LUNDS UNIVERSITET Verksamhetsstyrning

Transkript

1 Verksamhetsstyrning VBEN01 1

2 Affärsidésynsättet Samspelet mellan produkter(och eller tjänster), kunder och marknader som resurser som företaget/verksamheten utnyttjar Kundens/marknadens krav Produkter/tjänster Företagets kompetens och resurser 2

3 Huvudkomponenter i organisationens affärsidé Kund/marknad Övergripande affärsidé Produkter/tjänster Yttre affärsidé Resurser Inre affärsidé 3

4 Samspelet inre och yttre effektivitet 4

5 Affärsidé Bärs upp av signifikanta aktörer - intressenter Dominerande idéer mål och vision Affärsidé Signifikanta aktörer Dominerande idéer 5

6 ? Verksamhetens mål? Tjäna pengar Förnyelse Tillväxt/utveckling Samhällsansvar 6

7 Praktiskt strategiarbete Formulera organisationens mål Planera en strategi för att uppnå målen 7

8 Målformulering Huvudmännens krav Krav från övriga intressenter Företagsledning MÅL 8

9 Målformulering som styrinstrument Mätbart Tidsatt Prioriterat Relevant Utmanande Realistiskt 9

10 Operationella mål Ett mål som ingen bryr sig om är inget mål Prioriterat Utmanande Realistiskt Varje mål måste kännetecknas av motivations- och mätbarhetsegenskaper Mätbart Tidsatt Motiverande 10

11 Mål (Affärsidé) Test Omvärld (Ledig nisch) Hot och möjligheter Strategi Resurser (Särpräglad kompetens) Starka o svaga sidor 11

12 Strategisk planering och styrning Stort förändringstryck i omgivningen Nedskärningar med krav oförändrad servicenivå Operativ och strategisk planering måste samordnas Målformuleringen måste överbrygga skillnader mellan planeringsnivåerna If you can not measure you can not change it Ekonomisk redovisning räcker inte som styrinstrument 12

13 Strategisk planering handlar i hög grad om kreativt tänkande. Den handlar om att genom förändring skapa nya möjligheter och utveckling nya idéer. 13

14 Balanserat styrkort En modell för att implementera en strategi Verksamhetsstyrning måste utgå ifrån hänsynstagande till samtliga aspekter 14

15 Verksamhetsstyrningen kan övergripande utgå ifrån hänsynstagande till följande perspektiv: Finansiellt/Ekonomi Kund Processer Lärande 15

16 Mål med BSC Att tydliggöra en strategi genom att utveckla samband - en röd trå från vision till strategier och vidare till måtten Att bryta ned övergripande mål och strategier till mått 16

17 Hur arbetar man med balanserad verksamhetsstyrning 1. Konkretisering av vision och strategi 2. Kommunikation och sammankoppling 3. Planering och målformulering 4. Strategisk feedback och inlärning 17

18 Konkretisering av vision och strategi Kommunikation och sammankoppling Balanserat styrkort Strategisk feedback och inlärning Planering och målformulering 18

19 Vision Perspektiv Finansiellt Kund Process L rand Strategiskt mål Framgångs- Faktorer Drivande mått Handlingsplan - -> The Balanced Scorecard 19

20 Bärande idéer Balansen mellan olika hänsynstagande och därmed mått i verksamhetsstyrningen Den röda tråden från vision till mått Orsak/verksanssamband i styrkort 20

21 Deluppgift verksamhetsanalys. Upprätta balanserat styrkort Vision, strategi, framgångsfaktor Hur kan en vision formuleras för styrning av en upphandling kopplat till verksamhetens strategier och mål? Vilken är strategin och de strategiska målen för respektive perspektiv dvs Finansiellt/Ekonomi Kund Processer Lärande Vilka framgångsfaktorer kan formuleras för respektive perspektiv? Vilka utfallsmått och drivande mått kan formuleras för varje framgångsfaktor? 21

22 Steg för att skapa ett Balanced Scorecard 1. Beskriv verksamheten och dess roll 2. Beskriv verksamhetens övergripande vision 3. Bryt ner visionen till ett antal strategiska mål under de fyra perspektiven finansiellt, kund, process och lärande. 4. Identifiera ett antal kritiska framgångsfaktorer för varje strategiskt mål 5. Identifiera ett antal styrande mått för varje framgångsfaktor 6. (Ta fram och genomför en handlingsplan) 22

23 Nyckeltal Finansiellt perspektiv Omsättning Omsättning per anställd Omsättning / tillgångar Rörelseresultat Rörelseresultat per anställd Förädlingsvärde Avkastning (%) Kassaflöde 25

24 Nyckeltal Kundperspektiv Antal kunder Marknadsandel Försäljning per kund Nöjd kund index Kundlojalitet Tid för kundrelationer per kund Kostnad per kund Antal klagomål 26

25 Nyckeltal Processperspektiv Administration / omsättning Administration / anställd Ledtider Produktion/tjänster Order till leverans Leverantörer Produktion Medeltider för beslutprocessen 27

26 Nyckeltal Lärandeperspektiv Utgifter för forskning och utveckling Investering i utbildning av anställda Investering i forskning Investering i utveckling av produkter/tjänster Investering i marknadsutveckling Nöjd anställd index 28

27 Intressenter Ägare Nyttjare Förvaltare Samhället Fastighetsföretaget Övriga Byggföretag Kreditgivare Anställda 29

28 Relationer kan ha olika karaktär F F F I I I Företaget dominerar Företaget underläge Samarbete F - I Konflikt 30

29 Ledningens uppgift Varje intressent fortsätter att påverka organisationen (positivt eller negativt) så länge som de belöningar som en intressent erhåller är lika stora som eller större än de bidrag/uppoffring intressenten ombetts ge till organisationen Ger företagsledningens uppgift Intressenthantering 31

30 Intressentanalys Utnyttjas för att kartlägga interna och externa relationer Utnyttjas vid diskussion av intressebalans Grundläggande tanke Ett företag tillgodoser inte bara ägarnas intresse utan även andra intressenter 32

31 Analysmetoder Power/interest matrix (Johnson and Scoles 1999; Olander och Landin, 2005) Stakeholder impact index (Olander, 2007) Primära och sekundära intressenter (se exempelvis Tonnquist) 33

32 Intressenthantering Vid motstridigheter bör kundens/brukarens behov väga tyngre än andra intressenters Bedömning och hantering av brukar är således centralt för en effektiv hantering av intressentkrav 34

33 Intressenter Alla individer, grupper och organisationer som i något avseende påverkar eller påverkas av en organisations verksamhet (Freeman 1984) Kritik: För bred, alla är i princip intressenter åt alla Intressentattribut (Mitchell et al. 1997) Power (Makt) Legitimacy (Legitimitet) Urgency (Angelägenhet) 35

34 Intressentanalys- Stakeholder Impact Index SII (Olander, 2006) Intressentattribut Makt (m, vikttal mellan 0-1) Legitimitet (l, vikttal mellan 0-1) Angelägenhet (a, vikttal mellan 0-1) m+l+a = 1 (För kursen anta m=0,4, l=0,3 och a=0,3 Vid innehav av ett attribut ges intressenten värdet på det attributet annars noll Sannolikhet av påverkan (p) Tal mellan 1 och 5 (1=låg, 5=hög) Konsekvens av påverkan (k) Tal mellan 1 och 5 (1=låg, 5=hög) Position (P) Aktivt motstånd (-1) Passivt motstånd (-0,5) Neutral (0) Passiv förespråkare (0,5) Aktiv förespråkare (1) Ger Vested interest Impact Index (ViII) = (p*k/25) Stakeholder Impact Index SII = (m+l+a)*viii*p 36

35 Intressentanalys- Stakeholder Impact Index (Olander, 2006) Exempel (Nybyggnation av bostadshus) Intressenter Attribut Class Stakeholder Value Index m l a m+l+a p k P ViII SII Kommunen 0,4 0,3 Dominant 0, ,5 0,40 0,14 Länsstyrelsen 0,4 Dormant 0, ,35 0,00 Regeringen 0,4 Dormant 0, ,35 0,00 Närboende 0,3 0,3 Dependent 0, ,40-0,24 Intressegrupp 1 0,4 Dormant 0, ,5 0,60-0,12 Intressegrupp 2 0,3 Discretionary 0, ,5 0,40 0,06 Massmedia 0,4 Dormant 0, ,60 0,00 Project Stakeholder Value -0,16 37

36 Intressenthantering Vid motstridigheter bör kundens/brukarens behov väga tyngre än andra intressenters Bedömning och hantering av brukar är således centralt för en effektiv hantering av intressentkrav 38

37 Deluppgift 1 Välj och beskriv ett valfritt bygg- eller anläggningsprojekt. Projektet kan vara verkligt eller påhittat, men beställaren av projektet ska vara en verklig organisation. Projektet skall uppföras av en offentlig beställare och omfattningen ska vara i området miljoner. Beskrivningen ska ge en bild av beställaren som organisation samt projektets omfattning och karaktäristika som ni finner särskilt intressanta. En god beskrivning innehåller information om organisationens verksamhet, storlek, hur verksamheten styrs, vilka samhällsmål som verksamheten försöker uppfylla m.m. Construction Management 39

38 Deluppgift 2 Gör en teoretisk genomgång av hur intressentanalys och verksamhetsanalys kan användas för att bättre förstå en organisation och ett projekt, samt hur dessa kan kopplas till en enskild upphandling. Vidare skall ni genomföra en teoretisk genomgång om hur lämpliga affärsformer (ansvars- ersättnings- och samverkansformer) kan hjälpa till att uppnå en organisations, och ett projekts, syfte och mål. 1. Genomför en intressentanalys för projektet. Vilka intressenter finns och hur kan de tänkas påverka projektet? Formulera en intressentinvolveringsplan baserat på intressentanalysen. Det är viktigt att ni som beställare definierar nivån för intressentinvolveringen i projektet, och att planen är i linje med övriga krav och kriterier i projektet. 2. Genomför en verksamhetsanalys med hjälp av ett balanserat styrkort och analysera byggprojektets strategiska betydelse i förhållande till verksamheten. 3. Ta fram lämpliga affärsformer för projektet (ansvars-, ersättnings- och samverkansformer). Construction Management 40