 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 28 inaktualitet Checklista Papper/ digitalt Respektive chef Gallras vid inaktualitet IT-försäkran Papper Lön, Norberg Personnummerordning Policy och etiska riktlinjer vid användande av e-post Papper Lön, Norberg Personnummerordning Sekretessförbindelse Papper Lön, Norberg Personnummerordning Fullmakt postöppning Papper Bokstavsordning Förvaras hos löneenheten i Norberg Förvaras hos löneenheten i Norberg Förvaras hos löneenheten i Norberg Gallras när anställningen upphör eller efter överenskom melse. Kvittenser taggar Papper/digitalt R-card Gallras vid inaktualitet Hyresavtal parkeringsplats för personal Papper i pärm Gallras när anställningen upphör Ingår i personalakten Ingår i personalakten Ingår i personalakten Uppföljning sker kontinuerligt Varje chef utser ansvarig för dessa avtal. A.7.3 Planera och fördela arbete Arbetsuppgiftsfördelning arbetsmiljöansvaret Papper Lön, Norberg Bevaras Skickas med anställningsbevis/ beslut när det är möjligt Arbetstidsscheman Personakt Lön, Norberg Original skickas till löneenheten. Kopior respektive RE-enhet Ledighetsansökningar Personakt Lön, Norberg Kopior respektive RE-enhet. Tidrapporter Personakt Lön, Norberg Förvaras hos löneenheten i Norberg. A.7.4 Hantera frånvaro Semesterplanering, förvaltningskansli Digitalt G: Förvaltningschef Gallras vid inaktualitet Beslut att bevilja tjänstledighet Papper Respektive chef Förvaras hos löneenheten i Norberg. Beslut att bevilja semester Digitalt Personec Förvaras hos löneenheten i Norberg. T3 och T2 Tidrapporterna skrivs på av enhetschef och skickas sedan till lön. En kopia ges till den anställda.

97 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 29 Läkarintyg / läkarutlåtande Papper/ digitalt Lön, Norberg Förvaras hos löneenheten i Norberg. Kan innehålla uppgifter som omfattas av sekretess enligt 39 kap 2 offentlighets- och sekretesslagen. A.7.5 Rehabilitera Handlingar i rehabiliteringsärenden (utredningar, dokumentation, planer m.m.) Arbetsskadeanmälan Omplacering: underlag och beslut Papper/digitalt Aditro Respektive chef Personnummerordning När ärendet avslutats. Bevaras Skrivs ut på papper och skickas till centralarkivet - personalakten. Sekretess enligt 39 kap 1-2 offentlighets- och sekretesslagen. Se Systematiskt arbetsmiljöarbete Kan innehålla uppgifter som omfattas av sekretess enligt 39 kap 1 offentlighets och sekretesslagen. A.7.6 Samverka på arbetsplatsen Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Till Bevaras/ Ändrat Anmärkning Närarkiv C arkiv Gallring Anteckningar ledningsgrupp Papper i pärm/ Förvaltningschef 1 år 2 år Bevaras digitalt G: Kallelse och dagordning arbetsplatsträff (APT) Digitalt server Förvaltningschef Gallras vid inaktualitet Anteckningar APT förs direkt i den utskickade dagordningen. Anteckningar arbetsplatsträff (APT) Papper i pärm/ Förvaltningschef 1 år 2 år Bevaras digitalt G: Medarbetarsamtal, anteckningar Låst skåp Enhetschef 3 år Kan innehålla uppgifter som omfattas av sekretess enligt 39 kap 1 andra stycket offentlighets- och sekretesslagen. Medarbetarsamtal, dokumenterade överenskommelser A.7.7 Samverka med fackförbunden Protokoll samverkan och MBL, förvaltnings- och resultatenhetsnivå MBL-protokoll enhetsnivå Låst skåp Enhetschef Gallras då anställningen upphör / G: kommun Papper/digitalt/ G: kommun Respektive chef År/diarieplan/ löpnummer Kan innehålla uppgifter som omfattas av sekretess enligt 39 kap 1 andra stycket offentlighets- och sekretesslagen. 2 år Bevaras Förvaltnings- och resultatenhetsnivå. MBL-protokoll som innehåller sekretessbelagda uppgifter hemligstämplas. Lägg rött papper före och efter. Respektive chef Kronologisk 2 år Bevaras Delges samverkan på resultatenhetsnivå. A.7.8 Bedriva systematiskt Förvaringssätt Kontaktperson Arkivläggning Till Till C Bevaras / Ändrat Anmärkning arbetsmiljöarbete Närarkiv arkiv Gallring Arbetsmiljöutredningar Digitalt Respektive chef Kronologisk 2 år 2 år Bevaras Skrivs ut vid arkivering Skickas till centralarkiv Arbetsskador/tillbud Digitalt Respektive chef Kronologisk 2 år 2år Bevaras

98 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 30 årssammanställning Arbetsskadeanmälningar Sammanställning av arbetsmiljö/skyddsronder Riskbedömningar inklusive handlingsplan Personalakt Bevaras Skickas till arkiv, skrivs ut vid arkivering Papper/digitalt Respektive chef Kronologisk 2 år 2 år Bevaras Skickas till arkiv, skrivs ut vid arkivering Papper/digitalt Respektive chef Kronologisk 2 år 2 år Bevaras Skickas till arkiv, skrivs ut vid arkivering A.7.9 Avsluta anställning Tjänstgöringsbetyg Papper Respektive chef Personnummerordning När betyget expedierats. Bevaras Varsel om uppsägning Papper Personalenheten Förvaras hos personalenheten Beslut om uppsägning Papper Personalenheten beslutet till lön. Förvaras hos personalenheten Varsel om avskedande Papper Personalenheten Förvaras hos personalenheten Beslut om avskedande Papper Personalenheten - beslutet till lön. Förvaras hos personalenheten Övriga personal- och lönehandlingar Digitalt Personec Server Dataprogram Personec K. KÄRNVERKSAMHET K.1 Barn- och skolbarnomsorg kansli K.1.1 Erbjuda platser samt besluta om mottagande inom barn- och skolbarnomsorg Handlingar i förtursärenden gällande barn- och/eller skolbarnomsorg Handling för reducering av förskoleavgift Kravhandlingar och beslut som avser avstängningar från plats Dator/Pärm Handläggare Direkt efter utskrift Pärm Handläggare Direkt efter utskrift Arkivskåp Handläggare Direkt efter utskrift Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Beslut fattas av handläggare/resultatenhetschef Förskolechef fattar beslut i ärendet och meddelar handläggare på kansli. Uppgifterna förvaras bara i närkansliet. Förskola, pedagogisk omsorg och skolbarnomsorg. Tas fram ur datorsystemet. Utskicket diarieförs.

99 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 31 Korrespondens med vårdnadshavare av ringa betydelse Korrespondens med vårdnadshavare i ärenden av betydelse Handlingar och beslut som rör barn med särskilda behov, dvs tillstyrkan om extra medel Redovisas för bildningsstyrelsen, dvs antal och verksamhet. Dator Resultatenhetschef Gallras vid inaktualitet Arkivskåp Närarkiv Direkt 5 år Bevaras Barnakt upprättas vid första kontakt efter utskrift Arkivskåp Närarkiv Direkt 10 år Bevaras Resursfördelning, utifrån ansökan efter om extra medel från förskolechef utskrift K.1.2 Besluta om plats i särskola Handlingar och beslut om särskola Närarkiv År/diarieplan/ löpnummer Direkt efter utskrift 20 år Bevaras Varje år levereras en akt som har slutat gymnasie-särskolan. Den med delegationsrätt ansvarar för arkiveringen till närarkivet. K.1.3 Hantera fristående/enskild verksamhet Ansökan/utredningar och beslut om att få bedriva verksamhet inom Pedagogisk omsorg. Avtal med enskilda som bedriver förskoleverksamhet Förteckning över barn och elever till fristående/enskild verksamhet Handläggare, nämndsekreterare Handläggare, nämndsekreterare År/diarieplan/ löpnummer År/diarieplan/ löpnummer 2 år Bevaras Det blir alltid ett ärende till bildningsstyrelsen (familjedaghem). 2 år Bevaras Det blir alltid ärende till bildningsstyrelsen. Original förvaras hos ekonomienheten. K.1.4 Informera om verksamheten Informationsskrifter och broschyrer gällande barn- och skolbarnomsorg K.1.5 Göra avräkning Förteckningar över barn i respektive förskola, pedagogisk omsorg och skolbarnomsorg, samt elever i grundskola och grundsärskola Förteckning över förskolor, pedagogisk omsorg och grundskolor, grundsärskola K.1.6 Hantera interkommunal ersättning Dator/Pärm Handläggare Direkt efter utskrift Pärm Handläggare Direkt efter utskrift Pärm Handläggare Direkt efter utskrift 2 år Bevaras Verksamhet och avgifter 2 år Bevaras Förteckning tas ut 1 ggr. per år i samband med avräkning, på vårterminen. 2 år Bevaras Organisationsbild tas ut 1 ggr. per år, i samband med avräkning på vårterminen.

100 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 32 Avtal och fakturor för elever och skolbarnomsorg gällande Interkommunal ersättning Avtal och fakturor för barn gällande Interkommunal ersättning Förteckning på elever som är folkbokförda i annan kommun Förteckning på barn som är folkbokförda i annan kommun Externa fakturor gällande interkommunala ersättningar Pärm Handläggare Direkt efter utskrift Pärm Handläggare Direkt efter utskrift Pärm Hanläggare Direkt efter utskrift Pärm Handläggare Direkt efter utskrift Dator/Pärm Handläggare Direkt efter utskrift 5 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Avstämning sker med resultatenhetschef för grundskola och resultatenhetschef gymnasiet Avstämning sker med resultatenhetschef för förskolan Avstämning sker med resultatenhetschef för grundskolan och gymnasieskolan Avstämning sker med resultatenhetschef för förskolan Ska ej till Centralarkivet K.1.7 Ta fram statistik Köstatistik /graf Dator/G: Handläggare 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Köstatistik/ graf läggs i G: av handläggare/resultatenhetschef Statistikuppgifter till SCB, Skolverket och Skolinspektion Dator/Pärm Handläggare År/diarieplan/ löpnummer Direkt efter utskrift 2 år Bevaras frågan från myndighet och svar diarieförs K.1.8 Bedriva systematiskt kvalitetsarbete Kvalitetsredovisning, förskoleområden Dator/G: Resultatenhetschef 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Förskolechef skickar ett originalexemplar till resultatenheten, men spar ett exemplar i den egna verksamheten. Övergripande resultatbild för verksamheten förskola, utifrån den årliga Kvalitetsredovisningen Årlig kvalitetsenkät. Mall för skolan, - Elever och vårdnadshavare Resultatbilden för Kvalitetsenkäten, skolan Årlig kvalitetsenkät. Mall för förskolan, - Vårdnadshavare Dator/G: Resultatenhetschef 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Resultatbilden redovisas för Bildningsstyrelsen Dator/G: Handläggare 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Mall för resp. verksamhet Dator/G: Handläggare 2 år Bevaras Övergripande bild för grundskola, skolbarnomsorg och gymnasieskola Dator/G: Handläggare 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Mall för respektive verksamhet

101 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 33 Resultatbilden för Kvalitetsenkäten, förskolan Årsberättelse för kansli, förskolagrundskola K.1.9 Samverka på arbetsplatsen Protokoll - facklig samverkan och MBLprotokoll som rör förskola och kansli Anteckningar verksamhetsmöten och arbetsplatsträff, kansli Dator/G: Handläggare 2 år Bevaras Övergripande bild för förskola och pedagogisk omsorg Dator/Pärm Resultatenhetschef Direkt 2 år Bevaras Verksamhet och fortbild. efter utskrift Pärm/G: Resultatenhetschef Direkt efter underskri ft 5 år Bevaras Dator/G: Resultatenhetschef 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: K.1.A Enhet Förskola Kvalitetsredovisning för respektive förskoleområde Dator Förskolechef 2 år Gallras Förskolechef skickar original till resultatenhetschef, förskola. Arkivredogörare på förvaltningskansliet ansvarar för arkiveringen Dator Förskolechef 2 år 5 år Bevaras Dokumentation om pedagogisk inriktning, Verksamhetsplan Årsplan för verksamheten Dator Förskolechef 2 år 5 år Bevaras Likabehandlingsplaner Dator Förskolechef 2 år 5 år Bevaras Årliga planer för att förebygga och förhindra diskriminering och kränkningar samt utredningar och uppgifter om vidtagna åtgärder Förskolan-Interiörbilder som belyser verksamhet och byggnad Dator Förskolechef 2 år 5 år Bevaras Bilder kan läggas med som bilaga till Kvalitetsredovisning Barnhälsovårdsteam (BHT)-rutiner Dator Förskolechef 2 år 5 år Bevaras Handlingar och beslut som rör barn med särskilda behov Handlingar gällande rutiner, för verksamheten Anteckningar konferenser inom förskoleområdet Korrespondens med vårdnadshavare av ringa betydelse Korrespondens med vårdnadshavare i ärenden av betydelse Arkivskåp Förskolechef Direkt efter utskrift 5 år Bevaras Bildar grund till en elevakt. Sekretess Dator Förskolechef Gallras vid Uppdateras löpande inaktuall Ping Pong/Pärm Förskolechef 2 år 5 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs underlag ut direkt från Ping Pong Dator Förskolechef 2 år Gallras vid Arkivskåp Förskolechef Direkt efter utskrift inaktuall 5 år Bevaras Barnakt upprättasvid första kontakt

102 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 34 Inventarieförteckning per förskola Dator/G: Administratör 5 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Inventarier som är av ett visst värde. (Möbler och It/maskiner). Årlig uppdatering K.2 Grundskola K.3 Gymn/AME/VI K.4 Kost K.4.1 Planera och beställa Distributionslistor Följesedlar, Beställningsunderlag Debiteringsunderlag antal portioner Papper i pärm/digitalt Digitalt/papper i akt Handläggare Gallras efter 3 år Handläggare När ärendet är avslutat Gallras efter 11 år Beställningar på matportioner, distributionslistor, följesedlar på förrådsvaror Matsedlar Digitalt Enhetschef/ Kostchef Näringsberäkningar Digitalt Enhetschef/ Kostchef Förvaras digitalt till utskrift sker Förvaras digitalt till utskrift sker Prislista livsmedel Digitalt Kostchef När ärendet avslutats Internprislista för måltider Digitalt/papper i akt Kostchef/ Enhetschef Förvaras på G till dess utskrift sker Recept Digitalt Kostchef Skrivs ut från kostdataprogr ammet Anteckningar från kostråd. Matråd,dylikt Digitalt/papper i pärm Enhetschef/ Kökschef Förvaras på G till dess utskrift 2 år Bevaras I kostdataprogrammet 5 år Bevaras Finns i kostdataprogrammet En Näringsberäkning skickas till arkiv var 5:e år etc Gallras vid inaktualitet Diarieförd handling finns i BS protokoll och omsorgsstyrelsens protokoll 5 år Bevaras 60 recept skickas var 5 år, etc 2 år Bevaras

103 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 35 sker Specialkostintyg Digitalt/ papper Kökschef/kök Gallras Gallras efter 2 år, förnyas varje år K.4.2 Kontrollera och följa upp Ansökan om livsmedelsanläggning, godkännande samt beslut om riskklassificering Inspektionsrapporter/ Revisionshandlingar Lab provsvar Matprover och rengöringskontroller med anmärkning Lab provsvar Rengöringskontroller utan anmärkning Papper i samlingsakt per objekt/digitalt Papper i samlingsakt per objekt/digitalt Papper i samlingsakt per objekt/digitalt Kostchef Kostchef/Enhetschef Handläggare År/diarieplan/ löpnummer År/diarieplan/ löpnummer År/diarieplan/ löpnummer registreri ng registreri ng registreri ng Papper/Digitalt Handläggare registreri ng Lab provsvar Faecesprov Papper/Digitalt Handläggare registreri ng Handlingar Egenkontroll Papper i akt/digitalt 2 år Bevaras Diarieförd handling 2 år Bevaras Diarieförd handling 2 år Bevaras Diarieförd handling Gallras efter 2 år Gallas efter 2 år Handläggare Gallras vid inaktualitet tidigast efter 2 år Redovisning av Lunchkuponger Papper i akt/digitalt Dagsportioner, årsstatistik på måltider Digitalt Handläggare Vid årsskiftet OBS! Gallras inte vid uppföljning av tidigare anmärkning på labprov Sparas på G: Vår HACCP plan och Rutiner kring egenkontrollen Handläggare Gallras efter 11 år Finns i närarkiv Redovisas varje år till bildningsstyrelsen. 2år Bevaras Skrivs ut vid arkivering K.4.3 Ta fram styrdokument Arbetsrutiner i köken Digitalt/papper pärm Kökschef Gallras vid in aktualitet Uppdateras löpande, Arbetsrutiner, vikariepärmar K.4.4 Ombyggnation av kök Projektdokumentation kring ombyggnader av kök Digitalt/papper Kostchef När ärendet avslutas När ärendet avslutats Bevaras avslutat projekt till kommunarkivet K.4.5 Bedriva systematiskt kvalitetsarbete Kompetensutveckling/utbildningar för kostenhetens personal Kvalitetsenkät gällande måltider, mall Digitalt/papper Enhetschef År/diarieplan/ löpnummer Digitalt/papper Enhetschef Se verksamhetsberättelse Kvalitetsenkät, inkommande svar Digitalt/papper Enhetschef Gallras efter 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumentet ut och bifogas ärendet.

104 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 36 Resultatbilden för kvalitetsenkäten Digitalt/papper Enhetschef År/diarieplan/ löpnummer Verksamhetsberättelse Digital/papper Kostchef Vid årsskiftet sammanställning Bevaras 2 år Bevaras K.4.6 Informera om verksamheten internt och externt Egenproducerat informationsmaterial För internt och externt Digitalt/papper Kostchef När ärendet avslutats 2 år Bevaras Digitalt/papper Kostchef 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs bilderna ut Köken- Bilder som belyser verksamheten Organisationsschema för kostenheten Digitalt/papper Kostchef 2 år Bevaras Revideras årsvis K.4.7 Ansöka om statsbidrag Skolmjölkstöd EU Underlag Digitalt Enhetschef När ärendet avslutats Skolmjölkstöd Ansökan och beslut Digitalt/papper i akt Enhetschef När ärendet avslutas 11 år Gallras Hämtas på Jordbruksverkets hemsida Diarieförd handling per år K.4.8 Redovisa inventarier och anläggningar Inventarieförteckning lösa inventarier som görs en gång om året Inventarieförteckning maskiner görs en gång om året Digitalt på G: Digitalt på G: Enhetschef/ Kökschef Enhetschef Kökschef När ärendet avslutats När ärendet avslutats 2 år Bevaras 2 år Bevaras K.4.9 Samverka på arbetsplatsen Originalprotokoll från egna verksamheten/apt/samverkan/mbl m.m. Digitalt/papper Kostchef Direkt efter påskrift 2 år Bevaras K.5 Kultur och fritid K.5.1 Kultur och fritidschef, RE-chef Beslut föreningsbidrag och bidrag till studieförbund och utbetalningar, ansökningar Digitalt G: Ciceron/Papper RE-chef År/diarieplan/ löpnummer Direkt efter beslut till 2 år Bevaras

105 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 37 Protokoll från samverkansgrupp resultatenhetsnivå MBL-förhandlingar Organisationsschema, personal och befattning Anteckningar förenings- och externa möten Kulturutredningar Verksamhetsanalyser Verksamhetsplaner/affärsplaner, hela eller delar av verksamheter Förslag till årets Fridolin, tjänsteskrivelse, samt beslut, protokollsutdrag Förslag till årets kulturstipendiat, tjänsteskrivelse, samt beslut, protokollsutdrag Nominering av Avesta kommuns ungdomsledarstipendiat, tjänsteskrivelse samt protokollsutdrag Förslag till årets Fridolin, tjänsteskrivelse, kopia Förslag till årets kulturstipendiat, tjänsteskrivelse, kopia Statistik kultur, museer Enkäter, externa Papper i samlingsakt/ digitalt G: och Ciceron Papper i samlingsakt/ digitalt G: och Ciceron Digitalt G:/Papper Digitalt G:/Papper Digitlat G Ciceron:/Papper Digitalt G:/Papper Digitalt G:/ Papper Digitalt G:/Papper Digitalt G:/papper akt RE-chef År/diarieplan/ Direkt 2 år Bevaras löpnummer efter underskrift RE-chef År/diarieplan/ Direkt 2 år Bevaras löpnummer efter underskrift RE-chef Direkt 2 år Bevaras efter utskrift till pärm RE-chef 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: RE-chef År/Diarieplan/ 5 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten löpnummer ut från G: RE-chef 3 år Bevaras Resultat och nyckeldokument sparas Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: RE-chef 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: År/diarieplan/ 2 år Bevaras löpnummer registrer- ing RE-chef RE-chef År/diarieplan/ löpnummer År/diarieplan/ löpnummer År/diarieplan/ löpnummer År/diarieplan/ löpnummer Direkt efter svar sker utskrift till pärm Direkt efter svar sker 2 år Bevaras 2 år Bevaras 2 år Bevaras Registreras då det skickas till SCB, Riskantikvarieämbetet etc. 2 år Bevaras

106 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 38 Enkäter, egenupprättade Digitalt G: papper Bidragsansökningar för att finansiera den egna verksamheten samt beslut Överenskommelser med landstinget, andra kommuner eller staten Inbjudningar till egenarrangerade kurser, konferenser och workshops, mm utskrift till pärm RE-chef, årsvis Mall och svar skrivs ut löpande till pärm Handling ar skrivs ut löpande till akt. Digitalt G:/Akt RE-chef År/diarieplan/ löpnummer Digitalt G:/Akt RE-chef År/diarieplan/ löpnummer Digitalt G:/Papper Handling ar skrivs ut löpande till akt. RE-chef Direkt efter utskrift till pärm. 2 år Bevaras 2 år Bevaras Hanteras oftast som projekt. 2 år Bevaras 2 år Bevaras Resultat och nyckeldokument sparas Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Observera att vid större utskick skall ev. inbjudan behandlas som digital trycksak och skickas till KB Avtal RE-chef Se generella föreskrifter Böcker utgivna av kultur RE-chef Direkt Bevaras Arkiveras centralt direkt efter tryck. K.5.2 Administratör kulturkansliet APT-anteckningar, Gemensamt kultur, bibliotek, AV-central Digitalt G:/Papper Redovisning av delegationsbeslut lista, (Pärm) kopia Dokumenthanteringsplan, kopia (Pärm) Administratör In och utgående handlingar som tillhör Administratör ärende digitalt G: Administratör Direkt efter utskrift till pärm Administratör 5 år Bevaras År/diarieplan/ 2 år Bevaras Rutinmässiga ärenden gallras! löpnummer Ciceron Följesedlar Pärm Administratör Gallras betalning Bokföringsorder, kopior, interna och Pärm Administratör Gallras 1 år externa fakturor, utanordningar Rekvisitioner Pärm Administratör Gallras 1 år Motorvärmarkontrakt Pärm Administratör Alfabetisk, person Gallras upphörande Nyckelkvittenser och Tag-kvittenser Pärm Administratör Alfabetisk, person Gallras Vid återlämnande Lokalbokning, Porslinsmålning och Pärm Administratör Alfabetisk Gallras 2 år

107 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 39 Keramik Personalhandlingar i kopior, anställningsbeslut, ledighetsansökningar, tidrapporter, scheman, mm. för AVcentral, bibliotek, kulturkansli. Pärm i låst skåp Administratör Gallras Kopior K.5.3 AV-centralen Avtal. Digitalt G:/Akt RE-chef År/diarieplan/ löpnummer Statistik Digitalt G:/Papper Biblioteksassistent, årsvis, månadsvis Utskrift löpande månadsvis till pärm Vid Bevaras inaktualitet 2 år Bevaras K.5.4 Biblioteket Avtal RE-chef Se generella föreskrifter Egna trycksaker Tidsskriftsamlare Biblioteket, föreståndare, årsvis 1 år 2 år Bevaras Biblioteksstatistik Digitalt G:/Akt Biblioteket, systemansvarig År/diarieplan/ löpnummer 2 år Bevaras Statisktik till Kungliga biblioteket, SCB etc. Intern statistik bibliotek Digitalt G:/ papper Biblioteket, systemansvarig, årsvis, månadsvis Utskrift direkt efter redovisning 2 år Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Förteckning över tidningar och tidsskrifter som vi för i biblioteket Digitalt G:/Papper Biblioteket, Inköp, årsvis Utskrift årsvis 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Personalhandlingar i kopior, anställningsbeslut, ledighetsansökningar, tidrapporter, scheman, mm. Veckoschema i biblioteksdiskarna Digitalt G: /Papper Pärm i låst skåp Kulturkansliet Gallras Biblioteket, Föreståndare 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Personal/verksamhetsmöten, anteckningar Digitalt G:/Papper Biblioteket, Föreståndare 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Öppettider särskilda dagar Digitalt G:/Akt RE-chef År/diarieplan/ löpnummer Bidragsansökningar för att finansiera Digitalt G:/Akt RE-chef År/diarieplan/ den egna verksamheten löpnummer Löpande 2 år Bevaras 2 år Bevaras

108 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 40 Kassaredovisning, kopior på sammanställningarna som görs periodvis Arrangörskontrakt/bokning via Epost Inbjudningar till egenarrangerade kurser, konferenser och workshops, mm Pärm Digitalt G:/Papper/akt Digitalt G:/Papper Administratör, Kulturkansliet Biblioteket Kulturkansliet Biblioteket, Föreståndare Gallras År/diarieplan/ löpnummer 1 år Bevaras 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: 10 år Beställningar Pärm Gallras 2 år Biblioteksbilen Digitalt Kulturkansliet, Gallras 10 år G:/Papper Administratör K.5.5 Kultursamordnare Bidragsansökningar från föreningar Digitalt G:, Ciceron/Akt Bidragsansökningar från studieförbund Digitalt G:, Ciceron/Akt Konsthallen utställare listor per år Digitalt G:/papper Annonser/annonsmanus, trycksaker, Tidskriftssamlare konsthallen förvaltningsarkiv et Konst, inventarieförteckning Digital konstdatabas/pa pper Bidragsansökningar för att finansiera den egna verksamheten Arrangörskontrakt/bokning via Epost Digitalt Inbjudningar till föreningsmöten och andra möten och anteckningar Kultursamordnare År/diarieplan/ löpnummer Löpande till akt 3 år Bevaras Kultursamordnare År/diarieplan/ Löpande 2 år Bevaras löpnummer till akt Kultursamordnare, årsvis 1 år 2 år Bevaras Kultursamordnare, årsvis 1 år 2 år Bevaras Kultursamordnare, årsvis 1 år 2 år Bevaras Skrivs ut på papper 31 dec varje år. Digitalt G:/Akt RE-chef År/diarieplan/ löpnummer Kulturkansliet År/diarieplan/ G:/Papper löpnummer Digitalt G:/Papper Löpande till akt 2 år Bevaras 1 år Bevaras Epost postlistas. Kultursamordnare 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Inbjudningar till egenarrangerade kurser, konferenser och workshops, mm Verksamhetsanalyser, föreningar, bidrag mm Digitalt G:/Papper Digitalt G:/Papper Kultursamordnare 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Kultursamordnare 3 år Bevaras Resultat och nyckeldokument sparas Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: K.5.6 Jularbomuseet Avtal entreprenörer mm Digitalt G:, Ciceron/Akt RE-chef År/diarieplan/ löpnummer Bevaras avslut. Serveringen drivs från 2017 i egen regi under enhet fritid. Inventarielistor Digitalt Kulturkansliet, årsvis 1 år 2 år Bevaras Revideras och skrivs ut årligen.

109 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 41 Trycksaker Inbjudningar och program egna arrangemang G:/Papper Tidskriftssamlare, förvaltningskansl iet Digitalt G:/Papper Kultursamordnare 1 år 2 är Bevaras Kultursamordnare 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Ansökan om livsmedelsanläggning, godkännande samt beslut Digitalt G: Ciceron/Papper Akt Inspektionsraporter Digitalt G: Ciceron/Papper, akt Labprover, provsvar Digitalt G: Ciceron/Papper, akt REchef/enhetschef REchef/enhetschef REchef/enhetschef År/diarieplan/ löpnummer År/diarieplan/ löpnummer År/diarieplan/ löpnummer Löpande 2 år Bevaras Serveringen drivs från 2017 i egen regi under enhet fritid. Serveringen drivs från 2017 i egen regi under enhet fritid. Serveringen drivs från 2017 i egen regi under enhet fritid. K.5.7 Karlfeldtsgården Avtal entreprenörer mm Digitalt G:, Ciceron/Akt Trycksaker Tidskriftssamlare, förvaltningskansl iet Inbjudningar och program egna Digitalt arrangemang G:/Papper Ansökan om livsmedelsanläggning, Digitalt G: godkännande samt beslut Ciceron/Akt Inspektionsraporter Digitalt G: Ciceron/akt Labprover, provsvar Digitalt G:, Ciceron/akt RE-chef År/diarieplan/ löpnummer Bevaras Kultursamordnare 1 år 2 är Bevaras Kultursamordnare 2 år Bevaras RE-chef RE-chef RE-chef År/diarieplan/ löpnummer År/diarieplan/ löpnummer År/diarieplan/ löpnummer Löpande 2 år Bevaras avslut. Serveringen drivs under 2017 i egen regi. K.5.8 Enhetschef Verket och kulturskolan Avtal Enhetschef Se generella föreskrifter. Bokning via E-post, Registreras, datum 1 år Bevaras Verksamhetsplaner/affärsplaner, hela eller delar av verksamheter Digitalt G:/Papper Enhetschef, årsvis 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Verksamhetsberättelser Digitalt G:/Papper Enhetschef, årsvis 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G:

110 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 42 Verksamhetsanalyser APT-protokoll Verkets personal Protokoll skyddsronder Brandsynsprotokoll Digitalt G:/Papper Digitalt G:/Papper Digitalt G:/Papper Digitalt G:/Papper Enhetschef 3 år Bevaras Resultat och nyckeldokument sparas Enhetschef Direkt efter underskrift Enhetschef Direkt efter underskrift Enhetschef Direkt efter underskrift Statistik Digitalt G:/Akt Enhetschef År/diarieplan/löpnu mmer Försäkringsbrev, ex konst Inbjudningar till egenarrangerade kurser, konferenser och workshops, mm Digitalt G:, Ciceron/Akt Digitalt G:, Ciceron/Papper Utskrift direkt efter redovisning 2 år Bevaras 2 år Bevaras 2 år Bevaras 2 år Bevaras Statistik till Kulturrådet, Landstinget, SCB etc. Enhetschef År/diarieplan/ löpnummer Löpande 2 år Bevaras Enhetschef 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Bidragsansökningar för att finansiera den egna verksamheten, Beslut Digitalt G:, Ciceron/Akt Avtal/Överenskommelser, konstnärer, Digitalt G: Avesta Art Ciceron/Akt Ansökan om livsmedelsanläggning, Digitalt G: godkännande samt beslut Ciceron/Akt Inspektionsraporter Digitalt G: Ciceron/akt Labprover, provsvar Digitalt G:, Ciceron/akt Enhetschef Enhetschef Enhetscehf Enhetschef Enhetschef År/diarieplan/ löpnummer År/diarieplan/ löpnummer År/diarieplan/ löpnummer År/diarieplan/ löpnummer År/diarieplan/ löpnummer 2 år Bevaras Löpande 2 år Bevaras Löpande 2 år Bevaras Löpande 2 år Bevaras K.5.9 Föreståndare Verket Personalhandlingar, kopior, Pärm, inlåst Föreståndare Gallras Anställningsbeslut, ledighetsansökningar, timrapporter, scheman etc., kopior Kassaredovisning, kopior på Pärm Kulturkansli Gallras Original hos redovisningen sammanställningarna som görs periodvis Följesedlar Pärm Föreståndare Gallras betalning

111 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 43 Trycksaker Personal/verksamhetsmöten, anteckningar Tidsskriftssamlar e Digitalt G:/Papper Föreståndare, årsvis 1 år 1 år Bevaras Föreståndare 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Statistik Digitalt G:/Papper, årsvis, månadsvis 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Rekvisitioner Pärm Föreståndare Gallras 1 år. K.5.10 Föreståndare Kulturskolan Personal/verksamhetsmöten/konferens er, anteckningar Verksamhetsanalyser Arrangemangslistor, musikprogram, Kursbeskrivningar Sommarorkestern, program, elevlistor etc. Göte Hedins stipendiefond, protokoll Digitalt G:/Papper Digitalt G:/Papper Digitalt G:/Papper Digitalt G:/Papper Digitalt G:/Papper Digitalt G:/Papper Föreståndare 2 år Bevaras Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Föreståndare 3 år Bevaras Resultat och nyckeldokument sparas Föreståndare, terminsvis 2 år Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Föreståndare, terminsvis 2 år Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Föreståndare, årsvis 2 år Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: Föreståndare 2 år Vid arkivläggning skrivs dokumenten ut från G: K.5.11 Administratör kulturskolekansliet Anmälningar till musikskolan Elevjournal Elevlistor Inventarielistor Namnlistor, orkestrar Papper/ digitalt Hypernet Digitalt Hypernet, G:/Papper Digitalt Hypernet, G:/Papper Digitalt Hypernet Kulturskolekansliet Kulturskolekansliet Kulturskolekansliet Kulturskolekansliet Kulturskolekansliet Gallras Då ny anmälan kommit eller när elev slutar. Från hösten 17 i Hypernet. Tas ut terminsvis. Alfabetiskt Gallras Då elev slutar. Alfabetiskt 1 år Bevaras Hypernet. Tas ut terminsvis., terminsvis 2 år Bevaras Hypernet. Tas ut terminsvis., terminsvis Hypernet. Tas ut terminsvis.

112 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 44 In och utgående handlingar, D, R Kulturskolekansliet År/diarieplan/ löpnummer 2 år Bevaras Rutinmässiga ärenden gallras. Följesedlar Pärm Kulturskolekansliet Gallras betalning Bokföringsorder, kopior, interna och Pärm Kulturskolekansliet Gallras 1 år. externa fakturor, utanordningar Rekvisitioner Pärm Kulturskolekansliet Gallras 1 år. Personalhandlingar, kopior, Anställningsbeslut, ledighetsansökningar, timrapporter, scheman etc., kopior Pärm, inlåst Föreståndare Gallras K.5.A Fritidskansli Fritidschef Skyddsrondsprotokoll Pärm Närarkiv Objektsvis 2 år Bevaras Alla Fritids verksamheter Brandsynsprotokoll Pärm Närarkiv Objektsvis 2 år Bevaras Alla Fritids verksamheter Tillbudsrapporter personal Pärm Närarkiv Personnummer 5 år Bevaras Tillförs personakten Tillbudsrapporter övriga Pärm Närarkiv Objektsvis 5 år Bevaras Direktupphandlingar Pärm Fritidschef Kronologisk 5 år Bevaras Labbrapporter badplatser Pärm Fritidschef Objektsvis 2 år Bevaras Besiktnings- och inspektionsprotokoll Pärm Fritidschef Objektsvis 3 år Gallras Vid objektets upphörande Anteckningar förenings- och externa möten Pärm/digitalt G: Fritidschef Kronologisk 2 år Bevaras Bygglovsansökningar, kopior Pärm Fritidschef Objektsvis Gallras Vid objektets upphörande Utredningar Pärm/digitalt Fritidschef Ämnesvis 3 år Bevaras Resultat och nyckeldokument sparas G: Verksamhetsanalyser Pärm Fritidschef Ämnesvis 3 år Bevaras Resultat och nyckeldokument sparas Avtal vandringsleder Pärm Närarkiv Objektsvis 3 år * Bevaras * avtalets upphörande Avtal med föreningar, kopior Pärm/digitalt G: Fritidschef Objektsvis avtalstid- 5 år efter avtalstidens Original på förvaltningskansliet från Avtal övriga, kopior Pärm/digitalt G: ens slut Fritidschef Objektsvis avtalstidens slut slut 5 år efter avtalstidens slut Beskrivning vandringsleder, kopior Pärm Närarkiv Objektsvis Vid inaktualitet Kassarapporter baden, kopior Pärm Fritidschef Kronologisk 2 år Polisanmälan, kopior Pärm Fritidschef Kronologisk 5 år Bokningar lokaler, anläggningar Digitalt Booking Objektsvis 10 läsår Original på förvaltningskansliet från Original på Miljö- och Bygg Anställningar, kopior Pärm Närarkiv Alfabetisk Gallras Vid anställnings upphörande Sjukintyg, kopior Pärm Fritidschef Alfabetisk Vid

113 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 45 inaktualitet Rehabiliteringsärenden Digitalt/ personakt Adato Personnummer Gallras Vid anställnings upphörande (sekretess) Medarbetarsamtal, anteckningar Pärm Fritidschef Alfabetisk 3 år Medarbetarsamtal, dokumenterade överenskommelser Pärm Fritidschef Alfabetisk Gallras Vid anställnings upphörande Övriga personalhandlingar Digitalt Personec Övriga ekonomihandlingar Digitalt Ekozoom Administratör Inventarielista Digitalt G: Administratör År 5 år Bevaras Revideras årligen Föreningars års- och Pärm Närarkiv Kronologisk/ 2 år Bevaras Bilaga till grundbidrag verksamhetsberättelser föreningsvis Statistik lokalbokning, föreningsbidrag Pärm/digitalt Närarkiv/Booking Objektsvis 10 år Bevaras Skrivs ut årligen Anteckningar arbetsplatsträffar Pärm/digitaltG: Närarkiv Kronologisk 5 år Bevaras Pressklipp Pärm Administratör Kronologisk 1 år 2 år Bevaras Infoblad, broschyrer, arrangemang Mapp Närarkiv Kronologisk 2 år Bevaras In- och utgående handlingar Pärm/digitalt Administratör/ Kronologisk 1 år 3 år Bevaras Rutinmässiga handlingar gallras Ciceron Lotteritillstånd Pärm/digitalt Fritidskonsulent/ Alfabetisk 5 år* Bevaras * sista giltighetsdatum Winna Föreningsregister Mapp Närarkiv Systematisk 2 år Bevaras I kultur- och fritidsguiden (broschyr) Föreningsuppgifter Digitalt Booking Systematisk Vid inaktualitet Föreningsuppgifter, skriftlig från Pärm Närarkiv Systematisk Vid Ny på delegation förening inaktualitet Lotteriredovisning Pärm/digitalt Fritidskonsulent/ Alfabetisk 5 år* * sista giltighetsdatum Winna Postlista Pärm/digitalt Närarkiv/Ciceron Kronologisk 3 år I pärm för in- och utgående handlingar Delegationsbeslut, kopior Pärm/digitalt G: Administratör Kronologisk 1 år 4 år Original förvaltningskansli t o m Delegationsbeslut Pärm/digitalt G: Administratör Kronologisk 1 år 4 år Bevaras Fr o m Föreningsbidrag Digitalt Booking Systematisk 10 år Ansökningar föreningsbidrag under 300 tkr Pärm Närarkiv Kronologisk/ föreningsvis 2 år 5 år Integrationsbidrag bevaras (nytt bidrag från april 2016) Utbetalningslistor föreningsbidrag, Pärm Administratör Kronologisk/ 1 år 5 år Original i delegationer kopior föreningsvis Bokningar lokaler/anläggningar Digitalt Booking Objektsvis 10 läsår Uthyrningsscheman Pärm Administratör Objektsvis 1 läsår 2 läsår Sällan förekommande uthyrningsobjekt Bokningsförfrågningar Pärm Administratör Objektsvis 1 läsår 2 läsår

114 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 46 Bokningsbesked Pärm/digitalt Administratör Objektsvis 10 läsår Pärm gallras efter 2 läsår Booking digitalt Avtal övernattning, ungdomsdanser Pärm Administratör Kronologisk 1 år efter arr Kontrollistor debitering Pärm/digitalt Agresso Närarkiv Kronologisk 2 år Integreras från Booking till Agresso Bokföringsorder interna fakturor, kopia Pärm Administratör Kronologisk 2 år Kvittenser, kopior Pärm Administratör Kronologisk 1 år 2 år Kvitton från redovisningen Pärm Administratör Kronologisk 1 år 10 år Nyckel- och flaggkvittenser Pärm Administratör Kronologisk Vid återlämnande Följesedlar Pärm Administratör Alfabetisk 1 år 2 år Anställningar, kopior Pärm/digitalt G: Närarkiv Alfabetisk Gallras Original till löneenheten. Gallras vid anställnings upphörande Tjänstgöringsrapporter, kopior Pärm Närarkiv Alfabetisk 3 år Original löneenheten Fritidskonsulent Titel föreningskonsulent t o m Lotteritillstånd Pärm/digitalt Fritidskonsulent Alfabetisk 5 år* Bevaras * sista giltighetsdatum Winna Lotteriredovisning Pärm/ Fritidskonsulent Alfabetisk 5 år* * sista giltighetsdatum digitalt Winna Bokningar lokaler/anläggningar Digitalt Booking Objektsvis 10 läsår Protokoll barn-ungdom-alkohol-droger, Pärm Fritidskonsulent Kronologisk 10 år Original BUAD kopior Handledarbok låssystem Pärm Fritidskonsulent Systematisk Gallras Vid byte av låssystem Avesta ishall utbyggnad, kopior Pärm Fritidskonsulent Systematisk Bevaras Skötselinstruktioner arkiveras Avestavallen nya omklädningsrum Pärm Fritidskonsulent Systematisk Bevaras Skötselinstruktioner arkiveras Drift Avestavallen, Skogsbo ishall Pärm Fritidskonsulent Objektsvis Gallras Vid inaktualitet. Ingår i inventarieförteckning Inbjudningar föreningsmöten Digitalt G: Fritidskonsulent Kronologisk 10 år Kyl- och värmerapporter ishallar Pärm Fritidskonsulent Objektsvis 10 år Fritids hyrbil Pärm Fritidskonsulent Kronologisk 10 år Materialinformation idrottshallar och idrottsplatser Digitalt G: Fritidskonsulent Objektsvis Vid inaktualitet ADMINISTRATION BADHUS Föreståndare och Tekniker Statistik bad, gym Pärm/ Närarkiv Objektstvis/ 10 år Bevaras Skrivs ut årligen digitalt G: kronologisk Kassarapporter, kopior Pärm/ Föreståndare/ Kronologisk 2 år digitalt Entry Event Faktureringsunderlag Pärm Föreståndare Kronologisk 2 år

115 Handling Förv.sätt Kontaktperson Arkivläggning Till Närarkiv Till c.arkiv Bevaras/ Gallring Ändrat Anmärkning 47 Följesedlar Pärm Föreståndare Alfabetisk 1 år Arbetstidsscheman Digitalt Systematisk 4 år Timecare Skolbadslistor Pärm/ Föreståndare Systematisk 1 år digitalt G: Anställningar, kopior Pärm/digitalt G: Närarkiv Alfabetisk Gallras Original till löneenheten Gallras vid anställning upphörande Skyddsrondsprotokoll Pärm Närarkiv Objektsvis 2 år Bevaras Bransynsprotokoll Pärm Närarkiv Objektsvis 2 år Bevaras Tillbudsrapporter personal Pärm Närarkiv Personnummer 5 år Bevaras Tillförs personakten Tillbudsrapporter övriga Pärm Närarkiv Objektsvis 5 år Bevaras Tjänstgöringsrapporter, kopior Pärm Föreståndare Kronologisk 1 år Original löneenheten Labbrapporter badhus, kopior Pärm Tekniker Kronologisk 2 år Original Gamla Byn Driftjournal Pärm Tekniker Kronologisk 5 år SÄRSKILD OMSORG Kvitton från kassan Pärm Administratör Kronologisk 10 år Aktivitetsupplysningar Pärm Administratör Terminsvis 2 år Arbetsmaterial kryssningsresor Pärm Administratör Kronologisk 1 år AVESTA PARKEN Besiktningsrapport brandskyddsarbete Pärm Parkvärdinna Kronologisk 2 år Skyddsrondsprotokoll, kopior Pärm Parkvärdinna Kronologisk 2 år Original fritidskansli Brandsynsprotokoll, kopior Pärm Parkvärdinna Kronologisk 2 år Original fritidskansli Tillbudsrapporter, kopior Pärm Parkvärdinna Kronologisk 5 år Original fritidskansli Följesedlar Pärm Parkvärdinna Kronologisk 1 år Bokningar lokaler/anläggningar Digitalt Booking Objektsvis 10 läsår Bokningsbesked Digitalt Booking Objektsvis 10 läsår Kalender med bokningsinformation Kalender Parkvärdinna Kronologisk 5 år QLTURHUSET Anteckningar arbetsplatsträffar Pärm/digitalt Föreståndare Kronologisk 3 år Bevaras G: Sammanställning arrangemang Pärm Föreståndare Kronologisk 3 år Bevaras Inventarielistor Pärm Föreståndare År 3 år Bevaras Revideras årligen Skyddsrondsprotokoll, kopior Pärm Föreståndare Kronologisk 2 år Original fritidskansli Tillbudsrapporter, kopior Pärm Föreståndare Kronologisk 5 år Original fritidskansli Brandsynsprotokoll, kopior Pärm Föreståndare Kronologisk 3 år Original fritidskansli

116 48 BILDNINGSFÖRVALTNINGEN Bilaga 1: Verksamhetssystem för Kommunövergripande system System Agresso BOP (budget och prognos) Ciceron Classic/Ciceron Dokument och Ärende Defgo Ekozoom Episerver Offentliga jobb/visma Recruit Personec Procapita R-Card Smartass Winlas Verksamhetsområde Ekonomisystem/fakturahantering Kommunens gemensamma dokument- och ärendehanteringssystem. Här registreras ärenden och handlingar av vikt för verksamheten. Vissa handlingstyper registreras dock i andra verksamhetsspecifika system. Enkätverktyg Vissa ekonomihandlingar Redigering av hemsidan Rekryteringsärenden Personalhantering Bildning använder invånarregistret Passage och ID-kort Guideeditor Kopplat till Timepool, lag (1982:80) om anställningsskydd Bildningsförvaltningens system Booking Freelib GP-Untis IST/Analys IST/Dexter IST/Extens IST/Förskola IST/KAA IST/Kultur- och musikskola Libra Machie Novaschem Opac PingPong PMO Timecare Time Pool Wasa Spider Winna Lokalbokningssystem föreningar, näringsliv och privatpersoner, föreningsstöd Webbmodul kopplad till Libra som skolor använder Undervisningsschema gymnasiet Analys och statistik Skoladministration samt vårdnadshavarmodul t.ex. av frånvaro. Skoladministration Förskoleadministration samt vårdnadshavarmodul för placeringar, schema och inkomst (underlag för avgift). Kommunalt aktivitetsansvar, uppföljning till och med 20 år Administration av kulturskolan Bibliotekskatalogen Administration kostenheten Undervisningsschema grundskola Lånekatalogen Lärplattform Skol- och elevhälsojournaler Planering (t.ex. öppettider, bemanningskrav etc) och personalschema (gemensamt system för bildnings- och omsorgsförvaltningen) Vikariehantering (gemensamt system för bildnings- och omsorgsförvaltningen) AV-centralen, bokning och streaming av film och UR-program Handläggning av lotteritillstånd

117 49 BILDNINGSFÖRVALTNINGEN Bilaga 2: Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse I dokumenthanteringsplanen anges att handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för verksamheten gallras vid inaktualitet. Riksarkivet har utfärdat generella gallringsregler för de statliga myndigheterna för denna typ av handlingar. Enligt Sveriges kommuner och landsting kan motsvarande regler gälla för kommunerna och landstingen/regionerna. A) Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse: 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos kommunen med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller om de är meningslösa och obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärendet sakuppgift. 7. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 8. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. B) Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar: 1. Handlingar som har inkommit till förvaltningen eller expedierats från förvaltningen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten skall anses ringa, krävs att handlingarna inte är autenticerade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte, till exempel webbsidor, under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med

118 andra handlingar inom eller utom myndigheten, till exempel genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse (till exempel adress, telefonnummer, öppettider). 3. Handling som inkommit till myndigheten i icke autenticerad (äkthetsgaranterad) form, till exempel fax eller e-post, om en autenticerad (äkthetsgaranterad) handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handläggningen bevaras till dess att överklagandetiden löpt ut. 4. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett. 6. Handling som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, till exempel arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar. 50

119

120

121

122

123

124

125

126

127

128

129

130

131

132

133

134

135

136

137

138 FÖRSKOLA/GRUNDSKOLA Brevnr/Diarienr Tjänsteskrivelse Handläggare: Karin Vestman Resultatenhet, förskola Årlig inkomstkontroll Ärende: Årlig inkomstkontroll Bildningsförvaltningen avser jämföra hushållens deklarerade inkomster med den avgift som debiterats för barn- och skolbarnomsorgen. Det innebär att hushåll som betalt för mycket i avgift kommer få pengar tillbaka och de som betalt för lite kommer att få en extra faktura på resterande belopp. Skillnader i avgifter under 200 kronor kommer inte att justeras. Genom att göra en kontroll av inkomst och avgift säkerställs en rättvis hantering av taxan. Hushåll med lägre inkomst ska betala mindre i barnomsorgsavgift än hushåll med högre inkomst. Under 2018 påbörjas inkomstkontrollen, med att jämföra inkomster och avgifter för de hushåll som haft barn- skolbarnomsorg under Om jämförelsen visar att hushållet uppgett en för hög inkomst och därmed betalt för mycket i avgift kommer hushållet att få information om läget och pengar tillbaka. Om jämförelsen visar att hushållet uppgett för låg inkomst och betalt för lite i avgift kommer hushållet att få en faktura på resterande belopp. Extrafakturan kommer ha ett förfallodatum tre månader framåt i tiden. En avbetalningsplan kan erbjudas hushållen. Om vårdnadshavare uppfattar att det skett en felaktig beräkning av avgiften har vårdnadshavare rätt att bestrida fakturan. Bestridandet ska vara skriftligt och ställas till bildningsförvaltningen. För att barnomsorgsavgiften ska bli rätt är det viktigt att vårdnadshavare anger korrekta uppgifter om hushållets inkomster till Barnomsorgskansliet. Information om taxa, regler och inkomstkontroll finns att läsa på Barnomsorgskansliets hemsida. Information och påminnelse om ansvar för uppgiftslämning meddelas till hushållen på hemsidan och genom särskilda utskick. Barnomsorgskansliet hjälper till med att besvara frågor om inkomstuppgifter och avgifter. Vid förändringar av inkomsten måste vårdandshavare ta ansvar för att lägga in nya uppgifter i systemet, vilket ligger till grund för barn- och skolbarnsavgiften. Inkomsten ska anges brutto (innan skatt) per månad och meddelas via E-tjänsten.

139 Förslag till beslut - Bildningsstyrelsen beslutar att genomföra en årlig inkomstkontroll för att säkerställa att rätt avgifter tas ut av hushållen. - Den årliga inkomstkontrollen påbörjas 2018, vilket innebär en granskning av 2016 års deklarationsuppgifter. Sida 2

140 BILDNING/KARLBO RO Brevnr/Diarienr Handläggare: Anna Ericson Ansökan till Bildningsstyrelsen om dispens för anställning av obehörig lärare Jag som rektor för Karlbo skola ansöker om dispens för anställning av en obehörig lärare för en period som överstiger den tid som skollagen medger. Då vi inte lyckats rekrytera en behörig lärare för blivande årskurs 3, kommer en sökande som inte är behörig, Charlotte Lindgren, att anställas tidsbegränsat på tjänsten. Charlotte har vikarierat i gruppen med gott resultat. För att gruppen ska få kontinuitet under det sista lågstadieåret önskar jag anställa Charlotte under hela nästa läsår. Hon har högskolepoäng i pedagogik och ledarskap, och har visat en god fallenhet för yrket. Charlotte kommer också att samarbeta med en behörig kollega i klassföreståndarskap och undervisning. Förslag - Att bildningsstyrelsen beviljar dispens för att anställa en lärare utan behörighet under ett läsår enligt ovanstående.

141 VERKSAMHETSOMRÅDEN FÖR KONTAKTPOLITIKER OCH REPRESENTANTER I PROGRAMRÅD INOM BILDNINGSFÖRVALTNINGEN, ÅR FÖRSKOLA GRUNDSKOLA Förskoleområde Enheter Verksamheter Kontaktpolitiker Avesta centrala förskoleområde 1 Blåkullen Prästkragen Åsgatan 12 Förskola Förskola Förskola Helena Mårtens Fjällman (M) Mikael Moen (V) Avesta centrala förskoleområde 2 Bergsnäs Violen Älvnäs Förskola Förskola Förskola Helena Mårtens Fjällman (M) Mikael Moen (V) Avesta centrala förskoleområde 3 Talgoxen Dagbarnvårdare (samtliga i kommunen) Skruvlådan Pedagogisk omsorg (Nattomsorg) Pedagogisk omsorg (Familjedaghem) Förskola Helena Mårtens Fjällman (M) Mikael Moen (V) Krylbo/Karlbo förskoleområde Igelkotten, Krylbo Våga Vilja, Karlbo Ugglan, Krylbo Förskola Förskola Förskola Henrik Väyrynen (S) Hans Blixt (S) Norra förskoleområdet Rödluvan, Horndal Tallåsen, By Triangeln, Fors Förskola Förskola Förskola Henrik Väyrynen (S) Hans Blixt (S) Skogsbo förskoleområde Hattstugan, Skogsbo Leka Lära, Skogsbo Törnrosa, Skogsbo Förskola Förskola Förskola Henrik Väyrynen (S) Hans Blixt (S) 1

142 VERKSAMHETSOMRÅDEN FÖR KONTAKTPOLITIKER OCH REPRESENTANTER I PROGRAMRÅD INOM BILDNINGSFÖRVALTNINGEN, ÅR Rektorsområde Enheter Verksamheter Kontaktpolitiker Avesta rektorsområde Markusskolan F-6 Förskoleklass, grundskola, fritidshem Göran Edström (S) Eric Karlsson (M) Bergsnässkolans rektorsområde Bergsnässkolan F-6 Förskoleklass, grundskola, fritidshem Göran Edström (S) Eric Karlsson (M) By/Fors rektorsområde By skola F-6 Fors skola F-6 Domarhagsskolans rektorsområde Domarhagsskolan 7-9 Grundsärskola 5-9 Förskoleklass, grundskola, fritidshem Förskoleklass, grundskola, fritidshem Grundskola, grundsärskola, särskild undervisningsgrupp (Domkraften) Måna Hesselrud (M) Inger Mattsson (C) Ulf Bengtsson (S) Johannes Kotschy (M) Horndals rektorsområde Johan-Olovskolan F-9 Förskoleklass, grundskola, fritidshem Martti Hopponen (SD) Vakant Karlbo rektorsområde Karlbo skola F-6 Nordanö skola F-3 Lunds skola 4-6 Förskoleklass, grundskola, fritidshem Förskoleklass, grundskola Grundskola, fritidshem Mikael Westberg (S) Hans Blixt (S) Krylbo rektorsområde Åvestadalskolan F-9 Förskoleklass, grundskola, fritidshem Inger Mattsson (C) Johannes Kotschy (M) Skogsbo rektorsområde Klockarskolan F-1 Skogsbo skola 2-6 Förskoleklass, grundskola, fritidshem Grundskola, fritidshem Maria Andersson (S) Linus Fransson (MP) 2

143 VERKSAMHETSOMRÅDEN FÖR KONTAKTPOLITIKER OCH REPRESENTANTER I PROGRAMRÅD INOM BILDNINGSFÖRVALTNINGEN, ÅR GYMNASIESKOLA Rektorsområde Enheter Verksamheter Kontaktpolitiker Rektorsområde 1-3 Studieförberedande program Estetiska programmet, Samhällsvetar-, Naturvetar-, Teknik-, Ekonomi- och Introduktionsprogrammet, Gymnasiesärskolan Åsa Lövgren (S) Linus Fransson (MP) Vuxenutbildning och Integrationsenhet Lärvux, grundvux, gymnasievux, integration Måna Hesselrud (M) Helena Mårtens Fjällman (M) Arbetsmarknadsenhet AME Lea Malmivirta (C) Vakans KULTUR & FRITID Område Enheter Verksamheter Kontaktpolitiker Kultur Bibliotek, allmän kultur, Huvudbibliotek, filialer i Krylbo, Horndal och Fors, kultur- och musikskola, muséer, studieförbund, kulturföreningar, projekt. Kennet Mattsson (S) Lea Malmivirta (C) Johannes Kotschy (M) Verket Avesta Art, kreativt lärande Fritid Fritid Föreningsstöd, idrottsplatser och anläggningar Kennet Mattsson (S) Börje Laakso (SD) 3

144 VERKSAMHETSOMRÅDEN FÖR KONTAKTPOLITIKER OCH REPRESENTANTER I PROGRAMRÅD INOM BILDNINGSFÖRVALTNINGEN, ÅR KOST Område Enheter Verksamheter Kontaktpolitiker Område 1 Enhetschef 1 Tillagningskök Johan-Olovskolan, By skola, Fors skola, Triangelns förskola, Skogsgläntans kök, Balders kök, Lunds skola, Nordanö skola Isa-Susanne Kenving (V) Vakans Område 2 Enhetschef 2 Mottagningskök Enhetschef 2 Tillagningskök Tallåsens förskola, Rödluvans förskola Karlfeldtgymnasiet/Domarhagens kök, Åvestadalskolan, Markusskolan, Karlbo skola, Klockarskolan, Skogsbo skola, Blåkullen/Montessorihuset, Älvnäs förskola och Violens förskola Inger Bergh Lundberg (S) Vakans Mottagningskök Talgoxens förskola, Leka lära förskola, Förskolan Våga Vilja, Hattstugans förskola modul, Bergsnässkolan, Bergsnäs förskola 4

145 VERKSAMHETSOMRÅDEN FÖR KONTAKTPOLITIKER OCH REPRESENTANTER I PROGRAMRÅD INOM BILDNINGSFÖRVALTNINGEN, ÅR GYMNASIESKOLA Rektorsområde Enheter Verksamheter Programrådsrepresentanter Rektorsområde 1 El- och energiprogrammet (EE) Yrkesprogram Åsa Lövgren (S) Frida Zetterström (S) Rektorsområde 1 Omvårdnadsprogrammet (OP) Yrkesprogram Charlotta Arielsson (C) Jesper Moberg Nilsson (KL) Rektorsområde 2 Bygg- och anläggningsprogrammet (BA) Yrkesprogram Vakans Vakans Rektorsområde 2 Fordonsprogrammet (FP) Yrkesprogram Göran Edström (S) Isa-Susanne Kenving (V) Rektorsområde 2 Industriprogrammet (IP) Yrkesprogram Kennet Mattsson (S) Maria Andersson (S) Rektorsområde 3 Barn- och fritidsprogrammet (BF) Yrkesprogram Göran Edström (S) Rektorsområde 3 Handels- och administrationsprogrammet (HA) Yrkesprogram Ulf Bengtsson (S) Hans Blixt (S) 5