Verksamhetens beslutsunderlag (VBU) stora versionen

Transkript

1 1 (8) Verksamhetens beslutsunderlag (VBU) stora versionen Enheten där VBU:et är framtaget Arbetslivskontoret Namn på VBU:et/Projektnamn FIA (Fler i arbete) Ansvarig för VBU:et Arjun Bakshi Författare till VBU:et Anna Flink Aktuell beslutspunkt BP2 Fastställd, datum Tidigare beslutade ändringar: Datum Ändring Ändrad av Bilagor till Verksamhetens beslutsunderlag: Nr Beteckning Identitet/filnamn 1 Kalkyl 2 Plan för hemtagning och uppföljning av effekter

2 2 (8) Innehåll 1. Beslutad ekonomisk ram (maxbelopp) Verksamhetens utgångspunkter (koppling/bidrag till visioner/ strategier/ processer/ direktiv/ planer samt bakgrund) Bedömt bidrag: Motivering/kommentarer/konsekvenser till bedömningen: Syfte Effektmål Övergripande produktmål (beskrivning av det som ska tas fram) TKQ-styrningen av projektet Motiv och konsekvenser: Bedömd prioritet av projektet Motivering/kommentarer till prioriteringen: Typ av projekt Projektets avgränsning Målgrupp för produkten Samordning/beroenden med andra verksamheter/projekt Speciella krav på projektet och dess produkt Kunskaper idag Styrande dokument Verksamhetens riskanalys Motivering/kommentarer till bedömda risker: Omvärldsfaktorer för projektet Personer/kompetenser som ska/föreslås ingå i projektet Bedömd tid och kostnad för projektet Bedömd tidplan för hela projektet: Tvingande tidpunkter för beslutspunkter (BP) i Pejl: Kommentarer till beslutspunkterna: Bedömd kostnad för hela projektet: Kommentarer till kostnadsbedömningen: Bedömd risk för kostnads- respektive tidsöverdrag för projektet Motivering/kommentarer till K-faktor och T-faktor:... 8

3 3 (8) 1. Beslutad ekonomisk ram (maxbelopp) Ram/maxbudget Varav externt Inte aktuellt 2. Verksamhetens utgångspunkter (koppling/bidrag till visioner/ strategier/ processer/ direktiv/ planer samt bakgrund) Vid processkartläggning framkom att en försörjningsstödssökande kan träffa tjugo handläggare och ha sju handlingsplaner i en process som spänner över 320 dagar med värdeskapande tid för kunden på en till tre procent. 2.1 Bedömt bidrag: Mycket stort Stort Litet Motivering/kommentarer/konsekvenser till bedömningen: Genom att skapa en väg in eliminerar vi antalet avvikelser från normalläget vilket inte blir ett värde för kunden. 3. Syfte Förkorta och förenkla vägen till egen försörjning för arbetslösa försörjningsstödstagare genom samarbete mellan myndigheter. 4. Effektmål Nr Beskrivning med mätbarhet Riktning Tidpunkt Prioritet E1 Kortare ledtid mot egen försörjning Mätbarhet: Från nuvarande 320 dagar till 160 dagar Vi önskar ta bort det administrativa dubbelarbetet. Med den minskade ledtiden menas inte att komma i egen försörjning på 160 dagar. Kund Efter genomförd cykel 30 Mätbarhet: Minska handläggningstiden från 320 dgr till 21 dgr Genom att ha en gemensam handlingsplan istället för sju. Handläggare Handlingsplan efter 21 dgr

4 4 (8) E2 E3 Rätt insats till rätt person Mätbarhet: Utfallet motsvarar målet med insatsen Genom att i kartläggningen identifiera behovet kan rätt insats beställas. Samsyn mellan myndigheter och kommunala aktörer Mätbarhet: Alla handläggare uppfattar gränsdragningen mellan professioner och ansvarsroller Genom att tillsammans skapa en handlingsplan blir gränsdragning och ansvar tydligt för respektive profession Kund Handläggare Uppföljning av handlingsplan 50 Juli Övergripande produktmål (beskrivning av det som ska tas fram) Nr P1 P2 P3 Beskrivning Framtagen och implementerad gemensam metod för arbete med arbetslösa i behov av försörjningsstöd Utifrån gemensamt framtagen handlingsplan mellan myndigheter skapas gemensamt utgångsläge Framtagen plan för kompetensutveckling av handläggare Plan för hur kommunala medarbetare kan erhålla kunskap om Arbetsförmedlingens insatser och förutsättningar för dessa Framtaget förslag på hur arbetsmetoden ska underhållas och utvecklas Spårbarheten mellan effektmålen och produktmålen P1 P2 P3 E1 X X X E2 X x X E3 X X X Kommentarer till spårbarheten: 6. TKQ-styrningen av projektet

5 5 (8) T= K= Q= 0,3 0,7 Fast 6.1 Motiv och konsekvenser: Kostnaderna i projektet är viktigast då det inte finns fler resurser att tillgå 7. Bedömd prioritet av projektet Akut Hög Medel Låg 7.1 Motivering/kommentarer till prioriteringen: Vid processkartläggning framkom att en försörjningsstödssökande kan träffa tjugo handläggare och ha sju handlingsplaner i en process som spänner över 320 dagar med värdeskapande tid för kunden på en till tre procent. 8. Typ av projekt Inte aktuellt 9. Projektets avgränsning I första hand nya försörjningsstödssökande 10. Målgrupp för produkten Arbetslösa med behov av försörjningsstöd och handläggare i kommunal och statlig myndighet 11. Samordning/beroenden med andra verksamheter/projekt Samordning med Ekonomiskt bistånd och Mottagning och utredning inom enheten för Försörjningsstöd. Samordning med arbetsmarknadsenheten och vuxenutbildningen inom Arbetslivskontoret. Samordning med Urban-projektet för att få sjukskrivna i jobb. 12. Speciella krav på projektet och dess produkt Inte aktuellt 13. Kunskaper idag Dokument Identitet Arkiveringsplats Processkartläggningen 7,5 meter 14. Styrande dokument Dokument Identitet Arkiveringsplats Inte aktuellt

6 6 (8) 15. Verksamhetens riskanalys Dubbelklicka på kryssrutan och välj Standardvärde markerad. (För att ta bort en markering välj alternativet Ej markerad. 1. Nytt verksamhetsområde (tidigare inte alls/till mindre del förändrat) 2. Låg projektkompetens hos projektets deltagare inte vana vid projektarbete 3. Risk att projektet kan ifrågasättas 4. Projektets produkt (=resultat) påverkar många människor 5. Lång kalendertid för projektet 6. Oklart kring hur lösningen av produkten ska göras t ex p g a tekniska frågor 7. Projektet skär genom flera avdelningar/enheter och kräver samordning/beslut 8. Beroende av hårt belastade nyckelpersoner 9. Projektdeltagandet sker på deltid utöver ordinarie linjearbete. 10. Projektet har en tvingande deadline som kan vara svår att klara 11. Ny (eller oprövad) teknik kommer att användas 12. Organisationsförändringar på gång där projektet ska bedrivas 13. Organisationsförändringar på gång där projektets produkt ska införas 14. Oklarheter kring finansieringen av projektet 15. Splittrad beställarsida 16. Politisk risk (går emot strategier etc) 17. Mycket annat på gång i organisationen (resurskonflikt, omprioritering etc) 18. Risk för personella förändringar av berörd ledning inom projektets tidsram? 19. Risk att en samarbetspartner drar sig ur Motivering/kommentarer till bedömda risker: Risk nr Motivering till varför det är en risk Konsekvenser Förslag till åtgärder 3 Möjlig oenighet mellan parterna om projektets arbetsmetoder 6 Systemstöd för gemensam handlingsplan saknas 7 Olika organisationer har olika fokus och fattar olika beslut Projektet måste frångå den ursprungliga teoretiska planen Den gemensamma handlingsplanen förlorar sin funktion Projektets förutsättningar att nå målen förändras 12 Parter får nya förutsättningar Kan innebära minskade/ ökade resurser såväl ekonomiskt som personellt och styrningsmässigt Beslut om förändringar tas i ledningsgrupp för FIA Skapa tydlig rutin Beslut om förändringar tas i ledningsgrupp för FIA Samarbetsavtal

7 7 (8) 19 Uppdrag förändras, personalstruktur och ekonomi förändras Processen bromsar in eller avstannar helt Tydlig styrning 16. Omvärldsfaktorer för projektet 17. Personer/kompetenser som ska/föreslås ingå i projektet Resurstyp / kompetens Arbetskonsulent Socialhandläggar e Namn, hemvist (avd/extern) Arbetslivskontoret Social- och omsorgskontoret Roll i projektet Kartläggare Handläggare Timmar ca (Nettotid) 9 personer 9 personer Arbetsförmedlare Arbetsförmedlingen Arbetsförmedlare 3 personer Chef Södertälje kommun Processchef 1 person Teamledare Södertälje kommun Teamledare 1 person 17.1 Bedömd tidplan för hela projektet: Aktuell period för deltagande Projektet bedöms pågå från: till: Antal mån/veckor: 17.2 Tvingande tidpunkter för beslutspunkter (BP) i Pejl: BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 BP7 Inte aktuellt Kommentarer till beslutspunkterna: Finns inga krav 17.3 Bedömd kostnad för hela projektet: Tre arbetsförmedlare 100% och en chef 33% under ett år från start. Förlängning begärs fr o m Kommentarer till kostnadsbedömningen: Med anledning av initiala rekryteringsproblem fanns endast 1 arbetsförmedlartjänst tillsatt mellan och Bedömd risk för kostnads- respektive tidsöverdrag för projektet K -faktor 1,4 1,4 T - faktor

8 8 (8) 18.1 Motivering/kommentarer till K-faktor och T-faktor: Med tanke på riskerna och samordning med övriga verksamheter och projekt kan det i värsta fall betyda att tid och kostnader ökar med 40 procent.